VACATURE MEDEWERKER BURGERZAKEN

Transcriptie

1 INFORMATIEBUNDEL VACATURE MEDEWERKER BURGERZAKEN halftijds - gesco - onbepaalde duur 1

2 Bedankt voor uw interesse in onze vacature! In deze bundel verneemt u meer over de functie waarin u geïnteresseerd bent. U vindt er : de tekst van de publicatie Deze vacature werd o.a. bekendgemaakt via volgende kanalen : Publicatie in Het Nieuwsblad, De Streekkrant en De Zondag Publicatie op de gemeentelijke website en op deze van de VDAB Affiches in diverse gemeentelijke gebouwen de functiebeschrijving de geldelijke voordelen de aanwervings- en toelatingsvoorwaarden, vervat in de rechtspositieregeling voor het personeel van de gemeente Laarne info over de selectieproeven, zoals vastgelegd in de rechtspositieregeling Wenst u nog meer inlichtingen, of is iets niet helemaal duidelijk, neem dan gerust contact op met de personeelsdienst tel. 09/ , of mail personeelsdienst@laarne.be Solliciteren kan tot uiterlijk 29 september Hiervoor stuurt u, bij voorkeur aangetekend, een sollicitatiebrief plus curriculum vitae, samen met een uittreksel uit het strafregister van maximum drie maanden oud, en een kopie van het gevraagde diploma naar College van Burgemeester en Schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne. U kunt deze stukken ook komen afgeven bij de personeelsdienst op dit adres, tegen ontvangstbewijs. 2

3 Het gemeentebestuur van Laarne is op zoek naar : EEN HALFTIJDS MEDEWERKER BURGERZAKEN GESCO ONBEPAALDE DUUR SALARISSCHAAL C1-C3 Uw functie : De medewerker burgerzaken vangt enerzijds de burgers klantvriendelijk op aan het loket en voert anderzijds zorgvuldig de administratieve taken verbonden met de burger- en welzijnsdienst uit. Hierdoor is hij/zij mede verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid van de gemeentelijke taakstellingen. Uw profiel : Je hebt een getuigschrift van hoger secundair onderwijs en komt in aanmerking voor een tewerkstelling als gesco (alle info hierover bij de VDAB) Aanbod : Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur - boeiende functie - opleidings- en ontwikkelingskansen - gunstige vakantieregeling - maaltijdcheques - fietsvergoeding. Relevante beroepservaring uit privé of zelfstandige activiteit kan in aanmerking genomen worden voor maximum zes jaar Interesse? Een infobundel voor deze functie is beschikbaar op of kan je opvragen via mail naar personeelsdienst@laarne.be of telefoon 09/ Solliciteren kan met sollicitatiebrief, cv, kopie vereiste diploma en uittreksel uit het strafregister van maximum drie maanden oud - schriftelijk, gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne - via afgifte van uw dossier bij de personeelsdienst tegen ontvangstbewijs Sollicitaties worden verwacht tegen uiterlijk 29 september 2014 (datum poststempel of ontvangstbewijs telt). Als er minder dan 5 kandidaturen zijn bij het afsluiten van de kandidatuurstelling kan de aanstellende overheid opteren om een nieuwe oproep te doen om zo het aantal potentiële kandidaten te verhogen. 3

4 FUNCTIEBESCHRIJVING Medewerker Burgerzaken 1. Identificatiegegevens Functietitel : medewerker burgerzaken Dienst : Burger en welzijn Niveau C Rang : Cv Weddecategorie : C Positionering in het organogram Rechtstreekse chef : de hoofdmedewerker burger en welzijn / deskundige burger en welzijn Geeft geen leiding 3. Doel van de functie De medewerker burgerzaken vangt enerzijds de burgers klantvriendelijk op aan het loket en voert anderzijds zorgvuldig de administratieve taken verbonden met de burger- en welzijnsdienst uit. Hierdoor is hij/zij mede verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid van de gemeentelijke taakstellingen. 4. Functie-inhoud Resultaatsgebieden op vlak van planning en organisatie : De medewerker verzorgt de uitvoerende taakstellingen en opdrachten verbonden met één of meerdere van volgende productpaletten, eventueel volgens toebedeelde specialisatie binnen de burger- en welzijnsdienst : Productpalet bevolking - dossiersamenstelling voor adreswijzigingen van Belgen naar de gemeente Laarne, naar een andere gemeente, naar het buitenland of binnen de gemeente - opmaken en versturen van uittreksels uit getuigschriften opgemaakt aan de hand van de registers op schriftelijke vraag van derden - opmaak van diverse verklaringen (afstand van lichaam aan de wetenschap, afstand organen, euthanasie, wilsbeschikking betreffende ter aardebestelling, ) - dossiersamenstelling voor het bijwerken van de registers op basis van : geboorteakten, verwerving van de Belgische nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen, adopties, erkenningen, betwistingen vaderschap, verandering naam, overlijdens, - opmaken van identiteitsstukken voor volwassenen en kinderen - opmaak van paspoorten - inschrijvingen en afvoeringen van ambtswege - wettigen handtekening en eensluidend verklaren van documenten - afleveren rijbewijzen - behandeling aanvragen pensioenen en inkomensgarantie voor ouderen 4

5 Productenpalet vreemdelingen - dossiersamenstelling voor de adreswijzigingen van vreemdelingen naar de gemeente, naar een andere gemeente, naar het buitenland of binnen de gemeente - opmaken van verblijfsbewijzen - opmaken van attesten (machtigingen tot vestiging, tot terugkeer, tenlasteneming, aankomstverklaringen, bevelen om het grondgebied te verlaten, ) - opmaken en uitreiken van arbeidskaarten en beroepskaarten Productenpalet burgerlijke stand - aannemen van aangiften (balie) - afwerken dossier - aannemen, opstellen en verbeteren van akten - aanbrengen van de nodige randmeldingen, kanttekeningen i.v.m. de akten - bijhouden en opstellen van statistieken, jaarstaten, maandstaten - afleveren van uittreksels, attesten en getuigschriften uit of op basis van de aktes - organisatie van de ondertekening van de akten - administratie i.v.m. begravingen, crematies, ontgravingen en grondvergunningen - aannemen van de ondertrouw, huwelijksafkondigingen - opmaken van getuigschriften van huwelijksafkondigingen - bijhouden van de registers en tijdig overmaken aan de bevoegde overheden - bijstaan van de schepen van burgerlijke stand/burgemeester bij huwelijken Productenpalet strafregister - bijwerken strafregister (veroordelingbulletins, minnelijke schikkingen, overlijdens, ) - opzoekingen strafregister - opmaak uittreksel uit strafregister Productenpalet verkiezingen - opvolgen van de kieswetgeving - organisatie van de verkiezingen : vervullen van alle administratieve taken i.v.m. de verkiezingen en opvolging van de verkiezingen tijdens de kiesdag Productenpalet balieservice en administratie (allerlei) - verzorgen van een correcte informatieverstrekking inzake alle voorgaande productenpaletten, zowel aan de fysieke balie als op schriftelijk /telefonisch/ digitaal gebied (e-loket, brieven, mails, ) op drie niveaus : aan de burger, aan andere gemeentelijke diensten, aan andere openbare diensten - begeleiden van opzoekingen in de bevolkingsregisters - opmaken van het gemeentelijk jaarverslag op niveau van burgerzaken - dossiers straatnaamgeving en hernummering huisnummers afhandelen - organiseren van landbouwtellingen - opmaken en selecteren van lijsten :kieslijst, geboortelijst,. - klasseren en archiveren van documenten en dossiers Productenpalet welzijn - meehelpen aan de realisatie van het lokaal sociaal beleidsplan (binnen MJP) : administratieve ondersteuning geven omtrent verschillende sociale thema s kaderend binnen LSB voorstellen doen m.b.t. welzijn - individuele dienstverlening verzorgen en instaan voor een beleid inzake correcte sociale doorverwijzing 5

6 - informeren, helpen en begeleiden van de burger met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening : aanspreekpunt vormen, geven van inlichtingen en doorverwijzen van de burger (indien nodig), uitleg geven omtrent bepaalde procedures, meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures, opvolgen van de informatie die de burger opvraagt, opzetten van sensibiliseringsacties (indien nodig), bijhouden van klachten/suggesties/opmerkingen van burgers op gebied van allerhande sociale thema s - verzorgen van een maatschappelijke dienstverlening (inlichtingen verstrekken inzake dossiers gehandicapten, fiscale en sociale voordelen voor gehandicapten of algemene inlichtingen inzake allerlei sociale thema s, sociaal tarief elektriciteit en gasvrijstelling, parkeerkaart/vrijstelling van dragen veiligheidsgordel,...) - ondersteuning van tijdelijke projecten of tijdelijke acties kaderend binnen bestaande samenwerkingsinitiatieven, zoals drugspreventie, familiaal geweld, diversiteit, gelijke kansen, sociale tewerkstellingsprojecten Resultaatsgebieden op niveau van financieel management - verzorgen van kastoezicht, kascontrole en afrekening van de financiële verrichtingen verbonden aan de diverse taakstellingen van de productpaletten - instaan voor de inning van geringe dagontvangsten door : Bijhouden overzicht van ontvangsten en opvolgingsdocument bezorgen aan de financiële dienst Opvolging van de ontvangsten en problemen signaleren Regelmatig rapporteren aan de dienst financiën Goede afspraken maken voor wat opvolging en registratie van ontvangsten betreft Resultaatsgebieden op vlak van innovatie en processen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken : Mee instaan voor de continue werking en voor de permanente verbetering van structuren en interne processen, en de er aan verbonden controle in het kader van het interne controlesysteem Aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de diensten op een aanvaardbaar niveau te houden Mee helpen introduceren en invoeren van en werken met (nieuwe) begeleidende informaticapakketten verbonden aan de goede afwerking van de dossiers Voorstellen doen om de werking van de dienst te verbeteren en waar mogelijk en gewenst actief meewerken aan verbetering voor de gehele organisatie Actief deelnemen aan dienstenoverleg Resultaatsgebieden vanuit het administratief perspectief Dit omvat onder meer volgende taken: (Mee helpen) opmaken van voorstellen van beslissing, adviezen die aan de gemeenteraad, aan de gemeenteraadscommissies, en/of aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd Correct uitvoeren van de administratieve taken ter ondersteuning van de goede werking van de dienst, zoals daar zijn : - Brieven, s, faxen opstellen en/of verwerken conform de huisstijl en richtlijnen - Telefoonoproepen beantwoorden en/of doorschakelen - Behandelen van in- en uitgaande post - Klasseren en archiveren van dienstgebonden documenten 6

7 - Opmaken van voorbereidende notulen voor gemeenteraad en/of colleges, verder opvolgen en afwerken en indien nodig budgettair verwerken - Bestanden en databases bijhouden - Notuleren bij vergaderingen en/of de opmaak van verslagen Toegewezen dossiers controleren en vervolledigen, waarbij de correcte procedures worden toegepast Verruimende bepaling: op vraag van de gemeentesecretaris, verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere gemeentelijke diensten 5. Competenties Technische competenties - Gemeentelijke wetgeving kennen - Functiespecifieke wetgeving kennen - PC-vaardigheden hebben - Kennis van de werking van de gemeentelijke organisatie in zijn geheel Kerncompetenties o Klantgerichtheid o Resultaatgericht werken o Zich waardig en integer gedragen Functiegerelateerde competenties Mondelinge communicatie Rapporteren Samenwerken en teamwork Schriftelijk communiceren Nauwkeurig werken Efficiënt werken Zich flexibel opstellen Regelgericht werken organisatiebetrokkenheid veranderingsbereidheid Analyseren Probleemoplossend werken Deze functiebeschrijving en profielbeschrijving zijn niet beperkend, en kunnen ten allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente 7

8 Geldelijke voordelen : 1. Salarisschaal : salarisschalen C1 C2 C3 Minimum Maximum Verhoging 1x1x600 1x1x550 1x1x650 1x2x600 9x2x600 2x2x600 1x2x550 1x2x550 1x2x650 8x2x600 2x2x600 1x2x600 1x2x550 1x2x850 1x2x650 1x2x600 1x2x700 2x2x600 1x2x650 1x2x600 1x2x650 2x2x600 1x2x

9 De gemeente Laarne werkt met het stelsel van de functionele loopbaan. Dwz dat het personeel wordt aangeworven in de eerste salarisschaal (in dit geval C1), na 4 jaar kan overgaan naar de tweede salarisschaal (hier C2), en na 18 jaar de derde salarisschaal kan verwerven (hier C3). Voor de overgang naar de tweede, en later de derde salarisschaal, moet het personeelslid naast deze anciënniteitsvereiste, ook gunstig geëvalueerd worden door zijn overste(n). Het maandelijkse brutosalaris wordt bekomen door het jaarsalaris te delen door 12 en het bekomen getal te vermenigvuldigen met de geldende index (momenteel , te delen door 100). De eerste kolom van de tabel betreft het aantal jaar anciënniteit. Was u reeds eerder werkzaam in een openbare dienst? Dan tellen deze jaren/maanden mee voor de berekening van uw weddetrap. Hebt u in voorgaande tewerkstellingen in de private sector of als zelfstandige reeds relevante ervaring opgedaan? Dan kunnen deze voor maximum zes jaar meegerekend worden. 2. Maaltijdcheques Fietsvergoeding 0.21 per kilometer 4. Vakantie minimum 30 dagen jaarlijks vakantieverlof 14 wettelijke feestdagen 5. Hospitalisatieverzekering 6. Vorming Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen en vormingen 9

10 Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur moeten de kandidaten : 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maanden oud is. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen, die hij samen met het uittreksel aan het gemeentebestuur bezorgt. De aanstellende overheid oordeelt over de inhoud van het uittreksel en neemt de opmerking van de kandidaat in overweging. Bij de beoordeling houdt de aanstellende overheid rekening met het dienstbelang, de waardigheid van de desbetreffende openbare functie en de aard van de te begeven betrekking 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk en haar uitvoeringsbesluiten en het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten voor de functie van medewerker Burgerzaken : 1. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2. houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs 3. slagen voor de selectieprocedure 10

11 De selectieprocedure : De selectie gebeurt door een daartoe door het college van burgemeester en schepenen aangestelde selectiecommissie. De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De selectieproeven bestaan uit : 1. Een schriftelijk selectiegedeelte bestaande uit drie proeven: a) een schriftelijk gedeelte om te kunnen oordelen over de algemene vorming van de kandidaten, dat omvat het samenvatten en kritisch becommentariëren van een tekst over een onderwerp van algemene aard op het peil van de te begeven functie; b) een schriftelijk gedeelte over de kennis van de vakken, gekozen volgens de aard van de te begeven functie dat tot doel heeft de beroepsgeschiktheid van de kandidaten te beoordelen, c) een schriftelijk gedeelte omvattend een gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken en deze aan de hand van een verslag weer te geven 2. Een mondeling selectiegedeelte De geslaagde kandidaten voor schriftelijke gedeelte worden beoordeeld over hun motivatie en de interesse voor het werkterrein. Deze proef strekt er ondermeer toe om de kandidaat te testen op de kennis, de vaardigheden en de attitudes waarover hij of zij volgens het functieprofiel dient te beschikken Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure is 60%. Op iedere afzonderlijk selectiegedeelte dient 50% behaald te worden. Indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moet bovendien 50% van de punten worden behaald op elk van die proeven. Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De meeste geschikte kandidaat wordt door het college van burgemeester en schepenen gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en de verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli