Hoofdstuk 10: Groeperen* 2010

Transcriptie

1 Hoofdstuk 10: Groeperen* Inleiding Soms is het handig om het aantal rijen en kolommen op het scherm te verminderen. Het wordt aangeraden om dit te doen door rijen en kolommen te groeperen. Een andere manier is om ze te verbergen. De voorkeur gaat uit naar groeperen omdat dit de breedte van de kolommen en de hoogte van de rijen behoudt. En omdat Excel groeperen duidelijker laat zien zodat sneller herkent kan worden wanneer gegevens zijn gegroepeerd. Kolommen en rijen groeperen kan handig zijn om tijdelijk te gebruiken omdat je dan twee kolommen naast elkaar kunt vergelijken. Of je kunt het gebruiken als een vast onderdeel van het werkblad, specifiek bedoelt om details binnen het gegevensoverzicht te kunnen weergeven of te verbergen. Verwar deze functie niet met het groeperen en degroeperen van objecten (een opmaaktechniek) die meer gebruikt wordt in PowerPoint, maar ook wordt wordt toegepast in Excel: Het groeperen -en degroeperen- wat we in dit hoofdstuk bespreken, gaat alleen over rijen en kolommen Excel with Business 1 Hoofdstuk 10: Groeperen

2 10.1 Hoe werkt het? Kolommen Bijvoorbeeld: je hebt een database waarbij je op dit moment alleen geïnteresseerd bent in het vergelijken van de bevolking van de landen in 1999 en 2009 (kolommen B en L): selecteer de tussenliggende kolommen Lint > Gegevens > Overzicht > Groeperen om te krijgen: Je kunt dan de gewenste uiterlijke veranderingen bereiken door op de zwarte horizontale lijn of het mintekentje aan de rechterkant van de lijn te klikken Excel with Business 2 Hoofdstuk 10: Groeperen

3 Je kunt de gegroepeerde kolommen opnieuw weergeven door op het + -tekentje te klikken wat hierboven omcirkeld is ( in de afbeelding aangeduid met de letter B ). Of je kunt de vierkante 1 en 2 knopjes gebruiken (ook omcirkeld, aan de linkerkant en aangeduid met de letter A ). Hier betekent 1 details verbergen, 2 betekent details weergeven. Rijen Rijen worden op dezelfde manier gegroepeerd. Begin met het selecteren van de betreffende rijen: en pas dezelfde stappen toe Overzichtsniveau Het zou kunnen dat de gegevens onderdeel uitmaken van een hiërarchisch overzicht. Soms wil je alleen de meest belangrijke gegevens, alles of een gedeelte tonen. Je kunt dit doen door rijen/kolommen te groeperen binnen rijen/kolommen die al gegroepeerd zijn. Bijvoorbeeld: zie hieronder personeelsoverzicht dat bestaat uit verschillende niveaus: 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 10: Groeperen

4 Door gebruik te maken van de Groepeerfunctie in Excel kun je met een met een paar muisklikken selecteren welk niveau van het overzicht je wilt tonen. Het hoogste niveau binnen het overzicht (de Algemeen Directeur) hoeft niet gegroepeerd te worden. Dus de te groeperen rijen staan onder de rij met de Algemeen Directeur, in dit geval alle andere rijen: 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 10: Groeperen

5 Daarna groepeer je alle rijen onder het volgende niveau, in dit geval alle rijen onder Directeur Verkoop: Doe hetzelfde voor alle andere rijen op dit overzichtsniveau, dus: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 10: Groeperen

6 Als alle rijen op dit overzichtsniveau zijn gegroepeerd, dan ziet het scherm er als volgt uit: Ga verder met het volgende niveau in het overzicht en pas hetzelfde toe: 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 10: Groeperen

7 Nu kun je bepalen welk overzichtsniveau wordt weergegeven op het werkblad door op één van de nummers te klikken die in de bovenstaande afbeelding zijn omcirkeld. Als je op 1 klikt, dan krijg je het hoogste overzichtsniveau te zien: Als je op 2 klikt, dan krijg je: Als je op 3 klikt: 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 10: Groeperen

8 En ten slotte, als je op 4 klikt, krijg je het volledige overzicht weer te zien: 10.3 Subtotalen Als je gegevens met waarden en categorieën hebt, kunnen in Excel de categorieën gegroepeerd worden en hierover de subtotalen berekend. Bijvoorbeeld: de boodschappenlijst hieronder: 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 10: Groeperen

9 Je wilt de verschillende categorieën groeperen en de bijbehorende subtotalen weten. Je kunt dit doen met groeperen zoals hiervoor besproken, rijen invoegen en handmatig SOMfuncties toevoegen waar van toepassing. Als er veel rijen zijn, is het een omslachtige methode om dit handmatig te doen. Het maakt je model ook statischer: invoegen van nieuwe gegevens is moeilijker. Het kan ook op een makkelijkere manier: Klik op één de cellen in het bereik. Kies voor een cel in de kolom Categorie Eerst moeten de gegevens in de juiste volgorde staan. Kies daarvoor Gegevens > Groep : Sorteren en filteren > Knop a-z Nu staat alle gegevens in het bereik gesorteerd op de categorie. Vervolgens kies je voor Gegevens > groep overzichten > Subtotaal: Het venster verschijnt: 2010 Excel with Business 9 Hoofdstuk 10: Groeperen

10 Geef hier aan in het vak Bij iedere wijziging in wanneer je wilt dat de subtotalen verschijnen door de kolom te kiezen met de hiërarchische indeling, in dit geval Categorie. De voorafgaande sortering zorgt ervoor dat alle elementen in de juiste volgorde staan. Als je hier de kolom Item kiest, dan krijgt je na ieder item een nieuwe rij voor het subtotaal (omdat alle Items unieke waarden zijn) en dat is niet de bedoeling. In het tweede vak Functie zal je waarschijnlijk de SOM-functie willen selecteren, hoewel andere berekeningen (zoals gemiddelde en aantal) ook beschikbaar zijn. In het vak Subtotaal toevoegen aan: zal je bijna altijd de kolom willen selecteren met de waarden waarover je de berekening wil maken (in dit geval in Kolom C). De overige opties spreken voor zich; de standaardopties zijn meestal de juiste keuze. Let op Gegevensintegriteit De subtotaal functie is niet alleen afhankelijk van de integriteit van de gegevens (onthoud dat nieuwe subtotalen gecreëerd worden voor lege cellen of typefouten), maar ook van het correct geordend zijn van de gegevens. Als je een paar toiletartikelen bovenaan hebt staan en nog een aantal onderaan, zal je voor deze categorie twee subtotalen hebben in plaats van één, wat waarschijnlijk niet is wat je wilt. Dit is de reden waarom gegevens Sorteren (zie hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren) goed samengaat met Subtotalen. Rijen toevoegen Subtotalen voegen rijen toe aan het werkblad. Als je meer gegevens hebt staan onder de 2010 Excel with Business 10 Hoofdstuk 10: Groeperen

11 tabel waaraan je subtotalen toevoegt, dan zullen deze niet overschreven worden. In plaats daarvan wordt het gegevensbestand groter. Het bereik wordt verbroken Subtotalen doorbreken het bereik, waardoor andere berekeningen moeilijker worden. Wil je bijvoorbeeld kolom C optellen, dan worden de subtotalen ook meegenomen, waardoor de uitkomst onjuist is. Overweeg gebruik te maken van de functie SUBTOTAAL() De nieuwe AGGREGAAT()-functie Dit is een nieuwe functie in Excel 2010 die de mogelijkheden van de bestaande SUBTOTAAL()-functie vergroot. AGGREGAAT() heeft een aantal extra opties voor het type aggregaat inclusief percentielen en kwartielen en ook acht opties om aan te geven welke waarden moeten worden genegeerd. Bijvoorbeeld: hoe met andere SUBTOTAAL() en AGGREGAAT()-functies en met verborgen rijen en foutwaarden moet worden omgegaan Excel with Business 11 Hoofdstuk 10: Groeperen