Implementeren van veranderen

Transcriptie

1 Implementeren van veranderen

2 Per 1 januari 2015 is gegaan als Samen Veilig Midden-Nederland. Dit jaarbericht 2014 is samengesteld in 2015 en dus onder de vlag en in de opmaak van Samen Veilig Midden-Nederland. Dit jaarbericht is een samenvatting van het officiële jaarverslag 2014 van Bureau Jeugdzorg Utrecht. Naar het complete jaarverslag

3 2014 was een veelbewogen jaar, waar het vertrouwde BJU is omgevormd naar de nieuwe SAVE-organisatie passend binnen het nieuwe jeugdstelsel. Alles waar we in de voorgaande jaren heel hard aan gewerkt hebben, ter voorbereiding op de transitie, is in 2014 voor een belangrijk deel ingevoerd. In partnership met de gemeenten en goed ondersteund door de provincie Utrecht, zijn we sinds 2012 al bewust op de stelselwijziging vooruit gelopen, om met elkaar goed voorbereid en klaar voor de toekomst aan de startstreep te kunnen verschijnen. In 2014 moesten de bouwstenen van het nieuwe stelsel op hun plaats gezet worden, zodat we vanaf 1 januari 2015 ook daadwerkelijk SAVE konden gaan werken: met één professional - gespecialiseerd op het gebied van veiligheid - in de buurt, dichtbij het gezin, die in aansluiting op de lokale teams alle activiteiten in drang en dwang uitvoert. In 2014 zijn alle uitvoerende medewerkers daarom in nieuwe functies en in nieuwe teams ingedeeld en geschoold in de SAVE-werkwijze. Methodische leerbijeenkomsten zijn organisatiebreed ingevoerd. Over afspraken in de samenwerking met lokale partners is intensief overlegd en deze zijn zorgvuldig vastgelegd heeft ons veel vernieuwing gebracht, en een focus op onze kerntaken die onze cliënten zeker ten goede komt. Helaas hebben we hierdoor ook van veel deskundige collega s afscheid moeten nemen omdat wij vanaf 2015 geen taken meer uitvoeren die niet met drang en dwang te maken hebben. Het reguliere werk, dat gewoon doorliep, de ontwikkelwerkzaamheden en het afscheid van gewaardeerde collega s hebben een zware wissel op alle medewerkers getrokken, maar hebben 2014 ook gemaakt tot een jaar waar we trots op zijn. Uiteraard zijn we nog niet klaar. Op vele punten is nog nadere uitwerking nodig. Met elkaar en met onze samenwerkingspartners gaan we daarmee in 2015 aan de slag en bouwen we van harte voort op het gedegen fundament dat in 2014 gerealiseerd is. Een goed begin van een nieuw stelsel! Jan-Dirk Sprokkereef Bestuurder

4 Visie & missie Visie Met de transitie op komst heeft vastgesteld dat de meerwaarde voor de toekomst ligt in de expertise op het gebied van drang en dwang. De combinatie van begrenzen, straffen en zorg blijkt een deskundigheid die gewenst is. Daarmee omvat onze visie de volgende uitgangspunten: Kinderen hebben recht op veiligheid; Vrijwillige hulp waar het kan; Veiligheid staat voorop; Uitgaan van eigen kracht van jeugdige, gezin en sociaal netwerk; Kinderen horen op te groeien in een gezin; Kennen en gekend worden; Eén integraal plan; Specialisten altijd bij de hand. In april 2013 is de visie volledig uitgewerkt in een uitgebreid visiedocument.

5 Missie Onze missie is: Het duurzame herstel van de veiligheid van kinderen en het ombuigen van jeugdcriminaliteit naar een situatie waarin jeugdigen zich positief kunnen ontwikkelen, passend bij hun leeftijd en hun vaardigheden, zodat zij verantwoord kunnen (blijven) deelnemen aan de samenleving. Daartoe: Passen wij onze expertise meteen al toe in de onderzoeksfase naar (dreigende) schendingen van de veiligheid van jeugdigen; Stellen wij onze expertise beschikbaar aan partners in de aanpak van zulke (dreigende) schendingen en aan ouders of anderen in de omgeving van de jeugdige wiens veiligheid wordt bedreigd; Initiëren wij justitieel ingrijpen waar dat nodig is; Geven wij uitvoering aan de begrenzing en ondersteuning die op basis van zulk justitieel ingrijpen aangewezen is en nemen wij actief deel aan of initiëren algemene ontwikkelingen (o.a. samen met gemeenten) om problemen bij jeugdigen zoveel mogelijk te voorkomen en in ieder geval zo snel mogelijk te signaleren.

6 Reorganiseren en ontschotten In 2013 hebben de Bureaus Jeugdzorg Utrecht en Flevoland, de William Schrikker Groep en de Raad voor de Kinderbescherming Midden-Nederland, ondersteund door de Eigen Kracht Centrale en Adviesbureau Van Montfoort, het organisatiemodel en de werkwijze SAmenwerken aan VEiligheid - SAVE - ontwikkeld. Voor de invoering van de werkwijze SAVE zijn in 2014 twee grote organisatorische veranderingen doorgevoerd om zo invulling te geven aan de SAVE-uitgangspunten van gebiedsgericht - en ontschot werken. Daarnaast is een centraal Meld- en Crisispunt (MCP) ingericht waar burgers en professionals terecht kunnen met vragen, voor advies en overleg of het melden van zorgelijke signalen. Bij crisissituaties is het MCP 24/7 bereikbaar en inzetbaar. In 2014 zijn ook de taken van het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) ondergebracht bij het MCP. Vanaf 1 januari 2015 is het MCP gegaan onder de naam Veilig Thuis. Meer over inrichten Veilig Thuis Meer over gebiedsgericht - en ontschot werken

7 Gebiedsgericht werken Voor het gebiedsgericht werken zijn er 31 gebiedsgerichte SAVE-teams samengesteld en in juni 2014 gestart. De gebiedsgerichte SAVE-teams zijn geclusterd naar zes regio s die aansluiten op de gemeentelijke samenwerkingsregio s. Hierdoor heeft een deel van de cliënten in 2014 te maken gekregen met een wisseling van contactpersoon. Alle cliënten zijn hierover vooraf geïnformeerd en waar nodig was er sprake van een warme overdracht naar de nieuwe contactpersoon. Ontschotten Ter voorbereiding op de invoering van het ontschot en multidisciplinair werken, zijn in 2014 twee nieuwe functies ontwikkeld met elk een bredere, meer integrale taakstelling: 1. medewerker SAVE; 2. medewerker Meld- en Crisispunt (vanaf medewerker Veilig Thuis). Er is een plaatsingsprocedure uitgevoerd om alle uitvoerend medewerkers per 1 september 2014 in één van deze twee functies en in een gebiedsteam te plaatsen. Deze procedure betrof de functies van jeugdbeschermer, jeugdreclasseringswerker, casemanager jeugdzorg, medewerker Spoedeisende zorg, medewerker Centrale aanmelding en maatschappelijk werker Advies- en Meldpunt Kindermishandeling.

8 Na de interne reorganisatie van functies en teams volgde een geleidelijke en gefaseerde overgang van de teams naar het werken volgens de SAVE-werkwijze. Om conform de SAVE-werkwijze te kunnen gaan werken, volgden medewerkers een vijfdaagse basistraining SAVE. Om de medewerkers in hun werk te faciliteren is met Adviesbureau Van Montfoort de Handleiding SAVE 2.0. geschreven. Een essentieel onderdeel van de SAVE-werkwijze wordt gevormd door de methodische leerbijeenkomsten. Ook deze zijn in 2014 organisatiebreed geïntroduceerd. Meer over SAVE: Handleiding SAVE Basistraining SAVE Implementatie methodische leerbijeenkomsten

9 Meer over SAVE SAVE is erop gericht om, wanneer de veiligheid van een kind wordt bedreigd of wanneer een jongere het criminele pad op gaat, samen met de lokale zorg, sneller en meer oplossingsgericht te reageren. Het versterken van de lokale zorg helpt om de omvang van zware vormen van zorg te dringen. Door in SAVE multidisciplinair, gebiedsgericht en inhoudelijk op een nieuwe wijze samen te werken, willen de partners de bescherming van jeugdigen ontschotten. Dit houdt in: Expertise delen door samen te werken binnen één team in één specifiek gebied dicht bij de cliënt; Parallel samenwerken met het lokale team om het gezin heen in plaats van na elkaar; Zoveel mogelijk één vaste allround SAVE-medewerker aan het gezin verbinden in plaats van meerdere specialisten. In de SAVE-werkwijze wordt integraal gewerkt binnen het brede domein van de bescherming (drang en dwang) en bij de aanpak van huiselijk geweld. Het betreft de integratie van alle stappen die daarbij worden uitgevoerd - van melding tot uitvoering van een rechterlijke maatregel. Bekijk ook: Uitgangspunten SAVE Folder SAVE (voor cliënten) Brochure SAVE (voor professionals) Film over SAVE Dit en meer vindt u ook op

10 Handleiding SAVE Om de medewerkers te faciliteren in het werken conform de SAVE-werkwijze, is in 2014 met Adviesbureau Van Montfoort de Handleiding SAVE 2.0 geschreven. De Handleiding SAVE 2.0 is opgeleverd in mei 2014 en beschrijft het algemene deel van de nieuwe SAVE-werkwijze. De handleiding is nog geen volledige vervanging van bestaande werksoortspecifieke methoden (zoals de Delta-methodiek voor de jeugdbescherming, de jeugdreclasseringsmethodiek De jongere aanspreken en bijvoorbeeld de ORBA-methodiek voor AMK). De Handleiding SAVE en de werksoortspecifieke methoden werden daarom in 2014 nog naast elkaar gebruikt. Met Adviesbureau Van Montfoort is in 2014 een project ontworpen om de specifieke werkmethoden SAVE-proof te beschrijven. Vanaf begin 2015 worden deze werksoortspecifieke methodische beschrijvingen opgeleverd als bijlagen van de Handleiding SAVE.

11 Basistraining SAVE Adviesbureau Van Montfoort heeft in 2014 omschreven welke vaardigheden en kennis medewerkers nodig hebben om te werken volgens de handleiding SAVE. Daarop heeft het Studiecentrum van een samenhangend vijfdaags trainingsprogramma ontwikkeld dat de SAVE-werkwijze aanleert volgens een duidelijke rode draad. Na het volgen van de training konden medewerkers met hun team starten met het in praktijk brengen van de SAVE-werkwijze. Op uiterlijk 1 april 2015 werken alle medewerkers conform de SAVE-werkwijze en hebben zij de vijfdaagse basistraining SAVE gevolgd.

12 Methodische leerbijeenkomsten Een belangrijk uitgangspunt van de SAVE-werkwijze is dat de werkwijze blijvend in ontwikkeling is. Er wordt met de samenwerkingspartners systematisch geleerd van de praktijk, door onderzoek en door analyse van kritische beroepssituaties. Daarom zijn in 2014 methodische leerbijeenkomsten geïntroduceerd. In deze bijeenkomsten vindt er op gestructureerde wijze, onder voorzitterschap van een gedragswetenschapper, reflectie plaats op de praktijk. Daarin analyseert men met elkaar het handelen van de professionals, leren de professionals en wordt ook de werkwijze zelf verrijkt.

13 Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het inrichten van een bovenregionaal Advies- en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK). Door de taken van het Steunpunt Huiselijk Geweld (SHG) en van het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) te integreren, ontstaat een ongedeelde aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling. Voor de AMHK s is landelijk door de VNG de naam vastgesteld: Veilig Thuis - Advies- en Meldpunt voor Huiselijk geweld en Kindermishandeling. In maart 2014 besloten de Utrechtse gemeenten om de vorming van een gezamenlijk provinciaal Veilig Thuis onder te brengen bij de gecertificeerde instelling die ook de SAVE-aanpak uitvoert. Daarop hebben en de SHG-organisaties Moviera en Welzin van de gemeenten de opdracht gekregen om te komen tot een uitvoeringsplan voor de inrichting van Veilig Thuis. Dit uitvoeringsplan is in het najaar van 2014 goedgekeurd door de Utrechtse gemeenten. Per 1 januari 2015 is Veilig Thuis Utrecht onderdeel van Samen Veilig Midden-Nederland. Meer over Veilig Thuis: (landelijke site) Folder Veilig Thuis

14 De Utrechtse gemeentelijke regio s hebben in 2014 meer en meer de verantwoordelijkheid voor de voorbereiding op de transitie naar zich toe getrokken. Door middel van het zogenaamde mijlpalenprogramma is in 2014 een groot aantal vraagstukken als gevolg van de transitie opgepakt en afgerond. heeft samen met gemeenten, de Raad voor de Kinderbescherming Midden-Nederland en de overige landelijk werkende gecertificeerde instellingen (WSG, LJ&R en SGJb) afspraken gemaakt over de inhoudelijke samenwerking binnen de zogenaamde SAVE-gebiedsteams en de aansluiting op de werkwijze van de lokale teams. Samen met gemeenten zijn er ook afspraken gemaakt over hoe te handelen en af te stemmen in geval er zich calamiteiten voordoen. Op 19 december 2014 zijn tijdens een feestelijke bijeenkomst de afspraken bekrachtigd door de ondertekening van de convenanten in aanwezigheid van wethouders en bestuurders van de verschillende instellingen. Op talloze punten is nog nadere uitwerking nodig; daarom is er een ontwikkelagenda voor 2015 vastgesteld.

15 Werk in uitvoering 2014 Gedurende het veranderproces is het blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en kwaliteitsnormen voortdurend het voornaamste uitgangspunt geweest. De cliënt mag in de hulpverlening en begeleiding hooguit minimaal hinder ondervinden van de ombouw. Daartoe zijn ook in 2014 de kerntaken van als gebruikelijk uitgevoerd vanuit de volgende vier werksoorten: Jeugdbescherming: hier worden de justitiële jeugdbeschermingstaken, zoals voogdij en gezinsvoogdij uitgevoerd. Jeugdreclassering: hier worden de jeugdreclasseringsmaatregelen en alternatieve sancties uitgevoerd. Provinciaal Cliëntgerichte Taken: hieronder vallen het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK), de centrale aanmelding en de spoedeisende zorg. Toegang Geïndiceerde Jeugdzorg: hier worden activiteiten uitgevoerd in het kader van de toegang naar de vrijwillige hulpverlening. Vanaf 1 september 2014 zijn deze werksoorten samengevoegd in één benaderingswijze: SAmenwerken aan VEiligheid (SAVE). Alle teams zijn vanaf dat moment generalistisch en gebiedsgericht gaan werken. Het meld- en crisispunt heeft de provinciaal cliëntgerichte taken geïntegreerd. Meer hierover leest u bij

16 Werk in uitvoering 2014 In 2013 is een klankbordgroep cliëntparticipatie opgericht waaraan zowel cliënten als medewerkers deelnemen. Deze werkwijze is voortgekomen uit het organisatiestreven om cliënten actief te laten meedenken bij de vorming van nieuw beleid of een nieuwe ontwikkeling binnen de organisatie. Ook in 2014 is de formule van de klankbordgroep effectief gebleken en de interactie tussen medewerkers en cliënten werkt enthousiasmerend. De klankbordgroep is in 2014 uitgebreid met twee cliënten en bestaat uit acht (oud-)cliënten en acht medewerkers. In het kader van de gestelde kwaliteitseisen in het normenkader hebben enkele cliënten uit de klankbordgroep in april 2014 een gesprek gevoerd met de auditcommissie ten behoeve van de certificering als gecertificeerde instelling (GI). De cliënten hebben duidelijk over kunnen brengen dat de werkwijze van de klankbordgroep werkt. De auditcommissie was zeer te spreken over deze aanpak van cliëntenparticipatie.

17 Vanuit de wettelijke eisen bleek het wel noodzakelijk om een reglement op te stellen. De klankbordgroep heeft dit opgepakt en het reglement is in september 2014 van kracht geworden zonder de werkwijze te formaliseren, dit, conform de uitdrukkelijke wens van de klankbordgroep. Ellen Hazebroek, ex-cliënt en deelnemer klankbordgroep: Voor mij als kritische (ex)cliënt is het fijn om mee te denken en werken in de klankbordgroep. De manier van samenkomen, de ontspannen manier van zaken ter tafel brengen en de informele sfeer tijdens de vergaderingen, maken dat ik me op mijn gemak voel en het idee heb dat we gehoord worden. Duidelijk voelbaar is de waardering die we krijgen als leden van de klankbordgroep. Dat maakt dat het altijd weer leuk is om mee te denken en te werken aan een bepaalde manier hoe er gewerkt wordt en met cliënten wordt omgesprongen.ook merk ik dat het veel betekent voor de medewerkers, dat wij, vanuit onze eigen ervaringen en kwetsbaarheid, steeds weer bereid zijn samen te kijken naar een goede manier van werken en benadering zoeken. Om te delen in dat wat ons raakt en belangrijk voor ons is. Deze manier van cliëntenparticipatie is voor mij een hele prettige. Juist omdat we niet hele dossiers hoeven door te ploegen en omdat de vergaderingen, ondanks de diepgang, ook heel ontspannen verlopen.vanaf het begin dat zaken aangepakt gaan worden, worden wij er bij betrokken, dat geeft mij ook het gevoel dat het ook een beetje mijn Bureau Jeugdzorg is! Verder zijn adviezen van de klankbordgroep doorgevoerd met betrekking tot: De nieuwe naam van de organisatie per 1 januari 2015; De ontwikkelingen rondom de bereikbaarheid van medewerkers en het flexwerken; De ontwikkeling van een nieuwe risico-taxatielijst; De doorontwikkeling van de SAVE-werkwijze; De ontwikkeling van een cliëntportal binnen het in ontwikkeling zijnde registratiesysteem WIJZ.

18 Werk in uitvoering 2014 In 2014 zijn 23 klachten door de commissie Jeugdzorg Utrecht behandeld in een hoorzitting. Het merendeel van de gegrond verklaarde klachten had betrekking op onzorgvuldig handelen, het ten onrechte beroepen op de geheimhoudingsplicht en het nalaten zich op verzoek van de cliënt te legitimeren. Naar aanleiding van deze klachten zijn diverse verbetermaatregelen genomen. Zo wordt in instructiebijeenkomsten en beleidsvergaderingen meer aandacht besteedt aan het onderscheiden van feiten en meningen in rapportages en het onderbouwen van conclusies. Tevens beoordelen medewerkers en interne auditoren tegenwoordig ook elkaars rapportages op deze aandachtspunten.

19 Werk in uitvoering stond ook op het gebied van HRM voor een belangrijk deel in het teken van verandering en voorbereiding op de stelselwijziging. In 2014 heeft de organisatie zich voorbereid op de noodzakelijke krimp per 1 januari 2015 wegens de overdracht van taken naar de gemeenten. Deze krimp is grotendeels gerealiseerd door het beëindigen van tijdelijke contracten. Het vertrek van veel tijdelijke medewerkers aan het eind van 2014 heeft grote impact gehad. Met het vertrek kwamen kennis, ervaring en continuïteit onder druk te staan. In 2014 is de Plannings-, Functionerings en Beoordelingscyclus (PFB) ingevoerd. Leidinggevenden en medewerkers hebben hiermee een instrument in handen gekregen om periodiek in gesprek te gaan over het werk, om het individueel functioneren te versterken en te monitoren en om de behaalde resultaten te beoordelen. Voor de zomer van 2014 zijn met alle medewerkers planningsgesprekken gevoerd. In het voorjaar van 2015 wordt de realisatie van de planningsafspraken in de beoordelingsgesprekken geëvalueerd.

20 Werk in uitvoering 2014 cliënten Meldingen Aanmeldingen Zorgmeldingen Spoedeisende zorg Kindermishandeling Advies & consult Melding & onderzoek

21 Werk in uitvoering 2014 cliënten TGJ Toegang Geïndicerde Jeugdzorg (vrijwillig kader) Casemanagement Raadsmelding Kindertelefoon Utrecht Gesprek Chat

22 Werk in uitvoering 2014 cliënten Maatregelen Ondertoezichtstelling Voogdij Jeugdreclassering ITB Dubbele maatregel (ots & jr)

23 Werk in uitvoering 2014 medewerkers Naar leeftijd <25 jaar jaar jaar 2013 per per per jaar jaar 60+ jaar 2013 per per per totaal 2013 totaal per

24 Werk in uitvoering 2014 medewerkers Naar geslacht Vrouwen Mannen Recruitment Vacatures Sollicitanten

25 Werk in uitvoering 2014 medewerkers Ziekteverzuim (in %, excl. zwangerschapsverloven, incl. ziekte i.v.m. zwangerschap) 8, jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

26 Nieuw stelsel, nieuwe naam Door de veranderende taken past de naam niet meer bij de verantwoordelijkheden van onze organisatie. Op basis hiervan is een onderzoek gestart naar een nieuwe naam voor de organisatie. Na een traject waar medewerkers, cliënten en externen bij betrokken zijn geweest, is de nieuwe naam bepaald. Vanaf 1 januari 2015 gaat als Samen Veilig Midden-Nederland

27 In november 2013 heeft Bureau Jeugdzorg Flevoland aangegeven dat ook met een goed transitie-arrangement zij te klein zal zijn voor een zelfstandig voortbestaan. Vanuit Bureau Jeugdzorg Flevoland is derhalve de vraag gekomen om te kijken naar mogelijkheden om samen te gaan. stond hier positief tegenover, ook omdat beide organisaties eenzelfde werkwijze (SAVE) hanteren, die wij gezamenlijk op succesvolle wijze willen ontwikkelen, uitdragen en realiseren. Ook opereren beide organisaties binnen één justitieel arrondissement. Begin januari 2014 is besloten dat een mogelijkheid tot fusie werd gezien. In september 2014 is het beoogde moment van fusie bepaald op 1 april Bureau Jeugdzorg Utrecht Bureau Jeugdzorg Flevoland Op 6 oktober 2014 is de Intentieverklaring tot fusie tussen en Bureau Jeugdzorg Flevoland getekend, waarbij Stichting Bureau Jeugdzorg Flevoland juridisch zal worden ondergebracht bij de Stichting, als verkrijgende instelling. Gezamenlijk is de nieuwe naam Samen Veilig Midden-Nederland per 1 januari 2015 vastgesteld.

28 Stichting Samen Veilig Midden-Nederland, 2015 Samenstelling Joost Lanshage, Communicatie & PR Ontwerp Taluut ontwerp, Utrecht Meer informatie over Samen Veilig Midden-Nederland vindt u op Meer informatie over SAVE vindt u op