Functionele beschrijving Feature list

Transcriptie

1 Functionele beschrijving Feature list Creatiedatum : :26 Datum : :30 Versie : 0.3 Status : Ter review Auteur : Theo Theunissen Doc. Naam : Features v03.docx

2 ALGEMEEN Schermen Documentatie Veiligheid PROGRAMMERING Agenda Overzicht Begroting Relaties & Organisaties Financiële afspraken Rapportages PLANNING Middelen (techniek, AV etc.) Capaciteitsplanning Capaciteitsplanning naar exploitatie Verkocht en binnen PRODUCTIE Prijzenschema Plattegronden Rangschema s Stoelblokkades Verkoopvolgorde Locatie Ticketlay- outs Verkoopkanalen Extra Kosten Extra Kostentypes Producten Producten / Artikelen

3 Inkopen Verkopen Annuleer activiteit MARKETING Intranet Internet Publiceer data CMS Contenttypen Rapportages Tekst voor prospectus Mail van klanten Mediabeheer Sales dashboard Verwachte verkopen Mailingen VERKOOP & SERVICE Verkoop Kassa Verkoop UITburo Kassa Recente verkopen Relaties Organisaties Mijn verkopen Dutyrapporten Verkoop Internet Wachtrij Nog niet geprinte tickets Verwerken wachtrij FINANCIËN Mijn Kasopmaak Facturen Betalingen

4 AI Batches Ongeldige rekeningnummers Facturen en factuurregels Betaalregels Kasopmaak (verschillen) Borderel Rapportages MANAGEMENT Stamgegevens Prijzenschema Verantwoordelijke Rangnamen Tarieven Instellingen Activiteiten- statussen Verkoopstatus Verkoopkanalen Factuurvoetteksten Ticketlay- outs Landen Locaties Verkoopoptie Plattegronden BTW Extra kosten Genre, Labels Activiteits- typen Activiteits- type extra Betaalstatussen Financieel Dashboard Begroting Totaal verkopen Prognose vs. Actueel Verkopen per Activiteit Facturering grafisch Tickets grafisch Overige actueel Relaties Categorieën Postcodes Tussenvoegsels Kleurenwijzer Rapportages

5 BEHEER Beheer deze applicatie SaaS Privileges Business rules Aantal keer voorgekomen Codeer parameters Schermen Hulpmiddelen Help Items Groepen Gebruikers Web services Datatypen HELP Uitloggen Mijn Kwaliteitsverbetering Alle verbeteringen Statistieken EPSWiki Over INDEX 60 4

6 Algemeen is ingericht zoals in een theater gewerkt wordt. Dat betekent dat men gaat van inkoop, planning, programmering via marketing naar verkoop. Overige functies voor administratie en management zijn apart ingericht. De stappen zijn, hoewel flexibel in te delen, als volgt: Programmering Planning Productie Marketing Verkoop & Service Financiën Management Beheer Elk van deze onderdelen wordt functioneel besproken. Voor de leesbaarheid zijn een aantal kernwoorden vet gemarkeerd. omvat alles aspecten van een theater met uitzondering van die aspecten die aan wet- en regelgeving aan de orde is, zoals bijvoorbeeld CAO s en fiscale wet- en regelgeving. Schermen De schermen in hebben een standaardindeling. Dit waarborgt een efficiënt gebruiksgemak waardoor de aanleertijd voor kort is. In enkele gevallen zijn er specifieke schermen omdat het gebruik een andere schermindeling vereist, bijvoorbeeld het kassa verkoopscherm. Documentatie Elk scherm en elk onderdeel op het scherm is gedocumenteerd. Deze documentatie komt standaard met en kan uitgebreid of aangepast worden naar behoefte. Dit kan van toepassing zijn om sommige termen aan te passen aan de werkprocessen in het theater. Bovendien is er een EPSWiki waarin aanvullende informatie over staat van diverse aard. Veiligheid Ten aanzien van veiligheid is er een autorisatie op gebruiksniveau dat bepaald of schermen al dan niet getoond, gewijzigd, verwijdert of aangemaakt kunnen worden. In een aantal gevallen is de autorisatie verfijnd binnen een scherm waardoor een gegeven of functie al dan niet beschikbaar is. Om de betrouwbaarheid te borgen is er een uitgebreide auditing waarbij elke bewerking gelogd wordt. Dit geldt van het bekijken van gegevens tot het wijzigen van gegevens. 5

7 Vanzelfsprekend is er een technische beveiliging op systeemniveau zoals https, certificaat, gescheiden database en applicatieserver. Programmering Agenda In de agenda wordt een capaciteitsoverzicht gegeven van alle activiteiten. Dat is inclusief bouwdagen, rustdagen en commerciële verhuur. Voor alle zalen wordt in een overzichtelijk schema aangegeven in welke zaal, hoe laat, voor welk genre een activiteit gepland staat. Tevens wordt in de agenda aangegeven wat speciale dagen zijn zoals (school)vakanties, klassieke muziekweek enz. Met instelbare kleuren wordt aangegeven wat opgemerkt moet worden, zoals bijv. vervallen activiteiten, uitgevallen activiteiten enz. De planning van een productie met activiteiten gaat in een aantal stappen en kan al vanaf het eerste contact opgenomen worden in de agenda. De minimumgegevens zijn een (werk)titel van de productie en een geplande datum. Uitbreiden en verrijken kan in een later stadium. Indien een productie vaker speelt, zoals bijvoorbeeld een musical, dan kan met één keer opvoeren een reeks activiteiten opgevoerd worden. Iedere 6

8 activiteit binnen de reeks kan eigen financiële afspraken hebben, bijvoorbeeld voor door- de- weekse uitvoeringen, in het weekend of matinee. Dit is ook van toepassing op de titel, subtitel, uitvoerenden, beschrijvende tekst. Deze kunnen voor een reeks activiteiten in één keer ingesteld worden en desgewenst per activiteit overschreven worden. Dit is onder andere van toepassing bij premières en een wisselende cast. Voor elke productie is het mogelijk om afzonderlijk het impresariaat voor de financiële afspraak als bureau voor marketing op te geven. Dat geldt voor de organisatie en ook de contactpersonen kunnen apart opgegeven worden. gaat zo veel mogelijk uit van veel gebruikte en de facto standaarden en sluit in dit geval aan bij de structuur van het UITburo waarbij elke productie, activiteit, impresariaat enz. een eigen CIDN heeft. Dit geldt eveneens voor coderingen die het Centraal Bureau voor Statistiek hanteert voor het indelen van labels en genre s. Indien gewenst kan een eigen indeling gehanteerd worden. Elke activiteit heeft een speeltijd. Dit bepaald de definitieve bezetting van een zaal en gebruik van capaciteit. Er wordt eveneens rekening gehouden met bouwdagen, rustdagen, nazit en andere tijden dat de zaal bezet is ook als er niet gespeeld wordt. Er is een standaard instelling die eenvoudig aangepast kan worden. 7

9 Bij het plannen kan ook al aangegeven worden wat de financiële afspraken zijn. Er wordt tevens direct een begroting getoond waarin uitgerekend wordt wat het impresariaat en het theater overhouden. Dus direct aan de telefoon met het impresariaat heeft het theater en het impresariaat al een inzicht in de mogelijke opbrengsten en kosten. Er kan desgewenst een proefborderel opgesteld worden. Deze kan bijvoorbeeld als pdf afgedrukt worden en direct verstuurd worden. Het is vanuit het planningsscherm direct mogelijk om rangen en tarieven op te voeren. Dit kan desgewenst ook afzonderlijk bij de prijzenschema s. Het aantal rangen en tarieven is oneindig. In de praktijk is dit beperkt. Bij de berekening kunnen ook formules opgeven worden waarin afhankelijkheden gedefinieerd worden. Het uitgangspunt is het voltarief, ook wel normaaltarief genoemd. Het is tevens mogelijk om direct aan te geven of er sprake is van arrangementen waarbij een activiteit tegelijk verkocht wordt met bijvoorbeeld een diner, consumptie of anders. Arrangementen zijn ook vanuit de prijzenschema s te beheren. Er wordt gebruik gemaakt van een gewogen gemiddelde per zaal van de rangverdeling, indien van toepassing, zodat met een verwachte zaalbezetting, gemiddeld tarief, verkoopkosten, auteursrecht, btw en contractgegevens een berekening wordt gemaakt. Het aantal typen afspraken (verhuur, garantie, partage, uitkoop enz. is allemaal beschikbaar en kan aangepast en uitgebreid worden naar behoefte). Ieder denkbaar financieel contract is mogelijk in. 8

10 Tevens is het mogelijk om in de planning aan te geven wat taken en instructies zijn die overeengekomen worden met onder andere het impresariaat, culturele of zakelijke partners, specifieke afspraken met gezelschappen enz. Deze taken en instructies zijn aan de orde bij de voorbereiding en afhandeling van een optreden en komen op een duty rapoprt terecht. 9

11 Tenslotte moet aangegeven worden wat de rangindeling, verkoopvolgorde en statusindeling is. Voor vrije zit moet ook opgeven worden wat het maximaal aantal tickets is dat verkocht kan worden. De verkoopvolgorde kan desgewenst volgens plattegrond of vrije zit. Bij de verkoop kan ook nog aangegeven wordt wat bij verkoop volgens Best Available Seat de mogelijkheden zijn zoals wel/niet rijonderbreken of in een beperkte straal een stoel zodat men altijd bij elkaar zit. De instellingen worden bij de stamgegevens opgegeven. Met de ticketlayout wordt aangegeven wat op het ticket afgedrukt moet worden. In het onderdeel over stamgegevens wordt verder ingegaan op de ticketlayout. Overzicht Het Overzicht dient als ondersteuning van de programmeur gedurende de planning om bij te houden of het aantal genres, activiteits- typen, locaties, en financiële afspraken aan de norm voldoet die het theater stelt. Ter ondersteuning in de onderhandelingen met het impresariaat is het mogelijk om het overzicht per impresariaat op te vragen en desgewenst af te drukken zodat het overleg aanzienlijk efficiënter verloopt. 10

12 In geel wordt gemarkeerd als producties nog niet afgestemd zijn of nog niet volledig ingevuld zijn. Het werk voor de programmeur wordt hierdoor een stuk efficiënter. Begroting Met de begroting wordt een overzicht geproduceerd met alle relevante gegevens voor het management. Hierin staan onder andere de financiële afspraken in detail, evenals de verwachte zaalbezetting, gemiddelde tariefprijs en opbrengsten. Nadat de financiële afspraken de status begroting hebben, kunnen die afspraken alleen nog gewijzigd worden tot aan de borderel is gemaakt. De begroting wijzigt niet als financiële afspraken wijzigen omdat financiële afspraken een status hebben (o.a. begroting, borderel). De begroting dient dan als input voor de verantwoording naar bijvoorbeeld de gemeente, stichtingsbestuur of commissarissen. Relaties & Organisaties beheert alle relaties in één bestand. Relaties zijn betalende klanten, leveranciers of anders (o.a. scholen, beslissing- nemers, geïnteresseerden, 11

13 nieuwsbrief- adressen enz.). Vervolgens zijn er twee gezichtspunten op de relaties: ofwel organisatie ofwel contactpersonen waarbij contactpersonen onderdeel kunnen zijn van een organisatie. De wijze waarop relaties geïdentificeerd worden is aan de hand van adres. Relaties zonder adres, krijgen een dummy adres. Van een relatie wordt uitgegaan van een aantal open standaarden voor standaardgegevens. Zo wordt voor het tussenvoegsel gebruik gemaakt van het bestand van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) voor de definitie ervan. Dit waarborgt een standaardisering. Er wordt eveneens gebruik gemaakt van een postcodetabel voor het opzoeken en notatie van adresgegevens. De postcodetabel is open source. Een relatie kan een onbeperkt aantal categorieën toegekend krijgen waardoor segmentering en doelgroepen zeer nauwkeurig te benaderen zijn. Per relatie kan het totaal aantal bestellingen opgevraagd worden. 12

14 Financiële afspraken Alle financiële afspraken kunnen apart beheerd worden. Dit is nodig omdat de afspraken in het planbord niet meer gewijzigd kunnen worden zodra een verkoop heeft plaats gehad. Wijzigen zijn alleen door geautoriseerde gebruikers mogelijk. Financiële afspraken hebben een status. Dit is er één van: 1. planning 2. begroting 3. wijziging na begroting 4. borderel Een financiële afspraak kan nooit een lagere status krijgen, alleen een hogere. Dit waarborgt een correcte begroting en ook de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren die effect hebben op het resultaat. 13

15 Rapportages Rapportages die specifiek van toepassing voor de planning en programmering worden hier opgegeven. Eén van de rapporten is het aantal opties. Het aantal ad hoc rapporten is oneindig. Alle rapporten kunnen bekeken worden als webpagina of geëxporteerd naar bijvoorbeeld Microsoft Excel. Planning Middelen (techniek, AV etc.) Functionaliteit moet nog uitgewerkt worden. Capaciteitsplanning Functionaliteit moet nog uitgewerkt worden. Capaciteitsplanning naar exploitatie Functionaliteit moet nog uitgewerkt worden. 14

16 Verkocht en binnen Bij het onderdeel verkocht en binnen is direct te zien bij een activiteit hoeveel tickets er verkocht zijn en hoeveel er al binnen zijn. Aan de hand van dit overzicht kan bepaald worden of de deuren al gesloten kan worden of dat er nog even gewacht moet worden. Tevens kan dir overzicht gebruikt worden in het geval van calamiteiten. De brandweer kan direct zien hoeveel mensen in het gebouw aanwezig zijn. Dit overzicht gaat uit van elektronische toegangscontrole, bijvoorbeeld met handscanners. Productie Prijzenschema Een prijzenschema bestaat uit een combinatie van rangen en tarieven, toegekend aan één of meerdere activiteiten. In een prijzenschema kunnen de tarieven een start- en einddatum hebben waarmee onder andere vroegboekkorting en last minute al vroeg ingesteld kan worden. Dit kan ook direct gedaan worden in het planningsscherm tot aan de eerste verkoop voor die activiteit. Het aantal rangen en tarieven is oneindig maar wordt in de praktijk beperkt. Hierbij zijn er vaker meer tarieven dan rangen in gebruik. In het scherm prijzenschema s kunnen wijzigingen ook doorgevoerd worden nadat de verkopen voor een activiteit al gestart zijn. Dit scherm is alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers. Wijzigingen komen voor om tarieven toe te voegen nadat de verkoop al gestart is, bijvoorbeeld omdat er een actietarief geïntroduceerd wordt in samenwerking met een regionaal dagblad. Er zijn meerdere prijzenschema s mogelijk bij één activiteit. Er zijn ook meerdere activiteiten mogelijk bij één prijzenschema. Het aantal prijzenschema s 15

17 is oneindig en het theater kiest zelf voor een geschikte toepassing, bijvoorbeeld een prijzenschema per contract met financiële afspraak. In een prijzenschema wordt uitgegaan van een voltarief. Andere tarieven zijn afgeleid van dit voltarief. Relaties tussen rangen en tarieven zijn mogelijk door gebruik te maken van formules. Het is bijvoorbeeld mogelijk om CJP standaard 2,50 korting te geven. Arrangementen zijn een speciaal geval van tarieven omdat met dat tarief er een aanvullend product of dienst tegelijk mee verkocht wordt. Dit kan bijvoorbeeld een diner, consumptie, taxirit of programmaboekje zijn. Met de reservering van een tarief kan een gestuurd worden naar de andere partij. Het restaurant hoeft bijvoorbeeld geen onderdeel te zijn van het theater. Hiermee is het mogelijk om de partner direct op de hoogte te stellen van een reservering. 16

18 Plattegronden De onderstaande functies zijn de stamgegevens. De beschrijving volgt bij de stamgegevens. De reden dat deze vermeld zijn bij de Productie is dat de geautoriseerde Productiegebruiker geen toegang hoeft te hebben tot alle stamgegevens maar wel de beschikking moet hebben om deze gegevens te wijzigen. In is het mogelijk om identieke functionaliteit een verfijnde autorisatie toe te kennen. Rangschema s Zie beschrijving bij stamgegevens. Stoelblokkades Zie beschrijving bij stamgegevens. Verkoopvolgorde Zie beschrijving bij stamgegevens. Locatie Zie beschrijving bij stamgegevens. Ticketlay- outs Zie beschrijving bij stamgegevens. Verkoopkanalen Deze functionaliteit is een kernfunctie in het verkoopbaar maken van activiteiten. In dit scherm komt een groot aantal gegevens bij elkaar waarin bepaald wordt wat wel en niet beschikbaar is. Uitgangspunt is dat er meerdere verkoopkanalen zijn. Een verkoopkanaal is een manier waarop verkoop plaatsvindt. Dat kan via de kassa, telefoon, internet zijn maar ook op een andere locatie of verkoop door derden. Per kanaal kan opgegeven worden of er een maximum aantal tickets van toepassing is, of serviceverkoop van toepassing is, de begin-, einddatum en de url na bevestiging. Een maximum aantal tickets kan van toepassing zijn via internet, bijvoorbeeld niet meer dan 9 tickets kunnen in één keer online besteld worden. In wordt onderscheid gemaakt tussen geen verkoop, automatische verkoop en service verkoop. Geen verkoop is van toepassing indien de stoelen niet beschikbaar zijn omdat op die plaats bijvoorbeeld een lichtinstallatie staat. Deze plaatsen kunnen door niemand verkocht worden. Automatische verkoop 17

19 betreft plaatsen die door iedereen verkocht kunnen worden. Plaatsen met het kenmerk automatische verkoop kunnen altijd via internet verkocht worden. Service verkoop is van toepassing op speciale plaatsen, bijvoorbeeld pers en rolstoelplaatsen. Deze plaatsen kunnen uitsluitend door kassamedewerkers verkocht worden. Per verkoopkanaal kan ingesteld worden of plaatsen met het kenmerk serviceverkoop beschikbaar zijn, of niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke activiteiten beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke tarieven beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke klanten kunnen kopen en wie niet. Dit is onder andere van toepassing bij doelgroep marketing waarbij loyale bezoekers een voordeel gegund wordt. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke producten beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke betaalopties beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke betaalopties voor de backoffice beschikbaar zijn en welke niet. Hiermee is het mogelijk om kassamedewerkers meer mogelijkheden ter beschikking te stellen dan kanaalkopers. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke toeslagen en kortingen beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke bezorgopties beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke terugbetaalopties beschikbaar zijn en welke niet. Terugbetaalopties hoeven niet gelijk te zijn aan betaalopties. Bijvoorbeeld is excasso uitsluitend een terugbetaaloptie. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke annuleringsopties beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke berichten beschikbaar zijn en welke niet. 18

20 Extra Kosten Zie beschrijving bij stamgegevens. Extra Kostentypes Zie beschrijving bij stamgegevens. Producten is geheel ingesteld op de verkoop van tickets. Naast tickets zijn er ook andere producten en diensten die verkocht kunnen worden. Hiervoor de is mogelijkheid om producten en diensten op te voeren. Het is hiermee niet meer nodig om een activiteit of voorstelling aan te maken en te verkopen voor diners of programmaboekjes. Ticketverkopen en productverkopen zijn hiermee duidelijk onderscheiden. Producten / Artikelen In dit onderdeel wordt vastgesteld welke producten en artikelen in het assortiment opgenomen worden. Dit is inclusief productnaam, leverancier en 19

21 omschrijvingen. Inkopen Voor elk product dat verkocht gaat worden, moet het eerst ingekocht worden. Bij de inkoop moet het aantal, de inkoopprijs, de inkoper, de leverancier en leveringsdatum worden opgegeven. Hiermee is tevens een voorraadadministratie voor de producten in voorraad. 20

22 Verkopen Nadat het assortiment bepaald is, de inkopen gedaan zijn, moet het product verkoopbaar gesteld worden. Hiervoor is een BTW percentage nodig en een verkoopprijs. Annuleer activiteit Bij het uitvallen van een activiteit kan in één keer een volledige activiteit ongedaan gemaakt worden. Hiermee worden alle reserveringen. De enige keuzes die gemaakt moeten worden is de betreffende activiteit en de terugbetaalmethode. Vervolgens wordt een overzicht getoond waarin gekozen kan worden welke kosten wel en niet teruggeboekt moeten worden. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat wel de servicekosten teruggestort worden maar de bezorgkosten behouden blijven. Het criterium is welke kosten wel en welke kosten nog niet gemaakt zijn. Vervolgens wordt per verkoopkanaal de betreffende kosten berekend en eventueel teruggestort. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat servicekosten voor de kassa hoger zijn dan de servicekosten voor internet. Alleen de gemaakte kosten worden dan teruggeboekt. 21

23 Bij de terugbetaalwijze wordt het rekeningnummer gekozen waarmee de laatste betaling gedaan is. Als er geen bekend rekeningnummer is, bijvoorbeeld omdat er contact of via creditcard betaald is, komen deze rekeningnummers op een lijst waarmee contact gezocht kan worden voor terugbetaling. Marketing Intranet Indien van toepassing kan een intranet website onderhouden worden. De bespreking hiervan komt aan de orde bij het onderdeel CMS. Internet Indien van toepassing kan een intranet website onderhouden worden. De bespreking hiervan komt aan de orde bij het onderdeel CMS. Publiceer data Indien er een website is, kan er voor gekozen worden om de publieke website niet direct verbinding te laten maken met. Reden hiervoor kunnen zijn dat een fysiek gescheiden omgeving voor publieke website en theater te scheiden is veil CMS In zijn twee typen content die gepubliceerd worden. Als eerste is dat de beschrijving van de activiteiten met titel, uitvoerenden en beschrijvende tekst aangevuld met eventueel afbeeldingen. Onderdeel hiervan zijn de locaties, prijzen, rangen, genres enz. 22

24 Als tweede is dat algemene content die beschrijvingen geven van onder andere het theater, routebeschrijving, ad hoc pagina s enz. Het betreft hier de content van webpagina s die niet specifieke over een activiteit gaan. Bijvoorbeeld intranet kan onderdeel zijn van het CMS. Contenttypen Met de Contenttypen kunnen voor de publieke website speciale kenmerken worden opgegeven. Rapportages De beschrijving hiervan komt terug in het onderdeel Management. Gedefinieerde rapportages kunnen hier geraadpleegd worden indien de gebruiker geen toegang heeft tot alle rapportages. Tekst voor prospectus Het is mogelijk om de tekst voor de prospectus direct uit te laten komen. De vormgever heeft dan aanzienlijk minder werk in Adobe Indesign of Quark XPress. Mail van klanten Met dit onderdeel wordt alle communicatie met de klanten gedaan. Mail van klanten, relaties, impresariaten enz. komt via de mailbox terecht in. Medewerkers kunnen zien wat de status is van de vragen en gezamenlijk werken aan de inkomende mail. Standaardantwoorden kunnen met een FAQ snel afgehandeld worden. Mail kan automatisch gecategoriseerd worden om afgehandeld te worden door deskundige medewerkers. Ten slotte kan de communicatie beschikbaar gesteld worden aan de geadresseerde zodat hij een overzicht en inzicht kan hebben in alle correspondentie die er ooit gevoerd is. De behandeling van de correspondentie vanuit één centraal punt is zeer efficiënt, krachtig en klantvriendelijk. 23

25 Mediabeheer Met het mediabeheer heeft de marketeer de mogelijkheid om alle afbeeldingen, audio, video of online content via bijv. youtube.com te beheren. Analoog aan de producties met activiteiten waarbij een beschrijving bij de activiteit die beschrijving van de productie overschrijft, is dat ook van toepassing op de 24

26 mediaelementen. Dus als er bijvoorbeeld een afbeelding is toegekend aan een productie en die productie heeft meerdere activiteiten, dan is die afbeelding voor alle afbeeldingen van toepassing. Als er afbeelding aan een specifieke activiteit wordt toegekend uit die reeks, dan wordt voor die activiteit alleen die afbeelding gebruikt. Vanzelfsprekend kan optioneel copyright, contactgegevens (van de fotograaf) en het bijschrift opgegeven worden. Mediaelementen kunnen onderdeel uitmaken van een collectie voor gebruik in specifieke toepassingen op bijvoorbeeld de website. Het voordeel van mediabeheer op deze wijze is dat afbeeldingen en andere mediaelementen overzichtelijk bij elkaar blijven en beheerd kunnen worden, inclusief de publieke website. 25

27 Sales dashboard Verwachte verkopen Op basis van verkopen in het verleden kan per genre een verwachting worden gegeven wat het eindtotaal zal zijn voor specifieke voorstellingen, reeks van voorstellingen of het hele resterende seizoen. Dit middel geeft het theater de mogelijkheid om specifiek middelen in te zetten voor activiteiten die zo goed lopen als in de begroting opgegeven. Per activiteit wordt aangegeven wat de huidige verkopen zijn, de cumulatieve verkopen in dat genre gemeten in dagen voordat de activiteit speelt, de verwachting in tickets en de verwachte zaalbezetting als percentage van het totaal. Rood gemarkeerde items geven aan dat die activiteit onder het gemiddelde zit voor dat genre. Groen gemarkeerde items geven aan dat in de verwachting de bezetting meer dan 100% zou zijn, wat natuurlijk niet mogelijk is. Dit kan voorkomen als een favoriete voorstelling laat in het seizoen speelt en al in het begin van het seizoen vrijwel uitverkocht is. De statistische verwachting moet dan bijgesteld worden met werkelijke gegevens. Mailingen heeft de mogelijkheid om nieuwsbrieven op te stellen en te versturen. Er zijn een aantal nieuwsbrieven te onderscheiden: op initiatief van het theater zijn er de kostenbesparende en informerende nieuwsbrief, op initiatief van de geïnteresseerde is er de informerende nieuwsbrief. Bij de nieuwsbrieven op initiatief van het theater stelt het theater de inhoud van de nieuwsbrief op, stelt een doelgroep samen, stuurt een test en uiteindelijk de nieuwsbrief. 26

28 Indien het gaat om een kostenbesparende nieuwsbrief, bijvoorbeeld omdat een activiteit is uitgevallen, kan aan de bezoekers met een adres direct een bericht gestuurd. Voor de bezoekers zonder adres kan dan, indien telefoon of adres aanwezig, een bel- en verzendlijst opgesteld worden om deze mensen te informeren. Het selecteren van een doelgroep is mogelijk door visueel een aantal kenmerken te verzamelen. Het is mogelijk om aan de hand van de volgende kenmerken relaties te selecteren: Activiteiten Afstand Categorieën Genres Periode Verkochte kaartjes Tussen elk selectiecriterium zijn logische operatoren als NIET, EN of OF mogelijk. Men kan bijvoorbeeld alle bezoekers selecteren die naar Kabouter Plop geweest zijn maar niet naar Kruimeltje. Met betrekking tot de afstand is dit aan de hand van de postcode (van het theater) en een afstand in kilometer. 27

29 Verkoop & Service In het onderdeel Verkoop & Service wordt de ticketverkoop voor kassa en telefoon gedaan. 28

30 Er zijn twee verkoopmogelijkheden: snel en volledig. De snelle verkoopmethode is een anonieme verkoop waarbij alleen de activiteit en de prijs geselecteerd worden. Deze is onder andere van toepassing bij de avondkassa of als er een grote drukte is. Bij de volledige verkoopmethode worden persoonsgegevens, bezorgopties, producten en betaalopties volledig ingevuld. Relaties kunnen ter plekke aangemaakt of gewijzigd worden. Het relatiescherm is geïntegreerd in het verkoopscherm. Vanzelfsprekend kunnen relaties geselecteerd worden. Zoekcriteria zijn postcode + huisnummer, (delen van) de naam, het adres, plaatsnaam. Bij een verkoop kunnen tarieven geselecteerd worden die beschikbaar zijn gesteld bij de Verkoopkanalen. Bij iedere selectie wordt het te betalen bedrag direct getoond. Het is ook mogelijk om heel gebied in één keer te selecteren, bijvoorbeeld 150 stoelen. Bij de betaalopties is het mogelijk betalingen te stapelen, bijvoorbeeld de PODIUM Cadeaukaart en een PIN transactie. Indien er één betaaloptie is, hoeft de kassamedewerker slechts te klikken op de gewenste betaaloptie en het bedrag wordt direct ingevuld. De kassamedewerker hoeft dus niet uit te rekenen wat het te betalen bedrag moet zijn. Dit voorkomt fouten en is gebruiksvriendelijk. 29

31 Bij het verkoopscherm is informatie beschikbaar voor verkoper en duty manager. Hierin staat onder andere het aantal beschikbare en verkochte stoelen voor automatische verkoop en service verkoop, instructies en taken en relevante informatie voor de verkopers en duty managers. Het is mogelijk meerdere verkoopvenster tegelijk open te hebben. Ieder venster heeft een eigen sessie waardoor verkoop voor meerdere kanalen tegelijkertijd mogelijk is. Dit is onder andere van toepassing bij kassa en telefonische verkoop of waarbij voor meerdere partijen tickets verkocht worden. Verkoop Kassa Deze functionaliteit toonde activiteiten en kosten specifiek voor het verkoopkanaal Kassa. Verkoop UITburo Kassa Deze functionaliteit toonde activiteiten en kosten specifiek voor het verkoopkanaal UITburo. Recente verkopen Bij Recente verkopen worden alle verkopen getoond met de laatste als eerste. In het detailscherm zijn de volgende items in detail te bekijken en desgewenst te wijzigen: Relatie Bestelling Facturen Betalingen 30

32 - - Leveringen Historie De Relatie is al eerder besproken (zie aldaar). In de tab Bestellingen is een overzicht van alle tickets bij een activiteit. Als eerste worden de activiteiten getoond, als laatste de kosten bij de bestelling. Bestellingen kunnen in elk opzicht gewijzigd worden. De tab Bestellingen toont altijd de actuele bestelling. Als een bestelling gewijzigd is, staan de wijzigingen bij de tab Historie. In de tab Facturen worden de facturen getoond die een financieel verslag geven van de bestelling. Facturen kunnen een eigen header/footer hebben of geheel in een andere taal (bijv. Duits) zijn opgesteld. De kassamedewerker kiest op het moment van factureren voor een factuurlayout. In de tab Betalingen staan de betalingen die bij de factuur horen. Hier staan ook administratieve betalingen bij als aflettering. Bij de betalingen kan doorgelinked worden naar de specifieke betaalregel. Kassamedewerkers kunnen hier (beperkte) handelingen uitvoeren als het op SUCCESS zetten van een betaling. Bij de tab Leveringen staat of en hoe de tickets geleverd zijn. In de tab leveringen is ook een knop met daarop het openstaande bedrag en print. Dit is van toepassing als mensen aan de kassa komen die eerdere telefonisch besteld hebben. De kassamedewerker kan direct zien wat het openstaande bedrag is en door op de knop te drukken wordt de bestelling op SUCCESS gezet en de tickets afgedrukt. Vanzelfsprekend is er ook een knop om alleen tickets af te drukken zonder de bestelling op SUCCESS betaald te zetten. Het is te allen tijde mogelijk om etickets te leveren. De tab Historie bevat alle wijzigingen, indien een bestelling gewijzigd is. 31