Reglement van de Raad van Toezicht van De Schutse

Transcriptie

1 De Raad van Toezicht van de Stichting tot het Verzorgen van Verstandelijk Gehandicapten De Schutse, gevestigd te Kesteren, besluit met inachtneming van de statuten van de stichting zoals gewijzigd bij akte d.d. 16/5/2011, het navolgende reglement voor de Raad van Toezicht vast te stellen: Artikel 1 Informatievoorziening en informatieverschaffing Informatievoorziening 1. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. Binnen het kader van het beleidsplan en het jaarplan en met behulp van de jaaragendaplanning bepaalt de Raad van Toezicht zijn informatievoorziening, bespreekt deze met de Raad van Bestuur en legt deze na dit overleg vast in zijn jaaragendaplanning. Elementen van de informatievoorziening zijn: a. informatie over de doelrealisaties, de prestaties en resultaten; b. strategische informatie; c. gestandaardiseerde informatie voortkomend uit de plannings- en controlecyclus; d. informatie door middel van kengetallen en benchmarkgegevens; e. gestandaardiseerde informatie over interne en externe ontwikkelingen; f. informatie over wet- en regelgeving; g. informatie voortkomend uit contacten met interne stakeholders gericht op de wederzijdse informatievoorziening, zoals informatieve gesprekken met de cliëntenraad en de personeelsvertegenwoordiging van de stichting; h. ontmoetingen met het managementteam of leden daarvan. 3. De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht periodiek informatie over de realisatie van de afspraken in het kader van het strategische beleidsplan en het jaarplan. In ieder geval betreft dat de resultaatgebieden: a. kwaliteit van zorg; b. de realisering van de maatschappelijke functie c. de strategie inclusief de daaraan verbonden risico's en mechanismen tot beheersing ervan d. omgang met ethische vraagstukken; e. zijn beoordeling van de interne beheersystemen, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de stichting en dat de hoofdzaken van deze rapportage en de bespreking ervan worden opgenomen in het jaarverslag. f. de doelmatigheid en continuïteit van de organisatie en de bedrijfsvoering (onder meer financiën en personeel); g. het innovatievermogen; h. de cliëntgerichtheid en cliënt- en medewerkertevredenheid. i. Indien daarvoor aanleiding is zal de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht tussentijds van relevante informatie voorzien. 4. De Raad van Bestuur houdt de Raad van Toezicht op de hoogte ten aanzien van: a. ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van de stichting; b. de ontwikkeling van aangelegenheden, voor de formele besluitvorming waarvan hij de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeft; c. problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie; d. problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden, zoals overheid, zorgverzekeraars, samenwerkingspartners; e. calamiteiten, die gemeld zijn bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg dan wel Justitie; f. gerechtelijke procedures; g. kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen. Indien de stichting op enigerlei wijze in de publiciteit komt zal de Raad van Bestuur zo mogelijk tevoren de leden van de Raad van Toezicht daarvan in kennis stellen. Publicaties zal hij achteraf in kopie aan de Raad van Toezicht doen toekomen. 5. De Raad van Toezicht wint informatie in door: a. de met de Raad van Bestuur overeengekomen informatievoorziening dan wel door de informatieverstrekking door de Raad van Bestuur; Pagina 1 van 6

2 b. de gereguleerde en op wederzijdse informatievoorziening afgestemde contacten met cliëntenraad, personeelsvertegenwoordiging en het managementteam of leden daarvan; c. zorginstellingsbezoeken; d. aanwezigheid bij sociale, personele of andere zorginstellingsgebeurtenissen. 6. Ieder lid van de Raad van Toezicht zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van de uitoefening van de toezichthoudende functie krijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. 7. De Raad van Toezicht kan, indien dit nodig geacht wordt voor het uitoefenen van haar bevoegdheden, op eigen wijze informatie inwinnen en heeft daarvoor conform de statutaire bepalingen op dat gebied toegang tot bescheiden en voorzieningen van De Schutse om daarmee tot een zelfstandig oordeel te kunnen komen. Informatieverschaffing 8. In de regel wordt door de Raad van Bestuur informatie ter voorbereiding van dan wel tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht verschaft conform artikel 1 lid 2, 3 en 4. Indien daarvoor aanleiding is zal de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht tussentijds van relevante informatie conform artikel 1 lid 2, 3 en 4 voorzien. 9. De Raad van Toezicht kan indien nodig voor het uitoefenen van zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden op eigen wijze informatie inwinnen en heeft daarvoor toegang tot bescheiden en voorzieningen van de zorginstelling om daarmee tot een zelfstandig oordeel te kunnen komen. Artikel 2 Samenstelling van de Raad van Toezicht 1. Profiel Raad van Toezicht a. De Raad van Toezicht maakt een profielschets van de Raad van Toezicht. b. Het profiel voor de Raad van Toezicht dient er toe te leiden dat de Raad van Toezicht zodanig is samengesteld dat: er voldoende affiniteit met de gezondheidszorg in het algemeen en de doelstelling van de stichting in het bijzonder is; een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines aanwezig is, waarbij onder meer gedacht wordt aan zorginhoudelijke, financieel-economische, juridische, politieke, sociale, pastorale en bedrijfskundige achtergronden; de leden van de Raad van Toezicht ten opzichte van elkaar en de Raad van Bestuur onafhankelijk en kritisch opereren; adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van de Raad van Bestuur. 2. Profiel lid van de Raad van Toezicht b. De Raad van Toezicht maakt een algemene profielschets op, waarin de kwaliteiten en eigenschappen die van een lid van de Raad van Toezicht worden verwacht, zijn opgenomen en vult deze per zetel aan met een specifieke detaillering naar achtergrond, discipline en deskundigheid. c. Het profiel van een lid van de Raad van Toezicht bevat tenminste de volgende aspecten: belijdend lid van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland; affiniteit met de doelstelling en zorgfunctie van de instelling; verbinding kunnen leggen tussen de identiteit van de instelling en hulpverlening; integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling; Aspecten die een belangrijke toegevoegde waarde kunnen hebben, zijn: algemene bestuurlijke kwaliteiten en ervaring; een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand; het vermogen en de attitude om de Raad van Bestuur met raad en daad als klankbord terzijde te staan; het vermogen om het beleid van de stichting en het functioneren van de Raad van Bestuur te toetsen; Pagina 2 van 6

3 het vermogen om advies en toezicht in teamverband uit te kunnen oefenen; inzicht in de eisen die kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit aan een organisatie als de stichting stellen; het vermogen om zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over door de Raad van Bestuur voorgelegde aangelegenheden; voldoende beschikbaarheid. d. In ieder geval op het moment dat een zetel al dan niet volgens rooster vacant wordt, gaat de Raad van Toezicht na of de profielschets nog voldoet. De Raad van Toezicht gaat daarbij ook te rade bij de Raad van Bestuur. Zonodig stelt de Raad van Toezicht de profielschets bij. 3. De voorzitter a. De voorzitter van de Raad van Toezicht wordt door de Raad van Toezicht uit haar midden benoemd. De Raad van Toezicht benoemt op voordracht van de voorzitter uit haar midden de vice-voorzitter van de Raad van Toezicht, die de voorzitter bij diens afwezigheid vervangt. Zowel de voorzitter als vice-voorzitter zijn ambtsdrager binnen de Gereformeerde Gemeenten in Nederland. b. Van de voorzitter van de Raad van Toezicht worden, onverminderd de profielschets, specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht, die door de Raad van Toezicht nader worden vastgesteld. In het bijzonder dient hij; het vermogen te hebben om met overwicht en natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in de Raad van Toezicht te vervullen; samenbindend vermogen te hebben; over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de mening- en besluitvorming van de Raad van Toezicht; over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de taken en functie van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. c. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Raad van Toezicht en is voor de Raad van Bestuur en eventueel andere betrokkenen het eerst aanspreekbare lid van de Raad van Toezicht. d. Indien de Raad van Toezicht naar buiten treedt, geschiedt dit in de regel bij monde van de voorzitter. 4. Onverenigbaarheid a. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door een Bijbels genormeerde handelwijze, integriteit en een onafhankelijke opstelling. Dit betekent onder andere dat hij in de uitoefening van de functie op geen enkele wijze belang heeft bij de stichting. b. De Raad van Toezicht stelt zo nodig ter aanvulling van de statuten vast met welke betrokkenheid, achtergrond of functie het lidmaatschap van de Raad van Toezicht onverenigbaar is. c. Indien een lid van de Raad van Toezicht voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met de stichting kan ontstaan, zal het betreffende lid van de Raad van Toezicht de voorzitter daarvan in kennis stellen. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt het betreffende lid van de Raad van Toezicht mee aan deze tijdelijke oplossing, met inachtneming van het in artikel 2 lid 4d bepaalde. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, zal het betreffende lid van de Raad van Toezicht ervoor zorg dragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven, dan wel aftreden. De voorzitter stelt de overige leden op de hoogte. d. In geval naar het oordeel van de Raad van Toezicht sprake is van een tegenstrijdig belang tussen een lid of meerdere leden van de Raad van Toezicht en de stichting, neemt het betreffende lid van de Raad van Toezicht niet deel aan de discussie en de besluitvorming over het onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft. Pagina 3 van 6

4 Artikel 3 Werving, selectie, voordracht en benoeming leden Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht stelt vast dat er een vacature is en stelt tevens een profielschets voor de betreffende zetel vast overeenkomstig artikel 2, tweede lid. 2. De Raad van Toezicht werft kandidaten door middel van een advertentie in het periodiek van de stichting. 3. Een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht vormt de selectiecommissie. Deze commissie voert gesprekken met kandidaten en doet een voordracht voor benoeming aan de Raad van Toezicht. 4. De Raad van Toezicht neemt het voorgenomen besluit om een persoon te benoemen, bespreekt dit voornemen met de Raad van Bestuur en vraagt advies aan de personeelsvertegenwoordiging en gaat daartoe niet over voordat de synode van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland daarover positief heeft geadviseerd. 5. De Raad van Toezicht benoemt de betreffende persoon. 6. Elk nieuw toegetreden lid van de Raad van Toezicht verklaart door ondertekening van de statuten en dit reglement zich aan de daarin opgenomen bepalingen te zullen houden. Artikel 4 Einde lidmaatschap 1. Rooster van aftreden a. De Raad van Toezicht stelt een rooster van aftreden vast. Uitgangspunt hierbij is een in de tijd zo evenwichtig mogelijk gespreide wijze van aftreden om de continuïteit van de Raad van Toezicht zo weinig mogelijk te schaden. In ieder geval zullen de voorzitter en de vicevoorzitter niet gelijktijdig volgens rooster aftredend zijn. b. Leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor een zittingsperiode van maximaal vier jaar. 2. Herbenoeming a. Herbenoeming kan maximaal één keer plaatsvinden, eveneens voor een maximale periode van vier jaar. b. Voordat tot herbenoeming kan worden overgegaan evalueert de Raad van Toezicht het functioneren van het lid, dat voor herbenoeming in aanmerking wenst te komen, en betrekt bij haar besluitvorming over de herbenoeming het actuele profiel van de Raad van Toezicht. 3. Tussentijds aftreden Leden van de Raad van Toezicht treden tussentijds af: - op eigen verzoek; - wanneer niet meer voldaan wordt aan de eisen gesteld bij benoeming; - wanneer dit als gevolg van onvoldoende functioneren, structurele en fundamentele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of om andere redenen naar de mening van de Raad van Toezicht geboden is. Het betrokken lid neemt geen deel aan de besluitvorming en legt zich neer bij het oordeel van de Raad van Toezicht. Artikel 5 Werkzaamheden van de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de uitvoering van haar eigen werkzaamheden, waartoe behoren: a. de werkzaamheden in het kader van de uitoefening van toezicht en van de andere verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht; b. de regeling van een gestructureerde omgang met de Raad van Bestuur; c. het opstellen en bijstellen van het profiel van de Raad van Toezicht; d. de werving, selectie en voordracht van leden van de Raad van Toezicht; e. het rooster van aftreden van leden van de Raad van Toezicht; f. de opdrachtverstrekking aan eventuele commissies uit de Raad van Toezicht, aan individuele leden, aan de accountant of aan externe deskundigen; g. de jaarlijkse evaluatie van de Raad van Toezichtleden en -voorzitter; Pagina 4 van 6

5 h. de evaluatie van leden die aftredend zijn en voor herbenoeming in aanmerking willen komen; i. de eventueel gewenste deskundigheidsbevordering van de Raad van Toezicht; j. de kwaliteit van functioneren van de Raad van Toezicht; k. de betrokkenheid van de Raad van Toezicht bij de benoeming van het personeel. 2. Leden van de Raad van Toezicht verrichten nimmer taken die door de wet, statuten of reglementen aan de Raad van Bestuur zijn opgedragen. 3. Omgangswijze Raad van Toezicht leden van de Raad van Bestuur De voorzitter van de Raad van Toezicht fungeert als communicatiepartner van de voorzitter van de Raad van Bestuur. De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door de vicevoorzitter dan wel een ander lid van de Raad van Toezicht. 4. Evaluatie Elk jaar evalueert de Raad van Toezicht onderling, zonder aanwezigheid van de leden van de Raad van Bestuur, het functioneren als collegiaal orgaan, het functioneren van de leden en het functioneren van voorzitter en vice-voorzitter en haar omgang met de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht informeert de Raad van Bestuur over de uitkomsten van deze evaluatie. 5. Honorering De leden van de Raad van Toezicht van De Schutse ontvangen geen honorering voor hun werkzaamheden. De stichting zal de door de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht gemaakte onkosten aan hen vergoeden. 6. Openbaarheid Openbaar zijn de reglementen met betrekking tot Raad van Toezicht en Raad van Bestuur, het rooster van aftreden, het profiel van de Raad van Toezicht, de samenstelling van de Raad van Toezicht met leeftijd, beroep, datum eerste benoeming en de termijn waarvoor de leden benoemd zijn alsmede de honorering. Deze informatie zal openbaar gemaakt worden via het jaarlijkse verslag van de Raad van Toezicht. Artikel 6 Commissies 1. Auditcommissie De Raad van Toezicht stelt een auditcommissie in. Onder handhaving van de integrale verantwoordelijkheid van de volledige Raad van Toezicht is de auditcommissie in het bijzonder belast met het toezicht op de interne beheersing, financiële verslaggeving en naleving van de weten regelgeving. De functie en de werkwijze van de auditcommissie wordt in een uitvoeringsreglement vastgelegd die wordt goedgekeurd door de Raad van Toezicht. 2. Remuneratiecommissie De Raad van Toezicht stelt een commissie in voor de beoordeling en remuneratie van leden van de Raad van Bestuur. Deze commissie voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van de Raad van Bestuur en betrekken daarin tevens de uit de evaluatie van de Raad van Toezicht voorkomende aandachtspunten. Artikel 7 Verantwoording De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over haar handelen door verslag te doen van haar werkzaamheden in het jaarverslag van de stichting. Deze verantwoording wordt tevens aangeboden aan de synode van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland. Artikel 8 Slotbepaling en inwerkingtreding 1. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Toezicht. 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de Raad van Toezicht met inachtneming van wettelijke bepalingen en statuten. 3. De Raad van Toezicht gaat in de jaarlijkse evaluatie van haar functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. Pagina 5 van 6

6 4. Dit reglement dient als aanvulling op de statuten van de stichting en op de regels die op de Raad van Toezicht op grond van Nederlands recht van toepassing zijn. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of de statuten, zullen deze laatste prevaleren. 5. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 oktober Aldus vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Toezicht d.d. 9/9/2011, voorzitter Pagina 6 van 6