REGLEMENT VOOR DE RAAD VAN TOEZICHT VAN DE VERENIGING VOOR CHRISTELIJK VOORTGEZET ONDERWIJS IN NOORD- EN MIDDEN- DRENTHE

Transcriptie

1 REGLEMENT VOOR DE RAAD VAN TOEZICHT VAN DE VERENIGING VOOR CHRISTELIJK VOORTGEZET ONDERWIJS IN NOORD- EN MIDDEN- DRENTHE Begrippen 1. In dit reglement wordt onder raad verstaan de Raad van Toezicht. 2. In dit reglement wordt onder bestuur verstaan het College van Bestuur. 3. In dit reglement wordt onder Raad van Advies verstaan de Raad van Advies van de Vereniging. 4. In dit reglement wordt onder vereniging verstaan de Vereniging voor christelijk voortgezet Onderwijs in Noord- en Midden-Drenthe. Artikel 1 Gedragsregels voor de Raad van Toezicht 1. De raad richt zich ten aanzien van de vervulling van zijn taak naar het belang van de vereniging, zoals verwoord in artikel 2 en 3 van de statuten. 2. De leden van de raad oordelen onafhankelijk en laten zich bij de uitoefening van bevoegdheden en taken niet leiden door individuele belangen van personen en groeperingen binnen of buiten de vereniging. 3. De raad en de individuele leden ervan gaan prudent om met rechtstreekse contacten binnen en buiten de vereniging voor zover deze betrekking hebben op, dan wel verband houden met bestuurlijke aangelegenheden van de vereniging en/of haar school/scholen en/of werknemers. 4. De leden van de raad zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de raad. 5. Leden van de raad zijn verplicht deel te nemen aan de in de jaarplanning opgenomen activiteiten van de raad. Bij herhaalde afwezigheid wordt het betreffende lid hierop door de voorzitter aangesproken. Artikel 2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht De verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de raad zijn: Reglement Raad van Toezicht - juni /6

2 1. De toezichthoudende verantwoordelijkheid, waartoe gerekend worden zijn mening- en besluitvorming in het kader van het toezicht houden en zijn oordeelsvorming in het kader van zowel het toezicht houden als het werkgeverschap van het bestuur. 2. De klankbord dan wel adviserende bevoegdheid. Deze geldt zowel voor individuele leden als voor de raad als geheel. 3. De verantwoordelijkheid als werkgever van het bestuur, zoals nader verwoord in artikel 7 van dit reglement. 4. De verantwoordelijkheid inzake het vaststellen van het reglement voor de raad en voor het goedkeuren van het managementstatuut conform artikel 11 lid 3 en artikel 16 lid 4g van de statuten. 5. De goedkeuringsbevoegdheden van de raad als vermeld in artikel 11 van de statuten. Artikel 3 Functies van het toezicht De functies van het toezicht zijn: 1. Het bewaken van de doelstelling van de vereniging (artikel 3 van de statuten). 2. Het bewaken van de integriteit van de besluitvorming rond materiele en de immateriële eigendommen van de vereniging. 3. Het controleren of het bestuur handelt naar, in en vanuit het belang van de vereniging en naar, in en vanuit het belang van de publieke taak van de school/scholen. 4. Het opeisen van het afleggen van verantwoording door het bestuur. 5. Het toezien op doelgerichte aanwending van de middelen. 6. De raad doet alles wat in zijn vermogen ligt om te voorkomen, dat het bestuur onvoldoende doordacht of onzorgvuldig zou handelen. Artikel 4 Samenstelling en werkwijze van de Raad van Toezicht 1. De raad bestaat uit minstens vijf en maximaal zeven natuurlijke personen. De leden van de raad worden op basis van deskundigheid en op persoonlijke titel benoemd. 2. De leden van de raad worden benoemd door de Algemene Leden Vergadering op basis van een door de raad vast te stellen profiel. Ten aanzien van het profiel en vervolgens op vervulling van een vacature vraagt de raad vooraf advies aan de Raad van Advies. 3. Voorwaarde voor benoeming is het onderschrijven van grondslag en doelstelling van de vereniging, als omschreven in de artikelen 2 en 3 van de statuten. Tot lid van de raad zijn niet benoembaar: a. degenen die in dienstverband staan tot de vereniging of dat in de afgelopen 5 jaar hebben gedaan, of waarvan de partner of nauwe bloedverwanten in dienst staan van de vereniging; b. degene die belangrijke zakelijke betrekkingen heeft tot de aan de vereniging gerelateerde school/scholen; c. degene die lid is van een bestuur waarvan één van de leden lid is of is geweest van de Raad van Toezicht in de voorafgaande vier jaren. 4. Elk lid treedt drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door de raad op te stellen rooster van aftreden. Aftredende leden kunnen terstond worden herbenoemd voor ten hoogste twee termijnen van drie jaren. De raad voorziet zo spoedig mogelijk in de Reglement Raad van Toezicht - juni /6

3 vacatures. In geval van één of meer vacatures blijft de overblijvende raad niettemin een geldige Raad van Toezicht. 5. De raad kan, onder opgave van redenen en met een meerderheid van stemmen, besluiten een lid van de raad te schorsen of te ontslaan. 6. Het lidmaatschap van de raad eindigt door overlijden, schriftelijke ontslagneming, ontslag en in alle gevallen waarin het betrokken lid het vrije beheer over zijn vermogen verliest. 7. De raad kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Artikel 5 Vergaderingen van de Raad van Toezicht 1. De vergaderingen van de raad worden bijgewoond door de voorzitter van het Bestuur, tenzij de raad anders beslist. 2. De raad vergadert minimaal vijf keer per jaar. 3. Naast bovengenoemde vergaderingen vergadert de raad minimaal éénmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het bestuur. Deze vergadering heeft tot doel het functioneren van de raad te evalueren, alsmede de relatie tot het bestuur en de samenstelling en beoordeling van het bestuur. 4. De agenda van de vergaderingen worden door de voorzitter na overleg met het bestuur vastgesteld. 5. De oproeping tot vergadering wordt uit naam van de voorzitter door het secretariaat van de vereniging verricht. De oproeping geschiedt - behoudens spoedeisende gevallen - schriftelijk en bij voorkeur tenminste zeven dagen (de dag van de vergadering en de dag van de versturing van de stukken niet meegerekend) voor de vergadering en gaat vergezeld van de agenda en eventueel te bespreken stukken. 6. Verslaglegging van de vergaderingen van de raad vindt plaats door het secretariaat van de vereniging door middel van een verslag op hoofdpunten en een besluitenlijst. 7. De raad vergadert in beslotenheid. Naar de wens van de raad kunnen derden aanwezig zijn bij de vergadering of bij een deel ervan. Artikel 6 Informatievoorziening Raad van Toezicht. 1. De raad wint informatie in primair vanuit het bestuur (intern) en extern bij andere belanghebbenden en doet overigens al datgene wat noodzakelijk is om zijn taken goed uit te voeren. Artikel 7 Werkgeverschap van het College van Bestuur 1. Namens de raad geeft de voorzitter vorm en inhoud aan het werkgeverschap van het bestuur. 2. Overeenkomstig artikel 15 van de statuten stelt de raad de rechtspositie, de arbeidsvoorwaarden en de honorering van het bestuur vast en legt deze contractueel met het bestuur vast. Benoeming, schorsing en ontslag van een lid van het College van bestuur geschiedt door de raad van Toezicht. Een lid van het College van bestuur kan te allen tijde worden geschorst en ontslagen door de Raad van Toezicht. De schorsing van een lid van het College van bestuur vervalt, indien de Raad van Toezicht niet binnen drie maanden na de datum van ingang van de schorsing besluit tot ontslag of tot opheffing of tot handhaving van de schorsing. Een schorsing kan voor ten hoogste drie maanden Reglement Raad van Toezicht - juni /6

4 worden gehandhaafd, ingaande op de datum waarop het besluit tot handhaving van de schorsing werd genomen. Het betrokken lid wordt in de gelegenheid gesteld zich in een vergadering van de Raad van Toezicht waarin schorsing of verlenging daarvan aan de orde is, te verantwoorden. Daarbij kan hij zich doen bijstaan door een raadsman. Ter zake van schorsing, handhaving of ontheffing van de schorsing of ontslag (al dan niet uit de functie), besluit de raad met een meerderheid van tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen. Het betrokken lid van het bestuur wordt in de gelegenheid gesteld zich in een vergadering van de raad te verantwoorden. Daarbij kan hij zich doen bijstaan door een raadsman. Een schorsing die niet binnen twee maanden is opgeheven of is gevolgd door een ontslag eindigt van rechtswege na het verstrijken van de termijn. In geval van voornemen tot ontslag wordt het betrokken lid in de gelegenheid gesteld zich in een vergadering van de Raad van Toezicht waarin het voornemen tot ontslag aan de orde is, te verantwoorden. Daarbij kan hij zich doen bijstaan door een raadsman. 3. De voorzitter van het College van Bestuur wordt door de Raad van Toezicht in functie benoemd. 4. Het College van Bestuur is op basis van een arbeidsovereenkomst in dienst bij de Vereniging. De leden van het College van Bestuur dienen de grondslag en het doel van de Vereniging te onderschrijven en uit te dragen. 5. De voorzitter en een ander lid van de raad voeren jaarlijks een functioneringsgesprek met het bestuur overeenkomstig de hiervoor bij de vereniging gebruikelijke procedure. 6. De raad benoemt de voorzitter van het bestuur in functie. 7. In de voorkomende situatie waarin voor het bestuur een interim-benoeming noodzakelijk is kan deze niet worden vervuld door een lid van de raad. Artikel 8 Regeling van de besturing De raad is verantwoordelijk voor: 1. Voorafgaande goedkeuring van door het bestuur te nemen besluiten is vereist met betrekking tot: a. het aangaan van financiële verplichtingen en samenwerkingsovereenkomsten welke niet binnen de begroting zijn opgenomen en waarvan het belang een bedrag van vijftigduizend euro overschrijdt; b. de beëindiging van de dienstbetrekking van meer dan 10% van het aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdbestek; c. ingrijpende wijziging van de arbeidsomstandigheden van meer dan 100 van het aantal werknemers in dienst van de Vereniging; d. een aanvraag tot faillissement of van surséance van betaling; e. stichten, opheffing, samenvoegen, overnemen of overdragen of afsplitsing van (een deel van) de scholen; f. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking met een andere rechtspersoon indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de Vereniging of de in stand te houden scholen; g. het vaststellen, wijzigen of intrekken van het managementstatuut h. de regeling van de medezeggenschapsraad i. het vaststellen van het financiële beleid, de begroting en begrotingswijzigingen, de jaarrekening, het jaarverslag en het treasurystatuut; j. het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. Reglement Raad van Toezicht - juni /6

5 k. het aangaan van overeenkomsten waarbij de Vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. 2. De raad benoemt de accountant, op voordracht van het bestuur. 3. Opstellen en na advies van de Raad van Advies vaststellen van het reglement van de raad. 4. Het vaststellen en goedkeuren van het reglement voor het bestuur 5. De raad is verantwoordelijk voor een klokkenluidersregeling. 6. De raad is met inachtneming van het gestelde in de statuten bevoegd dit reglement te wijzigen. Voor een dergelijk besluit is een gekwalificeerde meerderheid vereist van tweederde der uitgebrachte stemmen en gehoord het advies van de Raad van Advies. Artikel 9 Accountant 1. Overeenkomstig artikel 11 lid 4 van de statuten verleent en formuleert de raad de opdracht aan de externe accountant. 2. De raad bespreekt elk jaar in aanwezigheid van het bestuur met de accountant het jaarverslag betreffende het voorafgaande jaar. De accountant rapporteert aan de raad over zijn bevindingen in het kader van de jaarlijkse accountantscontrole door middel van een managementletter. 3. Onverlet het gestelde in artikel 9.2 heeft de raad jaarlijks in afwezigheid van het bestuur een gesprek met de externe accountant. Artikel 10 Jaarvergadering en Raad van Advies 1. De raad nodigt de leden van de vereniging, alsmede voor de vereniging en haar onderwijsinstellingen(en) relevante maatschappelijke organisaties tenminste éénmaal per jaar uit voor een jaarvergadering. 2. Door en uit de in het voorgaande lid genoemde jaarvergadering worden de leden van de Raad van Advies benoemd. Deze Raad van Advies bestaat uit tenminste vijf en maximaal zeven natuurlijke personen. 3. Alle leden van de Raad van Advies zijn vertegenwoordigers uit de diverse relevante maatschappelijke sectoren, waarvan twee leden ouder/verzorger dienen te zijn van op de onderwijsinstelling(en) van de vereniging schoolgaande leerlingen. Van leden van de Raad van Advies wordt verwacht dat zij affiniteit hebben met de doelstellingen van de vereniging en in de afgelopen drie jaren geen functie hebben vervuld in een ander orgaan binnen de vereniging. Benoeming geschiedt voor een periode van maximaal drie jaar met de mogelijkheid van herbenoeming voor een periode van drie jaar. 4. De Raad van Advies heeft tot taak: a. de raad te informeren over voor het onderwijs relevante maatschappelijke ontwikkelingen; b. de door de raad afgelegde verantwoording over het gevoerde toezicht te beoordelen en daarover advies uit te brengen aan de raad; c. de raad te adviseren over het reglement van de Raad van Toezicht, de te benoemen leden van de Raad van Toezicht en de daarvoor te hanteren profielen Reglement Raad van Toezicht - juni /6

6 Artikel 11 Evaluatie 1. De raad stelt een toetsingskader op en evalueert aan de hand daarvan elk jaar de strategie en het beleid van het bestuur vanuit de in het prioriteitenplan vermelde voornemens en de in de kwartaalrapportages vermelde resultaten en prestaties. Het toetsingskader wordt vastgesteld na advies door het bestuur en de Raad van Advies. 2. Elk jaar evalueert de raad onderling: a. zijn functioneren als collegiaal orgaan; b. het functioneren van de leden en het functioneren van voorzitter en vicevoorzitter en zin omgang met het bestuur; c. de verschillende invalshoeken en disciplines binnen de raad en welke elementen inhoudelijk nog ontbreken. d. De raad informeert het bestuur over de uitkomst van deze evaluatie 3. De raad verantwoordt zich in een verslag voor haar werkzaamheden. Dit verslag wordt in het kader van de verantwoording aan de Raad van Advies van de vereniging voorgelegd en overigens toegevoegd als onderdeel van het publieke jaarverslag. Artikel 12 Slotbepalingen 1. De raad verzekert zijn aansprakelijkheid vanuit zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2. Openbaar zijn: a. de reglementen van raad en bestuur; b. het rooster van aftreden, de profielschets van de leden en de voorzitter; c. de samenstelling van de raad met leeftijd, beroep, voor de vereniging relevante nevenfuncties, datum eerste benoeming en de termijn waarvoor de leden benoemd zijn, alsmede hun vergoedingen; d. besluitenlijsten van de raad; e. het jaarverslag van de raad. Aldus voor de eerste maal voorlopig vastgesteld na bespreking in de bestuursvergadering van en na ingewonnen advies van de voorzitter van de centrale directie, In afwijking van het gestelde in dit reglement is dit reglement voor de eerste keer vastgesteld door de Raad van Toezicht in zijn vergadering van 14 oktober 2008 voorzitter vice-voorzitter Reglement Raad van Toezicht - juni /6