Versie 6.11 HannaH Planningen' maandelijkse rentabiliteit maandelijkse thesaurie of kasplanning geprojecteerde jaarrekeningen 'Opvolgingsmodule'

Transcriptie

1 Versie 6.11 HannaH is een gedetailleerd en krachtig financieel plannings- en opvolgingsprogramma. Op basis van de ingevoerde gegevens (in de gele mappen) worden drievoudige 'Planningen' (blauwe mappen) voortgebracht. Deze resultaten zijn onmisbaar bij het nemen van beslissingen: de maandelijkse rentabiliteit met erbij horende grafische voorstelling, alsook simulatiemogelijkheden de maandelijkse thesaurie of kasplanning met erbij horende grafische analyse. Die analyse laat toe de financieringsbehoeften te bepalen (eigen vermogen, kapitaalverhoging, betalingstermijnen, ) de geprojecteerde jaarrekeningen (resultatenrekeningen, balansen, financieringstabel, ) Via de 'Opvolgingsmodule' (groene mappen) worden de gerealiseerde cijfers vergeleken met de gebudgetteerde en krijgt u een prognose van het te verwachten jaarresultaat: Het 'Budget' geeft u de maandelijkse resultatenrekeningen, berekend op basis van de gegevens. In de 'Reële situatie' kunnen maandelijks de reële cijfers ingegeven of elektronisch ingelezen worden. In 'Verschillen' wordt de reële situatie vergelijken met de gebudgetteerde maandelijkse resultaten. Verder vindt u in de 'Prognose' op elk ogenblik het te verwachten eindresultaat over het gehele boekjaar alsook een grafische analyse van de resultatenrekening en van de geprojecteerde liquiditeitspositie. HannaH is heel soepel: U bepaalt de gegevens die u wenst in te voeren. Normaliter kan elke situatie opgenomen worden: de verwachte omzet en alle kosten (variabel en vast), de prijsschommelingen, de investeringen, de financieringen,. U bepaalt eveneens de detailgraad van de gegevens. Bijvoorbeeld voor uw diensten en diverse kosten kan het in sommige dossiers volstaan enkel de belangrijkste kosten te detailleren en de overige samen te nemen. Rekeningen en waarden kan u elektronisch inlezen in de Gegevens via het scherm "Import van de gegevens". Deze functie moet als een steun beschouwd worden maar neemt niet weg dat u daarna de ingevoerde gegevens moet controleren! Bij het opmaken van het budget voor het boekjaar N+1 kan u starten met het inlezen van de proef-en saldibalans van het boekjaar N. Zo beschikt u over een goede basis die u daarna moet overlopen en actualiseren. Bij elke wijziging van de gegevens worden alle resultaten ogenblikkelijk aangepast. Om de verwerking van de gegevens goed te begrijpen is het aangeraden regelmatig de resultaten te overlopen. De functie 'Snelkoppeling Planningen/Gegevens' kan u helpen snel uw gegevenscherm terug te vinden! In de Opvolging kan u de realiteit importeren of manueel ingeven.

2 INSTALLATIE Na het downloaden van de software, volstaat het de inhoud ervan uit te pakken en op de door u te bepalen plaats op uw harde schijf te plakken. Om de toepassing HannaH op te starten klikt u (via de verkenner) op HannaH.exe of maakt u een snelkoppeling aan. Dat kan in de verkenner gebeuren door met de rechtermuisknop op HannaH.exe te klikken en de optie kopiëren naar Bureaublad (snelkoppeling) te kiezen. Zolang u geen toegangscodes ingevoerd hebt, blijft u in een demoversie. De eerste maal, klikt u in het onthaalscherm de optie NL aan om het programma in het Nederlands te starten. WERKING Opgelet: 1. Bij een eerste gebruik moet u in sommige schermen op de scheidingen tussen de kolommen klikken om de zones te vergroten. 2. Door te klikken op het pictogram 'Hulp', bekomt u onderaan uitleg betreffende het geopende scherm of kan u de handleiding raadplegen. 3. De handleiding Handleiding.pdf en een checklist (voor de verzameling van de gegevens) Checklist starters HannaH NL.xls, kunnen uitgeprint worden (onder HannaH/DOCS/). ALGEMEEN 1. In het onthaalscherm of via de knoppenbalk van het programma kan u een nieuw dossier ( ) aanmaken of een bestaand dossier ( ) openen. 2. Op het scherm onderscheidt u bovenaan een Knoppenbalk (met pictogrammen), links een lijst met de namen van alle gegeven-en resultatenschermen en rechts het geopende gegeven-of resultatenscherm. 3. De verplaatsingen in het programma kunnen als volgt gebeuren: U kan links in de aangegeven boomstructuur op het te openen scherm klikken. De snelkoppelingen Planningen' ( ) en 'Opvolging' ( ) zijn aan te raden: door in de resultaten te klikken op die functies keert u terug naar het laatst geraadpleegde gegevenscherm of omgekeerd. 4. Naast het Nederlands kan u ook werken in het Frans of in het Duits of het Engels (zie opties in de menubalk). Noteer dat: bij het veranderen van de taal, het geopend scherm pas na het oproepen van een ander scherm in de nieuwe werktaal verschijnt; de werktaal zowel de taal van de codes die u wenst toe te voegen, als de taal voor de afdrukken bepaalt; bij vertalingen van benamingen en commentaar, deze in de verschillende talen bewaard worden;

3 de hulpteksten slechts in het Nederlands of in het Frans kunnen geraadpleegd worden. 5. Bovenaan, onder 'HannaH ' vindt u informatie betreffende de versie, alsook onze coördinaten. 6. Bij het aanmaken van een nieuw dossier moet u naast het invullen van het scherm "Dossiergegevens" het dossier opslaan. Waar en onder welke naam dat moet gebeuren beslist u! Automatisch wordt een dossierbestand <Naam>.hdx gegenereerd. Daarnaast maakt HannaH een map <Naam>_Comments aan voor alle commentaarschermen en een <Naam>_HL.csv met een geprojecteerde proefen saldibalans. (Is niet van toepassing bij een demoversie) 7. Loopt er iets verkeerd en verlaat u het programma, dan haalt u bij het openen van het programma het laatst geopende dossier terug op via de optie. 8. Elk gegeven-en/of resultatenscherm kunt u rechtstreeks (na visualisatie) of via Word afdrukken. Rechtstreeks gaat veel sneller maar via Word kan u de presentatie personaliseren. (Is niet van toepassing bij een demoversie) Via de optie bovenaan opent u het subscherm Voorbereiding vh afdrukken : Welke schermen afgedrukt worden is het resultaat van een combinatie van de vijf opties die u links onderaan vindt en van de lijst geselecteerde schermen rechts. In de lijst rechts vinkt u de niet af te drukken schermen aan (de printer rechts van de naam wordt in het rood doorstreept). Ook de volgorde van de af te drukken schermen kan u in die lijst rechts aanpassen. Dat gebeurt door in de lijst een scherm aan te klikken en te verslepen. Een selectie van af te drukken schermen kan u bewaren (formaat.hsr) en toepassen in een ander dossier. Voor een beperkt financieel plan kan u eventueel gebruik maken van het model "Beperkt financieel plan plan financier synthétique.hsr"(te vinden onder de directory Docs van HannaH. Bij het rechtstreeks afdrukken kan u de oriëntatie (liggend of staand) bepalen. Een wijziging van het printformaat moet u aangeven zowel onder 'Bepaling van de marges' als in het subscherm 'printer setup'. Met Word wordt steeds liggend geprint. Het commentaar wordt afgedrukt indien de optie 'Notities' in de knoppenbalk ingedrukt is (en het commentaar zichtbaar is). Bij het afdrukken van de gegevens neemt HannaH als breedte voor de kolommen, de breedte die door u in de gegevenschermen bepaald werd. Bij overlappingen moet u naar de gegevenschermen terugkeren en de breedte aanpassen. 9. Alle schermen, met uitzondering van de grafieken, kunnen naar Excel uitgevoerd worden. De procedure is heel eenvoudig: u gaat staan op uit te voeren scherm en klikt bovenaan op het pictogram Export. Automatisch wordt het scherm onder Excel geopend. Als naam wordt de naam van het uitgevoerde scherm voorgesteld. (Is niet van toepassing bij een demoversie)

4 GEGEVENS 1. Elk gegevenscherm wordt in de verticale boomstructuur door een blad voorgesteld en de verzameling van schermen door een gele map. Bij het openen van een invoerscherm wordt de naam ervan links, boven het invoerscherm, opgenomen op een gele achtergrond. 2. Om gegevens in te voeren moet u regelmatig beroep doen op de volgende functies van de knoppenbalk: Het pictogram 'Potlood' (Toevoegen) om in de meeste schermen nieuwe lijnen toe te voegen; het pictogram Prullemand (Wissen) om een lijn uit te wissen; de pictogrammen 'Jantje lacht/jantje weent '(Pessim. Hypoth./Optim.Hypoth.) om in het scherm "Bestellingen" (onder Verkoop/verwachtingen) de andere verkoopshypothese op te roepen; de Pijltjes om zich in een ingevoerd bedrag te verplaatsen; de Enter-toets om naar een volgende invoerzone te gaan (vertikale of horizontale verplaatsing naargelang het bovenaan aangeklikte pictogram) 3. Via het scherm Import van gegevens kan u gegevens elektronisch inlezen. Met de optie Het boekhoudplan en bedragen importeren kan u de rekeningnummers en omschrijvingen voor de balansgegevens en eveneens de bedragen voor de bedrijfsgegevens importeren. Het in te lezen bestand moet minstens een kolom met de rekeningnummers en één met de omschrijvingen bevatten. Het formaat moet van het type.dbf,.txt of.csv zijn. Dat betekent dat het bestand eventueel eerst vanuit uw boekhoudpakket naar Excel moet geëxporteerd worden en dan verder als.csv of.txt dient opgeslagen te worden. 4. In een nieuw dossier werkt HannaH op 5 boekjaren en met rekeningnummers met 6 cijfers. U kunt die waarden aanpassen in het scherm Dossiergegevens. 5. De ingevoerde waarden mogen de niet overschrijden. 6. Bij de vaste kosten en gelijkaardige schermen wordt als einddatum steeds 12/2100 voorgesteld. Deze moet enkel aangepast worden indien de kost of opbrengst effectief ophoudt in de bestudeerde periode en de periodiciteit verschillend is van Eénmalig. RESULTATEN 1. Bij de Resultaten wordt in de verticale boomstructuur elk scherm door een rekenmachientje of een grafiek voorgesteld en de verzameling van schermen door een map (blauw voor Planningen en groen voor de Opvolging). De naam van het geopende planningsscherm staat op een blauwe achtergrond en die van een opvolgingsscherm op een groene achtergrond. 2. Op elk ogenblik kan u de resultaten raadplegen. Is de beginbalans echter niet in evenwicht, de beginvoorraad onvoldoende of de globale marge negatief dan verschijnen de resultaten in het rood. 3. In de resultatenrekeningen, balansen en financieringstabel roept u via een klik op de bedragen de samenstelling ervan (drilldown). 4. Onder de optie Realiteit van de Opvolging worden de reële cijfers ingegeven. Dat kan manueel of elektronisch gebeuren. Zolang niets ingebracht is, vindt u voor de

5 periode gaande tot de datum aangegeven onder Reële situatie tem de gebudgetteerde cijfers tussen accolades. 5. Om een resultaat onder de andere hypothese op te roepen, klikt u in de Planningen op het pictogram Jantje lacht/jantje weent. Het programma start steeds met de positieve hypothese. In de Opvolgingsmodule wordt de hypothese aangevraagd in de planningen, aangehouden. Voor uw andere vragen, contacteer ons op het nummer 04/ of via info@idsoft.be. Veel succes!