Broodje CALI lunchsessies sessie 3: Student Financiën

Transcriptie

1 Broodje CALI lunchsessies sessie 3: Student Financiën 22 juni 2011

2 Doel van de sessie Inzicht in financiële processen studenten - administratie high-level, eerste kennismaking Geen systeemsimulatie of demo

3 Agenda - Inleiding: wat is CALI? - Studentenfinanciën : - Huidige situatie - Toekomstige situatie - Nieuwe concepten in PSCS - Vragen?

4 Wat is CALI? Campus Lifecycle Transformatieproject studentenadministratie Proces, Organisatie, Systeem

5 Verbetervoorstellen Niveau Proces: bv. uniformisering aanmeldingsproces Niveau Organisatie: bv. oprichting van het Studentenadministratiecentrum (SAC) Niveau Systeem: aankoop PeopleSoft Campus Solutions (PSCS)

6 Financiën in de Studentencyclus Belangstelling & Aanmelding Aanmelder Inschrijving Student Studie Belang stellende Vakken & Cijfers Extra opleiding Slagen Alumni Administratie Werken Werk vinden voortgang 6

7 Studentenfinanciën Dienst Inschrijvingen Sociale Dienst Studenten Dienst Huisvesting IRMO (International Relations and Mobility Office)

8 8

9 bevindingen as-is studiegelden Geen real-time berekening van studiegeld Gegevens uit verschillende applicaties Afhankelijkheid van andere diensten Groot aantal wanbetalers Veel manueel werk, arbeidsintensief Ondoorzichtige studiegeldberekening

10 as-is Sociale dienst Studenten student Lening (lange termijn, korte termijn) Financiële tussenkomst Beurs Huurtoelage Gelijkstelling

11 Bevindingen as-is Sociale dienst Studenten Veelheid aan applicaties : Leningen, Sam, Fiche IT-applicaties bieden onvoldoende ondersteuning (studievoortgang studenten) Veel manueel werk (opmaken contracten, opvolgen terugbetalingen, )

12 as-is Dienst Huisvesting Kotenbeheer Toewijzing studentenkamers Opmaak huurcontracten Inning en opvolging huurgelden en waarborgbetalingen

13 Bevindingen Dienst Huisvesting Veelheid aan applicaties: Invoer, Kamernummer, Opzeg, Print, IT-applicaties bieden onvoldoende ondersteuning (geen inventaris, ) Veel manueel werk

14 as-is IRMO Beheer beurzenprogramma s (toekenning, uitbetaling, opvolging van beurzen) Rapportering VLIR-UOS

15 Bevindingen IRMO Geen centraal beheerde applicaties Afhankelijkheid van andere diensten voor rapportering Grote hoeveelheid manueel werk

16 Algemene conclusies Problematiek op vlak van IT-applicaties Hoge werklast door aanzienlijke hoeveelheid manueel werk Studiegeldberekening niet transparant, noch voor studenten, noch voor administratie

17 Toekomstige situatie

18 Toekomstige situatie Één geïntegreerd systeem : PSCS Meer automatisering, minder manueel werk Meer transparantie, zowel voor medewerkers als voor studenten

19 To be: Organisatie SAC Admission office Inschrijvingen Financiële cel

20

21 To be: Systeem (PSCS) Flexibele configuratie van studiegelden Real-time berekening studiegeld On-line betaling van studiegeld/huurgeld Automatische saldoberekening studiegeld bij stopzetten van studies Student kan rekeningenoverzicht raadplegen in Selfservice Opmaak van afbetalingsplannen of contracten voor uitgestelde betaling Rechtstreekse rapportering uit het systeem

22 Nieuwe concepten in PSCS 1/4 Student Financials Studiegelden Huurgelden Aanmeldingskosten Financial Aid Leningen Beurzenbeheer

23 Nieuwe concepten in PSCS 2/4 Business Units FISAC HUVE FISDS FIRMO

24 Lesgeldgroepen Nieuwe concepten 3/4 criteria Lesgeldgroepen correctiekalenders Periodekosten

25 Lesgeldgroepen VUB

26 Voorbeeld criteria

27 Criteriadetails

28 Voorbeeld correctiekalender

29 Voorbeeld periodekosten

30 Voorbeeld lesgeldgroep 1/4

31 Voorbeeld lesgeldgroep 2/4

32 Voorbeeld lesgeldgroep 3/4

33 Voorbeeld lesgeldgroep 4/4

34 Gebruik Lesgeldgroepen in PSCS

35 Gebruik Lesgeldgroepen in PSCS

36 Financiën Selfservice Student

37 Rekeningoverzicht Selfservice Student

38 Nieuwe concepten 4/4 Service-indicatoren : bijzondere aanduiding bij een persoon kan positief of negatief zijn heeft bepaalde (systeem)gevolgen

39 Service-indicatoren in PSCS Enkele voorbeelden: FIN : wanbetalers SVB : bindende voorwaarden OVL : overleden studenten TSI : Tosportstatuut A-Internationaal DIV : diversiteitsstudenten

40 Service-indicatoren toekennen

41 Service-indicatoren in Selfservice

42 Service-indicatoren in Selfservice

43 Service-indicatoren in Selfservice

44

45 Prijsvraag Welk concept gebruiken we om te kunnen bepalen hoeveel studiegeld een student moet betalen? Antwoord: de lesgeldgroep