provf ncre gronrngen 26 ça.i-i, jljìrl t f,iiv,{ii:i'r:}ì ?"11, 'r Martinikerkhofl2 Sint Jansstraat4

Transcriptie

1 provf ncre gronrngen t f,iiv,{ii:i'r:}ì?"11, 'r t. I tt Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier Postbus AC LEEK Datum Documentnr. Dossiernummer Behandeld door Telefoonnummer Antwoord op Bijlage Onderwerp 26 ça.i-i, jljìrl t9tA'7 K14149 E.H. de Jonge (050) Toezichtsplan I nterbestuu rl ijk toezicht Geacht college, Met deze brief informeren wij u over de manier waarop wij het interbestuurlijk toezicht op uw gemeente gaan uitoefenen. Maatwerk Zoals u weet werken wij aan maatwerktoezicht voor alle (toekomstige) Groninger gemeenten. ln mei2017 hebben wij u hierover getnformeerd in de brief met nummer /18/4.6. De kern van dit toezicht is maatwerk, gebaseerd op samenwerking en uitgaand van wederzijds vertrouwen. ln uw gemeente is in de afgelopen periode gewerkt aan dit maatwerktoezicht. Deskundigen van gemeente en provincie hebben geïnventariseerd welke factoren eraan kunnen bijdragen dat een wettelijke taak niet naar behoren wordt uitgevoerd. Ook is beoordeeld welke inspanning van de gemeente nodig is en welke toezichtsactie van de provincie. Achterliggende gedachte van deze manier van werken is dat de kwaliteit van het openbaar bestuur een gezamenlijke verantwoordelijkheid is en dat het interbestuurlijk toezicht een bijdrage kan leveren aan de verhoging van die kwaliteit. Werkwijze Vanaf nu gaan wij ons interbestuurlijk toezicht op uw gemeente baseren op het maatwerktoezichtsplan dat u in de bijlage treft. Gedurende het komende jaar zullen de deskundigen in uw en onze organisatie voortdurend contact hebben over dit maatwerkplan. Over een half jaar zal ambtelijk contact worden gezocht met uw secretaris om te bespreken of aanpassing van het plan nodig is. Bij de maatwerkgedachte hoort immers dat het plan gewijzigd kan worden. Volgend jaar in deze periode sturen wij u een rapportage met de stand van zaken van onze toezichtsacties; de acties die zijn afgerond, de vorderingen van de afspraken die nog lopen en de nieuwe afspraken die zijn gemaakt. Bij die rapportage sturen wij u het geactualiseerde maatwerktoezichtsplan dat in overleg met uw ambtelijke organisatie is opgesteld. Martinikerkhofl2 Sint Jansstraat4 9Tl2JGGroningen 97l2JNcron ngen Postbus6l P Groningen Telefoon www. provinc egronìngen. nl info@provinciegroningen. nl De provincie Gron ngen wêrkt volgens normen d e zijn vastgelegd n een handvest voor dienstvêrlen ng. D t handvest v ndt u op onzê wêbs te of kunt u opvragen b j de afdeling Bestuur, Jur dische Zakên & Commun ætie: O5O BTW: NL / KvK: / IBAN: NL84 ABNA / BIC: ABNANL2A

2

3 Bestu u rl ijke kl a n kbo rdg roe p Binnenkort wordt uw burgemeester uitgenodigd om, samen met de burgemeesters van Groningen en Het Hogeland, de nieuwe werkwijze te bespreken met de commissaris van de Koning, de coördinerend portefeuillehouder I BT. Wij zien ernaar uit om samen met u het interbestuurlijk toezicht op deze nieuwe manier vorm te geven. H edeputee Staten van Groningen I voorzitter locosecretaris

4

5 M aatwerktoezicht Westerkwa rti e r Risicofactoren o.b.v. nulmeting 1 Het risico dat de taken op het gebied van archief- en informatiebeheer niet naar behoren worden uitgevoerd wordt vergroot doordat de nieuwe gemeente op vijf verschillende locaties gaat werken. Het team digitale informatie heeft Marum als centrale werkplek. Het team moet ook de organisatie op de andere locaties bedienen Er zrln vijf fte beschikbaar voor archief- en rnformatiebeheer, maar het is nog onzeker of deze formatie toereikend is om alle wettelijke taken naar behoren uit te voren. Er is voor één jaar voorzien in een aanvullino van drie fte. 2. Er wordt nog geen kwaliteitssysteem (artikel 16 van de Archiefregeling) voor het archiefbeheer toegepast. 3. De oude archieven van de vier fusiegemeenten zijn nog niet afgesloten en beschreven. Er is al inhuur van DOXsupport voor het afsluiten. 4. De nieuwe gemeente gaat werken met een digitaal zaaksysteem. Dit betekent voor veel medewerkers een nieuwe werkwijze waarvoor het team digitale informatie actieve ondersteuning moet bieden. Dit legt een extra beslag op deze medewerkers, zie ook punt 1. Het team digitale informatie werkt aan een handboek vervanging en het beleid ten aanzien van het beheer van digitale arch iefbescheiden (d igitale beheeromgeving). Met het vertrek van de externe projectleider ontstaat het risico dat werkzaamheden onvoldoende geborgd zijn binnen het team diqitale informatie. Toezichtsact es De gemeente onderzoekt hoe de werkzaamheden formatief moeten worden ingevuld. Gemeente en provincie beoordelen na een half jaar (derde kwartaal2019) gezamenlijk hoe de wettelijke archieftaken worden uitgevoerd met de beschikbare fte's, inclusief de tijdelijke drie fte's. De gemeente stelt een kwaliteitssysteem op en informeert de provincie in het vierde kwartaal 2019 over de stand van zaken. De gemeente informeert de provincie over het afsluiten en beschrijven van de archieven van de fusiegemeenten. ln het tweede kwartaal van 2019 vindt hierover een overleg plaats. Gemeente en provincie kijken gezamenlijk hoe de overstap naar het digitaal zaaksysteem verloopt. De gemeente informeert de provincie over het handboek vervanging en het op te stellen beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden (digitale beheeromgeving). Gemeente en provincie hebben hierover en over de borging van werkzaamheden in het team in het derde kwartaal 2019 overleg. De gemeente en de provincie voeren jaarlijks overleg over de uitvoering van de wettelijke taken op het terrein van Archief en Informatiebeheer. Hierbij komen, naast deze maatwerkafspraken, in elk geval de zogenaamde kernindicatoren ter sprake. Gebouwd Erfgoed en Archeolog e (GEA) Risicofactoren o.b.v. nulmet nq 1 De beleidsadvieskaarten archeologie van de voormalige gemeenten zijn verouderd en onvolledig. Het risico bestaat dat archeologische waarden niet goed in de bestemmingsplannen zijn geborgd en daarmee archeologische waarden ongezien verdwiinen. Toezichtsact es De gemeente brengt uiterlijk in het vierde kwartaal 2019 in beeld hoe wordt ondervangen dat archeologische waarden ongezien verdwrjnen. De gemeente informeert de provincie elk kwartaal over de vorderingen. Westerkwartier - lnterbestuurlijk toezicht op maat Februari 2019

6 2 Het risico bestaat dat het proces van afstemming tussen de afdelingen met erfgoedtaken en vth{aken onvoldoende is met als gevolg dat te beschermen waarden niet tijdig in beeld zijn bij het verlenen van toestemminqen en zii kunnen verdwiinen. Gemeente en provincie gaan uiterlijk in het tweede kwartaal 2019 onderzoeken hoe groot dit risico in de dagel kse praktijk is. Risicofactoren o.b.v. nulmet nq 1 De gemeente dient aan drie condities te voldoen: Toezichtsact es Twee keer per jaar beoordeelt de provincie of de dan geldende taakstelling is gerealiseerd. - ln het algemeen zicht hebben en houden op:. (de grootte van) de taakstelling;. (de samenstelling van) de gekoppelde huishoudens;. de aanvragen voor gezinshereniging;. de (flexibele) afspraken met de woningcorporatie(s);. de (flexibele) afspraken met de uitvoeringsinstantie(s);. de mogelijkheden om anders dan in sociale huurwoningvoorraad te huisvesten (bijv. in particuliere huur, door verbouw van panden met een andere dan een woonbestemming) - Goed contact onderhouden met de regievoerder van COA. - Het werk niet bij slechts één persoon onderbrengen, maar een tweede collega betrekken om de kwetsbaarheid van de qemeenteliike orqanisatie te verminderen. I Risicofactoren o.h,v. n ulmet n,g Voor het buitengebied van de voormalige gemeente Marum is nog geen bestemmingsplan voor karakteristieke en beeldbepalende panden in procedure gebracht. Er is nog geen inventarisatie uitgevoerd. Daarnaast is voor het gebied Middag (voormalig gemeente Winsum) nog geen bestemmingsplan voor karakteristieke en beeldbepalende panden in procedure gebracht. Onduidelijk is of voor dit gebied al een inventarisatie is uitgevoerd. Het gebied Middag is gelegen in het aardbevingsgebied. Het risico is dat karakteristieke en beeldbepalende panden niet de vereiste bescherminq kriioen. Toezichtsectiês Begin 2019 is er meer duidelijkheid over de planning van het bestemm in gsplan inzake karakteristieke en beeld bepalende panden in de voormalige gemeente Marum en het gebied Middag. De gemeente informeert de provincie hierover in het eerste kwartaal van Westerkwartier - lnterbestuurlijk toezicht op maat Februari

7 De gemeente moet op grond van artikel2.6 van de POV op 15 juli 2019 aan artikel 2.9.1van de POV voldoen. De gemeente geeft aan deze termijn vanwege de vereiste zorgvuldigheid vermoedelijk niet te halen. De gemeente houdt de provincie op de hoogte van de vorderrngen om te voldoen aan de POV. De gemeente informeert de provincie hierover in het eerste kwartaal van Het risico is dat karakteristieke en beeldbepalende panden niet de vereiste bescherming krijgen. 2 Het is onduidelijk of de bestemmingsplannen grondgebied_dekkend zijn en, in het verlengde hiervan, of hierdoor strijdigheid met de provinciale Omgevingsverordening ontstaat. Het risico is pas te beoordelen op het moment dat duidelijk is voor welke gebieden noq qeen bestemminqplan qelden. 3 De voormalige gemeente Grootegast beschikte niet over een structuurvisie, hier gelden wel actuele bestemmingsplannen. Het uitgangspunt is om voor de nieuwe gemeente Westerkwartier één grondgebied dekkende Omqevinqsvisie vast te stellen. ln het eerste kwartaalvan 2019 stuurt de gemeente een overzicht van de vigerende plannen naar de provincie. Hierin worden ook de plannen opgenomen die gelden in het gebied Middag. Uit dit overzicht komt dan ook naar voren voor welke gebieden er mogelijk geen bestemmingsplannen gelden. Begin 2019 is er meer duidelijkheid over de planning van de vast te stellen Omgevingsvisie voor de nieuwe gemeente Westerkwartier. De gemeente informeert de provincie hierover in het eerste kwartaalvan Wabo / Bestuursrechteliike handhaving RO Risicofactoren o.b.v. nu lmeti nq 1 De gemeente heeft taken van de Omgevingsdienst Groningen (ODG) teruggenomen, maar heeft voor het uitvoeren van deze taken nog geen formatie. Hierdoor komt de behoorlijke uitvoering van de wettelijke taken in het gedrang. Voor verg unningverlen ing betekent dit dat niet adequaat kan worden gereageerd op een vergunningaanvraag. En voor toezicht en handhaving kan de situatie ontstaan dat het niet voldoen aan wet- en regelgeving en illegale praktijken niet worden gesignaleerd en dus ook niet qoed kunnen worden bestreden. 2. Jaarverslagen voldoen op dit moment nog niet volledig aan het Besluit Omgevingsrecht (Bor). Hiermee ontstaat het risico dat het systeem dat het Bor voorschrijft (de big eight) niet wordt gevolgd. Omdat het jaarverslag geen informatie bevat over het naleefgedrag kan er geen goede evaluatie plaatsvinden die moeten kunnen leiden tot eventueel noodzakelijke aanpassing van beleid of prioriterinq. Toezichtsacties De gemeente brengt in het eerste kwartaal 20'19 in beeld hoe dit risico wordt ondervangen en informeert de provincie hierover. Het is bekend dat een deel van de benodigde informatie moet worden verstrekt door de Omgevingsdienst Groningen en dat die op dit moment niet in staat is dat te doen. Gemeente en provincie gaan uiterlijk in het tweede kwartaal 2019 in gesprek over welke verbeteringen op korte termijn kunnen worden ingevoerd. Dit wordt (ook) centraal via het vth-platform besproken met de ODG. Westerkwartier - lnterbestuurlijk toezicht op maat Februari

8