Toezichtsplan Commissie van Toezicht Vereniging De Rotterdamse Montessorischool

Transcriptie

1 Toezichtsplan Commissie van Toezicht Vereniging De Rotterdamse Montessorischool Inhoud 1. Inleiding Toezichtsaspecten en toezichtskader Toezichtsproces: jaarplanning en praktische invulling CvT interne werkwijze Inleiding Sinds augustus 2011 is de formalisering van het toezicht c.q. scheiding van toezicht en bestuur op (basis)scholen een wettelijke verplichting. Dientengevolge is medio 2011 een Commissie van Toezicht (CvT) benoemd door de vereniging De Rotterdamse Montessorischool (RMS), aan welke commissie door middel van het Reglement Commissie van Toezicht (RCT) formele toezichtstaken en -bevoegdheden zijn toebedeeld, waarmee het toezicht conform de wet is ingericht. In dit toezichtsplan wordt inhoud en vorm gegeven aan deze formele taken en bevoegdheden door deze te interpreteren en te vertalen naar een structuur welke hanteerbaar is binnen en passend is bij de RMS uitgaande van de huidige organisatieopzet. Dit toezichtsplan vormt in formele zin het CvT Werkwijze Reglement (CWR) als bedoeld in het Reglement Commissie van Toezicht van de RMS en omvat het toezichtskader als bedoeld in de Code Goed Bestuur van de PO-raad 1, zoals in werking is getreden per 1 augustus 2017 en rekening houdend met de hanteerbaarheid binnen de RMS. De CvT houdt toezicht op het bestuur van de RMS en daarmee indirect op het functioneren van de RMS in het algemeen. De volgende elementen worden in dit toezichtsplan nader uitgewerkt: toezichtsaspecten en toezichtskader: hoe wordt het reglement CvT door de CvT geïnterpreteerd en welke normen worden gehanteerd bij het toezicht? toezichtsproces: hoe wordt praktisch invulling gegeven aan toezicht, wat zijn de jaarlijks terugkerende toetsingsmomenten en welke acties en afspraken zijn gemaakt voor een goede en transparante afhandeling hiervan? 2. Toezichtsaspecten en toezichtskader Kwaliteit van onderwijs / Opdracht Goed bestuur en gedegen toezicht is belangrijk om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. De CvT houdt als intern toezichtorgaan toezicht op de kwaliteit van bestuur en daarmee via het bestuur op de 1 Code goed bestuur in het primair onderwijs, PO Raad, augustus

2 kwaliteit van onderwijs. Dit toezichtsplan geeft het kader weer waarbinnen dit gebeurt. De CvT kiest ervoor jaarlijks het gesprek te voeren met het bestuur over de kwaliteit van het onderwijs. De volgende punten uit de Code Goed Bestuur worden daarbij beoordeeld en kunnen als leidraad dienen voor het gesprek. De CvT ziet toe op de verantwoordelijkheid van het bestuur, dat: ieder kind het maximale rendement uit zijn of haar mogelijkheden kan halen, doordat hij of zij het best mogelijke onderwijs krijgt; de school een adequate opbrengst realiseert; de leerlingen zich optimaal kunnen ontwikkelen als democratisch burger en lid van de samenleving (burgerschap); de leerlingen zich ervan bewust worden dat leren positief bijdraagt aan hun ontwikkeling en een leven lang aan de orde zou moeten zijn; de medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen en onder optimale omstandigheden hun bijdrage aan de onderwijsprocessen leveren (goed werkgeverschap); de beschikbare middelen op een effectieve en verantwoorde wijze in een meerjarig perspectief worden ingezet ter realisatie van de opdracht vervat in bovenstaande punten. Reglement Commissie van Toezicht Uit het Reglement Commissie van Toezicht, dat feitelijk een huishoudelijk deelreglement vormt van de vereniging RMS, volgen de onderstaande formele taken en bevoegdheden. Hierbij is cursief aangegeven hoe de CvT deze taken en bevoegdheden interpreteert en vertaalt naar de toezichtspraktijk, mede in het licht van de Code Goed Bestuur. In algemene zin heeft de CvT tot taak namens de ALV toezicht te houden op de verwezenlijking van de grondslag en de doelstelling van de vereniging. Bij de vervulling van haar taak richt de CvT zich naar het belang van de Vereniging en de School. De CvT staat het bestuur met raad en daad terzijde, fungeert als klankbord en kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren. De CvT houdt voorts toezicht op het functioneren van het bestuur en het naleven door het bestuur van de voor de vereniging en de school geldende wettelijke verplichtingen. De CvT ziet haar rol voornamelijk als vooruitgeschoven post van de ALV en leidt daaruit een norm af voor invulling van haar toezichtstaken. De rol van de CvT bestaat er voornamelijk uit om kritische vragen te stellen aan het bestuur t.a.v. die zaken die door het bestuur aan de CvT worden voorgelegd, als ware het vragen vanuit de ALV. Vanuit het perspectief van het bestuur kan het voorleggen aan de CvT worden gezien als voorbereiding op de ALV. Vanuit de ALV kan worden verwacht dat de CvT reeds met speciale aandacht heeft gekeken naar wat bestuur de ALV voorhoudt. Vanuit deze rol staat de CvT het bestuur bij met raad en daad en fungeert als klankbord. Daarnaast adviseert de CvT gevraagd en ongevraagd het bestuur. Het bewaken van het normatieve kader waarbinnen de vereniging, het bestuur en de door de vereniging in stand gehouden school opereren met aandacht voor onder meer de missie, visie en doelstellingen, alsook de continuïteit, kwaliteit en relevante maatschappelijke context van de vereniging en de school; Het normatief kader wordt gevormd door het strategische meerjarenplan (het Schoolplan) als bedoeld in de Wet op het Primair Onderwijs (WPO), en alle formele stukken van de wet- en regelgever, de vereniging en de schoolorganisatie zijnde: Wet op Primair Onderwijs Controleprotocol PO Raad (bron DUO-CFI: kader voor accountantscontrole) Code Goed Bestuur Primair Onderwijs 2

3 Wet Medezeggenschap op Scholen Statuten vereniging RMS Management statuut Huishoudelijk reglement Contributie reglement Beschrijving AO/IC versie 2 dd maart 2010 Treasury statuut van de vereniging RMS Schoolplan: minimaal eens per 4 jaar opnieuw vast te stellen (conform WPO) door het bestuur (bevoegd gezag), incl. strategisch meerjarenplan en een lopende meerjarenbegroting. Schoolgids, jaarlijks vast te stellen (conform WPO) door bestuur (bevoegd gezag). Montessori-onderwijssysteem: erkend door en lid van Montessorivereniging Nederland. De CvT hanteert waar nodig dit kader bij beoordeling van zaken die aan haar worden voorgelegd. De door de CvT gehanteerde toetsingscriteria in dit kader zijn: Rechtmatig en integer bestuur en beheer van de organisatie; Rechtmatige verwerving en doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van middelen; Kwaliteit van het door de organisatie geboden onderwijs; Continuïteit en maatschappelijke context van de school; Missie, visie en doelstellingen van de school Naleven van de Code Goed Bestuur Het goedkeuren van de door het bestuur opgestelde en aan de ALV voor vaststelling voor te leggen jaarplannen en begrotingen, de jaarverslagen en jaarrekeningen en het Schoolplan, het strategische meerjarenplan voor de school, waarop de jaarplannen mede worden gebaseerd; De CvT acteert als formele voorhoede van ALV middels mandaat volgens het RCT. De accountant doet controle (levert controleverklaring). De CvT keurt goed, welke goedkeuring strekt als advies aan de ALV, ALV stelt (daarna) vast. Na en door deze vaststelling van jaarrekening en jaarverslag volgt decharge van het bestuur door de ALV. Het namens de ALV toezien op de rechtmatige verwerving en doelmatige, efficiënte en rechtmatige bestemming en aanwending van de financiële middelen van de vereniging en de school; De CvT doet dit door de stukken, waaronder de jaarbegrotingen en jaarverslagen, te beoordelen die het bestuur in de jaarlijkse cyclus aan de CvT voorlegt. Het toezien op de naleving van wettelijke verplichtingen en de voor de vereniging toepasselijke code goed bestuur; De CvT ziet niet in de volle breedte toe op nakoming van de wettelijke verplichtingen en toepassing van de code goed bestuur door het bestuur, maar toetst dit door waar nodig en wanneer mogelijk relevante kritische vragen te stellen. Het toezien op de werkwijze van het bestuur waaronder de voorbereiding en uitvoering van besluiten; 3

4 De CvT gaat ervan uit dat het bestuur zich houdt aan gangbare vastlegging van de vergadering in notulen en besluitenlijst(en). (Een afvaardiging van) de CvT zal ten minste tweemaal per jaar een bestuursvergadering bijwonen. Het, voor zover van toepassing, vervullen van de werkgeversrol (in geval van arbeidsverhoudingen tussen Vereniging en bestuursleden) en/of de rol van vertegenwoordiger van de Vereniging in die gevallen waarin sprake is of kan zijn van persoonlijke belangen van de leden van het bestuur tegenover het belang van de Vereniging; De CvT gaat ervan uit dat het bestuur het punt van belangenverstrengeling waar en wanneer relevant (bijv. bij werving van bestuursleden of (directie)personeel) zelf actief onderzoekt en/of bespreekbaar maakt. De CvT stelt dit onderwerp regelmatig (ten minste éénmaal per jaar) aan de orde en houdt op die wijze toezicht op de onafhankelijkheid van het bestuur. Het periodiek evalueren van het functioneren van het bestuur en zijn leden; Evaluatie van het functioneren van het bestuur en/of zijn leden gebeurt op verzoek van het bestuur of indien de CvT duidelijk wordt dat bestuur langere tijd niet in staat is zelf tot goed functioneren te komen en CvT op grond daarvan van mening is dat de continuïteit van de vereniging in gevaar kan komen. In algemene zin doet de CvT regelmatig (ten minste éénmaal per jaar) navraag naar de werkwijze van het bestuur, zelfevaluatie van het bestuur, de samenwerking binnen het bestuur, samenwerking tussen het bestuur en de directie en andere organisaties, en naar de missie / visie van het bestuur. Het goedkeuren van een voorstel door het bestuur aan de ALV tot aanwijzen van een controlerend accountant, of, in geval de ALV daarover geen besluit neemt, het aanwijzen van die accountant; In de huidige praktijk wijst de CvT de accountant aan op voorstel van het bestuur c.q. de penningmeester. De CvT krijgt daarbij voldoende gelegenheid haar oordeel te vormen. De aanwijzing van de accountant is een eigen taak van de CvT. Het tenminste jaarlijks afleggen van verantwoording aan de ALV over het gehouden toezicht door middel van een in het jaarverslag op te nemen intern toezichtsverslag; De CvT doet dit in bondige vorm en brengt daarbij indien relevant de volgende onderwerpen aan de orde: financiën, besluitvormingsproces, verhouding tot omgeving (o.a. gemeente, andere scholen, ouders, werknemers), met aandacht voor de continuïteit en het reglementair kader van de Vereniging. Dit toezichtsverslag vormt een onderdeel van het bestuursverslag en wordt als onderdeel hiervan op de website van de RMS geplaatst. Het vooraf goedkeuren van de volgende besluiten van het bestuur: Een voorstel tot: het wijzigen van de statuten van de Vereniging, een voorstel tot fusie of juridische splitsing, het aanvragen van faillissement of surseance van betaling, een reorganisatie van de Vereniging; Het oprichten, sluiten, samenvoegen, overnemen, overdragen of afsplitsen van de School of een school; 4

5 Het aangaan of verbreken van strategische samenwerking met een duur van meer dan een schooljaar; Het voordragen van een bestuurslid voor benoeming, schorsing of ontslag door de ALV; Het besluit tot benoeming, schorsing of ontslag van een lid van de directie van de School, alsmede vaststelling van diens arbeidsvoorwaarden; Besluiten met, naar verwachting van het Bestuur, grote financiële impact; Al die besluiten van het Bestuur waarvoor de Wet Primair Onderwijs dwingend goedkeuring door een intern toezichthoudend orgaan voorschrijft. Dit betreffen taken en bevoegdheden in het kader van goedkeuring, voordat het bestuur een besluit definitief kan nemen. De CvT wordt geraadpleegd bij de totstandkoming van deze besluiten. In het RCT is bij benoeming van CvT leden sprake van benoeming van ten minste 1 lid dat in het bijzonder het vertrouwen geniet van de Medezeggenschapsraad. (art 1 lid 5 van Reglement CvT). Deze frase blijkt voort te komen uit een Raad van Toezichtmodel, dat model heeft gestaan voor de RCT, waarin het bestuur toezichthouder wordt en de directie bestuur. In dat model dient de MR plaats te hebben in het (toezichthoudende) Bestuur. Deze situatie is niet van toepassing op de RMS. De huidige CvT-constructie van de RMS is lichter en verhoudt zich beter met de verenigingsstructuur. Hieruit volgt voor de CvT geen noodzaak c.q. plicht tot aanwijzen van een vertrouwenspersoon MR. Ten behoeve van informatievoorziening pleegt de CvT ten minste éénmaal per jaar overleg met de MR. 3. Toezichtsproces: jaarplanning en praktische invulling Aanspreekpunt / contact De CvT is een orgaan binnen de vereniging van de RMS. De CvT beschouwt zich in haar toezichthoudende rol voornamelijk als een vooruitgeschoven post van de ALV. Ze heeft in die rol in beginsel en in de eerste plaats alleen contact met het bestuur. Aanspreekpunten: de voorzitter van de CvT is primair aanspreekpunt bij de CvT. Voor de CvT is voor financiële zaken uit praktisch oogpunt de penningmeester direct aanspreekpunt, voor overige zaken de voorzitter van het bestuur. De aanspreekpunten van zowel CvT als bestuur dragen zorg voor de eigen interne afstemming. Jaarlijkse stukken Twee ALV s per jaar is de praktijk: in mei/juni: behandeling jaarrekening en jaarverslag in november: behandeling jaarbegroting incl. meerjarenbegroting en jaarplan Het volgende proces tot goedkeuring en vaststelling van deze stukken is afgesproken: ten minste 3 weken voor ALV worden vergaderstukken aan de CvT ter beschikking gesteld de vergaderstukken worden in een bestuursvergadering met het Bestuur besproken de stukken die een goedkeuring van de CvT vereisen, worden minimaal een week plus een dag voor de ALV door de CvT aan het bestuur (retour) verzonden. 5

6 Meerjarenplan/Schoolplan en meerjarenbegroting Het bestuur bespreekt éénmaal tijdens het totstandkomingsproces met de CvT de opzet, belangrijkste onderwerpen en motivatie daarbij met de CvT Voor het overige wordt het meerjarenplan en de meerjarenbegroting als gewone stukken behandeld (zie hierboven bij jaarstukken). Incidentele voorstellen aan ALV of bijzondere besluiten van het bestuur (bijv. voordracht benoeming bestuurslid, benoeming directielid, zie boven). Functioneren van de vereniging Eénmaal per jaar vindt een overleg plaats met de CvT en het bestuur over het functioneren van de Vereniging met als doel het creëren van een gemeenschappelijk beeld over stand van zaken en toekomst. Functioneren Professionaliseringsagenda Het bestuur is erop gericht zijn taak naar behoren uit te oefenen en evalueert jaarlijks zijn functioneren en professionaliseringsactiviteiten. Het bestuur bespreekt de uitkomsten hiervan met de CvT. Nevenfuncties bestuur / onafhankelijkheid bestuur Tijdens overleg tussen de CvT en het bestuur dient de (voorgenomen) aanvaarding van een nevenfunctie door een bestuurslid kenbaar te worden gemaakt aan de CvT. Ook een potentieel tegenstrijdig belang wordt door een lid van het bestuur gemeld bij de voorzitter van het intern toezichtsorgaan. De CvT zet dit onderwerp van onafhankelijkheid en nevenfuncties ten minste éénmaal per jaar op de agenda. Informatievoorziening Het bestuur draagt er zorg voor dat de CvT tijdig beschikt over de informatie, die nodig is voor de uitoefening van het intern toezicht. De CvT geeft daarnaast ook zelf aan welk informatie zij nodig heeft, dan wel verzamelt zelf deze informatie. 4. CvT interne werkwijze Interne werkwijze van de CvT De CvT maakt jaarlijks een verslag van haar activiteiten en belangrijkste inzichten middels het toezichtsverslag. Dit toezichtsverslag wordt opgenomen in het bestuursverslag, dat jaarlijks door het bestuur wordt opgesteld. De CvT legt haar adviezen en oordelen vast in een eigen archief. Op deze wijze draagt de CvT zorg voor continuïteit en consistentie ten aanzien van haar werkzaamheden. De CvT maakt van haar vergaderingen een kort verslag ter vastlegging van het besprokene. Dit verslag wordt door de CvT bewaard, alsook de documenten welke door de CvT worden beoordeeld dan wel opgesteld. De CvT reflecteert op gezette tijden op haar eigen functioneren en bespreekt de uitkomsten hiervan met het bestuur. 6

7 Leden CvT Van de leden van de CvT zijn profielen opgesteld afgestemd op hun taken en bevoegdheden, deze profielen zijn opgenomen op de website. De CvT bestaat momenteel, net als het bestuur, uit ouders en bestaat uit een oneven aantal leden. De leden van de CvT ontvangen geen vergoeding voor haar werkzaamheden. De zittingsperiode van een lid van de CvT is vier jaar. Deze termijn mag éénmaal worden verlengd. Gestreefd wordt naar zoveel mogelijk continuïteit binnen de CvT door leden niet tegelijkertijd te wisselen. Een (oud)lid van de CvT is voor een periode van vier jaar niet benoembaar als lid van het bestuur. De leden van de CvT informeren het bestuur (ten minste jaarlijks) over hun overige nevenactiviteiten. 7