Zitting van 29 mei 2018

Transcriptie

1 Zitting van 29 mei 2018 Aanwezig: Christine Logghe, OCMW-Voorzitter Stijn De Neve, Mieke Callebert, Godelieve Ampe, Jolien Waeyaert, Lode Rossey, Carine Volckaert, Ronny Vandewalle, Iris Plaisier, OCMW raadsleden Sara De Meyer, Algemeen Directeur Verontschuldigd: Toon Vancoillie, Burgemeester Afwezig: / OPENBAAR 1. Intern controlesysteem aktename rapportage 2017 en aanvulling van het algemeen kader. Overeenkomstig het gemeente- en OCMW-decreet moeten de gemeenten en OCMW's instaan voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen, 2 het naleven van wetgeving en procedures, 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen, 5 de bescherming van activa, 6 het voorkomen van fraude. Dat houdt in dat de gemeente en het OCMW hun eigen werking voortdurend analyseren en optimaliseren, en dat ze streven naar efficiëntie en effectiviteit. Overeenkomstig het gemeente- en OCMW-decreet staat de secretaris (thans algemeen directeur) in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem en moet hierover jaarlijks gerapporteerd worden aan het schepencollege, de OCMW-raad en de gemeenteraad. Rapportage intern controlesysteem

2 Het gemeentedecreet van 15 juli Het OCMW-decreet van 19 december Het auditdecreet van 5 juli De herwerkte leidraad interne controle / organisatiebeheersing dd. 23 mei Artikel 1: De nota omvattende het algemeen kader van het intern controlesysteem (initieel goedgekeurd door de gemeenteraad op 26/06/2017 en door de OCMW-raad op 27/06/2017) wordt, conform de Auditopdracht van 14 november audit Vlaanderen (met kennisname door de gemeenteraad dd. 18/12/2017 en OCMW-raad dd. 19/12/2017), aangevuld met volgende timing: De zelfevaluatie wordt driejaarlijks herhaald. Er wordt steeds in het voorjaar gerapporteerd. Artikel 2: Akte te nemen van de rapportage interne controle dienstjaar Goedkeuring verwerkersovereenkomst met De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel, in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het OCMW Kortemark maakt gebruik van de applicatie Mijn Loopbaan voor organisatie en bevordering van arbeidsbemiddeling, begeleiding en opleiding. In Mijn Loopbaan worden persoonsgegevens verwerkt. Bij deze verwerkingsactiviteit is het OCMW de verwerkingsverantwoordelijke en De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding de verwerker. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) vereist dat er een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker. De verwerkersovereenkomst van De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel, van 24 mei Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/

3 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Enig artikel: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist om de verwerkersovereenkomst van De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel, d.d. 24 mei 2018 goed te keuren. 3. Goedkeuring verwerkersovereenkomst met Ricoh Belgium NV, Medialaan 28A te 1800 Vilvoorde, in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het OCMW Kortemark maakt gebruik van de kopiemachines & multifunctionals voor het printen, kopiëren en scannen. Bij deze verwerkingsactiviteit is het OCMW de verwerkingsverantwoordelijke en Ricoh Belgium NV de verwerker. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) vereist dat er een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker. De verwerkersovereenkomst van Ricoh Belgium NV, Medialaan 28A te 1800 Vilvoorde, van 16 april Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018. Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Enig artikel: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist om de verwerkersovereenkomst van Ricoh Belgium NV, Medialaan 28A te 1800 Vilvoorde, d.d. 16 april 2018 goed te keuren. 4. Goedkeuring agenda en mandaat van de afgevaardigden voor de Raad van Bestuur van de VZW Blijvelde van 20 juni

4 Op 12 juni 2014 besliste de Raad voor Maatschappelijk Welzijn tot oprichting van een vereniging overeenkomstig Hoofdstuk IV van Titel VII van het OCMW-decreet, de VZW Blijvelde genaamd. Op 20 juni 2018 is er een vergadering van de Raad van Bestuur van de VZW Blijvelde. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn dient de voorgestelde agenda van de vergadering goed te keuren alsook mandaat te geven aan de afgevaardigden van de Raad van Bestuur. Agenda voor de vergadering van de Raad van Bestuur van de VZW Blijvelde van 20 juni Het ministerieel besluit van 15 september 2014 houdende de goedkeuring van het besluit van de OCMW-raad van 12 juni 2014 van het OCMW Kortemark tot oprichting van een vereniging overeenkomstig Hoofdstuk IV van Titel VII van het OCMW-decreet, VZW Blijvelde genaamd. Het OCMW-decreet van 19 december Enig artikel: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de agenda van de Raad van Bestuur van de VZW Blijvelde van 20 juni 2018 goed en geeft hiervoor mandaat aan de afgevaardigden. 5. E-verkooploket Vlaamse Landmaatschappij aanbod recht van voorkoop dossiernr Er werden online rechten van voorkoop aangeboden waarvan de details werden opgenomen in de bijlagen van dit dossier. Aanbiedingsdossier. Exceltabel aanbieding. Kadasterplan. Foto. 4

5 Besluit van de Vlaamse regering van 6 oktober 1998 betreffende de kwaliteitsbewaking, het recht van voorkoop en het sociaal beheersrecht op woningen. Decreet houdende de Vlaamse wooncode van 15 juli Decreet voorkooprechten: decreet van 25 mei 2007 houdende de harmonisering van de procedures van voorkooprechten. Gecoördineerde decreten Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei Enig artikel: Akte te nemen van deze online rechten van voorkoop via het VLM loket met dossiernr en het recht van voorkoop niet te benutten. 6. LOI Stationsstraat 60 Gedeeltelijk vernieuwen dak - Goedkeuring lastvoorwaarden en uit te nodigen firma's In het kader van de opdracht LOI Stationsstraat 60 Gedeeltelijk vernieuwen dak werd een bestek met nr opgesteld door de technische dienst. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 excl. btw of ,00 incl. 6% btw. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Als uiterste datum voor het indienen van de offertes wordt 18 juni 2018 om uur voorgesteld. De technische dienst stelt voor om volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: - Dakwerken Vandamme, Kronevoordestraat 14, 8610 Kortemark; - Dakwerken Wennie Verhelst, Zarren-Lindestraat 19, 8610 Kortemark; - Dakwerken Carl Goderis, Staatsbaan 94D, 8610 Kortemark; - Dakwerken Dario Dispas, Amersveldestraat 158, 8610 Kortemark; - Dakwerken Bart Marchand, Groenestraat 42, 8610 Kortemark; - Rambour BVBA, Ruyterhoekstraat 4, 8610 Kortemark; - Maekelberg Pablo, Tramstraat 3, 8680 Koekelare. Er wordt een plaatsbezoek georganiseerd op woensdag 6 juni 2018 om 17u00. Maar wegens de strikte timing kan er op eenvoudig verzoek ook worden overgegaan tot een plaatsbezoek. Het bestek met nr voor de opdracht LOI Stationsstraat 60 Gedeeltelijk vernieuwen dak. 5

6 De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, 1, 1 a (limiet van ,00 excl. btw niet bereikt). Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel Het OCMW-decreet van 19 december Financiële implicaties Het investeringskrediet is voorzien op het OCMW-budget (2018/ACT-30/ /221007/OCMW/RVMW/IE-7, voor een bedrag op 17/05/2018 van ,10). Artikel 1: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat het bestek met nr en de raming voor de opdracht LOI Stationsstraat 60 Gedeeltelijk vernieuwen dak, opgesteld door de technische dienst, worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt ,00 excl. btw of ,00 incl. 6% btw. Artikel 2: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Artikel 3: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: - Dakwerken Vandamme, Kronevoordestraat 14, 8610 Kortemark; - Dakwerken Wennie Verhelst, Zarren-Lindestraat 19, 8610 Kortemark; - Dakwerken Carl Goderis, Staatsbaan 94D, 8610 Kortemark; - Dakwerken Dario Dispas, Amersveldestraat 158, 8610 Kortemark; - Dakwerken Bart Marchand, Groenestraat 42, 8610 Kortemark; - Rambour BVBA, Ruyterhoekstraat 4, 8610 Kortemark; - Maekelberg Pablo, Tramstraat 3, 8680 Koekelare. Artikel 4: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat de offertes ten laatste op 18 juni 2018 om uur het bestuur dienen te bereiken. 6

7 7. Goedkeuring gunning: Afwerking Patio administratief gebouw 'Burger en Welzijn' met lokaal dienstencentrum. In het kader van de opdracht Afwerking Patio Administratief gebouw Burger en Welzijn met lokaal dienstencentrum werd een bestek met nr opgesteld door DERTIEN 12 ARCHITECTUURATELIER' BV NV, Katarinastraat 117 te 8310 Assebroek. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,95 excl. btw of ,51 incl. 21% btw. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 27 februari 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn besliste in zitting van 27 februari 2018 om de plaatsingsprocedure te starten en volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - METAALCONSTRUCTIES COUWENBERG EN SCHELLENS NV, Meir 45 te 2381 Weelde; - DURV NV, Industrielaan 11 te 9620 Zottegem; - Lootens-Line, Vaart Linkeroever 52 te 9800 Deinze. Er werden 2 offertes ontvangen: - Lootens-Line, Vaart Linkeroever 52 te 9800 Deinze ( ,16 excl. btw of ,43 incl. 21% btw); - DURV NV, Industrielaan 11 te 9620 Zottegem ( ,30 excl. btw of ,36 incl. 21% btw). De ontwerper Dertien12 Architectuuratelier stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Lootens-Line, Vaart Linkeroever 52 te 9800 Deinze, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,16 excl. btw of ,43 incl. Verslag van nazicht van offertes opgemaakt door ontwerper DERTIEN 12 ARCHITECTUURATELIER' BV NV, Katarinastraat 117 te 8310 Assebroek. Offertes DURV NV, Industrielaan 11 te 9620 Zottegem en Lootens-Line, Vaart Linkeroever 52 te 9800 Deinze. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. 7

8 De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, 1, 1 a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van ,00 niet). Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1. Financiële implicaties De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het OCMW-budget op het krediet ACT /221007/IE-3. Een visum is vereist van de financieel directeur. De financieel directeur verleende een visum met referentie ADV/2018/056. Artikel 1: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat goedkeuring wordt verleend aan het gunningsvoorstel, opgesteld door ontwerper Dertien12 Architectuuratelier. Artikel 2: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat het verslag van nazicht van de offertes in bijlage integraal deel uitmaakt van deze beslissing. Artikel 3: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat de opdracht Afwerking Patio Administratief gebouw Burger en Welzijn met lokaal dienstencentrum wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijskwaliteitsverhouding), zijnde Lootens-Line, Vaart Linkeroever 52 te 9800 Deinze, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,16 excl. btw of ,43 incl. btw. Artikel 4: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr Goedkeuring vorderingsstaat 3: Het bouwen van een administratief Gebouw 'Burger en Welzijn' met lokaal dienstencentrum - Perceel 1 (Ruwbouw en afwerking). De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 26 september 2017 goedkeuring aan de gunning van de opdracht Het bouwen van een administratief Gebouw 'Burger en Welzijn' met lokaal dienstencentrum - Perceel 1 (Ruwbouw en afwerking) aan SABBE BEDRIJF BVBA, Houthulststraat 76 te 8840 Staden tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,93 excl. btw of ,87 incl. btw. 8

9 De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr De aannemer SABBE BEDRIJF BVBA, Houthulststraat 76 te 8840 Staden diende vorderingsstaat 3 in. De werken bereikten een bedrag van: Totaal Blijvelde VZW Gemeente Kortemark Bestelbedrag , , ,47 Bedrag verrekeningen ,28 0, ,28 Bestelbedrag na verrekeningen , , ,75 Btw , , ,40 TOTAAL = , , ,15 Bedrag vorige vorderingsstaten , , ,84 Btw , , ,43 TOTAAL = , , ,26 Huidige vorderingsstaat , , ,69 Btw , , ,29 TOTAAL = , , ,98 Totaalbedrag uitgevoerde werken , , ,53 Btw , , ,72 TOTAAL = , , ,24 Een deel van de kostprijs wordt betaald door Blijvelde VZW, Hospitaalstraat 29 te 8610 Kortemark. Dit deel bedraagt ,86 excl. btw of ,42 incl. 21% btw. De voorziene einddatum werd verlaat met 22 werkdagen. De werken werden correct uitgevoerd. De ontwerper, DERTIEN 12 ARCHITECTUURATELIER' BV NV, Katarinastraat 117 te 8310 Assebroek verleende gunstig advies. Vorderingsstaat 3 ingediend door aannemer SABBE BEDRIJF BVBA, Houthulststraat 76 te 8840 Staden. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24. 9

10 De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 5, 2. Financiële implicaties De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het OCMW-budget op het krediet ACT /221007/IE-3. Enig artikel: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist dat goedkeuring wordt verleend aan vorderingsstaat 3 van SABBE BEDRIJF BVBA, Houthulststraat 76 te 8840 Staden voor de opdracht Het bouwen van een administratief Gebouw 'Burger en Welzijn' met lokaal dienstencentrum - Perceel 1 (Ruwbouw en afwerking) voor een bedrag van ,55 excl. btw of ,40 incl. 21% btw, waardoor de werken een bedrag bereiken van ,22 excl. btw of ,86 incl. 21% btw. Een deel van de kostprijs wordt betaald door Blijvelde VZW, Hospitaalstraat 29 te 8610 Kortemark. Dit deel bedraagt ,86 excl. btw of ,42 incl. 21% btw. 9. Goedkeuring aanrekeningen. De goedkeuringslijst met nummer 2018/33 ten bedrage van ,97 wordt door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn goedgekeurd. BESLOTEN 10