;,&\ ~ ~ ~ \ Vlaanderen

Transcriptie

1 ;,&\ ~ ~ ~ \ Vlaanderen re \ is materiaalbewust Bevordering binnen het niveau Onthaalmedewerker SAMEN MAKEN WE MORGEN MOOIER OVAM Afdeling: Team: Graad: Niveau: Standplaats: Algemene Diensten Dienstencentrum Hoofdassistent (rang D2) D-niveau Mechelen Vacature Er werd één statutaire betrekking in de graad van hoofdassistent (niveau D) in de functie van onthaalmedewerker vacant verklaard. De functie situeert zich op de afdeling Algemene Diensten bij het team Dienstencentrum. Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan volgens de procedure van bevordering binnen het niveau. Het hiernavolgende vacaturebericht bevat de functiebeschrijving en het selectiereglement. De scope van die procedure wordt beperkt tot de personeelsleden van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij. De vacature wordt bekendgemaakt aan de in aanmerking komende kandidaten. De representatieve vakorganisaties brachten een gemotiveerd advies uit op 1 oktober 2018 over het selectiereglement. Kenmerken van de functie De wereldbevolking boomt maar onze voorraad aan grondstoffen, materialen en open ruimte is schaars, en daarom uiterst kostbaar. Toch is de beschikbaarheid ervan cruciaal voor onze samenleving. Ons doel is niets minder dan een kringloopeconomie waarin duurzaam beheer van afval, materialen en bodem zorgt voor nieuwe ruimte, materialen en grondstoffen voor de huidige en voor toekomstige generaties. Het Dienstencentrum is verantwoordelijk voor de eerstelijnsondersteuning van elke OVAM-medewerker. Het Dienstencentrum brengt expertise samen en verbetert de back-up van ondersteunende taken door kennisdeling en een flexibele dienstverlening. Als onthaalmedewerker staat u in voor het voorbereiden en uitvoeren van diverse uitvoerende taken met als doel de dienstverlening inzake onthaal en verzending mee te realiseren. Uw takenpakket bestaat uit: Verzorgen van het onthaal van bezoekers. Zorgen voor een correcte verzending van uitgaande poststukken en correcte interne postverdeling. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels met als doel een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoeren van de opgedragen taken met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten. Verrichten van een aantal ad hoc taken met als doel de organisatie op logistiek vlak mee te ondersteunen. 1/5

2 Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden met als doel het team en de teamverantwoordelijke in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega's met als doel de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Het domein waarbinnen deze taken dienen uitgevoerd te worden betreft in hoofdzaak het onthaal en de verzending. Profiel Wij zoeken een leergierige en enthousiaste medewerker. Een medewerker die zelfstandig aan de slag kan, vlot communiceert en graag omgaat met mensen. De kandida(a)t(e) moet uiterlijk op 1 oktober 2018 voldoen aan de statutaire voorwaarden en aan de deelnemingsvoorwaarden gesteld in deze vacature. De kandida(a)t(e) die niet aan de gestelde voorwaarden voldoet wordt uitgesloten van deelname aan de functiespecifieke selectie en wordt op de hoogte gebracht van het motief van haar/zijn uitsluiting. Toelatingsvoorwaarden De kandidaat moet aan de volgende statutaire voorwaarden voldoen: zich in de administratieve toestand dienstactiviteit bevinden; geen functioneringsevaluatie hebben die besloten werd met een onvoldoende. Deelnemingsvoorwaarden U bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de OVAM in de graad van assistent ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de OVAM én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. en U wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent. en U heeft minstens 10 jaar functiespecifieke relevante en aantoonbare beroepservaring bij de OVAM als assistent met betrekking tot de inhoudelijke materie van de vacante functie. Prestaties in deeltijds worden hier beschouwd als voltijdse prestaties. Vermelde relevante ervaring moet dus niet voltijds zijn. Specifieke kennis of ervaring en technische competenties Kennis van het bezoekers- en telefoniesysteem van de OVAM. Kennis van het behandelen van de in- en uitgaande post. Kennis van de indeling van de OVAM-structuren en de verdeling over het OVAM-gebouw. Kennis van de bestelprocedure broodjes. Kennis van de aankoopprocedure aanvaarde factuur. Kennis van het reservatiesysteem vergaderzalen. Licht uw vaktechnische kennis en ervaring duidelijk toe in uw cv. Persoonsgebonden competenties De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u. 2/5

3 Voor deze functie zijn bijkomende gedragscompetenties gevraagd: Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar. Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen. Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na. Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback). Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie. Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee. Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening. Biedt hulp aan bij probl,emen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht. Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen. Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten,... ). Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort. Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op. Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen. Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1 - Levert met oog voor detail correct werk af. Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal. Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen. Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit. Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid. Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correctie. Flexibiliteit - Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. ln verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1 - Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften. Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen. Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is. Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen. 3/5

4 Aanbod U wordt toegelaten tot de proeftijd voor een statutaire betrekking bij de OVAM in de graad van hoofdassistent. De duur van de proeftijd bedraagt 4 maanden. Op het einde van de proeftijd volgt een eindeproeftijd gesprek. Bij een positieve eindbeoordeling volgt de benoeming in de graad van hoofdassistent. De proeftijd gaat in de eerste dag van de maand die volgt op de aanwijzing door de administrateur-generaal in de vacante betrekking. Het personeelslid dat voor de proeftijd in de bevorderingsbetrekking als ambtenaar was tewerkgesteld en aan wie bijgevolg ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van die proeftijd wordt toegekend, wordt in geval van ontslag wegens negatieve eindevaluatie van de proeftijd teruggeplaatst in zijn vorige graad na de definitieve beslissing van de administrateur-generaal. De toekenning van een statutaire bevorderingsfunctie betekent voor een contractueel personeelslid een eerste tewerkstelling in statutair verband. De uitvoering van de arbeidsovereenkomst van het personeelslid dat voor de statutaire proeftijd in de bevorderingsbetrekking in dienst was als contractueel personeelslid wordt voor de duur van de proeftijd geschorst. Bij een negatieve evaluatie van de statutaire proeftijd in de bevorderingsbetrekking krijgt het voorheen contractuele personeelslid een arbeidsovereenkomst van drie maanden in de bevorderingsbetrekking. Het keert na de vermelde arbeidsovereenkomst van drie maanden terug in haar/zijn oorspronkelijke contractuele betrekking waarvan de uitvoering was geschorst wegens vermeld onbetaald verlof voor die proeftijd Selectieprocedure De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten schriftelijk (per brief of per ) op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De weergegeven timing is indicatief. De vacature wordt ingevuld door bevordering binnen het niveau. De scope wordt beperkt tot de eigen entiteit. De volgende stappen zijn: 1 Geïnteresseerde personeelsleden bezorgen hun motivatiebrief en curriculum vitae schriftelijk (bij voorkeur per ) aan wervingen@ovam.be uiterlijk op 29 oktober De kandidaten tonen in hun. motivatiebrief aan in welke mate zij beschikken over de gevraagde 10 jaar relevante beroepservaring. Elke kandidaat krijgt een ontvangstbevestiging. 2 Screening op basis van de kandidaatstelling - eliminerend - week: (timing onder voorbehoud). De kandidaten die niet voldoen aan de statutaire voorwaarden of de voorwaarden in de vacature worden uitgesloten van deelname aan de functiespecifieke selectie. 3 Dan volgt het functiespecifiek jurygesprek. Hier gaan we dieper in op uw kandidaatstelling en peilen we naar uw inhoudelijke en algemene competenties. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangt u een persoonlijkheidsvragenlijst. De jury is samengesteld uit Danny Wille, een interne HR-verantwoordelijke en externe selectiespecialist. Per competentie wordt een conclusie geformuleerd en op basis daarvan een globale eindconclusie. 4 De afgevaardigden van de representatieve vakbonden worden op de hoogte gebracht van het tijdstip en plaats van de jurygesprekken waarop zij aanwezig kunnen zijn als waarnemers. De vakbondsafgevaardigden kunnen niet worden gewraakt. 5 De jury beoordeelt de al dan niet functiespecifieke geschiktheid van de kandidaten, waarna de jury een pool van geschikten aanbiedt aan de administrateur-generaal die dan de meest geschikte kandidaat aanduidt. De jury motiveert enkel de beslissing om een kandidaat al dan niet geschikt te verklaren, de administrateur-generaal motiveert de keuze waarom de gekozen kandidaat uit de pool van geschikten de beste kandidaat is. 6 De administrateur-generaal neemt de definitieve beslissing. 7 De kandidaten worden schriftelijk (per brief of ) op de hoogte gebracht. 4/5

5 8 De geselecteerde kandida(a)t(e) kan de aangeboden betrekking weigeren. 9 De geselecteerde eindkandida(a)t(e) moet binnen de drie maanden na de selectiebeslissing de functie opnemen. 10 De geselecteerde dient vooraleer vast benoemd te worden eerst nog een statutaire proeftijd in de bevorderingsbetrekking met goed gevolg te doorlopen. 11 De uitslag van de bijkomende proef blijft 18 maanden geldig. De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verw ijderen. O 2 OKl Henny De Baets Administrateur-generaal Datum 5/5