Jaarverantwoording zorginstellingen Maatschappelijk verslag 2009 Stichting SHBU-zorgcentra in Utrecht

Transcriptie

1 Jaarverantwoording zorginstellingen Maatschappelijk verslag 2009 Stichting SHBU-zorgcentra in Utrecht Perudreef VE Utrecht

2 Inhoudsopgave Voorwoord Uitgangspunten van de verslaggeving Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, medewerkers en opbrengsten Werkgebieden Belanghebbenden Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code Raad van Bestuur Toezichthouders (Raad van Toezicht) Bedrijfsvoering Planning- & controlcyclus Risico s en onzekerheden Cliëntenraad Faciliteren Vergaderen Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg, verantwoorde zorg Zo wordt de informatie en de analyse op die manier aangeboden zodat opvolging en verbetering snel uitgevoerd kunnen worden SHBU Klachten Toegankelijkheid Veiligheid Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Opleidingsbeleid Vrijwilligers Kwaliteit van het werk Verloop, verzuim en vacatures Samenleving Financieel beleid Jaarrekening

3 Voorwoord SHBU-zorgcentra is een ontwikkelingsgerichte organisatie waar ouderen een beroep kunnen doen op professionele dienstverlening in de breedste zin van het woord. Van hulp bij het aankleden tot stofzuigen en van wondverzorging tot deelname aan diverse activiteiten. Persoonlijke aandacht voor de cliënt staat voorop. Er zijn momenteel twee locaties in Utrecht: Transwijk in de wijk Kanaleneiland en Zuylenstede in de wijk Overvecht. Een derde locatie in de wijk Zuilen is momenteel in ontwikkeling. Een tijdelijke locatie betreft Santa Cruz (i.v.m. de nieuwbouw Transwijk). Het betreft hier kleinschalig wonen in twee groepen en ondergebracht naast het Centraal Bureau bij locatie Zuylenstede. Eind december is daar de 1e groep gestart. Er wordt nieuwbouw gepleegd. Vanuit een Protestants Christelijke identiteit geeft de SHBU invulling aan de vraag van de cliënt. Ons uitgangspunt daarbij is dat elke cliënt recht heeft op het maken van eigen keuzes en het nemen van eigen beslissingen. Iedere cliënt is een unieke persoonlijkheid met een eigen herkomst, geschiedenis en levensloop. De cliënt heeft daarbij de regie over zijn eigen dienstverleningsproces. Cliënten die zich aan de SHBU toevertrouwen, worden tegemoet getreden met respect en eerbied in hun vraag naar dienstverlening in wonen, welzijn en zorg. De SHBU is een ISO-HKZ gecertificeerde organisatie. Dit keurmerk biedt een basisgarantie voor kwaliteit. De wensen en behoeften van de cliënt staan centraal en zijn goed in beeld. Medewerkers zijn adequaat opgeleid en gemotiveerd voor hun werk. Wij kunnen met recht zeggen: Welzijn is onze zorg! W. J. Nicolaas bestuurder/ algemeen directeur 3

4 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Deze jaarverantwoording is opgesteld over SHBU-zorgcentra in Utrecht, met twee woonzorgcentra voor ouderen te weten: Transwijk en Zuylenstede. Het verslag is volgens de Jaarverantwoording zorginstellingen 2009 van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport opgesteld en voldoet aan de WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen). Het verslag beslaat het kalenderjaar Het opstellen van dit verslag is gebeurd met de grootst mogelijke zorg. Niet alleen de wettelijk verplichte onderdelen zijn benoemd, maar omdat wij transparant willen opereren is er voor gekozen de informatie breder te verstrekken. Andere items die SHBU-zorgcentra vanuit haar visie belangrijk vindt, komen ook aan de orde. Deze jaarverantwoording vervangt het jaarbericht en andere uitingen van de organisatie niet, maar is aanvullend hierop. 4

5 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon SHBU -zorgcentra Adres Perudreef 90 Postcode 3563 VE Plaats Utrecht Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Juridische en organisatorische structuur De juridische structuur van SHBU-zorgcentra (hierna SHBU) is een stichting die in 1960 is opgericht. Het organogram is op de volgende pagina weergegeven. Uit dit organogram blijkt dat de SHBU werkt met een Raad van Toezicht- en een Raad van Bestuurmodel. Door de in 2008 ingezette organisatieverandering (werken met integrale teams welzijn en zorg), is de samenstelling van het MT gewijzigd: manager welzijn en zorg, hoofd financiële administratie, bestuurssecretaris/beleidsmedewerker (wwz: wonen, welzijn en zorg) en de bestuurder. Medezeggenschap De SHBU heeft op iedere locatie een eigen cliëntenraad. Er is wel één ondernemingsraad voor de stichting. Ook in 2009 is op een zeer constructieve, maar ook zeer kritische wijze, een bijdrage geleverd. Dit is de kwaliteit van diverse vraagstukken ten goede gekomen. 5

6 Organogram Onderstaand treft u het organogram aan van onze organisatie. Het oude organogram was teveel achterhaald. De adviesorganen buigen zich hier nog over. Beide locaties in het kort Transwijk Eind februari 2009 zijn de cliënten verhuisd naar het gebouw De Zusters dat gehuurd wordt van Mitros. Hier verblijven 114 cliënten en wordt dienstverlening (wwz) met verblijf geboden. Er zijn meerdere huiskamerprojecten voor licht dementerende cliënten. Door deze vorm kunnen cliënten onder intensieve, professionele begeleiding de dag doorbrengen om zo een verhuizing naar een verpleeghuis uit te stellen. Transwijk grenst aan het prachtige park Transwijk. Er is sprake van een kleine tuinstrook, alwaar voor cliënten een visplaats is gecreëerd. Cliënten kunnen dagelijks een warme maaltijd gebruiken in het restaurant, een bezoek brengen aan de fysiotherapie, de kapsalon, de bibliotheek of de huiswinkel. Ook kan deelgenomen worden aan veel activiteiten in- en extern. Zuylenstede is een eigentijds woonzorgcentrum in de wijk Overvecht en biedt aan ca. 152 cliënten dienstverlening (wwz). Daarnaast zijn er ruim 100 servicewoningen. De appartementen zijn ruim qua opzet. Zuylenstede beschikt over een eigen verpleeghuisafdeling psychogeriatrie en er zijn enkele huiskamers voor cliënten met intensieve dienstverlening (wwz) die onder begeleiding de dag gezamenlijk doorbrengen. 6

7 Zuylenstede is gelegen aan de rivier de Vecht en heeft een mooie binnentuin en balkonterrassen. Tevens ligt het midden in een park. Cliënten kunnen dagelijks een warme maaltijd gebruiken in het nieuwe restaurant, een bezoek brengen aan de fysiotherapie, de kapsalon, de bibliotheek of de huiswinkel. Ook hier kan deelgenomen worden aan alle activiteiten, zowel in- als extern. Bouwprojecten SHBU werkt constant aan vernieuwingen om op die manier het welzijn van haar cliënten en medewerkers te bevorderen. Dit komt o.a. tot uitdrukking in de drie bouwprojecten die in 2009 liepen. U treft hieronder een korte projectomschrijving aan. De Zonnehoek, Zuylenstede De verpleeghuisafdeling van Zuylenstede, De Zonnehoek, moet verbouwd worden om aan de bouwkundige eisen te voldoen voor verpleeghuiszorg. SHBU heeft deze gelegenheid aangegrepen om dan direct kleinschalig wonen te realiseren voor deze groep cliënten. Dit is een veilige en vertrouwde vorm van wonen voor dementerenden die zoveel als mogelijk lijkt op het thuis wonen. In 2008 zijn diverse mogelijkheden onderzocht voor de verbouwing. Besloten is om hier te starten met een nieuwe vorm van kleinschalig wonen, het zogenaamd gelaagd wonen. Dit betekent dat op de begane grond 3 huiskamers met ieder een eigen leefsfeer en leefstijl worden ontwikkeld waar 3 groepen van 7 à 8 cliënten dagelijks kunnen verblijven en daar een eigen huishouden vormen. Tussen de 3 huiskamers zijn allerlei belevingsgerichte elementen aangebracht zodat er volop ruimte is om daarvan gebruik te maken. Het is zoeken naar een beleving die het beste past bij de cliënt op die dag. Het staat de cliënten ook vrij om zonodig te wisselen van huiskamer. Er zijn bij de huiskamers terrassen aangelegd, zodat op goede dagen ook van de tuinen en het park genoten kan worden. Op de eerste etage zijn de slaapkamers (kleine appartementen met eigen sanitair). Voor veel cliënten wordt daarmee inhoud gegeven aan hun opmerking dat ze naar boven gaan, naar hun bed. Organisatorisch heeft dit de nodige consequenties. De bouwvergunning hiervoor is afgegeven begin 2010 en de verbouwing start op 1 april We hebben gekozen voor het zogenaamde gelaagde concept omdat dit financieel gunstiger is en omdat de cliënten dan niet hoeven te verhuizen tijdens de verbouw. Nieuw Transwijk/De Zusters Het voormalige woonzorgcentrum Transwijk was verouderd en is inmiddels gesloopt. Hiervoor in de plaats komt vervangende nieuwbouw met 36 plaatsen psychogeriatrie, 75 plaatsen lichte zorg, 10 plaatsen dagverzorging en 75 plaatsen extramuraal. In 2008 is de ontwikkeling afgerond, zijn de vergunningen aangevraagd en moest tijdelijke huisvesting voor de 130 cliënten gevonden worden. Deze interim-huisvesting is gevonden in het voormalige kantoorpand Domus Medica in Utrecht. Door Mitros is het gebouw omgebouwd is tot een woonzorgcentrum. Eind februari 2009 was de verbouwing klaar en is het gebouw door de SHBU in gebruik genomen worden. Santa Cruz Omdat niet alle cliënten konden verhuizen en de capaciteit van het gebouw de Zusters onvoldoende was, is besloten tot het realiseren van een tijdelijk gebouw naast Zuylenstede. Het gaat hier om units waar 2 groepen van 9 cliënten in een vorm van kleinschalig wonen is opgezet. Eind 2009 was deze tijdelijke bouw gerealiseerd en zal begin 2010 in gebruik genomen worden. 7

8 Nieuw Zuilen Het nieuwbouw project Nieuw Zuilen wordt samen met woningcorporatie Mitros ontwikkeld. In 2007 konden wij verheugd melden dat het project Nieuw Zuilen een doorstart had gemaakt. Na intensieve gesprekken met Mitros is er eind 2008 een goede basis gelegd voor de voortgang van het project. Het gebouw krijgt 48 plaatsen voor cliënten met een psychogeriatrieverpleeghuisindicatie, 4 kortdurend verblijfplaatsen, een dagverzorging voor 10 cliënten en een dienstencentrum met wijkfunctie. Plannen Centraal Bureau In verband met de uitbreiding van het aantal functies die gecentraliseerd zijn bij het centraal bureau, is inmiddels daar de ruimte te klein geworden. Begin 2010 zal hier een kleine uitbreiding van het gebouw plaatsvinden. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering De SHBU is een stichting die nagenoeg alleen publieke activiteiten ontplooit. De functies die wij leveren voor ouderen, zijn in onderstaande tabel weergegeven. AWBZ-functies Functie Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Verpleging Ondersteunende begeleiding Behandeling Verblijf Cliënten, capaciteit, productie, medewerkers en opbrengsten Het aantal cliënten, de capaciteit, productie, medewerkers en opbrengsten, zijn gedetailleerd weergegeven in DigiMV. Onderstaande tabel geeft een samenvatting weer. Kerngegevens VVT Kerngegeven Aantal/bedrag Cliënten per einde verslagjaar Aantal intramurale cliënten 279 Aantal cliënten dagactiviteiten 0 Aantal extramurale cliënten excl. cliënten dagactiviteiten incl. 49 WMO Capaciteit per einde verslagjaar Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf 284 Productie in verslagjaar Aantal intramurale verzorgingsdagen Aantal intramurale verpleegdagen Aantal dagdelen dagactiviteiten 0 Aantal uren extramurale productie (excl.) dagactiviteiten) incl WMO 8

9 Medewerkers Aantal medewerkers in loondienst per einde verslagjaar 260 personen 161,86 fte Bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Totaal bedrijfsopbrengsten Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Het werkgebied van SHBU is de zorgkantoorregio Utrecht. Het heeft onze sterke voorkeur om in de stad Utrecht actief te zijn en dan met name in de wijken Overvecht, Zuilen en Kanaleneiland. 2.4 Belanghebbenden De SHBU heeft diverse belanghebbenden naast haar cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Hieronder is alfabetisch weergegeven wie de voornaamste belanghebbenden zijn, wat hun relatie is met de SHBU en op welke wijze de contacten verlopen. ActiZ De SHBU is lid van ActiZ, de brancheorganisatie voor zorgondernemers die zich bewegen in de markt van wonen, welzijn en zorg, preventie en aanverwante diensten. Op bestuursniveau wordt actief een bijdrage geleverd aan de ledenbijeenkomsten. Ook is er sprake van kennisoverdracht via nieuwsbrieven, bijeenkomsten en de website. Altrecht Altrecht is een instelling voor geestelijke gezondheidszorg, waar mensen met psychiatrische problemen terechtkunnen voor specialistische hulpverlening. In 2008 zijn wij met Altrecht overeengekomen om in Nieuw Transwijk een groepswoning beschikbaar te houden voor oudere chronische cliënten van wie de psychiatrische diagnose bekend en stabiel is. Deze samenwerking creëert straks mogelijkheden voor groep cliënten die in aanmerking wil komen voor een normale woon- en leefomgeving. Aveant De SHBU heeft een samenwerkingsverband met Aveant. De Specialist ouderengeneeskunde en Psycholoog zijn bij het MDO (Multi Disciplinair Overleg) aanwezig en geven advies. Het gaat om cliënten met een aanvullende verpleeghuis- of BOPZ-indicatie. Voorheen werkten wij samen met AxionContinu. BES-verband Bartholomeus Gasthuis, Ewoud Gasthuis en SHBU-zorgcentra vormen samen het BES-verband. Deze samenwerking is gestart in 2005 en formeel vastgelegd in een overeenkomst. Uitgangspunt bij de samenwerking is, dat de drie organisaties er aan hechten hun zelfstandigheid en identiteit te behouden. Daardoor blijven cliënten de mogelijkheid houden een keuze te maken uit meerdere woonzorgaanbieders met ieder hun eigen identiteit. Daarnaast echter wordt het van belang geacht in het hedendaagse krachtenveld samenwerking te zoeken op het gebied van ondersteunende processen en bij de aansturing van de organisatie. De nadruk wordt gelegd op het bundelen van de krachten bij ondersteunende diensten zoals financiën, medewerkers en organisatie, automatisering en de facilitaire dienst. De bestuurder 9

10 van SHBU-zorgcentra, is tevens bestuurder/algemeen directeur van Ewoud. Door gebruik te maken van elkaars ervaringen en deskundigheid, zijn er mogelijkheden tot financiële besparingen die de cliënten ten goede kunnen komen. De kwaliteit van de dienstverlening (wwz), kan zo weer worden verhoogd. In 2010 zal de samenwerking worden geëvalueerd. Bo-Ex Samen met woningcorporatie Bo-Ex wordt het nieuwbouwproject Nieuw Transwijk ontwikkeld. Dit is een erg prettige en constructieve samenwerking. In 2009 is de ontwikkeling van het plan verder afgerond, zijn de vergunningen aangevraagd en heeft Bo-Ex ingestemd met de overeenkomsten voor koop, huur, realisatie, onderhoud en samenwerking. De Raad van Commissarissen van Bo-Ex heeft groen licht gegeven voor de investering. De verwachting is dat begin 2010 gestart kan worden met de bouw. Gemeente Utrecht Met de Gemeente Utrecht is op verschillende vlakken overlegd in het kader van de bouwplannen. Voor Nieuw Transwijk is de bouwvergunning aangevraagd. De onherroepelijke bouwvergunning is eind 2008 nog niet ontvangen. Ook is er met de Gemeente Utrecht overeenstemming bereikt over het gebruik van het perceel naast de Bertha Muller school. Hier kunnen woonunits geplaatst worden om tijdelijk cliënten van Transwijk te huisvesten. Inspectie voor de Gezondheidszorg De Inspectie voor de Gezondheidszorg houdt toezicht op de Nederlandse gezondheidszorg. In 2009 is een bezoek gebracht aan de locatie Transwijk, nog maar kort gehuisvest in het tijdelijke gebouw de Zusters van Mitros. De cliënten met een BOPZ verklaring die daar woonden, waren in afwachting van een verhuizing naar de tijdelijke locatie Santa Cruz, naast de locatie Zuylenstede. De inspectie heeft besloten de nog 9 aanwezige BOPZ cliënten met onmiddellijke ingang over te verhuizen omdat er op bepaalde punten die voldaan werd aan de wettelijke eisen m.b.t. de BOPZ. Mede door een goede samenwerking met collega woonzorgaanbieders is het gelukt de cliënten nieuw onderdak te verlenen. Deze verplichte verhuizing heeft tot veel commotie geleid zowel bij cliënten, medewerkers, vrijwilligers als familie. Een aantal van de (familie van de) verhuisde cliënten heeft aangegeven opnieuw terug te willen verhuizen als de tijdelijke nieuwe huisvesting klaar is. Dat is uiteindelijk ook gehonoreerd. Eind december is Santa Cruz opengegaan voor een groep van 9 cliënten. De tweede groep start in IVVU De SHBU is lid van de IVVU, de vereniging van Instellingen voor Verpleging en Verzorging in Utrecht. Op bestuursniveau wordt actief een bijdrage geleverd aan de ledenbijeenkomsten. Ook is er sprake van kennisoverdracht via nieuwsbrieven, bijeenkomsten en de website. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport verleent toestemming aan bouwplannen van intramurale woonzorginstellingen. In het eerste kwartaal 2008 ontvingen wij de goedkeuring van het ministerie voor de nieuwbouwplannen van Nieuw Zuilen. Mitros Het nieuwbouw project Nieuw Zuilen wordt samen met woningbouwcorporatie Mitros ontwikkeld. Er is een goede basis gelegd voor de voortgang van dit project. Ook wordt er met Mitros samengewerkt aan de interim-huisvesting De Zusters. 10

11 Vrijdag 27 november 2009 heeft de officiële opening door Burgemeester van Utrecht voor de cliënten, medewerkers, vrijwilligers, cliëntenraad en ondernemingsraad en de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Rhijnhuysen Rhijnhuysen is het bureau voor project- en programmamanagement in ketenzorg in de regio Utrecht en een samenwerkingsverband van woonzorgaanbieders in de regio Utrecht. Deze 15 aanbieders zijn ervan overtuigd dat een andere, betere organisatie van de dienstverlening (wwz) leidt tot een beter product. Rhijnhuysen heeft de ambitie optimale dienstverlening (wwz) aan de cliënt te realiseren door de samenwerking soepel te laten verlopen tussen de verschillende woonzorg organisaties. Rhijnhuysen brengt de medewerkers van verschillende woonzorginstellingen met elkaar in contact en stimuleert, onder leiding van een organisatieadviseur, de samenwerking. In 2009 zijn er diverse workshops en ketenprogramma s georganiseerd in Rhijnhuysen-verband. De SHBU nam o.a. deel aan de programma s: dementie, palliatieve zorg, allochtonen, innovatie in de zorg, inkoop en care- en managersoverleg. Rhijnhuysen biedt ook advies op maat aan de aangesloten instellingen. Via het Bureau Rhijnhuysen is een adviseur aangetrokken die een aantal project- en taakgroepen in 2009 heeft ondersteund. Stichting Vrienden van Beide locaties van de SHBU hebben een Stichting Vrienden. Deze stichtingen zorgen ervoor dat cliënten iets extra geboden kan worden om het welzijn te verhogen. Zij werven donoren en hebben relaties in het Utrechtse zakenleven. In 2009 is een aanvraag ingediend om alle cliënten, vrijwilligers en medewerkers een blijvende herinnering te geven van de bomen van oud Transwijk. Door een kunstenaar is van de verschillende takken van de boom, een waxine standaard gemaakt. Thuiszorg Service Nederland In 2008 zijn wij een samenwerking aangegaan met TSN (Thuiszorg Service Nederland) voor de levering van huishoudelijke hulp in de servicewoningen. TSN is een door de gemeente geselecteerde organisatie voor de levering van huishoudelijke hulp. Op deze manier kunnen wij als onderaannemer onze bestaande cliënten huishoudelijke hulp blijven leveren en konden ook de arbeidsplaatsen behouden worden. Zorgkantoor Het zorgkantoor is de uitvoerder van de AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten). Zij zorgen voor afstemming tussen vraag en aanbod in een regio. Het zorgkantoor waar SHBU productieafspraken mee maakt is Zorgkantoor Utrecht in Amersfoort. Hier zijn voor 2009 alle productieafspraken meegemaakt. 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code De SHBU hanteert de Zorgbrede Governance Code als basis voor haar bestuur en toezicht. De code is opgesteld voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording van woonzorg organisaties. 11

12 3.1.2 Raad van Bestuur De SHBU heeft een éénhoofdige directie/ Raad van Bestuur. Zijn personalia zijn hierna weergegeven. De bestuurder/ algemeen directeur is tevens bestuurder/ algemeen directeur voor Ewoud Gasthuis in IJsselstein. Hij is in dienst bij de SHBU en wordt deels gedetacheerd bij Ewoud Gasthuis. Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties W.J. Nicolaas ( ) Bestuurder/ algemeen directeur Voorzitter PKN Kerk in Vinkeveen. Voorzitter bestuur Bijzondere Tandheelkunde. Voorzitter Nederlandse Patiënten Vereniging afdeling de Ronde Venen. Voorzitter EHBO-vereniging Vinkeveen. Lid van de Klankbordgroep WMO de Ronde Venen. Voorzitter Klachtencommissie zorgcentrum de Ronde Venen. Voorzitter Stichting zorg en werk. Lid van het bestuur van Rhijnhuysen. Lid van het Economisch Platform IJsselstein. Lid van de Vrienden van Hospice IJsselstein Toezichthouders (Raad van Toezicht) De Raad van Toezicht van de SHBU bestaat uit vijf leden. Dit zijn ervaren commissarissen die toezicht houden op het beleid en de ontwikkelingen van de SHBU. De leden zijn onafhankelijk, en benoemd op basis van geschiktheideisen. Zij hebben geen verdere banden met de SHBU waardoor er geen sprake van belangenverstrengeling kan zijn. Onderstaand schema geeft de personalia weer. 12

13 Samenstelling Raad van Toezicht Naam Aandachtsgebied Nevenfuncties H.C.M. Hendriks ( ) Voorzitter Advocaat KBS advocaten. Secretaris CvK Protestantse Gemeente Utrecht. Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Begraafplaats Oud-Zuilen. Bestuurder/vereffenaar Vereniging Aurivom. Lid college van afgevaardigden NOVA (Ned. Orde van Advocaten). W.P. Rijksen ( ) Vice-voorzitter Algemeen directeur KNMG. Voorzitter Commissie van Toezicht van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Voorzitter Mixed Hockey Club Leusden (MHCL). Hoofdredacteur Handboek 'Privacy in de gezondheidszorg'. W. Immink ( ) Vice-voorzitter Geen L.A. Hartogs-Sieswerda ( ) Lid Bestuurslid van de landelijke Vereniging Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg Penningmeester van de gezamenlijke ouderenbonden (COSBO) in de stad Utrecht Sesam-adviseur bij de landelijke stichting SESAM ( = SEnioren en SAMenleving ) R.A. Rikze ( ) Lid Directeur Leven Achmea Divisie Directe Distributie en FBTO Zorgverzekeringen N.V. Lid Raad van Commissarissen van Wagenplan BV Lid Raad van Toezicht Stichting Begraafplaats Oud-Zuilen Vergaderingen De Raad van Toezicht heeft in 2009 vijfmaal vergaderd met de Raad van Bestuur, te weten 20 januari, 16 april, 18 mei, 27 augustus en 1 december. Van deze vergaderingen zijn schriftelijke verslagen opgesteld. Ter voorbereiding op deze vergaderingen vond er een gesprek plaats met de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht. Jaarlijks vindt er een evaluatie/ functioneringsgesprek plaats met de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht. Gespreksonderwerpen worden ontleend aan de gedragscode, reglement van de Raad van Bestuur en evaluatie van de Raad van Bestuur. 13

14 Strategie, risico s en kansen Er wordt met de Raad van Toezicht overlegd over strategie en risico s en kansen door een aantal vaste agendapunten in de vergaderingen te bespreken. Dit geeft de Raad van Toezicht tevens de mogelijkheid om te sturen en toezicht te houden. Deze agendapunten zijn: Managementreview. Financiële rapportage. Jaarplannen. Commissies In 2009 was er één commissies om specifieke zaken te bespreken en verder uit te werken in kleiner comité, dit was de financiële commissie. De financiële commissie heeft als doel om de begroting en de halfjaarcijfers te bespreken. Samenstelling commissie Naam commissie Lid Rol Financiële Commissie H.C.M. Hendriks Raad van Toezicht R.A. Rikze tot 1 juni 2009, Raad van Toezicht daarna de heer W. Immink W.J. Nicolaas Raad van Bestuur H. Koelewijn Controller Bijzondere bijeenkomsten Op 17 september en 1 oktober heeft mevrouw Hartogs respectievelijk de vergadering van de bestuurder met de ondernemingsraad en de cliëntenraad bijgewoond. Doel was een nadere kennismaking, maar ook om te ervaren hoe er binnen de SHBU samengewerkt wordt met deze medezeggenschapsorganen. Op 24 september was er een kennismaking van de Raad van Toezicht van SHBU met de Raad van Toezicht van Ewoud Gasthuis. Dit gebeurde op een prettige manier in de vorm van een presentatie over kleinschalig wonen en een verdere verkenning van de samenwerking. Overleg met Accountant In de vergadering van 18 mei 2009 werd met de accountants van Verstegen Accountants de jaarrekening 2008 toegelicht en het accountantverslag 2008 besproken. De jaarrekening, welke is opgenomen in het jaardocument, is goedgekeurd door de RvT. Bezoldiging toezichthouders De toezichthouders ontvangen een vergoeding volgens de daarvoor geldende normen van de NVTG (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen). Deze is opgenomen in DigiMV en de jaarrekening. 3.2 Bedrijfsvoering Planning- & controlcyclus De SHBU heeft haar planning- & controlcyclus opgesteld volgens de eisen die de HKZ hieraan stelt. Hieronder worden de stappen weergegeven waaruit deze cyclus is opgebouwd om interne risicobeheersing en controle te laten plaatsvinden. 14

15 Opstellen meerjarenbeleidsplan Eenmaal per drie jaar wordt er een meerjarenbeleidsplan opgesteld. Tevens wordt hierbij de missie en visie geactualiseerd. Het plan wordt opgesteld na raadpleging van stakeholders, het MT, ondernemingsraad en cliëntenraad. Onderwerpen van het meerjarenbeleidsplan zijn in ieder geval: doelstellingen van de organisatie; strategische keuzes; wet- en regelgeving; missie/visie, visie op wonen, welzijn en zorg; wat willen we realiseren voor cliënten; wat willen we realiseren voor en met medewerkers; samenwerkingspartners en maatschappelijke verantwoordelijkheid; financiën (waaronder de financiële ambities); medezeggenschap; aan de hand van de uitkomsten van de dienstverlening (wwz), verbeterpunten aanbrengen en/of doelstellingen bijstellen. Eind december is er gestart met het schrijven van een meerjaren beleidsplan, maar dan in ESverband. Het stuk zal geschreven worden voor de periode Opstellen kaderbrief In augustus van elk jaar wordt, op basis van het meerjarenbeleidsplan en evaluatie jaarplannen voorgaande jaar, een kaderbrief opgesteld. De kaderbrief dient als basis voor de jaarplannen. De kaderbrief wordt op de beleidsdagen van het MT besproken en zonodig bijgesteld. Opstellen jaarplan De betreffende tactisch manager ontwikkelt een jaarplan met kaders voor het beleidsgebied en betrekt hierbij de operationeel leidinggevenden. Het jaarplan is eind augustus gereed en heeft een geldigheidsduur van een jaar. Presenteren en implementeren jaarplannen Door de tactisch en operationele managers worden in december de jaarplannen aan elkaar gepresenteerd in een bijeenkomst waar afgevaardigden van de medezeggenschapsorganen eveneens aanwezig zijn. Goedkeuren jaarplan De jaarplannen worden goedgekeurd door de bestuurder. Opstellen afdelingsplan Op basis van het jaarplan van de tactisch managers worden door de operationeel managers de afdelingsplannen opgesteld. Hierbij worden medewerkers van de afdeling betrokken. De opzet en inhoud van de jaarplannen is identiek aan de jaarplannen van de tactisch manager. Start is eveneens in augustus van het lopende jaar en het plan heeft een geldigheidsduur van een jaar. Vaststellen afdelingsplannen en begroting De door de tactische managers goedgekeurde afdelingsplannen worden aangeboden in de MTvergadering van oktober en besproken. De bestuurder stemt in met plannen en stelt de begroting vast. 15

16 Goedkeuren begroting Vaststellen van de begroting in de Raad van Toezichtvergadering van januari. Opstellen kwartaalrapportage Na ieder kwartaal wordt binnen 14 dagen een kwartaalrapportage opgesteld. Het is een rapportage van de operationele managers aan de tactische managers. De tactische managers rapporteren aan de bestuurder. Bespreken kwartaalrapportage De rapportage en resultaten worden besproken, geanalyseerd en er worden voortgangsafspraken gemaakt voor het volgende kwartaal. Tevens wordt het functioneren van het kwaliteitssysteem beoordeeld door de bestuurder. In het werkoverleg op afdelingsniveau worden de resultaten van de rapportage na het overleg met de tactisch manager besproken. Bijsturen Bijsturing is noodzakelijk indien men achterloopt op de planning en door voortschrijdend inzicht. Opstellen jaarverslag Na het jaar vindt verslaglegging plaats over het afgelopen jaar hetgeen de basis is voor het jaardocument, inclusief jaarrekening. Evalueren afgelopen jaar Evalueren van de jaarplannen en de jaarrekening. Het resultaat hiervan vormt tevens de input voor de volgende kaderbrief en jaarplannen Risico s en onzekerheden Financiering Grootste risico waar wij als woonzorginstelling mee te maken hebben, is de financiering en de wijzigingen die het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport voornemens is door te voeren. Enkele voorbeelden zijn: financiering op basis van ZZP; extra middelen beschikbaar; herschikking; mogelijkheid tot het overhevelen van productie; leegstand appartementen bij invoering normatieve huisvestingscomponent. Te hoog uitgavenpatroon In 2009 bleek dat SHBU een te hoog uitgavenpatroon had. Hiervoor zijn diverse maatregelen uitgewerkt om te komen tot een vermindering van de uitgaven waarbij het uitgangspunt is geweest dat er geen afname mag zijn aan het aantal handen om het bed. Naast de in 2008 ingezette veranderingen bij de receptie en het MT, is in 2009 ook besloten de functie van manager facilitair bedrijf niet meer in te vullen. Het uitbesteden van de voedingsdienst, heeft nog niet tot het gewenste resultaat geleid. Vacatures Vacatures in de dienstverlening (wwz) zijn lastig op te vullen. Dit vergroot de druk op de wel aanwezige medewerkers wat een risico is om in de gaten te houden. De ziekteverzuimcijfers zijn weergegeven bij paragraaf In 2009 is wel gekozen voor een andere werving in advertenties. " WERKEN WAAR JE ECHT VAN WAARDE BENT!" Ook zijn er procedures is aangepast. Er 16

17 wordt gewerkt op bepaalde posities met een assesment. Alle acties hebben een positieve uitwerking gehad. 3.3 Cliëntenraad De SHBU heeft twee cliëntenraden, voor iedere locatie één. Onderstaand schema geeft de personalia weer. Samenstelling cliëntenraden 01/12/2009 Naam cliëntenraad Lid Rol Transwijk W. Heus Voorzitter K. Matthijs Interim R. van Halewijn Lid F. van Schip Lid H. Snier Lid J. van Keulen Lid C. Vos Lid E. Drenth Lid A. Jaggessar Ambtelijk secretaris Zuylenstede J. van Luijn Voorzitter P. van der Werff Penningmeester A. Schultz Lid A. van Dijk - Cornet Lid J. Rottier Lid F. van Schip Lid A. Jaggessar Ambtelijk secretaris Faciliteren Beide cliëntenraden hebben een budget beschikbaar en kunnen onkosten declareren. Ook kunnen zij gebruik maken van vergaderruimtes van de SHBU en andere kantoorbenodigdheden Vergaderen Per 1 januari 2009 was er geen cliëntenraad actief in Zuylenstede. Daar waar wenselijk heeft de heer K. Matthijs, in overleg met de Raad van Bestuur, de honneurs waargenomen. Aan het eind van het jaar 2008 treedt de cliëntenraad van Zuylenstede terug. Per 1 november is er in Zuylenstede geen cliëntenraad. Gedurende het hele kalenderjaar is er, in samenwerking met de medewerkers van de SHBU, gezocht naar leden voor de cliëntenraden. Eén en ander resulteerde in een compleet nieuwe cliëntenraad voor Zuylenstede en wisselingen van de leden van cliëntenraad Transwijk. In overleg met de Raad van Bestuur, de interim voorzitter van de cliëntenraden en de cliëntenraadsleden, is besloten tot het aanstellen van een ambtelijk secretaris. Per 4 oktober 2009 is deze nieuwe functie bekleed door de heer A. Jagessar. 17

18 De cliëntenraad heeft maandelijks een overlegvergadering met de Raad van Bestuur volgens een vooraf vastgesteld vergaderschema. Vanaf 14 september 2009 geldt dit principe tevens voor cliëntenraad Zuylenstede. In de onderlinge overlegvergaderingen komen aan de orde: adviesaanvragen van de Raad van Bestuur, de gang van zaken in het betreffende huis en de verdere samenstelling van de cliëntenraad. Voeding is elke keer een belangrijk onderwerp van gesprek. Als gebruikelijk is er éénmaal per jaar een gesprek van cliëntenraden met de Raad van Toezicht. Aan de hand van vooraf geformuleerde vragen en opmerkingen, is deze bijeenkomst voor de cliëntenraden als zeer constructief ervaren. De cliëntenraden leveren een bijdrage aan de bedrijfsvoering. Enkele issues die met hen besproken zijn conform de WMCZ en waarover zij een advies hebben afgegeven zijn: Adviesvragen cliëntenraden Onderwerp Mutatiedagen. 2 februari Ongevraagd positief advies. Aanstelling leidinggevende. 14 juli Positief verzwaard advies. Geestelijke verzorging. 14 juli Positief verzwaard advies. Begroting Geen advies uitgebracht. Reanimatiebeleid. 14 september Positief verzwaard advies. Aanstelling leidinggevende. 2 oktober Positief verzwaard advies. Besproken met de cliëntenraden x x x X x x Andere onderwerpen: Verhuizing cliënten Transwijk Het jaar 2009 geeft veel impact op de beleving van de cliënten van Transwijk. Immers, het bestaande gebouw wordt na vele jaren gesloopt in afwachting van nieuwbouw op dezelfde plek. De cliënten verhuizen tijdelijk (voor enkele jaren) naar een daartoe ingericht pand even verder op aan de Lomanlaan. Om de fysieke verhuizing vlot te laten verlopen, worden de cliënten uitgenodigd enkele dagen te logeren op een vakantiepark. Dankzij vele spanningen vanuit de woonzorgaanbieder, is dat door alle cliënten als plezierig ervaren. Uiteindelijk is de nieuwe locatie in het najaar feestelijk geopend door de burgemeester van Utrecht. Inspectie Volksgezondheid Na de verhuizing van Transwijk is de inspecteur van de volksgezondheid op bezoek geweest. Tijdens dit reguliere bezoek, blijkt dat de kwalificaties voor de BOPZ cliënten niet voldoet. De cliëntenraad Transwijk is nauw betrokken geweest bij het plan van aanpak en de afwikkeling daarvan. Werkplan 2009 Aan de hand van het verbeterplan, voortgekomen uit het cliëntervaringsonderzoek, benoemt de cliëntenraad Transwijk de volgende speerpunten; voeding, huisvesting, bejegening en integrale teams. Gezien de start van de nieuwe cliëntenraad Zuylenstede, is geen werkplan voor

19 opgesteld Commissie van Vertrouwenslieden De SHBU heeft zelf geen commissie van vertrouwenslieden, maar is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden in Utrecht. 3.4 Ondernemingsraad SHBU-zorgcentra heeft een ondernemingsraad die de belangen behartigt van de medewerkers (van Transwijk en Zuylenstede) zonder daarbij de belangen van de organisatie uit het oog te verliezen. De ondernemingsraad bestond in het verslagjaar uit: Lid De heer Bernard Jansen Mevrouw Japke Beiboer Mevrouw Aletta van den Broek Mevrouw Joke Driehuis Mevrouw Hannie van Essen Mevrouw Anjo Nieuwenhuis Mevrouw Wendy van Oostrom Mevrouw Anja van Opstal Mevrouw Jacqueline Sturkenboom De heer Simon Friendrijk De heer André Stalenhoef Rol Voorzitter Vice-voorzitter Lid (vanaf oktober) Lid Lid (tot oktober) Lid (vanaf oktober) Lid (tot maart) Lid (vanaf juni) Lid Lid Lid (tot april) Het ambtelijk secretariaat werd tot 1 maart verzorgd door de heer Rien van Nimwegen. Vanaf 1 april is dat de heer Guillaume Spiering. Hij is tevens ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad van Bartholomeus Gasthuis en van Ewoud Gasthuis. Er is in 2009 elf keer door de bestuurder met de ondernemingsraad vergaderd. Voorafgaande aan deze vergaderingen stellen de voorzitter van de ondernemingsraad en de bestuurder de agenda op voor de overlegvergadering. Van de vergaderingen wordt door de ondernemingsraad een verslag opgesteld. Daarnaast heeft de ondernemingsraad vergaderingen zonder de bestuurder. Ook hiervan stelt de secretaris een verslag op. De ondernemingsraad levert een constructieve bijdrage aan de bedrijfsvoering. In 2009 heeft een groot aantal zaken de revue gepasseerd, waarbij in sommige gevallen de ondernemingsraad een advies uitbracht en in sommige gevallen instemming verleende. In het jaarverslag van de ondernemingsraad wordt op deze onderwerpen ingegaan. In het verslagjaar heeft de samenwerking tussen de ondernemingsraden van het BESsamenwerkingsverband (Bartholomeus Gasthuis, Ewoud Gasthuis en SHBU-zorgcentra) verder gestalte gekregen. Gezamenlijk hebben de ondernemingsraden met de organisatie overlegd over decentrale afspraken in het kader van de CAO VVT. Daarnaast zijn de drie 19

20 ondernemingsraden gezamenlijk een aantal dagen op cursus geweest om met name na te denken over de vorm en de intensiteit van de onderlinge samenwerking. Traditiegetrouw heeft de ondernemingsraad ook in het verslagjaar uitvoerig overlegd met een delegatie van de Raad van Toezicht. Daarbij waren met name de financiële gang van zaken en de toekomst van SHBU-zorgcentra belangrijke bespreekpunten. 4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Missie SHBU wil in Utrecht, in de wijken Overvecht-Noord en Transwijk vraaggerichte dienstverlening (wwz) leveren aan ouderen. Deze dienstverlening (wwz) is laagdrempelig en toegankelijk voor sociaal zwakkeren. SHBU wil een herkenbare rol spelen in de wijk en een aantrekkelijke partij zijn voor cliënten, medewerkers, mantelzorgers en vrijwilligers. Tevens heeft zij een maatschappelijke functie. Welzijn is onze zorg! Onderstaand treft u de samenvatting aan van de mens- en zorgvisie en identiteit van de SHBU waarop zij haar beleid stoelt. De complete tekst is opvraagbaar. In dat stuk staat een een formulering die m.b.t. de omschrijving van zorg, inmiddels verouderd is. We spreken nu over dienstverlening in wonen, welzijn en zorg. Mens- en zorgvisie en identiteit Vanuit haar Protestants Christelijke identiteit: Richt SHBU zich op de ouder wordende mens, het takenpakket is breed, het aanbod is ruim en zo lang mogelijk in de eigen vertrouwde woonomgeving. Biedt SHBU aan cliënten vraaggestuurde kwaliteitszorg in een sfeer waarin de cliënten en medewerkers tot hun recht komen, zowel intra- als extramuraal. Is de vraag van de cliënt richtinggevend voor het handelen, de vraag is het uitgangspunt, met een helder en flexibel aanbod van diensten en streven naar meer keuzemogelijkheden. Houdt de cliënt en/of zijn vertegenwoordiger zelf de regie. Bezint SHBU zich voortdurend op mogelijke verbeteringen van de dienstverlening (wwz) en wil ook in de toekomst een passend antwoord kunnen blijven geven op vraagstukken van het brede terrein van dienstverlening (wwz). SHBU is innovatief waar het gaat om een creatief ingaan op de cliëntvraag. Wordt de cliënt zo lang mogelijk in staat gesteld om in de eigen omgeving dienstverlening (wwz) te krijgen en wordt met anderen (collega woonzorgaanbieders, woningbouwcorporaties e.d.) samengewerkt. Maakt SHBU intensief gebruik van interne en externe deskundigheid op inhoudelijk en ondersteunend gebied. Heeft SHBU veel in huis om goede dienstverlening (wwz) te kunnen bieden op plaatsen waar dat nodig is. Verleent SHBU professionele dienstverlening (wwz) en efficiënt, maar vooral vanuit warmte, enthousiasme en oprechte belangstelling voor een zo huiselijk mogelijke omgeving. Is SHBU een multifunctioneel woonzorgcentrum, een laagdrempelige wijkvoorziening met een breed pakket aan diensten op het terrein van dienstverlening (wwz). Bejegent SHBU de cliënten met respect en wordt veel aandacht gegeven. 20