Geheugen Verlicht. Jaarverslag 2007 Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis

Transcriptie

1 Geheugen Verlicht Jaarverslag 2007 Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis

2 Geheugen Verlicht Jaarverslag 2007 Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis

3 Inhoudsopgave Woord vooraf Inleiding....6 Missie, visie en doelen....6 Wettelijke verplichtingen... 7 Leeswijzer Bedrijfsvoering Organisatieontwikkelingen Personeel Informatiebeleid Financiën Acquisitie Acquisitiebeleid Archieven Bibliotheek en Documentaire Collecties Ontsluiting en materiële verzorging Archieven Bibliotheek en Documentaire Collecties Beheer en behoud Archiefinspectie en consulting Publieksbereik Projecten / Vertegenwoordiging... 34

4 Woord vooraf Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis heeft als instelling voor cultuurhistorisch erfgoed een belangrijke taak als het geheugen van stad en regio. Dat uit zich in het beheren, behouden en beschikbaar stellen van archieven, bibliotheek en documentaire collecties. Het uit zich ook in het stimuleren, enthousiasmeren en ondersteunen van mensen die de geschiedenis van stad, dorp, buurt of mensen willen onderzoeken. Geschiedenis leeft! Kijk maar naar de actieve heemkundeverenigingen en historische kringen in het verzorgingsgebied van Rijckheyt. Kijk ook naar de overweldigende deelname aan het Geschiedenisweekend en de Week van de geschiedenis. 4 Ook aan het geheugen van de toekomst wordt aandacht besteed. De archiefinspectie van Rijckheyt heeft hiertoe onderzoek gedaan bij de gemeente Heerlen en een inspectierapport geschreven, dat door de gemeentearchivaris aan het College van Burgemeester en Wethouders is aangeboden. Dit rapport, getiteld Papieren tijgers en dementerende diskettes geeft inzicht in de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer van de gemeente Heerlen. Goed beheer van gegevens en informatie stelt gemeentelijke organisaties in staat om op een open en transparante wijze verantwoording af te leggen aan de samenleving over hun handelen. Het formele verzorgingsgebied van Rijckheyt bestond uit de gemeenten Heerlen, Nuth, Simpelveld,en Voerendaal. In 2007 zijn daar de gemeenten Brunssum en Gulpen-Wittem als nieuwe partners bijgekomen. Daarnaast is Rijckheyt partner van zeven gemeenschappelijke regelingen, waaronder de GGD Limburg, Parkstad Limburg en ISD BOL. Het historisch geheugen van stad en regio wordt door onderzoekers gebruikt om antwoorden te vinden op vragen uit het verleden. Antwoorden die met behulp van de ratio (de rede, het verstand) én de vele archief- en collectiebronnen de zoektocht naar de waarheid mogelijk maakt. Of dat nu de zoektocht is naar voorouders of een bewijs van het bestaan van de Bokkerijders, Rijckheyt en zijn gebruikers dragen op deze manier bij aan de verlichting van het geheugen. Tom van Slooten directeur gemeentearchivaris Heerlen, april

5 Inleiding Missie, visie en doelen Wettelijke verplichtingen 6 In het beleidsplan Eén x twee = twee over de periode zijn missie, visie en doelstellingen uitvoerig beschreven. Hier volstaat een samenvatting 1. De missie van Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis laat zich vangen in het statement: Sterk in de toekomst van het verleden. Rijckheyt richt zich zowel vanuit een wettelijke als een cultuurhistorische verplichting op het verzamelen, beheren, toegankelijk maken en ter beschikking stellen van (statische) archieven en documentaire collecties (primaire en secundaire bronnen). Hierbij streeft Rijckheyt naar excellente systemen om informatie vast te leggen, te beheren en te benutten. Rijckheyt zal actief de kennis over het heden en verleden van de stad en haar omliggende gebied op grote schaal verspreiden en via projecten bevorderen. Daarbij wordt een hoge mate van kwaliteit en klantgerichtheid nagestreefd. Als specialist op het gebied van het vastleggen van informatie en het benutten daarvan wil Rijckheyt een belangrijke rol spelen in gemeentelijke organisatie(s). De visie richt zich (1) op ontwikkelingen in het Nederlandse archiefbestel om te komen tot een publieksgerichte dienstverlening waarbij kwaliteit het uitgangspunt is; (2) op de organisatie van archiefbeheer op het niveau van Parkstad Limburg en Heuvelland in een regionale archiefdienst; (3) op versterking van de documentaire informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie(s). De doelstellingen die Rijckheyt hanteert om zijn missie en visie te realiseren worden bezien vanuit vier perspectieven. Vanuit het klantperspectief wil Rijckheyt excellent(e) diensten leveren. Vanuit het perspectief van bedrijfsvoering streeft de archiefdienst naar een effectieve en efficiënte informatievoorziening. In relatie tot het beleid stelt Rijckheyt zich als doel haar expertise te gebruiken om te komen tot een goed content- en contextbeheer van informatie. Vanuit het oogpunt van organisatieontwikkeling wil Rijckheyt de samenwerking op het gebied van professioneel archiefbeheer in Parkstad Limburg en Heuvelland versterken. Het beleid van Rijckheyt is gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer. Die wet- en regelgeving valt uiteen in de Archiefwet 1995; het Archiefbesluit 1995; de ministeriële regelingen ex-artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordeningen van de gemeenten Heerlen, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem alsmede de Besluiten Informatiebeheer van deze gemeenten 2. De Archiefverordening van een gemeente is tot stand gekomen gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Rijckheyt brengt en houdt archieven en collecties in een goede, geordende en toegankelijke staat. Daarnaast is het beschikbaar stellen van archiefbescheiden en collectie-items een verplichting. De wettelijke verplichtingen kunnen worden samengevat in drie B-s: Beheer Behoud Beschikbaar stellen. In de verwerving van archiefbescheiden zit tevens een wettelijke component. De Archiefwet 1995 stelt namelijk dat de permanent te bewaren gemeentelijke overheidsarchieven na 20 jaar moeten worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Rijckheyt is in 2007 de archiefbewaarplaats van de gemeenten Heerlen, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem. De directeur van Rijckheyt is tevens gemeentearchivaris van Heerlen, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem. De historische archieven van de deelnemende gemeenten (en de voorgangers van de huidige gemeenten) bevinden zich in de archiefbewaarplaats van Rijckheyt. Daarnaast verzorgt de archiefdienst het beheer en het beschikbaar stellen van de historische archieven van de gemeente Nuth en haar voormalige gemeenten Hulsberg, Wijnandsrade en Schimmert. Als zodanig fungeert Rijckheyt als de archiefbewaarplaats van de gemeente Nuth. Alle gemeentelijke archieven van deze gemeenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dienen naar Rijckheyt te worden overgebracht. Met de gemeenten Nuth, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem heeft Rijckheyt een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Daarin is de levering van een basispakket vastgelegd dat de wettelijke taken omvat. De werkzaamheden die voortvloeien uit het basispakket worden omschreven in een door de archiefdienst opgemaakt en door partijen vastgesteld (vijfjarig) werkplan. 7 1 Zie voor het volledige beleidsplan de website > Over Rijckheyt > De organisatie > Beleidsdocumenten (te downloaden in pdf-formaat). 2 De ministeriële regelingen zijn op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995: de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden ; gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en gelet op artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

6 8 De gemeenten Heerlen, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem nemen deel in de volgende gemeenschappelijke regelingen, die vallen onder het archiefwettelijke toezicht van de gemeentearchivaris: (1) Parkstad Limburg. (2) Brandweer Parkstad Limburg. (3) GGD Zuid-Limburg. (4) Integrale Schuldhulpverlening Limburg. (5) Reinigingsdiensten Rd4. (6) Gemeenschappelijke Belasting en Registratie Dienst. (7) ISD BOL. Ingevolge de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op het beheer van deze regelingen. De archiefbewaarplaats van Heerlen is aangewezen voor het beheer van de permanent te bewaren archiefbescheiden van deze regelingen. De gemeenten Simpelveld en Voerendaal nemen daarnaast deel in de gemeenschappelijke regeling Kompas (Gemeentelijk collectief voor werk, inkomen en zorg). De statutaire vestigingsplaats van Kompas is Nuth. Het archiefwettelijke toezicht op het beheer ervan wordt om die reden niet uitgevoerd door de gemeentearchivaris. Leeswijzer Het jaarverslag 2007 is ingedeeld naar analogie van de productgroepen van Rijckheyt. Deze productgroepen zijn verdeeld in: Acquisitie Ontsluiting en materiële verzorging Beheer en behoud Archiefinspectie en consulting Publieksbereik Projecten In hoofdstuk 1 wordt aandacht besteed aan de bedrijfsvoering van Rijckheyt. In hoofdstukken 2 t/m 7 wordt ingegaan op de producten van de archiefdienst. 9

7 1. Bedrijfsvoering 1.1. Organisatieontwikkelingen 1.2. Personeel 10 In 2007 heeft Rijckheyt gefunctioneerd als een volwaardige en zelfstandige afdeling van de gemeente Heerlen. Met de directie gemeente Heerlen heeft afstemming plaatsgevonden over diverse aspecten van de bedrijfsvoering. In de plannen van Rijckheyt is al enkele jaren een formatieanalyse opgenomen. Die laat zien dat er behoefte is aan uitbreiding met een archiefinspecteur, een behoudsmedewerker, een medewerker studiezaal/publieksbereik en een inventarisator. Uitbreiding van de formatie is uiteraard gebonden aan de beschikbaarheid van een budget om dit te realiseren. Per 1 mei 2007 vertrok de clustercoördinator Bibliotheek & Documentaire Collecties. Het management van Rijckheyt heeft in overleg en met toestemming van de directie gemeente Heerlen ervoor gekozen deze functie niet opnieuw in te vullen. Het hierdoor vrijgevallen personeelsbudget wordt volledig ingezet om de formatie voor een gedeelte op de gewenste sterkte te brengen. De financiering daarvan bestaat tevens voor een gedeelte uit financiële middelen uit inkomsten van dienstverleningsovereenkomsten. Resultaat van dit proces is een organisatie die proactief vorm geeft aan haar wettelijk uit te voeren taken op gemeentelijk-, regionaal en interregionaal niveau. Er wordt tegelijkertijd een kwaliteitsimpuls gegeven aan professioneel archief- en informatiebeheer. De formatieen kwaliteitsbehoefte wordt ingevuld en er komt een duidelijke managementstructuur met voor het personeel een helder omschreven plaats binnen de organisatie. Met deze structuur kan worden geanticipeerd op groei van de archiefdienst. Over het stroomlijnen van Rijckheyt is overleg gevoerd met de Ondernemingsraad (OR) van de gemeente Heerlen. De afronding van het traject is voorzien in In de Strategische beleidsnota cultuur van de gemeente Heerlen, is het voornemen om de (gemeentelijke) culturele instellingen op afstand van de gemeente te laten functioneren beschreven. Ook Rijckheyt ziet hierin een uitdaging en onderzoekt de mogelijkheden voor het verzelfstandigen van de archiefdienst. De personele bezetting van de archiefdienst bestond in het verslagjaar uit: Directeur / Gemeentearchivaris T. (Tom) van Slooten Medewerker Bedrijfsbureau L. (Leo) Langen Clustercoördinator Archieven M. (Marlies) Nieuwlaat Archiefrevisor J. (Jos) Siemers Medewerker Inventarisatie H. (Hans) Thissen Medewerker Materiële verzorging D. (Denise) Ricksen van der Spoel Medewerker Materiële Verzorging J. (Jan) van de Veer Medewerker Eletronische gegevensverwerking C. (Celine) Hollands Clustercoördinator Bibliotheek en Documentaire Collecties K. (Karin) Leers 3 Medewerker Persdocumentatie O. (Olav) Bergman Medewerker Literatuuronderzoek J. (Jos) Krüll Medewerker AV-collecties W. (Wim) Moest Clustercoördinator Publieksbereik G. (Geert) Luykx Studiezaalmedewerker A. (Astrid) Massen 4 Studiezaalmedewerker J. (Jean) Wouters Studiezaalmedewerker zaterdag A. (Anna) Nita Assistent Studiezaalmedewerker W. (Wilma) Janssen-Pijls Documentalist N. (Nina) Bemelmans Documentalist E. (Elly) Nita Stadshistoricus R. (Roelof) Braad Medewerker Mijnverleden H. (Heidi) Verkooijen F. (Fred) Schrobben J. (Jan) Eijgelshoven J. (Jan) Engelen J. (Jan) Hensgens R. (Rene) van der Zalm L. (Lex) Temme H. (Hans) Brouns M. (Mieke) Swarte J. (John) Schobre N. (Nel) van Ingen D. (Diana) Onstenk F. (Frans) Engelbert I. (Ine) van Doorn 11 3 Tot 1 mei Vanaf 1 oktober 2007.

8 Het managementteam van Rijckheyt bestond in 2007 uit: T. (Tom) van Slooten; directeur / gemeentearchivaris, voorzitter managementteam. G. (Geert) Luykx ; clustercoördinator publieksbereik, plv. directeur / gemeentearchivaris. L. (Leo) Langen; medewerker bedrijfsbureau. K. (Karin) Leers; clustercoördinator bibliotheek en documentaire collecties. M. (Marlies) Nieuwlaat; clustercoördinator archieven. 12 Het ziekteverzuim bij Rijckheyt bedroeg in ,23% (2007: 2,03%). Het ziekteverzuimcijfer laat zien dat in een relatief kleine organisatie snel grote schommelingen kunnen voorkomen. De in het opleidingsplan 2007 voorgenomen opleidingen, cursussen en trainingen zijn conform planning uitgevoerd. De directeur / gemeentearchivaris heeft als gevolg daarvan de managementleergang van de erfgoedkoepel DIVA Strategisch sturen van het archief naar de toekomst intervisiebijeenkomsten bijgewoond. De clustercoördinator Publieksbereik heeft deelgenomen aan modules in het kader van de studie Cultuurwetenschappen bij de Open Universiteit Heerlen. De clustercoördinator Bibliotheek en Documentaire Collecties heeft deelgenomen aan de studie Master Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Gedurende het kalenderjaar namen diverse personeelsleden deel aan workshops, seminars en informatiebijeenkomsten. Opleidingen hebben plaatsgevonden op basis van de gevoerde POP-gesprekken. De archiefdienst heeft een eigen overlegstructuur op verschillende niveaus: (1) Overleg van de directeur / gemeentearchivaris met bestuur en directie (2) Managementteam Rijckheyt (3) Werkoverleg (4) Bilaterale overleggen (5) Clusteroverleggen (6) Werkgroepen Van elk overleg zijn het doel, het aantal deelnemers en de frequentie vastgelegd. Het personeel kan op de intranetsite van Rijckheyt (Archiefnieuws) deze overlegstructuur raadplegen. Naast andere informatie worden er onder andere de agenda s van vergaderingen, notulen, beleidsstukken e.d. gepubliceerd. 13 De archiefdienst is gevestigd in het Thermencomplex te Heerlen. Naast Rijckheyt is hier ook het Thermenmuseum gehuisvest. De archiefdienst heeft in het complex de beschikking over een studiezaal, acht kantoorruimten en een archiefbewaarplaats met drie depots. Met het Thermenmuseum maakt de archiefdienst gebruik van een gezamenlijke ingang en een multifunctionele ruimte met een cafetaria, aula en een souterrain. De bezoekerstromen van museum en archiefdienst zijn niet gescheiden. Ook de personeelsstromen zijn niet gescheiden.

9 14 In 2007 is als onderdeel van het Strategisch Huisvestingsplan gemeente Heerlen (verder) onderzoek gedaan naar de huisvestingssituatie van het Thermencomplex door PRC Zuid. Eind 2007 is in concept het eerste eindrapport verschenen, met hierin vermeld de verschillende oplossingsrichtingen. In 2008 neemt de Directie van de gemeente Heerlen een besluit over de huisvesting van archief en museum. De archiefdienst heeft geen eigen medezeggenschapsorgaan. Zaken die instemming of advies behoeven in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) worden als gevolg daarvan voorgelegd aan de Ondernemingsraad (OR) van de gemeente Heerlen. De gemeentearchivaris / directeur heeft regelmatig overleg met de OR-contactpersoon voor Rijckheyt Informatiebeleid Speerpunt in het beleid van Rijckheyt is de digitale dienstverlening door Digitale Rijckheyt. Met de steeds toenemende elektronische afhandeling van taken en het digitaal beschikbaar stellen van inventarissen en ander materiaal (o.a. foto s in een beeldbank) is de archiefdienst steeds meer afhankelijk van het goed functioneren van apparatuur en softwarepakketten. Het beheren van grote bestanden met digitale gegevens (b.v. databases) en het met deze gegevens uitvoeren van wettelijke taken is mede afhankelijk van de continuïteit van ICT-faciliteiten. In schema zag de informatiehuishouding van Rijckheyt er in 2007 als volgt uit: MAIS Flexis VUBIS Sm@rt BiblioData PRO Archieven Beheer gegevens uit archieven Documentaire collecties Beheer gegevens uit documentaire collecties Bibliotheek (historisch) Beheer gegevens uit de specialistische bibliotheek Bibliotheek DIC (administratief) Beheer gegevens uit de administratieve bibliotheek MAIS Flexis is een digitale omgeving waaruit archiefgegevens (toegangen en content) beschikbaar worden gesteld. De catalogus van de historische bibliotheek is digitaal beschikbaar dankzij VUBIS Smart. Met betrekking tot documentaire collecties is de keuze voor MAIS of VUBIS afhankelijk van het karakter van de informatie die wordt gedigitaliseerd. Foto s (de beeldbank) worden beschikbaar gesteld in MAIS; het bronnenboek is opgenomen in VUBIS. In 2007 is de keuze gemaakt om VUBIS af te bouwen en de inhoud over te brengen naar MAIS Flexis. Hiermee wordt verder invulling gegeven aan een adequate digitale omgeving om gegevens beschikbaar te stellen. BiblioData PRO is de applicatie waarmee het Documentair Informatie Centrum de gegevens van de gemeentelijke afdelingen met betrekking tot abonnementen en bestellingen van tijdschriften en boeken administreert. Deze applicatie wordt ook gebruikt voor doorberekeningen naar de afzonderlijke afdelingen Financiën In 2007 heeft Rijckheyt een positief resultaat van gerealiseerd. Inkomsten werden gegenereerd uit de dienstverleningsovereenkomsten met de gemeenten Nuth, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem alsmede uit verkopen in de studiezaal van de archiefdienst. In 2007 is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen gevolgd, met uitzondering van activiteiten die werden uitgevoerd in het kader van de door Rijckheyt afgesloten dienstverleningsovereenkomsten met Nuth, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem. De financiële verantwoording van de archiefdienst is ingebed in de planning & control-cyclus van de gemeente Heerlen. Over het afdelingsplan en de financiële uitvoering hiervan - heeft de directeur / gemeentearchivaris verantwoording afgelegd bij de directie van de gemeente Heerlen. De directie van de gemeente Heerlen heeft de verantwoording over 2007 vastgesteld. 15 Beschikbaar stellen middels: Intranet gemeente Heerlen Internet: internetsites bij de gemeenten Nuth, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem

10 2. Acquisitie 2.1. Acquisitiebeleid Archieven ontstaan in de dynamiek van processen binnen instellingen. Ze worden aangemaakt, bewaard en ontsloten om er rechten en plichten mee aan te tonen en de bedrijfsvoering te ondersteunen. In de publieke sector spelen ze tevens een belangrijke rol in het democratische proces van verantwoording afleggen. Archieven worden bewaard in archiefbewaarplaatsen omdat ze een rol hebben als cultuurhistorisch erfgoed. Aan het gebruik van dit erfgoed kan op vele manieren invulling worden gegeven. 16 Cultuurhistorisch erfgoed vormt het collectief geheugen van een maatschappij. Het geeft een identiteit aan de leden ervan. Een van Nederlands grootste cultuurhistorici, Johan Huizinga, benoemt geschiedenis als de geestelijke vorm waarin een cultuur zich rekenschap geeft van haar verleden. Deze abstracte en ogenschijnlijk wetenschappelijke benadering van de term cultuurhistorisch erfgoed lijkt in eerste instantie het monopolie te zijn van historici of andere wetenschappers die zich met geschiedenis bezig houden. Zich rekenschap geven van het verleden kan echter ook op een andere dan een wetenschappelijke wijze. Geschiedenis is immers een taaie kracht met vele gedaanten en functies. Amuseren en entertainen zijn voorbeelden van dergelijke functies. In het totale cultuurpalet vormen zij prettige en belangrijke elementen. Een bezoek aan het Thermenmuseum Heerlen, het bekijken van kasteel Hoensbroek of de Pancratiuskerk, stamboomonderzoek, het lidmaatschap van een Romeins gladiatorclubje of historisch toerisme - om enkele voorbeelden te noemen - is meer ingegeven door een behoefte aan entertainment dan door een strikt wetenschappelijke en meer elitaire benadering van cultuurhistorische erfgoed die beroepshistorici meestal voor ogen staat. Het betekent zeker niet dat deze populair-wetenschappelijke benadering minderwaardig is. Archieven onderscheiden zich van andere bronnen zoals boeken en tijdschriften door hun unieke en authentieke karakter. Gegevens uit archieven hebben een hoge betrouwbaarheidsfactor maar zijn tegelijkertijd door hun uniciteit kwetsbaar en onvervangbaar. Het maakt de afweging tot het al dan niet opnemen van archieven precair: eenmaal afgestoten, vernietigd of weggegooid zijn ze niet meer te achterhalen. In het acquisitiebeleid van Rijckheyt is een belangrijk doel het verwerven van archieven opdat toekomstige gebruikers nauwkeurig, correct en zo divers mogelijk een beeld kunnen schetsen van hun verleden. Het betekent impliciet dat onderzoekers aan de hand van deze gegevens maatschappelijke activiteiten over de periode vanaf ca tot heden zo nauwkeurig als mogelijk moeten kunnen reconstrueren. De inhoud van de archiefbewaarplaats is daarmee een weerspiegeling van de maatschappelijke activiteiten van de inwoners van het verzorgingsgebied van Rijckheyt. Gebruikers kunnen zich er op wetenschappelijke wijze en via vrijetijdsbesteding rekenschap geven van het verleden. Naast het acquireren van archieven richt Rijckheyt zich tevens op het verwerven van documentaire bronnen De jaartalduiding is arbitrair, de kans dat er nog archiefmateriaal verworven kan worden van voor 1500 is vrijwel nihil. Mocht een dergelijke mogelijkheid zich wel nog voordoen dan kan deze periodisering uiteraard opgerekt worden.

11 2.2. Archieven 3. Ontsluiting en materiële verzorging In 2007 zijn bij de cluster Archieven de volgende aanvullingen en (nieuwe) archieven verworven, vernietigd of geretourneerd Archieven 18 Archiefvormer Strekkende meters Overheidsarchieven Gemeente Brunssum, ,73 Gemeente Brunssum, ,75 Gemeente Gulpen, ,25 Gemeente Gulpen, Gemeente Slenaken, Gemeente Slenaken, Gemeente Wijlre, ,25 Gemeente Wijlre, Gemeente Wittem, ,25 Gemeente Wittem, ,25 Gemeente Nuth, bouwvergunningen tot Niet-overheidsarchieven Archief en collectie Eugène Laudy (glas-in-lood kunstenaar, bewaargeving) 6,5 Archief RK parochie St. Johannes Evangelist te Hoensbroen, aanvulling van het Gemengd Kerkelijk Zangkoor St. 0,25 Caecilia (bewaargeving) Notulenboek Katholieke Mijnwerkersbond, afdeling Hoensbroek-Mariarade, (schenking) 0,02 Archivalia RK Schoolvereniging Treebeek (schenking) 0,01 Dequisitie Vernietiging achivalia gemeenten Bocholtz en Simpelveld, Retour archivalia gemeente Simpelveld, vanaf Retour archivalia gemeente Voerendaal (persoonskaarten), , Bibliotheek en Documentaire Collecties Onderdeel Strekkende meters Beeld en geluid Collectie foto s en prentbriefkaarten gemeente Gulpen-Wittem (overbrenging) 2 Foto s en prentbriefkaarten (diverse schenkingen) 39 stuks Rolfim met instructie voor mijnwerkers in Limburg (schenking) 3 stuks DVD-serie De Staatsmijnen in beeld 6 stuks Productie DVD s op basis van gedigitaliseerd materiaal, toegevoegd aan de collectie 30 stuks Persdocumentatie Artikelen uit Limburgs Dagblad, Dagblad De Limburger, Zondagsnieuws, Trompetter en Uitkijk 1,5 Overige collecties Insigne Heerlense Kegelbond (schenking) 1 stuk Drukplaat Wall Streek Journal, 1ste exemplaar gedrukt in Limburg (Topografisch Historische Atlas, schenking) 1 stuk In het verslagjaar zijn de volgende archieven bewerkt. Archiefvormer Actie Gemeente Heerlen, inventarisatie en materiële zorg aanvullingen, controle en kwaliteitsverbetering Gemeente Hoensbroek, materiële verzorging (20 m) Gemeente Heerlen, vervolg inventarisatie en materiële verzorging (15,9 m) Centraal genootschap voor kinderherstellingsoorden, afd. Mijnstreek, inventarisatie en materiële verzorging (0,5 m) RK parochie St. Martinus te Welten, ca inventarisatie en materiële verzorging (afronding 2008) Archief leerlingenadministratie voormalige HTS/MTS (Hogeschool Zuyd) plaatsingslijst en materiële verzorging ( 7,5 m) Archief en collectie Wiel Knipa plaatsingslijst en materiële verzorging (3,5 m) Archief en collectie Eugène Laudy plaatsingslijst en materiële verzorging (6,5 m) Vrijwillige brandweer van Hoensbroek, materiële verzorging (0,25 m) Gemeente Nuth, vervanging dozen, controle, etikettering en materiële verzorging grote formaten (24 m) Gemeente Hulsberg, vervanging dozen, controle, etikettering en materiële verzorging grote formaten (22 m) Gemeente Brunssum, controle, etikettering en materiële verzorging grote formaten (50,75 m) Gemeente Brunssum, Controle, etikettering en materiële verzorging grote formaten (93,75 m) Gemeente Gulpen, Controle, etikettering en materiële verzorging grote formaten (30,25 m) 19

12 20 In 2007 zijn de volgende toegangen zijn in MAIS Flexis opgenomen door data-invoer van de analoge toegang of door conversie. De toegangen zijn gepubliceerd op internet. Archiefvormer Actie T103 Gemeente Bocholtz, conversie T104 Gemeente Simpelveld, conversie T301 Gemeente Brunssum, conversie T302 Gemeente Brunssum, conversie T401 Gemeente Gulpen, conversie T402 Gemeente Gulpen, conversie T403 Gemeente Slenaken, analoge inventaris T404 Gemeente Slenaken, conversie T405 Gemeente Wijlre, analoge inventaris T406 Gemeente Wijlre, conversie T407 Gemeente Wittem, conversie T408 Gemeente Wittem, conversie T002 Gemeente Nuth, bouwvergunningen t/m 1933 conversie 328 Collectie foto s en prentbriefkaarten, ca stuks conversie 144 Vereniging Heerlens Vooruitgang, analoge plaatsingslijst 155 Heerlenschen Imkerbond, analoge plaatsingslijst 164 Architect H. Dassen te Heerlen, analoge plaatsingslijst 167 Katakombenstichting te Valkenburg, analoge plaatsingslijst 168 Nederlandse Jeugdbond ter bestudering van de geschiedenis, afdeling Heerlen, analoge plaatsingslijst Archiefvormer Actie 170 Stichting Mijnstreek Kamerorkest te Heerlen, analoge plaatsingslijst 175 Stichting Centrum voor jeugdservice te Heerlen, analoge plaatsingslijst 177 Protestants Christelijk Harmonie Juliana te Heerlen, analoge plaatsingslijst 180 Heerlense zangvereniging Mignon, analoge plaatsingslijst 182 Mannenkoor Kunst na Arbeid te Heerlen, analoge plaatsingslijst 183 Oranjevereniging Heerlen, analoge plaatsingslijst 184 Schutterij St. Sebastianus te Heerlen, analoge plaatsingslijst 185 Stichting Heerlense Schouwburg, analoge plaatsingslijst 208 Kerkeraad en Kerkvoogdij van de Hervormde Gemeente Heerlen, analoge plaatsingslijst 218 RK Parochie O.L. Vrouw van de Berg Carmel (Leenhof), analoge plaatsingslijst 219 Kerkeraad van de Gereformeerde Kerk Treebeek, analoge plaatsingslijst 226 Kerkeraad van de Gereformeerde Kerk Heerlen, analoge plaatsingslijst 278 RK parochie St. Bavo te Nuth, analoge plaatsingslijst 301 Adelijk leengoed Haeren te Voerendaal, analoge plaatsingslijst 302 Families Rothkrantz en Pooten te Ubach over Worms/Teveren en aanverwante families analoge plaatsingslijst Timmermans en Meyers, Families Köningstein en Voncken te Heerlen-Heerlerheide, analoge plaatsingslijst 304 Families Borghans en Van der Heyden en aanverwanten te Nieuwenhagen, analoge plaatsingslijst 305 Families Boumans en aanverwante families Janssen en Crijns te Voerendaal, analoge plaatsingslijst 306 Familie Roosen te Heerlen, analoge plaatsingslijst 307 Familie Lemmens te Spaubeek, analoge plaatsingslijst 308 Familie Packbier en families Otermans en Reumkens te Heerlen, analoge plaatsingslijst 309 Familie Moulen te Heerlen, analoge plaatsingslijst 311 Collectiemateriaal uit de nalatenschap van H.J.H.L. Hennen te Heerlen, analoge plaatsingslijst 312 Familie Beaujean te Heerlen-Heerlerheide, analoge plaatsingslijst 316 P. Peters, gemeentearchivaris/conservator Heerlen, analoge plaatsingslijst 317 M.J.H. Mertens, deken van Schaesberg, analoge plaatsingslijst 334 Collectie Engelse Handschriften van Mellaart, kasteel Mheer, analoge plaatsingslijst 337 Familie Lindelauf te Heerlen, analoge plaatsingslijst 340 RK Arbeidersvereniging St. Barbara Heerlen, analoge plaatsingslijst 346 Collectie J.C.M. Horst, analoge plaatsingslijst 347 Collectie J.Th. Janssen, analoge plaatsingslijst 378 Familie Vreuls te Heerlen, analoge plaatsingslijst 379 Collectie van C.E.P.M. (ir.) Raedts en F.J.M. Klompé. betreffende familie De Wendel, analoge plaatsingslijst 389 Stichting Woningbeheer 1277 te Heerlen, analoge plaatsingslijst 419 R.K. parochie H. Michael, Landgraaf analoge plaatsingslijst 21

13 3.2. Bibliotheek en Documentaire Collecties Documentair Informatie Centrum Ontsluiting van de bestel- en ontvangstadministratie van de gemeentelijke organisatie vond plaats in de applicatie BiblioData PRO. 22 Beeld en Geluid In 2007 zijn 30 dvd s geproduceerd/overgezet van U-maticmateriaal naar dvd en zijn de fragmenten op deze dvd s beschreven in MAIS Flexis. Voor de gemeente Simpelveld zijn tapes met geluidsopnames van de raadsvergaderingen omstreeks 1979 en 1980 beluisterd. De geluidskwaliteit is nog steeds goed. Aan te bevelen is deze tapes binnen enkele jaren te digitaliseren, omdat de dragers aan verval onderhevig zijn en de informatie hierdoor verloren kan gaan. Fotocollectie In 2007 zijn 5000 foto s gedigitaliseerd. Circa 3500 beschrijvingen van foto s en prentbriefkaarten zijn gecorrigeerd en gecontroleerd op typ- en spelfouten en op inhoudelijke en grammaticale fouten. Ongeveer 2000 prentbriefkaarten en 1500 foto s zijn voorzien van trefwoorden. Een (nieuw) gedeelte van de oude Access-database is geconverteerd naar MAIS Flexis. Persdocumentatie In 2007 is slechts een korte periode gewerkt aan het rubriceren van verzamelde krantenknipsels. Door het opnieuw (definitief) uitvallen van een medewerker persdocumentatie, heeft ontsluiting van de collectie in de database niet plaatsgevonden. Vanaf 2008 is hiervoor weer een medewerker beschikbaar en worden deze werkzaamheden weer opgepakt. Historische bibliotheek De historische bibliotheek wordt ontsloten door middel van VUBIS Smart en is te raadplegen via de internetsite van 23

14 4. Beheer en behoud 24 Beheer archiefbewaarplaats De wettelijke verplichtingen rond het omgaan met archieven en collecties kunnen worden samengevat in drie B s: Beheer Behoud Beschikbaar stellen. In de verwerving van archiefbescheiden zit een wettelijke component. De Archiefwet 1995 stelt dat permanent te bewaren overheidsarchieven na 20 jaar moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Rijckheyt is in 2007 de archiefbewaarplaats van de gemeenten Heerlen, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem, alsmede de gemeente Nuth. Archieven van deze gemeenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen dienen naar Rijckheyt te worden overgebracht. Rijckheyt is tevens de bij wet vastgestelde archiefbewaarplaats van bescheiden van de gemeenschappelijke regelingen waarvan Heerlen de centrumgemeente is. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats is vastgesteld door het bestuur van de regeling. De blijvend te bewaren archieven van o.a. Parkstad Limburg, Brandweer Parkstad Limburg, Reinigingsdiensten Rd4, Gemeenschappelijke Belasting- en Registratiedienst, GGD Zuid-Limburg en ISD BOL worden opgenomen in de archiefbewaarplaats. Het beheer van de archiefbewaarplaats wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris Naast het beheren van overheidsarchieven, richt Rijckheyt zich verder op het verwerven van archieven en collecties van particulieren. Hiervoor is een speciaal acquisitiebeleid geformuleerd en zijn afspraken gemaakt met het Bisdom Roermond (voor de kerkelijke archieven uit het verzorgingsgebied van Rijckheyt) en andere archiefbeherende instellingen in Limburg. Archiefbehoudsplan Om de archiefbewaarplaats van de gemeente Heerlen goed te laten functioneren is het Archiefbe houdsplan Stadsarchief in het leven geroepen. Het archiefbehoudsplan telt drie onderdelen: (1) luchtbehandeling, (2) restauratie en (3) conservering. In 2007 is de tweede van drie tranches restauratiewerkzaamheden afgerond. Met betrekking tot conserveringswerkzaamheden kan worden gesteld dat planmatig binnen het cluster Archieven is gewerkt aan het vervangen van archiefdozen. Zuurhoudende exemplaren werden vervangen door zuurvrije dozen. Tevens werd gekeken naar de dossiers en waar nodig werd zuurhoudend verpakkingsmateriaal vervangen door zuurvrije alternatieven (zippels, tabstroken, dossiermappen, omslagen). Klimaatbeheersing Op grond van de Archiefwet 1995 en de ministeriële regeling Bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen dienen temperatuur en luchtvochtigheid in alle depots van de archiefbewaarplaats geregeld en bewaakt te worden. De wettelijke regels schrijven een temperatuur voor tussen 15 en 18 oc en een relatieve luchtvochtigheid (RH) tussen 49 en 55 %. Te grote afwijkingen van deze waarden veroorzaken schade aan archieven, waardoor op termijn restauratie noodzakelijk wordt. In 2007 is door bureau Huisvesting en Services van de gemeente Heerlen een installatie geplaatst die ook buiten kantoortijden bij afwijkingen in het klimaat een alarmsignaal geeft. Via het beveiligingsbedrijf Intergarde wordt dit alarm doorgegeven aan de clustercoördinator Archieven, die vervolgens adequaat kan reageren op bijvoorbeeld het uitvallen van verwarming of koelmachine. Logistiek beheer De module plaatsregistratie van het logistiek beheer in MAIS Flexis is in 2006 in gebruik genomen. Vrijwel alle archieven en collecties zijn opgenomen in het logistiek beheer. In 2007 is aan ca. 5 % van deze archieven - per inventarisnummer - een plaatskenmerk toegevoegd. Door het toevoegen van plaatskenmerken per inventarisnummer wordt het mogelijk het logistieke beheer binnen de depots professioneler uit te voeren. Het geeft bovendien duidelijker inzage in de indeling van de depots en de beschikbare ruimte. In 2007 is de module bezoekersregistratie van MAIS Flexis in gebruik genomen. Hiermee worden de bezoekers van de studiezaal geregistreerd. In samenwerking met ICT Services van de gemeente Heerlen en De Ree Archiefsystemen BV is de module uitleenregistratie van MAIS Flexis geïnstalleerd. Deze wordt in 2008 in gebruik genomen. Door het in gebruik nemen van de modules plaats-, bezoekers- en uitleenregistratie van MAIS Flexis wordt het mogelijk de aanvragen voor archief- of collectiestukken in de studiezaal digitaal af te handelen en kan de uitleenprocedure verder worden geprofessionaliseerd. Niet alleen worden de gevraagde stukken sneller gevonden en kunnen deze feilloos op de juiste plaats worden teruggezet, tevens krijgt Rijckheyt meer en beter inzicht in het gebruik en de actuele verblijfplaats van archiefstukken. 25

15 5. Archiefinspectie en consulting Rijckheyt is specialist op het gebied van informatievastlegging en informatieverstrekking voor de gehele gemeentelijke organisatie. De gemeentearchivaris is op grond van artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995 belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In het toezicht op het beheer wordt niet alleen uitgegaan van de traditionele vormen van informatie vastleggen (papier), ook het digitaal registreren en bewaren van informatie is er een belangrijk onderdeel van. 26 Het beleid van Rijckheyt focust op de verschuivende rol van de traditionele, controlerende archiefinspectie naar een meer consulterende en adviserende rol. Taken inspectie & consulting 1 Beleidsontwikkeling op het vakgebied. Formuleren van beleidskaders voor een professioneel beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden. 2 Verrichten van onderzoek. Het doen van onderzoeken naar het functioneren van het archiefbeheer bij de verschillende beheerseenheden van de gemeentelijke organisatie. 3 Oordelen en standpunten voorleggen in de vorm van beleidsvoorstellen en adviezen. Het formuleren van beleidsvoorstellen en het geven van gevraagde- en ongevraagde adviezen inzake het archiefbeheer bij de gemeentelijke organisatie. 4 Deelnemen in projecten. Deelnemen in projecten die bijdragen aan de verhoging van de kwaliteit van de documentaire informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie waarbij het wettelijke kader een belangrijke invalshoek is. 5 Het beoordelen van stukkenlijsten en het geven van toestemming tot vernietiging van archiefbescheiden (papier en digitaal). Het beoordelen van lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, samengesteld door het bureau Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de afdeling Informatievoorziening, op het wettelijke kader en het cultuurhistorische belang. 6 Adviseren op het gebied van de inrichting van de documentaire informatiehuishouding. Het inspectierapport Papieren tijgers en dementerende diskettes is de neerslag van een onderzoek waarmee de gemeente Heerlen haar organisatie in brede zin heeft doorgelicht. Dit onderzoek vond plaats van september 2005 tot september 2006 en is uitgevoerd door de Archiefinspectie Rijckheyt. 27 Met dit onderzoek heeft Rijckheyt de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer van de gemeentelijke staf- en lijnafdelingen getoetst. Op basis van interviews en waarnemingen is een beeld gevormd over de kwaliteit van het beheer. In 2005 en 2006 zijn gesprekken gevoerd met de managementteams van de verschillende afdelingen om een beeld te krijgen van de informatievoorziening ter plekke. De bevindingen van deze gesprekken zijn vastgelegd in inspectierapporten per afdeling. De concepten van deze rapporten zijn ter goedkeuring aangeboden aan de afdelingshoofden, waarna zij door de Archiefinspectie Rijckheyt zijn vastgesteld.

16 28 Afsluitend heeft een gesprek plaatsgevonden met het afdelingshoofd Facilities, die binnen de gemeente de functie van beheerder vervult (in gevolge het Besluit Informatiebeheer). Dit leverde meer inzicht op over de rol van de beheerder op verschillende terreinen van archiefen informatiebeheer. Op basis van inspectierapporten is een nota geschreven die een uitgebreide analyse geeft van het archiefbeheer zoals dat binnen de gemeente Heerlen wordt gevoerd. Hierbij is niet alleen gekeken naar de staat en de toegankelijkheid van het gemeentelijk archief, maar ook naar de beleidskant van archief- en informatiebeheer. De conclusies van de analyse zijn samengevat in knelpunten. Ook worden adviezen gegeven hoe deze knelpunten op te lossen. Knelpunten Het doorlichten van staf- en lijnafdelingen heeft op afdelings- én concernniveau knelpunten zichtbaar gemaakt. De rangorde waarin deze knelpunten zijn gezet is gebaseerd op prioriteiten ten aanzien van het archiefbeheer zelf en op het te verwachten effect van maatregelen die deze knelpunten kunnen oplossen. De knelpunten zijn: 1. Informatiebeheer is in hoge mate versnipperd over verschillende afdelingen en functionarissen. 2. Afwezigheid van beleidsbeheer en een coherent informatiestructuurplan. 3. Afwezigheid van een beleidskader archiefbeheer en onderdelen van het informatiebeleid op afdelingsniveau. 4. Afwezigheid van een theoretisch en praktisch Documentair Structuur Plan. 5. Decentrale dossiervorming en dossierbeheer door niet-geschoold personeel. 6. Decentrale ongeoorloofde opschoning van dossiers en ongeoorloofde vernietiging van digitale archiefbescheiden. 7. Een overvolle archiefbewaarplaats. 8. Grote achterstand in de overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 9. Nijpend tekort aan archiefruimte. 10. Archiefruimte van de afdeling burgerzaken voldoet niet. 11. Onduidelijke positie en taakopvatting van de beheerder. 12. Geen of (te) weinig kennis inzake verantwoordelijkheden t.a.v. archiefbeheer bij het personeel. 13. Verplichte maatregelen in het kader van de Ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden zijn niet genomen. 14. Geen maatregelen voor de verwachte overdracht van digitale bestanden. 15. De afwezigheid van een lange termijnstrategie op archiefbeheer. Adviezen Op basis van de geconstateerde knelpunten zijn adviezen geformuleerd die tot oplossingen moeten leiden. Die adviezen zijn: 1. Stel beleid op vóór de aanpak van operationele problemen. 2. Stel beleidbeheer op. 3. Stel een beleidskader archiefbeheer op. 4. Stel een Documentair Structuur Plan op. 5. Zorg voor uitbreiding van de capaciteit van de archiefbewaarplaats. 6. Werk achterstanden in de overdracht weg. 7. Zorg voor capaciteitsuitbreiding van de archiefruimte. 8. Vergroot het draagvlak voor informatieaangelegenheden op leidinggevend en operationeel vlak. 9. Pas de archiefruimte burgerzaken aan. 10. Neem maatregelen voor de overdracht van digitale archiefbescheiden. 11. Stel een lange termijnvisie en een strategie op als onderdeel van het beleidsbeheer. 29

17 6. Publieksbereik 30 Studiezaal De studiezaal van Rijckheyt is voor bezoekers geopend van dinsdag tot en met vrijdag van tot uur en op zaterdag van tot uur. Tijdens de zomermaanden is er geen openstelling op zaterdag. Om bezoekers te helpen bij hun onderzoek en het vinden van de juiste stukken zijn tijdens de openingsuren telkens twee medewerkers aanwezig bij de balie van de studiezaal. Aan het ter beschikking stellen van archiefstukken zijn voor bezoekers van de studiezaal conform de Archiefwet 1995 geen kosten verbonden. De archiefstukken zijn afkomstig uit de archieven van de gemeente Heerlen, Nuth, Simpelveld, Voerendaal, Brunssum en Gulpen-Wittem. Daarnaast wordt divers documentatiemateriaal ter beschikking gesteld. Voor het maken van kopieën, voor gebruiks- en beeldrechten en voor het leveren van additionele diensten werd in het verslagjaar gebruik gemaakt van de door de Heerlense gemeenteraad vastgesteld Tarievenverordening. Studiezaal Openingsuren per week 32 - waarvan op zaterdag 4 Zitplaatsen studiezaal 27 Bezoekers studiezaal 757 Bezoeken studiezaal Archiefbescheiden ter inzage gegeven Raadplegingen documentatie en bibliotheek 833 Internet en telefonie Internetbezoekers Internet zoekvragen Telefonische inlichtingen Schriftelijke inlichtingen, incl. s 292 Briefafhandelingen per post Het Documentair Informatie Centrum (DIC) heeft zich in 2007 geconcentreerd op het bestellen van boeken, cd s en tijdschriftenabonnementen voor de gemeente Heerlen en Rijckheyt en het voeren van de administratie hiervoor. Het aanbieden van het product Interne Documentatie aan de gemeentelijke organisatie van Heerlen is in het verslagjaar gestopt. Evenals voorgaande jaren werd ook in 2007 een leesmap ten behoeve van de Heerlense raadsleden samengesteld en ter inzage gelegd. Deze leesmap werd elke twee weken ververst.

18 32 Educatie In 2007 zijn de bestaande projecten Tweede Wereldoorlog en Bokkenrijders, legende of leugen? uitgevoerd op het Bernardinuscollege te Heerlen. In beide projecten is door het hoofd Publieksbereik een archiefles gegeven op locatie. Daarin kregen de leerlingen in vogelvlucht uitleg over de rol van archieven in de maatschappij. Vervolgens zijn de leerlingen aan de slag gegaan en hebben ze door het bezoeken van de website en de studiezaal een onderzoek naar dit onderwerp gedaan. In totaal hebben ca. 400 leerlingen meegewerkt. Daarnaast is in samenwerking met het Sintermeertencollege in Heerlen in het voorjaar van 2007 een kortlopend onderzoeksproject uitgevoerd door leerlingen van 5 Havo. In groepjes van twee hebben 40 leerlingen een biografisch onderzoek gedaan naar diverse personen waar in Heerlen straatnamen naar zijn vernoemd. Enkele van deze biografieën zijn permanent opgenomen op de website van Rijckheyt. De website van Rijckheyt is in 2007 stevig doorontwikkeld. Voor wat betreft de inhoud is de website toegenomen tot ca. 750 pagina s. Vooral het encyclopedische deel dat de geschiedenis van de regio op een populaire wijze behandelt is fors uitgebreid. Daarnaast is er veel gedigitaliseerde content toegevoegd. Enkele duizenden digitale foto s, ettelijke honderden pdf-bestanden met genealogische achtergronden, brieven en krantenknipsels van families en personen en diverse nieuwe indexen en inventarissen zijn hierdoor via de website beschikbaar. Aan de website is tevens een digitale nieuwsbrief toegevoegd. Bezoekers aan de website kunnen zich op deze brief abonneren waarna ze periodiek een digitale brief ontvangen waarin de laatste nieuwtjes van de website én van Rijckheyt vermeld staan. De digitale nieuwsbrief is in mei 2007 in gebruik genomen. Sindsdien hebben zich 450 mensen als abonnee opgegeven. Verder is de website technisch aangepast waardoor deze optimaal voldoet aan gebruikerseisen en aan de webrichtlijnen voor de overheid zoals opgesteld door het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. De website is een landelijke website waarin archievenoverzichten, inventarissen, nadere toegangen en collecties op een publieksvriendelijke manier zijn te raadplegen. De site geeft informatie en gegevens van 52 Nederlandse archiefinstellingen weer. Ook Rijckheyt levert inhoud voor deze website. In 2007 zijn zoekvragen aan de website gesteld. Een toename ten opzichte van 2006 van 23%. In de rangorde heeft Rijckheyt in 2007 goed gepresteerd en is geëindigd op plaats 11 (van 52) met bijna zoekvragen. In 2006 waren dat er nog (goed voor plaats 14 in de rangorde). Een stijging met 230% derhalve. Naam Zoekvragen Ranking Groninger Archieven Stadsarchief Dordrecht / DIEP Het Utrechts Archief Haags Gemeentearchief Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg Gelders Archief Gemeentearchief Rotterdam Nationaal Archief Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis Noord-Hollands Archief Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie Tresoar (Frysk Histoarysk en Lettekundich Sintrum Gemeentearchief Waalwijk bron: DE REE Archiefsystemen, Groningen. 33

19 7. Projecten / Vertegenwoordiging 34 Redactioneel / Vertegenwoordiging UIT In het maandblad UIT worden maandelijks twee pagina s gevuld met smaakmakers over de regionale geschiedenis. De teksten worden geschreven door de medewerkers van Rijckheyt en dragen bij aan het beeld dat geschiedenis iets te vertellen heeft. Wellermagazine De stadshistoricus van Rijckheyt schrijft in het Wellermagazine van de woningstichting Weller een artikelenreeks Vroeger. In de reeks worden artikelen gepubliceerd over het verleden van de regio. Lekker Thuis, honderd jaar geleden, in: Weller Magazine (mei 2007). Heerlijke ontspanning vroeger, in: Weller Magazine (augustus 2007). Super creatief Over de Heerlense kunstenaar Sjef Drummen, in: Weller Magazine (december 2007). De 25-dagen van Limburg De stadshistoricus van Rijckheyt werkt mee aan de voorbereidingen van een tijdschriftenreeks die de geschiedenis van Limburg vertelt aan de hand van 25 gebeurtenissen. De Limburgse archiefdiensten werken in dit project samen met uitgeverij Waanders uit Zwolle. Land van Herle Voor het Land van Herle voert de stadshistoricus van Rijckheyt de redactie. Hij levert tevens enkele boekbesprekingen en korte bijdragen aan. De redactie heeft twee nummers en één dubbelnummer uitgegeven. Publications LGOG De stadshistoricus van Rijckheyt is redacteur. Het jaarboek 2007 werd voorbereid en enkele artikelen werden geredigeerd. Archievenblad KVAN De stadshistoricus van Rijckheyt voerde in 2007 de hoofdredactie van het Archievenblad van de Koninklijke vereniging van Archivarissen Nederland. Voor elke aflevering werd de noot van de redactie geschreven en zijn enkele artikelen aangeleverd. Vijftien jaar publiekshistorie bij de Heerlense archiefdienst, in: Archievenblad, 2007, 6 (juli). Maarten van Boven: Het is me allemaal aan komen waaien, in: Archievenblad, 2007, 9 (november). RHC s in Nederland: Maarten van Boven: Ons archiefwereldje is moeilijk tot veranderen bereid, in: Archievenblad, 2007, 10 (december). NieuwSweg NieuwSweg is het buurtmagazine voor de wijk Zeswegen in Heerlen. Hierin is door de stadshistoricus gepubliceerd. Zeswegen, kruising van verandering, in: NieuwSweg (oktober 2007). Historische weetjes. Wat betekent die straatnaam? Husken, in: NieuwSweg (december 2007). Kring van Archivarissen in Limburg De gemeentearchivaris is voorzitter van de vereniging Kring van Archivarissen in Limburg (KVAL). De KVAL behartigt de belangen van archiefbeherende instellingen in de provincie Limburg. Archiefschool De clustercoördinator publieksbereik is docent bij de Archiefschool met als aandachtsgebied selectie en vernietiging van archiefbescheiden. Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie Landelijk werken de gemeentelijke archiefinspecteurs samen in het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA). De gemeentearchivaris heeft WGA-bijeenkomsten bezocht. Voorzittersoverleg Heemkunde en Historische verenigingen Het voorzittersoverleg Heemkunde en Historische verenigingen vergadert in 2007 drie keer (14 maart, 13 juni en 7 november). De stadshistoricus van Rijckheyt neemt deel aan dit voorzittersoverleg. De gezamenlijke websites en wordt deels door de stadshistoricus van Rijckheyt bijgehouden. Met het Stichtingsbestuur Heemkundemarkt is overleg geweest op 14 maart. Projecten De Heemkundeontmoetingsdag (i.s.m. de LGOG-kringen Parkstad Limburg en Heuvelland) werd georganiseerd voor de bestuurders van historische en heemkundeverenigingen in Parkstad Limburg en het Heuvelland. Deze werd gehouden op 28 april 2007 bij de Samenwerkende Heemkundeorganisaties Margraten in het gemeenschapshuis te Sint-Geertruid. Op deze dag stonden toponiemenonderzoek en digitalisering van oud kaartmateriaal centraal. Afronding van het project (tentoonstellingen, boek en educatieve projecten) over de Heerlense fotograaf Hub. Leufkens in samenwerking met LiFVA, Limburgs Museum, Het Domein en Vitruvianum. De tentoonstelling werd in de hal van het Thermenmuseum geplaatst en na 25 februari afgebroken. De film Bronsgroen en Anders zwart, Limburg in films van Hub. Leufkens en tijdgenoten werd nog twee maal gepresenteerd. 35

20 Straatnamencommissie gemeente Heerlen. Rijckheyt verzorgt het voorzitterschap van deze commissie en doet historisch onderzoek t.b.v. nieuwe straatnamen. De voorzitter heeft drie vergaderingen geleid. Verdere voorbereidingen zijn getroffen voor de herbenoeming van gelijkluidende straatnamen. De commissie vergaderde op 14 maart, 13 juni en 7 november. Op 17 augustus was de officiële plaatsing van plaatsnaamborden en stadsdeelborden door wethouder J. Offermans in Hoensbroek. De stadshistoricus van Rijckheyt schrijft voor dodenherdenking 4 mei 2007 voor de burgemeester van Heerlen de tekst van een lezing die herinnert de gefusilleerde Heerlense mijnwerker Walter Stuyts. 36 Er werden verdere voorbereidingen getroffen voor de digitalisering van het Archief van de familie Van Hoensbroek en de beschikbaarstelling ervan op internet/intranet. Op 17 januari werd in kasteel Hoensbroek door Mespilus (Geldern) en de Stichting Peel-Maas-Niers (Venray) officieel de digitale inventaris van het archief overhandigd voor gebruik in het gesloten weblog van Rijckheyt. In samenwerking met Het Land van Herle maakt Rijckheyt zich sterk voor de oprichting van nieuwe heemkundeverenigingen. In 2007 zijn de Heemkundeverenigingen Heerlen-Stad, Hoensbroek en Heerlerheide van start gegaan. De stadshistoricus verzorgde in Heerlen en Heerlerheide tijdens de startbijeenkomsten een presentatie met de geschiedenis van de stadsdelen. Project Walmuur gemeente Heerlen. Rijckheyt heeft samen met het Land van Herle en de ambtenaar monumentenzorg bekeken of de in 2006 opgegraven muurresten van de vesting Heerlen in het pleinenplan voor het centrum van Heerlen verantwoord gepresenteerd kunnen worden. Land van Herle dook samen met de stadshistoricus in de geschiedenis van de vesting terwijl de ambtenaar monumentenzorg voor de gemeenteraad een voorstel uitwerkte, dat voorziet in een multimediale presentatie in situ. Concrete uitwerkingen hiervan vinden in 2008 plaats, alsmede een nadere studie naar de geschiedenis van het landsfort door een werkgroep van Het Land van Herle. Samen met historicus Mark van Dijk werd de geschiedenis van de vesting Herle op 30 januari 2007 gepresenteerd in D r Klinge tijdens de oprichtingsbijeenkomst van HKV Heerlen Stad. Op initiatief en voorstel van wethouder C. Duijff maakte Rijckheyt deel uit van de voorbereidingsgroep voor het Platform Mijnverleden. De stadshistoricus had de eindredactie van de startnotitie. Het platform in oprichting vergaderde op 14 februari, 18 april, 23 mei, 4 juli, 21 september, 21 november. 37 Landelijke archievendag en de Week van de Geschiedenis. In het weekend van 13 en 14 oktober werd het Geschiedenisweekend gehouden. Beide dagen gingen de deuren van Rijckheyt en het Thermenmuseum van 10 tot 17 uur open. Er was een spectaculair programma voor jong en oud waarin iedere bezoeker op verschillende manieren kennis kon maken met geschiedenis. Zo was het Thermenmuseum gratis te bezichtigen, al dan niet onder begeleiding van een gids. In het museum maakte een Romeinse kapper de mooiste kapsels en hielden Romeinse soldaten in en om het gebouw exercities. Er was een demonstratie Romeins mozaïek maken, waarna kinderen zelf een eigen Romeins mozaïekje konden fabriceren.

21 38 Voor de allerkleinsten was er op zaterdag een Oud Hollandsch Poppentheater met drie voorstellingen met de doldwaze avonturen van Jan Klaassen en Katrien. Op zondag werd voor de iets grotere kleintjes tweemaal het 18e-eeuwse sprookje De Gelaarsde Kat tot leven gebracht door het Nederlands Marionettentheater compleet met marionetten in 18e-eeuwse kleding en met 18e-eeuwse muziek. Troubadour Yann Lawick bracht beide dagen Oud-Nederlandse en Oud-Vlaamse liederen ten gehore. Vanuit de keuken werd de bezoekers een proeverij aangeboden van diverse hapjes uit vervlogen tijden zoals het Luskanische worstje uit de Romeinse periode en Middeleeuws speltbrood met stroop en balkenbrij. Ook werd Schelmenschuim geschonken, een door een ambachtelijke brouwer gebrouwen hooggistend bier naar een origineel recept uit In de studiezaal van Rijckheyt zijn enkele snuffelcursussen bewoningsgeschiedenis gegeven. Hierin leerden de deelnemers hoe zij de geschiedenis van een huis kunnen achterhalen. Ook werden rondleidingen gegeven in de schatkamers van Rijckheyt. Dit is de plek waar eeuwenoude documenten liggen opgeslagen om bestudeerd te worden door onderzoekers. In de filmzaal werden enkele historische films vertoond in een doorlopende voorstelling. Her en der door het gebouw verspreid stonden kraampjes waar diverse organisaties geschiedenisactiviteiten ontplooiden. Zo konden amateur-archeologen hun vondsten laten zien aan een expert om ze te laten determineren en waarderen. Een geschiedenisquiz stelde de bezoekers op de proef met een serie vragen over het verleden die met behulp van de website van Rijckheyt konden worden beantwoord. Tot slot was het mogelijk om onder begeleiding van Ton van Mastrigt een stadswandeling te maken langs markante gebouwen in Heerlen. Tijdens deze wandeling was het mogelijk enkele gebouwen van binnen te bekijken. In de aansluitende Week van de Geschiedenis is door Rijckheyt een lezingenreeks georganiseerd: 14 oktober Lezing door Jack Jetten over De Sint-Stephanuskerk van Wijnandsrade (ism HKV Vrienden van Wijnandsrade) 15 oktober Lezing door Diane Habets: Romeins Kerkrade (ism LGOG Kring Parkstad) 16 oktober Lezing en webpresentatie door Dr. Jan Hartmann: De historische basiskaart van Zuid-Limburg. 18 oktober Workshop door Roelof Braad en Antoine Jacobs: Schrijven van artikelen voor regionale en Limburgse historische tijdschriften. 20 oktober Lezing door Math. Marell: Volkscultuur in Wijnansrade (ism HKV Vrienden van Wijnandsrade). Het Geschiedenisweekend werd door 700 mensen bezocht. Oral History project Simpelveld Voor de gemeente Simpelveld werd een projectvoorstel vervaardigd om vier autochtone inwoners - twee uit Bocholtz en twee uit Simpelveld - hun verhaal over de geschiedenis van hun leefomgeving te laten doen. Het geheel is opgenomen op video door Media Profile in Landgraaf, de interviews werden afgenomen door Luc. Wolters van Historie Present. Het project is in 2007 gestart en wordt in maart 2008 opgeleverd. Lezingen / PR 24 januari Radiopraatje bij Radio Parkstad over de walmuur van de vesting Heerlen. 22 februari Opnamen voor het televisieprogramma Verre Verwanten van Teleact/NOT. 30 januari Landsfort Herle en de Heerlense walmuur (samen met Mark van Dijk) in Café D r Klinge tijdens de oprichting van HKV Heerlen Stad. 22 en 23 maart Tv-opnamen voor de serie Geschiedenis van Limburg van L1. 30 mei Presentatie tijdens de KVAN-studiedag Archieven en Maatschappij. 6 juni Lezing geschiedenis van Hoensbroek bij oprichting HKV Hoensbroek in Amacitia, Hoensbroek. BENILIM-convent in Keulen. 4 juli Lezing Heerlerheide in vogelvlucht bij oprichting HKV Heerlerheide. 29 juli Fietstocht langs monumenten in Heerlen bij de tentoonstelling Kunst op straat in de Stadsgalerij. 29 augustus De geschiedenis van Hoensbroek tijdens het presentatiesymposium van de cultuurhistorische schets van Hoensbroek door de dienst Stadsontwikkeling in Kasteel Hoensbroek. 15 september Adelssymposium Brauweiler, lezing en presentatie samen met Peter Weber over de digitalisering van het archief van familie Von und zu Hoensbroech (Hoensbroek-Haag) september ICA-congres Archives and new technologies in Amsterdam. 2 oktober Studiedag Krantendigitalisering in het Persmuseum te Amsterdam. 20 oktober Fietstocht langs monumenten van Jan Stuyt in Heerlen en Hoensbroek. 23 oktober Ter gelegenheid van het 75-jarig bestaan van de protestantse kerk op het Tempsplein in Heerlen een lezing met als thema: De 360-jarige roerige geschiedenis van de Protestantse Gemeente in Heerlen. 16 november Lezing voor het Katholiek Vrouwengilde: De films van de Heerlense fotograaf en cineast Hub. Leufkens Colofon tekst Tom van Slooten redactie en vormgeving Mediaan Communicatie Projecten bv, Heerlen drukwerk Drukkerij SchrijenLippertzHuntjens Voerendaal beeldmateriaal Het gebruikte beeldmateriaal in dit jaarverslag is afkomstig uit archieven of collecties die worden beheerd door Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis. In het kader van het Jaar van het Religieus Erfgoed in 2008 is gekozen om beeldmateriaal te gebruiken met een verwijzing naar religieus erfgoed. Het beeldmateriaal is afkomstig uit de collectie E. Laudy, - foto s door mevrouw Paris - (archiefnummer 511) en de collectie L. Bisscheroux (archiefnummer 507). 39

22 In het najaar van 2008 zal Rijckheyt, in samenwerking met Thermenmuseum Heerlen en Kasteel Hoensbroek, een tentoonstelling inrichten met als thema Kerststallen. Er zullen 150 kerststallen te zien zijn, afkomstig uit de hele wereld en variërend van héél klein tot zéér groot. Foto s: G. Luykx Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis 40

23 bezoekadres Coriovallumstraat 9 postadres Postbus 1, 6400 AA Heerlen tel. +31 (0) fax +31 (0) e info@rijckheyt.nl i Geheugen Verlicht Jaarverslag 2007 Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis