Samenvatting. loket.nl Nieuwsbrieven

Transcriptie

1 Samenvatting loket.nl Nieuwsbrieven

2 Samenvatting nieuwsbrieven loket.nl Het is onmogelijk om in de basiscursus alle mogelijke bijzondere situaties te behandelen. Periodiek worden er door loket.nl digitale nieuwsbrieven uitgebracht. In dit document staan de belangrijkste onderwerpen uit die nieuwsbrieven beschreven. Vaak kunnen deze onderwerpen u ondersteunen bij het werken met loket.nl. Corrigeren datum in dienst en datum uit dienst... 4 Wizard corrigeren datum in dienst Wizard corrigeren datum uit dienst Verwijderen dienstverband... 5 Personeelsnummer op output... 6 Aanleveren externe partijen... 7 Cordares... 7 Initiële of correctieaangifte... 8 Levensloop t.b.v. Cordares... 8 PLO Relan... 8 Dagtabel toepassen... 9 Controle op SV-dagen Eindheffingscomponenten Excasso salarisstrook Toetsing minimum loon Gemoedsbezwaarden Fiscale jaarlonen bepalen Hogere WA-premie bij kortlopende contracten Spaarloonregeling/ Levensloopregeling Auto van de zaak Tijdspaarfonds (Bouw Uta/ timmerbedrijven) Deelname Tijdspaarfonds Afdracht Tijdspaarfonds Tijdspaarfonds overig Excasso Tijdspaarfonds Opnemen onbetaald verlofuren Opslag vakantietoeslag t.b.v. pensioenfondsen Journaal (standaard output) Standaard overzicht per loonrun Cumulatief journaal Onderhouden grootboekrekeningen Loonoutput Loonruns Loonoutput per run Loonoutput per werknemer Netto-bruto berekeningen

3 Netto bruto Loonkosten Mededelingen via loket.nl Salarisschalen Schaalsalaris actualiseren Afwijken op werknemersniveau van een gedefinieerde grondslag Toepassen 30% regeling Voorbeeld methode Netto via productieomgeving: Voorbeeld methode Gelijk totaalloon via proef of proformaberekening: In productie-omgeving opnemen: Wachtwoord beveiliging Artiesten / Beroepssporters Kostenvergoedingsbeschikking of kleine vergoedingsregeling

4 Corrigeren datum in dienst en datum uit dienst De datum in dienst en de datum uit dienst kunnen via wizards onder voorwaarden worden gewijzigd. Bij de gegevens van het dienstverband kunnen daarom een tweetal buttons zichtbaar zijn: 1. Corrigeren datum in dienst (alleen zichtbaar als de datum uit dienst niet is ingevuld) 2. Corrigeren datum uit dienst (alleen zichtbaar indien de datum uit dienst is ingevuld) Als hierop wordt geklikt verschijnt een scherm met daarop de datum in dienst of de datum uit dienst. Deze datum kan hier worden gewijzigd. Bij het toepassen worden een aantal verschillende entiteiten gemuteerd. Eventuele meldingen (zoals meldingen als gevolg van ziekmeldingen etc) zullen door de gebruiker zelf gecorrigeerd moeten worden. Wizard corrigeren datum in dienst. Bij het wijzigen van een datum in dienst wordt gecontroleerd of aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Een aantal van deze voorwaarden is hieronder beschreven. 4

5 Nieuwe datum ligt VOOR de oorspronkelijke datum in dienst Voorwaarde : Geen voorwaarde Nieuwe datum ligt NA de oorspronkelijke datum in dienst Voorwaarde : Er mogen geen records gekoppeld zijn aan het dienstverband waarbij de einddatum is ingevuld en ligt voor of op de nieuwe datum in dienst. Er mogen geen variabele gegevens aanwezig zijn, die betrekking hebben op een verloningsperiode welke ligt voor de verloningsperiode waar de nieuwe in dienst datum in valt. Er mogen geen loonresultaten zijn welke betrekking hebben op een verloningsperiode welke ligt voor de verloningsperiode waar de nieuwe in dienst datum in valt. Wizard corrigeren datum uit dienst. Het is ook mogelijk om een datum uit dienst leeg te maken. Bij het wijzigen van een datum uit dienst wordt gecontroleerd of aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Een aantal van deze voorwaarden is hieronder beschreven. Het is ook mogelijk om een datum uit dienst leeg te maken. Nieuwe uit dienst datum ligt VOOR de oorspronkelijke datum uit dienst Voorwaarde : Er mogen geen records gekoppeld zijn aan het dienstverband waarbij de ingangsdatum ligt na of op de nieuwe datum uit dienst. Er mogen geen loonresultaten zijn welke betrekking hebben op een verloningsperiode welke ligt na de verloningsperiode waar de nieuwe uit dienst datum in valt. Nieuwe uit dienst datum ligt NA de oorspronkelijke datum uit dienst Voorwaarde : Geen voorwaarde Nieuwe uit dienst datum is leeg Zie Nieuwe uit dienst datum ligt NA de oorspronkelijke datum uit dienst Verwijderen dienstverband Het is onder voorwaarden mogelijk om een dienstverband (werknemer) te verwijderen. Allereerst moet hiervoor een datum uit dienst zijn ingevuld. Zodra deze datum is ingevuld zal de button voor een wizard verschijnen. Deze button wordt alleen zichtbaar als aan de voorwaarden voor verwijdering is voldaan. De belangrijkste voorwaarde is dat er geen koppelingen voor deze werknemer naar de salarisverwerking hebben plaatsgevonden die zijn goedgekeurd. Als de werknemer alleen nog maar in de openstaande verloning is opgenomen, kan deze verloning worden geannuleerd en kan de werknemer alsnog worden verwijderd. 5

6 Personeelsnummer op output De mogelijkheid bestaat om in de cliëntgegevens ULSA aan te geven of het personeelsnummer of personeelsnummer verloning op de output moet worden gepresenteerd. U vind deze mogelijkheid in ULSA het onderdeel Loonstrook (zie onderstaand voorbeeld). De keuze geldt voor alle loonoutput, zoals: Loonstroken, runoverzicht, loonstaat, betalingsoverzicht en fout/signaal verslagen. Indien u op enig moment de keuze wijzigt, zal deze ook automatisch worden gepresenteerd in de output van de reeds goedgekeurde runs. 6

7 Aanleveren externe partijen Cordares In ULSA moet bij de werkgever de klantgroep Cordares worden vastgelegd en moet bij het klantgroepnummer het aansluitnummer bij Cordares worden ingevuld. Tevens dient u de juiste codering in te vullen bij CAO voor klantgroep. Menukeuzes: Salarisverwerking werkgever Externe partijen Cordares Door dit scherm in te vullen kan het bestand voor de aanlevering aan Cordares worden gedownload. Kies als de vraag verschijnt voor opslaan en geeft het bestand de naam zoals door Cordares wordt voorgeschreven. 7

8 Afw. Naam inzender: opgeven indien deze afwijkt van de naam van de werkgever. Afw. Adres inzender: opgeven indien deze afwijkt van het adres van de werkgever. Afw. Woonplaats inzender: opgeven indien deze afwijkt van de woonplaats van de werkgever. Afw. Aansluitnummer inzender: opgeven indien afwijkend van het aansluitnummer van de werkgever bij Cordares. Zendingsreferentie: identificatie van de inzending. Vrij te benoemen. Periode: periode waarop de inzending betrekking heeft. Datum van en datum tm: Alle loonruns die zijn goedgekeurd tussen deze twee data zullen in de aanlevering worden meegenomen. Over het algemeen zijn dit dus de loonruns die sinds de laatste aanlevering zijn goedgekeurd. Initiële of correctieaangifte Op basis van de opgegeven periode en de datum van en datum tm wordt bepaald of het een initiële aanlevering of een correctie betreft. Als er loonruns zijn die zijn goedgekeurd tussen de datum van en datum tm maar waarbij loonresultaten zijn ontstaan die betrekkingen hebben op een eerdere periode dan de opgegeven periode, zullen deze loonresultaten als correctie in het bericht worden opgenomen. Het is dus erg belangrijk de periode en de datum van en datum tm juist op te geven. Levensloop t.b.v. Cordares Werknemers, waarvoor gegevensuitwisseling met Cordares plaatsvindt, hebben de mogelijkheid om - indien ze aan de levensloopregeling deelnemen - dit via Cordares te laten verlopen. Dit is voor deze groep werknemers echter geen verplichting. Om deze mogelijkheid te ondersteunen is op het scherm Diversen salarisverwerking de optie opgenomen LLR via cordares (zie onderstaand voorbeeld). Indien de werknemer ervoor kiest de Levensloopregeling via Cordares te laten verlopen dan kiest u hier voor Ja en geeft vervolgens op de daarvoor beschikbare velden de inhouding in. Is de levensloopregeling elders ondergebracht dan hoeft u onderstaand veld niet te muteren. Indien u besluit om dit veld met terugwerkende kracht te muteren dan zal dit niet leiden tot een correctieaangifte Cordares. PLO Relan Menukeuzes: Salarisverwerking werkgever Extreme partijen Relan agrarisch/slagers/recreatie 8

9 Periode: periode waarop de inzending betrekking heeft. Datum van en datum tm: Alle loonruns die zijn goedgekeurd tussen deze twee data zullen in de aanlevering worden meegenomen. Over het algemeen zijn dit dus de loonruns die sinds de laatste aanlevering zijn goedgekeurd. Dagtabel toepassen Vanaf 2006 worden de maximum premielonen en franchises voor de werknemers-verzekeringen niet meer aan de hand van het aantal dagen berekend maar aan de hand van het loontijdvak (maand of 4 weken). In de onderstaande gevallen moet de dag of weektabel worden toegepast: Als een werknemer gedurende de loontijdvak periode in of uit dienst gaat In dit geval dienen de franchise en maximeringen WEL per dag bepaald te worden. Indien een werknemer vijf dagen per week werkt, wordt dit automatisch door loket.nl vastgesteld. Bij een parttimer die minder dan vijf dagen werkt en gedurende het loontijdvak in of uit dienst gaat, dient u zelf bij de variabele gegevens in de categorie uren het veld SV dagen te muteren met de daadwerkelijk gewerkte dagen. Loket.nl zal dan op basis van die ingevoerde dagen de juiste franchises, maximeringen en dagtabel voor loonheffing toepassen (conform voorschiften van de Belastingdienst). 9

10 Als er in het loontijdvak dagen zijn waarover de werknemer wegens ziekte rechtstreeks loon van UWV geniet Bij werknemers waarbij de ziekteuitkering via UWV loopt, dienen de uren gewerkt verminderd te worden met de ziekteuren. De ziekteuren dient u op te geven in de variabele gegevens met uren ziek, uren nsup ziek en wachturen ziek. Vervolgens sv-dagen opgeven en dagtabel (optionele gegevens, output) op 1 plaatsen. Op deze wijze wordt de dagtabel correct toegepast Als er in het loontijdvak dagen zijn waarover vakantiebongerechtigde werknemers geen loon genieten De uren die niet doorbetaald mogen worden dient u op te geven als onbetaald verlofuren in de variabele gegevens. In dit geval zal loket.nl automatisch de dagtabel gaan toepassen voor de periode waarin de onbetaald verlofuren voorkomen. Controle op SV-dagen Loket.nl controleert uitsluitend of het aantal sv-dagen niet meer bedraagt dan het totaal aantal sv-dagen in de gehele loonperiode (zie onderstaande foutmelding). Eindheffingscomponenten In alle CAO s en loonmodellen is voor iedere soort eindheffing een component aangemaakt. Deze componenten zijn te vinden in de range 355 t/m 360. Indien u gebruik maakt van één van deze componenten dan kan hiervoor de omschrijving gewijzigd worden. We adviseren de omschrijving zo algemeen mogelijk te houden zodat u de component in meerdere gevallen kunt gebruiken. Excasso salarisstrook Het is mogelijk om 10 componenten per werknemer op het scherm excasso op te geven. Per werknemer kunt u hiervan maximaal vijf excasso s op de salarisstrook laten afdrukken. Toetsing minimum loon Op het moment dat de loonverwerking wordt gestart, vindt er een controle plaats op het minimumloon (op fulltime basis). In voorkomende gevallen wordt hiervan een signaal geplaatst op het fout/signaalverslag bij de gegevens van de verloningsrun (zie onderstaand signaal). N.B. Werknemers die via de groene tabel worden belast, werknemers jonger dan 15 jaar of ouder dan 65 jaar, stagiaires en werknemers waarbij het basisloon 0,00 bedraagt, worden niet gesignaleerd. Gemoedsbezwaarden Om gemoedsbezwaarden te kunnen verlonen zijn in loket.nl de volgende mogelijkheden ingebouwd: Werknemer is gemoedsbezwaard voor de volksverzekeringen en de ZVW; 10

11 In dit geval dient bij het betreffende dienstverband wél te worden aangegeven dat deze werknemer is verzekerd voor de ZVW. De gebruikelijke componenten voor ZVW worden in dit geval vervangen door WG.deel.BVB, Premie BVB en Prem.Loon.BVB (BVB staat voor Bijdrage Vervangende Belasting). Werknemer is gemoedsbezwaard voor de werknemersverzekeringen; In dit geval dient bij het betreffende dienstverband wél te worden aangegeven dat deze werknemer is verzekerd voor de sociale verzekeringswetten. Er zal geen inhouding plaatsvinden. De werkgever is wél de werkgeversbijdrage verschuldigd. U kunt de regeling Gemoedsbezwaarden bij de werknemer activeren in het scherm Hoedanigheden (Zie onderstaand voorbeeld). Fiscale jaarlonen bepalen Met deze functie kunnen, nadat een werkgever is afgesloten en voor de medewerkers de nieuwe (fiscale)jaarlonen zijn bepaald, deze jaarlonen aan het scherm Fiscaal worden toegevoegd. U kunt deze nieuwe jaarlonen zelf aan Fiscaal toevoegen of dit collectief muteren via de optie Ophalen fiscale jaarlonen. Bij deze automatische bepaling van de jaarlonen wordt het jaarloon voor een werknemer, die slechts een gedeelte van het afgesloten jaar in dienst is geweest, bepaald met behulp van extrapolatie. Voor het automatisch ophalen van de jaarlonen dient u de onderstaande menuopties te volgen: Dienstverbanden Collectieve mutatie Overig Selecteren beloningsregeling Periodieke gegevens Ophalen fiscale jaarlonen Aangezien het een collectieve mutatie is, dient u een filter te zetten zodat uitsluitend de actieve werknemers worden gemuteerd. 11

12 Nadat de fiscale jaarlonen op deze wijze zijn vastgelegd, kunt u deze (uiteraard) nog muteren. Voor nieuwe werknemers wordt het jaarloon niet automatisch bepaald, maar dient handmatig bepaald en gemuteerd te worden. Indien u geen operationele salarisverwerking in een voorgaand kalenderjaar heeft gevoerd, dient u de fiscale jaarlonen zelf toe te voegen. Hogere WA-premie bij kortlopende contracten Werkgevers in de culturele sector, de agrarische sector, de bouw, het schildersbedrijf en de Horeca hebben per 1 januari 2006 te maken met variabele WA-premies. Werkgevers betalen voor werknemers met kortdurende contracten meer WA-premie dan voor werknemers die vaste contracten hebben. Dit moet ertoe leiden dat werkgevers arbeidscontracten met een langere looptijd afsluiten en seizoenswerkloosheid wordt voorkomen. Wanneer uw organisatie onder één van bovenstaande sectoren valt, dient u bij werknemers waarvoor de hogere premie geldt (dus de kortdurende contracten) op het scherm Dienstverband het veld Afw. Premiegr. Wachtgeld de juiste premiegroep te selecteren. Spaarloonregeling/ Levensloopregeling Het bedrag dat een werknemer in 2006 mag sparen in de spaarloonregeling blijft maximaal 613,00. Het tarief voor eindheffing over spaarloon blijft in %. 12

13 Voor inhoudelijke informatie betreffende de levensloop verwijzen wij u naar de internetsite Wel willen wij u er nogmaals op wijzen dat een werknemer bij u of een andere werkgever zowel een spaarloonregeling als een levensloopregeling kan hebben. Hij mag echter in hetzelfde kalenderjaar niet in beide regelingen sparen. Een werknemer hoeft niet vóór 1 januari 2006 een keuze te maken. Als een werknemer in 2006 een bedrag heeft ingelegd in de spaarloonregeling (en dus feitelijk een keuze heeft gemaakt voor spaarloon) heeft een werknemer nog tot 1 juli 2006 de mogelijkheid om die keuze te herzien. De stortingen in de spaarloonregeling moeten dan ook vóór 1 juli 2006 door de bank teruggestort worden naar de werkgever. De werkgever moet vervolgens deze bedragen als negatief spaarloon aan de medewerker uitbetalen. Onderstaand treft u de componenten aan die wij voor de levensloopregeling hebben aangebracht in loket.nl: Werkgeverbijdrage levensloop Categorie bruto vergoeding tabel (WG.BYDR.LLR) (Arbeidsvoorwaarden WN -> Beloning WN -> Periodieke vergoedingen WN -> Bruto vergoeding) Categorie bruto vergoeding tarief (WG.BYDR.LLR.BT) (werkgeversbijdrage levensloopregeling bijzonder tarief) Verstrekt u uw werknemers een bijdrage in het kader van de levensloopregeling dan kunt u hiervoor in alle gevallen (ook indien een werknemer niet deelneemt aan een levensloopregeling) deze twee componenten hanteren. Inhouding levensloop Categorie bruto inhoudingen (INH.LEVENSLOOP)(Arbeidsvoorwaarden WN -> Beloning WN -> Periodieke inhoudingen WN -> Bruto inhouding) De bank/girogegevens kunt u aangeven op het scherm Salarisverwerking -> Excasso Gespaard bedrag levensloopregeling geven wij door in de loonaangifte. Verstrekt de werkgever een bijdrage (zie hiervoor WG.BYDR.LLR) en moet ook dit bedrag worden gestort in de levensloopregeling dan moet het bedrag (INH.LEVENSLOOP) hiermee worden verhoogd. Deze inhouding bestaat dus uit het werknemersdeel én het werkgeversdeel. Categorie bruto inhouding tarief: (INH. LLR.BT) (inhouding levensloopregeling bijzonder tarief) Indien deze inhouding levensloopregeling bijzonder tarief moet worden gestort op de levenslooprekening, dan kunt u de bank/girogegevens aangeven op het scherm Salarisverwerking -> Excasso. Gespaard bedrag levensloopregeling geven wij door in de loonaangifte. Loon levensloop regeling (LOON LLR) ( Arbeidsvoorwaarden WN -> Beloning WN -> Periodieke vergoedingen WN -> Bruto vergoeding). Wanneer een werknemer verlof opneemt uit de levensloopregeling, dan kunt u met deze component het uit te betalen bedrag opgeven. De mogelijkheid om gedurende het levensloopverlof de pensioenopbouw (deeltijdfactor) voort te zetten, hangt af van de pensioenregeling waar de werknemer in deelneemt. Kan dus afwijken op CAO-, loonmodel- of werkgeversniveau. Indien een werknemer een bedrag aan levensloop opneemt, heeft deze werknemer in 2006 recht op maximaal 185,00 levensloopkorting. Het bedrag mag nooit hoger zijn dan het opgenomen bedrag levensloop. In de loop van 2006 zullen wij u informeren over de toe te passen component. 13

14 Maakt u gebruik van de module Financieel in loket.nl, dan dient u de nieuwe componenten ook op te nemen in uw rekeningschema. Auto van de zaak Vanaf 1 januari 2006 wordt het privé-voordeel van een ter beschikking gestelde auto tot het loon voor de loonheffing en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW gerekend. In tegenstelling tot eerdere informatie is de bijtelling geen loon voor de werknemersverzekeringen. De werkgever dient - behoudens te leveren tegenbewijs - over dit voordeel maandelijks loonheffing af te dragen en de bijdrage ZVW te berekenen. Een werkgever dient voor alle werknemers met een auto van de zaak, in beginsel 22% van de cataloguswaarde van de auto als loon in natura in aanmerking te nemen. Het voordeel dient tijdsevenredig toegerekend te worden. U kunt de oude component dan blijven gebruiken voor de netto eigen bijdrage vanwege accessoires, e.d. Voor de auto van de zaak is een afzonderlijke optie opgenomen in loket.nl. Volg hiervoor de volgende menuopties: Lijst dienstverbanden Selecteren dienstverband Salarisverwerking Fiscale gegevens Zodra hier een actueel record van aanwezig is, betekent dit dat de medewerker over een auto van de zaak beschikt. Als een medewerker geen auto van de zaak heeft, hier dus geen gegevens invoeren. Indien een werknemer wel een auto van de zaak heeft maar er geen bijtelling van toepassing is, moet de reden hiervan worden geregistreerd bij het veld: Reden geen bijtelling. Verder moet het bedrag aan bijtelling worden opgegeven en een eventuele bijdrage van de werknemer voor privé-gebruik (wordt bij de salarisverwerking in mindering gebracht op de fiscale bijtelling). Als ook nog een 14

15 bijdrage voor de werknemer van toepassing is voor bijvoorbeeld extra accessoires of een hoger leasebedrag moet dit plaatsvinden via de component 406 Bijdrage auto (Periodieke inhoudingen -> Netto inhoudingen). Deze extra bijdrage verlaagt de bijtelling niet. Wanneer u gebruik maakt van de module Financieel in loket.nl, dan dient u de nieuwe componenten ook op te nemen in uw rekeningschema. Tijdspaarfonds (Bouw Uta/ timmerbedrijven) Per 1 januari 2006 is het Vakantiefonds opgeheven voor bouw en timmerbedrijven. Vanaf dat moment dient het loon tijdens de vakantie- en feestdagen te worden doorbetaald. Hiervoor is het Tijdspaarfonds opgericht. Onderstaand geven we aan hoe de regeling in loket.nl is ingebouwd. Deelname Tijdspaarfonds Het Tijdspaarfonds wordt gevuld met zgn. bronnen die kunnen worden aangewend voor bepaalde doelen. Bronnen zijn o.a. bovenwettelijke vakantiedagen, ATV-dagen, kortverzuimdagen en 8% vakantietoeslag. Er zijn bronnen die bij deelname, verplicht in het Tijdspaarfonds moeten worden gestort. Deze bronnen zijn door loket.nl vertaald naar onderstaande percentages (hierbij is uitgegaan van 260 dagen). Soort Dagen Percentage Omschr. loket.nl bouwplaats TSF DAGEN < 18 jaar Na 26 weken ziek UTA-personeel 13 5 TSF DAGEN UTA Vakantietoeslag - 8 TSF VAKANTIE Bovenvermelde percentages zijn standaard opgenomen in de daarbij genoemde Grondslagen salarisverwerking (zie kolom omschr. loket.nl) U selecteert de betreffende regeling door een keuze uit de tabel te maken (zie onderstaande tabel). Wanneer een afwijkend percentage van toepassing is (bijvoorbeeld < 18 jaar) dan kunt u dit percentage bij de betreffende werknemer invullen in het scherm Grondslagen salarisverwerking. (Zie onderstaand voorbeeld.) 15

16 Is een werknemer langer dan 26 weken ziek dan dient u de reguliere deelname aan TSF DAGEN te beëindigen door bij deze grondslag een einddatum op te geven en aansluitend een nieuwe grondslag met het aangepaste percentage te activeren. Ontvangt een werknemer een procentuele prestatietoeslag dan dient voor de salarisverwerking de grondslag PRESTATIETSLG te worden geselecteerd. In deze grondslag geeft u het percentage aan en bij berekening geeft u procentueel volgens opgave aan. Daarnaast moet de prestatietoeslag in de berekening van TSF DAGEN en TSF DAGEN UTA en verder nog in enkele pensioengrondslagen worden meegenomen. Hiervoor moet, indien een werknemer een procentuele prestatietoeslag ontvangt, ook de grondslag PREST.TSL.PF worden geactiveerd. Deze moet op dezelfde manier worden ingericht als de hiervoor genoemde grondslag PRESTATIETSLG. De reden voor het gebruik van twee grondslagen voor prestatietoeslag is dat PRESTATIETSLG afhankelijk is van het werkelijk uitbetaalde salaris (bij onbetaald verlof wordt dit dus verlaagd) maar voor de grondslag van diverse pensioenfondsen het ongewijzigde bedrag moet worden meegenomen. Dit wordt bereikt door hiervoor de grondslag PREST.TSL.PF te activeren. Afdracht Tijdspaarfonds Voor het afstorten van de bijdrages Tijdspaarfonds moeten de grondslagen TSF DAGEN AFD en TSF VAK AFD worden geactiveerd. De werknemers (deelnemers) kunnen kiezen of 100% of 55% van de bruto waarde netto in het Tijdspaarfonds moet worden gestort. Standaard gaat de CAO (loket.nl) er vanuit dat 100% wordt gestort. U kunt op werknemerniveau hiervan afwijken. Tijdspaarfonds overig Extra stortingen in het tijdspaarfonds kunnen via de netto inhouding TSF OVERIG worden opgegeven. Excasso Tijdspaarfonds De ingehouden Tijdspaarfonds-bedragen dienen te worden overgeboekt naar de daarvoor bestemde rekeningen van de werknemer bij Cordares. Deze bankrekeningnummers legt u vast in het onderdeel Excasso van loket.nl. Tevens kunt u daar een extra omschrijving meegeven. Let op dat u het vakantiegeld en het bedrag van vakantiedagen niet naar dezelfde bankrekeningnummers overmaakt. Opnemen onbetaald verlofuren De onbetaald verlofuren kunt u opgeven via de variabele gegevens (categorie uren). Indien een werknemer onbetaald verlof neemt mag dit voor diverse pensioenfondsen geen gevolgen hebben. U dient in dat geval daarom ook de deeltijdfactor van de werknemer te corrigeren. De deeltijdfactor is voor fulltime werknemers 100 en voor parttime werknemers een afgeleide hiervan. 16

17 Deze deeltijdfactor kunt u muteren via de variabele gegevens onder de Categorie optionele componenten - > output. Opslag vakantietoeslag t.b.v. pensioenfondsen In de grondslag voor diverse pensioenfondsen moet per periode de vakantietoeslag worden meegenomen. Daarom dient voor iedere werknemer die onder de bovengenoemde CAO s valt ook de grondslag RESVTTBVPF te worden geactiveerd. Deze wordt vervolgens automatisch meegenomen in de betreffende pensioenfondsen. Journaal (standaard output) Standaard overzicht per loonrun De standaard loonoutput in de journalisering is voorzien van een optie om het journaal ook naar bijvoorbeeld Excel te exporteren. Menu-keuzes: Salarisverwerking WG Selectie beloningsregeling Verloningsruns Goedgekeurd of openstaand Selectie loonrun Journaal ulsa Cumulatief journaal Naast een journaal per loonrun is het mogelijk een cumulatief journaal op te vragen. Hierbij worden goedgekeurde loonruns van meerdere periodes in één overzicht gepresenteerd. Hierbij kan een keuze worden gemaakt tussen wel of geen onderverdeling naar afdelingen en/of periodes. Tevens is altijd een totaalblad opgenomen. Ook dit cumulatief journaal kan worden geëxporteerd naar Excel. Menu-keuzes: Salarisverwerking WG Selectie beloningsregeling Overzichten Journaal cumulatief 17

18 Onderhouden grootboekrekeningen Het onderhoud van de grootboekrekeningen voor de looncomponenten kan vanuit loket.nl plaatsvinden. Per looncomponent kan hiervoor het grootboekrekeningnummer worden geregistreerd. Menu-keuzes: Salarisverwerking WG Selectie beloningsregeling Grootboekrekeningen Loonoutput Loonruns De loonruns zijn via verschillende menu-opties te benaderen: 1. Alle runs 2. Openstaande runs 3. Goedgekeurde runs 4. Geannuleerde runs 18

19 Loonoutput per run De loonstroken kunnen op verschillende manieren worden gesorteerd door voor een bepaalde button te kiezen. Loonoutput per werknemer Het is mogelijk om de loonstroken en voortschrijdende loonstaat per dienstverband op te roepen. Hierbij worden bijvoorbeeld alle loonstroken van een dienstverband voor het opgevragen jaar in één bestand getoond. Menu-keuzes: Lijst dienstverbanden Selecteren dienstverband Overzichten WN Loonoutput WN 19

20 Netto-bruto berekeningen Menu keuzes: Lijst dienstverbanden Selecteren dienstverband Arbeidsvoorwaarden WN Beloning WN Basisloon WN Netto bruto Het is mogelijk om een netto periodeloon op te geven dat vervolgens in de salarisberekening wordt gebruteerd. Dit nettoloon kan zowel een uurloon als een periodeloon zijn. Als ook nog een brutoloon wordt opgegeven, zal een eventueel verschil afzonderlijk op de loonstrook worden weergegeven. Let op: Het gebruteerde bedrag wordt naar een andere looncomponent geschreven dan het normale brutoloon. Dit betekent dat het eventueel afzonderlijk moet worden opgenomen in grondslagen voor bijvoorbeeld vakantietoeslag en fondsen. 20

21 Loonkosten Het is mogelijk om in plaats van een brutoloon, loonkosten op te geven. Deze loonkosten kunnen zowel per uur als per periode worden opgegeven. In de salarisberekening wordt dan automatisch op basis van deze loonkosten een brutoloon bepaald. Hierbij wordt geen rekening gehouden met componenten die via tarief worden belast zoals overwerk en eenmalige vergoedingen. Deze tariefbeloningen zullen dus de loonkosten verhogen en geen invloed hebben op het te berekenen brutoloon. Mededelingen via loket.nl Zowel op CAO-niveau, als op loonmodelniveau als op werkgeverniveau kunnen mededelingen worden vastgelegd. Deze mogelijkheid is bedoeld om snel en direct berichten door te geven aan onderliggende partijen. Bijvoorbeeld vanuit CAO -> Loonmodel -> Werkgevers of vanuit Loonmodel -> Werkgevers. Deze mededelingen zullen vervolgens bij de gebruikers van loket.nl in het scherm verschijnen. Op deze manier zullen we in de toekomst o.a. kunnen aangeven dat er wijzigingen in de CAO zijn aangebracht. Deze mededeling zal dan uitsluitend bij de werkgevers verschijnen die ook werkelijk van deze CAO gebruik maken. Dit kan ook worden doorgevoerd vanuit het loonmodel. U kunt mededelingen doen op loonmodelniveau die vervolgens bij de betreffende werkgevers in loket.nl zal verschijnen. (Selecteer het gewenste loonmodel of de werkgever en kies vervolgens voor mededelingen loonmodel of mededelingen werkgever ). Hiervoor zijn opties opgenomen in ULSA. De volgende gegevens kunnen hier worden vastgelegd: Datum vanaf: Dit is de datum waarop de mededeling zichtbaar wordt in loket.nl Vervaldatum: Dit is de datum waarop de mededeling, indien deze in loket.nl nog niet is afgevinkt, automatisch zal worden afgevinkt. Omschrijving: Geeft een korte omschrijving van de betreffende mededeling. Mededeling: Hierin kan de tekst worden geplaatst, bedoeld voor de werkgevers die gerelateerd zijn aan (in onderstaand voorbeeld) het betreffende loonmodel. Op deze manier kan snel en direct berichtenverkeer plaatsvinden naar de onderliggende partijen. Salarisschalen Het is ook mogelijk om het brutoloon te bepalen op basis van salarisschalen. De salarisschalen dienen door uw administratiekantoor te worden ingericht. Voor een groot aantal CAO s is dit reeds door loket.nl gedaan. Bovendien moet het product salarisschalen op werkgeversniveau zijn geactiveerd. Allereerst moet een salarisschaal worden gekozen. Na de keuze van een salarisschaal wordt automatisch de listbox met de schaalcel aangepast zodat de cellen van de gekozen salarisschaal worden getoond. De combinatie salarisschaal en cel bepaalt, samen met de ingangsdatum, het uiteindelijke schaalsalaris. Om daadwerkelijk het schaalsalaris toe te passen, zal Salarisschaal toepassen op Ja moeten worden gezet. Bij het opslaan van de mutaties wordt het basisloon automatisch aangepast aan het schaalsalaris. Als Salarisschaal toepassen op Nee staat zal het basisloon niet automatisch worden aangepast en zult u zelf het basisloon moeten muteren. 21

22 Schaalsalaris actualiseren Als er nieuwe schaalsalarissen zijn gedefinieerd bij de inrichting van de salarisadministratie, kunnen de schaalsalarissen bij dienstverbanden collectief worden geactualiseerd. Deze mogelijkheid is alleen aanwezig als het product salarisschalen voor de werkgever is geactiveerd. Menu keuzes: Dienstverbanden Collectieve mutatie Beloning Actualiseren schaalsalaris Er kan zelf een ingangsdatum worden gekozen. Door vervolgens te kiezen voor toepassen worden achtereenvolgens de volgende acties uitgevoerd: 1. Voor ieder dienstverband wordt bepaald wat de salarisschaal en de salarisschaalcel is op de voor actualisering gekozen ingangsdatum 2. als de salarisschaal en salariscel is bepaald wordt bepaald wat het bijbehorende salaris is dat actueel is op de gekozen ingangsdatum. 3. voor het nieuwe salaris wordt een nieuw record aangemaakt met als ingangsdatum de gekozen ingangsdatum van actualisering. (Als de ingangsdatum van actualisering gelijk is aan de ingangsdatum van het reeds aanwezige record, wordt alleen het basisloon aangepast) Actualisering van het schaalsalaris wordt alleen uitgevoerd als bij het actuele beloningsrecord is aangegeven Salarisschaal toepassen is Ja Voor werknemers die uit dienst zijn, worden de salarisschalen niet automatisch aangepast. 22

23 Afwijken op werknemersniveau van een gedefinieerde grondslag Menu keuzes: Lijst dienstverbanden Selecteren dienstverband Salarisverwerking Grondslagen Voor grondslagen kunnen reserveringen worden gedefinieerd in de inrichting van de salarisverwerking. Neem hiervoor contact op met uw provider. Van het reserveringspercentage kan voor een bepaald dienstverband worden afgeweken door bij de grondslagen een ander reserveringspercentage op te geven. Tevens moet dan worden gekozen voor berekening is procentueel volgens opgave. Let op: ook de andere percentages zullen afwijkend moeten worden opgeven omdat alles voor deze grondslag als afwijkend wordt gezien, ook het grondslag percentage. 23

24 Toepassen 30% regeling De 30% regeling is opgenomen bij de fiscale gegevens. Voor de 30% regeling zijn twee mogelijkheden in loket.nl opgenomen: Netto: 30% vergoeding = 30/70 * totaal fiscaal loon Gelijk totaalloon: 30% vergoeding = 30/70 * totaal fiscaal loon met gelijkblijvend totaal loon Methode Gelijk totaalloon zal alleen in proef of proformaberekeningen worden gebruikt om het uiteindelijke basisloon te berekenen. Hiervoor wordt het gelijkblijvend totaal loon opgegeven waarna via methode Netto een 30% vergoeding zal worden berekend en een totale bruto-inhouding die gelijk is aan de 30% vergoeding. Het uiteindelijke basisloon dat in loket.nl zal worden ingevoerd voor de desbetreffende werknemer, is het gelijkblijvend totaal loon minus de bruto-inhouding. De 30% regeling wordt vervolgens in de productieomgeving toegepast via methode Netto. 24

25 Overwerk, vakantietoeslag etc worden vervolgens steeds berekend over het uiteindelijke basisloon. Hierover wordt via methode Netto een 30% vergoeding berekend. Voorbeeld methode Netto via productieomgeving: Basisloon: 3000 Fiscaal loon: 3381,86 30% vergoeding: 30/70 * 3381,86 = 1449,36 Overuren, vakantietoeslag etc. worden berekend op basis van 3000,00 Voorbeeld methode Gelijk totaalloon via proef of proformaberekening: Basisloon: 3000 Fiscaal loon: 2024,42 30% vergoeding: 30/70 * 2024,42= 867,61 Bruto-inhouding: 867,61 Uiteindelijke basisloon voor productie-omgeving: = totaal gelijkblijvend loon bruto-inhouding = ,61= 2132,39 In productie-omgeving opnemen: Basisloon = 2132,39 30% regeling via methode Netto Overuren, vakantietoeslag etc. worden berekend op basis van 2132,39 Wachtwoord beveiliging Bij alle nieuwe gebruikers of wijzigingen van huidige wachtwoorden dient het nieuwe wachtwoord minimaal te bestaan uit acht posities waarvan het verplicht is dat minimaal drie van de vier onderstaande types moeten voorkomen: Hoofdletter, Kleine letter, cijfer, speciaal teken(voorbeelden speciale tekens!@#$%^&*_?+). Voorbeelden wachtwoord: Test0001of PwvAm4-0 We adviseren u uw wachtwoord regelmatig te wijzigen. Artiesten / Beroepssporters Om regeling voor Artiesten/Beroepssporters juist toe te passen dient u met diverse zaken rekening te worden gehouden. Onderstaand is deze regeling nader beschreven. Kostenvergoedingsbeschikking of kleine vergoedingsregeling Voor de artiesten/beroepssporters bestaat een kostenvergoedingsbeschikking of kleinevergoedingsregeling. (er kan slechts van één van de twee regelingen tegelijkertijd gebruik worden gemaakt) 25

26 Componenten ULSA activeren. Om de kostenvergoedingsbeschikking of kleine vergoedingsregeling toe te kunnen passen moeten de componenten 765 (kst.verg.besch, categorie fisc. Bijtellingen/aftrek) en 766 (bytell.k.v.b., categorie intern) worden toegevoegd bij de looncomponenten. Werknemergegevens Voor de salarisverwerking van artiesten zijn onderstaande punten van belang: Dienstverband; Onder basis dienstverband selecteert u het betreffende dienstverband. Dit kan zijn: Musicus/Artiest binnenland, Musicus/Artiest buitenland, Beroepssporter binnenland of Beroepssporter buitenland. Sociale verzekeringen. U geeft zelf aan of de Artiest/Beroepssporter verzekerd is voor de sociale verzekeringswetten. Zorgverzekeringswet In het scherm Sociale verzekeringen->werknemer Zvw selecteert u bij soort zvw, Niet verzekeringsplichtig; Persoon niet AWBZ verzekerd. Loonheffingen Afhankelijk van het dienstverband wordt automatisch een vast percentage inhouden, 20% of 34,15% Uit dienst datum Indien u de datum uit dienst opgeeft kan loket.nl zelf het aantal SV- en Belastingplichtige dagen vaststellen. Variabele gegevens Onder variabele gegevens dient u (minimaal) de volgende velden te muteren: Uren -> Uren gewerkt Indien u het aantal uren opgeeft bepaalt loket.nl zelf het aantal sv- en bel.pl. dagen Fiscale bijtellingen/aftrek -> Kst.verg.besch Indien u rekening moet houden met de Kostenvergoedingsbeschikking of Kleine vergoedingsregeling dan geeft u hier het betreffende bedrag op. Output -> Loon/salaris Het bedrag dat u hier opgeeft is de bruto gage, inclusief het bedrag dat valt onder de Kostenvergoedingsbeschikking of Kleine vergoedingsregeling Voorbeeld output LET OP: De bijtelling K.V.B. is een bijtelpost voor het heffingsplichtigloon maar wordt bij de berekening van de feitelijke loonheffing weer in mindering gebracht. 26