Viva 3 Online Handleiding Kascontrole

Transcriptie

1 Viva 3 Online Handleiding Kascontrole CORILUS BV - PELMOLEN XZ HOUTEN - T 0031 (0) F: 0031 (0) info@corilus.nl -

2 Inhoud 1. Kascontrole Betaling ongedaan maken Betalingsmanier wijzigen Kastelling Kasbegin Kasafsluiting Kastelling Mutaties Controle... 7 Bijgewerkt op:

3 1. Kascontrole Kascontrole betreft het overzicht van de betalingen binnen een bepaalde periode. Met betalingen wordt bedoeld kas-, pin- en creditcardbetalingen. Om de kascontrole uit te voeren klikt u op Financiën en hierna op Kascontrole. U ziet dan het volgende scherm. U ziet hier de vestiging waar u bent ingelogd (1). Let op!! De kascontrole geeft alleen het betalingsverkeer weer van deze specifieke vestiging. Indien u een kascontrole of -telling van een andere vestiging uit wilt voeren dan waar u op dat moment bent, dan dient u dus eerst uit te loggen en vervolgens opnieuw in te loggen bij de vestiging van de gewenste kastelling! 2

4 De standaard periode-instelling staat op vanaf gisteren tot vandaag (2). Over het algemeen is het raadzaam om aan het eind van de dag de kascontrole uit te voeren. Wanneer er na sluitingstijd een kastransactie wordt uitgevoerd wordt deze bij de standaard periode-instelling altijd meegenomen. Als u over een andere periode de kascontrole wilt uitvoeren, kunt u dat wijzigen via de kalenderknop en klikt u op verversen (2). Het overzicht laat de volgende gegevens per transactie zien: - de datum en het tijdstip; - de medewerker die de betaling heeft uitgevoerd (Mdw.); - de cliënt die het bedrag betaald heeft; - het bedrag dat is afgerekend; - de manier van betalen (3): een K bij een contante betaling, een P voor een pinbetaling en CC voor een creditcardbetaling; - als u op het pijltje rechts op de transactieregel klikt (4), ziet u meer informatie over de transactie. Rechts in scherm vindt u ook het Overzicht kas per betaalwijze (5), waarin u de totaalbedragen per betaalwijze kunt zien. 1.1 Betaling ongedaan maken Als u op het pijltje rechts op een transactieregel klikt komt u in het overzicht hiernaast. Wanneer u als gebruiker rechten heeft als Finance specialist kunt u in dit overzicht de betaling ongedaan maken (1). U krijgt dan een pop-up of u zeker weet of u deze transactie ongedaan wilt maken. 3

5 1.2 Betalingsmanier wijzigen In het overzicht hiernaast kunt u ook de betalingsmanier wijzigen (3). U kunt de bedragen bij Pin, Contant en Credit card opnieuw invullen. Hierna dient u de wijziging op te slaan. Let op: het totaal van de ingevulde bedragen moet evenveel zijn als het totaal van de transactie, anders kunt u niet opslaan! De gewijzigde bedragen zijn meteen zichtbaar in het Overzicht kas per betaalwijze. Door in het scherm hiernaast op het factuurnummer te klikken (2), ziet u onderstaand scherm. U krijgt een overzicht van de specifieke factuurregels die bij de transactie horen. De factuurregels kunt u in dit scherm niet wijzigen. 4

6 2. Kastelling Met de optie kastelling kunt u de betalingen van de kas bepalen en controleren of dit overeenkomt met wat er volgens Viva 3 Online afgerekend is. De kastelling bestaat uit twee delen: de begintelling ( Kasbegin ) en de eindtelling ( Kasafsluiting ). Rechts bovenin het scherm van de kascontrole vindt u de knoppen voor de kastelling (1). 2.1 Kasbegin Het kasbegin is een overzicht van de kasinhoud aan het begin van de periode dat deze kas gebruikt wordt. Hierbij is dus enkel van belang hoeveel er van welke brief- en munteenheid in de kassa zit. Als u klikt op Kasbegin dan komt u in het scherm van de kastelling. Aangezien het een momentopname is staat er een vaste datum, te weten de datum van het moment van invoeren (1). Hetzelfde geldt voor het tijdstip, het is namelijk mogelijk om op meerdere momenten per dag een kastelling uit te voeren. Op de volgende regel staan de initialen van de ingelogde gebruiker (2). Hier weer onder staat de vestiging waaronder is ingelogd (3). Rechts bevindt zich een vak waar de gebruiker na uitprinten van de kastelling een paraaf kan zetten (4). Tot slot is er nog een veld voor specifieke opmerkingen behorend bij deze kastelling (bijv. pinstoring) (5). Het invullen van de velden gebeurt door met de muis op het gewenste veld te klikken en de 0 te vervangen door het aantal getelde briefjes of munten. Ook met de TAB-toets kan men van boven naar beneden de gewenste velden afgaan. Als alles is ingevuld klikt u op afdrukken (6) en zal de kastelling worden afgedrukt. Let op!! De kastelling wordt verder niet opgeslagen! Als u het document wilt bewaren kunt u ervoor kiezen het uit te printen met de PDF-printer en vanuit hier het bestand op te slaan. 5

7 2.2 Kasafsluiting De kasafsluiting is de uiteindelijke kasopmaak, nadat er betalingsverkeer heeft plaatsgevonden binnen een bepaalde periode. De kastelling zelf vindt plaats op één moment en dit moment komt ook op het formulier te staan. Vanuit kascontrole klikt u op Kasafsluiting en dan komt u in het volgende scherm waar de kasopmaak ingevuld kan worden. Een deel zal automatisch berekend en ingevuld worden. Bovenaan vindt u weer de datum en het tijdstip van de kascontrole, de gebruiker, de vestiging, het vak voor de paraaf na uitprinten en een leeg veld voor eventuele opmerkingen. De kasafsluiting bestaat eigenlijk uit drie delen: de kastelling, de mutaties en de controle Kastelling Links (1) ziet u van boven naar beneden de verschillende brief- en munteenheden. In de tweede kolom In kas vult u de getelde aantallen van elke brief- en munteenheid in en Viva 3 Online zal zelf de waarden berekenen en optellen. Onderaan bij Totaal telling kas ziet u het eindbedrag Mutaties Alle in- en uitgaven binnen de periode van de kascontrole dienen meegenomen te worden in de uiteindelijke controle en eindberekening. Onder de totaaltelling kas vult u bij Kastelling begin eerst het startbedrag van deze kas in (4). Indien er extra wisselgeld in de kas is gebracht betekent dit dat er geld in de kas zit wat geen omzet is. Dit dient verrekend te worden en kunt u ingeven bij extra wisselgeld (5). Vaak zijn er ook betalingen uit de kas, welke niet gerelateerd zijn aan omzet of klanten. Denk hierbij aan het betalen van gekochte kantoorartikelen of etenswaren. Dit is echter wel kasgeld dat mogelijk door omzet in de kas terecht is gekomen, dus dit zal verrekend moeten worden. Rechts heeft u de mogelijkheid deze uitgaven in te vullen met een omschrijving en het bedrag (6). Dit wordt bij elkaar opgeteld en wordt links bij Betalingen uit kas weergegeven (7). Bij Kasomzet (8) staat het bedrag dat aangeeft welk bedrag er in de ingestelde periode in deze kas is gekomen. Dit bedrag zou overeen moeten komen met het bedrag dat Viva 3 Online als kasbetalingen heeft berekend. Indien er een bedrag wordt afgeroomd/afgestort vanuit de kas, kan dit ingevuld worden in het vakje In Envelop (9). Het uiteindelijke bedrag dat in de kas blijft vindt u dan rechtsonder bij blijft in kas (10). 6

8 2.2.3 Controle Uiteindelijk zal de kas overeen moeten komen met de kasbetalingen zoals in Viva 3 Online geregistreerd. Dit geldt ook voor de pin- en creditcardbetalingen. Onderaan vindt u de bedragen contant (K), pin (P) en Credit card (CC) indien gebruikt. De bedragen volgens Viva 3 Online zijn hier vooraf ingevuld (1). Het bedrag bij Contant (2) is de uiteindelijke Kasomzet (8 vorige pagina) die berekend wordt aan de hand van de ingevulde bedragen bij de telling en de mutaties. De bedragen bij Pin (3) en Credit card (4) kunt u zelf nog invullen aan de hand van de pinbon. Als er een verschil is tussen de bedragen vanuit Viva 3 Online en de ingevulde bedragen dan wordt dit rechts weergegeven bij Verschil (5). Een positief verschil betekent dat er meer in kas of vanuit pin is omgezet dan in Viva 3 Online geregistreerd. Een negatief verschil (wordt rood weergegeven en met een - teken ervoor) geeft aan dat er minder aan kas- of pinbetalingen is geteld dan dat Viva 3 Online heeft geregistreerd. Als dit allemaal is ingevuld kan er rechts bovenin op afdrukken geklikt worden, waarna het document op dat moment wordt geprint. Let op!! Het document wordt op dit moment niet bewaard!! Als u het document wilt bewaren kunt u ervoor kiezen het uit te printen met de PDF-printer en vanuit hier het bestand op te slaan. 7