Reglement voor de Raad van Toezicht van het Christelijk College Nassau Veluwe in Harderwijk

Transcriptie

1 Reglement voor de Raad van Toezicht van het Christelijk College Nassau Veluwe in Harderwijk Vast te stellen door de Raad van Toezicht op zijn vergadering van 8 juni Context De Raad van Toezicht is benoemd door de vereniging bij de statutenwijziging van dertig november tweeduizend elf. Haar missie is door het uitoefenen van onafhankelijk toezicht de doelstellingen van de Vereniging na te streven. In dit reglement wordt onder Vereniging verstaan de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs te Harderwijk. De statuten zijn de statuten van de vereniging. Dit reglement is de leidraad voor het handelen van de Raad van Toezicht. Waar onduidelijkheden ontstaan wordt gehandeld in zo groot mogelijke overeenstemming met de bedoelingen en beschrijvingen van dit reglement en de statuten. Artikel 1 - Gedragsregels voor de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht richt zich ten aanzien van de vervulling van zijn taak naar het belang van de Vereniging, zoals verwoord in artikel 3 van de statuten. 2. De leden van de Raad van Toezicht oordelen onafhankelijk en laten zich bij de uitoefening van bevoegdheden en taken niet leiden door persoonlijke belangen of individuele belangen van personen en groeperingen binnen of buiten de vereniging. 3. De leden van de Raad van Toezicht zijn verplicht tot geheimhouding van het geen uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de Raad van Toezicht. 4. Leden van de Raad van Toezicht zijn verplicht deel te nemen aan de in de jaarplanning opgenomen activiteiten van de Raad van Toezicht. Bij herhaalde afwezigheid wordt het betreffende lid hierop door de voorzitter aangesproken en afspraken gemaakt. Het niet navolgen van die afspraken kan ontheffing van de taak als lid tot gevolg hebben. 5. Leden van de Raad van Toezicht treden tussentijds af wanneer dit als gevolg van onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins geboden is. Het betrokken lid legt zich neer bij het meerderheidsoordeel van de Raad van Toezicht. Artikel 2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht 1. De toezichthoudende verantwoordelijkheid, waartoe gerekend worden: 1.1. mening- en besluitvorming in het kader van het toezicht houden en 1.2. oordeelsvorming in het kader van zowel het toezicht houden als het werkgeverschap van het College van Bestuur. 2. Het klankbord dan wel adviserende bevoegdheid. Deze geldt zowel voor de individuele leden als voor de Raad van Toezicht als geheel. 3. De verantwoordelijkheid als werkgever voor het College van Bestuur zoals nader verwoord in artikel 8 van dit reglement. 4. De verantwoordelijkheid voor vervanging van het College van Bestuur, wanneer zich een situatie voordoet van een vacature of schorsing. 5. De verantwoordelijkheid inzake het laten vaststellen door de Algemene Ledenvergadering van het reglement van de Raad van Toezicht. 6. De goedkeuringsbevoegdheden van de Raad van Toezicht als vermeld in artikel 8 van de statuten.

2 Artikel 3 - Functies van het toezicht 1. het bewaken van de grondslag en doelstelling van de vereniging. 2. het bewaken van de integriteit van de materiële en de immateriële eigendommen van de vereniging. 3. het opeisen van verantwoording door het College van Bestuur. 4. het toezien op een doelgerichte aanwending van de middelen. 5. het voorkomen dat het College van Bestuur onvoldoende doordacht of onzorgvuldig zou handelen. Artikel 4 - Samenstelling en werkwijze van de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden, waaronder een voorzitter en een vice-voorzitter. 2. De leden van de Raad van Toezicht dienen de grondslag en het doel van de vereniging te onderschrijven. 3. Bij de benoeming van de leden van de Raad van Toezicht wordt de medezeggenschapsraad van de school, bedoeld in artikel 3 van de Wet medezeggenschap op scholen, in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen voor een lid van de Raad van Toezicht. Bedoeld is dat altijd één van de leden van de Raad van Toezicht op basis van deze voordracht benoemd is, dan wel na verlaten van de Raad van Toezicht als eerste weer benoemd wordt. Dit lid functioneert verder identiek aan de overige leden. Voor de procedure van benoemen zie de procedure in lid 4.7 van dit reglement. 4. Elke schijn van belangenverstrengeling van de leden van de Raad van Toezicht dient te worden vermeden. Een lid dat voorziet dat de schijn van een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf of voor een ander lid van de Raad van Toezicht zou kunnen optreden, meldt dit terstond aan de voorzitter. De voorzitter stelt buiten de aanwezigheid van het betrokken lid het tegenstrijdig belang in de Raad van Toezicht aan de orde. Indien het een tegenstrijdig belang van de voorzitter betreft, onderneemt de vicevoorzitter die actie. 5. Indien de onverenigbaarheid van incidentele aard is, kan de Raad van Toezicht besluiten een tijdelijke maatregel te treffen die de bezwaren van het tegenstrijdig belang opheft. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het betreffende lid tijdelijk of op onderdelen niet deelneemt aan discussies of besluitvorming van de Raad van Toezicht. 6. Indien de Raad van Toezicht van mening is dat een lid door het tegenstrijdig belang meer dan incidenteel in zijn functioneren belemmerd wordt, dient deze af te treden. Het lid legt zich neer bij het oordeel van de Raad van Toezicht. 7. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor een zittingsperiode van vier jaren; herbenoeming is eenmaal mogelijk. 8. De zittende Raad van Toezicht draagt nieuwe leden van de Raad van Toezicht voor aan de vereniging. Gesprekken met kandidaat-leden worden gevoerd door tenminste twee leden van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur als adviseur. 9. Als leidraad voor de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt gebruik gemaakt van een door de Raad van Toezicht in overleg met het College van Bestuur vast te stellen profielschets. De profielschets bevat kenmerken waaraan leden van de Raad van Toezicht voldoen dan wel zich in ontwikkelen. Teneinde te kunnen beschikken over voldoende spreiding van deskundigheid worden ook specifieke eisen vermeld. 10. De voorzitter en de vicevoorzitter worden benoemd op basis van een aanvullende, specifieke profielschets voorzitter, die de Raad van Toezicht in overleg met het College van Bestuur vaststelt. 11. De Raad van Toezicht stelt met inachtneming van het bepaalde in artikel 13, vierde lid, van de statuten een rooster van aftreden op. De Raad van Toezicht draagt een lid niet voor tot

3 herbenoeming aan de Algemene Ledenvergadering dan nadat met het betrokken lid een evaluatiegesprek door de (vice-)voorzitter van de Raad van Toezicht is gevoerd. In dat gesprek stelt de (vice-) voorzitter met name de bijdrage die het lid in de afgelopen periode aan de werkzaamheden van de Raad van Toezicht heeft geleverd aan de orde, evenals de te verwachten bijdrage in de komende periode. 12. De voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht ontvangen geen vergoeding. De omvang van het totaal van de uitgekeerde vergoedingen over enig jaar wordt vermeld in de jaarrekening. De vereniging zal de door de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht ten behoeve van de vereniging gemaakte kosten vergoeden. 13. De Raad van Toezicht stelt desgewenst uit zijn midden commissies in. De Raad van Toezicht stelt in elk geval in: een remuneratiecommissie. De samenstelling en werkwijze van de commissie wordt in afzonderlijke reglementen geregeld. Artikel 5 - Vergaderingen van de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht vergadert tenminste zes maal per kalenderjaar en voorts zo vaak als de voorzitter dit nodig oordeelt. Artikel 16 eerste lid van de statuten is van toepassing. 2. De vergaderingen van de Raad van Toezicht worden bijgewoond door het College van Bestuur, tenzij de raad anders besluit. De Raad van Toezicht vergadert minimaal eenmaal per jaar geheel of gedeeltelijk buiten de aanwezigheid van het College van Bestuur. Deze vergadering heeft tot doel het functioneren van de Raad van Toezicht te evalueren, alsmede de relatie tot het College van Bestuur en de samenstelling en beoordeling van het College van Bestuur. 3. De vergaderingen worden in beginsel gehouden in de school. 4. De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter van de Raad van Toezicht in overleg met het College van Bestuur vastgesteld. Het College van Bestuur doet een agendavoorstel vooraf toekomen aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. 5. De oproeping tot de vergadering wordt uit naam van de voorzitter door het secretariaat van de school verricht. De oproeping geschiedt - behoudens spoedeisende gevallen digitaal of schriftelijk en tenminste vijf werkdagen voor de vergadering en gaat vergezeld van de agenda en eventueel te bespreken stukken. 6. Verslaglegging van de vergadering van de Raad van Toezicht vindt plaats door middel van een verslag op hoofdpunten en een besluitenlijst. 7. De Raad van Toezicht vergadert in beslotenheid. Alleen op uitnodiging van de voorzitter kunnen derden aanwezig zijn bij de vergadering of een deel ervan. 8. Besluiten worden door de Raad van Toezicht genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij anders bepaald. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Artikel 17, van de statuten is van toepassing. Artikel 6- Informatievoorziening Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht ontvangt van het College van Bestuur tijdig beschreven informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de school en de vereniging, welke informatie de Raad van Toezicht nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. 2. De Raad van Toezicht ontvangt zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen 21 dagen na afloop van elke vier maanden, van het College van Bestuur een beschreven rapportage met betrekking tot de voor de vereniging belangrijke verantwoordingsvelden. De triaalrapportage wordt vergezeld van een toelichting/beoordeling van het College van Bestuur. Het College van Bestuur verstrekt jaarlijks, op de met de Raad van Toezicht afgesproken tijdstippen, de onderstaande informatie: 2.1. het strategisch beleidsplan; 2.2. het jaarplan;

4 2.3. de jaarbegroting en de voortschrijdende meerjarenbegroting; 2.4. de jaarrekening en het jaarverslag, waarin opgenomen het bestuursverslag; 2.5. wijziging in de door het College van Bestuur beklede nevenfuncties; 2.6. en voorts, gevraagd en ongevraagd, alle informatie die de Raad van Toezicht nodig acht om zijn functie goed uit 3. De Raad van Toezicht wint informatie in: 3.1. door de informatieverstrekking door het College van Bestuur; 3.2. door het jaarlijkse en op wederzijdse informatievoorziening afgestemde contact met de medezeggenschapsraad; 3.3. door middel van werkbezoeken aan de school van de vereniging. Artikel 7- Inhoudelijke ondersteuning van College van Bestuur 1. De Raad van Toezicht kan, in overleg met en ter ondersteuning van het College van Bestuur, mogelijkheden creëren om een klankbord of themawerkgroep van inhoudelijk deskundigen te formeren. 2. De Raad van Toezicht kan gebruik maken van het secretariaat van de school voor oproepingen, administratieve ondersteuning en vastleggen van ontmoetings- en vergaderruimten Artikel 8 - Werkgeverschap m.b.t. het College van Bestuur 1. Namens de Raad van Toezicht is de voorzitter aanspreekpunt voor het College van Bestuur. 2. Overeenkomstig de statuten stelt de Raad van Toezicht de rechtspositie, de arbeidsvoorwaarden en de honorering van het College van Bestuur vast en legt deze contractueel met het College van Bestuur vast. 3. De remuneratiecommissie voert jaarlijks de gesprekkencyclus met het College van Bestuur overeenkomstig de hiervoor bij de school beschreven en aanvaarde procedure. 4. De Raad van Toezicht benoemt het College van Bestuur in functie. 5. Ter zake van schorsing, handhaving of opheffing van de schorsing of ontslag van het College van Bestuur, volgt de Raad van Toezicht de procedure zoals vastgelegd in de statuten. Artikel 9 - Regeling van de besturing 1. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor: 1.1. het goedkeuren van de door het College van Bestuur gedane voorstellen inzake de statuten het opstellen, bespreken met het College van Bestuur en het ter vaststelling voorleggen aan de Algemene Ledenvergadering van het reglement voor de Raad van Toezicht het goedkeuren van het door het College van Bestuur opgestelde reglement van het College van Bestuur en het managementstatuut. 2. De Raad van Toezicht is met inachtneming van het gestelde in lid bevoegd de voorgestelde reglementen te wijzigen, alvorens deze ter vaststelling door te zenden naar de Algemene Ledenvergadering. Artikel 10 Accountant 1. De Raad van Toezicht geeft ingevolge artikel 22, lid 3 sub a van de statuten de opdracht aan de accountant. 2. De Raad van Toezicht bespreekt elk jaar in aanwezigheid van het College van Bestuur met de accountant het jaarverslag betreffende het voorafgaande jaar. 3. Onverlet het gestelde in het eerste lid heeft de Raad van Toezicht jaarlijks buiten aanwezigheid van het College van Bestuur een gesprek met de accountant.

5 Artikel 11 - Evaluatie en verantwoording 1. De Raad van Toezicht evalueert elk jaar de strategie en het beleid van het College van Bestuur vanuit de in het jaarplan vermelde voornemens en de in de viermaandelijkserapportages vermelde resultaten en prestaties. 2. Elk jaar evalueert de Raad van Toezicht onderling zijn functioneren als collegiaal orgaan, het functioneren van de leden en het functioneren van voorzitter en vice-voorzitter en zijn omgang met het College van Bestuur. De Raad van Toezicht informeert het College van Bestuur over de uitkomsten van deze evaluatie. Onderdeel van deze evaluatie is mogelijke wijziging in de nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht. 3. De Raad van Toezicht verantwoordt zich in een verslag voor haar werkzaamheden. Dit verslag wordt in het kader van de verantwoording aan de Algemene Ledenvergadering en overige belanghebbenden als onderdeel van het publieke jaarverslag verspreid. Artikel 13 Slotbepalingen 1. De Raad van Toezicht verzekert zijn aansprakelijkheid vanuit zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2. Openbaar zijn de reglementen van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur, het rooster van aftreden, de profielschets, de samenstelling van de Raad van Toezicht met geboortejaar, kerkelijke achtergrond, beroep, voor de vereniging relevante nevenfuncties, datum eerste benoeming en de termijn waarvoor de leden benoemd zijn alsmede hun honorering. 3. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de Raad van Toezicht. Getekend te Harderwijk op 8 juni 2015 Raad van Toezicht CCNV: Mr. P. Bosma, voorzitter Drs. A.T. Andreae J.C. van de Guchte MBA Drs. M.M. Kok Mw. Ir. J.E.M. Opstraat Ir. H.M. Timmer