Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak* 2010

Transcriptie

1 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak* Inleiding Voorwaardelijke opmaak is een opmaak die afhankelijk is van de waarde of de inhoud van een cel. Bijvoorbeeld: je wilt in een gegevensbestand met salarissen van personeelsleden, de salarissen markeren boven de , of de personeelsleden die Davina heten of de personeelsleden die voor 1/4/2009 in dienst kwamen. Deze functie heeft grote veranderingen doorgemaakt in versie In Excel 2010 zijn er een aantal extra s aan toegevoegd die kort besproken zullen worden in Beginnen met Voorwaardelijke opmaak De eerste stappen Om de voorwaardelijke opmaak van een cel of van een reeks cellen in te stellen, klik je met de linker muisknop in het tabblad Start op het Lint, op Voorwaardelijke opmaak om het vervolgkeuzemenu te openen: Dit menu laat je een aantal opties zien die hierna besproken zullen worden. Markeringsregels voor cellen Deze lijst met opties zorgt ervoor dat je een reeks cellen kunt selecteren en regels vast kunt leggen waardoor de opmaak van de cel bepaald wordt door de waarde in de cel Excel with Business 1 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

2 Elk van de met rood omcirkelde voorwaarden kan gebruikt worden als opmaakregel. Het gebruik ervan is intuïtief. Bijvoorbeeld als je een reeks cellen met getallen selecteert (C2:C8) en dan Groter dan kiest, dan krijg je het volgend venster te zien: Als je 24,5 invoert in het linker invoerveld van dit venster, dan stel je de voorwaarde als groter dan 24,5. Met het veld aan de rechterkant van het venster kun je de opmaak kiezen die zal worden toegepast op cellen waarvoor de voorwaarde waar is. In dit voorbeeld is dat Lichtrode opvulling met donkerrode tekst. Je kunt aan de linkerkant van de afbeelding zien dat deze opmaak al is toegepast op de geselecteerde getallen die groter zijn dan 24,5. Op een zelfde manier kun je een opmaak definiëren die van toepassing is als de cellen een waarde hebben die tussen twee getallen ligt (bijvoorbeeld tussen 15 en 35). Of je kunt een van de andere opties kiezen uit de vervolgkeuzelijst die je hierboven zag. Merk op dat Excel een suggestie zal doen voor de voorwaarde op basis van de gegevens die je geselecteerd 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

3 hebt. Dit maakt het gemakkelijker om het effect van de opmaak te zien voor je jouw eigen waarden ingeeft. Voorwaardelijke opmaak kan ook gebruikt worden voor tekst (bijvoorbeeld voor het markeren van cellen die een bepaald woord bevatten). Regels voor bovenste/onderste Dit past de speciale opmaak alleen toe op (bijvoorbeeld) de hoogste twee getallen in een selectie. Bijvoorbeeld: in de onderstaande afbeelding werd de opdracht Onderste 10 items geselecteerd voor de getoonde reeks getallen, maar in dit geval werd de 10 items gewijzigd in 2. Dit gebeurde in het volgende menu dat getoond wordt, met als resultaat dat de laagste twee getallen in de selectie hier een rode achtergrond krijgen. Gegevensbalken Deze optie voegt aan iedere cel in een geselecteerd gebied een kleine balk toe, die een indicatie geeft van de waarde in de cel: 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

4 Kleurenschalen Dit is ongeveer hetzelfde als Gegevensbalken, maar de indicatie van de waarde is van het type verkeerslichten in plaats van balken: 29.2 Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren Elke keer als je een regel toevoegt (zoals hierboven beschreven), wijzigt mogelijk de opmaak van je werkblad (afhankelijk van de inhoud van de cellen). Echter, het zal niet altijd duidelijk zijn welke regels je hebt ingesteld. Bijvoorbeeld: het effect wat je in de afbeelding aan het einde van de vorige paragraaf zag, zou ook bereikt kunnen worden door de cellen handmatig een opvulkleur te geven. Om een overzicht te krijgen van de gebruikte regels kun je gebruik maken van de optie Regels beheren in het vervolgkeuzemenu van de Voorwaardelijke opmaak: 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

5 Je ziet dan een venster verschijnen met alle regels die gelden. Hierdoor kun je regels identificeren, verwijderen of wijzigen (dit verandert de voorwaarde, de cellen waarvoor deze regel geldt of de opmaak) nadat de regels gecreëerd zijn. Als je een regel wilt wijzigen, dan krijg je het volgende venster te zien: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

6 Dit voorbeeld (opmaak van de top 30 cellen in een selectie) geeft het volgende resultaat: Op dezelfde manier kun je met de Alleen unieke of dubbele waarden opmaken deze waarden markeren. Merk op dat dit samen kan gebruikt worden met, maar geen vervanging is voor, de Duplicaten verwijderen functionaliteit Excel with Business 6 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

7 Verschillende opmaak In een cel kun je gegevensbalken, pictogrammen (pijlen, verkeerslichten, vlaggen etc.) toevoegen en ook schakeringen van twee en drie kleuren om een indicatie te geven van de relatieve (ten opzichte van de geselecteerde gegevens) of de absolute grootte van de waarden Excel with Business 7 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

8 Zoals deze voorbeelden laten zien is het gemakkelijk om te overdrijven met verkeerslichtopties en dergelijke. Een goede opmaak is een eenvoudige opmaak. Aandachtspunten In Excel 2003 kon je maar drie voorwaarden per cel instellen en dat is sinds de 2007 versie verbeterd. Als je in het volgende voorbeeld de werknemers die geen ziektedagen hebben opgenomen, wilt aanduiden met een groene rand en werknemers die meer dan 5 ziektedagen opnamen met een rode opvulling, dan ziet het resultaat er als volgt uit: Let wel op dat je niet hetzelfde opmaaktype verandert voor verschillende voorwaarden (bijvoorbeeld: een voorwaarde die stelt dat de cel bruin moet gekleurd worden als de waarde groter is dan 5 en een andere voorwaarde die stelt dat de cel rood moet gekleurd worden als de waarde gelijk is aan 8. Er zal daardoor een conflict ontstaan voor alle cellen met waarde 8, wat kan leiden tot verwarring). De voorwaardelijke opmaak kan gekopieerd worden (het wordt mee overgenomen als je een cel kopieert). Het kan ook overgebracht worden naar nieuwe cellen door opmaak kopiëren/plakken te gebruiken Excel with Business 8 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

9 29.3 Voor gevorderden: regels, gebaseerd op een formule Besproken is hoe een voorwaardelijke opmaak gerealiseerd kan worden, gebaseerd op de vraag of de waarde van een cel gelijk is aan een bepaalde waarde (bijvoorbeeld: de cellen krijgen een gele opvulling als ze het woord Verkoop bevatten). Het is ook mogelijk (en werkt erg goed) om regels in te stellen die de opmaak kunnen aanpassen, gebaseerd op de vraag of een cel gelijk is aan een andere cel. Je kunt bijvoorbeeld de voorwaarde van een regel gelijk stellen aan =$A$1. Dat zou dan zeggen dat alle cellen waarvan de waarde gelijk is aan de waarde in cel A1, deze voorwaardelijke opmaak krijgen. Dit werkt heel goed omdat je telkens andere gegevens kunt markeren door de waarde van een cel aan te passen. Het wordt zelfs nog beter als de voorwaarde een relatieve formule is die verwijst naar cellen (bijvoorbeeld =A1). Als je deze formule naar beneden doorkopieert, dan wijzigt de voorwaarde in elke cel (bijvoorbeeld naar =A12) Excel 2010 verbeteringen Excel 2010 verbeteringen Excel 2010 heeft de flexibiliteit van de voorwaardelijke opmaak verder verbeterd. Bij de pictogrammensets zijn er meer pictogrammen beschikbaar zoals gouden, half gouden en zilveren sterren. Wat nog belangrijker is: terwijl je in 2007 alleen een set pictogrammen kon selecteren die bij elkaar horen, kunnen de iconen in 2010 individueel gekozen worden: 2010 Excel with Business 9 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

10 Zoals je kunt zien, is er ook een Geen Celpictogram optie voor elke mogelijke regel. Dit maakt het gemakkelijker om een enkel pictogram te gebruiken om de aandacht te vestigen op een bepaalde set waarden. Bij de gegevensbalken is er nu een keuze tussen een effen opvulling en een opvulling met kleurovergang. Je kunt de richting van de balk kiezen en je kunt de rand van de balk bepalen. En als er een rand is, dan kun je bepalen welke kleur die moet hebben. Wat misschien van meer belang is, is dat je nu ook negatieve waarden kunt verwerken door de balk langs twee zijden van een as te tonen. Je kunt de positie van de as en de kleur van de positieve en de negatieve balken afzonderlijk instellen: 2010 Excel with Business 10 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak

11 2010 Excel with Business 11 Hoofdstuk 29: Voorwaardelijke opmaak