4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 13 februari 2017

Transcriptie

1 Terneuzen, 7 maart 2017 Onderwerp: uitnodiging en agenda vergadering 20 maart 2017 Aan de leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland, Namens de voorzitter van RUD Zeeland nodig ik u hierbij uit voor de vergadering van uw algemeen bestuur op maandag 13 februari Deze vergadering vindt plaats in de Abdij in Middelburg van tot uur in de Isabella van de Stringekamer (A136) (evt. uitloop mogelijk in verband met de behandeling PxQ systematiek). De agenda voor dit overleg ziet er als volgt uit: 1. Opening 2. Ingekomen stukken en mededelingen: a. Verslag deelnemersoverleg 29 november 2016 b. Verslag DB van 23 januari 2017 c. Memo bestuurlijke rondgang d. Memo enquête Prettig werken bij de RUD 3. Vaststelling agenda 4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 13 februari PxQ systematiek incl. zienswijzen deelnemers RUD Zeeland 6. Rondvraag 7. Sluiting Met vriendelijke groet, Anton van Leeuwen MPA, directeur RUD Zeeland

2 Verslag deelnemersoverleg 29 november 2016 Aanwezig: Afwezig: Michaël Beverwijk, Jan Marijs, Piet Verstraeten, Ineke Jansen, Freek Schouten, Erik Philipse, Rian de Jonge, Sander Westdorp, Joost Boerma, Saskia Bos, Ad Vos, Ben Holvast, Arie Schroevers, Wout van Brouwershaven, Birgitte Paauwe Roelie Mulder, Patricia de Croock, Ineke Jansen, Piet Verstraeten, Maarten Dobbelaar 1. Opening en mededelingen Joost opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. Piet, Maarten, Ineke en Patricia hebben zich afgemeld. Ineke is afwezig vanwege de problematiek met Thermos en gaat één dag per week voor dit project werken. Joost meldt dat de RUD de pluimveebedrijven dit moment niet mogen inspecteren i.v.m. de vogelgriep. Dit betreft in totaal vijf bedrijven in de gemeenten Hulst, Tholen, Veere en Borsele. Deze inspecties worden doorgeschoven naar volgend jaar. 2. Vaststellen agenda Het plan van aanpak uitvoering energie audits wordt aan de agenda toegevoegd. 3. Rondvraag & actualiteiten Ad vraagt namens Renske de Later, die zich bezig houdt met het actualiseren van het mandaatbesluit, aandacht om dit mandaatbesluit zo spoedig mogelijk ingevuld te retourneren. Ad heeft, ter informatie, een overzicht van de gemeenten die het DVO en Jaarplan 2016 nog niet ondertekend geretourneerd hebben. Dit betreft Reimerswaal, Waterschap, Sluis, Vlissingen en Veere, gelieve het Jaarplan zo spoedig mogelijk ondertekend naar Renske te sturen. Freek zegt dat zijn gemeente toestemming heeft gegeven voor een aantal geluidsmetingen. Indien dit is uitgevoerd ontvangt hij de factuur zo spoedig mogelijk zodat dit nog op 2016 geboekt kan worden. 1 van 6

3 Joost heeft een opmerking van Maarten doorgekregen dat het besluit omgevingsrecht is uitgesteld naar 1 juli Verslag & actielijst 20 september 2016 Pagina 2 Punt 4 pagina 2 geen reactie van Schouwen Duiveland ontvangen Schouwen Duiveland wordt gewijzigd in regio Walcheren. 5. AB vergadering 5 december 2016 De deelnemers hebben geen opmerkingen. 6. Overzicht producten en pakketten welke ter vaststelling aan het AB wordt aangeboden. De deelnemers hebben geen opmerkingen. 7. Plan van aanpak uitvoering energie audits Ad neemt de memo globaal door en wijst op de witte vlekken in het plan. T&H 5 gemeenten oefenen zelf toezicht en handhaving op energietaken uit bedrijven. Zij kunen deze taken binnen onderhavig project onderbrengen bij de RUD. Hierover heeft Ad aan deze 5 gemeenten een memo gezonden. De beslissing van de 5 gemeenten zal mede afhankelijk zijn van het inrichtingenbestand dat uiteindelijk als basis voor toezicht wordt gekozen. Dat bestand wordt tussen de Zeeuwse werkgroep energie en de RUD Zeeland opgesteld en voorgelegd aan de Zeeuwse gemeenten.sander geeft mee dat het om extra toezicht gaat in aanvulling op de basistaak op toezicht te houden op energievoorschriften bij inrichtingen. Ad meldt dat de keuze op korte termijn wordt gemaakt en uiteindelijk moeten alle bedrijven gecontroleerd worden op het uitvoeren van energietaken. Joost vertelt dat er met I&M afgesproken is dat er niet alleen meer geld wordt gestoken in personen maar ook in borging in het hele proces en de toekomst m.b.t. T&H. EED Daar spelen 2 zaken. - De RUD moet van de gemeenten een opdracht of machtiging krijgen om de EED uit te voeren. Voor Borsele en Terneuzen is dat in het DVO 2017 opgenomen. Ad wacht op antwoord van de Rijksdienst Voor ondernemend Nederland (RVO) wat de opties zijn. Vanuit I&M wordt geld beschikbaar gesteld via het gemeentefonds en het provinciefonds. Deze compensatie is niet toereikend om alle werkzaamheden uit te kunnen voeren. Er wordt door de RUD vier pakketten aangeboden en aangegeven wordt wat het compensatiebedrag is dat door I&M beschikbaar wordt gesteld. 2 van 6

4 Een keuze maken welk pakket de gemeente wil. Kleinere gemeenten komen er financieel beter vanaf dan de grotere gemeenten. VNG lobbyt bij min I&M om de compensatiekosten te verhorgen. - EEP Een klein aantal gemeenten heeft één of meerdere bedrijven die onder EEP vallen. De RUD moet via een machtiging of opdracht van de opdrachtgever toestemming krijgen voor schrijf- en leesrechten. Tevens moeten afspraken gemaakt worden over EED toezicht en handhaving.voor EEP wordt geen compensatiegeld beschikbaar gesteld. 8. Landelijke Handhavingsstrategie Freek meldt dat de vragen die bij de Gemeenten zijn voorgelegd en hij heeft de antwoorden er kort bijgezet. Joost zegt dat dit niet meer verplicht is om LHS vast te stellen het is wel verplicht om uniformiteit te creeren binnen de regio. Jan geeft aan dat de provincie dit niet alleen kan vaststellen. Joost zegt dat de provincie de VTH nota wel gaat vaststellen maar dat men bereid is om deze eventueel aan te passen aan er een Zeeuwse variant komt. 9. Evaluatie relatiebeheer Joost heeft nog veel vragen bij dit stuk en merkt op dat de conclusie ontbreekt. Joost wil graag afstemming krijgen met de deelnemers over relatiebeheer. Welke frequentie de gesprekken worden gehouden en wat hier besproken wordt bijv. hoe wordt een dossier overgedragen. De volgende afspraken worden gemaakt; - Dit wordt geagendeerd voor de het volgende overleg - Frequentie (is opgenomen in DVO) - Inhoud (zowel RUD als Gemeente) - Bij vragen snel terugkoppelen - Na een jaar evalueren. 10. Zakelijke werking handhavingsbeschikkingen Alle deelnemers zijn akkoord met het voorstel dat het ingeschreven wordt en dat dit bij de deelnemer zelf ligt. 11. Stookontheffingen Joost meldt dat met name in het voorjaar de RUD klachten ontvangt m.b.t. stookontheffingen. Wordt er bij het afgeven bij stookontheffingen rekening gehouden met smog? Dit is wel het geval met mist maar niet met smog. Joost verzoekt dit op te nemen in de stookontheffing om klachten te voorkomen. Er wordt uniform afgestemd bij welke waarde van smog de stookontheffing niet van kracht is. Joost zal dit nagaan en een voorstel aan de deelnemers doen. 3 van 6

5 12. Terugkoppeling informatie avonden. De bijeenkomsten in Terneuzen en Goes worden als waardevol gezien waarbij er veel vragen zijn gesteld. Het gevoel is dat er na deze bijeenkomst meer en beter begrip is over de implementatie van P*Q. 13. Volgend overleg Het volgend deelnemersoverleg vindt plaats op 7 februari 2017 om uur. 14. Sluiting Joost sluit het overleg om uur Actielijst 1. Nagaan werking klantenportaal Joost gaat dit na en voegt toe aan het verslag 2. Joost gaat na bij welke waarde van smog de stookontheffing niet van kracht is. Marian Joost 4 van 6

6 Aan: dagelijks bestuur agendapunt: 4 Onderwerp: verslag vergadering 23 januari 2017 Aanwezig: de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland) de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) de heer H.J.C. de Smet (waterschap Scheldestromen) de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland) de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen) mevrouw M. Zandijk (verslaglegging) 1. Opening De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 2. Ingekomen stukken en mededelingen: a. Verslag deelnemersoverleg 18 november 2016 Het DB neemt het verslag voor kennisgeving aan. b. Concept verslag AB 5 december 2016 Het DB neemt het verslag voor kennisgeving aan. c. Verslag DB 5 december 2016 Het DB stemt in met het vertrouwelijke verslag. Het verzoek van gemeente Kapelle wordt ingebracht via de zienswijzeprocedure. De uitwerking ervan is afhankelijk van het AB besluit van 20 maart d. De heer Van Leeuwen deelt mee dat een medewerker een beroep heeft ingesteld tegen de functie inschaling bij de rechtbank. e. De heer Van Leeuwen informeert het DB over het ziekteverzuim. Een aantal medewerkers is langdurig ziek en wordt door de Arbo Unie begeleid. De afgelopen weken hebben veel medewerkers zich ziek moeten melden vanwege de griep. f. De heer Van Leeuwen deelt mee dat eind vorig jaar medewerkers een enquête hebben ingevuld over het werken bij de RUD. Medewerkers zijn over veel zaken tevreden, maar er zijn ook minder positieve punten benoemd zoals de kantoortuin en de werkdruk. In het volgende DB worden de antwoorden betrokken van de enquête besprokenbij de mededelingen. g. De heer Van Leeuwen geeft een mondelinge terugkoppeling van zijn bezoeken aan de individuele AB leden. Een uitwerking hiervan wordt geagendeerd voor het volgende DB overleg. 3. Vaststelling agenda Het DB stelt de agenda ongewijzigd vast.

7 4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering dagelijks bestuur van 21 november en extra DB 5 december 2016 Het verslag en de besluitenlijst van 21 november 2016 stelt het DB ongewijzigd vast. De heer De Smet vraagt of de inhuur van mevrouw Jansen toegevoegde waarde heeft voor het project Thermphos. De heer Van Leeuwen antwoordt dat mevrouw Jansen vanuit de provincie al een belangrijke rol heeft gespeeld. Gezien het maatschappelijk probleem is hij van mening dat de RUD het verzoek van provincie niet kan weigeren. De heer De Reu onderschrijft dit van harte. Mevrouw Jansen heeft de expertise, kennis, kunde en ervaring. Hij is blij met deze collegiale samenwerking met de RUD. 5. Normenkader 2016 Het DB stemt in met het voorstel Normenkader Communicatieprotocollen De heer Van Leeuwen licht toe dat de communicatieprotocollen eerst onderdeel uitmaakten van de DVO. Inhoudelijk zijn de protocollen niet gewijzigd. De heer De Reu geeft aan dat hij liever een korte samenvatting leest. Gezien de juridische status van de protocollen, is dat niet mogelijk. In de oplegnotitie staat kort verwoord wat de inhoud van de protocollen is. Het DB stemt in met de communicatieprotocollen. 7. Implementatie Omgevingswet evaluatie 2016 De heer Van Leeuwen deelt mee dat de afronding van de 1 e fase van dit project verwoord is in het voorstel en de bijlagen. Voor de uitwerkingsfase wordt nog een Plan van Aanpak gemaakt en voorgelegd aan het DB. Deloitte heeft een onderzoek uitgevoerd naar de verandercapaciteit van de RUD. De conclusie is dat het verandervermogen van de RUD goed is. De heer Van Hulle vraagt zich af of het noodzakelijk is dat de RUD het voortouw hierin neemt. Gemeenten en provincie zijn er ook mee bezig en de inwerkingtreding van de nieuwe wet wordt waarschijnlijk uitgesteld. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de Omgevingswet erg belangrijk is voor omgevingsdiensten. Afwachten is daarom geen optie. Hij is van mening dat de samenwerking van de Zeeuwse overheden geïntensiveerd moet worden. De provincie heeft een ambtelijk werkgroep samengesteld. Op 7 februari 2017 vergadert een bestuurlijke tafel over dit onderwerp. Hij hoopt dat tijdens deze bijeenkomst besloten wordt een bestuurlijke samenwerkingsvorm te creëren. De heer Rabelink onderschrijft de woorden van de heer Van Leeuwen. Samenwerking is belangrijk, de overheden hebben samen veel belangen. Een goede bestuurlijke afstemming vindt ook hij belangrijk. De heer Van der Maas is benieuwd hoe Terneuzen met de ontwikkelingen nieuwe Omgevingswet omgaat. De heer Van Hulle antwoordt dat zij enkele pilots gestart zijn, zoals de Kanaalzone en Sas van Bent. Deze projecten worden breed opgevat in de geest van de nieuwe Omgevingswet. De heer Van Leeuwen geeft aan dat de nieuwe Omgevingswet een andere opstelling vraagt van de RUD. Straks is niet meer 1 thema leading, maar ligt de nadruk op integrale afweging. In het landelijk overleg van OD s is dit vorige week besproken. Enkele OD s verwachten dat milieu een ondergeschoven kindje wordt en anderzijds

8 verwachten sommige bedrijven dat zij meer regels opgelegd krijgen. De werkelijkheid zal wel ergens in het midden liggen. De heer De Reu geeft aan dat de provincie nu ook breed kijkt. Alle regelgeving is ooit bedacht om veiligheid, leefbaarheid en gezondheid te borgen. Het is echter wel een proces dat voortdurend in beweging is. Het DB stemt in met de voorstellen m.b.t. implementatie Omgevingswet evaluatie Stand van zaken PxQ De gemeenten Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Noord-Beveland dienen waarschijnlijk geen zienswijze in. De provincie bereidt een uitgebreide zienswijze voor. Vanuit het waterschap komt een zienswijze die het voorstel PxQ ondersteunt. De provinciale commissie heeft het onderwerp besproken. De heer De Reu deelt mee dat de leden niet verder willen bezuinigen op de kwaliteit. Hij deelt mee dat binnenkort een interview met hem plaatsvindt over het onderzoek van de rekenkamer. GS blijft bij het standpunt dat het voor Zeeland niet wenselijk is de BRZO taak bij de DCMR onder te brengen. De heer Van Leeuwen geeft een toelichting bij de inhoudeljke voorbereidingen op de komst van de nieuwe systematiek. Zo deelt hij mee dat de huidige personeelsbezetting past binnen de PxQ systematiek. Verplichte opleidingen of gedwongen ontslagen zijn niet aan de orde. Het rapport van Deloitte waarin beschreven wordt dat het verandervermogen van de RUD voldoende is, geeft hem vertrouwen in het proces. De gesprekken met de individuele deelnemers over de DVO hebben plaatsgehad of worden zeer binnenkort afgerond. Ook is onderzocht of de facturen gegenereerd kunnen worden uit het zaaksysteem Squit. Dit is niet mogelijk. De leverancier van het tijdschrijfprogramma TimeTell kan met een geringe aanpassing van het programma wel de facturen samenstellen. Hij heeft de opdracht voor de aanpassing van het systeem op voorhand gegeven om de voortgang niet te frustreren. De werkgroep Uniforme werkprocessen is ook druk doende om alles goed op de rit te krijgen. Het DB is blij met de voortvarendheid waarmee de onderzoeken door de directie en medewerkers worden opgepakt en uitgevoerd. 9. Concept AB agenda 13 februari 2017 Het DB stelt de concept agenda conform voorstel vast. Het punt Communicatieprotocollen wordt toegevoegd aan de ingekomen stukken en mededelingen. 10. Rondvraag Het DB vraagt in de volgende nieuwsbrief uitgebreid in te gaan op de ontwikkelingen van de Omgevingswet voor de RUD. 11. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de heer Van der Maas onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng de vergadering om uur.

9 Vastgesteld d.d. 6 maart 2017 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA Actielijst dagelijks bestuur: Onderwerp Enquête medewerkers agenderen voor DB 6 maart Terugkoppeling rondgang bestuurders agenderen voor DB 6 maart N.a.v. vooroverleg: bespreken of de pers actief wordt benaderd na vaststelling jaarrekening 2016 en/of vaststelling PxQ systematiek

10 Algemeen bestuur Datum: 6 maart 2017 Agendapunt: 2 Behandeld door: A. van Leeuwen Afdeling: staf Voorstel algemeen bestuur RUD-Zeeland Onderwerp Terugkoppeling bevindingen gesprekken bestuurders RUD Status Informerend Voorstel Kennis nemen van terugkoppeling Besluit DB Registratienummer: Paraaf secretaris en voorzitter Datum: Afgestemd met: Bijlagen Uitwerking rondgang bestuurders 1. Aanleiding Tijdens de vergadering van uw AB op 13 februari 2017 zijn mededelingen gedaan over de gesprekken die de RUD-directeur voerde met individuele leden van het Algemeen Bestuur. Daarbij is afgesproken dat de uitwerking daarvan wordt geagendeerd voor het volgende AB overleg. 2. Voorgeschiedenis In de periode september oktober 2016 hebben gesprekken plaatsgevonden met de meeste leden van het Algemeen Bestuur. In bijgevoegd overzicht vindt u een beknopt overzicht van de gemaakte kanttekeningen bij het functioneren van de RUD. 3. Overwegingen en advies Het overzicht levert een beeld op van bestuurders die op onderdelen kritisch zijn (op o.a. de bereikbaarheid en reactiesnelheid), maar tegelijkertijd tevreden zijn over de producten organisatieontwikkeling die de RUD heeft gerealiseerd. De meeste positieve kanttekeningen werden gemaakt bij de rapportagesystematiek, communicatie en de voorbereiding van bestuursvergaderingen. De betrokkenheid van raads- en Statenleden wordt als positief ervaren. Men is goed op de hoogte van het RUD-dossier en weet de juiste vragen te stellen. 4. Consequenties Financiële consequenties: geen Organisatorische / personele consequenties: geen Juridische consequenties: geen Pagina 1 van 2

11 Overige consequenties: geen. 5. Planning Algemeen bestuur Datum: 6 maart 2017 Agendapunt: 2 Behandeld door: A. van Leeuwen Afdeling: staf 6. Communicatie geen Pagina 2 van 2

12

13

14 Algemeen bestuur Datum: 6 maart 2017 Agendapunt: 2 Behandeld door: Anton van Leeuwen Afdeling: directie Voorstel algemeen bestuur RUD-Zeeland Onderwerp Resultaten enquête medewerkers RUD Status Informerend Voorstel Kennis nemen van de resultaten en voortgang Besluit DB Registratienummer: Paraaf secretaris en voorzitter Datum: Afgestemd met: Bijlagen Resultaten enquête 1. Aanleiding Tijdens de vergadering van uw AB op 13 februari 2017 zijn mededelingen gedaan over de enquête die onder RUD-medewerkers is uitgevoerd. Daarbij is afgesproken dat de volledige resultaten van de enquête worden toegevoegd aan de mededelingen van de ABvergadering van 20 maart Voorgeschiedenis Deze enquête is uitgevoerd door de werkgroep werken bij de RUD, een werkgroep bestaande uit RUD-collega s die het werken bij de RUD willen optimaliseren. Deze werkgroep heeft een belangrijke rol gespeeld bij de startperiode van de RUD; in die fase heeft ze diverse activiteiten georganiseerd om de kennismaking met de RUD en nieuwe collega s te versnellen. Daarnaast heeft ze onder andere zogenaamde kernwaarden voor het werken bij de RUD geformuleerd en afspraken gemaakt om het werken in de kantoortuin te vergemakkelijken. De werkgroep wilde graag weten hoe de collega s na drie jaar denken over het werken bij de RUD. Wat vindt men prettig en welke zaken bevallen niet? De resultaten daarvan vindt u bijgevoegd (vraag 1 t/m 5). 3. Overwegingen en advies De resultaten geven aan dat de medewerkers over veel zaken tevreden zijn, zoals de onderlinge collegialiteit, werkinhoud, sfeer en flexibiliteit. Er zijn ook veel minder positieve punten benoemd, zoals de kantoortuin en de werkdruk. Hoe nu verder? De enquête leverde veel aandachtspunten op. Te veel om allemaal op te pakken. Daarom worden door de werkgroep prioriteiten gesteld waarmee aan de slag wordt gegaan. Veel aandachtspunten overstijgen de mogelijkheden van de werkgroep zelf. In dat geval worden deze aan het MT van de RUD aangeboden. Pagina 1 van 3

15 Een eerste concept van de prioriteitstelling ziet er als volgt uit: Prioriteiten vraag 2: Veel te hoge werkdruk Sturing voornamelijk op kwantiteit i.p.v. op kwaliteit Te weinig waardering Algemeen bestuur Datum: 6 maart 2017 Agendapunt: 2 Behandeld door: Anton van Leeuwen Afdeling: directie Kantoortuin (vooral op maandag, te druk en te veel stoorgeluid, continu telefoons en geroezemoes) Prioriteiten vraag 3a Prioriteiten vraag 3b Rust in de kantoortuin Werkdruk Omgangsvormen Communicatie vanuit het MT Collega's laten mee denken, blijven uitnodigen tot mee denken en mee doen MT duidelijk maken waarvoor zij staat Hoe werken we met plezier in de kantoortuin / bij de RUD Prioriteiten vraag 4 PxQ-systematiek leidt tot minder collegialiteit Gebruik van telefoons (stilzetten; mensen die weglopen uit overleg) Prioriteiten vraag 5 Kernwaarden opnieuw onder de aandacht brengen Onderling gevoel van tweedeling te voorkomen Zorgen dat dit project resultaat zichtbaar oplevert 4. Consequenties Financiële consequenties: Vooralsnog geen Organisatorische / personele consequenties: Vooralsnog geen. De enquête is er op gericht om het (samen)werken bij de RUD te optimaliseren. Juridische consequenties: geen Overige consequenties: vooralsnog geen. 5. Planning 6. Communicatie De medewerkers zijn op de hoogte van de uitkomsten en worden geïnformeerd en waar nodig betrokken bij de vervolgaanpak. Pagina 2 van 3

16 Algemeen bestuur Datum: 6 maart 2017 Agendapunt: 2 Behandeld door: Anton van Leeuwen Afdeling: directie Pagina 3 van 3

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 Kort verslag n.a.v. de vergadering algemeen bestuur (AB) RUD Zeeland d.d. 13 februari 2017 in Terneuzen Aanwezig: mevrouw D. van Damme-Fassaert (gemeente Hulst), de heer C. Dekker (gemeente Middelburg), mevrouw J. Elliott (gemeente Vlissingen), mevrouw C. Miermans (gemeente Borsele) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen), de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland), de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland), de heer J. Melse (gemeente Veere), de heer P.P.M. Ploegaert (gemeente Sluis), de heer H.L.C. de Smet (waterschap Scheldestromen), de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland), de heer L.J. Verhulst (gemeente Goes),de heer I. Vogelaar (gemeente Reimerswaal), de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) en mevrouw M. Zandijk (directiesecretaresse) Afwezig: de heer C. van Dis (gemeente Tholen), de heer E. Damen (gemeente Kapelle) 1. Opening De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heren Damen en Van Dis zijn met kennisgeving afwezig. 2. Mededelingen en ingekomen stukken a. Verslag deelnemersoverleg 18 oktober 2016 Het AB neemt dit verslag voor kennisgeving aan. b. Verslag DB vergadering 21 november 2016 Het AB neemt dit verslag voor kennisgeving aan. c. Communicatieprotocollen Mevrouw Miermans mist in het BRZO communicatieprotocol dat de gemeenteraad waar het BRZO bedrijf gevestigd is, ook geïnformeerd wordt. De heer Van Leeuwen antwoordt dat in de protocollen niet benoemd is wie er geïnformeerd moet worden, alleen volgens welke formele lijnen er gecommuniceerd wordt. In de praktijk zullen zij zeker geïnformeerd worden. Op verzoek van mevrouw Miermans wordt deze verplichting wel opgenomen. 3. Vaststelling agenda Het AB stelt de agenda ongewijzigd vast. 4. Verslag en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 5 december 2016 Het verslag en de actielijst van het AB van 5 december 2016 stelt het AB ongewijzigd vast. Op de besluitenlijst staat een foutieve datum vermeld; dit wordt aangepast. 1

36 De heer De Reu deelt naar aanleiding van het verslag mee dat de doormandatering van de BRZO bevoegdheden, zoals genoemd in het rapport van de rekenkamer, landelijk in de spotlights staat. Op 14 april 2017 brengt de Directeur Generaal milieu, de heer Kuijpers een bezoek aan Zeeland om hierover te praten. De heer De Reu wil deze taak voor Zeeland behouden. Doormandatering is volgens de wet niet toegestaan, maar was wel van groot belang voor de vorming van RUD Zeeland. Mevrouw Miermans vraagt of andere provincies in Nederland hetzelfde standpunt hebben. De heer De Reu antwoordt dat dit alleen speelt voor de noordelijke provincies en Zeeland. Dat maakt het lastig om in IPO verband hierover te spreken. Zeeland is maar klein, maar heeft wel veel grote risicobedrijven. Tevens is Zeeland het 2 e risicogebied van Nederland. De heer Vogelaar heeft in de vorige vergadering ruimte gevraagd voor het belonen van goed naleefgedrag van bedrijven. In het verslag leest hij dat de RUD daar serieus naar wil kijken. Hij herinnert zich meer dan alleen deze toezegging. Hij wil graag in overleg met de RUD. De heer Van der Maas antwoordt dat met Kapelle afspraken gemaakt zijn om een pilot te starten in Het verzoek heeft Kapelle opgenomen in hun zienswijze PxQ. De zienswijzen worden in het DB van 6 maart behandeld. Hij heeft in de vorige vergadering toegezegd dat het DB de optie wil bespreken om goed naleefgedrag te belonen, maar ook dat hij het proces PxQ niet wil verstoren. De heer Verhulst deelt mee dat in de Omgevingswet de aanpak van houtkachels wordt geregeld. Tijdens het volgende VZG congres wordt hierover een presentatie gegeven. 5. Normenkader 2016 Het AB stemt in met het voorstel normenkader Implementatie Omgevingswet evaluatie 2016 De heer Van Leeuwen deelt mee dat de evaluatie schetst welke inspanningen de RUD heeft gedaan in De implementatie OW is een grote ontwikkeling. Om dit proces zorgvuldig te doorlopen heeft Deloitte een onderzoek gedaan naar o.a. het verandervermogen van de RUD. Hieruit blijkt dat het verandervermogen van de RUD goed is. In het volgende AB wordt de uitwerking voor 2017 en 2018, de zogenaamde verdiepingsfase, voorgelegd. De implementatie OW wordt met andere overheden in Zeeland gezamenlijk opgepakt. Mevrouw Van Damme vraagt of de RUD voorloopt op de gemeenten. Deze implementatie vraagt capaciteit van de organisatie, terwijl op sommige onderdelen de capaciteit niet toereikend is. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de RUD ten opzichte van andere OD s en de gemeenten niet meer voorloopt. Sommige gemeenten hebben al een pilot opgezet, andere gemeenten hebben meer een afwachtende houding. Hij is blij dat de RUD kan aanschuiven bij de provinciale werkgroep. De ontwikkeling is dermate belangrijk voor de RUD dat achterover leunen geen optie is. Mevrouw Miermans heeft in den lande vernomen dat de inwerkingtreding van de OW uitgesteld wordt naar De heer Van Leeuwen kent deze geluiden ook, maar het is nog niet officieel bevestigd. Hij heeft wel vernomen dat de inrichting van de digitale omgeving van de OW een grote klus is die voor vertraging kan zorgen. 2

37 De heer Van Hulle adviseert gezien de ontwikkelingen de vinger aan de pols te houden. De heer Van der Maas bedankt de leden voor hun constructieve inbreng. Voorop lopen doet de RUD niet, maar achterblijven is geen optie. 7. Stand van zaken PxQ De heer Van Leeuwen bespreekt aan de hand van een presentatie de stand van zaken PxQ. Deze presentatie is toegevoegd aan dit verslag. De komende week worden de zienswijzen behandeld en verwerkt in een DB voorstel. Op 6 maart wordt dit voorstel behandeld in het DB. In 2017 werkt de RUD conform de systematiek van PxQ. Vooruitlopend op de besluitvorming is een aantal acties uit het implementatieplan uitgezet. De organisatie werkt er hard aan om op 1 januari 2019 per product te kunnen afrekenen, of zoveel eerder als dat mogelijk is. Het is een grote opgave voor de RUD. De huidige formatie past in de bezetting die nodig is om conform de PxQ-systematiek te werken. Gedwongen ontslagen zijn niet aan de orde. De PxQ bezetting is wel groter dan de huidige formatie. De DVO s op basis van PxQ zijn bijna allemaal afgerond. Ook is een start gemaakt met de aanpassing van de administratie om de facturen te genereren. De facturen worden op basis van de gegevens in TimeTell (urenregistratie) samengesteld. De aanpassing die daarvoor nodig is wordt door de leverancier binnenkort opgeleverd. 8. Rondvraag De heer Van der Maas heeft van provincie het verzoek ontvangen de AB vergadering van 20 maart 2017 te verplaatsen naar Middelburg. Het AB stemt hiermee in. In deze vergadering wordt de PxQ systematiek en de zienswijzen behandeld. De heer Van der Maas vraagt rekening te houden met een eventuele verlenging van de vergadering. Mevrouw Zandijk informeert de secretariaten over deze wijziging en de mogelijkheid dat de vergadering meer tijd nodig heeft. 9. Sluiting De heer Van der Maas bedankt de aanwezigen voor de constructieve inbreng en sluit om uur de vergadering. Vastgesteld d.d. 20 maart 2017 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA 3

38 ACTIELIJST Onderwerp 1. Benaming voordeel- en nadeelgemeenten bespreken in het DB. voorzitter 2. Risicomanagement bespreken in het DB secretaris 13 februari Mevrouw Miermans vraagt de informatieplicht richting gemeenteraden op te nemen in het communicatieprotocol. secretaris 4. Mevrouw Zandijk informeert de secretariaten over deze wijziging en de mogelijkheid dat de vergadering meer tijd nodig heeft. Staf 4

39 Besluitenlijst algemeen bestuur 13 februari Opening 2. Mededelingen en ingekomen stukken: a. Verslag deelnemersoverleg 18 oktober 2016 b. Verslag DB 21 november 2016 c. Communicatieprotocollen v.k.a. v.k.a. Op verzoek van mw. Miermans wordt de informatieplicht richting gemeenteraden opgenomen in het communicatieprotocol. 3. Vaststelling agenda Ongewijzigd vastgesteld. 4. Verslag en besluitenlijst AB vergadering van 5 december 2016 Conform besloten. 5. Normenkader 2016 Conform besloten. 6. Implementatie Omgevingswet Conform besloten. evaluatie Stand van zaken PxQ Voor kennisgeving aangenomen. 8. Rondvraag Het AB van 20 maart 2017 vindt plaats in de Abdij in Middelburg. 9. Sluiting -- Aldus vastgesteld d.d.20 maart 2017 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA

40 AB voorstel Agendapunt: 5 Terneuzen, 20 maart 2017 IZISnummer: (nummers) Opsteller: P. v/d Brande Portefeuillehouder MT: A. van Leeuwen Aan het dagelijks bestuur van RUD Zeeland, 1. Gevraagde beslissing / besluit U wordt gevraagd de PxQ-systematiek in te voeren, met inachtneming van onderstaande (16) besluiten. 1. Het besluit te nemen de PxQ-systematiek, zoals weergegeven in het PxQ-rapport, in te voeren. 2. In te stemmen met de hier uitgewerkte en voorliggende in het PxQ-rapport genoemde oplossingsrichting 1: Vaste bijdrage per jaar, zoals genoemd op bladzijde 26 van het PxQrapport. Volledigheidshalve wordt deze kort nader toegelicht. De uitgangspunten van de verrekensystematiek zijn: 1. De genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van het rekenmodel jaarlijks vooraf berekend en in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 2. De genormeerde plustaken worden op basis van het rekenmodel in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 3. De niet genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht. 4. De niet genormeerde plustaken en de materiële budgetten worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht, en zijn geen onderdeel van de PxQ-bijdrage. 5. De materiële budgetten zijn niet in het PxQ-rapport benoemd. Deze zijn additioneel vastgelegd in de DVO s. Dit is alleen relevant voor de provincie en het waterschap. Overhead en generieke kosten zijn niet afzonderlijk in rekening gebracht, maar zijn verdisconteerd in de uurtarieven die uitgangspunt zijn van het rekenmodel. Dit betekent dat niet gekozen wordt voor de in het PxQ-rapport genoemde mogelijkheid om af te rekenen op stuksprijzen (oplossingsrichting 3). 3. In te stemmen met het uitgangspunt dat het aantal direct productieve uren wordt geraamd op Direct productieve uren zijn direct toe te rekenen aan producten die in de PDC genoemd zijn. Indirect productieve uren zijn niet direct te relateren aan in de PDC genoemde

41 producten, zoals bijvoorbeeld opleiding en werkoverleg. Dit is uitgewerkt in tabel op bladzijde 109 van het PxQ-rapport. 4. In te stemmen met de toerekening van de generieke kosten, zoals genoemd op bladzijde 26 van het PxQ-rapport. 5. In te stemmen met het als uitgangspunt van de kentallen (benodigde uren per product) en frequentie van voorkomen (van een product), zoals genoemd in de tabellen 10.1, 10.2 en 10.3 en in te stemmen met de genoemde kentallen (voor uren inclusief frequentie) zoals genoemd in tabel 10.4, zoals genoemd in bijlage I: Tabellen met product, kental, frequentie, functieniveau van het PxQ-rapport. 6. In te stemmen met de raming van de door gemeenten af te nemen plustaken, zoals opgenomen in Bijlage VI in het PxQ-rapport, op bladzijde De bijdrageverordening vast te stellen conform bijgevoegd ontwerp. Hierin zijn op grond van artikel 44 van de gemeenschappelijke regeling RUD Zeeland de uitgangspunten voor de toerekening van de kosten vastgelegd. Hierin wordt eigenlijk de PxQ-systematiek geformaliseerd. 8. Kennis te nemen van het verslag van bevindingen van de accountant met betrekking tot het bij het PxQ-rapport gebruikte rekenmodel. Dit treft u bijgevoegd aan. 9. In te stemmen met het benutten van 2017 en 2018 als een overgangsja(a)ren voor het invoeren van de nieuwe PxQ-systematiek. Uit het implementatieplan blijkt dat deze tijd benodigd is om de PxQ-systematiek in te voeren. 10. In te stemmen met het laten uitvoeren van een externe audit, waaruit blijkt of de RUD gereed is voor het werken volgens de PxQ-systematiek, waarna definitief besloten kan worden de overgangsjaren te beëindigen en met het werken volgens de PxQ-systematiek te starten. 11. Kennis te nemen van de Risico-analyse RUD Zeeland. 12. In te stemmen met het ingroeimodel, zoals genoemd in het document (in)groeien naar deelnemersbijdragen PxQ, waarbij alleen die deelnemers, waarbij het verschil tussen de berekende bijdrage volgens de PxQ-systematiek en de bijdrage volgens de conceptbegroting 2017 groter is dan 40 %, in 2 gelijke stappen toegroeien naar de bijdrage volgens de PxQsystematiek. 13. Indien ingestemd wordt met het onder het vorige beslispunt gestelde, is het PxQ-budget in het (in)groei-jaar niet volledig beschikbaar. De RUD kan daardoor in het ingroei-jaar niet de volledige productie leveren, zoals die in het PxQ-rapport staat vermeld. Derhalve wordt verzocht in te stemmen met het in het ingroei-jaar inplannen van minder producten dan geraamd in het PxQ-rapport bij die deelnemers die in het (in)groei-jaar toegroeien naar een hogere bijdrage. De hoeveelheid minder in te plannen producten is evenredig met de in het (in)groei-jaar minder te leveren bijdrage door de betreffende deelnemers. 14. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het rapport PxQ versie 23 augustus vast te stellen. 15. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het ingroeimodel vast te stellen. 16. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het implementatieplan vast te stellen. Naar aanleiding van de ingebrachte zienswijzen wordt u tevens gevraagd: 1. Te besluiten voor de gemeente Noord-Beveland, voor zover dit mogelijk blijkt, de volledige werkvoorraad te leveren, dit in tegenstelling tot hetgeen daaromtrent vermeld is in het

42 voorgenomen besluit, daar de gemeente Noord-Beveland heeft aangegeven vanaf 2017 de volledige deelnemersbijdrage te willen voldoen, en geen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om in te groeien. Indien, hetgeen zeer waarschijnlijk is, mocht blijken dat het niet mogelijk is om de volledige werkvoorraad te leveren, zal de RUD Zeeland, in overleg met de gemeente Noord-Beveland, bepalen welk gedeelte van de werkvoorraad geleverd kan worden. Hierbij dient rekening te worden gehouden met hetgeen onderstaand onder punt 8 vermeld staat. 2. Te bevestigen dat een plan opgesteld zal worden om uiterlijk per , of zoveel eerder als mogelijk, te kunnen starten met de verrekening op stuksbasis. De directeur heeft deze opdracht reeds van het Dagelijks Bestuur gekregen. 3. Te besluiten in overleg te treden met de (betreffende) deelnemers over de voor- en nadelen die het niet meer afnemen van de niet-basistaken, danwel het afnemen van de nietbasistaken op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport, met zich meebrengen. Dit omdat meerdere deelnemers kenbaar hebben gemaakt te overwegen de niet-basistaken niet meer af te nemen, danwel de niet-basistaken af te willen nemen op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport. De (overige) deelnemers zullen geïnformeerd worden over de (financiële) gevolgen die dit met zich mee kan brengen. 4. Te besluiten dat in de gemeente Kapelle in 2017 een pilot gestart kan worden. De pilot wordt in 2017 vorm gegeven. 5. Te besluiten in overleg met de provincie Zeeland te bezien of, en zo ja hoe, voorkomen kan worden dat de Brzo VTH taken uit de RUD Zeeland terug getrokken moeten worden, en om in beeld te brengen wat de (financiële) gevolgen zouden zijn als blijkt dat het terug trekken van de Brzo VTH taken onvermijdelijk wordt. 6. Te bevestigen dat de kentallen en frequenties, die zijn opgenomen in het PxQ-rapport, nauwkeurig gemonitord zullen worden. Jaarlijks zullen deze geëvalueerd en zo nodig aangepast worden. 7. Te bevestigen dat het naleefgedrag van en het aantal klachten over een bedrijf in de toekomst gebruikt gaan worden om te bepalen welke bedrijven meer toezicht moeten krijgen. 8. Kennis te nemen van het feit dat het lastig zal zijn om meteen, in de overgangsjaren 2017 en 2018, alle kwantitatieve en kwalitatieve opgaven, voortkomend uit de PxQ-systematiek, te realiseren. Dit komt o.a. doordat: - de uit de PxQ-systematiek voortkomende kwantitatieve en kwalitatieve opgaven door uw algemeen bestuur zijn goedgekeurd op 20 maart 2017, doch met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2017 uitgevoerd dienen te worden. Hierdoor zal gedurende een aanzienlijk gedeelte van het overgangsjaar 2017 de hiervoor benodigde personele bezetting niet ingevuld zijn; en - het Implementatieplan PxQ pas uitgevoerd wordt nadat uw algemeen bestuur op 20 maart 2017 besloten heeft tot invoering van de PxQ-systematiek. Dit betekent dat de voor het uitvoeren van de PxQ-systematiek benodigde aanpassingen (pas) gedurende de overgangsjaren 2017 en 2018 uitgevoerd worden. De uit de PxQ-systematiek voortkomende kwantitatieve en kwalitatieve opgaven worden derhalve gedurende een aanzienlijk gedeelte van het overgangsjaar 2017 uitgevoerd door een organisatie die de facto nog niet (geheel) gereed is om deze uit te voeren. 2. Inleiding

43 Naar aanleiding van het voorgenomen besluit van het AB van 31 oktober 2016, om de PxQsystematiek in te voeren, zijn door meerdere deelnemers zienswijzen ingebracht. Deze notitie bevat een overzicht van deze zienswijzen, een reactie daarop vanuit de RUD, en beslispunten. De deelnemers zijn in de gelegenheid gesteld tot 3 februari 2017 een zienswijze in te dienen op het voorgenomen besluit van het AB om de PxQ-systematiek in te voeren. Door de volgende deelnemers zijn zienswijzen ingediend: - gemeente Borsele - gemeente Middelburg - gemeente Tholen - gemeente Schouwen-Duiveland - gemeente Noord-Beveland - gemeente Vlissingen - provincie Zeeland - gemeente Hulst - gemeente Goes - gemeente Reimerswaal - gemeente Kapelle - gemeente Sluis Van de overige 3 deelnemers (gemeente Terneuzen, gemeente Veere, waterschap Scheldestromen) is geen reactie ontvangen. 3. Beoogd effect Met inachtneming van de ingediende zienswijzen een afgewogen besluit nemen over de invoering van de PxQ-systematiek. 4. Argumenten of Overwegingen Zienswijzen Onderstaand zijn de ingebrachte zienswijzen weergegeven per deelnemer. Cursief is steeds de reactie toegevoegd. Gemeente Borsele Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 2 februari De raad heeft ingestemd met de invoering van de PxQ-systematiek. Er is geen zienswijze ingediend. Gemeente Middelburg Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 30 januari Er is geen zienswijze ingediend. Gemeente Tholen

44 Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 2 februari Er is geen zienswijze ingediend. Gemeente Schouwen-Duiveland Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 26 januari Er is geen zienswijze ingediend. Gemeente Noord-Beveland Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 9 februari De raad heeft ingestemd met de invoering van de PxQ-systematiek, en geen gebruik te maken van de mogelijkheid om in te groeien, maar vanaf 2017 de volledige deelnemersbijdrage te voldoen. De RUD dient vanaf 2017 de volledige werkvoorraad te leveren. Er is geen zienswijze ingediend. De RUD Zeeland zal zich tot het uiterste inspannen om vanaf 2017 de volledige werkvoorraad te leveren. Omdat dit met terugwerkende kracht dient te geschieden, en omdat met name de personele bezetting in het overgangsjaar 2017 nog niet op volle sterkte is (gebracht) om alle uit het PxQ-rapport voortvloeiende werkzaamheden uit te voeren, is het echter zeer waarschijnlijk dat het niet mogelijk zal blijken om deze daadwerkelijk te kunnen leveren. Gemeente Vlissingen Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 26 januari De raad heeft ingestemd met de invoering van de PxQ-systematiek. Er is geen zienswijze ingediend. Gemeente Hulst Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek wordt behandeld in de raadsvergadering van 23 februari In concept zijn navolgende zienswijzen ingediend: 1. Om n.a.v. de ontwerp-begrotingswijziging 2017 PxQ een zienswijze in te dienen, waarbij de RUD Zeeland wordt gevraagd bij de invoering van de PxQ-systematiek ook de eerste twee jaar af te rekenen op basis van geleverde producten, omdat de aan de PxQ-systematiek ten grondslag liggende kengetallen en productfrequenties zijn gebaseerd op ramingen en aannames en niet op ervaringscijfers. 2. Wij overwegen om ons nader te beraden over de aantallen producten die wij zullen afnemen van de RUD Zeeland, voor zover deze niet onder het basispakket vallen. 1. Zoals bekend moet voor het verrekenen op stuksbasis nader onderzoek worden gedaan. Zo zijn de huidige ict-systemen hiervoor niet gereed en moet de administratieve organisatie wezenlijk worden aangepast. De directeur heeft van het Dagelijks Bestuur opdracht gekregen om een plan op te stellen om uiterlijk per , of zoveel eerder als mogelijk is, te kunnen starten met de verrekening op stuksbasis. 2. Meerdere deelnemers (gemeente Hulst, gemeente Reimerswaal, gemeente Kapelle en gemeente Sluis) hebben kenbaar gemaakt te overwegen de niet-basistaken niet meer af te nemen, danwel de niet-basistaken af te willen nemen op basis van andere voorwaarden als

45 genoemd in het PxQ-rapport. In overleg met de (betreffende) deelnemers zullen de voor- en nadelen die het niet meer afnemen van de niet-basistaken, danwel het afnemen van de nietbasistaken op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport, inzichtelijk worden gemaakt. Provincie Zeeland Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in Provinciale Staten van 10 februari Er zijn navolgende zienswijzen ingediend: 1. Risico beëindigen ondermandatering Brzo VTH taken aan RUD Zeeland De rijksinspectie (ILT) heeft in opdracht van het ministerie van I&M recent een onderzoek uitgevoerd naar de mandatering van Brzo-taken. Volgens het ministerie biedt de wet VTH geen ruimte tot onder- of doormandatering van Brzo-taken aan gewone omgevingsdiensten als de RUD Zeeland. De Brzo VTH taken dienen volgens het ministerie uitsluitend uitgevoerd te worden door in de Brzo VTH taken gespecialiseerde omgevingsdiensten (Brzo-OD s). De grondslag hiervoor is terug te vinden in de Wet VTH, die in 14 april 2016 in werking is getreden. De formele benoeming van de zes Brzo OD s zal nog plaatsvinden via de AMvB VTH. De beoogde inwerkingtredingdatum van deze AMvB is 1 juli De RUD Zeeland is niet aangewezen als Brzo omgevingsdienst in de AMvB VTH. De Rekenkamer Zeeland kwam onlangs tot dezelfde conclusie als het ministerie. Bovenstaande ontwikkeling betekent dat de provincie Zeeland mogelijk gedwongen is om de uitvoering van de Brzo VTH taken weg te halen bij de RUD. Gedeputeerde Staten bezien momenteel in IPO verband of de interpretatie van de nieuwe wet-regelgeving hen hier werkelijk toe dwingt. Het voorgenomen besluit om PxQ in te voeren houdt geen rekening met bovengenoemde ontwikkeling. Het risico is opgenomen in de risicoanalyse PxQ, maar er is geen scenario doorgerekend waarin duidelijk wordt wat de financiële consequenties zijn voor de deelnemers. De kans is een stuk groter geworden dat dit risico zich in werkelijkheid gaat voordoen. 2. Wegnemen van plustaken bij de RUD Gemeenten kunnen plustaken weghalen uit de RUD. Hiermee verandert het aantal productieve uren dat de RUD levert en daarmee ook de verdeling van overhead tussen de deelnemers. Het voorgenomen besluit om PxQ in te voeren brengt de financiële consequenties van het wegnemen van plustaken niet in beeld. 3. Verrekensystematiek Het voorgenomen besluit maakt geen melding van de opdracht aan de directeur van de RUD een plan van aanpak op te stellen om binnen twee jaar ( of ) per product af te rekenen, inclusief de consequenties hiervan voor de implementatie van PxQ. Wij verzoeken de RUD om prominent in het besluit op te nemen dat een dergelijk besluit wordt opgesteld. 4. Onduidelijkheid implementatieplan De RUD wil een grote hoeveelheid uren voor de implementatie uit de eigen organisatie halen. Wij zien een risico voor de continuïteit van de RUD. Het gaat om 3 a 4 fte. Het is niet duidelijk hoe deze korting wordt opgevangen binnen PxQ. Welke consequenties heeft dit voor de uitvoering van provinciaal beleid (o.a. Omgevingsplan en nieuwe VTH + S nota) en het voldoen aan de minimale eisen die wet- en regelgeving stelt aan de uitvoering van de VTH-

46 taken? Ook het ontbreken van een planning met tussendoelen, fasering, organisatiestructuur en communicatiemomenten is onduidelijk. 5. Onduidelijkheid over oplevercontroles in PxQ rapport In het rekenmodel in tabel 5 van het PxQ rapport is uitgegaan van 602 oplevercontroles per jaar (6.051 uur = ). De RUD doet volgens deze raming bij bedrijfswijzigingen in 100 % van de gevallen een oplevercontrole, zowel bij melding als bij vergunningplichtige bedrijven. Ons valt op dat in de tekst over oplevercontroles op pagina 78 echter is vermeld dat de 100 % alleen voor vergunningen geldt en niet voor meldingen. Dit zorgt voor onduidelijkheid, die mogelijk zou kunnen leiden tot een potentiële kostenverhoging voor de provincie. Gemeenten kunnen claimen bij de RUD om hierop het rekenmodel aan te passen. Het overgrote deel van de oplevercontroles zou dan wegvallen. Dit betekent een hogere bijdrage aan de overhead voor de provincie. 6. Te lage inschatting uren vergunning verlening Gedeputeerde Staten stuurden op 8 maart 2016 een brief aan de RUD over de risico s van PxQ. In deze brief werd de RUD verzocht om een aantal onduidelijkheden verder uit te werken. De RUD heeft mede naar aanleiding van dit verzoek een risicoanalyse uit laten voeren door het Nederlands adviesbureau risicomanagement. Het risico door te lage inschatting van uren vergunningverlening is onvoldoende weggenomen. De risicoanalyse en implementatieplan heeft niet geleid tot aanpassing van de kentallen op het gebied van vergunningverlening, noch zijn beheersmaatregelen opgenomen die dit risico wegnemen. Met betrekking tot de categorie IPPC industrieel gaat PxQ uit van circa 60 uur per bedrijf, terwijl in onze beeldvorming 100 uur echt de ondergrens is voor adequate vergunningverlening. Dit zijn hoofdzakelijk bedrijven waarvoor Gedeputeerde Staten het bevoegd gezag zijn. Wat gaat er gebeuren als in werkelijkheid blijkt dat de uren te laag zijn geraamd? De risicoanalyse stelt als maatregel voor om gebruik te maken van een flexibele schil zodat snel kan worden geschakeld. De RUD houdt echter in de PxQ begroting geen rekening externe inhuur. Bovendien is niet duidelijk welke procesafspraken gelden als de flexibele schil wordt ingezet. Wij vinden het belangrijk dat dergelijke procesafspraken zo snel mogelijk worden gemaakt met de RUD en de overige deelnemers. 1. In het voorgenomen besluit om de PxQ-systematiek in te voeren is gewezen op het risico dat de financiële robuustheid onder de PxQ-systematiek weg kan vallen, als deelnemers (vanwege wijzigende wetgeving) taken terug (moeten) trekken. Nu het er naar uitziet dat de provincie Zeeland vanwege wijzigende wetgeving gedwongen gaat worden om een aanzienlijk deel van de ingebrachte taken terug te moeten trekken ligt het in de rede om in onderling overleg te bezien of, en zo ja hoe, dit voorkomen kan worden, en om in beeld te brengen wat de (financiële) gevolgen zouden zijn als blijkt dat het terug trekken van de Brzo VTH-taken onvermijdelijk wordt. 2. Niet alleen plustaken kunnen uit de RUD teruggetrokken worden. Hetzelfde geldt voor de niet-basistaken. Meerdere deelnemers hebben kenbaar gemaakt te overwegen de nietbasistaken niet meer af te nemen, danwel de niet-basistaken af te willen nemen op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport. In overleg met de (betreffende) deelnemers zullen de voor- en nadelen die het niet meer afnemen van de niet-basistaken, danwel het afnemen van de niet-basistaken op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport, inzichtelijk worden gemaakt. Uiteraard zullen de (overige) deelnemers geïnformeerd worden over de (financiële) gevolgen die dit met zich meebrengt. Indien dit

47 opportuun is zullen de deelnemers ook geïnformeerd worden over het inbrengen danwel terugtrekken van andere taken. 3. Op bladzijde 13 van het voorgenomen besluit wordt genoemde opdracht aan de directeur van de RUD, om binnen twee jaar een plan op te stellen om uiterlijk per , of zoveel eerder als mogelijk is, op stuksbasis te verrekenen reeds vermeld. In de formulering van bovenstaand besluit is dit prominenter weergegeven. 4. Zoals in het voorgenomen besluit is aangegeven kunnen uren, die benodigd zijn voor de implementatie van PxQ, worden verricht onder de noemer van taken die reeds in het PxQrapport worden meegenomen, namelijk overhead en generieke taken. Dit betekent dat voor overige taken, zoals bijvoorbeeld organisatie-ontwikkeling, productverbetering, kwaliteitsverbetering, uniformering, lean processen etc, minder tijd over blijft. Dit zal dan ook gelden voor het Omgevingsplan en de nieuwe VTH+S nota. Omdat de besteding van bovengenoemde uren geen invloed heeft op de hoeveelheid en uitvoering van de primaire taken, heeft dit ook geen invloed op de minimumeisen die wet- en regelgeving stellen aan de uitvoering van de VTH-taken. Dat zou wel het geval (kunnen) zijn als de besteding van bovengenoemde uren ten laste van de primaire taken waren gebracht. Zoals hierboven reeds vermeld heeft dit echter wel invloed op de kwaliteit en efficiency van de primaire taken. Het onder 3. genoemde plan zal voorzien in de gevraagde planning. 5. In tabel 10.3 op bladzijde 40 staat vermeld dat dit geldt voor 100 % van de vergunningen en 58 % van de meldingen. De 100 % voor vergunningen en 58 % voor meldingen zijn ook zo verwerkt in het rekenmodel. Op bladzijde 78 staat vermeld dat de 100 % alleen geldt voor vergunningen, en niet voor meldingen. Dit is niet strijdig met elkaar. 6. De ramingen van de kentallen (uren die gemiddeld per product besteed worden) en frequenties (hoe vaak een product per jaar geleverd moet worden), zoals neergelegd in het PxQ-rapport, zijn samen met, en met goedkeuring van (vertegenwoordigers van) de deelnemers tot stand gekomen. Deze ramingen zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen, aangevuld met ervaringskennis. De ramingen van deze kentallen en frequenties zijn met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. Desondanks is het vrijwel zeker dat zal blijken dat deze ramingen niet geheel overeen zullen komen met de werkelijkheid. Indien dat het geval blijkt zullen de kentallen en frequenties aangepast worden. Verwacht mag worden dat de ramingen voor een aantal producten naar beneden bijgesteld zullen moeten worden, en voor een aantal producten naar boven. Dit biedt de gelegenheid om, daar waar de daadwerkelijk benodigde inzet hoger blijkt dan geraamd, deze daadwerkelijk benodigde inzet te realiseren door hier middelen in te zetten die niet nodig blijken te zijn daar waar de daadwerkelijk benodigde inzet lager blijkt dan geraamd. Indien deze aanpak onverhoopt zou leiden tot een situatie waarin het desondanks niet mogelijk blijkt om alle daadwerkelijk benodigde inzet te leveren, zal in overleg met de betreffende deelnemer(s) bepaald worden welke benodigde inzet prioriteit heeft. Overigens zullen de ramingen nauwkeurig gemonitord, en zo nodig jaarlijks aangepast worden. Gemeente Goes Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek wordt behandeld in de raadsvergadering van 16 februari In concept wordt ingestemd met het invoeren van de PxQsystematiek. In concept zijn navolgende zienswijzen ingediend: 1. Wij stemmen in met oplossingsrichting 1; Vaste bijdrage per jaar voor de jaren 2017 en Wij pleiten er voor om de jaren daarna af te rekenen per product.

48 2. Overeenkomstig de besluitvorming in de vergadering van het AB dd. 31 oktober 2016, verzoeken wij u om te komen met een plan om vanaf 2019 af te rekenen per product. 3. Als wordt afgerekend conform oplossingsrichting 1, dan verzoeken wij om de aantallen (controles, behandelde meldingen, aanvragen etc) zo goed mogelijk te begroten. Daarbij dient het uitgangspunt de kentallen van de PxQ systematiek te zijn. Als echter uit ervaringscijfers nu al blijkt dat die gegevens onjuist zijn, dan verzoeken wij u de ervaringscijfers mede te hanteren om zo te komen tot een evenredige begroting die de werkelijkheid zoveel mogelijk benadert. Het kan niet zo zijn dat door een foutieve inschatting een deelnemer geen recht meer heeft op terugbetaling. Dit is in Goes namelijk het geval voor de producten RE02.1 (126 geraamd, 50 gerealiseerd) en TH04.2 (105 gepland, 75 gerealiseerd). 1. Zoals bekend moet voor het verrekenen op stuksbasis nader onderzoek worden gedaan. Zo zijn de huidige ict-systemen hiervoor niet gereed en moet de administratieve organisatie wezenlijk worden aangepast. De directeur heeft van het Dagelijks Bestuur opdracht gekregen om een plan op te stellen om uiterlijk per , of zoveel eerder als mogelijk is, te kunnen starten met de verrekening op stuksbasis. Er zal derhalve worden onderzocht wanneer het mogelijk is op stuksbasis af te rekenen. 2. Zoals hierboven vermeld heeft de directeur van het Dagelijks Bestuur de opdracht ontvangen om het door u gevraagde plan op te stellen. 3. De ramingen van de kentallen (uren die gemiddeld per product besteed worden) en frequenties (hoe vaak een product per jaar geleverd moet worden), zoals neergelegd in het PxQ-rapport, zijn samen met, en met goedkeuring van (vertegenwoordigers van) de deelnemers tot stand gekomen. Deze ramingen zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen, aangevuld met ervaringskennis. De ramingen van deze kentallen en frequenties zijn met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. Desondanks is het vrijwel zeker dat zal blijken dat deze ramingen niet geheel overeen zullen komen met de werkelijkheid. Indien dit het geval blijkt zullen de kentallen en frequenties aangepast worden. Verwacht mag worden dat de ramingen voor een aantal producten naar beneden bijgesteld zullen moeten worden, en voor een aantal producten naar boven. Het (naar beneden) aanpassen van de ramingen voor twee specifieke producten in de gemeente Goes ligt dan ook niet in de rede. Overigens zullen de ramingen nauwkeurig gemonitord, en zo nodig jaarlijks aangepast worden. Gemeente Reimerswaal Er zijn navolgende zienswijzen ingediend: 1. De afrekening volgens P*Q op basis van daadwerkelijke geleverde producten. Daarvoor is door u een mogelijke datum van 1 januari 2019 genoemd. 2. Keuzevrijheid voor de invulling van het niet-basistakenpakket. De RUD Zeeland ontvangt het berekende bedrag, maar binnen dit pakket krijgt de gemeente keuze in uitvoering. Hiermee kan de gemeente (in samenspraak met de RUD Zeeland) de effectiviteit verhogen. 3. Verhoging van het milieurendement door de invoering van een systeem bij controles waarbij naast het risico het naleefgedrag een rol speelt. Met bovengenoemd punt 2 kan de gemeente daar al invloed op uitoefenen voor wat het niet-basistakenpakket betreft, maar wij doelen op het gehele takenpakket, dus ook het basistakenpakket. Wij beogen een systeem

49 waarbij controles worden uitgevoerd op plaatsen waar vanuit milieuoptiek wat te halen valt en volgens de regels, goed presterende bedrijven worden beloond door minder controles. 4. Over het algemeen vinden wij de benodigde tijd per activiteit aan de hoge kant, zeker als dit wordt afgezet naar de eigen inzet in de periode voor de RUD Zeeland, die kwalitatief op een goed niveau lag. Of dit nu te maken heeft met te hoge inschattingen van de benodigde uren of met overige knelpunten binnen de RUD Zeeland, die in de urenramingen worden ondergebracht, is ons onduidelijk. Wij dringen bij u aan op een controle/monitoring van de urenramingen en vinden dat (mogelijke) knelpunten separaat moeten worden aangeduid en een projectmatige aanpak (vastgesteld budget met tijdplanning) krijgen. 1. Zoals bekend moet voor het verrekenen op stuksbasis nader onderzoek worden gedaan. Zo zijn de huidige ict-systemen hiervoor niet gereed en moet de administratieve organisatie wezenlijk worden aangepast. De directeur heeft van het Dagelijks Bestuur opdracht gekregen om een plan op te stellen om uiterlijk per , of zoveel eerder als mogelijk is, te kunnen starten met de verrekening op stuksbasis. Er zal derhalve worden onderzocht wanneer het mogelijk is om op stuksbasis af te rekenen. 2. Meerdere deelnemers hebben kenbaar gemaakt te overwegen de niet-basistaken niet meer af te nemen, danwel de niet-basistaken af te willen nemen op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport. In overleg met de (betreffende) deelnemers zullen de vooren nadelen die het niet meer afnemen van de niet-basistaken, danwel het afnemen van de niet-basistaken op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport, inzichtelijk worden gemaakt. 3. In het PxQ-rapport is, op bladzijde 63, opgenomen dat in de toekomst naleefgedrag en klachten gebruikt worden om te bepalen welke bedrijven meer toezicht krijgen. Door het PxQrapport uit te voeren wordt derhalve reeds tegemoetgekomen aan de wens om een systeem in te voeren waarbij het naleefgedrag een rol speelt. Uiteraard zullen de deelnemers bij dit proces betrokken blijven. 4. De ramingen van de kentallen (uren die gemiddeld per product besteed worden) en frequenties (hoe vaak een product per jaar geleverd moet worden), zoals neergelegd in het PxQ-rapport, zijn samen met, en met goedkeuring van (vertegenwoordigers van) de deelnemers tot stand gekomen. Deze ramingen zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen, aangevuld met ervaringskennis. De ramingen van deze kentallen en frequenties zijn met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. Desondanks is het niet uitgesloten dat zal blijken dat deze ramingen niet geheel overeen zullen komen met de werkelijkheid. Indien dit het geval blijkt zullen de kentallen en frequenties aangepast worden. Verwacht mag worden dat de ramingen voor een aantal producten naar beneden bijgesteld zullen moeten worden, en voor een aantal producten naar boven. Om te kunnen beoordelen welke kentallen en frequenties aangepast moeten worden zullen de werkzaamheden die de RUD uitvoert nauwkeurig gemonitord worden. Gemeente Kapelle Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 24 januari De raad heeft ingestemd met de invoering van de PxQ-systematiek. Er zijn navolgende zienswijzen ingediend: 1. De standaard- en plustaken willen wij echter invullen door middel van maatwerk per inrichting. Wij willen namelijk meer ruimte als het gaat om de uitvoering van de standaarden plustaken. Het naleefgedrag van bedrijven is van belang. Sommige bedrijven vragen extra

50 inzet en andere niet. In de toekomst moet dit ook voor de basistaken gaan gelden. In samenspraak met de directeur en de voorzitter van de RUD is er afgesproken dat wij in 2017 een pilot gaan draaien waarin voor de standaard- en plustaken de controles op basis van een risicoprofiel zullen worden uitgevoerd. Wanneer uit deze pilot blijkt dat dit niet naar ieders tevredenheid kan worden uitgevoerd, kunnen wij alsnog besluiten om de standaarden plustaken elders onder te brengen. Wanneer de pilot echter wel succesvol is, dan verzoeken wij u om deze werkwijze ook toe te passen op de basistaken en kan dit invloed hebben op de financiële bijdrage aan de RUD. 2. Wij zouden graag zien dat er risicogericht toezicht wordt ingevoerd voor zowel de basistaken als de standaard- en plustaken. Hierdoor worden de financiële middelen efficiënter en effectiever ingezet. 1. Meerdere deelnemers hebben kenbaar gemaakt te overwegen de niet-basistaken niet meer af te nemen, danwel de niet-basistaken af te willen nemen op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport. In overleg met de (betreffende) deelnemers zullen de vooren nadelen die het niet meer afnemen van de niet-basistaken, danwel het afnemen van de niet-basistaken op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport, inzichtelijk worden gemaakt. De afspraak betreffende de pilot zal gehonoreerd worden. 2. In het PxQ-rapport is, op bladzijde 63, opgenomen dat in de toekomst naleefgedrag en klachten gebruikt worden om te bepalen welke bedrijven meer toezicht krijgen. Door het PxQrapport uit te voeren wordt derhalve reeds tegemoetgekomen aan de wens om een systeem in te voeren waarbij het naleefgedrag een rol speelt. Uiteraard zullen de deelnemers bij dit proces betrokken blijven. Gemeente Sluis Het voorgenomen besluit tot invoering van de PxQ-systematiek is behandeld in de raadsvergadering van 26 januari Er zijn navolgende zienswijzen ingediend: 1. Wij kunnen ons vinden in de omschrijving van de diverse producten, het aantal uren wat er aan wordt besteed en de prijs per product. Waar wij op onderdelen niet mee kunnen instemmen is de frequentie van het aantal producten. Zo wordt voor de berekening van het aantal meldingen per jaar niet uitgegaan van het gemiddeld aantal meldingen van een deelnemer, maar van een percentage van 12 % van het aantal B-inrichtingen per deelnemer. De gemeente Sluis heeft weliswaar een groot inrichtingenbestand, maar de ervaring van de afgelopen jaren leert dat het gemiddeld aantal meldingen maximaal 60 bedraagt in plaats van 144. Dit heeft vervolgens ook weer een doorwerking in een aantal andere producten, zoals opleveringscontroles en OBM (Omgevingsvergunning beperkte milieutoets). Wij kunnen derhalve niet instemmen met het gehanteerde percentage als norm. In de plaats daarvan stellen wij voor om het aantal meldingen te baseren op het gemiddelde van de afgelopen jaren. In de bijlage treft u een vergelijking tussen de berekening van de RUD op basis van de PxQ-systematiek en de berekening op basis van een gemiddeld aantal meldingen. 2. Mocht het Algemeen Bestuur van de RUD onze zienswijze op dit onderdeel niet overnemen, dan overwegen wij om de niet wettelijk verplichte taken terug te nemen. Voorts is het ons bekend dat in de rondvraag van de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 5 december

51 2016 een opening is geboden om voor de niet wettelijke verplichte basistaken een eigen kwaliteitsniveau af te spreken. Wij maken in ieder geval graag van die mogelijkheid gebruik. 3. Voor wat betreft de strippenkaart constateren wij dat ten onrechte wordt verondersteld dat wij de beoordeling van bodemmeldingen als plustaken inbrengen. In de bijlage treft u hierop ook de correctie aan. 4. Voor de invoering van de PxQ-systematiek is een Implementatieplan PxQ opgesteld. Wij realiseren ons dat extra middelen benodigd zijn om de PxQ-systematiek succesvol te kunnen implementeren, zodat wij akkoord gaan met de geraamde incidentele kosten. Wij kunnen evenwel niet instemmen met de gevraagde structurele kosten voor met name de extra personele inzet. In tijden van bezuinigingen is het niet gepast om dergelijke middelen te vragen. Op dat onderdeel kunnen wij dan ook niet akkoord gaan met het implementatieplan en de bijbehorende financiële consequenties. 5. De voorgestelde PxQ-systematiek voorziet er nog niet in om te factureren op daadwerkelijke productie. De accountant van de RUD Zeeland heeft een memo opgesteld welke beheersingsmaatregelen benodigd zijn om hieraan invulling te kunnen geven. In het voorstel van het Algemeen Bestuur is aangegeven dat de directeur van de RUD Zeeland opdracht heeft gekregen om een plan op te stellen op per 1 januari 2018 of uiterlijk 1 januari 2019 te kunnen starten met de verrekening op stuks basis. Naar onze mening is van belang dat hier zo spoedig mogelijk mee wordt gestart, zodat de datum van 1 januari 2018 naar onze mening als streefdatum moet worden gesteld. 1 De gemeente Sluis geeft aan zich te kunnen vinden in de omschrijving van diverse producten, het aantal uren wat er aan wordt besteed, en de prijs per product. Wij willen voorop stellen dat we ingenomen zijn met de constructieve opstelling van de gemeente Sluis. De gemeente Sluis geeft daarnaast aan op onderdelen niet in te kunnen stemmen met de frequentie van een aantal producten. Dienaangaande geven wij onderstaand onze reactie. De ramingen van de kentallen (uren die gemiddeld per product besteed worden) en frequenties (hoe vaak een product per jaar geleverd moet worden), zoals neergelegd in het PxQ-rapport, zijn samen met, en met goedkeuring van (vertegenwoordigers van) de deelnemers tot stand gekomen. Deze ramingen zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen, aangevuld met ervaringskennis. De ramingen van deze kentallen en frequenties zijn met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. Desondanks is het vrijwel zeker dat zal blijken dat deze ramingen niet geheel overeen zullen komen met de werkelijkheid. Indien dit het geval blijkt zullen de kentallen en frequenties aangepast worden. Verwacht mag worden dat de ramingen voor een aantal producten naar beneden bijgesteld zullen moeten worden, en voor een aantal producten naar boven. Het (naar beneden) aanpassen van de ramingen van een beperkt aantal specifieke producten in de gemeente Sluis ligt dan ook niet in de rede. Overigens zullen de ramingen nauwkeurig gemonitord, en zo nodig jaarlijks aangepast worden. 2 Meerdere deelnemers hebben kenbaar gemaakt te overwegen de niet-basistaken niet meer af te nemen, danwel de niet-basistaken af te willen nemen op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport. In overleg met de (betreffende) deelnemers zullen de voor- en nadelen die het niet meer afnemen van de niet-basistaken, danwel het afnemen van de niet-basistaken op basis van andere voorwaarden als genoemd in het PxQ-rapport, inzichtelijk worden gemaakt. 3 Deze correctie is overgenomen.

52 4 Voor de jaren 2017 en 2018 zijn de implementatiekosten in beeld gebracht, en verwerkt in de begrotingswijziging PxQ. Voor na 2018 zijn geen structurele kosten in de begroting opgenomen. Voordat de PxQ-systematiek definitief wordt ingevoerd wordt een externe audit uitgevoerd. Daarbij wordt (mede) bezien of de invoering van de PxQ-systematiek kan geschieden zonder structurele extra kosten. 5 Zoals bekend moet voor het verrekenen op stuksbasis nader onderzoek worden gedaan. Zo zijn de huidige ict-systemen hiervoor niet gereed en moet de administratieve organisatie wezenlijk worden aangepast. De directeur heeft van het Dagelijks Bestuur opdracht gekregen om een plan op te stellen om uiterlijk per , of zoveel eerder als mogelijk is, te kunnen starten met de verrekening op stuksbasis. Er zal derhalve worden onderzocht wanneer het mogelijk is om op stuksbasis af te rekenen. Integrale tekst voorgenomen besluit Onderstaand treft u de integrale tekst van het voorgenomen besluit aan. Onderwerp Status PxQ systematiek Besluitvormend Voorstel Het AB voor te stellen een voorgenomen besluit te nemen om de PxQ-systematiek in te voeren, met inachtneming van onderstaande (21) besluiten. 1. Het voorgenomen besluit te nemen de PxQsystematiek, zoals weergegeven in het PxQrapport, in te voeren. 2. De deelnemers in de gelegenheid te stellen een zienswijze in te dienen naar aanleiding van uw voorgenomen besluit, en de wettelijk hiervoor voorgeschreven termijn van 8 weken te verlengen tot uiterlijk 3 februari 2017, zodat de deelnemers de gelegenheid krijgen het voorgenomen besluit in de raden te behandelen. 3. In te stemmen met de hier uitgewerkte en voorliggende in het PxQ-rapport genoemde oplossingsrichting 1: Vaste bijdrage per jaar, zoals genoemd op bladzijde 26 van het PxQrapport. Volledigheidshalve wordt deze kort nader toegelicht. De uitgangspunten van de verrekensystematiek zijn: 1. De genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van het rekenmodel jaarlijks vooraf berekend en in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 2. De genormeerde plustaken worden op basis van het rekenmodel in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 3. De niet genormeerde basis-/standaardtaken

53 worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht. 4. De niet genormeerde plustaken en de materiële budgetten worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht, en zijn geen onderdeel van de PxQbijdrage. 5. De materiële budgetten zijn niet in het PxQrapport benoemd. Deze zijn additioneel vastgelegd in de DVO s. Dit is alleen relevant voor de provincie en het waterschap. Overhead en generieke kosten zijn niet afzonderlijk in rekening gebracht, maar zijn verdisconteerd in de uurtarieven die uitgangspunt zijn van het rekenmodel. Dit betekent dat niet gekozen wordt voor de in het PxQ-rapport genoemde mogelijkheid om af te rekenen op stuksprijzen (oplossingsrichting 3). 4. In te stemmen met het uitgangspunt dat het aantal direct productieve uren wordt geraamd op Direct productieve uren zijn direct toe te rekenen aan producten die in de PDC genoemd zijn. Indirect productieve uren zijn niet direct te relateren aan in de PDC genoemde producten, zoals bijvoorbeeld opleiding en werkoverleg. Dit is uitgewerkt in tabel op bladzijde 109 van het PxQrapport. 5. In te stemmen met de toerekening van de generieke kosten, zoals genoemd op bladzijde 26 van het PxQ-rapport. 6. In te stemmen met het als uitgangspunt hanteren van de kentallen (benodigde uren per product) en frequentie van voorkomen (van een product), zoals genoemd in de tabellen 10.1, 10.2 en 10.3 en in te stemmen met de genoemde kentallen (voor uren inclusief frequentie) zoals genoemd in tabel 10.4, zoals genoemd in bijlage I: Tabellen met product, kental, frequentie, functieniveau van het PxQrapport. 7. In te stemmen met de raming van de door gemeenten af te nemen plustaken, zoals opgenomen in Bijlage VI in het PxQ-rapport, op bladzijde Dat, als het voorgenomen besluit om de PxQsystematiek in te voeren wordt omgezet in een definitief besluit, tegelijkertijd de bijdrageverordening wordt vastgesteld. Op grond van artikel 44 van de gemeenschappelijke regeling RUD Zeeland dienen hierin de uitgangspunten voor de toerekening van kosten te worden vastgelegd. Dit betekent dus dat de PxQ-systematiek

54 geformaliseerd wordt in de bijdrageverordening. 9. Kennis te nemen van het verslag van bevindingen van de accountant met betrekking tot het bij het PxQ-rapport gebruikte rekenmodel. Dit treft u bijgevoegd aan. 10. In te stemmen met het benutten van 2017 en 2018 als een overgangsja(a)ren voor het invoeren van de nieuwe PxQ-systematiek. Uit het implementatieplan blijkt dat deze tijd benodigd is om de PxQ-systematiek in te voeren. 11. In te stemmen met het laten uitvoeren van een externe audit, waaruit blijkt of de RUD gereed is voor het werken volgens de PxQsystematiek, waarna definitief besloten kan worden de overgangsjaren te beëindigen en met het werken volgens de PxQ-systematiek te starten. 12. Kennis te nemen van de Risico-analyse RUD Zeeland. 13. In te stemmen met het ingroeimodel, zoals genoemd in het document (in)groeien naar deelnemersbijdragen PxQ, waarbij alleen die deelnemers, waarbij het verschil tussen de berekende bijdrage volgens de PxQsystematiek en de bijdrage volgens de conceptbegroting 2017 groter is dan 40 %, in 2 gelijke stappen toegroeien naar de bijdrage volgens de PxQ-systematiek. 14. Indien ingestemd wordt met het onder het vorige beslispunt gestelde, is het PxQ-budget in het (in)groei-jaar niet volledig beschikbaar. De RUD kan daardoor in het ingroei-jaar niet de volledige productie leveren, zoals die in het PxQ-rapport staat vermeld. Derhalve wordt verzocht in te stemmen met het in het ingroeijaar inplannen van minder producten dan geraamd in het PxQ-rapport bij die deelnemers die in het (in)groei-jaar toegroeien naar een hogere bijdrage. De hoeveelheid minder in te plannen producten is evenredig met de in het (in)groei-jaar minder te leveren bijdrage door de betreffende deelnemers. 15. Dat het Bedrijfsplan 2.0 ter kennisname aangeboden kan worden aan het AB. 16. Het Model DVO 2017 vast te stellen. 17. Het Model Jaarplan 2017 vast te stellen. 18. Het Ingevuld Jaarplan 2017 per deelnemer vast te stellen. Dit betreft de in het PxQ-rapport geraamde productie. Daar waar de strippenkaart in het PxQ-rapport wordt geraamd is dit meegenomen.

55 19. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het rapport P*Q versie 23 augustus vast te stellen 20. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het ingroeimodel vast te stellen. 21. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het implementatieplan vast te stellen. Besluit dagelijks bestuur Registratienummer: Paraaf secretaris van het dagelijks bestuur Datum: Afgestemd met MT Bijlagen PxQ-rapport Implementatieplan PxQ Ingroeimodel Risico-analyse PxQ Bedrijfsplan 2.0 Model DVO 2017 Model Jaarplan 2017 Ingevulde Jaarplannen 2017 deelnemers Verslag van bevindingen van de accountant met betrekking tot het bij het PxQ-rapport gebruikte rekenmodel Verschil in ingediende kosten en uiteindelijk voorgestelde kosten 1. Aanleiding In de informele AB-vergadering van 14 maart jl. is de versie van 4 februari 2016 van het PxQ-rapport besproken. In deze vergadering is duidelijk geworden dat de deelnemers, naast de inzichten die het PxQ-rapport geeft, voorafgaande aan de besluitvorming ook behoefte hebben aan een concreter inzicht in wat men krijgt, en de financiële gevolgen daarvan. Op basis van deze wens is afgesproken dat het PxQ-rapport samen met het implementatieplan PxQ en de financiële gevolgen (begrotingswijziging) gelijktijdig ter besluitvorming zullen worden voorgelegd. 2. Voorgeschiedenis De RUD is gestart met een lumpsum financiering. Deze financiering is gebaseerd op het kwaliteitsniveau en de manier van werken van iedere individuele deelnemer. De deelnemers wilden niet langer een vaste bijdrage overmaken, maar alleen betalen voor daadwerkelijk geleverde producten en diensten. Daarnaast bestond de wens voor alle deelnemers één kwaliteitsniveau en één werkwijze te hanteren. Om dit te realiseren zijn een stuurgroep PxQ, een werkgroep PxQ en diverse subwerkgroepen opgericht. In deze groepen waren zowel de deelnemers als de RUD vertegenwoordigd. Dit heeft geleid tot een gedragen resultaat, dat is neergelegd in het PxQ-rapport.

56 3. Inleiding, inhoudelijke toelichting en impliciet gemaakte keuzes 1. Inleiding Op 4 april 2016 heeft het AB besloten in september/oktober 2016 een voorgenomen besluit te nemen over de invoering van de PxQ-systematiek. Om een afgewogen besluit te kunnen nemen is gevraagd het PxQ-rapport aan te vullen met een implementatieplan PxQ, de eerste begrotingswijziging 2017 en een risico-inventarisatie PxQ en een ingroeimodel. De afgelopen maanden is gewerkt aan het uitwerken van deze documenten die u hierbij worden aangeboden. Volledigheidshalve worden de DienstVerleningsOvereenkomsten (DVO s) voor 2017 ook tegelijkertijd aangeboden. Bovengenoemde stukken treft u bijgevoegd aan. Tevens is hieraan toegevoegd een geactualiseerd bedrijfsplan, het zogeheten Bedrijfsplan 2.0. Deze notitie bevat een beknopte beschrijving van deze documenten en een overzicht van de financiële consequenties. Iedere (sub)paragraaf wordt afgerond met de gevraagde beslissingen. In de begrotingswijziging 2017 worden de wijzigingen van de deelnemersbijdragen, die het gevolg (zouden) zijn van de invoering van de PxQ-systematiek, inzichtelijk gemaakt. De (individuele) deelnemersbijdragen worden stapsgewijs (in twee stappen) aangepast aan de bijdragen conform de PxQ-systematiek. Dit zogeheten ingroeimodel treft u eveneens bijgevoegd aan. Indien eind oktober door het AB besloten wordt het PxQ-rapport, het implementatieplan PxQ, de begrotingswijziging 2017, de risico-inventarisatie PxQ en het ingroeimodel vast te stellen worden deze daarna aan de individuele deelnemers gezonden voor een formele zienswijzeprocedure. Nadat deze zienswijzeprocedure is doorlopen kan, rekening houdend met de ingediende zienswijzen, een formeel besluit genomen worden over de invoering van de PxQ-systematiek. Het streven van het AB is om 2017 en 2018 als proefjaar te gebruiken voor het invoeren van de nieuwe PxQ-systematiek. 2. Inhoudelijke toelichting 2.1 PxQ-rapport De RUD is per 1 januari 2014 opgestart met een lumpsum financiering. Omdat de deelnemers willen betalen voor daadwerkelijk geleverde producten en diensten in plaats van (jaarlijks) een vaste bijdrage over te maken èn de wens bestaat voor alle deelnemers één kwaliteitsniveau en één werkwijze te hanteren is de PxQ-systematiek opgezet. De PxQ-systematiek is vastgelegd in bijgevoegd PxQ-rapport. De resultaten zijn als volgt weergegeven: - het productnummer uit de PDC met de bijbehorende productnaam; - het aantal uren dat benodigd is voor het leveren van het betreffende product; - de (jaarlijkse) frequentie van leveren van het betreffende product; - het benodigde kwaliteits- en opleidingsniveau van degene(n) die het betreffende product leveren. Daarnaast wordt voor een aantal producten voorgesteld af te rekenen op basis van een strippenkaart. Dit omdat uren en frequentie voor deze producten vooraf lastig in te

57 schatten zijn. Een deel van de producten binnen de strippenkaart zijn basistaken, en worden verplicht bij de RUD afgenomen. Hiervoor is, behalve voor de provincie, niet altijd een inschatting gemaakt. De (overige) deelnemers dienen rekening te houden met de uit de strippenkaart voortkomende kosten, en deze (waar nodig bij) te ramen, naast de in het PxQ-rapport opgenomen kosten. Vermenigvuldiging van het aantal producten dat per deelnemer wordt afgenomen met het daarvoor benodigde aantal uren èn met het daarbij behorende uurtarief levert de jaarlijkse kosten per deelnemer (exclusief overhead) op. Met toepassing van het RUD rekenmodel zijn vervolgens de producten en diensten uit de PDC van een prijskaartje voorzien. In het PxQ-rapport is dus geen verrekensystematiek vastgelegd die voorziet in een afrekening per geleverd product, met bijbehorende vaste stuksprijzen. Hierbij zijn uiteraard niet alle uren van alle medewerkers direct toe te rekenen aan producten uit de PDC. Daarom zijn ook de overheadkosten en de generieke kosten verrekend. Deze doorrekening is verwerkt in de financiële paragraaf. De in het PxQ-rapport opgenomen (lees: geraamde) frequenties zijn weergegeven als percentages van het inrichtingenbestand. Derhalve is het van belang dat het inrichtingenbestand actueel en correct is. In samenwerking met de deelnemers is het inrichtingenbestand zo actueel en correct mogelijk gemaakt. Er is een procedure opgesteld om het inrichtingenbestand actueel te houden. De afgelopen tijd is het PxQ-rapport intensief gebruikt, onder andere om de DVO s/jaarplannen voor 2017 op te stellen. Conform het op 4 april 2016 door het AB genomen besluit zijn deze opgesteld conform de PxQ-systematiek. Tijdens dit gebruik is naar voren gekomen dat een aantal zaken in het PxQ-rapport incompleet zijn/en of verduidelijking behoefden. Op 30 juni 2016 heeft de stuurgroep PxQ de wijzigingen goedgekeurd die nodig waren om bovengenoemde onduidelijkheden weg te nemen. In het bijgevoegde PxQ-rapport zijn deze wijzigingen reeds verwerkt. Zoals bekend is het PxQ-rapport tot stand gekomen met behulp van de inbreng van medewerkers van de deelnemers en de RUD in de stuurgroep PxQ, de werkgroep PxQ en de bijbehorende subwerkgroepen. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 1. Het voorgenomen besluit te nemen de PxQ-systematiek, zoals weergegeven in het PxQ-rapport, in te voeren. 2. De deelnemers in de gelegenheid te stellen een zienswijze in te dienen naar aanleiding van uw voorgenomen besluit, en de wettelijk hiervoor voorgeschreven termijn van 8 weken te verlengen tot uiterlijk 3 februari 2017, zodat de deelnemers de gelegenheid krijgen het voorgenomen besluit in de raden te behandelen. 3. In te stemmen met de hier uitgewerkte en voorliggende in het PxQ-rapport genoemde oplossingsrichting 1: Vaste bijdrage per jaar, zoals genoemd op bladzijde 26 van het PxQ-rapport. Volledigheidshalve wordt deze kort nader toegelicht. De uitgangspunten van de verrekensystematiek zijn: 1. De genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van het rekenmodel jaarlijks vooraf berekend en in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 2. De genormeerde plustaken worden op basis van het rekenmodel in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 3. De niet genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van

58 besteding van werkelijke uren in rekening gebracht. 4. De niet genormeerde plustaken en de materiële budgetten worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht, en zijn geen onderdeel van de PxQ-bijdrage. 5. De materiële budgetten zijn niet in het PxQ-rapport benoemd. Deze zijn additioneel vastgelegd in de DVO s. Dit is alleen relevant voor de provincie en het waterschap. Overhead en generieke kosten zijn niet afzonderlijk in rekening gebracht, maar zijn verdisconteerd in de uurtarieven die uitgangspunt zijn van het rekenmodel. Dit betekent dat niet gekozen wordt voor de in het PxQ-rapport genoemde mogelijkheid om af te rekenen op stuksprijzen (oplossingsrichting 3). 4. In te stemmen met het uitgangspunt dat het aantal direct productieve uren wordt geraamd op Direct productieve uren zijn direct toe te rekenen aan producten die in de PDC genoemd zijn. Indirect productieve uren zijn niet direct te relateren aan in de PDC genoemde producten, zoals bijvoorbeeld opleiding en werkoverleg. Dit is uitgewerkt in tabel op bladzijde 109 van het PxQ-rapport. 5. In te stemmen met de toerekening van de generieke kosten, zoals genoemd op bladzijde 26 van het PxQ-rapport. 6. In te stemmen met het als uitgangspunt hanteren van de kentallen (benodigde uren per product) en frequentie van voorkomen (van een product), zoals genoemd in de tabellen 10.1, 10.2 en 10.3 en in te stemmen met de genoemde kentallen (voor uren inclusief frequentie) zoals genoemd in tabel 10.4, zoals genoemd in bijlage I: Tabellen met product, kental, frequentie, functieniveau van het PxQ-rapport. 7. In te stemmen met de raming van de door gemeenten af te nemen plustaken, zoals opgenomen in Bijlage VI in het PxQ-rapport, op bladzijde Dat, als het voorgenomen besluit om de PxQ-systematiek in te voeren wordt omgezet in een definitief besluit, tegelijkertijd de bijdrageverordening wordt vastgesteld. Op grond van artikel 44 van de gemeenschappelijke regeling RUD Zeeland dienen hierin de uitgangspunten voor de toerekening van kosten te worden vastgelegd. Dit betekent dus dat de PxQ-systematiek geformaliseerd wordt in de bijdrageverordening. 9. Kennis te nemen van het verslag van bevindingen van de accountant met betrekking tot het bij het PxQ-rapport gebruikte rekenmodel. Dit treft u bijgevoegd aan. 2.2 Implementatieplan PxQ In het PxQ-rapport is vastgelegd wat op jaarbasis de geraamde (totale) kosten (per deelnemer) zijn, indien voor de PxQ-systematiek wordt gekozen. In het PxQ-rapport is niet inzichtelijk gemaakt welke kosten het gevolg zijn van het implementeren van de PxQ-systematiek. In het implementatieplan PxQ is op hoofdlijnen in beeld gebracht welke mijlpalen bereikt moeten worden om het werken volgens de PxQ-systematiek mogelijk te maken. Bij iedere mijlpaal is aangegeven hoeveel kosten gemaakt moeten worden, en hoeveel tijdsinzet benodigd is om die mijlpaal te kunnen realiseren. Daarnaast is in beeld gebracht wanneer een mijlpaal gerealiseerd kan worden. Het in beeld brengen van de mijlpalen is gebeurd in negen deelprojecten, te weten: Opstellen DVO (DienstverleningsOvereenkomst) AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle) Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen

59 Inpassing formatie Cultuur Communicatie Evaluatie PxQ-systematiek Voldoen aan kwaliteitscriteria Externe overall audit De resultaten van deze negen deelprojecten treft u aan in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. Het in beeld brengen van de kosten voor het implementeren van de PxQ-systematiek is in eerste instantie door de leden van de deelprojecten gedaan. Het totaliseren van de kosten van deze deelprojecten leverde in eerste instantie een kostentotaal van ,-- op voor het implementeren van de PxQ-systematiek. Deze kosten zijn in het huidige voorstel teruggebracht tot ,--. Dit verschil is grotendeels te verklaren door: In de deelprojecten zijn alle benodigde uren en materiële kosten in beeld gebracht. De benodigde uren zijn een optelsom van eigen uren en benodigde inhuur. Een aanzienlijk aantal van deze uren (3.795) (kunnen) worden verricht onder de noemer van taken die reeds in het PxQ-rapport waren meegenomen, namelijk overhead en generieke taken. Dit betekent dat niet wordt voorzien in capaciteit voor de organisatieontwikkeling en onderhoud. Derhalve is ervoor gekozen deze eigen uren in deze oplegnotitie niet op te nemen als kosten die gemaakt moeten worden voor het implementeren van de PxQ-systematiek. De in eerste instantie berekende ureninzet zal wel gerealiseerd (moeten) worden voor het implementeren van de PxQ-systematiek. De benodigde kosten voor de teamcoördinatoren (zie bedrijfsplan) en de relatiebeheerder zijn in eerste instantie geraamd op circa ,--. In de paragraaf 3. Impliciet gemaakte keuzes wordt nader toegelicht waarom dit nu niet opgenomen wordt als kosten die gemaakt moeten worden voor het implementeren van de PxQ-systematiek. Een aantal kosten die in eerste instantie in de deelprojecten in beeld zijn gebracht, worden in de praktijk reeds (in 2016) gemaakt. Deze kosten passen binnen de begroting 2016, en hebben niet geleid tot extra lasten. Het betreft met name de actualisatie van het bedrijfsplan en het opstellen van het ingroeimodel. Dit betekent dat circa ,-- minder opgevoerd kan worden voor het implementeren van de PxQ-verrekensystematiek. Een volledig overzicht is bijgevoegd in de tabel Verschil in eerste instantie ingediende kosten door deelprojecten met werkelijk benodigde kosten. De incidentele en structurele kosten die de implementatie van de PxQ-systematiek met zich meebrengen zijn in totaal meegenomen in de financiële paragraaf. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 10. In te stemmen met het benutten van 2017 en 2018 als een overgangsja(a)ren voor het invoeren van de nieuwe PxQ-systematiek. Uit het implementatieplan blijkt dat deze tijd benodigd is om de PxQ-systematiek in te voeren. 11. In te stemmen met het laten uitvoeren van een externe audit, waaruit blijkt of de RUD gereed is voor het werken volgens de PxQ-systematiek, waarna definitief besloten kan worden de overgangsjaren te beëindigen en met het werken volgens de PxQ-systematiek te starten.

60 2.3 Risico-analyse PxQ Op verzoek van het bestuur is een risico-inventarisatie opgesteld. Deze inventarisatie is uitgevoerd door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR). De resultaten daarvan zijn verwoord in bijgevoegd document Risisco-analyse RUD Zeeland. Bij het tot stand komen van de risico-inventarisatie is samengewerkt met ambtelijke vertegenwoordigers van de deelnemers. In bovengenoemde rapportage zijn de risico s ingedeeld naar impact en beïnvloedbaarheid. Daaruit is naar voren gekomen dat de risico s met de grootste impact en de geringste beïnvloedbaarheid zijn (dit zijn de grootste risico s): Deelnemers kunnen de niet-wettelijke taken terugtrekken. Hierdoor kan de financiële robuustheid onder de PxQ-systematiek wegvallen. De mogelijkheid bestaat dat de piketregeling niet meer kan worden uitgevoerd als gevolg van formatieveranderingen. Als gevolg van verkeerde inschattingen (van frequenties per product, productieve uren, indirecte uren, etc.) kan er een financieel tekort worden opgebouwd. Dit heeft als gevolg dat deelnemers bij moeten betalen (de RUD is een gemeenschappelijke regeling) en beoogde resultaten niet gehaald worden. Daardoor kan frictie ontstaan. In het rapport wordt een aantal aanbevelingen gedaan. Deze zijn onderstaand weergegeven. Bij iedere aanbeveling uit het rapport is vermeld hoe hiermee zal worden omgegaan: Opstellen van een duidelijke strategiekaart, waarmee voor iedereen duidelijk is welke doelen men nastreeft. De RUD beschikt nog niet over een strategiekaart. Aan de strekking van deze aanbeveling wordt echter wel voldaan, doordat in het Bedrijfsplan 2.0 de missie, de visie en de aanpak van de RUD zijn geschetst. Duidelijk en volledig implementatieplan. Het implementatieplan PxQ treft u bijgevoegd aan. Begeleiding van implementatieplan als cultuurveranderingstraject. In het implementatieplan PxQ en het document Deelprojecten implementatieplan PxQ is dit meegenomen (deelproject 5). Hiermee wordt aan deze aanbeveling voldaan. Monitoring van implementatieplan. De RUD zal het implementatieplan PxQ monitoren. Daarmee wordt aan deze aanbeveling voldaan. Duidelijke definities van het toepassen van producttarifering en tarifering op basis van uurtarieven. In het implementatieplan PxQ en het document Deelprojecten implementatieplan PxQ is dit meegenomen (deelproject 2). Hiermee wordt aan deze aanbeveling voldaan. Heldere definitie van zowel productieve als factureerbare uren. In het PxQ-rapport is aangegeven wat verstaan wordt onder productieve uren, en wanneer die factureerbaar zijn. Hiermee wordt aan deze aanbeveling voldaan. Opstellen van een helder ICT-plan. In het implementatieplan PxQ en het document Deelprojecten implementatieplan PxQ is dit meegenomen (deelproject 3). Hiermee wordt aan deze aanbeveling voldaan. Daarnaast zijn onderstaande risico s relevant:

61 De kentallen die gebruikt worden zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen, aangevuld met ervaringskennis. Ondanks het feit dat deze kentallen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand zijn gekomen blijven het aannames. Alleen de ervaring kan leren of deze aannames reëel zijn. Op voorhand kan (zeker) niet uitgesloten worden dat de kentallen nog aangepast moeten worden. Bij het opstellen van de kentallen is uitgegaan van een taakvolwassen, goed draaiende RUD Zeeland. De RUD zit momenteel nog in een opbouwfase. Er is derhalve nog geen sprake van een taakvolwassen, goed draaiende RUD. Het feit dat er wordt uitgegaan van deze kentallen maakt de RUD kwetsbaar. Het is dan ook nodig om de kentallen te monitoren, en zo nodig bij te stellen, om de doorontwikkeling van de RUD te kunnen borgen. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 12. Kennis te nemen van de Risico-analyse RUD Zeeland. 2.4 Ingroeimodel Uit het PxQ-rapport blijkt dat de bijdragen van de deelnemers veranderen ten opzichte van de conceptbegroting Voor sommige deelnemers stijgen de bijdragen, voor andere dalen ze. In het document (in)groeien naar deelnemersbijdragen PxQ zijn 2 ingroeimodellen uitgewerkt. Door toepassing van een ingroeimodel groeien de deelnemers geleidelijk van hun huidige bijdrage (in de conceptbegroting 2017) naar hun bijdrage op basis van de PxQ-systematiek toe. Gekozen is voor een ingroeimodel waarbij alleen die deelnemers, waarbij het verschil tussen de berekende bijdrage volgens de PxQ-systematiek en de bijdrage volgens de conceptbegroting 2017 groter is dan 40 %, in 2 gelijke stappen toegroeien naar de bijdrage volgens de PxQ-systematiek. Het gevolg is dat de RUD ook moet ingroeien. Het PxQ-budget is in het (in)groei-jaar niet volledig beschikbaar. De RUD kan daardoor in het ingroei-jaar niet de volledige productie leveren, zoals opgenomen in PxQ. Dit betekent dat deelnemers die ingroeien naar een hogere bijdrage PxQ in het ingroei-jaar minder producten krijgen dan op basis van PxQ en de overige deelnemers wel de productie PxQ ontvangen. In het document (in)groeien naar deelnemersbijdragen PxQ zijn de frictiekosten niet meegenomen. Deze zijn in beeld gebracht in het implementatieplan PxQ. De financiële consequenties zijn verwerkt in de financiële paragraaf. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 13. In te stemmen met het ingroeimodel, zoals genoemd in het document (in)groeien naar deelnemersbijdragen PxQ, waarbij alleen die deelnemers, waarbij het verschil tussen de berekende bijdrage volgens de PxQ-systematiek en de bijdrage volgens de conceptbegroting 2017 groter is dan 40 %, in 2 gelijke stappen toegroeien naar de bijdrage volgens de PxQ-systematiek. 14. Indien ingestemd wordt met het onder het vorige beslispunt gestelde, is het PxQbudget in het (in)groei-jaar niet volledig beschikbaar. De RUD kan daardoor in het ingroei-jaar niet de volledige productie leveren, zoals die in het PxQ-rapport staat vermeld. Derhalve wordt verzocht in te stemmen met het in het ingroei-jaar inplannen van minder producten dan geraamd in het PxQ-rapport bij die deelnemers die in het (in)groei-jaar toegroeien naar een hogere bijdrage. De hoeveelheid minder in te plannen producten is evenredig met de in het (in)groeijaar minder te leveren bijdrage door de betreffende deelnemers.

62 2.5 Bedrijfsplan 2.0 Het AB heeft op 13 april 2015 besloten dat het Bedrijfsplan RUD Zeeland uit 2013 aanpassing behoeft. Op 2 november 2015 heeft het AB besloten welke uitgangspunten daarbij gehanteerd dienden te worden. De nota van wijzigingen is de basis voor de aanpassingen van het bedrijfsplan uit De nota van wijzigingen is besproken met de deelnemers tijdens het deelnemersoverleg. Daarna is de nota vastgesteld door het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur in Bij de totstandkoming van het bedrijfsplan is de organisatie betrokken door middel van een klankbordgroep met leden uit elke afdeling van de organisatie. Tevens is de Ondernemingsraad betrokken geweest bij dit proces. Het bedrijfsplan zal met de deelnemers worden besproken in het deelnemersoverleg. Daarna dient besloten te worden of het bedrijfsplan aangeboden wordt ter kennisname aan het DB en AB, of dat het bedrijfsplan door het DB en AB vastgesteld moet worden. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 15. Dat het Bedrijfsplan 2.0 ter kennisname aangeboden kan worden aan het AB. 2.6 Dienstverleningsovereenkomsten/Jaarplannen 2017 De model dienstverleningsovereenkomst wordt op basis van artikel 9 Dienstverleningshandvest 2016 jaarlijks door het algemeen bestuur vastgesteld. Bij besluit van 21 juni jl. heeft het MT de model dienstverleningsovereenkomst (DVO) en het model Jaarplan 2017 in concept vastgesteld. Daarna zijn beide documenten voor ambtelijke consultatie voorgelegd aan de deelnemers in de periode 22 juni t/m 9 september jl. Het MT van 13 september jl. heeft naar aanleiding van inspraakreacties enkele wijzigingen in de model DVO en Jaarplan 2017 verwerkt. De belangrijkste wijzigingen in de model DVO en jaarplan 2017 ten opzichte van modellen van 2016 zijn tekstuele aanpassingen naar aanleiding van het PxQ-rapport. De aanpassingen zijn terug te vinden in de bijlage. Verder zijn enkele algemene bepalingen uit het jaarplan overgeheveld naar de DVO. De jaarplannen zien namelijk op de specifieke inhoudelijke afspraken per deelnemer en de DVO bevat de algemene afspraken. Voorts zijn de concept-jaarplannen 2017 op basis van de PxQ-systematiek berekend. Concreet houdt dit in dat de opgedragen VTH-taken in de tabellen, waar van toepassing, qua aantallen en uren zijn ingevuld, zowel de basis-, standaard- als plustaken. Deze kentallen (aantallen en uren per product) zijn vorig jaar in nauw gezamenlijk overleg tussen de deelnemers en RUD Zeeland in het kader van het PxQ-rapport tot stand gekomen. Vanwege het nieuwe en ingrijpende karakter van de PxQ-systematiek wordt ook het model Jaarplan 2017 samen met de model DVO 2017 ter vaststelling aangeboden. Bij toezending van de modellen heeft elke deelnemer zijn eigen ingevulde Jaarplan toegezonden gekregen. De ingevulde Jaarplannen zijn, per deelnemer, voor consultatie voorgelegd t/m 9 september jl. De algemene opmerkingen en de reactie van RUD Zeeland daarop gaan hierbij ter informatie. Over de inhoudelijke opmerkingen inclusief reactie zal de betreffende deelnemer afzonderlijk worden geïnformeerd.

63 Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 16. Het Model DVO 2017 vast te stellen. 17. Het Model Jaarplan 2017 vast te stellen. 18. Het Ingevuld Jaarplan 2017 per deelnemer vast te stellen. Dit betreft de in het PxQ-rapport geraamde productie. Daar waar de strippenkaart in het PxQ-rapport wordt geraamd is dit meegenomen. 3. Impliciet gemaakte keuzes Tijdens het opstellen van bovenvernoemde documenten zijn impliciet een aantal keuzes gemaakt. In deze paragraaf worden deze expliciet inzichtelijk gemaakt, zodat hierover (later) geen misverstanden (kunnen) ontstaan. Het betreft: Er zijn geen kosten in rekening gebracht om de ontwikkeling van de RUD te versnellen. De overlegde documenten voorzien niet in extra verandercapaciteit om de organisatieontwikkeling te versnellen. Dat betekent dat de organisatieontwikkeling zeer geleidelijk, en dus over een lange(re) periode, zal plaatsvinden. Dit zal vermoedelijk meerdere jaren in beslag nemen. Indien ervoor gekozen zou worden om de organisatieontwikkeling op korte(re) termijn te realiseren dienen hiervoor (extra) middelen beschikbaar te worden gesteld. Het beschikbaar stellen van een budget voor ontwikkelkosten zou er toe leiden dat de RUD eerder een taakvolwassen, goed draaiende organisatie wordt; Er is uitgegaan van de PxQ-systematiek, zoals weergegeven in het PxQ-rapport. Volledigheidshalve wordt deze kort nader toegelicht. De uitgangspunten van de verrekensystematiek zijn: 1. De genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van het rekenmodel jaarlijks vooraf berekend en in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 2. De genormeerde plustaken worden op basis van het rekenmodel in rekening gebracht. Er vindt geen verrekening plaats. 3. De niet genormeerde basis-/standaardtaken worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht. 4. De niet genormeerde plustaken en de materiële budgetten worden op basis van besteding van werkelijke uren in rekening gebracht, en zijn geen onderdeel van de PxQ-bijdrage. 5. De materiële budgetten zijn niet in het PxQ-rapport benoemd. Deze zijn additioneel vastgelegd in de DVO s. Dit is alleen relevant voor de provincie en het waterschap. Overhead en generieke kosten zijn niet afzonderlijk in rekening gebracht, maar zijn verdisconteerd in de uurtarieven die uitgangspunt zijn van het rekenmodel. Dat betekent dat niet in beeld is gebracht wat de kosten zouden zijn als ervoor gekozen zou worden om alle af te nemen producten en diensten op stuksprijzen af te rekenen. Wel kan al gesteld worden dat dit aanzienlijk duurder uit zou pakken dan onderhavig voorstel. Voor het verrekenen op stuksbasis moet nader onderzoek worden gedaan. Zo zijn de huidige ict-systemen hiervoor niet gereed en moet de administratieve organisatie wezenlijk worden aangepast. De directeur heeft van het Dagelijks Bestuur opdracht gekregen om een plan op te stellen om per of uiterlijk te kunnen starten met de verrekening op stuks basis. In de bijgevoegde memo van Deloitte van 29 september 2016, genaamd Gevolgen interne beheersing facturatie op basis van werkelijke productie, worden de benodigde aanpassingen nader toegelicht.

64 Er is voor gekozen om te gaan werken met teamcoördinatoren. De afgelopen jaren is gebleken dat het noodzakelijk was om met meewerkende voormensen te werken. Daarmee wordt de kwaliteit en de productiviteit op niveau gehouden. Bij het opstellen van de PxQ-systematiek is besloten hiervoor geen extra capaciteit toe te rekenen. Deze taak zou uit efficiency-winst gedekt moeten worden. Derhalve wordt deze taak uit de voor PxQ benodigde capaciteit gedekt en wordt hiervoor geen extra budget gevraagd. Het aantal direct aan producten toe te rekenen uren wordt hiermee kleiner, maar de taak wordt essentieel geacht voor het goed functioneren van de organisatie, de kwaliteit van de te leveren producten en de productiviteit. 4. Consequenties Financiële consequenties Onderstaand de begrotingswijziging 2017 op basis van het rapport PxQ versie 23 augustus 2016: Toelichting: Personele lasten: Dit betreft per saldo een verlaging van de salariskosten in het rapport PxQ ten opzichte van de begroting. In de begroting wordt uitgegaan van een formatie van 98,5 fte in het rapport PxQ betreft de formatie 91,2 fte. Overige kosten: In de begroting 2017 wordt rekening gehouden met materiële kosten voor geluidmetingen voor de provincie en bemonstering afvalwater voor het waterschap. Materiële kosten zijn geen onderdeel van PxQ en worden aanvullend opgenomen in de DVO s. Onvoorzien: De onvoorziene uitgaven zijn bepaald op 1,5% van de begroting. Het bedrag onvoorzien is in PxQ is om die redenen verhoogd van naar

65 Taakstellende bezuiniging: In het rapport PxQ is de benodigde formatie berekend op basis van de in het rapport opgenomen kwaliteitseisen (zie ook toelichting personele lasten). Onderstaand de begrotingswijziging 2017 op basis van het ingroeimodel: Onderstaand de begrotingswijziging 2017 op basis van het implementatieplan: Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd te besluiten: 21. Begrotingswijziging 2017 naar aanleiding van het rapport P*Q versie 23 augustus vast te stellen 22.Een standpunt te bepalen betreffende de begrotingswijziging 2017 implementatieplan, waarbij - of de begrotingswijziging 2017 implementatieplan wordt vastgesteld zoals opgenomen in deze notitie - of de begrotingswijziging 2017 implementatieplan wordt vastgesteld aangevuld met een bijdrage uit de algemene reserve van (2018: en 2019: ). Voordeel van de bijdrage uit de algemene reserve is dat de bijdrage voor de deelnemers hierdoor lager wordt. Nadeel van de bijdrage uit de algemene reserve is dat algemene reserve wordt ingezet en de buffer voor het opvangen van toekomstige risico s afneemt.

66 Op basis van de bovenstaande begrotingswijzigingen 2017 ziet de meerjarenbegroting er als volgt uit: Bijdragen per deelnemers op basis van bovenstaande begrotingswijzigingen

67 Specificatie deelnemersbijdragen 2017 Specificatie deelnemersbijdragen 2018

68 Specificatie deelnemersbijdragen 2019 Specificatie deelnemersbijdragen 2020 Organisatorische / personele consequenties De huidige (vaste) personele bezetting kan, op vrijwillige basis, worden omgezet in de benodigde personele bezetting. In het implementatieplan PxQ is uitgegaan van deze vrijwilligheid. De (vaste) personele bezetting is momenteel lager dan de 98,5 fte waarvan in de begroting wordt uitgegaan. In het rapport PxQ betreft de formatie 91,2 fte. Juridische consequenties De benodigde aanpassingen in de DVO s en het DVH zullen worden doorgevoerd. De bijdrageverordening zal worden opgesteld. Overige consequenties Geen. 5. Planning Behandeling nota P*Q systematiek (deze nota) in het dagelijks bestuur tm opstellen AB nota P*Q met voorgenomen besluit versturen AB nota P*Q met voorgenomen besluit aan de AB leden

69 Behandeling voorgenomen besluit in AB vergadering tm gelegenheid aan de raden van de deelnemers voor het indienen zienswijzen op de nota P*Q behandeling in het DB van het voorgenomen besluit inzake nota P*Q inclusief zienswijzen behandeling in het AB van de nota P*Q inclusief de zienswijzen. 6. Communicatie Middels de gebruikelijke wegen zal dit kenbaar worden gemaakt. 5. Uitvoering en communicatie Dit is nader uitgewerkt in het bijgevoegde Implementatieplan PxQ. 6. Risico s, kosten, baten en dekking (restant budget) De risico s zijn benoemd in het voorgenomen besluit, dat hierboven integraal is weergegeven. Hetzelfde geldt voor de benodigde begrotingswijzigingen.

70 ONTWERP Besluit van het algemeen bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland d.d. 20 maart 2017, houdende de vaststelling van de uitgangspunten voor de toerekening van kosten (Bijdrageverordening RUD Zeeland 2017) Het algemeen bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland, Gelet op - artikel 35 van de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; - artikel 44, eerste lid van de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; Overwegende - dat voor de berekening van de kosten van de bijdragen van de deelnemers van RUD Zeeland de uitgangspunten worden vastgelegd in een verordening; - dat in het Rapport PxQ, zoals vastgesteld in het algemeen bestuur van 20 maart 2017 de uitgangspunten voor de toerekening van de bijdrage van de deelnemers zijn vastgelegd; Gelezen Het voorstel van het dagelijks bestuur van 6 maart 2017, Besluit vast te stellen: Bijdrageverordening RUD Zeeland

71 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1: Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. deelnemers: de rechtspersonen achter de aan de regeling deelnemende bestuursorganen, te weten de gemeenten Borsele, Goes, Hulst, Middelburg, Kapelle, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Sluis, Terneuzen, Tholen, Veere, Vlissingen alsmede de provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen; b. generieke kosten: betreffen de indirecte kosten ten behoeve van het primaire proces. Deze kosten worden jaarlijks gespecificeerd in de begroting; c. genormeerde producten: producten uit de Producten- en Dienstencatalogus waarvoor in de Producten- en Dienstencatalogus zowel een kental (uren per product) als een frequentie is opgenomen. Deze producten hebben een vast tarief. Dit geldt voor zowel basis-, niet basis- en plustaken; d. niet genormeerde producten: producten uit de Producten- en Dienstencatalogus waarvoor in de Producten- en Dienstencatalogus en/of geen kental (uren per product) en/of geen frequentie is opgenomen. Deze producten worden op basis van werkelijk bestede uren verrekend. Dit geldt voor zowel basis-, niet basis- en plustaken; e. overhead kosten: betreffen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Deze kosten worden jaarlijks gespecificeerd in een bijlage in de begroting; f. Producten- en Dienstencatalogus: Producten- en Dienstencatalogus zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 22 september 2014 dan wel een opvolgende recentere vastgestelde versie; g. PxQ-rapport: PxQ-rapport zoals vastgesteld door het algemeen bestuur d.d. 20 maart 2017; g. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; h. uitvoeringsdienst: Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. 2

72 Hoofdstuk 2: Bijdragen en vergoedingen Artikel 2: Grondslag voor bijdragen en vergoedingen Elke deelnemer die door de uitvoeringsdienst basistaken, en voor zover van toepassing niet basistaken en plustaken, laat uitvoeren, is een bijdrage voor deze taken verschuldigd aan de uitvoeringsdienst. Artikel 3: Vaststelling van het volume voor de uitvoering van basis-, en niet basis- en plustaken 1. Het volume voor de uitvoering van de genormeerde basis- en, voor zover van toepassing, voor niet basistaken wordt berekend aan de hand van vastgestelde kentallen en frequenties zoals opgenomen per product in de Producten- en Dienstencatalogus van het jaar t-1 en het inrichtingenbestand per 1 april van het jaar t Het volume voor de uitvoering van de genormeerde plustaken wordt berekend aan de hand van vastgestelde kentallen en frequenties zoals opgenomen per product in de Producten- en Dienstencatalogus van het jaar t-1 en indien van toepassing aan de hand van het inrichtingenbestand per 1 april van het jaar t Het volume voor de uitvoering van de niet-genormeerde basis- en, voor zover van toepassing, voor niet basistaken wordt geraamd op basis van afname van het jaar t Het volume voor de uitvoering van niet genormeerde plustaken wordt geraamd door de uitvoeringsdienst. Bij deze raming wordt uitgegaan van een continuering van afname van de niet genormeerde plustaken van de deelnemer of deelnemers van het jaar t-2, aangevuld met de niet genormeerde plustaken waarvan de deelnemer aangeeft dat zij deze willen afnemen bij de uitvoeringsdienst. 5. In afwijking van het in het eerste en tweede lid gestelde wordt voor het jaar 2017 en 2018 het volume van de genormeerde basis-, niet basis- en plustaken berekend aan de hand van vastgestelde kentallen en frequenties zoals opgenomen in het PxQ-rapport. 6. In afwijking van het in het derde en vierde lid gestelde wordt voor het jaar 2017 en 2018 het volume van de niet genormeerde basis-, niet basis- en plustaken berekend aan de hand van de in het PxQ-rapport opgenomen ramingen. Artikel 4: Tarief voor basis-, niet basistaken en plustaken 1. Het uurtarief is een optelsom van de salariskosten per uur, de overhead per uur en de generieke kosten per uur. 3

73 2. Het tarief voor de genormeerde basis-, niet basis- en plustaken wordt bepaald door het aantal genormeerde uren per product te vermenigvuldigen met het daarbij behorende uurtarief. 3. Het tarief voor niet genormeerde basis-, niet basis- en plustaken is gelijk aan het uurtarief van de voor taak ingezette medewerker. 4. De tarieven worden jaarlijks aangepast aan de algemene loon- en prijsontwikkeling. 5. In aanvulling op het vorige lid kunnen de tarieven ook buiten de algemene loon- en prijsontwikkeling worden aangepast. Artikel 5: Tarievenblad 1. De tarieven zoals opgenomen in artikel 4 worden vastgelegd in een tarievenblad. 2. Jaarlijks stelt het algemeen bestuur een tarievenblad voor het jaar t vast voorafgaand aan het jaar waar de tarieven betrekking op hebben. Artikel 6: Berekening bijdrage 1. De jaarlijkse bijdrage voor de genormeerde basis-, en voor zover van toepassing genormeerde niet basistaken bedraagt de som voor alle geraamde producten van de in artikel 4, lid 2 genoemde tarieven. Deze jaarlijkse bijdrage wordt tussentijds niet bijgesteld. 2. De jaarlijkse bijdrage voor de genormeerde plustaken bedraagt de som voor alle geraamde producten van de in artikel 4, lid 2 genoemde tarieven. Deze jaarlijkse bijdrage wordt tussentijds niet bijgesteld. 3. De jaarlijkse bijdrage voor niet genormeerde basis en niet basistaken wordt berekend aan de hand van het daadwerkelijk aantal te leveren uren vermenigvuldigd met het in artikel 4, derde lid, genoemde tarief. De jaarlijkse bijdrage hiervoor wordt afgerekend op basis van werkelijke uren inzet. 4. De jaarlijkse bijdrage voor niet genormeerde plustaken wordt berekend aan de hand van het daadwerkelijk aantal te leveren uren vermenigvuldigd met het in artikel 4, derde lid, genoemde tarief. De jaarlijkse bijdrage hiervoor wordt afgerekend op basis van werkelijke uren inzet. Artikel 7: Facturering en betaling 1. De betaling van de jaarlijkse bijdrage voor basistaken en, voor zover van toepassing, voor niet basistaken en plustaken vindt plaats in 12 maandelijkse termijnen met dien verstande dat de deelnemer iedere 15 e van de maand de eerstvolgende maand 1/12 deel van de 4

74 bijdrage betaalt voor af te nemen basistaken en, voor zover van toepassing, 1/12 deel van de bijdrage voor niet basistaken en plustaken. 2. In aanvulling op het bepaalde in het eerste lid, wordt na elk boekjaar op 15 maart de eindfactuur opgemaakt voor de uitgevoerde niet genormeerde basistaken en, voor zover van toepassing, voor niet basistaken en plustaken in het voorafgaande boekjaar. Artikel 8 Overschotten en tekorten Jaarrekening Overschotten en tekorten bij het opstellen van de jaarrekening worden voor zover ze niet worden toegevoegd respectievelijk onttrokken aan de algemene reserve met de deelnemers verrekend op basis van hun relatieve bijdragen in de uitvoeringsdienst. Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin sprake is van omstandigheden of wijzigingen waarin deze verordening niet voorziet besluit het dagelijks bestuur, na overleg met de betreffende deelnemer of deelnemers. Hoofdstuk 3: Slotbepalingen Artikel 10: Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Bijdrageverordening Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland Artikel 11: Bekendmaking en inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het blad gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland en werkt terug tot en met 1 januari Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van RUD Zeeland d.d. 20 maart De voorzitter De heer A.G. van der Maas De secretaris De heer ing. A. van Leeuwen MPA 5

75 Algemeen In artikel 44 van de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland is opgenomen dat het algemeen bestuur een bijdrageverordening vaststelt. In de bijdrageverordening dienen de uitgangspunten voor de toerekening van de kosten vastgelegd te worden. De uitgangspunten voor de toerekening van de kosten zijn vastgelegd in het rapport PxQ RUD Zeeland 2016, Verrekensystematiek Zeeuws Kwaliteitsniveau, Versie 23 augustus 2016 (verder: PxQ-rapport). In het PxQ-rapport zijn de taken vastgelegd die door de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland voor de deelnemers worden uitgevoerd, met het daarbij behorende kwaliteitsniveau. Dit kwaliteitsniveau wordt gevormd door het samenstel van (gemiddeld) aan een product te besteden uren, het opleidingsniveau en de minimaal benodigde ervaring van de perso(o)n(en) die aan het product werken en (met name bij de producten op het gebied van toezicht en handhaving) de frequentie waarmee deze producten dienen te worden uitgevoerd. In deze bijdrageverordening wordt vastgelegd welke bijdragen de deelnemers, voor het uitvoeren van de in het PxQ-rapport vastgelegde taken, verschuldigd zijn. In het algemeen bestuur van 31 oktober 2016 is het voorgenomen besluit genomen de PxQsystematiek, zoals weergegeven in het PxQ-rapport, in te voeren. Op 20 maart 2017 heeft het algemeen bestuur besloten de PxQ-systematiek, zoals weergegeven in het PxQ-rapport, in te voeren. In deze bijdrageverordening worden de uitgangspunten uit het PxQ-rapport formeel vastgelegd. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1: Begripsbepalingen De begripsbepalingen duiden de in de verordening gebruikte termen. Voor termen die reeds in artikel 1 Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeeland zijn gedefinieerd wordt hiernaar verwezen. In de Producten- en Diensten Catalogus (verder: PDC) zijn, net als in het PxQ-rapport, de taken vastgelegd die door RUD Zeeland voor de deelnemers worden uitgevoerd, met het daarbij behorende kwaliteitsniveau. In tegenstelling tot het PxQ-rapport is de PDC een dynamisch document. Dit houdt in dat, indien nodig, de PDC jaarlijks herzien zal worden. In het PxQ-rapport is aangegeven dat de PxQ-systematiek geëvalueerd zal worden. Deze evaluatie kan aanleiding geven tot het aanpassen van de voorwaarden waaronder één of 6

76 meerdere producten worden uitgevoerd. Hierbij kan met name gedacht worden aan de tijdsbesteding per product. In het PxQ-rapport is deze gebaseerd op ramingen, die samen met de deelnemers zijn opgesteld, en door de deelnemers gedragen worden. Het is de bedoeling onder andere deze ramingen te vervangen door ervaringscijfers. De generieke en overhead kosten betreffen feitelijk alle kosten die niet direct gemaakt worden voor de uitvoering van de primaire taken. Deze primaire taken zijn het uitvoeren van de basis-, niet basis- en plustaken. Voor het effectief en efficiënt uitvoeren van het primaire proces zijn deze echter benodigd. Artikel 2: Grondslag voor bijdragen en vergoedingen Dit artikel geeft invulling aan artikel 46 van de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland, dat bepaalt dat de deelnemers er zorg voor dragen dat RUD Zeeland te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te voldoen. De uitwerking vindt plaats in de daarop volgende artikelen. Artikel 3: Vaststelling van het volume voor de uitvoering van basistaken, niet basistaken en plustaken In dit artikel wordt vastgelegd hoe het volume van de basistaken en niet basistaken wordt vastgesteld. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen genormeerde en niet genormeerde basis- en niet basistaken. Het volume van de genormeerde basis- en niet basistaken wordt berekend door de kentallen (zijnde de gemiddelde tijdsbesteding per product) te vermenigvuldigen met de frequentie waarin deze producten geraamd worden. In de jaren 2017 en 2018 worden hiervoor de kentallen en frequenties gehanteerd die in het PxQrapport zijn opgenomen. In de daaropvolgende jaren worden hiervoor de kentallen en frequenties gehanteerd die in de PDC van het jaar daarvoor zijn opgenomen. De frequenties zijn in het PxQ-rapport en in de PDC weergegeven als percentages van het inrichtingenbestand van het jaar daarvoor. Het volume van de niet genormeerde basis- en niet basistaken kan niet exact berekend worden. Daarom wordt er van uitgegaan dat dit initieel volume gelijk blijft aan de voorgaande jaren, tenzij door de betreffende deelnemer(s) is aangegeven dat dit gewijzigd dient te worden. Het volume van de plustaken kan niet exact berekend worden. Daarom wordt er van uitgegaan dat dit initieel volume gelijk blijft aan de voorgaande jaren, tenzij door de betreffende deelnemer(s) is aangegeven dat dit gewijzigd dient te worden. 7

77 Artikel 4: Tarief voor basis-, niet basis en plustaken Hier wordt aangegeven hoe het uurtarief tot stand komt. Voor de genormeerde basis-, niet basis- en plustaken wordt aangegeven dat het tarief per product tot stand komt door de gemiddelde tijdsbesteding per product te vermenigvuldigen met het uurtarief. Het tarief voor de niet genormeerde basis-, niet basis- en plustaken komt overeen met het uurtarief van de voor de taak in te zetten medewerker. Artikel 5: Tarievenblad Deze tarieven worden jaarlijks vastgelegd in een tarievenblad. Dit tarievenblad wordt jaarlijks aangepast aan de algemene loonontwikkeling en prijsontwikkeling. De mogelijkheid wordt geboden zo nodig de tarieven aan te passen buiten de algemene loonontwikkeling en prijsontwikkeling. Artikel 6: Berekening bijdrage Dit artikel bepaalt hoe de bijdrage voor de genormeerde basis-, niet basis- en plustaken per deelnemer bepaald wordt. Deze bijdrage per deelnemer is onafhankelijk van de hoeveelheid producten die gedurende dat jaar daadwerkelijk geleverd worden. Dit artikel bepaalt hoe de bijdrage voor de niet genormeerde basis-, niet basis- en plustaken per deelnemer bepaald wordt. Deze bijdrage wordt jaarlijks verrekend op basis van de gedurende dit jaar daadwerkelijk ingezette uren. Artikel 7: Facturering en betaling In dit artikel wordt bepaald dat de jaarlijkse bijdrage betaald dient te worden in maandelijkse termijnen. Voor 15 maart van het daaropvolgende jaar wordt de eindfactuur opgemaakt. Naast de in deze bijdrageverordening genoemde bijdragen ma(a)k(t)(en) een (aantal) deelnemer(s) jaarlijks materieel budget over aan de RUD. Deze materiële budgetten worden niet meegenomen in de in dit artikel bedoelde eindfactuur. Artikel 8: Overschotten en tekorten Jaarrekening In artikel 46 van de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland is opgenomen dat de deelnemers er zorg voor dragen dat RUD Zeeland te allen tijde over voldoende middelen beschikt. In dit artikel wordt een verdeelsleutel vastgelegd waarmee eventuele overschotten en tekorten met de deelnemers verrekend kunnen worden. 8

78 Artikel 11: Bekendmaking en inwerkingtreding De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd en treedt daarna in werking. De facto is deze verordening voor het eerst van toepassing voor het begrotingsjaar

79 PxQ RUD ZEELAND 2016 Verrekensystematiek Zeeuws Kwaliteitsniveau Versie 23 augustus 2016 Datum: 23 augustus 2016 Versie: 1.1 Auteurs: Werkgroep PxQ

80 Dit product is tot stand gekomen door intensieve samenwerking van alle eigenaren van RUD Zeeland: Foto voorzijde: DNA Beeldbank Zeeland 2

81 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Lijst met afkortingen... 6 Samenvatting Doelstelling en opdracht Gehanteerde werkwijze Kwaliteitscriteria PDC aanpassing producten Scenario's Resultaten Risico s Implementatie Evaluatie Inleiding Opdracht, uitgangspunten en werkwijze Opdracht en uitgangspunten Werkwijze Inzicht in scenario's Zeeuws kwaliteitsniveau Vergunningverlening Beschrijving van scenario s Consequenties PDC Toezicht en Handhaving Beschrijving van scenario s Consequenties PDC RIE (IPPC) bedrijven Plustaken en BRZO Beschrijving van scenario s Consequenties PDC Verrekensystematiek Van afname tot deelnemersbijdrage Inrichtingenbestand en PDC Productieve uren Overheadkosten Generieke kosten Verschillen deelnemersbijdrage en realisatie Financiële gevolgen Risicoparagraaf Implementatie van de PxQ systematiek Evaluatie PxQ Bijlagen

82 10.1 Bijlage I: Tabellen met product, kental, frequentie, functieniveau Bijlage II: Product subwerkgroep vergunningverlening Inleiding Beschrijving van de vergunningsproducten Scenario s Categorie-indeling van bedrijven Aanvraag omgevingsvergunning activiteit milieu (RE01) Melding (RE02) Maatwerkvoorschrift (RE03) Gelijkwaardigheidsbesluit (RE04) Besluit verplichting activiteitenbesluit (RE05) Goedkeuringsbesluit activiteiten omgevingsvergunning (RE06) Beoordeling reguleringssituatie (RE07) Behandeling kennisgeving tijdelijke activiteiten (RE08) Behandeling melding indirecte lozing op het riool (RE09) Behandeling melding Besluit Bodemkwaliteit (RE14) Ontheffing ontdoen van afvalstoffen (RE16) Behandeling melding lozing buiten inrichting op de bodem (RE17) Beschikking hogere waarde geluidsbelasting (RE20) Ontheffing geluidsbelasting (RE21) Juridische producten (JU01 t/m JU03) Advies milieuaspecten (AD01) Zonering Industrielawaai (SP04) Kentallen Inleiding Vergelijkingscijfers Producten waarvoor geen kentallen zijn opgenomen Overzicht kentallen Kwaliteit bemensing per product Frequentie Bijlage III: Product subwerkgroep toezicht en handhaving Voorstel gebruik DCMR risico indeling en de werking daarvan Gevolgen gebruik van DCMR indeling versus de huidige indeling Koppeling PDC en kwaliteitscriteria Producten toezicht en handhaving met kwaliteitscriteria, uren en functies Berekening aantallen TH voor PxQ Aangenomen voorstel Kwaliteitscriteria voor Eenvoudige geluidsmeting Wijzigingsvoorstellen PDC Werkdocument productbeschrijvingen controle inrichting TH Bijlage IV: Product subwerkgroep Plustaken en BRZO Plustaken Waterschap Scheldestromen Uitgebreide tabellen Plustaken en BRZO

83 10.8 Bijlage V: Berekening direct productieve uren Bijlage VI Bijlage VII RRGS Bijlage VIII Knoppen/stuurmogelijkheden Bijlage IX: Notitie subwerkgroep handhaving opleveringscontroles

84 Lijst met afkortingen AB Algemeen Bestuur BRZO Besluit Risico s Zware Ongevallen (van toepassing op bedrijven waar grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen aanwezig zijn) BRZO RUD omgevingsdienst voor BRZO-bedrijven. RUD Zeeland vormt hier een onderdeel van. COZZVV Coördinatie Overleg Zuid-Holland Zeeland Vergunning Verlening COZZTH Coördinatie Overleg Zuid-Holland Zeeland Toezicht en Handhaving DB Dagelijks Bestuur DCMR Milieudienst provincie Zuid-Holland DVO DienstVerleningsOvereenkomst IPPC Integrated Pollution Prevention and Control PDC Producten- en DienstenCatalogus QRA Quantitative Risk Assessment (rapport waarin risico s voor externe veiligheid inzichtelijk worden gemaakt) RIE Richtlijn Industriële Emissies (geeft aan wanneer er sprake is van een IPPC-installatie) RRGS Register Risicosituaties Gevaarlijke Stoffen RUD (Zeeland) Regionale UitvoeringsDienst VTH Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving WOB(-verzoek) Wet openbaarheid van bestuur 6

85 Samenvatting 1.1 Doelstelling en opdracht RUD Zeeland is per 1 januari 2014 gestart met een lumpsum financiering. Deze financiering is gebaseerd op het kwaliteitsniveau en de manier van werken van iedere individuele deelnemer. De deelnemers willen niet langer een vaste bijdrage overmaken, maar alleen betalen voor daadwerkelijk geleverde producten en diensten. Daarnaast bestaat de wens, die is opgenomen in het vastgestelde Bedrijfsplan RUD Zeeland, voor alle deelnemers één kwaliteitsniveau en één werkwijze te hanteren. Een uniform kwaliteitsniveau en een uniforme werkwijze zorgen ervoor dat RUD Zeeland haar taken efficiënter uit kan voeren. Dit zal leiden tot financiering via de zogeheten PxQ-systematiek. Om de laatstgenoemde systematiek uit te werken is het project PxQ opgestart. Om de doelstelling van het project PxQ te kunnen realiseren is op 11 december 2014 het implementatieplan PxQ vastgesteld door het AB. Dit implementatieplan is vertaald naar een concreet werkplan: Opzet PxQ. Het document is door de stuurgroep vastgesteld. De hierin opgenomen opdracht is als volgt vertaald: - Maak een beschrijving van producten en diensten van RUD Zeeland (PDC), vastgesteld door het AB op 22 september 2014; - Maak een heldere duiding van 'kwaliteit'; - Maak een verrekensystematiek/verrekenmodel. De gehanteerde uitgangspunten bij de systematiek en aanpak zijn: 1. Gezien de beperkte tijd is de aanpak eenvoudig gehouden en gekozen voor 'kortere klappen': 2. De systematiek moet eenvoudig en transparant zijn; 3. De systematiek en de kentallen moeten kunnen rekenen op draagvlak van de eigenaren; 4. Er wordt zoveel mogelijk gebruikt gemaakt van bestaande kennis en best practices; 5. Het kwaliteitsniveau is gebaseerd op een gecategoriseerd risicoprofiel en wettelijke vereisten; 6. Er wordt eerst in ieder geval een minimaal kwaliteitsniveau (dat voldoet aan wettelijke eisen) in beeld gebracht en nog twee andere scenario's; 7. Uitgangspunt betreft een minimum basisniveau. Individuele deelnemers krijgen de mogelijkheid om per jaar extra (frequentie) af te nemen; 8. Er wordt geen rekening gehouden met de (vaststelling van de) modelverordening kwaliteit VTH; 9. Het rekenmodel van RUD Zeeland is uitgangspunt. Deze aanpak en systematiek heeft geleid tot onderhavig document. 1.2 Gehanteerde werkwijze Om de opdracht goed uit te kunnen voeren zijn er binnen de werkgroep PxQ vijf subwerkgroepen geformeerd: - Kwaliteit vergunningverlening; - Kwaliteit toezicht en handhaving; - Plustaken en BRZO; - Kentallen; - Verrekensystematiek. Het resultaat van de werkgroep en de subwerkgroepen, inclusief advisering is neergelegd in dit document. Binnen de werkgroepen is overeenstemming over dit einddocument, waarbij alleen is gekeken naar de gewenste kwaliteit, zoals vooraf is afgesproken en niet naar de daaraan verbonden 7

86 kosten. In de subwerkgroepen bestaat dus draagvlak voor de in dit rapport opgenomen kentallen en frequenties. De in dit rapport opgenomen (lees: geraamde) frequenties zijn weergegeven als percentages van het inrichtingenbestand. Derhalve is het van belang dat het inrichtingenbestand actueel en correct is. In samenwerking met de deelnemers is het inrichtingenbestand zo actueel en correct mogelijk gemaakt. Dit wordt nader toegelicht op bladzijde 19 en verder. De stuurgroep legt het verkregen document voor aan het DB, welke vervolgens het document voorlegt aan het AB ter goedkeuring. 1.3 Kwaliteitscriteria Bij alle onderwerpen worden de Kwaliteitscriteria 2.1 volledig gevolgd wat betreft opleidingsniveau, werkniveau, aanvullende kennis en de frequentie. Binnen de stuurgroep en de werkgroepen is instemming over de wijze waarop er met de kwaliteitscriteria is omgegaan. Hoofdstuk 4 van de kwaliteitscriteria, de procescriteria, zijn in PxQ vanwege tijdsgebrek niet meegenomen. Dat zal in een later stadium gebeuren bij het vaststellen van de modelverordening kwaliteit VTH door de eigenaren van RUD Zeeland en maakt geen onderdeel uit van dit PxQ project. 1.4 PDC aanpassing producten Daar waar nodig zijn gewenste aanpassingen van de omschrijvingen van de producten en diensten in de PDC weergegeven. Het betreft over het algemeen relatief kleine aanpassingen. Deze aanpassingen dienen nog wel in de PDC verwerkt te worden. Daarnaast zijn onderstaande zaken gewijzigd: - het product RE07 beoordeling reguleringssituatie is geschrapt; - het product TH01.10 zelfcontrole is toegevoegd; - voortgangsgesprek BRZO bedrijf is toegevoegd; - coördinatie BRZO is toegevoegd; - coördinatie BRZO intern is toegevoegd; - impuls BRZO is toegevoegd; - controle zwembaden is toegevoegd; - invoeren gegevens uit QRA's is toegevoegd; - programmamanagement Impuls Omgeving is toegevoegd; - nazorg stortplaatsen is toegevoegd. 1.5 Scenario's Voor Vergunningverlening is 1 scenario uitgewerkt. Dit omdat vergunningen op juridisch correcte wijze moeten worden afgehandeld en aanvragen aan vast omlijnde kaders getoetst moeten worden. Dit is tevens het wettelijke minimum. De drie uitzonderingen hierop zijn: - het voeren van vooroverleg bij de behandeling van vergunningaanvragen; - het geven van begeleiding bij de afhandeling van meldingen Activiteitenbesluit. Het gaat om het geven van begeleiding bij het invullen van het digitale meldingsformulier; - het afhandelen van meldingen Activiteitenbesluit binnen 7 werkdagen. Voor Toezicht en Handhaving is ervoor gekozen om de systematiek van de DCMR verder uit te werken in een volledig scenario. Gelet op de beschikbare tijd was het niet mogelijk om meer scenario's uit te werken. Mogelijke andere scenario's die uitgewerkt zouden kunnen worden zijn: - Het gebruik van het gemiddelde van de huidige door de gemeenten gehanteerde niveaus. - Een aanpassing/ variant van de gehanteerde controlefrequenties in de DCMR-systematiek. De voorkeur gaat uit naar het uitgewerkte scenario. 8

87 Voor de plustaken is geen gebruik gemaakt van scenario's. Uitgangspunt zijn de werkzaamheden zoals deze door de provincie zijn ingebracht in RUD Zeeland. Daarnaast is een inschatting gemaakt van de plustaken die worden afgenomen door de gemeenten. Deze inschatting is gebaseerd op de daadwerkelijke afname van plustaken door gemeenten, aangevuld met een voorstel voor een kental door RUD Zeeland. Ook voor de BRZO taken is geen sprake van verschillende scenario s. Als ondergrens zijn de kwaliteitscriteria 2.1 gehanteerd. Daar bovenop is uitgegaan van de volgende extra s: - jaarlijks minimaal één voortgangsgesprek bij elk BRZO bedrijf (in de helft van de gevallen met een juridisch medewerker); - voor elke vergunning vooroverleg; - actualisatietoets iedere 10 jaar; - periodiek toetsen veiligheidsrapportages; - deelnemen aan de clusteroverleggen binnen de BRZO RUD; - deelnemen aan het managementoverleg binnen de BRZO RUD; - deelnemen aan de werkgroepen van het managementoverleg binnen de BRZO RUD (momenteel: COZZ VV, COZZ TH, juridisch en communicatie); - maandelijks ambtelijk overleg ter voorbereiding van bestuurlijk overleg; - deelnemen aan de landelijke overleggen; - maandelijks overleggen met de portefeuillehouders over de stand van zaken. 1.6 Resultaten De resultaten zijn verwerkt in één tabel per onderwerp. Daarin staat steeds weergegeven: - het productnummer uit de PDC met de bijbehorende productnaam; - het aantal uren dat benodigd is voor het leveren van het betreffende product; - de (jaarlijkse) frequentie van leveren van het betreffende product; - het benodigde kwaliteits- en opleidingsniveau van degene(n) die het betreffende product leveren. Daarnaast wordt voor een aantal producten voorgesteld af te rekenen op basis van een strippenkaart. Dit omdat uren en frequentie voor deze producten vooraf lastig in te schatten zijn. Een deel van de producten binnen de strippenkaarten zijn basistaken en worden verplicht bij de RUD afgenomen. Deze producten zijn genoemd in de tabel toezicht en handhaving. Voorbeelden hiervan zijn, behandeling bezwaar en beroep, behandeling hoger beroep, voorlopige voorziening, WOB verzoeken. Hiervoor is, behalve voor de provincie, geen inschatting gemaakt. Het aantal benodigde uren zal ook erg afhankelijk zijn van wat er binnen het grondgebied en het bevoegd gezag van de gemeente afspeelt. Heeft men te maken met een aantal conflictsituaties dan zal het aantal benodigde uren significant hoger zijn dan wanneer dit niet het geval is. Aan elke individuele deelnemer is de keuze hoe deze uren worden afgenomen. Dat kan door vooruit een aantal uren op de strippenkaart af te nemen of door een rekening nadien. Omdat het om een basistaak gaat, is afname verplicht. Een ander deel van de strippenkaart zijn de door ieder partij vrijwillig af te nemen plustaken. In bijlage 10.9 is voor deze taken per gemeente een inschatting gemaakt. Voor de bedrijfsvoering van de RUD is het van belang dat vooraf bekend is welke taken de deelnemers willen afnemen. In deze tabel is hiervoor op basis van de nu beschikbare informatie uit de DVO en RRGS een inschatting gemaakt. Vermenigvuldiging van het aantal producten dat per deelnemer wordt afgenomen met het daarvoor benodigde aantal uren èn met het daarbij behorende uurtarief levert de jaarlijkse kosten per deelnemer (exclusief overhead) op. Met toepassing van het RUD rekenmodel zijn vervolgens de producten en diensten uit de PDC van een 'prijskaartje' voorzien. Hierbij zijn uiteraard niet alle uren van alle medewerkers direct toe te rekenen aan producten uit de PDC. Daarom zijn ook de overheadkosten en de generieke kosten verrekend. 9

88 De doorrekening heeft geleid tot onderstaande resultaten: Voor het uitvoeren van de in het PxQ-traject geïnventariseerde producten geeft dit een totale geraamde begroting voor RUD Zeeland. Deze is onderstaand per deelnemer weergegeven. Bijdragen Deelnemers Deelnemers Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Waterschap Zeeland TOTAAL Risico s Hieronder staan een aantal zaken welke benoemd zijn als risico's. Dit zijn (nog) niet behandelde zaken, aanbevelingen en financiële risico's. - De opdracht was om meerdere scenario's uit te werken. Gezien het korte tijdpad is er 1 scenario uitgewerkt. - Niet alle in de PDC genoemde producten zijn uitgewerkt, dit geldt met name voor de plustaken en adviezen. Voor deze laatste is wel een inschatting van de benodigde capaciteit gemaakt; - Niet voor alle producten is eenduidig bepaald of daarnaast (ook) materieel budget benodigd is, geadviseerd wordt dit nader uit te werken ; - Vraagpunt is of het geraamde aantal van 1390 direct aan een product te koppelen productieve uren per medewerker realistisch is. Advies is om dit in een latere evaluatie mee te nemen; - Mogelijke frictiekosten als gevolg van een eventueel verschil tussen de gewenste en de huidige personele bezetting van RUD Zeeland zijn (nog) niet in beeld gebracht; - Er dient nog een waarderingsproces doorlopen te worden om de definitieve benodigde functieschaal per product te bepalen; 10

89 - De gehanteerde schaalniveaus in de berekening laten buiten beschouwing dat aan deze producten ook door (duurdere) medewerkers gewerkt wordt; - Uit de kwaliteitscriteria 2.1 zijn de procescriteria niet meegenomen; - In dit rapport is geen rekening gehouden met toekomstige wetswijzigingen, zoals bijvoorbeeld de nieuwe Natuurbeschermingswet. Deze kunnen/zullen invloed hebben op de berekende kosten: - Hoewel dit rapport met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is voorbereid, kan niet geheel worden uitgesloten dat de geraamde kentallen/frequenties in de praktijk toch anders uit zullen vallen. De kentallen gaan uit van een taakvolwassen, goed draaiende RUD Zeeland. - Aangezien de RUD Zeeland nog in een opbouwfase zit is hiervan nog geen sprake. Uitgaan van dit rapport maakt de RUD Zeeland dan ook kwetsbaar en monitoring en waar nodig bijstellen van kentallen is essentieel om de doorontwikkeling te kunnen borgen. - De financiële uitkomsten van het rapport zijn gebaseerd op het huidige inrichtingen bestand. Het inrichtingenbestand is een constant wisselend bestand. De financiële gevolgen per deelnemer zullen jaarlijks op basis van deze fluctuaties verschillen. - Deze zijn verder uitgewerkt in hoofdstuk 7, Risicoparagraaf. 1.8 Implementatie Hoofdstuk 8 Implementatie geeft aan hoe de PxQ systematiek geïmplementeerd wordt, met name bij RUD Zeeland. Hierbij wordt ingegaan op de volgende onderdelen: implementatie bij RUD Zeeland, implementatietraject bij de deelnemers, de benodigde beslisstructuur en de hiervoor benodigde middelen. 1.9 Evaluatie Hoofstuk 9 Evaluatie beschrijft de wijze waarop de PxQ systematiek wordt geëvalueerd en zo nodig wordt aangepast. 11

90 2. Inleiding RUD Zeeland is per 1 januari 2014 gestart met een lumpsum financiering. Deze lumpsum financiering is als volgt tot stand gekomen. In het Bedrijfsplan RUD Zeeland is afgesproken dat alle partijen bij de start van de RUD Zeeland schoon door de poort zouden gaan. Dat betekent dat elke deelnemer op het moment van overgang voldeed aan de eigen gestelde kwaliteitseisen. De bijbehorende formatie en het daarbij behorende structurele budget zou ingebracht worden door de deelnemers. In het Bedrijfsplan RUD Zeeland is ook aangegeven welke formatie benodigd zou zijn indien de ingebrachte taken niet op het eigen kwaliteitsniveau van de deelnemer zouden worden ingebracht, maar wanneer uitgegaan zou worden van de DCMR MAP systematiek voor de ingebrachte taken. Daaruit bleek dat toepassing van de DCMR systematiek zou leiden tot een (aanzienlijk) grotere benodigde formatie. Door DCMR is getoetst of de deelnemers voldeden aan schoon door de poort. Naar aanleiding daarvan is aan het DB van de RUD Zeeland (in oprichting) een notitie voorgelegd, waarin 3 opties zijn uitgewerkt omtrent de wijze waarop met de resultaten van schoon door de poort kon worden omgegaan. Dat heeft uiteindelijk geleid tot samen door de poort. De huidige lumpsum financiering is gebaseerd op samen door de poort. Deze lumpsum-financieringsmethodiek is tijdelijk en gebaseerd op het kwaliteitsniveau en de manier van werken van iedere individuele deelnemer. Deze financieringsmethodiek is voor de lange termijn ongewenst. De deelnemers willen niet langer een vaste bijdrage overmaken, maar alleen voor daadwerkelijk geleverde producten en diensten betalen. Doordat de deelnemers vaak uiteenlopende werkwijzen hebben en ook een verschillend kwaliteitsniveau hebben ingebracht bij RUD Zeeland, moeten er afspraken worden gemaakt over een uniforme werkwijze en een uniform kwaliteitsniveau. Dit is afgesproken bij de oprichting van RUD Zeeland en opgenomen in het vastgestelde Bedrijfsplan RUD Zeeland. Doordat de deelnemers middels de verrekensystematiek PxQ alleen gaan betalen voor daadwerkelijk afgenomen producten en diensten, wordt de bijdrage per deelnemer rechtvaardiger. Daarnaast wordt er één kwaliteitsniveau en werkwijze voor alle taken van de deelnemers bepaald. Eenzelfde kwaliteit en werkwijze zorgt er voor dat RUD Zeeland haar taken efficiënter en effectiever kan uitvoeren. Dit document geeft weer hoe het uniforme kwaliteitsniveau en de werkwijzen er uit gaan zien, wat de financiële gevolgen daar van zijn per deelnemer en op welke manier de kosten zullen worden verrekend. Het document is tot stand gekomen door intense samenwerking tussen de eigenaren van RUD Zeeland en RUD Zeeland in zowel de stuurgroep, werkgroep als de subwerkgroepen. RUD Zeeland heeft hierbij ondersteuning geleverd. Het resultaat van deze samenwerking leidt er toe dat de begroting kan worden gebaseerd op de PxQ systematiek. Hoewel dit rapport met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is voorbereid, kan niet geheel worden uitgesloten dat de geraamde kentallen/frequenties in de praktijk toch anders uit zullen vallen. De kentallen gaan namelijk uit van een taakvolwassen, goed draaiende RUD Zeeland. Aangezien de RUD Zeeland nog in een opbouwfase zit, is hiervan nog geen sprake. Uitgaan van dit rapport maakt de RUD Zeeland dan ook kwetsbaar en monitoring is essentieel om de doorontwikkeling te kunnen borgen. 12

91 13

92 3. Opdracht, uitgangspunten en werkwijze 3.1 Opdracht en uitgangspunten Om de doelstelling van het Project PxQ te kunnen realiseren is het implementatieplan PxQ vastgesteld door het AB van RUD Zeeland. Dit is gebeurd op 11 december Op 2 maart 2015 is het project PxQ van start gegaan met de kick-off bijeenkomst. Op 19 maart is de werkgroep PxQ voor het eerst bij elkaar gekomen. De werkgroep heeft het implementatieplan PxQ vertaald naar een concreet werkplan 'Opzet PxQ'. In dit document is de opdracht geformuleerd, zijn de uitgangspunten bepaald en is in beeld gebracht welke vragen er leven om tot een goed PxQ systeem te komen. Het document 'Opzet PxQ is door de stuurgroep vastgesteld. De opdracht is als volgt vertaald: - Maak een beschrijving van producten en diensten van RUD Zeeland (PDC), vastgesteld door het AB op 22 september 2014; - Maak een heldere duiding van 'kwaliteit'; - Maak een verrekensystematiek/ verrekenmodel De uitgangspunten bij de systematiek en aanpak zijn als volgt: 1. Gezien de beperkte tijd is de aanpak eenvoudig gehouden en gekozen voor kortere klappen. 2. De systematiek moet eenvoudig en transparant zijn. 3. De systematiek en de kentallen moet kunnen rekenen op draagvlak van de eigenaren. 4. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande kennis en best practices. 5. Het kwaliteitsniveau is gebaseerd op een gecategoriseerd risicoprofiel en wettelijke vereisten. 6. Er wordt eerst in ieder geval een minimaal kwaliteitsniveau (dat voldoet aan wettelijke eisen) in beeld gebracht en nog twee andere scenario's, conform de wens van de stuurgroep. 7. Uitgangspunt betreft een minimum basisniveau. Individuele deelnemers krijgen de mogelijkheid om per jaar extra (frequentie) af te nemen. 8. Er wordt geen rekening gehouden met de (vaststelling van de) modelverordening kwaliteit VTH. 9. Het rekenmodel van RUD Zeeland is uitgangspunt. 3.2 Werkwijze Om de opdracht goed te kunnen uitvoeren is er een stuurgroep en een werkgroep opgericht. De stuurgroep staat boven de werkgroep en bestaat uit de volgende leden: een gemeente secretaris, een afdelingshoofd financiën van gemeenten, afdelingshoofd van de provincie, de voorzitter van het DB van RUD Zeeland en de directeur van RUD Zeeland. De voorzitter van de werkgroep zal bij het overleg van de stuurgroep aanwezig zijn, hij is de linking-pin tussen de werkgroep en de stuurgroep. De taak van de stuurgroep is om bij geschilpunten in de werkgroep, de knoop door te hakken over het betreffende onderwerp. De werkgroep bestaat uit een onafhankelijk (technisch) voorzitter, de afdelingshoofden en accounthouders van gemeenten, provincie, waterschap en RUD Zeeland. Voor de gemeenten geldt dat er twee deelnemers per regio deelnemen. De provincie en het waterschap zijn met één persoon vertegenwoordigd. 14

93 De organisatie ziet er schematisch als volgt uit (figuur 1): Figuur 1: Schematische weergave organisatie project PxQ Om de geformuleerde vragen uit het document 'Opzet PxQ' goed te kunnen beantwoorden zijn de vragen verdeeld naar onderwerp of specialisatie. Voor elk onderwerp is een subwerkgroep opgericht. De subwerkgroepen worden bemensd door specialisten van het betreffende vakgebied, van zowel de eigenaren als RUD Zeeland. Om een goede afstemming tussen de subwerkgroepen te verzekeren, worden de subwerkgroepen voorgezeten door een lid van de werkgroep. Dit heeft geresulteerd in de oprichting van een vijftal subwerkgroepen. De volgende subwerkgroepen zijn opgericht met de volgende opdracht: 1. Kwaliteit Vergunningverlening De subwerkgroep kwaliteit vergunningverlening zal aan alle producten, met uitzondering van de plustaken en BRZO taken, die een relatie hebben met vergunningverlening een kwaliteitsniveau toekennen. 2. Kwaliteit Toezicht en Handhaving De subwerkgroep kwaliteit Toezicht en Handhaving zal voor alle producten, met uitzondering van de plustaken en BRZO taken, die een relatie hebben met toezicht en handhaving een kwaliteitsniveau toekennen. 3. Plustaken en BRZO De subwerkgroep Plustaken en BRZO inventariseert de plustaken van de provincie en de BRZO taken. Aan deze taken wordt tevens een kwaliteitsniveau gekoppeld. 4. Kentallen De subwerkgroep kentallen inventariseert en verzamelt ervaringscijfers of kentallen van andere omgevingsdiensten, de deelnemende gemeenten en gegevens die al bij RUD Zeeland bekend zijn voor alle producten. Met andere woorden: hoeveel tijd is er met een bepaald product gemoeid. Door een goede vergelijking te maken met andere ervaringscijfers, worden betrouwbaardere kengetallen verkregen die op een breder draagvlak kunnen rekenen. De kentallen worden vervolgens gebruikt in de subwerkgroepen Kwaliteit vergunningverlening en Kwaliteit toezicht en Handhaving. 15

94 5. Verrekensystematiek De subwerkgroep verrekensystematiek houdt zich bezig met de methode van verrekenen van de kosten aan de deelnemers. Op welke manier kan het beste worden omgegaan met generieke producten, op welke manier het verrekenen van kosten plaatsvindt, bijvoorbeeld wanneer er verschil is in het aantal geraamde en het daadwerkelijk aantal afgenomen producten. Daarnaast moet er gekeken worden naar het aantal productieve uren van RUD medewerkers en ziekteverzuim. De bevindingen van de verschillende subwerkgroepen zijn samengebracht in dit document. De gegevens zijn vervolgens in een rekenmodel gezet. De subwerkgroepen hebben dus geen kijk (gehad) op het financiële (eind)plaatje. Zodra die uitkomsten beschikbaar zijn, worden deze toegevoegd aan dit document. Het einddocument wordt vervolgens aan de stuurgroep voorgelegd, waarna het ter vaststelling aan het DB en AB wordt aangeboden. Schematisch ziet dat er als volgt uit (figuur 2): Subwerkgroep Kentallen Subwerkgroep Kwaliteit vergunningverlening Subwerkgroep Kwaliteit toezicht en handhaving Subwerkgroep Plustaken en BRZO Subwerkgroep Verrekensystematiek Eindproduct Uitkomsten rekenmodel Stuurgroep DB AB Figuur 2: Schematische weergave werking subwerkgroepen, werkgroep en stuurgroep. 16

95 17

96 4. Inzicht in scenario's Zeeuws kwaliteitsniveau Het Zeeuws kwaliteitsniveau is verdeeld in Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving en Plustaken en BRZO. De bevindingen van de subwerkgroepen kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving en BRZO en plustaken zijn integraal weergegeven in de bijlagen I tot en met IV. Bij alle drie de onderwerpen worden de Kwaliteitscriteria 2.1 volledig gevolgd wat betreft onderdeel B (opleidingsniveau, werkniveau, aanvullende kennis en de frequentie). Alleen bij het onderdeel Toezicht en Handhaving is op een enkel onderdeel afgeweken. Zie hiervoor de paragraaf Toezicht en Handhaving. Het procesaspect van de Kwaliteitscriteria 2.1, hoofdstuk 4 is niet meegenomen in de uitwerking. Dit is verder uitgewerkt in de risicoparagraaf en zal moeten worden meegenomen bij het vaststellen van de modelverordening kwaliteit VTH met alle partners van RUD Zeeland. Onderstaand worden de resultaten van de subwerkgroepen kort weergegeven. Deze resultaten zijn verwerkt in één tabel per onderwerp. Daarin staat steeds weergegeven: - het productnummer uit de PDC met de bijbehorende productnaam; - het aantal uren dat benodigd is voor het leveren van het betreffende product; - de (jaarlijkse) frequentie van leveren van het betreffende product; - het benodigde kwaliteits- en opleidingsniveau van degene(n) die het betreffende product leveren. De tabellen zijn opgenomen in bijlage I: Tabellen met product, kental, frequentie, functieniveau. Daarnaast wordt voor een aantal producten voorgesteld af te rekenen op basis van een strippenkaart. Dit omdat uren en frequentie voor deze producten vooraf lastig in te schatten zijn. Een deel van de producten binnen de strippenkaarten zijn basistaken en worden verplicht bij de RUD afgenomen. Voorbeelden hiervan zijn, behandeling bezwaar en beroep, behandeling hoger beroep, voorlopige voorziening, WOB verzoeken. Hiervoor is, behalve voor de provincie, geen inschatting gemaakt. Het aantal benodigde uren zal ook erg afhankelijk zijn van wat er binnen het grondgebied en het bevoegd gezag van de gemeente afspeelt. Heeft men te maken met een aantal conflictsituaties dan zal het aantal benodigde uren significant hoger zijn dan wanneer dit niet het geval is. Aan elke individuele deelnemer is de keuze hoe deze uren worden afgenomen. Dat kan door vooruit een aantal uren op de strippenkaart af te nemen of door een rekening nadien. Omdat het om een basistaak gaat, is afname verplicht. Een ander deel van de strippenkaart zijn de door ieder partij vrijwillig af te nemen plustaken. In bijlage 10.9 is voor deze taken per gemeente een inschatting gemaakt. Voor de bedrijfsvoering van de RUD is het van belang dat vooraf bekend is welke taken de deelnemers willen afnemen. In deze tabel is hiervoor op basis van de nu beschikbare informatie uit de DVO en RRGS een inschatting gemaakt. Omdat de frequentie gehanteerd wordt om e.e.a. door te rekenen is het belangrijk dat uitgegaan wordt van een actueel en correct inrichtingenbestand. De combinatie van een door de deelnemers gedragen frequentie en een actueel en correct inrichtingenbestand levert een be[trouwbare inschatting van de hoeveelheden te leveren producten. In de volgende alinea is aangegeven hoe het inrichtingen bestand geactualiseerd is. In opdracht van de werkgroep PxQ is een analyse gedaan naar enkele onvolkomenheden in het inrichtingenbestand. Deze onvolkomenheden richten zich op de klasse-indeling (I, II of III), het wettelijk kader (type inrichting) en de aanduiding van de vergunningplichtige inrichtingen. RUD Zeeland heeft daarvoor een analyse gedaan van het inrichtingenbestand en waar onvolkomenheden op locatiedossierniveau zijn geconstateerd, daarvoor een voorstel gedaan aan de betreffende deelnemer 18

97 om de onvolkomenheid op te heffen. De door de deelnemer goedgekeurde voorstellen zijn gebundeld in een Excel bestand waarna registratie in SquitXO door RUD Zeeland moet plaatsvinden. Dit levert een actueel en correct inrichtingenbestand op. Op dit moment wordt de klasse-indeling en de risicocategorie niet geregistreerd in SquitXO en wordt onderzocht of dit alsnog kan plaatsvinden. Daarnaast dient structureel aandacht te bestaan binnen de werkprocessen die borgen dat deze gegevens actueel blijven maar ook dat deelnemers periodiek over eventuele wijzigingen worden geïnformeerd. Hierdoor wordt bereikt dat het inrichtingenbestand vanaf nu actueel en correct blijft. 4.1 Vergunningverlening In deze paragraaf wordt ingegaan op de producten op het terrein van vergunningverlening met uitzondering van RIE4 en BRZO bedrijven Daarnaast zijn de RIE (IPPC) bedrijven (veehouderijen, afval) apart vermeld en zijn deze naar aard opgesplitst. Reden van opsplitsing is dat de aard van de agrarische bedrijven met zich meebrengt dat de problematiek afwijkt van de industriële bedrijven. Over het algemeen hebben vergunningprocedures van veehouderijen een groter risico op zienswijzen. Dit gegeven leidt ertoe dat vanuit bestuurders en omgeving een grotere betrokkenheid is bij het besluitvormingsproces. De bedrijven die onder de sector afvalbeheer vallen kenmerken zich door een meer dan gemiddelde wijzigingen in het vergunningenbestand. Bedrijven willen namelijk zo snel mogelijk inspelen op een veranderende afvalmarkt Beschrijving van scenario s Voor vergunningverlening is 1 scenario uitgewerkt. Dit omdat vergunningen op juridisch correcte wijze moeten worden afgehandeld en aanvragen aan vast omlijnde kaders getoetst moeten worden. Dit is tevens het wettelijke minimum. De drie uitzonderingen hierop zijn: - het voeren van vooroverleg bij de behandeling van vergunningaanvragen (RE ); - het geven van begeleiding bij de afhandeling van meldingen Activiteitenbesluit. Het gaat om het geven van begeleiding bij het invullen van het digitale meldingsformulier; - het afhandelen van meldingen Activiteitenbesluit binnen 7 werkdagen Consequenties PDC De consequenties voor de PDC betreffen een aantal aanpassingen van de productomschrijvingen. Deze zijn per product weergeven in de bijlage II: Product subwerkgroep vergunningverlening. Eén product (RE07 beoordeling reguleringssituatie) is in z n geheel geschrapt. 19

98 4.2 Toezicht en Handhaving Beschrijving van scenario s Er is voor gekozen om de systematiek voor risicoanalyse van de DCMR verder uit te werken in een volledig scenario. Voordelen van de DCMR systematiek zijn: - Alle bedrijven, van eenvoudig tot complex, passen binnen deze methodiek; - Elementen van huidige Zeeuwse methodieken komen erin terug; - Risicoanalyse is reeds beschikbaar. Deze methodiek wordt in bijlage III beschreven. Het uitgewerkte scenario heeft de voorkeur. In de Bijlage III: Product subwerkgroep toezicht en handhaving is een frequentietabel van gemeenten en het huidige gemiddeld niveau opgenomen. Dit zou een tweede scenario kunnen zijn. Gelet op de beperkt beschikbare tijd is het niet mogelijk geweest om andere scenario s uit te werken. Een ander scenario kan een aanpassing zijn van de frequenties. Dit kan bij beide eerder genoemde scenario s toegepast worden Consequenties PDC De consequenties voor de PDC betreffen over het algemeen minimale aanpassingen van de productomschrijvingen. Deze zijn per product weergeven in de Bijlage III: Product subwerkgroep toezicht en handhaving. Eén product (TH01.10 zelfcontrole) is toegevoegd. Een aantal varianten uit de PDC van het product TH01 zijn nader omschreven in het Werkdocument productbeschrijvingen om tot een eenduidiger toekenning van een kental in uren en frequentie te komen. Sommige omschrijvingen wijken op onderdelen af van de PDC. Er dient nog nader bepaald te worden of de PDC aangepast c.q. aangevuld moet worden met (delen van) deze productbeschrijvingen. Het werkdocument is opgenomen in de Bijlage III: Product subwerkgroep toezicht en handhaving RIE (IPPC) bedrijven Binnen het rapport is rekening gehouden met de wettelijke minimumnorm voor RIE (IPPC) bedrijven waar het gaat om de controlefrequentie van 1 keer per 3 jaar. 20

99 4.3 Plustaken en BRZO Beschrijving van scenario s Plustaken Voor de plustaken is geen gebruik gemaakt van scenario's. Uitgangspunt zijn de werkzaamheden zoals deze door de provincie zijn ingebracht in RUD Zeeland. Ten aanzien van de bodemtaken geldt dat met de opgenomen capaciteit in PxQ er een blijvende overschrijding zal zijn van de proceduretermijnen, zoals dat op dit moment ook al het geval is. Strippenkaart Voor wat betreft een aantal plus- en basistaken wordt voorgesteld om te werken met een zogenoemde 'strippenkaart'. De strippenkaart is van toepassing op de plus- en basistaken die weinig voorkomen of heel divers zijn, waardoor er lastig kentallen zijn te formuleren. Middels de strippenkaart wordt voor het betreffende PDC product aan het begin van elk jaar een vast aantal uur ingekocht. Aan het einde van elk jaar verrekent de RUD met de deelnemers de uren op de strippenkaart die niet zijn afgenomen. Mocht gaandeweg het jaar blijken dat er op de strippenkaart van een deelnemer geen of te weinig uren meer aanwezig zijn om een taak uit te voeren voor het resterende jaar, dan treedt de RUD hierover in overleg met de betreffende deelnemer. BRZO/RIE4 bedrijven Ook voor de BRZO taken is geen sprake van verschillende scenario s. Als ondergrens zijn de kwaliteitscriteria 2.1 gehanteerd. Daar bovenop is uitgegaan van de volgende extra s: - jaarlijks minimaal één voortgangsgesprek bij elk BRZO bedrijf (in de helft van de gevallen met een juridisch medewerker), uitgegaan is van een totaal van 32 voortgangsgesprekken; - voor elke vergunning vooroverleg; - actualisatietoets iedere 10 jaar; - periodiek toetsen veiligheidsrapportages; - deelnemen aan het managementoverleg binnen de BRZO RUD; - deelnemen aan de werkgroepen van het managementoverleg binnen de BRZO RUD (momenteel: COZZ VV, COZZ TH, juridisch en communicatie); - deelnemen aan de landelijke overleggen; - deelnemen aan de clusteroverleggen binnen de BRZO RUD; - maandelijks ambtelijk overleg ter voorbereiding van bestuurlijk overleg; - maandelijks overleggen met de portefeuillehouders over de stand van zaken. - Voor wat betreft de BRZO en RIE4 bedrijven is het wenselijk om een onderscheid te maken naar zwaarte c.q. complexiteit van het bedrijf. In eerste instantie is hiermee bij het opstellen van de kentallen geen rekening gehouden. Deze kentallen waar dus nog geen onderscheid tussen bedrijfscategorieën is gemaakt - zijn opgenomen in bijlage Later in het project is er wel een dergelijk onderscheid gemaakt (zie tabellen 1 en 2). In bijlage 1 zijn deze kentallen verwerkt. Het is nog nodig om op PDC-niveau ook een dergelijk onderscheid te maken. Categorie Bedrijven BRZO A DOW, Yara, ZR (3) BRZO B ICL-IP, Eastman, Cargill, Rosier, Indaver (5) BRZO C Overige BRZO-bedrijven (14) RIE4 Feralco Tabel 1: categorie-indeling BRZO en RIE4 bedrijven 21

100 Categorie Uren TH-taken ex BRZO inspecties Totale tijdsinzet Uren V-taken BRZO-inspecties per bedrijf (uren) BRZO, cat. A uur BRZO, cat B 746 uur BRZO, cat. C 219 uur RIE Tabel 2: kentallen PxQ voor BRZO/RIE4 bedrijven per categorie - De BRZO bedrijven die op 1 januari 2016 onder bevoegd gezag van de provincie komen te vallen zijn qua zwaarte allemaal categorie C. - Het bevoegd gezag over Van Citters Beheer (BRZO categorie C) zal naar verwachting medio 2016 verschuiven van provincie naar de gemeente Vlissingen Consequenties PDC Er zijn verschillende producten toegevoegd aan de PDC, te weten: - Voortgangsgesprek BRZO bedrijf, minimaal jaarlijks bij elk bedrijf; - Coördinatie BRZO OD; - Coördinatie BRZO OD intern; - Impuls BRZO; - Controle zwembaden TH 01; - Invoeren gegevens uit QRA s zowel gemeenten als provincie betaald uit de impuls Omgeving; - Programmamanagement Impuls Omgeving ; - Nazorg stortplaatsen. 22

101 23

102 5. Verrekensystematiek 5.1 Van afname tot deelnemersbijdrage Inrichtingenbestand en PDC Het uitgangspunt voor de uitgevoerde berekening is het geactualiseerde inrichtingenbestand.. Het is niet wenselijk (en administratief ook niet of nauwelijks mogelijk) om gedurende het jaar rekening te houden met wijzigende aantallen inrichtingen, bijvoorbeeld door faillissementen of nieuwkomers. Daarom wordt de bijdrage jaarlijks vastgesteld op basis van het inrichtingenbestand per 1 januari van het voorafgaande jaar. Het inrichtingenbestand is ingedeeld in categorieën die, meer dan in de (oude) indeling in VNGcategorieën, recht doet aan de daadwerkelijk noodzakelijke inspanningen op milieugebied. Het rekenmodel is daaraan aangepast. De vastgestelde producten- en dienstencatalogus (PDC) is gelegd naast de (minimale) kwaliteitseisen, waardoor concreet is gemaakt welke aantallen uren van welk niveau medewerker(s), met bijbehorende loonkosten, voor elk product benodigd is. De PDC is daarmee dus van een 'prijskaartje' voorzien Productieve uren Niet alle uren van alle medewerkers zijn uiteraard direct te herleiden tot de PDC. Het is daarom noodzakelijk te bezien wat het aantal productieve uren van medewerkers is. Vanuit transparantie en herleidbaarheid is een inventarisatie gemaakt van productieve uren bij deelnemende organisaties, maar met name ook van landelijke kengetallen (bijvoorbeeld normen rijksoverheid). Aldus is het voorstel het aantal productieve uren op 1390 vast te stellen. Dat is iets hoger dan waarmee in de oorspronkelijke opzet was gerekend (1350). Na beschouwing is er voor gekozen om voor wat betreft het aantal productieve uren niet te differentiëren naar functieniveaus. Dit maakt een en ander niet alleen nodeloos ingewikkeld, het wordt ook gerechtvaardigd door het feit dat onder generieke kosten functionarissen vallen, die vanuit de aard van hun werk ook zorgen dat ook hoger ingeschaalde vergunningverleners, handhavers e.d. aan die productieve uren kunnen komen. Productieve uren zijn verder onder te verdelen in direct productieve uren en indirect productieve uren. Direct productieve uren zijn direct toe te rekenen aan producten die in de PDC genoemd zijn. Indirect productieve uren zijn niet direct te relateren aan in de PDC genoemde producten. Hierbij dient gedacht te worden aan zaken als werkoverleg, opleiding, etc. Middels de PxQ systematiek worden de direct productieve uren bepaald. Het aantal direct productieve uren per medewerker wordt nu geraamd op 1390 (zie bijlage V) Overheadkosten De overheadkosten van RUD Zeeland zijn overgenomen uit de begroting. Overheadkosten worden toegerekend aan de deelnemers op basis van de afname van producten. Er komt een dus een toeslag per uur/product. Dit geldt ook voor plustaken. Overheadkosten zijn de salariskosten van het management en de staf plus de indirecte kosten (kosten PIOFACH verzorgd door de gemeente Terneuzen, huisvesting, reiskosten, opleidingskosten, kosten accountant, kosten verzekeringen, bureaubehoeften, representatie e.d. 24

103 Overheadkosten Omschrijving Salariskosten management/staf Kosten DVO FIOFACH Huur kantoor Reiskosten Opleidingskosten Overigen Totaal Uren Aantal uren PDC (Producten Diensten Catalogus) Aantal uren Generiek 0 Totaal aantal uren Overhead per uur 27,91 Tabel 3: overzicht overheadkosten Generieke kosten Generieke kosten zijn kosten die voor alle deelnemers van toepassing zijn en min of meer direct in relatie staan tot de PDC. Hierbij kan gedacht worden aan piketkosten, de milieuklachtenlijn, relatiebeheer, het volgen van landelijke ontwikkelingen, deelname aan werkgroepen en inzet van de beleidsmedewerkers toezicht en handhaving. De omvang van de generieke kosten is aangeleverd door de andere subwerkgroep(en). Volgens de PDC betreft het: Kwaliteitsmedewerker/ Beleidsmedewerker / Specialist relatiebeheer / Uren expertise (landelijke werkgroepen, ontwikkelingen e.d.). Ook hier wordt er gedacht aan toerekening van overhead op basis van afname van producten. Uiteindelijk een toeslag dus per uur/product. Ook voor plustaken. Iedereen betaalt mee aan deze generieke kosten, omdat iedereen hiervan ook naar rato profiteert. Omdat deze werkzaamheden het mede mogelijk maken het aantal productieve uren van de overige medewerkers (in alle schaalniveaus) conform voorstel te verhogen. Op basis van het inrichtingenbestand, het aan de PDC gekoppelde kwaliteitsniveau, en de indirecte kosten w.o. overhead en generieke kosten, wordt aldus gekomen tot de jaarlijkse deelnemersbijdrage. 25

104 Generieke kosten fte uren schaal uurloon Opslag Uurloon+ overhead opslag peruur overhead Totale lasten Salarissen Beleidsmedewerker toezicht 3, ,8 27,91 88, Uren expertise (landelijke werkgroepen, ontwikkelingen e.d) 3, ,8 27,91 88, Piket Milieu klachtenlijn Geodiensten BTW compensatie waterschap Onvoorzien Totaal Generieke kosten 6, Uren Aantal uren PDC (Producten Diensten Catalogus) Opslag generieke producten /kosten per uur: 11,38 Tabel 4: Overzicht generieke kosten 5.2 Verschillen deelnemersbijdrage en realisatie Onvermijdelijk is dat er in enige mate afwijkingen gaan optreden tussen de mate van dienstverlening, waarop enige jaarlijkse bijdrage is gebaseerd, en de mate waarin die dienstverlening in dat jaar concreet is gerealiseerd. Afwijkingen kunnen in voor- of nadeel van deelnemers zijn. Een inrichting kan (incidenteel) meer inzet kosten dan was verwacht. Of bepaalde prestaties, bijvoorbeeld controles, zijn om enige reden niet gehaald. Per deelnemer kunnen die afwijkingen (plus en min) elkaar wellicht ook weer compenseren, of juist niet. Er zijn meerdere oplossingsrichtingen denkbaar: 1: Vaste bijdrage per jaar Bijdrage op basis van inrichtingenbestand en gekozen kwaliteitsniveau. Een PxQ op jaarbasis dus, zonder dat nacalculatie volgt. Er daarbij van uit gaan dat plussen en minnen voor wat betreft de werkzaamheden elkaar op lange termijn uitvlakken. Voordeel: Nadeel: Financieel-administratief het meest eenvoudig, voor RUD en voor deelnemers. Beperkte sturing door individuele deelnemers op onderpresteren. 2: Werken met bandbreedte Werken met een vaste bijdrage per jaar en daarbij een bandbreedte qua geleverde diensten van bijvoorbeeld 5% plus en min. Binnen die bandbreedte niet steeds verrekenen, enkel daarbuiten. Wanneer er twee jaar op rij meer dan de bandbreedte afgenomen wordt (of minder dienstverlening nodig blijkt) dan de bijdrage naar boven of beneden bij te stellen. Voordeel: Nadeel: Financieel-administratief nog steeds eenvoudig, voor RUD en voor deelnemers. Geen grote schommelingen, maar wel enige flexibiliteit. Werken met een vast en flexibel deel (inhuur) van personeel. Financieel zal er verrekend kunnen moeten gaan worden, dus enige uitbreiding van administratieve opzet is dan noodzakelijk. Vergt een (ruimere) algemene reserve voor RUD Zeeland. 26

105 3: Stukprijs: afrekenen per los product en dienst Tevoren een raming maken, maar uiteindelijk na afloop van een boekjaar afrekenen op grond van daadwerkelijke prestaties. Voordeel: Volstrekt rechtvaardig voor zowel deelnemers als RUD Nadeel: Administratief zeer lastig, zeker in aanvang. Politiek-bestuurlijk lastig om tegenvallers telkens te moeten opvangen en verwerken in de eigen begroting van deelnemers. 4: Afrekenen met een all-in prijs per inrichting. Per deelnemer wordt aantal inrichtingen bepaald, en per categorie bedrijven een prijs, all-in. Die all-in prijs is op basis van kwaliteitsniveau en ervaringscijfers. Geen verdere verrekeningen achteraf, plussen en minnen per inrichting worden in de tijd geacht tegen elkaar weg te vallen. Voordeel: Nadeel: Financieel-administratief eenvoudig, inzichtelijk, weinig discussie op details van dienstverlening. Duidelijkheid bij nieuwe of wegvallende bedrijven. Vergt ervaring en inzicht om tot een goede kostprijs per inrichtingsoort te komen. De keuze tussen deze varianten, of eventuele tussenvarianten, is niet los te zien van het beoogde tijdspad. Zeeland loopt met betrekking tot PxQ voorop, ten opzichte van veel van de andere vijfentwintig uitvoeringsdiensten. RUD Zeeland functioneert nog maar kort, dus erg veel bruikbare (eigen) ervaringscijfers zijn er nog niet. Leidend is de opdracht van het Algemeen Bestuur om per 2017 tot een PxQ-systematiek te komen. Enkel de eerste en tweede optie zijn dan tijdig realiseerbaar. Een keuze om toe te groeien naar de derde of vierde optie zal dan verder in de tijd pas realiseerbaar zijn. Bovenstaand zijn de uitgangspunten geformuleerd die worden gebruikt om vooraf de jaarlijkse bijdrage van de deelnemers aan de RUD te berekenen. Het betreft hier een raming. De vraag, hoe wordt de bijdrage na afloop van het jaar berekend, is nog niet beantwoord. Immers, de werkelijkheid zal nooit precies volledig gelijk kunnen zijn aan de raming vooraf. Er zijn, zoals hiervoor beschreven, grofweg vier mogelijkheden om bijdragen af te rekenen. Na afweging hiervan, is de voorgestane verrekensystematiek als volgt. De producten die de RUD levert, vallen grofweg uiteen in producten voor basistaken en producten voor plustaken. De voorstellen volgen deze indeling ook. Verrekening van de producten basistaken Met het inrichtingenbestand van de RUD als uitgangspunt, wordt in het rapport per product het aantal benodigde uren omschreven, de benodigde frequentie, het niveau van betrokken medewerkers enzovoort. De combinatie samen vormt de Zeeuwse kwaliteit. Een kwaliteit die voor iedere deelnemer van toepassing is. Door het vaststellen of het aanpassen van de Zeeuwse kwaliteit oefenen de deelnemers invloed uit op de uren per product basistaak en het aantal jaarlijks door de RUD te leveren producten basistaak. Door het benoemen en nastreven van één kwaliteit kunnen door de RUD met individuele deelnemers geen afwijkende afspraken meer worden gemaakt over het aantal producten voor de basistaken. We redeneren dan niet zozeer vanuit een RUD die voor deelnemers basistaakproducten levert, maar die de afgesproken Zeeuwse kwaliteit levert voor wat betreft de aan de RUD overdragen bedrijven. Met dat uitgangspunt ligt het voor de hand om voor de basistaken een prijs per bedrijf te bepalen. Natuurlijk moet de RUD dan nog steeds precies aangeven wat voor producten ze gaan leveren. Maar die aantallen zijn niet langer (historisch) per deelnemer bepaald, maar vloeien voort uit de vastgestelde Zeeuwse kwaliteit. 27

106 Zoals hiervoor aangegeven, zal er, op inrichtingsniveau en/of op deelnemersniveau, bij de realisatie van die Zeeuwse kwaliteit enig verschil (plus of min) kunnen ontstaan tussen werkelijke werkzaamheden en de geraamde werkzaamheden. Het voorstel is om deze verschillen niet financieel te verrekenen. De vooraf vastgestelde bijdrage voor de basistaken wordt achteraf niet gewijzigd. Wat wel gebeurt, is dat de RUD en de deelnemers periodiek overleg hebben over de realisatie van de Zeeuwse kwaliteit en afspraken maken over het opvangen en oplossen van verschillen tussen raming en uitvoering. Structurele, substantiële afwijkingen worden bestuurlijk geadresseerd in DB en AB. In de Zeeuwse kwaliteit is ook een aantal producten opgenomen zonder normering en/of frequentie. Het ontbreken van een normering en/of frequentie wordt veelal veroorzaakt doordat het product niet op een regelmatige basis wordt ingezet en als het ingezet wordt de uurbesteding erg kan fluctueren. Het voorstel is om deze producten op nacalculatie af te rekenen door middel van de in de eerder in dit rapport toegelichte strippenkaarten. Verrekening producten plustaken Ook bij producten gerelateerd aan plustaken is er sprake van een eenduidige kwaliteit. Deelnemers zijn in dit geval alleen niet verplicht de producten voor plustaken af te nemen. Dit is hun eigen keuze. Voorafgaand aan een jaar wordt bepaald welke plustaakproducten worden afgenomen door de deelnemer. Op basis van aantal producten en/of uren kan vooraf een bijdrage voor de plustaken worden berekend. Het voorstel is om ook de vooraf vastgestelde bijdrage voor deze plustaken niet bij te stellen op basis van werkelijke realisatie. Wat wel gebeurt, is dat de RUD en de deelnemers periodiek overleg hebben over de realisatie en afspraken maken over het opvangen en oplossen van verschillen tussen raming en uitvoering. Bij de plustaken zijn er ook niet genormeerde producten. In verhouding meer dan bij de basistaken. Het ontbreken van een normering en/of frequentie wordt veelal veroorzaakt doordat het product niet op een regelmatige basis wordt ingezet en/of als het ingezet wordt de uurbesteding erg kan fluctueren. Het voorstel is om deze producten op nacalculatie af te rekenen door middel van de in de eerder in dit rapport toegelichte strippenkaarten. Risico s Deze werkwijze heeft tot gevolg dat de bijdragen van de deelnemers in de tijd gezien weinig of niet zullen fluctueren. Dat geeft zowel de RUD als de deelnemers duidelijkheid en voorspelbaarheid. Maar bij de RUD kan hieruit dus volgen dat er het ene jaar sprake is van enig tekort en het andere jaar er sprake is van enig overschot. Dit vergt, meer dan nu, een zekere omvang van de Algemene reserve van de RUD. 28

107 29

108 6. Financiële gevolgen Dit hoofdstuk is de financiële uitkomst van de gemaakte keuzes in dit rapport. Omdat de financiën geen onderdeel heeft uitgemaakt van de opdracht van de werkgroep, is dit onderdeel niet tot stand gekomen door de werkgroep. De onderstaande tabel geeft weer welke producten er geleverd gaan worden, hoeveel dat er zijn en hoeveel dat kost. Onderaan de tabel is de totaalbegroting van RUD Zeeland weergegeven. Totaal overzicht Aantal Uren RE01.1-RE01.2 Oprichting en Revisie verg RE01.3 Veranderingsvergunning RE01.4 Milieu neutrale veranderingsvergunning RE01.6-RE 1.07 Intrekkingsbesluit RE01.8 Geactualiseerde verg RE 1.10 OBM RE 02.1 Melding activiteitenbesluit RE 03.1 Maatwerkvoorschrift RE 03.2 Maatwerkbesluit indirecte lozing RE 03.3 Intrekking maatwerkvoorschrift RE 06 Goedkeuringsbesluit activiteit TH01.1 Administratieve controle TH01.2 Diepgaand administratief toezicht TH01.4 Aspect controle TH01.5 Integrale controle TH01.6 Opleveringscontrole TH01.7 Hercontrole TH04.2 klachten TH04.3 Melding ongewone voorvallen TH 08 Besl. handhavingsverzoek TH09.1 bestuursdwang TH09.2 LOD TH10.1 BsBM TH11.1 Proces Verbaal Taken waterschap Bijlage Provincie Strippen overige producten Totaal Tabel 5: Totaaloverzicht producten, aantal, uren en kosten 30

109 Fase 2: Bijdrage per deelnemer Bijdragen Deelnemers Deelnemers Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Waterschap Zeeland TOTAAL

110 7. Risicoparagraaf In dit hoofdstuk worden drie zaken behandeld, te weten (nog) niet behandelde zaken, aanbevelingen en financiële risico's. Een (klein) deel van de producten van de PDC is niet meegenomen in de uitwerking. Er kan verder niet met zekerheid gesteld worden dat alle taken die daadwerkelijk door RUD Zeeland (moeten) worden uitgevoerd ook zijn meegenomen in onderhavig traject. Dit betekent dat het risico bestaat dat niet alle benodigde capaciteit in de berekening is meegenomen. Dit geldt met name voor de plustaken inclusief adviezen die voor de gemeenten en het waterschap worden uitgevoerd. De producten die niet in de uitwerking zijn meegenomen, worden grotendeels afgerekend middels een zogeheten strippenkaart. Daarnaast is in de bijlage VI een inschatting gemaakt van de daarvoor benodigde capaciteit. In onderhavig stuk zijn de kwaliteitscriteria 2.1 alleen meegenomen wat betreft het onderdeel B (opleidingsniveau, werkniveau, aanvullende kennis, de frequentie en benodigde opleidingsniveau). De procescriteria (hoofdstuk 4 / onderdeel C) zijn niet meegenomen. Overigens is bekend dat RUD Zeeland daar op dit moment nog niet aan voldoet. Eventueel benodigde extra capaciteit om te kunnen voldoen aan de procescriteria zijn in onderhavig stuk niet meegenomen. Aanbevolen wordt na te gaan wat benodigd is om te kunnen voldoen aan de procescriteria, en of, en zo ja, hoeveel capaciteit er nodig is om te kunnen voldoen aan procescriteria (extra incidentele capaciteit). Bij een aantal producten is een schaalniveau, met bijbehorend uurtarief, opgegeven. Dit schaalniveau is in de basis op zich correct. Dat neemt niet weg dat de betrokken medewerker regelmatig ondersteuning van bijvoorbeeld specialisten nodig heeft bij de levering van de betreffende dienst. Deze specialisten zijn anders ingeschaald. Middels een percentage van benodigde specialistische inbreng bij de betreffende producten dient dit alsnog verdisconteerd te worden om te komen tot een correcte benodigde capaciteitsverdeling over specialisten en vergunningverleners/toezichthouders. Aanbevolen wordt dit verder uit te werken. In de berekening is niet alleen gebruik gemaakt van het opleidingsniveau van de voor de werkzaamheden benodigde functionaris, maar ook van de daarbij behorende schaal. Er dient echter nog een waarderingsproces te worden doorlopen, voordat definitief gesteld kan worden welke schaal bij welk opleidingsniveau hoort. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de schaalniveaus waarmee nu gerekend wordt naar boven of naar beneden moeten worden bijgesteld. Nadat met name de personele gevolgen van het door het AB in 2015 te nemen besluit in beeld zijn gebracht, zal ook duidelijk zijn in hoeverre de huidige personele bezetting van RUD Zeeland, met name qua benodigd opleidingsniveau, overeenkomt met de benodigde personele bezetting die benodigd is volgens de PxQ systematiek. Indien uit deze vergelijking zou blijken dat er sprake is van een verschil dienen de hieruit volgende frictiekosten verrekend te worden. Bij het berekenen van de benodigde capaciteit is er van uitgegaan dat medewerkers 1390 direct productieve uren maken. Deze 1390 uren zijn dan alle direct toe te rekenen aan producten uit de PDC. De ervaring zal leren of deze aanname reëel is. Mogelijk zal blijken dat indirect productieve zaken, zoals bijvoorbeeld werkoverleggen en benodigde opleidingen, toch meer tijd vergen dan nu wordt geraamd. Het materieel budget is geen onderdeel van de systematiek van PxQ. Bij een aantal producten bestaat onduidelijkheid of deze producten volledig onder de PDC vallen of dat deze apart, via materieel budget, verrekend dienen te worden. Als voorbeeld kan hierbij worden gesteld het afhandelen van een geluidsklacht inclusief geluidsmeting. Aanbevolen wordt om eenduidig vast stellen welk materiaal 32

111 budget nodig is. De kentallen die gebruikt zijn, zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen aangevuld met ervaringskennis. Ondanks deze zorgvuldigheid blijven de gehanteerde kentallen aannames. De ervaring zal leren of deze aannames reëel zijn. Mogelijk zal blijken dat aanpassing nodig is. Daarnaast gaan de kentallen uit van een taakvolwassen, goed draaiende RUD Zeeland. Aangezien de RUD Zeeland nog in een opbouwfase zit is hiervan nog geen sprake. Uitgaan van dit rapport maakt de RUD Zeeland dan ook kwetsbaar en monitoring en waar nodig bijstellen van kentallen is essentieel om de doorontwikkeling te kunnen borgen. In dit rapport is geen rekening gehouden met toekomstige wetswijzigingen, zoals bijvoorbeeld de nieuwe Natuurbeschermingswet. Deze kunnen/zullen invloed hebben op de berekende kosten. De financiële uitkomsten van het rapport zijn gebaseerd op het huidige inrichtingen bestand. Het inrichtingenbestand is een constant wisselend bestand door de veranderingen die plaats vinden door nieuwvestiging of bedrijfsbeëindiging, maar ook door wijziging van wet- en regelgeving. Om die reden zullen de financiële gevolgen per deelnemer jaarlijks wijzigen en bij de feitelijke introductie van PxQ ook af kunnen wijken. 33

112 8. Implementatie van de PxQ systematiek Vanaf 2017 is de begroting van RUD Zeeland gebaseerd op de systematiek van PxQ. Voor zowel RUD Zeeland als de deelnemers zal een goede implementatie van PxQ van belang zijn. Er zullen een aantal zaken gaan veranderen, onder andere voor de opdrachtverlening- en neming. In 2016 moet de implementatie zijn beslag krijgen, waar iedere afzonderlijke organisatie zelf verantwoordelijk voor is. Voor RUD Zeeland heeft die implementatie ingrijpende gevolgen en dus zal hiervoor een implementatieplan nodig zijn. Voor de deelnemers zullen de gevolgen beduidend minder voelbaar zijn. Deze afzonderlijke sporen, de bijbehorende processen en de benodigde middelen worden hieronder toegelicht. 1. Implementatieplan RUD Zeeland Dit plan wordt opgesteld door RUD Zeeland en bevat minimaal de volgende onderdelen: - proces opdrachtneming reguliere jaaropdracht en extra opdrachten - standaard overeenkomst - jaaropgave deelnemers af te nemen producten - verrekensystematiek en facturering - tijdschrijven - informatiemanagement: Squit/Timetell/Keytofinancien/Cognos - organisatie en cultuur die past bij een kosten/baten organisatie (bewustwordingsproces) - bepalen welke fricties zich voor gaan doen, wat dit kost en hoe het reeds geoormerkte budget wordt ingezet - rapporteren aan overleggen met deelnemers - rapporteren aan DB en AB - uitvoering testen, bv. middels een pilot - evaluatie PxQ: criteria en moment(en) - tijdspad 2. Implementatietraject deelnemers Dit traject wordt door elke deelnemer eigenstandig uitgevoerd en zou de volgende onderdelen of vragen kunnen omvatten - hoe opdrachtgeversrol uitvoeren - hoe eigenaarsrol uitvoeren - hoe opdrachtgevers- en eigenaarsrol te scheiden - verrekensystematiek i.r.t begrotingssystematiek; gaat dit veranderen? - opdrachtverlening - wie is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de DVO - facturering 3. Proces, structuur, verantwoordelijkheden Op het moment dat PxQ door het AB is vastgesteld is het project PxQ afgerond en zijn de werkzaamheden van de werkgroep, sub-werkgroepen en de stuurgroep ook op een einde gekomen. Vervolgens vindt het proces van implementatie plaats volgens een proces en in een structuur zoals elke organisatie dat zelf al heeft of ervoor organiseert. Besluitvorming loopt weer volgens de bestaande lijnen. Ambtelijke en bestuurlijke overleggen tussen deelnemers onderling en de deelnemers met RUD Zeeland volgen ook de reeds bestaande overlegstructuren, zoals deelnemersoverleg, DB en AB. De implementatie van P&Q behelst het op orde hebben van o.a. de systemen, processen en de mensen om PxQ vervolgens goed te kunnen uitvoeren. Het is raadzaam om de uitvoering te testen middels een pilot. 34

113 4. Middelen Het implementeren en uitvoeren van PxQ zal met name in 2016 van RUD Zeeland veel inzet vragen. Een budget van is hiervoor reeds gereserveerd, maar het is nog niet duidelijk of dit geoormerkte budget toereikend is. In het implementatieplan zal inzichtelijk worden gemaakt hoeveel capaciteit en geld benodigd is en hoe het reeds geoormerkte budget wordt ingezet. 35

114 9. Evaluatie PxQ Nadat de PxQ systematiek is geïmplementeerd, moet de systematiek en bijbehorende gegevens zoals de PDC en kentallen worden gemonitord, geëvalueerd en zo nodig worden bijgesteld. Een up to date PxQ systeem is van belang omdat op deze manier de verrekening met de deelnemers eerlijk blijft en dat er duidelijkheid bestaat over de aard, omvang en kwaliteit van de door RUD Zeeland geleverde producten en diensten. RUD Zeeland zal het functioneren van de PxQ systematiek monitoren. In de monitoring wordt bijgehouden hoe de PDC functioneert; kunnen er producten verdwijnen of moeten er producten worden aangepast of toegevoegd. Daarnaast moet er gekeken worden hoe de verrekensystematiek functioneert en of de ervaringscijfers overeenkomen met de eerder vastgestelde kentallen. De resultaten van de monitoring worden gedeeld. Aan de hand van de bevindingen kan bepaald worden of er een aanleiding bestaat om onderdelen van de PxQ systematiek aan te passen. De aanpassingen die worden voorgesteld, moeten door het DB en AB worden vastgesteld. Vervolgens kunnen de wijzigingen door RUD Zeeland worden doorgevoerd. Het werken volgens de PxQ systematiek zal ook voor de deelnemers een nieuwe manier van werken met zich meebrengen, ook dit zal de nodige tijd en aandacht vragen. De frequentie van het monitoren, evalueren en aanpassen is één keer per jaar. Bij deze frequentie zijn er gegevens verzameld over een langere periode, wat de betrouwbaarheid van de gegevens verhoogt en daarmee ook de effectiviteit van eventuele aanpassingen. Daarnaast zouden tussentijdse wijzigingen kunnen leiden tot gewijzigde bijdragen van de deelnemers. Dit is niet praktisch en onwenselijk. Ondanks voorstaande kunnen er afwijkingen ontstaan die tussentijdse aanpassing rechtvaardigen. Deze aanpassingen zullen volgens bovenstaand traject worden doorgevoerd. Het evaluatiemoment en de aanpassingen moet in ieder geval plaatsvinden in het derde kwartaal van ieder jaar, voordat de begroting van het volgende jaar moet worden vastgesteld. 36

115 37

116 10. Bijlagen 10.1 Bijlage I: Tabellen met product, kental, frequentie, functieniveau Tabel 10:1 Producten vergunningverlening PDC PRODUCT Nummer/Naam KENTAL VOOR UREN per type inrichting Nummer Naam A B C agrarisch C overig FUNCTIE NIVEAU FREQUENTIE in % van het inrichtingenbestand RE01.1 RE01.2 Oprichtingsverg. en Revisieverg HBO 10% van inrichtingenbestand 1 RE01.3 Veranderingsverg HBO 5% van inrichtingenbestand RE01.4 Milieuneutrale veranderingsverg HBO 10% van inrichtingenbestand RE01.5 Deelrevisie Geen kental HBO - RE01.6 Intrekkingsbesluit (op HBO RE01.7 verzoek) Intrekkingsbesluit HBO 1% van het inrichtingenbestand (ambtshalve) RE01.8 Geactualiseerde vergunning HBO 1% van het inrichtingenbestand RE01.9 Verklaring van geen HBO bedenkingen (VVGB) RE01.10 Omgevingsverg. beperkte milieutoets HBO 1,5 % van het type B- inrichtingen RE01.11 Ingetrokken aanvraag Geen kental HBO - RE02.1 Behandeling melding activiteitenbesluit MBO 12% van het type B- inrichtingen RE03.1 Maatwerkvoorschrift MBO 0,5% van het type B en C-inrichtingen RE03.2 Maatwerkbesluit indirecte lozing MBO 0,1% van het aantal ingediende meldingen. RE03.3 Intrekking maatwerkvoorschrift MBO 0,1% van het aantal maatwerkvoorschriften RE04 Gelijkwaardigheidsbesluit Geen kental MBO - RE05 Besluit verplichting Geen kental MBO - activiteitenbesluit RE06 Goedkeurings-besluit Geen kental HBO - activiteit omgevingsverg. RE07 Beoordeling Geen kental MBO - reguleringsituatie RE08.1 Behandeling 1 MBO - kennisgeving tijdelijke activiteiten RE09.1 Behandeling melding indirecte lozing op het riool 2 MBO - 1 Inrichtingenbestand; het deel van het inrichtingenbestand dat vergunningplichtig is. 38

117 RE14 RE16 RE16.1 RE16.2 RE17 RE20.1 RE21.1 AD01 Behandeling melding Besluit Bodemkwaliteit Ontheffing ontdoen van afvalstoffen Ontheffing verbranden buiten inrichtingen Ontheffing storten buiten inrichting Behandeling melding lozing buiten inrichting op de bodem Beschikking hogere waarde geluidsbelasting Ontheffing geluidsbelasting Advies milieuaspecten 1 HBO - Geen kental MBO - 0,25 MBO - 5 MBO - 4 MBO - 4 HBO - 0,5 HBO - Geen kental HBO - Tabel 10:2 Producten vergunningverlening RIE PDC PRODUCT Nummer/Naam KENTAL VOOR UREN RIE agrarisch Nummer Naam UREN Frequentie in % van het inrichtingenbestand RE01.1 en 1.2 Oprichtingsvergunning en revisievergunning % van de RIEveehouderijen RE01.3 Veranderingsvergunning 100 5% van de RIEveehouderijen RE01.4 Milieuneutrale veranderingsvergunning RE01.5 Deelrevisie Geen kental RE01.6 RE01.7 RE01.8 RE01.9 RE01.10 Intrekkingsbesluit (op verzoek) Intrekkingsbesluit (ambtshalve) Geactualiseerde vergunning Verklaring van geen bedenkingen (VVGB) Omgevingsvergunning beperkte milieutoets 24 10% van de RIEveehouderijen 12 1% van de RIEveehouderijen KENTAL VOOR UREN RIE Industrieel UREN Frequenties in % van het inrichtingenbestand Functieniveau HBO % van alle HBO inrichtingen RIEindustrieel 150 HBO % van alle inrichtingen RIEindustrieel 12 1% van alle inrichtingen RIEindustrieel % van alle inrichtingen RIEindustrieel 80 1% van de RIEveehouderijen RE01.11 Ingetrokken aanvraag Geen kental Geen kental. Zit in de uren van de diverse producten verwerkt 36 Is gekoppeld aan de melding Ab 80 4% van alle inrichtingen RIEindustrieel 36 5% van alle inrichtingen RIEindustrieel HBO HBO HBO HBO HBO 39

118 RE02.1 Behandeling melding activiteitenbesluit 4 12 % van het aantal type B inrichtingen RE03.1 Maatwerkvoorschrift 28 0,5% van de RIEveehouderijen RE03.2 RE03.3 Maatwerkbesluit indirecte lozing Intrekking maatwerkvoorschrift 20 0,1% van de RIEveehouderijen 10 0,1% van de RIEveehouderijen RE06 Goedkeuringsbesluit 28 0,1% van de RIEveehouderijen 4 13% van alle inrichtingen RIEindustrieel 28 0,5% van de RIEindustrieel 20 0,1% van de RIEindustrieel 10 0,1% van de RIEindustrieel 28 65% van alle inrichtingen RIEindustrieel MBO MBO MBO MBO HBO Tabel 10:3 Producten toezicht en handhaving PDC PRODUCT KENTAL VOOR Nummer /Naam UREN per klasse TH01.1 TH01.2 Administratieve controle Diepgaand administratief toezicht Systeemgericht toezicht (audit) I ( ) II ( ) III ( BRZ O RIE) FUNCTIEN IVEAU inspecteur, specialist, jurist Opsplitsing A, B, C inspecteur, specialist en jurist / Indeling in klasse I, II en III insp C, insp B, insp A insp C, insp B, insp A TH insp C, insp B, insp A TH01.4 Aspectcontrole insp C, insp B, insp A TH01.5 Integrale controle type A: 4 (altij d cate gori e 1) TH01.6 Opleveringscontro le type B: 6 type A: 4,4 type B: 12 type C: 16 type B: 13,2 type C:18 RIE type C: 22 type C:19, 8 insp C, insp B, insp A insp C, insp B, insp A FREQUENTIE Indeling in klasse I ( ), klasse II ( ) en klasse III ( BRZO RIE) 2% van de inrichtingen + glastuinbouw Aantal afvalwaterbeheer klasse III Jaarlijks 2% aantal inrichtingen + 15% van aantal meldingen ongewoon voorval Categorie 4 (hoog risico): ieder jaar Categorie 3: iedere 2 jaar Categorie 2: iedere 5 jaar Categorie 1 (laag risico): klacht- en incidentgericht 100% van aantal vergunningen en 58 % van aantal meldingen BIJZONDERHEDEN 110% van norm integrale controle 40

119 type B: 6,6 type C: 17,6 RIE type C: 24,2 TH01.7 Hercontrole insp C, insp B, insp A TH01.8 Beoordeling 4 insp C, insp melding B, insp A bijzondere bedrijfsomstandig heden TH01.9 Milieuvlucht 4 insp C, insp C, insp C Activiteitenbesluit (dit wordt nader uitgelegd in bijlage 10.12) 40% van aantal TH01.4 en TH01.5 Provinciale bedrijven 80 Gemeentelijke bedrijven 0 + prijsopgaaf materieel TH01.10 Zelfcontrole 2 Nieuw product. Nog op te nemen in PDC. TH01.A BIBOB-toets vooraf prijsopgave TH01.B Bemonstering vooraf prijsopgave insp B/specialist B (3 x) TH01.C Meting vooraf prijsopgave TH01.Ce Meting eenvoudig 5 insp C / spec B, insp B / spec B, insp A / spec B TH01.Cc Meting complex vooraf prijsopgave geluidsspe cialist B / inspecteur A (3 x) TH uurs uren bereikbaarheid beschikbaarheid TH04.2 Behandeling klacht TH04.3 TH08.1 Behandeling melding ongewoon voorval Besluit op handhavingsverzo ek Eenvoudige geluidsmeting klasse I,II,III 1/6 van aantal klachten 2 10% aantal inrichtingen 0,5 Provinciale bedrijven: 80% aantal inrichtingen Gemeentelijke bedrijven: 3% aantal inrichtingen jurb/inspc, jurb/a/insp B, jura/inspa TH09.1 Bestuursdwang jurb/inspc, jurb/a/insp B, jura/inspa TH09.2 TH09.A Last onder dwangsom Invorderingsbesch ikking jurb/inspc, jurb/a/insp B, jura/inspa 0.5% van aantal inrichtingen 0.25% van aantal hercontroles 5% van aantal hercontroles 41

120 TH10.1 TH10.A Bestuurlijke strafbeschikking milieu Aanvullend of volledig procesverbaal inspc/belm edhh, inspb/belm edhh, inspa/belm edhh TH11.1 Proces verbaal inspc/belm edhh, inspb/belm edhh, inspa/belm edhh JU01.1 JU01.2 JU02.1 JU02.2 JU02.3 JU02.4 OV08.1 OV08.2 OV08.3 OV08.4 Behandeling bezwaar met voorlopige voorziening Behandeling bezwaar zonder voorlopige voorziening Behandeling beroep met voorlopige voorziening Behandeling beroep zonder voorlopige voorziening Behandeling hoger beroep zonder voorlopige voorziening Behandeling hoger beroep zonder voorlopige voorziening Permanente meting geluid Permanente meting geur Permanente meting fijnstof Permanente meting luchtkwaliteit op urenbasis op urenbasis op urenbasis op urenbasis op urenbasis op urenbasis jurist B/inspC, jurist B/A/insp B, jurist A/inspA idem jurist B/insp C, jurist B/A/insp B, jurist A/inspA idem idem idem prijsopgaaf geluidsspe c B (3x) prijsopgaaf insp A / luchtspec B (3x) prijsopgaaf insp A / luchtspec B (3x) prijsopgaaf insp A / luchtspec B (3x) 1% van aantal controles 2% van aantal controles 42

121 Tabel 10:4 Producten BRZO en plustaken provincie (fte gebaseerd op 1390 uur) TAAK BRZO (A, B en C) en RIE4* BRZO/RIE4 (overige) Vuurwerk PDC PRODUCTEN Nummer / Naam KENTAL VOOR UREN (incl. frequentie) RE01.1 t/m 1.11 RE02 t/m 5 en 08/09 Omgevingsvergunning Meldingen CAT. A bedrijven ( 3 stuks) 6831 (4,91 fte) RE Goedkeuringsbesluiten, excl. CAT. B bedrijven (5 stuks) 5155 (3,7 (fte) TH 01, TH 04, TH 09 TH06.1 Voortgangsgesprek /inzet clusteroverleg BRZO-RUD RE 07 PGS 29 Wabo toezicht en handhaving BRZO inspectie Beoordeling reguleringsituatie RE 06 Goedkeuringbesluiten PGS 29 Coordinatietaken RE10 RE11 TH03.1 TH07.2 BRZO OD BRZO intern CAT. C bedrijven (14 stuks) 5894 (4,2 fte) RIE4 bedrijven (2 stuks) 652 uur (0,5 fte) (4,3 fte) (0,86 fte) 8,10 SCHAAL NIVEAUS 10/11/12 Bodem * RE12 Beschikking wet bodembescherming RE13 Behandeling melding RE 14 eenvoudige sanering TH03.9 Controle buiten inrichting Controle bodemsanering/toepassing grond- en bouwstoffen / ontgronding / nieuw geval TH05 Beoordeling rapportage bodemonderzoek TH (4,4fte) 9,10,11 TH09.2 JU01.2 JU02.2 AD01 SP02 en SP03 OV02 RE (0,9 fte) 10 43

122 Ontgrondingen en grondwaterontrek kingen * RE17 RE18 RE 19 TH03.7 Geluid * RE (0,5 fte) 11 TH03.8 SP04 SP05 en SP 06 Luchtvaart * RE (0,9 fte) 10,11 RE23 TH03.4 Milieuvlucht TH (0,05 fte) 8 TH02.4 gebiedscontrole TH02 16 (0,01 fte) 8 Toezicht en TH (3,6 fte) 8,9,11 handhaving groene wetten TH07.1 inclusief regietaak Controle TH (0,8 fte) 6,11 landschapsverordening* Zwemlocaties in de open lucht TH (0,37 fte) 9 Advisering AD01 AD03.1 AD03.2 AD (0,6 fte) Strippenkaart AD 03.1/AD03.2/AD03.3 maximaal 24 uur Strippenkaart AD 01.1/AD01.2/AD01.3 /AD01.4/AD01.5/AD uur 11 Toezicht en handhaving zwembaden Externe veiligheid** TH (1,3 fte) (0,65 fte) 11 Totaal plustaken Exclusief de genoemde strippenkaarten Totaal BRZO/RIE

123 Strippenkaart RE (0,5 fte) 11 H03.8 SP04 SP05 TH10.1 AD02 Strippenkaart juridisch voor zaken waar de juridische capaciteit niet bekend is AD (0,2 fte) *inclusief een inschatting van de benodigde juridische capaciteit Tabel 10:5 Producten plustaken gemeenten (fte gebaseerd op 1386 uur) TAAK PDC PRODUCTEN Nummer / Naam TOTAAL AANTAL UREN SCHAALNIVEAUS Gebiedscontrole TH02 Gebiedscontrole 32 (0,02 fte) 8 TH02.3 Gebiedscontrole Strippenkaart 8 specifieke wetgeving (vrije veld) TH03.8 Controle geluidhinder 32(0,20 fte) en buiten een inrichting euro apparaatskosten Gemeentelijk RRGS ** OV02.E Informatie-ontsluiting Veiligheid 500 (0,35 fte) 11 ** kan t/m 2017 deels of geheel worden bekostigd uit de impulsgelden externe veiligheid Andere taken die vallen onder impuls EV 1344 moet apart in beeld gebracht worden. Deze taak in 2016 en 2017 nog worden gefinancierd uit de Impulsgelden. Zijn vaak gemeentelijke taken en taken die expliciet gekoppeld zijn aan de impulsgelden. Niet binnen de provinciale rekensom. 45

124 10.2 Bijlage II: Product subwerkgroep vergunningverlening Inleiding In dit hoofdstuk gaan we in op de producten op het terrein van vergunningverlening. Dit laatste betekent dat dit hoofdstuk niet ingaat op RIE4 en BRZO bedrijven. Deze komen elders in dit stuk aan de orde. Achtereenvolgens gaan we in dit hoofdstuk in op: 1. Beschrijving van de kwaliteit van de verschillende vergunningproducten. Hiervoor hebben we de product- en dienstencatalogus (PDC) als uitgangspunt genomen. In dit hoofdstuk maken we inzichtelijk op welke punten we aanvulling of wijziging van de PDC adviseren. Daarbij geven we ook een advies over de af te spreken aanlevertermijn voor de RUD wanneer het primaat voor de procedure bij de deelnemer ligt en vice versa. 2. Advies over de kentallen (uren) per product. 3. Advies over het gewenste kwaliteit bemensing met product. 4. Advies over een inschatting van de jaarlijks te behandelen producten. Voor vergunningverlening geldt: aanvragen die binnenkomen dienen behandeld te worden. Om in staat te zijn vooraf deelnemersbijdragen vast te stellen is het nodig een inschatting te maken van de aantallen vergunningen en meldingen die behandeld worden Beschrijving van de vergunningsproducten Scenario s Vanuit de stuurgroep is de vraag meegegeven verschillende scenario s (kwaliteitsniveaus) inzichtelijk te maken. Voor vergunningverlening is dit niet gebeurd. Vergunningen moeten op juridisch correcte wijze worden afgehandeld en aanvragen worden aan vast omlijnde kaders getoetst. Hierin is geen verschil in kwaliteit aan te brengen. Uitgangspunt in dit hoofdstuk is steeds: wat is nodig om een aanvraag correct af te handelen. Een aandachtspunt is het vooroverleg bij de behandeling van vergunningaanvragen. Dit is niet wettelijk verplicht maar wel gewenst. Hieronder gaan we daar nader op in Categorie-indeling van bedrijven In het kader van samen-door-de-poort zijn de bedrijven ingedeeld in VNG-categorie. Dit is een indeling op basis van milieuhinder die gebruikt wordt bij het opstellen en beoordelen van ruimtelijke plannen. Deze indeling is niet gelijk aan de indeling op basis van de milieurisico s in de milieuwetgeving. Om die reden kiezen we voor de volgende indeling: - Categorie A: niet meldingsplichtige inrichtingen; - Categorie B: meldingsplichtige inrichting; - Categorie C agrarisch: vergunningsplichtige veehouderijen; - Categorie C RIE: vergunningsplichtige RIE-bedrijven; - Categorie C BRZO/RIE4: vergunningsplichtige BRZO/RIE4-bedrijven; - Categorie C overig: overige vergunningsplichtige bedrijven. In dit hoofdstuk worden de BRZO en RIE4 bedrijven, zoals gezegd, niet meegenomen. Wel is er zoals eerder beschreven een opsplitsing gemaakt binnen de RIE bedrijven in agrarisch en industrieel Aanvraag omgevingsvergunning activiteit milieu (RE01) Binnen de RUD zijn er ongeveer 500 vergunningsplichtige inrichtingen (Type C). Het totale aantal vergunningsplichtige inrichtingen daalt nog steeds per nieuwe tranche van het Activiteitenbesluit. Hoe vaak een vergunning wordt aangevraagd is niet op voorhand exact te bepalen. Uitbreidingsplannen of 46

125 vestiging van een nieuw bedrijf kunnen leiden tot een aanvraag, maar ook naar aanleiding van een controle kan geconcludeerd worden dat er een vergunning moet worden aangevraagd Termijnen Algemeen uitgangspunt is dat de vergunning binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen dient te worden verleend. Dit betekent maximaal 8 weken (en bij voorkeur korter) in geval van een reguliere procedure en 26 weken in geval van een uitgebreide procedure. Korte proceduretijd zorgt voor een snelle vergunningverlening waardoor de klant verder kan met zijn bedrijfsactiviteiten. Daarnaast zorgen duidelijke afspraken hierover ervoor dat de verwachtingen tussen RUD en deelnemers duidelijk zijn. Als het primaat in de procedure bij de deelnemer ligt gelden de volgende aanlevertijden voor de RUD: Meldingen Procedurestap Voorstel 19/6 Toetsen aan indieningsvereisten en 7 werkdagen voor de RUD noodzaak aanvullende onderzoeken evt. verzoek aanvulling Bij meervoudig aanvragen: aanleveren bij de deelnemer, er gaat één brief uit. Vergunningen Oprichting/ revisie/verandering OBM/ aanvraag milieuneutraal veranderen Ontvankelijkheid en opstellen Ontwerpbeschikking Beschikking Ontvankelijkheid en opstellen Beschikking 12 weken waarvan 10 weken voor de RUD In elk geval binnen 26 weken incl. publicatie 6 weken voor de RUD. Besluit en publicatie binnen 8 weken Vooroverleg ingeval van een uitgebreide procedure Het voeren van een vooroverleg is niet wettelijk verplicht, maar heeft een aantal voordelen: - Vooroverleg wordt gevoerd om tot een goede aanvraag te komen waardoor er minder aanvullende gegevens worden gevraagd in de procedure en uiteindelijk ook minder aanvragen buiten behandeling worden gelaten of zelfs geweigerd moeten worden, omdat de aangevraagde activiteit niet vergunbaar blijkt. Het vooroverleg kan worden gevoerd aan de hand van een conceptaanvraag. - Ook kan tijdens het vooroverleg gesproken worden over de gevolgen van de aanvraag, zoals het aan te brengen voorzieningenniveau of de organisatorische consequenties. De RUD kan hierin adviseren. Vooroverleg vindt plaats bij de volgende varianten: RE1.1 Oprichtingsvergunning RE1.2 Revisievergunning RE1.3 Veranderingsvergunning RE1.4 Milieu-neutrale veranderingsvergunning Als het gaat om een meervoudige aanvraag, vaak met de activiteiten bouwen en/of strijdig gebruik, vindt het vooroverleg bij voorkeur gecombineerd plaats. 47

126 Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus Vooroverleg toevoegen (twee keer). Dit is alleen van toepassing bij de varianten Bij de overige varianten vindt geen vooroverleg plaats. Zie ook hierboven. We hanteren de termijnen zoals genoemd in bovenstaand schema. Publicatie van de beschikking vindt plaats via de deelnemer, zowel na ontwerp als na definitief besluit. Dit mag uit de toelichting bij dit product. Het vooroverleg maakt onderdeel uit van de producten en is ook in de uren bij dit product meegenomen. RE 1.5: Deelrevisie. Dit is geen apart product. Hoort onder RE 1.1 of RE 1.2. Dit product kan uit de PDC verwijderd worden. De verklaring van geen bedenkingen (variant 01.9) wordt geacht deel uit te maken van vergunningverlening (vvgb). Hiervoor worden niet apart kentallen vastgesteld. Het vragen van een (ontwerp)vvgb is het opstellen van een brief Melding (RE02) Er bestaat een meldingsplicht voor oprichting of wijziging van bepaalde activiteiten binnen vergunningsplichtige (type C ) bedrijven en voor oprichting of wijziging van meldingsplichtige (type B) bedrijven. Binnen het werkgebied van de RUD betreft dit ongeveer 7000 type B bedrijven. Een melding beoordelen behelst alleen het toetsen aan de indieningsvereisten (is de melding compleet), of aanvullende rapportages nodig zijn en de inhoudelijke beoordeling van deze rapportages. Inhoudelijke toetsing van de melding vindt verder plaats tijdens de controle (toezicht en handhaving) Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus In de melding zit niet de beoordeling op besparingsmogelijkheden. Begeleiding bij het invullen van de melding toevoegen. Deze begeleiding kan helpen meldingen efficiënt af te doen. Publicatie van de melding vindt plaats door de deelnemer. De RUD levert de benodigde informatie aan. Dit in de toelichting bij dit product aanpassen Maatwerkvoorschrift (RE03) In het Activiteitenbesluit is soms de mogelijkheid opgenomen om maatwerkvoorschriften te stellen. Dit kan binnen drie jaar nadat het bedrijf van een vergunningplicht is overgegaan naar het Activiteitenbesluit. Het kan ook op een later moment als door middel van het opleggen van een maatwerkvoorschrift het voldoen aan de doelvoorschriften eenvoudiger is. Het uitgangspunt is dat de algemene voorschriften voldoende zijn Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus Uitgangspunt voor maatwerkvoorschriften is nee, tenzij. In principe dienen algemene voorschriften te volstaan. Alleen in bijzondere gevallen, wanneer daar goede redenen voor zijn en wanneer het Activiteitenbesluit de mogelijkheid biedt, worden maatwerkvoorschriften toegepast. Voor de toepassing van maatwerkvoorschriften geldt standaard de reguliere procedure. Alleen op aangeven van het bevoegd gezag of in overleg met het bevoegd gezag wordt de uitgebreide procedure toegepast. 48

127 Gelijkwaardigheidsbesluit (RE04) Dit betreft een besluit dat genomen kan worden als een inrichting voor een verplichte maatregelen een alternatief wil toepassen. In het besluit moet worden gemotiveerd dat sprake is van een gelijkwaardig alternatief Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Besluit verplichting activiteitenbesluit (RE05) In het Activiteitenbesluit is de mogelijkheid opgenomen om te besluiten dat er een rapportage moet worden overlegd. Dit buiten de reeds verplichte rapportages. Het gaat dan om akoestische onderzoeken (artikel 1.11 lid 4 e.v.) Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Goedkeuringsbesluit activiteiten omgevingsvergunning (RE06) In een omgevingsvergunning kan als voorschrift zijn opgenomen dat een rapportage ter goedkeuring aan het bevoegd gezag moet worden overlegd. Dit kunnen eenmalige rapportages zijn of jaarlijkse rapportages Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Beoordeling reguleringssituatie (RE07) Met enige regelmaat moet beoordeeld worden of de vergunning nog actueel is. Verder moet beoordeeld worden of, als gevolg van een wijziging van het Activiteitenbesluit, inrichtingen nog vergunningsplichtig zijn danwel onder het Activiteitenbesluit komen te vallen. De conclusie kan eventueel leiden tot het opleggen van maatwerkvoorschriften. De beoordeling vindt vaak plaats tijdens een controle en leidt tot een andere product Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus RE 7.1: de beoordeling eens per 10 jaar kan worden verwijderd. Elk vergunningsplichtige inrichting wordt in een veel hogere frequentie gecontroleerd, dus de actualisatietoets vind binnen deze 10 jaar al meerdere malen plaats. De uren voor de actualisatie zijn opgenomen in de producten RE RE RE 7.2: omdat het beoordelen van de reguleringssituatie tijdens een controle of op een ander contactmoment plaatsvindt, hoeft dit geen apart product te zijn. RE 7.3: deze blijft staan Behandeling kennisgeving tijdelijke activiteiten (RE08) Ook tijdelijke activiteiten moeten in sommige gevallen worden gemeld. Het gaat dan bijvoorbeeld om een melding mobiele puinbreker Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen. 49

128 Behandeling melding indirecte lozing op het riool (RE09) Op grond van het Besluit lozen buiten inrichting moeten lozingen op het riool buiten inrichtingen worden gemeld. Dit zijn vaak tijdelijke lozingen, bijvoorbeeld als gevolg van rioleringswerkzaamheden of bij saneringen Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Behandeling melding Besluit Bodemkwaliteit (RE14) De betreft de beoordeling van een melding voor het toepassen van grond en bagger in en/of op de bodem. Het kental is vastgesteld op basis van eigen ervaring Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Ontheffing ontdoen van afvalstoffen (RE16) Dit betreft het toepassen van afvalstoffen op of in de bodem danwel het verbranden van afvalstoffen. Hiervoor kan op grond van de Wet milieubeheer ontheffing worden verkregen. Veel deelnemers hebben bijvoorbeeld een stookbeleid waarin staat aangegeven onder welke voorwaarden ontheffing kan worden verkregen en op welke wijze. Omdat er zoveel verschil is in beleid en afhandelingswijze stellen we voor hierover met individuele deelnemers afspraken te maken. Het is moeilijk om hiervoor één kwaliteitsniveau vast te stellen Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De termijn van acht weken die nu in de PDC staat is te lang. Termijn vaststellen in overleg met de betreffende deelnemer. Onder RE16.3 verwijderen Behandeling melding lozing buiten inrichting op de bodem (RE17) Dit betreft de beoordeling van een melding betreffende het lozen van afvalwater of koude/warmte in de bodem op grond van het Besluit lozen buiten inrichtingen. Voor het kental is aangesloten bij de melding op grond van het Activiteitenbesluit (RE 02) Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Beschikking hogere waarde geluidsbelasting (RE20) Dit betreft het opstellen van een beschikking hogere waarde vanwege wegverkeers- en/of industrielawaai. Voor dit product is een kental vastgesteld op basis van de melding op grond van het Activiteitenbesluit Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Ontheffing geluidsbelasting (RE21) Behandeling van aanvragen voor ontheffing voor een tijdelijk overschrijding van de geluidsnormen voor niet- inrichting gebonden activiteiten. 50

129 Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus RE 21.2 kan worden verwijderd Juridische producten (JU01 t/m JU03) Dit betreft de behandeling van bezwaar en (hoger) beroep en de afhandeling van WOB-verzoeken. Er is nog geen duidelijkheid over de taakverdeling tussen deelnemers en RUD. Verder is de omvang van de taak op voorhand ook moeilijk vast te stellen. Voor deze producten wordt dan ook geen kental vastgesteld Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Advies milieuaspecten (AD01) Dit betreft het advies dat de RUD kan gegeven in een procedure strijdig gebruik/afwijkingsbevoegdheid van het bestemmingsplan. Het gaat om advies over bijvoorbeeld bodem, geur, geluid, externe veiligheid, licht, lucht, milieuzonering enz. Omdat het omvang van het advies erg kan verschillen zijn hiervoor op voorhand geen kentallen vast te stellen Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Zonering Industrielawaai (SP04) Het akoestisch beheer van geluidsgezoneerde industrieterreinen is taak waarvoor de gemeente bevoegd is. Tot op heden is deze taak door de provincie uitgevoerd en waarvoor zij de RUD tot nu toe ook hebben betaald. Omdat de omvangen afhankelijk is van de aard en omvang van het industrieterrein en het aantal wijzigingen wordt voor de uitvoering van deze taak geen kental vastgesteld. Aanvullingen op de producten en dienstencatalogus De omschrijving in de PDC voldoet. We hebben geen aanvullingen Kentallen Inleiding Hierboven hebben we de vergunningenproducten benoemd en inzichtelijk gemaakt op welke punten de PDC dient te worden aangevuld / gewijzigd. In deze paragraaf maken we inzichtelijk welk urenbeslag deze producten met zich meebrengen. Om een goede inschatting te kunnen maken van dit urenbeslag hebben we een aantal cijfers met elkaar vergeleken. Vervolgens hebben een aantal praktijkmensen vanuit verschillende gemeenten, de provincie en de RUD een inschatting gemaakt welke urenbesteding redelijkerwijs nodig is voor de beschreven producten. Hiervoor hebben we als uitgangspunt genomen de uren die nodig zijn in een organisatie die de werkprocessen op orde heeft. Het gegeven dat de RUD-Zeeland op dit punt wellicht nog wat stappen heeft te zetten is niet in de kentallen verwerkt Vergelijkingscijfers Bij de totstandkoming van onderstaande kentallen hebben we gekeken naar de volgende cijfers: De kentallen van de omgevingsdienst Midden Holland De kentallen van de omgevingsdienst IJsselland Het voorstel dat de RUD Zeeland heeft gedaan in

130 Producten waarvoor geen kentallen zijn opgenomen Voor een aantal vergunningenproducten zijn geen kentallen opgenomen. Daarvoor zijn twee redenen. Een eerste categorie producten waarvoor geen kentallen zijn opgenomen betreffen producten die in de praktijk nauwelijks voorkomen. In dat geval zijn er ook geen ervaringscijfers en is het niet mogelijk een verantwoord advies te geven over een kental. Een andere categorie producten waarvoor geen kental is opgenomen betreft producten die onderling erg van elkaar verschillen. Een goed voorbeeld is een advies. De inzet die nodig is op adviezen kan erg uiteen lopen. De ene adviesvraag is de andere niet. Dit betekent dat het niet mogelijk is een verantwoord advies te geven over een kental. We stellen voor deze producten af te rekenen op uurbasis, in overleg met de betreffende deelnemer. Dit is in paragraaf 10.4 verder uitgewerkt. Voor de volgende vergunningenproducten is geen kental opgenomen: RE 04 Gelijkwaardigheidsbesluit RE 05 Besluit verplichting activiteitenbesluit RE 06 Goedkeuringsbesluit activiteit omgevingsvergunning RE 07 Beoordeling reguleringssituatie AD 01 Milieuadvies AD 02 Beleidsadvies milieu AD 03 Advies MER OV 09 Uitvoering bevoegd gezag taken m.e.r. SP 04 Zonering Industrielawaai JU 01 t/m JU 03 Voor wat betreft het product RE01.11 (Ingetrokken aanvraag) zijn ook geen kentallen geformuleerd. Voor dit product is het niet nodig om uren op de strippenkaart op te nemen. Dit komt zo weinig voor dat deze taak, wanneer deze toch een keer voorkomt, kan worden uitgevoerd binnen het beschikbare totaalbudget dat voor het product RE01 beschikbaar is Overzicht kentallen Produc t Type A (uren ) Type B (uren ) Type C agrarisc h (uren) Type C overi g (uren) Type C RIE 2 agrarisc h (uren) Type C RIE industri e (uren) Toelichting RE We hebben aansluiting gezocht bij de kentallen van beide omgevingsdiensten. RE We hebben aansluiting gezocht bij de kentallen van beide omgevingsdiensten. RE Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. 2 Type C RIE agrarisch en industrie kentallen op basis van inschatting expertise RUD.. 52

131 RE Voor dit kental hebben we aansluiting gezocht bij het kental van de omgevingsdienst Midden Holland RE We hebben het gemiddelde genomen van het kental omgevingsdienst Midden Holland en IJsselland. RE We hebben het gemiddelde genomen van het kental omgevingsdienst Midden Holland en IJsselland. RE Dit is gelijk aan de veranderingsvergunnin g (RE01.3) RE 01.9 Het opvragen van verklaring van geen bedenkingen maakt onderdeel uit van vergunningverlening en wordt dus geacht in de uren verdisconteerd te zijn. RE Dit product houdt steeds vaker een vormvrije MER en dit kost enige tijd. Aansluiting gezocht bij het kental van IJsselland. Geen kental. RE RE Type A inrichtingen zijn niet meldingsplichtig. Echter het komt voor dat er toch een melding wordt ingediend. Er moet dan beoordeeld worden dat het inderdaad een type A inrichting is en zo ja, dan moet er een brief verstuurd worden dat de inrichting niet meldingsplichtig is. Inrichtinghouders vragen soms ook om bevestiging dat het om een type A gaat. Kentallen op basis van eigen inschatting. 53

132 Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE Dit is inclusief bezoek en de behandeling van eventuele zienswijzen. Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE Dit betreft een vrij eenvoudige procedure. Anders dan bij het Activiteitenbesluit zijn de mogelijkheden voor maatwerk beperkt. Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE Dit product komt niet regelmatig voor. Het betreft een kort besluit met een standaard tekst. Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE 04.1 Geen kental RE 05.1 Geen kental RE 06.1 Geen kental RE 06.2 Geen kental RE en 7.2 komen te vervallen. Voor 7.3 stelt de subwerkgroep plustaken/brzo een kental op. Niet-inrichtinggebonden taken RE uur Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE uur Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE14 1 uur Aangezien een bodemonderzoek door een gecertificeerd bureau wordt uitgevoerd, 54 Kentallen op basis van eigen inschatting. Verder geen bruikbaar

133 RE 16.1 hoeft een melding (bodemrapport) niet volledig inhoudelijk te worden getoetst. Bij grondverzet op basis van de Bodemkwaliteitskaart is geen bodemonderzoek noodzakelijk en hoeft dus ook geen inhoudelijke beoordeling plaats te vinden. 0,25 uur. Dit betreft alleen het toetsen van het verzoek om ontheffing aan het beleid van de betreffende deelnemer en de afhandeling van het verzoek, eveneens conform beleid van de betreffende deelnemer. vergelijkingsmateriaal beschikbaar. RE uur Sluit aan bij het kental Midden-Holland RE 17 4 uur Sluit aan bij de behandeling van een reguliere melding Ab RE uur Sluit aan bij de behandeling van een reguliere melding Ab RE ,5 uur SP 04 Geen kental JU 01 Geen kental t/m JU 03 Opmerking: De uren betreffende RIE-bedrijven zijn aangepast naar aanleiding van opmerkingen die gedurende het traject zijn gemaakt Kwaliteit bemensing per product Voor het bepalen van het opleidingsniveau is aansluiting gezocht bij de kwaliteitscriteria 2.1 (pg 15). Klasse Activiteitenbesluit Opleiding I Type A en B MBO II Type B en C MBO en HBO III Type C HBO Uit deze tabel kan worden geconcludeerd dat voor het afhandelen van een melding een MBO opleidingsniveau volstaat en voor het behandelen van een vergunningaanvraag een HBO niveau. We hebben ervoor gekozen bij de verschillende producten geen verdere onderverdeling te maken. Dit leidt tot het volgende overzicht: Taak Functieniveau RE 01 HBO RE 02 MBO RE 03 MBO RE 04 MBO RE 05 MBO RE 06 HBO RE 07 MBO RE 08 MBO 55

134 RE 09 RE 14 RE 16 RE 17 RE 20.1 RE 21.1 AD 01 SP 04 JU 01 JU 02 JU 03 MBO HBO MBO MBO HBO HBO HBO HBO HBO HBO HBO 10.5 Frequentie Vergunningenproducten kunnen niet van tevoren worden ingepland. Immers, aanvragen die binnen komen dienen afgehandeld te worden. Om in staat te zijn vooraf deelnemersbijdragen vast te stellen is het nodig een inschatting te maken van de aantallen vergunningen en meldingen die behandeld worden. Die inschatting is een beetje koffiedik kijken omdat de factoren die van invloed zijn op de hoeveelheid aanvragen niet helemaal kunnen worden overzien. Om die reden is het ook nodig onderstaande raming en feitelijke realisatie goed te monitoren en periodiek te evalueren. In de onderstaande tabel waarin we getracht hebben een zo reëel mogelijke inschatting te maken hebben we de te verwachten aanvragen uitgedrukt als percentage van het vergunningenbestand. Dit betekent wel dat het van wezenlijk belang is dat er steeds een correct inzicht is in de omvang van het inrichtingenbestand per deelnemer. Als dat niet het geval is heeft dit direct consequenties voor de correct (en eerlijkheid) van de doorrekening aan de verschillende deelnemers. 56

135 Product Frequentie RIE agrarisch RIE industrie Toelichting RE01.1 en 01.2 (samen) 10% van het vergunningenbestand 10% van de RIEveehouderijen 10% van RIEbedrijven industrieel Uitgaande van de revisie eens per 10 jaar. Omdat veel inrichtingen toch al binnen deze termijn een nieuwe of veranderingsvergunning nodig hebben. RE 01.3 RE 01.4 RE 01.5 RE 01.6 en 01.7 (samen) RE 01.8 RE 01.9 RE % van het vergunningenbestand 10% van het vergunningenbestand 1% van het vergunningenbestand 1% van het vergunningenbestand 1,5 % van het type B inrichtingen. 30% van de RIEveehouderijen 95% van de RIEveehouderijen 3% van de RIEveehouderijen 3% van de RIEveehouderijen RE RE % 10% van de RIEveehouderijen 57 10% van de RIEbedrijven industrieel 110% van de RIEbedrijven industrieel Dit product komt binnen dit inrichtingenbestand niet voor. 2% van de RIEbedrijven industrieel 2% van de RIEbedrijven industrieel - 10% op RIEbedrijven industrieel Dit product komt in de praktijk weinig voor. Dit product kom in de praktijk weinig voor en wordt in de regel meegenomen in een reguliere procedure. De verklaring van geen bedenkingen maakt onderdeel uit van de reguliere procedure. Er wordt vanuit gegaan dat bij een kwart van de meldingen ook een OBM nodig is. Percentage van het aantal type B inrichtingen Geen kental dus ook geen frequentie. 30% op RIEbedrijven industrieel beter loopt wordt het Wanneer handhaving aantal meldingen ook hoger. Er wordt hetzelfde uitgangspunt gekozen als bij vergunningsplichtige inrichtingen, namelijk dezelfde frequenties opgeteld voor een oprichtingsvergunning + veranderingsvergunning + melding milieuneutraal. In Tholen zijn vorig jaar alle controles

136 RE ,5 % van het aantal type B en C bedrijven Summier RE ,1% 0,1% van het aantal ingediende meldingen. RE ,1% 0,1% van het aantal ingediende meldingen. 60% op RIEbedrijven industrieel 0,1% van het aantal ingediende meldingen. 0,1% van het aantal ingediende meldingen. RE06 0,1% Summier 60% op RIE-bedrijven industrieel uitgevoerd en het effect van handhaving zou hierin merkbaar moeten zijn. Het percentage van Tholen wordt als richtinggevend aangehouden. Maatwerk komt niet veel voor. Uitgangspunt is nee, tenzij. Dit product komt in de praktijk niet / nauwelijks voor. Dit komt bijna nooit voor daarom is 0,1% opgenomen Opmerking: De frequenties voor RIE-bedrijven zijn aangepast naar aanleiding van opmerkingen in het doorlopen traject. 58

137 10.6 Bijlage III: Product subwerkgroep toezicht en handhaving Voorstel gebruik DCMR risico indeling en de werking daarvan In SquitXO zijn de circa 8700 inrichtingen opgenomen die tot het werkgebied van RUD Zeeland behoren. Deze inrichtingen worden ingedeeld in 4 risicocategorieën: 1. Hoog risico 2. Medium risico 3. Beperkt risico 4. Verwaarloosbaar risico Dit gebeurt op basis van een risicoanalyse op brancheniveau en per milieuthema. Per branche zijn scores gegeven per milieudoel (geluid, lucht, veiligheid, etc). De risicocategorie bepaalt de controlefrequentie en mede het soort controle-instrument (zoals bijvoorbeeld zelfcontrole of integrale controle) wat kan worden ingezet Branches (bestand Brancheclusters 2013) Er wordt gewerkt met een 38- tal branches. Bijvoorbeeld de branche Akkerbouw, Op- en overslag gevaarlijke stoffen, Bouwnijverheid, Houden van dieren, Raffinaderijen etc. Branches zijn samengestelde groepen van bedrijven op basis van SBI-codes, bijvoorbeeld de branche motorvoertuigenhandel- en herstelinrichtingen omvat garages, showrooms, autospuiterijen, etc. De basis wordt gevormd door de hoofdactiviteit. Er wordt gewerkt met branches, omdat het voor een meerjarenaanpak ondoenlijk is om voor 8700 bedrijven individueel te scoren. Er is altijd discussie mogelijk over de wijze van indelen en er is ook geen absolute waarheid hierin. Het is op basis van gezond verstand en gaat erom om tot een zo logisch mogelijke indeling te komen. Vooralsnog is gekozen om de indeling die DCMR aanhoudt te volgen. Voordelen van de DCMR systematiek zijn: - Alle bedrijven, van eenvoudig tot complex, passen binnen deze methodiek. - Elementen van huidige Zeeuwse methodieken komen erin terug. - Risicoanalyse is reeds beschikbaar. Tabel 10:6 Brancheclusters risicocategorie aantal bedrijven* Afval(water)beheer Medium risico 253 Akkerbouw Beperkt risico 2407 Autodemontagebedrijven Medium risico 30 Bouwnijverheid Beperkt risico 372 Chemie Hoog risico 17 Chemische wasserijen Medium risico 2 Droge bulk Medium risico 8 Emplacementen (spoor) Hoog risico 11 Energiebedrijven Hoog risico 188 Energiedistributie en Beperkt risico 575 waterhuishouding Glastuinbouw Medium risico 64 Glasproductie en -bewerking Medium risico 0 Grafische activiteiten Beperkt risico 27 59

138 Groot- en détailhandel Verwaarloosbaar risico 644 Horeca Beperkt risico 685 Houden van dieren Medium risico 539 Hout/meubelindustrie Beperkt risico 27 Industrie Beperkt risico 35 Installaties Beperkt risico 176 Metaalelectrobedrijven Medium risico 257 Motorvoertuigenhandel en - Medium risico 373 herstelinrichtingen Onderwijs Verwaarloosbaar 95 Op- en overslag (tank) Hoog risico 7 Op- en overslag gevaarlijke Hoog risico 46 stoffen Overige dienstverlening Beperkt risico 283 Overige op- en overslag Beperkt risico 387 Raffinaderijen Hoog risico 1 Rubber- en kunststofind. Medium risico 17 Scheepswerven Medium risico 63 Sport- en recreatie Beperkt risico 440 Tankstations Hoog risico 92 Textielbedrijven Beperkt risico 4 Vlees- en visverwerkende Beperkt risico 57 industrie Voedingsmiddelenindustrie Beperkt risico 55 Vuurwerk Medium risico 31 Zorg Beperkt risico 192 Windmolens Beperkt risico 31 Propaantanks particulieren Beperkt risico 218 nog geen branche ingevuld 10 *aantallen gebaseerd op (incl. 989 A-inrichtingen die allemaal onder verwaarloosbaar risico vallen en derhalve in categorie 1) Keuzes: - Propaantanks bij particulieren zouden volgens de branche-indeling onder het branchecluster Op- en overslag gevaarlijke stoffen vallen en daardoor jaarlijks gecontroleerd worden. Dat is te zwaar voor deze inrichtingen. Voorstel is aangenomen om deze inrichtingen onder de risicocategorie Beperkt risico te laten vallen. Daarmee worden ze steekproefsgewijs gecontroleerd. - Windmolens zouden volgens de branche-indeling onder het branchecluster Energiebedrijven vallen en daardoor jaarlijks gecontroleerd worden. Dat is te zwaar voor deze inrichtingen. Voorstel is aangenomen om deze inrichtingen onder de risicocategorie Beperkt risico te laten vallen. Daarmee worden ze steekproefsgewijs gecontroleerd. 60

139 - Het komt ons vreemd over dat vlees- en visverwerkende industrie lager scoort dan de voedingsmiddelen industrie. De voedingsmiddelen industrie is daarom gelijkgesteld met de vlees- en visverwerkende industrie. Voorstel is aangenomen om beide branches gelijk te trekken. - Voorstel is aangenomen om onderwijs naar verwaarloosbaar te veranderen. DCMR had de branche onderwijs in de categorie Beperkt risico, omdat zij een project hadden om scholen energiezuiniger te maken. Dit is er in Zeeland niet Hoe komen de scores tot stand? De scores komen voor een belangrijk deel tot stand in de zogenaamde speerpuntenanalyse van DCMR. In deze analyse krijgen branches per milieuthema een score (1, 2, 3 of 4) die uitdrukt hoeveel impact en/of relevantie de activiteiten in die branche op het milieuthema hebben. Bij het toekennen van de scores wordt uitgegaan van de grootste groep(en) bedrijven binnen de branche. De zogenaamde 80/20 regel. Het kan zijn dat er binnen een branche bepaalde groepen voorkomen die op een thema meer of minder invloed hebben. Dat is geen probleem. Tijdens het bepalen van de aanpak kan vervolgens gedifferentieerd worden welke controle aspecten belangrijk zijn en welke controlediepgang vereist is. Bijvoorbeeld de groep autospuiters bij autoherstelbedrijven. Dit type inrichtingen heeft meer invloed op het thema lucht, maar vormt slechts een kleine groep van de totale branche. De score is tot stand gekomen door deskundigen binnen de DCMR (toezichthouders, vergunningverleners, themabeheerders en dergelijke). Zij hebben per branche hun score gegeven op de verschillende thema s. De ingevulde scores zijn verwerkt waarna de concept resultaten van de speerpuntenanalyse in een plenaire bijeenkomst zijn besproken. Tijdens deze plenaire bijeenkomst is afstemming bereikt over eventuele verschillen. Hierna is het voorstel definitief ter besluitvorming voorgelegd. De gegeven scores staan in onderstaande tabel. In rood zijn de wijzigingen aangegeven die wij op de DCMR scores hebben gedaan doordat wij de Zeeuwse situatie anders inschatten dan die in het DCMR gebied. Tabel 10:7 Branche lucht stank veiligheid geluid bodem energie afval afvalwater Afval(water) , medium Beheer Akkerbouw , beperkt Autodemonta-gebedrijven , medium Bouwnijverheid , beperkt Chemie , hoog Chemische wasserijen , medium Droge bulk , medium Emplacementen (spoor) , hoog Energiebedrijven , hoog Energiedistributie en , beperkt waterhuishouding Glas)tuinbouw , medium Glasproductie en , medium bewerking Grafische activiteiten , beperkt Groot- en détailhandel , verwaarloosbaar Horeca (was 4) , beperkt (was 3, medium) Houden van dieren , medium risico cat. 61

140 Hout/meubelindustrie , beperkt Industrie , beperkt Installaties , beperkt Metaal-elektrobedrijven , medium Motorvoertuigenhandel en , medium -herstelinrichtingen Onderwijs (was 3) (was 2, beperkt) Op- en overslag (tank) , hoog Op- en overslag gevaarlijke , hoog stoffen Overige dienstverlening , beperkt Overige op- en overslag , beperkt Raffinaderijen , hoog Rubber- en kunststofind , medium Scheepswerven , medium Sport- en recreatie , beperkt Tankstations , hoog Textielbedrijven , beperkt Vlees- en visverwerkende industrie 1 (was 2) Voedingsmiddelenindustrie 1 3 (was 4) , beperkt , beperkt (was 3, medium) Vuurwerk , medium Zorg , beperkt Vaststellen risicocategorie van een branche Hierbij wordt gebruik gemaakt van prioritaire thema s. De score op de prioritaire thema s telt zwaarder dan die op de overige thema s. Bij controles komen alle milieuthema s aan bod. Voor Zeeland stellen wij voor om aan te sluiten bij de missie van RUD Zeeland; een schoon en veilig Zeeland. In het uitgewerkte scenario is daarom de gerekend met veiligheid, bodem en lucht als de prioritaire thema s. Om te bepalen in welke risicocategorie een branche valt, wordt eerst gekeken naar de hoogste score op de prioritaire thema s (eerste kolom in de onderstaande tabel). Daarna wordt gekeken naar de hoogste score op de overige thema s (tweede kolom in de onderstaande tabel). De overige thema s tellen een punt minder zwaar mee dan de prioritaire thema s. Aan de hand van de tabel is dan te zien in welke categorie de branche valt. Bijvoorbeeld: de branche energiebedrijven heeft als hoogste score op de prioritaire thema s een 4 (in dit geval op lucht). Daarmee valt deze branche in de categorie hoog risicobedrijven. De branche horeca heeft als hoogste score op de prioritaire thema s een 1. Op de overige thema s heeft deze branche als hoogste score echter een 3 (voor geluid). Daardoor valt horeca in de beperkt risicobedrijven. 62

141 Tabel 10:8 Hoogste score op de prioritaire thema s Hoogste score op de overige thema s Risicocategorie 4 Hoog risicobedrijven 3 4 Medium risicobedrijven 2 3 Beperkt risicobedrijven 1 1/2 Verwaarloosbaar risicobedrijven Risicocategorieën en toezicht Bij de verwaarloosbaar risicobedrijven wordt klacht- en incidentgericht toezicht gehanteerd. Dit betekent dat alleen toezicht plaatsvindt bij klachten of incidenten. Beperkt risicobedrijven De beperkt risicobedrijven worden steekproefsgewijs gecontroleerd. Dit is toezicht met een lage frequentie. Ook zelfcontrole valt hieronder. In de toekomst worden naleefgedrag en klachten gebruikt om te bepalen welke subgroep meer toezicht krijgt. Medium risicobedrijven Dit vraagt in principe om een meerjarig ingeplande branche aanpak bij alle bedrijven in de hiertoe behorende branches. De medium risicobedrijven krijgen daarom een branche-/thema aanpak. Daarbij wordt projectmatig een branche en/of thema gecontroleerd door middel van controlebezoeken en/of (diepgaand) administratief toezicht. In de toekomst worden naleefgedrag en klachten gebruikt om te bepalen welke subgroep meer toezicht krijgt. Hoog risicobedrijven De groep hoog risicobedrijven krijgt een individuele aanpak. Bij deze bedrijven wordt de branchegerichte risicoanalyse uitgebreid met een bedrijfsgerichte analyse. In deze bedrijfsgerichte analyse komen ook de aspecten naleefgedrag, klachten, kunnen (is het bedrijf zodanig georganiseerd dat het kan naleven) en willen (cultuur) aan bod. Ook bestuurlijke relevantie speelt daarin een rol. De uitkomst van deze bedrijfsgerichte analyse kan invloed hebben op het aantal uren dat aan het bedrijf besteed wordt. 63

142 Gevolgen gebruik van DCMR indeling versus de huidige indeling Frequentietabel van gemeenten en het gemiddeld niveau. Dit kan eveneens een scenario zijn. Een ander scenario kan een wijziging zijn van de frequentie. Tabel 10:9 Terneuzen Sluis Hulst Kapelle Borsele Noord- Beve- Middelbur g Goes Veere Voorstel Zeeuws niveau cat cat. 1 klachten incident gericht klacht- en incidentgeric ht klacht- en incidentgeric ht klacht- en incidentgeric ht klacht- en incidentgeric ht klacht- en incidentgeric ht cat of cat ? cat Noot: niet van alle gemeenten waren de gegevens beschikbaar. Deze zijn derhalve niet in bovengenoemde tabel vermeld. 1: één controle per jaar 2: één controle per 2 jaar 3: één controle per 3 jaar 4: één controle per 4 jaar 5: één controle per 5 jaar etc. 64

143 Koppeling PDC en kwaliteitscriteria Door de stuurgroep aangenomen voorstel Toezicht en handhaving milieu (de aanpassingen zijn aangegeven) Eisen aan medewerkers die deze zeven activiteiten uitvoeren voor alleen klasse I en eenvoudige klasse II inrichtingen Opleiding Werkervaring *** Aanvullende kennis Frequentie Basisopleiding: Relevante MBO Aanvullende opleiding(en): * voor ieder van de sectoren 1 jaar in de klasse waarin wordt gewerkt Basiskennis: * Awb Besluit landbouw AO/IC financieel en stofstromen Waterwet (indirecte lozingen) Pseudowetgeving (NER, handreiking industrielawaai, Nederlandse Richtlijn Bodembescherming, Energiebesparingsmethodieken) Verspreidingsmodellen geur, fijnstof en ammoniak ** Natuurbeschermingswet, reconstructieplan ** Diepgaande kennis: * Besteden van 2/3 fte aan deze zeven activiteiten bij in de klasse I en II inrichtingen waarin wordt gewerkt en/of die ieder enkele tientallen fysieke controles per jaar uitvoeren in een mix van de klasse waarin wordt gewerkt I en II. 65

144 Basiscursus omgevingsrecht Onderlinge samenhang doorgronden van Basiscursus Wm wetsvoorschriften en Basiscursus EV / normen Bevi / Revi / PGS Europese milieurichtlijnen Basiscursus administratief Jurisprudentie milieu in omgevingsrecht toezicht Cumulatie-, domino en Specialistische opleiding ketenrelaties milieuthema s handhaving milieuwetgeving Documenten bijlage 2, regeling aanwijzing bbt Basiscursus NER, lucht, afval, Overwegingen gelijkwaardigheidsbesluit energie, afvalwater Wet geurhinder ammoniak** Basiscursus Geluid / IL Besluit ammoniakemissie huisvesting Basiscursus Bodem / NRB veehouderij** * hiervoor geldt dat voor elk bolletje uit de opsomming 2 personen deze opleiding cq kennis hebben. ** In de kwaliteitscriteria staan voor de sector aparte eisen en wordt er vanuit gegaan dat men ervaring moet hebben in klasse III in deze sector, voordat er in de sector gewerkt mag worden, ook voor klasse I. Ook geldt dan voor de gehele sector een hbo eis. Dit nemen we niet over, omdat het gevoel bestaat dat dit overkwalificatie is. Daarom hebben we de eisen voor de agrarische sector aan deze algemene eisen toegevoegd. Eisen aan medewerkers die deze zeven activiteiten uitvoeren voor 66

145 klasse I, II en III inrichtingen algemeen Opleiding Werkervaring *** Aanvullende kennis* Frequentie Basisopleiding: Aanvullende opleiding(en): * zie klasse I en eenvoudige klasse II - of specialistische opleiding administratief toezicht en auditvaardigheden 52 jaar in de klasse waarin wordt gewerkt I, II of III, waarvan minimaal 3 jaar in klasse III Basiskennis: Zie klasse I en eenvoudige klasse II Verspreidingsmodellen geur, fijnstof en ammoniak ** Natuurbeschermingswet, reconstructieplan ** Diepgaande kennis: * Zie klasse I en eenvoudige klasse II goederenbeweging en bijbehorende toetsingstechnieken IE regelgeving en jurisprudentie Besteden van 2/3 fte aan deze zeven activiteiten in de klasse waarin wordt gewerkt bij klasse III inrichtingen en/of ieder enkele tientallen objecten in de klasse waarin wordt gewerkt II en III per jaar waarvoor fysieke en/of administratieve controles worden uitgevoerd (incl. enkele volledige audits milieumanagementsystemen). 67

146 Wet geurhinder ammoniak** Besluit ammoniakemissie huisvesting veehouderij** * hiervoor geldt dat voor elk bolletje uit de opsomming 2 personen deze opleiding cq kennis hebben. ** In de kwaliteitscriteria staan voor de sector aparte eisen en wordt er vanuit gegaan dat men ervaring moet hebben in klasse III in deze sector, voordat er in de sector gewerkt mag worden, ook voor klasse I. Ook geldt dan voor de gehele sector een hbo eis. Dit nemen we niet over, omdat het gevoel bestaat dat dit overkwalificatie is. Daarom hebben we de eisen voor de agrarische sector aan deze algemene eisen toegevoegd. Eisen aan medewerkers die deze zeven activiteiten uitvoeren voor klasse I, II en III inrichtingen binnen de sector procesindustrie Opleiding Basisopleiding: Werkervaring *** 52 jaar in de sector procesindustrie in klasse I, II of III, waarvan 13 jaar in klasse III Aanvullende kennis Basiskennis: Zie klasse I, II en III algemeen Frequentie Besteden van 2/3 fte aan deze zeven activiteiten bij klasse III inrichtingen, waarvan 1/3 fte aan deze zeven activiteiten bij klasse III inrichtingen in de 68

147 Aanvullende opleiding(en): en III algemeen Diepgaande kennis: Zie klasse I, II en III algemeen sector procesindustrie én vijf fysieke inspecties bij RIE procesindustrie inrichtingen uitvoeren. procesvoering en methoden gevaarlijke stoffen Eisen aan medewerkers die deze zeven activiteiten uitvoeren voor klasse I, II en III inrichtingen binnen de sector afval Opleiding Werkervaring Aanvullende kennis Frequentie 69

148 Basisopleiding: Aanvullende opleiding(en): 52 jaar in de sector afval in klasse I, II of III, waarvan 31 jaar in klasse III Basiskennis: III algemeen Afvalstoffen Plan geluid, geur, luchtkwaliteit, stof, externe veiligheid en groene wetgeving Diepgaande kennis: Besteden van 2/3 fte aan deze zeven activiteiten bij klasse III inrichtingen, waarvan 1/3 fte aan deze zeven activiteiten bij klasse III inrichtingen in de sector afval én vijf fysieke inspecties bij RIE afval inrichtingen uitvoeren. en III algemeen III algemeen procesvoering gevaarlijke stoffen verwerkingsbeleid afvalverwerkende inrichtingen 70

149 12. Buitengewone opsporing milieu, welzijn en infrastructuur Onderstaande activiteiten moeten binnen de overheid uitgevoerd worden. Het betreffen kernactiviteiten van de Wabo die bij het bevoegd gezag thuishoren. Activiteit 1 Opsporen van (economische) milieudelicten op het terrein van natuur en milieu en fysieke leefomgeving (waaronder bouwen, wonen, monumenten en ruimte). a. uitvoerend ondersteunen bij (eenvoudige) zaken; b. deskundig ondersteunen bij gecompliceerde strafzaken; c. signaleren van zaken die buiten de opsporingsbevoegdheid of competenties vallen; d. terugkoppelen uitvoerbaarheid/handhaafbaarheid van normen en beleid. 2 Uitvoeren van de bestuurlijke strafbeschikking milieu. Eisen aan medewerkers die deze activiteit uitvoeren Opleiding Werkervaring Aanvullende kennis * Frequentie Basisopleiding: 1 jaar Basiskennis: Natuurwetgeving*** Besteden van 1/3 1/5 fte aan deze activiteit. ** 71

150 Aanvullende opleiding(en): boa s boa s Permanente her- en bijscholing Diepgaande kennis: technieken en jurisprudentie afvordering - Eisen aan organisaties die deze activiteit uitvoeren minimaal 3 medewerkers die voldoen aan bovengenoemde criteria * hiervoor geldt dat voor elk bolletje uit de opsomming 3 personen deze opleiding cq kennis hebben. ** dit is met name toepassen Bestuurlijke strafbeschikking milieu en dat kost minder tijd. Daardoor kom je in minder tijd aan voldoende aantallen. *** BOA s werken ook op het terrein van natuurwetgeving (zie beschrijving onder activiteit 1, daarom is ook kennis op dit gebied vereist. 72

151 Producten toezicht en handhaving met kwaliteitscriteria, uren en functies Zie hiervoor de los opgenomen bijlage (Excelbestand) Berekening aantallen TH voor PxQ Zie hiervoor de los opgenomen bijlage (Excelbestand) Aangenomen voorstel Kwaliteitscriteria voor Eenvoudige geluidsmeting Eisen aan medewerkers die een eenvoudige geluidsmeting uit moeten kunnen voeren. NB. de piketambtenaar verwerkt de bevindingen in een vastgesteld meetrapport. Het meetrapport met de meetresultaten van de verrichte metingen zal door de geluidsdeskundige beoordeeld en indien nodig aangevuld worden. Opleiding Relevante MBO Aanvullende opleiding Een keer per twee jaren een dagdeel training/cursus: het uitvoeren van een eenvoudige geluidsmeting. Praktische training hoe de geluidsmeter gebruikt moet worden en hoe in bepaalde situaties een geluidsmeting moet worden uitgevoerd die de grondslag kan bieden voor handhaving. Werkervaring 1 jaar in het werkveld Aanvullende kennis Handleiding meten en rekenen industrielawaai v.w.b. de eenvoudige metingen Voorschriften geluidsaspecten activiteitenbesluit Frequentie Minimaal 3 keer per jaar het aan de hand van een handleiding en eventueel instructies van de geluidsdeskundige (Kwaliteitscriteria hfd 21 geluid pag 90-93) uitvoeren van een meting met een geluidsmeter bij een enkelvoudige bron binnen een straal van 50m bij de gevel van een geluidsgevoelig object of in aanpandige woning Wijzigingsvoorstellen PDC Controle inrichting TH01 onderdeel BIBOB verwijderen, staat al bij vergunningverlening, daar hoort het ook. Controle inrichting TH01 deskundigheidsgebieden Juridische aspecten HH en Juridische aspecten VV verwijderen. Dat valt onder het product Bestuursrechtelijke handhaving. 24 uurs bereikbaarheid TH04 specialistische deskundigheidsgebieden accent milieu verwijderen. Behandeling Hoger beroep JU02 deskundigheidsgebied casemanagen verwijderen. Handhaafbaarheidstoets groen is geen apart product in PDC. Handhaafbaarheidstoets grijs is onderdeel van RE01 Omgevingsvergunning milieu-inrichting. Bij Groen verzorgt provincie de vergunningverlening, RUD verzorgt alleen de handhaafbaarheidstoets. 73

152 Werkdocument productbeschrijvingen controle inrichting TH01 Onderstaand betreft een werkdocument. De productbeschrijvingen zijn een afkadering van de diverse varianten ter bepaling van het aantal uren en wijken af van de PDC. Er dient nog nader bepaald te worden of de PDC aangepast c.q. aangevuld moet worden. TH01.1 Administratieve controle (beoordeling rapportageverplichting) Omschrijving Het beoordelen van en adviseren over ingediende rapportages, onderzoeken, keuringen en plannen. Deze stukken worden veelal ingediend omdat hiertoe een wettelijke verplichting bestaat. Voorbeelden van deze stukken zijn: - grondwatermonitoring - bodemonderzoek en akoestisch onderzoek - programma van eisen - saneringsplannen - energiebesparingonderzoek - registratieverplichting en tijdige indiening meststoffen en emissiegegevens UO-IMT bij glastuinbouwbedrijven Een administratieve controle omvat de volgende onderdelen: - beoordeling op volledigheid en juistheid van de ingediende stukken - controle van de opgenomen conclusies en aanbevelingen van de ingediende stukken - administratieve hercontrole(s) (let op: als er ter plaatse een bezoek moet worden gebracht, geldt hiervoor het product hercontrole ) - schriftelijke terugkoppeling (controlebrief met constateringen) naar het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier Uren: Klasse I Klasse II Klasse III RIE 3 uur 4 uur 6 uur 6 uur Het kengetal is inclusief administratieve hercontrole(s) met schriftelijke terugkoppeling en exclusief hercontrole op locatie en bestuursrechtelijke handhaving. Optionele kosten: TH01.1A BIBOB-toets: een BIBOB-toets wordt uitgevoerd in overleg met bevoegd gezag. TH01.1B Bemonstering: monstername met analyse en beoordeling tbv controle van luchtemissies, geluid en indirecte lozingen. TH01.1C Meting: meting met analyse en beoordeling tbv controle van luchtemissies, geluid en indirecte lozingen. Frequentie: Uitvoering van alle voorkomende (wettelijk) verplichte beoordelingen binnen de gestelde termijn. 74

153 TH01.2 Diepgaand administratief toezicht Omschrijving Diepgaand administratief toezicht wordt ingezet om uitgebreid onderzoek te doen naar de betrouwbaarheid, juistheid, volledigheid, actualiteit en tijdigheid van de verstrekte getalsmatige gegevens, informatie en de afvalstoffenboekhouding van bedrijven. Op basis van een risicoanalyse (branche, klachten etc.) wordt bij een aantal bedrijven een diepgaander onderzoek uitgevoerd. Ook ketenonderzoek en informatie gestuurd onderzoek kan hier aanleiding toe zijn. Diepgaand administratief toezicht omvat de volgende onderdelen: - opvragen van de benodigde gegevens voor het basis onderzoek - globale check van de gegevens - risicoanalyse - indien benodigd bezoek ter plaatse - beoordeling van de (milieu) AO/IC - analyse van de (productie- en/of verwerkings-)processen - analyse van goederen en geldstromen - leggen van dwarsverbanden - rapportage - schriftelijke terugkoppeling (controlebrief met constateringen) naar het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier Uren 25 uur per onderzoek Het kengetal is exclusief hercontrole en bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie Incidentele uitvoering op basis van risicoanalyse in overleg met het bevoegd gezag. TH01.3 Audit voor systeemgericht toezicht Omschrijving Systeemgericht toezicht is toezicht op alle onderliggende processen, strategieën en procedures die compliance als doel hebben. Systeemtoezicht grijpt daarmee in op de structurele oorzaken van naleving en kan daarom een structurele verbetering van de naleving bewerkstelligen. Het is een gecombineerde inzet van systeemtoezicht en toezicht op output. Dit product betreft de jaarlijkse audit op de naleving van het managementsysteem. Systeemgericht toezicht omvat de volgende onderdelen: - Informatie verzamelen: - auditeren, beoordelen, afhandeling afwijkingen, overleg onder toezicht stellen accenten en aandachtpunten - Oordeel vormen: - toets aan de norm, onderscheid kernvoorschriften en aanvullende voorschriften, registreren oordeel in verslag - toetsen normen voor effectief compliance management, aan afsprakendocument of - convenant, aan systeemeisen, opstellen auditrapport - Interveniëren: 75

154 - Interventies op systeemniveau - schriftelijke terugkoppeling (controlebrief met constateringen) naar het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier - Beoordelen eventueel gemaakte aanpassingen en opvolging bevindingen Uren 36 uur per jaarlijkse audit Frequentie Jaarlijkse audit in overleg met bevoegd gezag TH01.4 Aspectcontrole Omschrijving Specifieke controle gericht op maximaal twee aspecten bij een inrichting aan de hiervoor geldende milieurichtlijnen en milieuwetgeving. Een aspectcontrole wordt veelal uitgevoerd naar aanleiding van een concreet vermoeden van een overtreding door klachten, aanwijzingen van handhavingpartners of een verzoek van het bevoegd gezag. Een aspectcontrole kan bestaan uit een gerichte inspectie van bijvoorbeeld: afvalopslag, opslag van gevaarlijke stoffen, bodembeschermende voorzieningen, uitvoering van een bodemsanering of nazorg daarvan, cross-compliance, tellingen van vervoersbewegingen, toetsing aan de normen door een geur-, geluid- of lichtmeting of de controle van een mobiele tank buiten een inrichting. Bij enkele zeer grote inrichtingen (nader te definiëren) moeten er door de omvang van de inrichting meerdere geplande controles worden uitgevoerd om alle punten te kunnen controleren. Er kunnen hierbij slechts enkele aspecten per keer worden gecontroleerd. Deze controles vallen niet onder het product aspectcontrole. Een aspectcontrole bevat de volgende onderdelen: - voorbereiding - controlebezoek en/of meting - afstemming met handhavingpartners - het opstellen van de controlerapportage(s) - schriftelijke terugkoppeling (controlebrief met constateringen) naar het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier Uren Klasse I Klasse II Klasse III RIE 6 uur 8 uur 8 uur 8 uur De kengetallen zijn exclusief hercontrole(s) en bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie Incidentele uitvoering op basis van klacht of melding, aanwijzingen van handhavingpartners of verzoek van het bevoegd gezag. 76

155 TH01.5 Integrale controle Omschrijving Periodieke toetsing van inrichtinggebonden activiteiten aan alle hiervoor geldende milieurichtlijnen en milieuwetgeving, inclusief alle vergunningen en/of meldingen (activiteitenbesluit). Een integrale controle behelst alle milieuaspecten (bodembescherming, luchtemissies, externe veiligheid, geluid, lozingen, energieverbruik etc.). Bij enkele zeer grote inrichtingen (nader te definiëren) moeten er door de omvang van de inrichting meerdere geplande controles worden uitgevoerd om alle punten te kunnen controleren. Er kunnen hierbij slechts enkele aspecten per keer worden gecontroleerd. Deze inrichtingen vallen hierdoor buiten de genoemde kengetallen. Het product integrale controle wordt hierbij alleen gebruikt voor registratie van de uren. Een integrale controle bevat de volgende onderdelen: - voorbereiding - controlebezoek* - beoordeling certificaten/keuringsrapporten - advies bodem, geluid, juridisch enz. - afstemming met handhavingpartners - het opstellen van de controlerapportage - schriftelijke terugkoppeling (controlebrief met constateringen) naar het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier Uren Klasse I type A Klasse I type B Klasse II type B Klasse II type C Klasse III type C RIE type C 4 uur 6 uur 12 uur 16 uur 18 uur 22 uur De kengetallen zijn exclusief hercontrole(s) en bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie Geplande uitvoering conform de risicomethodiek. Hierin zijn de branches ingedeeld in een risicocategorie van 1 t/m 4. De meest risicovolle inrichtingen bevinden zich in categorie 4 (hoog risico). Alle type A-inrichtingen vallen in risicocategorie 1. Standaardniveau - Categorie 4 (hoog risico) ieder jaar - Categorie 3 iedere 2 jaar - Categorie 2 iedere 5 jaar - Categorie 1 (verwaarloosbaar risico) klacht- en incidentgericht** *controlebezoek: bij een controlebezoek worden de inrichtinggebonden activiteiten aan alle hiervoor geldende en relevante milieurichtlijnen en milieuwetgeving getoetst inclusief alle milieuvergunningen en/of meldingen activiteitenbesluit. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de recente digitale ITP checklist (controle relevante punten) en/of de goedgekeurde digitale checklisten per branche (controle alle aangegeven punten). **klacht- en incidentgericht: betreft een integrale controle naar aanleiding van klacht of melding. 77

156 TH01.6 Opleveringscontrole Omschrijving Toetsing van inrichtinggebonden activiteiten aan nieuwe en/of herziene vergunningen en/of meldingen (activiteitenbesluit), inclusief alle geldende milieurichtlijnen en milieuwetgeving. Een opleveringscontrole behelst alle milieuaspecten (bodembescherming, luchtemissies, externe veiligheid, geluid, lozingen, energieverbruik etc.). Een opleveringscontrole bevat de volgende onderdelen: - voorbereiding - controle van de in de vergunning gestelde voorwaarden en eisen - controlebezoek bij meldingen alleen door handhaver - controlebezoek bij vergunningen door handhaver en vergunningverlener - beoordeling certificaten/keuringsrapporten - advies bodem, geluid, juridisch enz. - afstemming met handhavingpartners - het opstellen van de controlerapportage - schriftelijke terugkoppeling (controlebrief met constateringen) naar het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier Uren Klasse I type A Klasse I type B Klasse II type B Klasse II type C Klasse III type C RIE type C 4,4 uur 6,6 uur 13,2 uur 17,6 uur 19,8 uur 24,2 uur Bij type C-inrichtingen is er voor de vergunningverlener tijd gerekend voor de voorbereiding (samen met de toezichthouder), voor het bezoek zelf en voor het samen met de toezichthouder opstellen van de inspectiebrief en afronden van de controle. De kengetallen zijn exclusief hercontrole(s) en bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie De gekozen frequentie is 100 %. Dit geldt alleen voor vergunningen. Niet voor meldingen. 78

157 TH01.7 Hercontrole Omschrijving Een hercontrole wordt uitgevoerd naar aanleiding van een controlebrief voortkomend uit een controle. Als er meerdere begunstigingstermijnen moeten worden gesteld, kunnen meerdere hercontroles nodig zijn. Een hercontrole bevat de volgende onderdelen: - voorbereiding - controlebezoek; diepgaande controle van alle in aanschrijving genoemde punten - afstemming met handhavingpartners - het opstellen van de controlerapportage - schriftelijke terugkoppeling naar het betreffende bedrijf - voorbereiding van en voorlichting over bestuursrechtelijke vervolgstappen - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier Uren Klasse I Klasse II Klasse III RIE 2 uur 3 uur 4 uur 4 uur De kengetallen zijn exclusief bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie Incidentele uitvoering naar aanleiding van een aanschrijving bij geconstateerde tekortkomingen bij een controle. Een hercontrole dient in principe binnen een maand na de in de controlebrief gestelde termijn(en) te worden uitgevoerd. TH01.8 Beoordeling melding bijzondere bedrijfsomstandigheden Omschrijving Toetsing van een gemeld ongewoon voorval of bijzondere bedrijfsomstandigheid aan alle hiervoor geldende milieurichtlijnen en milieuwetgeving. Een beoordeling bevat de volgende onderdelen: - beoordeling van de melding - beoordeling van oorzaak en omstandigheden - beoordeling van eventueel betreffende stoffen, alsmede hun eigenschappen - beoordeling van andere gegevens die van belang zijn om omvang te kunnen bepalen - beoordeling van maatregelen die genomen of worden overwogen om de milieugevolgen te voorkomen, te beperken of ongedaan te maken - beoordeling van structurele maatregelen - controlebezoek - advies bodem, geluid, juridisch enz. - maken van een rapportage (en/of risicoanalyse) - afstemming met handhavingpartners - schriftelijke terugkoppeling naar (aanschrijving van) het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier 79

158 Uren 4 uur De kengetallen zijn exclusief hercontrole(s) en bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie Incidentele uitvoering naar aanleiding van een melding bijzondere bedrijfsomstandigheden. TH01.10 Zelfcontrole (variant bestaat nog niet in de PDC) Omschrijving Een zelfcontrole behelst een branchegerichte controle van milieuaspecten in de lagere risicocategorieën (categorie 1 en 2) aan alle hiervoor geldende milieurichtlijnen en milieuwetgeving. Middels een toegestuurde lijst kunnen de bedrijven zichzelf controleren, waarna de ingevulde lijst geretourneerd wordt en beoordeeld. Alle bedrijven die de lijst niet of niet volledig retourneren en 10% van de bedrijven die de lijsten wel volledig ingevuld retourneren worden met een integrale controle gecontroleerd. Deze integrale controles zitten niet in de genoemde kengetallen voor de zelfcontrole. Een zelfcontrole bevat de volgende onderdelen: - het op- en vaststellen van de branchegerichte zelfcontrolelijsten - het verzenden van de lijsten naar de geselecteerde bedrijven - beoordeling van de retour ontvangen zelfcontrolelijsten - opvragen van ontbrekende gegevens (volledig krijgen van lijsten) - hercontrole van verbeterde zelfcontrolelijsten - vaststellen van de met een integrale controle te controleren bedrijven (alle bedrijven die de lijst niet of niet volledig hebben geretourneerd en 10% van de bedrijven die de lijst wel volledig ingevuld hebben teruggezonden) - schriftelijke terugkoppeling naar (aanschrijving van) het betreffende bedrijf - bijwerken van het digitale inrichtingenbestand - completeren en afhandelen van het digitale dossier De uitvoering van (zelf)controles, hercontroles en bestuursrechtelijke handhaving vindt plaats overeenkomstig de regionale, bestuurlijk vastgestelde handhavingstrategie. Uren 2 uur per bedrijf De kengetallen zijn exclusief hercontrole(s), benodigde integrale controles en bestuursrechtelijke handhaving. Frequentie Projectmatige incidentele uitvoering als vervanging van een integrale controle na toestemming van het bevoegd gezag. 80

159 10.7 Bijlage IV: Product subwerkgroep Plustaken en BRZO Plustaken Waterschap Scheldestromen Lozingen van afvalwater kunnen onderverdeeld worden in directe lozingen en indirecte lozingen. Directe lozingen zijn lozingen rechtstreeks op oppervlaktewater, deze vallen onder de bevoegdheid van het waterschap. Indirecte lozingen zijn lozingen die via de (gemeentelijke) riolering in een rioolwaterzuiveringsinstallatie (RWZI) terechtkomen. De bevoegdheid voor deze indirecte lozingen ligt bij het Wm-bevoegd gezag. Alhoewel indirecte lozingen volledig onder de Wm vallen kan de waterbeheerder op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) wel ambtenaren aanwijzen als toezichthouder voor indirecte lozingen. Waterschap Scheldestromen heeft de toezichtstaak ondergebracht bij RUD Zeeland. Hiervoor is 1 fte ingebracht tezamen met een budget voor bij de taak horende afvalwateranalyses. Voorgesteld wordt om bij de verrekening gebruik te maken van een strippenkaart Uitgebreide tabellen Plustaken en BRZO. 81

160 RE 01 Omgevingsvergunning milieu-inrichting BRZO en RIE4 bedrijven Gemiddeld aantal producten voor A, B en C bedrijven totaal Variant Aantal Uren Uurbesteding opgesplitst per discipline voor A, B en C bedrijven totaal Inzet vergunningverlener (uren)- schaal 11 Inzet juridisch medewerker (uren) schaal 10/11 Inzet specialist (uren) schaal 11(alles)/12(externe veiligheid) Gemiddelde totale uurbesteding ( A, B en C bedrijven bij elkaar opgeteld) RE01.1/RE01.2/RE RE01.3/RE RE RE01.6/RE01.7/ RE Voortgangsgesprek Tijdsbesteding per BRZO-bedrijf (24 BRZO-en RIE4-bedrijven), gemiddeld genomen (A, B en C bedrijven bij elkaar opgeteld) 475 uur Totaal: uur Bijzonderheden De aantallen zijn gebaseerd op gegevens uit 2014 (m.u.v. RE01.8) Onder RE01.4 zijn tevens bouwvergunningen opgenomen De aantallen van RE01.8 zijn geprognotiseerd voor 2016 RE01.9 (verklaring van geen bedenkingen) wordt niet gebruikt RE01.10 betreft sloopmeldingen (die geregistreerd worden als omgevingsbeperkte milieutoets) inclusief opvragen van adviezen. De aanvraag is ontvankelijk De specialistische bijdrage van juridisch medewerkers luchtspecialist (toetsing besluit luchtkwaliteit), geluidspecialist (beoordeling akoestisch onderzoek en zonebeheer) en veiligheidsspecialist (toetsing QRA, beoordeling VR* en specifieke PGSvragen) is meegenomen in het kental) Overige specialistische ondersteuning vallen niet onder het kental: bodemonderzoeken (nulsituatie- eindsituatie en monitoring), geuronderzoeken, ondersteuning bij bezwaar- en beroepsprocedures. In het kental RE01.1/RE01.2/RE01.3/RE01.5 is tevens het aspect vooroverleg verdisconteerd het inwinnen van adviezen ten aanzien van bouwvergunningen wordt apart geregistreerd en is separaat vermeld. Product RE01.11 (ingetrokken aanvraag) komt weinig voor. Er wordt vanuit gegaan dat deze taak, mocht het toch voorkomen, kan worden uitgevoerd binnen de uren die in totaal zijn toebedeeld aan het product RE01 Deze kentallen zijn nog niet aangepast aan de categorie-indeling zoals is beschreven in hoofdstuk Dit moet nog plaatsvinden. 82

161 PDC/kwaliteit In het kental is opgenomen dat minimaal bij elk bedrijf één voortgangsgesprek per jaar plaatsvindt (waarvan bij de helft van de gesprekken tevens een juridisch medewerker aanwezig is). RE 06 Goedkeuringsbesluit activiteit omgevingsvergunning BRZO en RIE4 bedrijven Gemiddeld aantal producten voor A, B en C bedrijven totaal Uurbesteding opgesplitst per discipline Inzet juridisch Inzet specialist (uren) Inzet vergunningverlener Variant Aantal Uren medewerker (uren) Schaal 11(alles)/12 (externe (uren) schaal 11 Schaal 10/11 veiligheid) RE06.1/RE Tijdsbesteding per BRZO-bedrijf (24-BRZO-/RIE4-bedrijven) gemiddeld genomen (A, B en C bedrijven bij elkaar opgeteld) Bijzonderheden Aan de hand van de beschikbare gegevens zijn in 2014 de vergunningverleners bij 24 goedkeuringen/instemmingen betrokken geweest. Dit betreft de gangbare goedkeuringen waaronder proeftoestemming. De inschatting is dat hiermee een tijdsbesteding van 32 uur gemoeid is. In het kader van PGS29 zijn diverse onderzoeksverplichtingen opgelegd en het beeld is dat in goedkeuringen in behandeling worden genomen (die een specifieke inzet vragen). De verwachting is een tijdsbesteding van 72 uur per zaak. Rekening houdend met deze aantallen en besteding wordt bovenstaand kental berekend. Gemiddelde totale uurbesteding ( A, B en C bedrijven bij elkaar opgeteld) 68 uur Totaal 1688 uur 83

162 RE 07 Beoordeling reguleringssituatie BRZO en RIE4 bedrijven Gemiddeld aantal producten voor A, B en C bedrijven totaal Variant Aantal Uren Uurbesteding opgesplitst per discipline Inzet vergunningverlener (uren) schaal 11 Inzet juridisch medewerker (uren) schaal 10/11 Inzet specialist (uren) Schaal 11 (alles)/12 (externe veiligheid) RE07.1 Actualisatietoets RE07.1 Reguleringsvraagstukken RE de tranche/bbt Inzet clusters BRZO OD Tijdsbesteding per BRZO-bedrijf (24-BRZO- en RIE4-bedrijven) gemiddeld genomen (A, B en C bedrijven bij elkaar opgeteld) 118 uur Totaal: 2824 uur Bijzonderheden Bij dit kental bevat de volgende varianten: actualisatietoets vergunningen (RE07.1) beoordeling nieuwe tranche Activiteitenbesluit (RE07.2) Ten aanzien van de actualisatietoets is uit een analyse gebleken dat 4 toetsingen in 2016 moeten plaatsvinden. Gemiddelde totale uurbesteding ( A, B en C bedrijven bij elkaar opgeteld) De vierde tranche zal in 2016 nader worden uitgewerkt. Dit houdt in dat in 2016 een nadere analyse (in overleg met de betrokken bedrijven) dient te worden uitgevoerd. Op basis van expert opinion wordt ingeschat een tijdsbesteding van gemiddeld 80 uur. Aantal is gebaseerd op 22 BRZO-/RIE4-bdrijven Onder beoordeling nieuwe tranche activiteitenbesluit (RE07.2) wordt tevens ingegaan op aangepaste BBT-conclusies. De final draft voor de BREF non-ferro is oktober 2014 gepubliceerd en gaat nu de artikel 13 procedure in. Verwacht wordt dat deze BREF in 2015 definitief wordt en ingeschat wordt dat één bedrijf hieronder valt. Ook hiervoor wordt op basis van expert opinion een inschatting gemaakt van 80 uur. RE07.3 betreft het periodiek toetsen van veiligheidsrapporten. Hierover wordt separaat gerapporteerd. 84

163 PDC/kwaliteit In de PDC wordt niet ingegaan op het toetsen van BBT-conclusies. Dit is vooralsnog betrokken bij RE07.2. In het BRZO OD ZHZ zijn het cluster natte bulk, chemie en raffinaderijen aanwezig waar uitwisseling plaatsvindt van vergunningprocedures en kennis. Per cluster zijn er zes overleggen met een tijdbesteding van drie dagen (voorbereiding, bespreking en terugkoppeling in werkoverleg). 85

164 RE08/RE09/RE02/RE03/RE04/RE05 Meldingen Gemiddeld aantal producten variant Aantal Totaal aantal uren Uurbesteding opgesplitst per discipline Inzet vergunningverlener Inzet juridisch (uren) (uren) Schaal 10/11 Schaal 11 Inzet specialist (uren) Schaal 11(alles)/ 12(externe veiligheid RE RE RE RE RE08 o RE Tijdsbesteding per BRZO-bedrijf (24-BRZO-bedrijven) 4 uur Totaal 104 uur Bijzonderheden Dit kental bevat de volgende varianten: Totale uurbesteding RE02: behandeling melding activiteitenbesluit RE03: maatwerkvoorschrift vallend onder RE03.1 en RE03.2 RE04: gelijkwaardigheidsbesluit (inclusief meldingen brandveiligheid) RE05: besluit verplichting activiteitenbesluit RE08: Behandeling kennisgeving tijdelijke activiteiten RE09: Behandeling melding indirecte lozing op het riool Ten aanzien van bovenstaande gegevens geldt het volgende: 1. De aantallen zijn gebaseerd op gegevens uit Uurinzet is gebaseerd op expert opinion PDC/kwaliteit De melding brandveilig gebruik is niet opgenomen in de PDC. Deze is tbv het kental geregistreerd onder RE04.1 en het aantal is gebaseerd op de inzichten uit

165 TH 01, TH 04, TH 09 Wabo toezicht en handhaving BRZO en RIE 4 bedrijven Gemiddeld aantal producten Uurbesteding opgesplitst per discipline Variant Aantal Uren Inzet juridisch Inzet specialist (uren) Totale besteding Inzet BRZO inspecteur medewerker (uren) Schaal 11 (alles)/12 (externe (uren) (uren) schaal 10 schaal 10/11 veiligheid) TH 01 Controle inrichting TH 09 Formele waarschuwing TH 09.2 Last onder dwangsom TH 04.2 behandeling klacht TH 04.3 Behandeling melding ongewone 170 0,5 0, voorvallen TH 04.3 behandeling melding ongewone voorvallen, aspectcontroles TH 01.8 Melding bijzondere bedrijfsomstandigheden TH 01 extra incidentenonderzoek, totale besteding niet per incident Tijdsbesteding per BRZO-bedrijf (24-BRZO- en RIE4-bedrijven) 146 Totaal: uur Bijzonderheden Geen PDC/kwaliteit Geen 87

166 RE 10.1 Ontbrandingstoestemming (OT) Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar (totaal 156 uur) Bijzonderheden Schaal stuks OT per jaar is ruim genomen, maar het merkbaar dat de economie aantrekt en er daardoor meer vuurwerk evenementen worden georganiseerd dan voorgaande jaren; 12 uur per OT is een gemiddelde. Bij jaarlijks terugkomende verzoeken kan in de regel minder uitzoekwerk nodig zijn. RE10.2 Ingetrokken aanvraag Gemiddeld aantal producten per jaar Inschatting aantal uren per product Op deze activiteit zal geen tijd worden geschreven. RE 11.1 Behandeling Melding Vuurwerkontbranding (OM) Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 16 8 (totaal 128 uur) Bijzonderheden Schaal stuks OM per jaar is ruim genomen, maar het is merkbaar dat de economie aantrekt en er daardoor meer vuurwerk evenementen worden georganiseerd dan voorgaande jaren; 8 uur per OM is een gemiddelde. RE 12.1 Beschikkingen Wet bodembescherming Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar (totaal 180 uur) Bijzonderheden 20 uur bestaat uit 15 uur technisch(schaal 11), 2 uur juridisch (schaal 11) en 3 uur administratief (schaal 9); Momenteel wordt voor 3 dagen per week aan technische capaciteit extra ingeschakeld voor RE 12 en RE 13; (gedekt uit materieel budget); In het kental is er geen rekening mee gehouden dat deze inhuur blijft na invoering PxQ Voor 2014 was huidige inzet onvoldoende voor kwaliteit die provincie wenst (zie overschrijding wettelijke termijnen); Er is (nog) geen achtervang binnen RUD-formatie voor betreffende personen; RE 12.2 (intrekken aanvraag) is voor wat betreft capaciteitsvraag niet relevant.

167 RE 13.1 Behandeling BUS- melding Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar (totaal 600 uur) Bijzonderheden 10 uur bestaat uit 8 uur technisch (schaal 11) en 2 uur administratief (schaal 9); Momenteel wordt voor 3 dagen per week aan technische capaciteit extra ingeschakeld voor RE 12 en RE 13 (gedekt uit materieel budget); In het kental is er geen rekening mee gehouden dat deze inhuur blijft na invoering PxQ Voor 2014 was huidige inzet onvoldoende voor kwaliteit die provincie wenst (zie overschrijding wettelijke termijnen); Er is (nog) geen achtervang binnen RUD-formatie voor betreffende personen. RE 14.1 Behandeling melding Besluit bodemkwaliteit Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 600 tot uur (voor de provincie 140 uur) Waarvan 10% voor de provincie Bijzonderheden Schaal 9; De 2 uur per melding betreft alleen de administratieve beoordeling zowel op inhoud als volledigheid. Er wordt regelmatig niet binnen de wettelijke termijn van 5 dagen gereageerd op de melding. De toepasser blijft echter altijd zelf eindverantwoordelijk; Voor 90% van de meldingen is de gemeente bevoegd gezag. Niet alle gemeenten hebben de beoordeling overgedragen aan RUD Zeeland. Het is de vraag of hiervoor ook middelen door de gemeenten aan RUD Zeeland beschikbaar zijn gesteld. RE 15.1 Vergunning ontgrondingswet Aanvragen Zienswijze Beroepszaken Gemiddeld aantal uren aantal uren aantal uren Aantal uren specialist en 10 uur 4 30 uur extra 1 60 uur extra jurist inclusief 10 uur jurist inclusief 20 uur jurist Totaal 1500 Bijzonderheden Schaal 10; Geen ervaring met de intrekkingen van aanvragen dus geen cijfers voor RE RE 17.1 Behandeling melding lozing buiten inrichting in de bodem 89

168 Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar - Bijzonderheden " in de bodem" klopt niet. Betreft geen plustaak. Betreft indirecte lozing. - RE 18.1 Vergunning grondwaterontrekkingen en opslag Gemiddeld aantal producten Regulier Uitgebreid Gemiddeld aantal uren aantal Uren aantal uren 2 per jaar Bijzonderheden Schaal 10; De afgelopen 2 jaar is de uitgebreide procedure niet voorgekomen; Geen ervaring met de intrekkingen van aanvragen dus geen cijfers voor RE RE 19.1 Ontheffing provinciale milieuverordening Overleggen Aanvragen melding Aanvragen ontheffing Gemiddeld aantal uren aantal uren aan uren Aantal uren tal uur ,5 180 per aanvraag Totaal 300 Bijzonderheden Schaal 10 Noot. De volgende producten die wel worden uitgevoerd zijn niet opgenomen in de PDC: - Het maken van een overzicht voor het landelijke grondwaterregister 3 keer per jaar, tijdsinzet 8 uur in totaal - Het doen van de heffingsrun voor LGR en het voorbereiden van aanslagen, in totaal 40 uur RE 20.1 Beschikking hogere waarde geluibelasting Gemiddeld aantal producten Volledig (dus beoordelen rapportage, schrijven beschikking en incidenteel een zienswijze naar aanleiding van een beschikking Beperkt (dus beoordelen akoestische rapportage aantal uren aantal uren gemeente 0,25* 6* 4 Provincie 0 4 Bijzonderheden Schaal 11; Voor alle Zeeuwse gemeenten in 2014 is dit 3 keer voorgekomen, voor een volledige procedure is 24 uur nodig; Vanwege het geringe aantal keren dat dit voorkomt wordt voorgesteld ook hiervoor een strippenkaart in te zetten. RE 21.1 Ontheffing geluidbelasting PMV 90

169 Dit is de laatste 10 jaar slechts 2 keer voorgekomen. Hiervoor hoeft geen tijd gereserveerd te worden. Voorgesteld om hiervoor een strippenkaart in te zetten. RE 22.1 Luchthavenbesluit Gemiddeld aantal producten Er zijn 10 vliegvelden in Zeeland waarvan in ieder geval 3 (mogelijk 4) moeten worden omgezet naar een LHB Structurele werkzaamheden per jaar (betreft aanvragen om wijzigingen luchthavens of aanvragen om nieuwe luchthavens) Exclusief eventuele beroepsprocedure (= apart product) aantal uren 1 ± 74 uur Totaal inclusief de 324 uur noot Bijzonderheden Schaal 11; Voor deze hele taak is vanuit het rijk ,- beschikbaar gesteld; De 10 vliegvelden waarvan is uitgegaan zijn: Helihaven ZH Terneuzen, Interscaldes, Prince, Helihaven ZH Goes, Midden Zeeland, Axel, Schelde, Westduin, Burgh Haamstede, en Vlies. De eerste drie, mogelijk 4 genoemde vliegvelden betreffen vliegvelden waarvoor een LHB moet worden opgesteld; Het is op dit moment niet duidelijk in hoeverre de incidentele werkzaamheden in 2017 al zijn uitgevoerd. Voor PxQ wordt uitgegaan van de structurele werkzaamheden en vooralsnog alleen voor vliegveld midden zeeland. Op dit moment is onvoldoende bekend hoe eea voor de andere vliegvelden gaat verlopen. En de werkzaamheden voor een vliegveld als MZ zullen ook van andere orde zijn dan van de andere luchthavens Noot. De volgende producten worden wel uitgevoerd, maar zijn opgenomen in de PDC: - CRO vliegveld Midden Zeeland, gemiddeld 90 uur per jaar dit op basis van 2 tot 3 vergaderingen per jaar - ICL: IPO overleg met andere omgevingsdiensten/provincies, sector en ministerie, vindt 4 keer per jaar plaats in Utrecht, inzet daarvoor is 2 dagen per keer. Verder gedurende het jaar door op afstand een bijdrage in dit gremium geleverd aan: gezamenlijk op te stellen stukken in discussies/oplossingen over uitvoeringsproblematiek reactie / communicatie met ministerie over uitvoering / wetsvoorstellen Dat bedraagt ongeveer 1-2 uur per week in totaal 120 uur op jaarbasis - Het verlenen van een ontheffing voor het tijdelijk afwijken van de vergunde geluidregels van een luchthaven 40 uur per jaar voor heel Zeeland uitgaande van gemiddeld 1 keer per jaar RIE 22.2 Luchthavenregelingen 91

170 Op dit product worden op dit moment nog geen uren geraamd. RIE 23.1 Ontheffing tijdelijk en uitzonderlijk gebruik Gemiddeld aantal producten Verleende Ontheffingen, aanvraag past binnen de kaders van het provinciale beleid Geweigerde ontheffingen, aanvraag past niet binnen de wettelijke kaders of provinciale beleid Bezwaar en beroep gericht op provinciale beleid met betrekking tot TUG ontheffing Gemiddeld aantal uren aantal uren aantal uren Aantal uren * Bijzonderheden Schaal 10; Het aantal aanvragen om TUG-ontheffingen is aan fluctuaties onderhavig. De trend wordt mede bepaald door ontwikkelingen in wetgeving ten aanzien van gemotoriseerde schermvliegtuigen en drones. Hoe de wetgeving uitwerkt op het aantal aanvragen is thans onzeker. Daarover bestaan uiteenlopende visies. Er valt op dit moment niet te zeggen of het aantal aanvragen daardoor in de toekomst meer of minder wordt. Gerekend is met de 80/20 regel. Totaal 770 * Op dit moment geen getal op te zetten, voorgesteld wordt hiervoor een strippenkaart te gebruiken TH 01.9 en TH 02.4 samen milieuvlucht Gemiddeld aantal producten Milieuvlucht Aantal vluchten per jaar 4 16 Bijzonderheden Schaal 8; Uit de materiele budgetten die de provincie apart beschikbaar stelt kunnen de kosten betaald worden, het gaat hier alleen om de personele inzet. TH 02.1 Inventarisatie inrichtingen en locaties Gemiddeld aantal producten Actief en niet actief op zoek naar nieuwe inrichtingen Inventariseren nieuwe gevallen wet bodembescherming Aantal Uren Aantal Uren Provincie Gemeente Bijzonderheden Schaal 8 Zoekgang naar nieuwe inrichtingen betreft een plustaak die een gemeente indien gewenst kan afnemen. Voor de provincie is dit niet aan de orde. TH 02.2 Gebiedscontroles specifieke aspecten 92

171 Gemiddeld aantal Actueel houden bedrijvenbestand per gemeente producten Aantal Uren Gemeente 1 8 Bijzonderheden Schaal 8 Betreft een plustaak die een gemeente indien gewenst kan afnemen. Voor de provincie is dit niet aan de orde TH 02.3 Gebiedscontrole specifieke wetgeving Plustaak die desgewenst door een gemeenten en provincie kan worden kan worden afgenomen. Voorgesteld wordt ook hier de strippenkaart voor in te zetten. Hier onder valt een deel van de toezicht groene wetten. Gemiddeld aantal producten per jaar Inschatting aantal uren per product Inschatting aantal uren per gebied dan wel per wet Flora en Faunawet Boswet Cross Compliance TOTAAL 1200 TH03.1 Controle buiten inrichting, controle Vuurwerkevenement Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 24 9 (totaal216) Bijzonderheden Schaal 8; Vorig jaar is 84% van het aantal vuurwerkevenementen gecontroleerd. (absoluut minimum is 75%); Met een controle is 8 tot 10 uur gemoeid afhankelijk van het soort controle (integrale controle of alleen een voor- of nacontrole). TH03.2 Controle groene wetten Te controleren Gebied dan wel Groene wet Gemiddeld aantal producten per jaar Inschatting aantal uren per product Inschatting aantal uren per gebied dan wel per wet Voordelta 225 Krammer-Volkerak 60 Grevelingen 200 Kop van Schouwen 440 Manteling van Walcheren 200 Oosterschelde 420 Veere Meer

172 Zoommeer 75 Yerseke en Kapelse Moer 75 Westerschelde en Saeftinghe 490 Zwin en Kievittepolder 175 Groote Gat 75 Canisvliet 75 Vogelkreek 75 Markiezaat 90 Vlakte van Raan nihil Overige gebieden w.o. 130 Waterwingebied Sint Jansteen Groot Eiland De Poel Ganzengebied Sinoutskerke Braakman Totaal: 2995 Bijzonderheden: Het opgegeven totaal aantal uur komt overeen met de ingebracht capaciteit; De opgegeven capaciteit is te weinig om nieuwe taken op te pakken in verband met de nieuwe Wet Natuurbescherming (naar verwachting in 2016); Gebiedsgericht toezicht kan niet in aantallen controles worden gespecificeerd. Er is in de recent opgesteld Handhaving Uitvoering Programma (HUP) geldig van april 2015-april 2016 o.a. vastgelegd dat RUD Zeeland bovengenoemde aantallen uren zal besteden aan toezicht en handhaving binnen genoemde gebieden. Het aantal benodigde uren per gebied is bepaald op basis van een risico- analyse. Voor wat betreft de Cross Compliance worden +18 controles uitgevoerd; Met betrekking tot de Boswet worden +150 kapmeldingen per jaar gecontroleerd; Met betrekking tot de Flora en Faunawet worden +50 ontheffingen gecontroleerd; Toezicht en handhaving vindt zoveel mogelijk plaats in samenwerking met natuurbeheerorganisaties en overig betrokkene organisaties; Voor de onder TH03.2 bedoelde werkzaamheden zijn nu 3,6 fte's beschikbaar; Door de provincie is 4,85 fte ingebracht bij de start van RUD Zeeland. Een deel van de bezuinigingen zijn dus verwerkt in de toezicht en handhaving groene wetten; In augustus/september 2015 zal het nieuwe Beheerplan Deltawateren van kracht worden en voor een aanmerkelijke toename van toezicht en handhaving zorgen. Toezicht en handhaving vervullen een belangrijke rol in het realiseren van de doelstellingen uit het beheerplan; 94

173 Ook de op stapel staande nieuwe Natuurwetgeving (vigerend begin 2016) zal door decentralisatie van verantwoordelijkheden naar de provincie veel extra inzet op toezicht- en handhavingsgebied vergen; Ook de PAS (1 juli 2015) zal zowel in de groene als in het grijze handhaving voor meer werkzaamheden zorgen op het terrein van toezicht en handhaving; Voor wat betreft handhaving zal ook de inzet van juristen moeten worden meegeteld. TH 03.3 Controle landschapsverordening Gemiddeld aantal producten Actief en niet actief op zoek naar nieuwe borden provincie Aantal Uren Bijzonderheden Betreft de doorlopende controle en het aanschrijven, opleggen LOD ed voor deze hele taak; Schaal 6 (50%) en schaal 11 (50%, juridisch). TH 3.04 Controle luchtvaart Gemiddeld aantal producten Melding voordat gebruik gemaakt wordt van de TUG ontheffing schaal 8/9 Kwartaalversla gen Midden- Zeeland en ander luchthavens schaal 11 Toezicht op naleving Vliegveld Midden Zeeland Schaal 8/9 Toezicht op naleving andere vliegvelden met luchthavenb esluit* Schaal 8/9 Uren al Handhaving sverslag luchtvaart Schaal 11 Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aant Aant al 50 0,5 4 2, * * er is op dit moment alleen nog een besluit voor MZ, op termijn moeten voor nog 8 luchthavens een besluit worden opgesteld ** de eerste keer zal de benodigde tijd 3 a 4 dagen zijn, op termijn moet dit voor alle 9 luchthavens Uren Gemiddeld aantal producten Behandelen klachten Schaal8/9 Administratieve controle TUG ontheffing schaal8/9 Jaarverslag schaal 11 Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren 15 0, * Bijzonderheden Uitgegaan is van het verwachte cijfers nadat de eerste rapportage is opgesteld Totaal controle luchtvaart is 110,5 uur 95

174 TH 3.05 Controle zwemlocaties in de open lucht Gemiddeld aantal producten Bijzonderheden Normale controle Extra controle naar aanleiding van meldingen Toezien op analyse resultaat RWS en waterschap Afkondiging en intrekken waarschuwing, zwemverbod ed Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren uitvoerend en 8 juridisch Schaal 8 = 0.3 fte en schaal 9 = 0.05 fte Gemiddeld aantal Actueel houden van het bordennetwerk producten Aantal Uren 15 5 Bijzonderheden Schaal 8 Totaal 567 uur TH 03.6 Controle ontheffingen Dit gebeurt incidenteel na klachten, ook hier strippenkaart TH 3.07 Controle grondwater Gemiddeld aantal producten Bedrijven die meer dan kuub grondwater onttrekken Koude en warmte opslag Gemiddeld Normale controle Uitgebreide controle vanwege problemen met de installatie aantal uren aantal uren Aantal uren Aantal uren 5 55 (3 uur voorbereidi ng per bedrijf, 4 uur controle, uur

175 verslag en brief 4 uur) Totaal Bijzonderheden Schaal 8 Er wordt ingezet om zo min mogelijk aanvragen te ontvangen voor activiteiten waarvan op voorhand bekend is dat er geen ontheffing gegeven gaat worden. 285 uur TH Controle drinkwaterbedrijven Gemiddeld aantal Gemiddeld producten Aantal uren 2 40 (totaal 80 uur) Bijzonderheden Haamstede en Sint Jansteen Schaal 8 TH 03.8 Controle geluidhinder buiten inrichting Gemiddeld aantal producten Natuur Evenementen Natuur Evenementen Schaal 9 Aantal Uren Aantal Uren Aantal Appar Aantal Apparaatskosten aatsko sten provincie * 2000 Gemeente Bijzonderheden *voor de provincie zitten de apparaatskosten in de materiele budgetten die de provincie beschikbaar stelt. Deze hoeven dus voor de provincie niet meegenomen te worden in de PxQ. TH 03.9 Nazorg bodemsanering Gemiddeld aantal producten Archiefonderzoe k bij provincie Bezoeken Rapport en brief Gemiddeld aantal uren aantal uren aantal uren Aantal uren ,5 Totaal uur Bijzonderheden Schaal 9 TH 03.9 Controle buiten inrichtingen, controle ontgrondingen Gemiddeld aantal producten Gewoon, normale ontgronding Gewoon, kleine ontgronding, alleen eindcontrole Extra zorg Gemiddeld 97

176 aantal uren aantal uren aantal uren Aant uren al Totaal 312 uur Bijzonderheden Schaal 8 TH03.9 Controle buiten inrichting v.w.b. bodem Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar (totaal 1650) Bijzonderheden Schaal 9 De genoemde aantallen hebben betrekking op ernstige bodemverontreinigingen waarvoor de provincie bevoegd gezag is. 55 producten bestaat uit 50 BUS saneringen en 5 "beschikkings" saneringen die minimaal éénmaal op locatie worden gecontroleerd. De locaties worden meerdere keren bezocht als dat op basis van risicoprofiel en constatering wenselijk is; De controle van BUS meldingen kan ook binnen het terrein van een inrichting plaatsvinden, dit dus in tegenstelling tot hetgeen de titel van dit product suggereert; Kwaliteitsniveau is lager dan voor oprichting van RUD Zeeland. Hoe meer gevallen zich aanmelden hoe minder diepgaand er naar wordt gekeken. Het volgen van de grondstromen wordt nu slechts in 20% van de gevallen gecheckt. In bovenstaande aantal zijn niet meegenomen de controle op de sanering van niet ernstige gevallen/calamiteiten, het gaat daarbij om ongeveer 20 stuks. De gemeenten Borsele en Goes hebben deze taak expliciet aan RUD Zeeland overgedragen. De overige gemeenten hebben dat niet gedaan maar omdat de betreffende kennis bij een aantal gemeenten is verdwenen, worden deze werkzaamheden toch bij RUD Zeeland neergelegd. Hiervoor zijn geen uren geraamd in dit PxQ-rapport. Eventueel gewenste afname dient in de strippenkaart afgenomen te worden of wordt apart gefactureerd. In algemene zin is er weinig tot geen administratieve/juridische ondersteuning. TH 05 Beoordeling rapportage bodemonderzoek Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 50 6 (totaal 300) Bijzonderheden Schaal 11 Betreft geen toezicht en handhaving (TH) maar meer RE of AD TH 06.1 BRZO inspectie Gemiddeld aantal producten Gewone inspecties Onaangekondi gde inspecties HH na BRZO inspectie Collegiale toets Gemiddeld 98

177 Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aant Uren Aant Uren al al Totaal 3150 uur Bijzonderheden Schaal 10 Uitgegaan van 21 BRZO bedrijven DOW wordt twee 2x gecontroleerd Uitgangspunt is dat bij de invoering van de PxQ de bevoegdheid bij de provincie ligt Indien de inspectie ISZW en de veiligheidsregio niet meer mee gaan doen dan zal het aantal uren dat RUD Zeeland aan een inspectie besteed omhoog moeten gaan. TH07.1 Coördinatie toezicht groene wetten Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar Schaal 11 0,6 fte beschikbaar (834 uur) Bijzonderheden: Dit betreft de functie Regisseur groene handhaving. TH07.1 is niet in aantallen producten te verdelen Gewerkt wordt aan één HUP voor de Zuidwestelijke Deltawateren (samenwerking tussen de provincies Zeeland-Zuid-Holland en West- Brabant) In deze HUP zal de identiteit van de afzonderlijke provincies herkenbaar zijn. TH07.2 Coördinatie Vuurwerktoezicht Gemiddeld aantal producten per jaar Nvt Inschatting aantal uren per product 695 uur Bijzonderheden Schaal 10 De provincie krijgt jaarlijks een geldbedrag van I&M voor de uitvoering van de taken van de vuurwerkcoördinator (functie ½ fte). Deze uren worden volledig besteed aan de uitvoering van deze taken De taak betreft de coördinatie van de vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen een provinciebrede uitvoeringsorganisatie (2 vuurwerkteams). Er vindt doorlopend informatie uitwisseling plaats tussen de handhavingspartners en er wordt een jaarverslag opgesteld. De 2 vuurwerkteams hebben als werkgebied de hele provincie: o 1 met inspecteurs RUD en medewerkers van de VRZ (RUD Zeeland coördinator treedt op als voorzitter) voor de inrichtingen opslag/verkoop consumentenvuurwerk; o 1 voor alle vuurwerkevenementen, met deelname van politie, waterpolitie, vertegenwoordiging van diverse afdelingen van RWS, de VRZ, inspecteurs RUD Zeeland, gemeente (RUD Zeeland coördinator treedt op als voorzitter) De provinciale vuurwerkcoördinator is tevens aanspreekpunt voor de landelijk opererende vuurwerkteams. 99

178 In IPO kader vindt het gehele jaar afstemming en overleg plaats. Zeeland voert sinds 2002 het secretariaat voor de landelijke werkgroep vuurwerkcoördinatoren (LWVC). TH 08 Besluit op handhavingsverzoek (bodem) Gemiddeld aantal Inschatting producten per jaar aantal uren per product uur Bijzonderheden Schaal 11 Tijdsbesteding kan alleen bij zeer grove benadering worden aangegeven omdat deze zeer divers is. 80 uur totaal TH 09.2 Bestuurlijke handhaving: last onder dwangsom (bodem) Gemiddeld aantal producten per jaar Inschatting aantal uren per product Last onder 8 dwangsom: 1 Formele 8 waarschuwing: 4 Bijzonderheden Schaal 11 Ook de formele waarschuwing is meegenomen 1 last onder dwangsom; 4 formele waarschuwingen; Tijdens de inspectie wordt de constatering gedaan en verwerkt in het inspectierapport. Dit vormt de basis voor de brief die wordt opgesteld door de jurist. Totaal 40 uur TH10.1 Bestuurlijke strafbeschikking milieu niet meenemen in PxQ, geld wordt via de provincie beschikbaar gesteld door het ministerie. Is taak voor alleen de provincie en ook geen plustaak. JU 01.2 Behandeling bezwaar zonder voorlopige voorziening (Bodem) 100

179 Gemiddeld aantal Inschatting producten per jaar aantal uren per product 1 75 Bijzonderheden Schaal 11 JU 02.2 Behandeling beroep zonder voorlopige voorziening (bodem) Gemiddeld aantal Inschatting producten per jaar aantal uren per product 1 75 Bijzonderheden Schaal 11 JU 02.2 Behandeling beroep zonder voorlopige voorziening (overige) Gemiddeld aantal Inschatting producten per jaar aantal uren per product Bijzonderheden Schaal 11 totaal 300 uur AD 01 Advies milieuaspecten (bodem) Gemiddeld aantal Inschatting producten per jaar aantal uren per product Bijzonderheden Schaal 11 4 uur betreft 3 uur technisch en 1 uur juridisch Betreft geen adviesvorm zoals bedoeld onder AD01.1 tot en met AD01.6. Maar advies aan andere overheden, particulieren en bedrijven. Totaal 600 uur AD01.1 Advies milieu- aspecten ruimtelijke plannen Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar Provincie: 25 8 Gemeente: Bijzonderheden Schaal 11 De onderdelen routering gevaarlijke stoffen, basisnet, buisleidingen en inrichtingen) is niet meegenomen in de inschatting van 8 uur. Het genoemde aantal van 8 uur houdt ook het overleg in Middelburg in waarbij gesproken wordt met de adviesaanvragers van de provincie; 101

180 Aan gemeenten is de gemiddelde tijdsbesteding per advies op zo'n 25 uur geraamd. De tijdsbesteding kan per advies aanzienlijk verschillen. Dit hangt af van de complexiteit van de gewenste ruimtelijke ontwikkeling. De advisering ligt op de gebieden: bodem, externe veiligheid, flora en fauna, geluid, geur, lucht, milieuzonering, juridisch; In sommige situaties heeft RUD Zeeland over dezelfde zaak met verschillende opdrachtgevers te maken die ook verschillende belangen hebben. Bijvoorbeeld scheepswerf Reimerswaal. RUD Zeeland heeft dan te maken met de gemeenten Kapelle en Reimerswaal en de provincie. Binnen RUD Zeeland is afgesproken dat RUD Zeeland in dergelijke situaties met één advies komt en niet voor elke opdrachtgever een verschillend advies verstrekt, kijkend naar de desbetreffende belangen. Totaal alleen provincie 200 uur, rest gemeenten niet onder provinciale PxQ In de opgevoerde 8 uur per product is geen rekening gehouden met de uren die nodig zijn om de kennis van het werkterrein op peil te houden. Dit heeft bijvoorbeeld betrekking op het bijwonen van landelijke overleggen en het bijhouden van landelijke wetgeving. AD01.2 Advies ruimtelijke plannen derden Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 0 nvt Bijzonderheden Schaal 11 Er zijn geen derden die over conceptplannen aan RUD Zeeland om advies vragen. AD 01.4 Advies milieuaspect calamiteiten Gemiddeld aantal producten per jaar Aantal Uren Provincie 1 11 Gemeente 1 11 Bijzonderheden Schaal 11 Komt bijvoorbeeld voor bij een brand bij een gemeente. Hiervoor is een piketdienst noodzakelijk, bij het bepalen van de uren is er vanuit gegaan dat de piketdienst uit de algemene kosten wordt betaald. AD03.1 Advies noodzaak MER Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 0 nvt Bijzonderheden Het komt niet voor dat RUD Zeeland over de noodzaak van een MER moet adviseren. Dit doet het bevoegd gezag zelf. RE03.2 Advies MER rapport 102

181 Gemiddeld aantal producten per jaar Inschatting aantal uren per product 40 1,5 Gemeente 5 Zeer divers Bijzonderheden Schaal 11 Er wordt ook geadviseerd op MER rapportages vanuit België, dit betreft het genoemde aantal van 40 per jaar. Dit betreft de tijd die RUD Zeeland er aan besteedt. Het aantal van 5 betreft het aantal MER rapportages dat voor activiteiten in Nederland ter beoordeling aan RUD Zeeland worden voorgelegd. De met de beoordeling gemoeid zijnde tijdsinspanning varieert sterk. Daarom kan geen gemiddelde worden gegeven. Afhankelijk van de soort activiteit en de soort mer beoordeling zullen de volgende disciplines een oordeel moeten: o Geluid: komt niet zo vaak voor. Als geluid een prominente rol speelt dan kost dat snel een paar uur. Als geluid een minder belangrijke rol speelt dan ben je binnen het uur klaar. Raming in totaal per jaar: 10 uur; o Externe Veiligheid o Lucht o Wegen/bestemmingsplan o Afvalwater o Geur ) o Ontgrondingen Bij BRZO- en RIE 4- bedrijven wordt vaak naast een MER ook een QRA opgesteld. Er zal een procedure worden opgezet waarbij bepaalde MER rapportages en QRA's van Zeeuwse bedrijven ook ter beoordeling naar Vlaanderen zullen worden gestuurd; Voor door RUD Zeeland te verlenen grondwateronttrekkingen in het kader van de Waterwet is het besluit MER ook van toepassing. Er zijn nog geen ervaringscijfers voor de (vorm) vrije MER beoordeling. Dit is dus niet in de aantallen en in de uren inschatting mee genomen. Totaal provincie 60 uur RE 03.3 MER-beoordeling Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar Totaal 640 uur Bijzonderheden Schaal 11 Een vormvrije mer beoordeling moet gaan plaatsvinden bij elke ontgrondingsvergunning; Afhankelijk van de soort activiteit en de soort mer beoordeling zullen de volgende disciplines een oordeel moeten geven: o Geluid o Externe Veiligheid o Lucht o Wegen/bestemmingsplan o Afvalwater 103

182 o o Geur Ontgrondingen SP 02 Subsidie bedrijvenregeling bodemsanering Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar 2 80 Bijzonderheden Schaal 11 Totaal 160 uur SP 03 Uitvoering bodemsanering Gemiddeld aantal producten per jaar Niet bekend 1390 uur totaal per jaar Bijzonderheden Schaal 11 Het betreffen te diverse producten om een aantal en een gemiddelde tijdsbesteding aan te kunnen geven: o het opstellen van een programmering van aan te pakken locaties; o het leveren van up to date overzichten in kader van de aanpak van spoedlocaties o gesprekken voeren over toestemming om terreinen te mogen betreden en over bijdrage in de kosten; o opdracht, begeleiding en afronding van in eigen beheer uit te voeren verschillende soorten bodemonderzoeken o het laten opstellen en beoordelen van saneringsplannen o het laten opstellen van bestekken o het begeleiden en coördineren van de uitvoering van de bodemsanering o de opzet en de begeleiding van nazorgtrajecten RUD Zeeland huurt momenteel extern menskracht in onder andere omdat een gedeelte van de beschikbare menskracht wordt uitbesteed; Dit wordt gedekt middels materiele budgetten; Er is onvoldoende menskracht beschikbaar om de jaarlijks beschikbare bodembudgetten uit te kunnen geven; Er is geen achtervang binnen RUD-formatie voor betreffende persoon. SP04 Zonering industrielawaai Gemiddeld aantal producten SP04.1 Onderhoud systeem SP04.2 Beheerplan SP 04.3 Inpassing bedrijf (gemeentelijke inrichting op een provinciaal industrieterrein)* SP 04.3 Inpassing bedrijf (provinciale inrichting op een provinciaal industrieterrein)* 104

183 Schaal 10/11 Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren provincie Gemeente? Bijzonderheden *dit kan ook voorkomen andersom. Degene die de beheerder is draait op voor de kosten va het inpassen. Dus als het om een provinciale inrichting is op een gemeentelijk industrieterrein betaalt de gemeenten en andersom de provincie. Deze taak komt ook voor op gemeentelijke industrieterreinen maar hiervoor zijn op dit moment geen exacte cijfers bekend. In ieder geval heeft de gemeente Kapelle (Smokkelhoek en CZAV), de gemeente Hulst (Hogeweg), de gemeente Terneuzen (motorcrossterrein RES) en de gemeente Zierikzee een gemeentelijk gezonderd industrieterrein. De uren zijn voor de gemeentelijke industrieterreinen gelijk De provinciale industrieterreinen zijn: Poel en Gellinckpolder, Sluiskil Oost, Oostelijke Kanaaloevers, Terneuzen West, Vlissingen Oost, Axelse Vlakte, Schelde buitenoevers en Arnestein Totaal provinciale terreinen 568 uur SP 05 Deze taak wordt op dit moment niet uitgevoerd, voorgesteld wordt ook hiervoor uit te gaan van een strippenkaart, schaal 11. SP 06.1 Rapportage EU richtlijn omgevingslawaai Gemiddeld aantal producten Rapportage eu richtlijn omgevingslawaai (2016, 2020 ev) Actieplan (2017, 2021 ev) Regionale milieukaart inclusief plaatsing op Geoweb Schaal 11 Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren 1* 120 1* Bijzonderheden *Taak komt 1 keer per 4 jaar terug, de andere jaren is er voor deze taak geen actie OV 02 Informatieontsluiting Gemiddeld aantal Inschatting aantal uren per product producten per jaar Bijzonderheden Betreft alleen ontsluiting van bodeminformatie Huidige inzet is onvoldoende voor kwaliteit die provincie wenst (zie bijvoorbeeld grote achterstanden bij aanleveren gegevens aan kadaster) Er is nog geen achtervang binnen RUD-formatie voor betreffende persoon Coördinatie BRZO OD Coördinatie BRZO/BRZO RUD Coördinatietaken BRZO OD aantal kosten ,- (560 uur totaal) 105

184 Bijzonderheden Inzet vindt plaats in uren, er moet dus nog gekeken hoeveel uren er zitten in dit budget, senior beleidsmedewerker B Voor 2015 is het 280 uur, 165 uur schaal 12 en 115 uur schaal 11 Coördinatie BRZO intern Gemiddeld aantal producten Senior beleidsmedewer ker B Beleidsmedewerker Handhaving Gemiddeld Aantal uren aantal uren Aantal uren Bijzonderheden Schaal

185 TH 01 Controle zwembaden Gemiddeld aantal producten Normale controle Waarschuwing Last onder dwangsom Sluiting Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aant Uren al juridi sch en 4 contr ole juridi sch en 4 herco ntrole uur juridisch en 4 uur hercontrole Gemiddeld aantal producten Controle waterkwaliteit Bij normoverschrij ding Bijhouden regelgeving Kennisgevingsprocedur e Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aant Uren al uur juridisch Bijzonderheden Schaal 9 Gemiddeld aantal producten Ontheffing van bijvoorbeeld chloreren Gemiddeld Aantal Uren Aantal Uren 3 24 en 24 uur juridisch Bijzonderheden Schaal 9 Totaal 1820 uur 107

186 Externe veiligheid Alleen beoordeling QRA voor de provincie dus 120 uur, de rest 1344 uur wordt door het rijk via de provincie beschikbaar gesteld aan de RUD. Betreft voornamelijk gemeentelijke taken. Dit niet meenemen onder de PxQ van de provincie. Gemiddeld aantal producten Bijzonderheden Gemiddeld aantal producten Bijzonderheden QRA's (RRGS)* Gemeentelijk (RRGS)* Kennisonderhoud (RRGS)* Programmamanagement Impuls * Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren Aantal Uren 15 (de helft van het totaal) *Valt onder de impulsgelden Schaal 12/ Schaal 11 alleen impuls Kaartmateriaal Bij Bijhouden Kennisgevingsprocedure normoverschrijding regelgeving Aantal Uren Aantal Uren Aant Uren Aantal Uren al

187 10.8 Bijlage V: Berekening direct productieve uren Tabel 10:10 Uitgangspunten t.b.v. productieve uren Totaal aantal uren per medewerker Basis is handleiding overheidstarieven Berekening productieve uren: Werkbare dagen 260 Werkbare uren per dag 7,2 Feestdagen 8 meerjarig gemiddelde Vakantie uren 180 Ziekteverzuim 5,20% Indirect uren 10,00% Aantal werkdagen 260 Aantal feestdagen 8 -/- Omvang aanstelling in dagen 252 Omvang aanstelling in uren 1814 Vakantie uren 180 -/- Ziekte uren 94 -/- Aanwezige uren 1540 indirecte uren 154 Productieve uren per fte

188 10.9 Bijlage VI Relevante Plustaken die ook door gemeenten worden afgenomen cq. kunnen worden afgenomen. Product Nr pdc Gemeenten die dit afnemen Aantal uren op strippenkaart Advies milieuaspecten Varianten geluid, externe veiligheid, bodem, etc AD01 Advies milieuaspecten Ruimtelijke plannen Advies milieuaspecten Beleid bevoegd gezag AD01.1 AD01.3 Borsele Hulst Kapelle Noord-Beveland Vlissingen Terneuzen Borsele Goes Reimerswaal Noord-Beveland Reimerswaal Voorstel: per relevante gemeente 80 uren. De uren worden verdeeld over de varianten AD01.1, AD01.2, AD01.3, AD01.4, AD01.5, AD01.6 Voorstel: per relevante gemeente 160 uren Voorstel: per relevante gemeente: 120 uren Beleidsadvies milieu AD02.1 Noord-Beveland Voorstel: per relevante gemeente: 80 uren Beschikking Wet bodembescherming EST/SP/EV RE12.1 Borsele Goes Noord-Beveland Voorstel: per relevante gemeente: 120 uren BUS-melding RE13.1 Borsele Noord-Beveland Beoordeling melding BBK Ontheffing geluidbelasting RE14.1 RE21. De uren worden verdeeld over de varianten RE 21.1 en RE Alle gemeenten TH Beoordeling is nog in discussie Kapelle Meting geluid TH01.c Reimerswaal?? Geluidhinder TH03.8 Goes Reimerswaal 24 uurs bereikbaarheid TH04.2 PM Informatie ontsluiting OV02. A Kapelle Reimerswaal Voorstel: per relevante gemeente: 40 uren Voorstel: nu grofweg 2 fte = 2760 uren. Is 200 uren per deelnemer. Voorstel: per relevante gemeente 40 uren Voorstel: per relevante gemeente 40 uren Pilot gaat starten Voorstel: per relevante gemeente 20 uren Voorstel: per relevante gemeente 20 uren Informatie ontsluiting OV02.B Kapelle Reimerswaal RRGS Alle gemeenten Voorstel verdeling uren per gemeente: zie bijlage RRGS bijlage VI in paragraaf

189 Advies MER rapport Gebiedscontrole specifieke wetgeving (Ketentoezicht) Beoordelen reguleringssituatie Gelijkwaardigheidsbesluit (hieronder vallen ook de meldingen brandveiligheid) Besluit verplichting activiteitenbesluit Goedkeuringsbesluit activiteit omgevingsvergunning Uitvoering bevoegd gezag taken m.e.r. Zonering Industrielawaai AD03. De uren worden verdeeld over de varianten AD03.1, AD 03.2 en AD Alle gemeenten 30 uur per gemeente TH02.3 Alle gemeenten n.t.b. RE07 Alle gemeenten n.t.b. RE04.1 Alle gemeenten n.t.b. RE05.1 Alle gemeenten n.t.b. RE06. De uren worden verdeeld over de varianten RE 06.1 en RE OV09. De uren worden verdeeld over de varianten OV 09.1, OV 09.2 en OV SP04. De uren worden verdeeld over de varianten SP 04.1, SP 04.2 en SP Alle gemeenten Alle gemeenten Alle gemeenten n.t.b. n.t.b. n.t.b. 111

190 Behandelen bezwaar Behandelen beroep JU01. De uren worden verdeeld over de varianten JU 01.1 en JU JU02. De uren worden verdeeld over de varianten JU 02.1, JU 02.2, JU 02.3 en JU Alle gemeenten Alle gemeenten n.t.b. n.t.b. 112

191 113

192 Kolom1 Bors ele Goe s Hul st Ka pell e Middel burg Noord- Bevelan d Reimersw aal Schouwen- Duiveland Advies milieuaspecten (geluid, EV en bodem) Advies milieuaspecten Ruimtelijke plannen Advies mileuaspecten beleid BG Beleidsadvies Mileu Beschikking wt bodembescherming EST/SP/EV BUS Meldingen Beoordeling melding BBK Ontheffing geluidbelasting Meting geluid 0 Geluidhinder Informatie ontsluiting RRGS Advies MER rapport Gebiedscontrole specifieke wetgeving (Ketentoezicht) 0 Beoordelen reguleringssituatie 0 Gelijkwaardigheidsbesluit (hieronder vallen ook de meldingen brandveiligheid) 0 Besluit verplichting activiteitenbesluit 0 Goedkeuringsbesluit activiteit omgevingsvergunning 0 Uitvoering bevoegd gezag taken m.e.r. 0 Geluid 8 8 Slui s Tern euze n Thol en Vee re Vlissin gen Waters chap Zeela nd Totaal Advisering Juridische capaciteit

193 10.10 Bijlage VII RRGS Overzicht RRGS inrichtingen per gemeente Gemeente Totaal aantal inrichtingen Totaal aantal uren Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Provincie Totaal

194 10.11 Bijlage VIII Knoppen/stuurmogelijkheden Aan de werkgroep is gevraagd op welke terreinen het mogelijk is terug te gaan in de ingezette producten zowel in aantal als in uren. In bijgaande tabel is aangegeven op welke terreinen dat mogelijk is. Tevens is aangegeven wat de consequentie is van een eventuele aanpassing. De door de subwerkgroepen Toezicht en Handhaving en Plustaken en BRZO aangeleverde reacties zijn onderstaand integraal weergegeven. Van de subwerkgroep Vergunningverlening is geen input ontvangen. Taak/actie Frequentie van toezicht verlagen Het percentage van opleveringscontroles bij meldingen verlagen Consequentie Als er 4000 bedrijven zijn, die 1 keer per 5 jaar worden gecontroleerd dan worden er 800 bedrijven per jaar gecontroleerd. Indien de frequentie wijzigt naar 1 keer per 6 jaar, dan worden er 666 bedrijven gecontroleerd. Minder 134 bedrijven a 6 uur per bedrijf is 804 uur besparing. Minder hercontrole 60% van 134 bedrijven a 2 uur 80 bedrijven a 2 uur is 160 uur. Totale besparing = 964 uur (bij 1 x per 6 jaar i.p.v. 1 keer per 5 jaar bij 4000 bedrijven) Het is lastig om voor dit onderdeel aan te geven wat de besparing is. Dit is afhankelijk van een aantal factoren, die lastig in beeld te brengen zijn. Bij 0% opleveringscontroles, dan lopen de periodieke controles door, zonder de datum voor een nieuwe periodieke controle op te schuiven. Bij 100% opleveringscontroles dan bestaat de kans dat 2x kort na elkaar gecontroleerd wordt. Invoeren zelfcontroles a. Indien 80% teruggestuurd: Per 100 zelfcontroles is de begrote tijd 100 x 2 uur= 200 uur. Aantal controles is 8 (10% van de ingeleverde documenten) x 6 uur=48 uur. Niet ingeleverde documenten is 20 a 6 uur = 120 uur. Totaal 368 uur. 100 controles is 100 x 6 uur = 600 uur. besparing uur = 232 uur per 100 zelfcontroles b. Indien 60% teruggestuurd (reëel percentage) 100 x 2 uur =200 uur. Aantal controles is 6 (10% van de ingeleverde documenten) x 6 uur = 36 uur. Niet ingeleverde documenten is 40 a 6 uur 116

195 = 240 uur. Totaal 476 uur. 100 controles is 100 x 6 uur =600 uur. besparing uur= 124 uur per 100 zelfcontroles. Prioritaire Thema's Bij de kwaliteitscriteria minder zware eisen stellen aan werkervaring BRZO vergunningverlening, toezicht en handhaving BRZO overige Vuurwerk Bodem Ontgrondingen en grondwaterontrekkingen Geluid De besparing is afhankelijk van de gekozen thema's. Door minder zware eisen te stellen aan werkervaring moet er minder tijd geïnvesteerd worden begeleiding en kan men sneller geheel zelfstandig werken. Bij vergunningverlening BRZO bedrijven gaat dit ten koste van de dienstverlening aan de bedrijven omdat een versobering van deze taak leid tot overschrijding van de termijnen en een mindere kwaliteit. Ten aanzien van de BRZO taken gaat het om afspraken die gemaakt worden samen met de DCMR dus daarin kan ook niet geschrapt worden. Wel kan worden geschrapt in de toezicht op de WABO taken maar dat betekent dat er minder toezicht is op de niet BRZO zoals lucht emissie. Deze taak is rechtstreeks gekoppeld aan de DCMR, schrappen van deze taak gaat tegen de afspraken met de DCMR in Bij vuurwerk kan het aantal locaties dat bezocht worden omlaag. Vorig jaar lag dat op de 90 % dan zou ook wel omlaag kunnen. Dit jaar wordt een percentage gehaald van 75 % maar je zou ervoor kunnen kiezen dat percentage nog verder omlaag te brengen. Dit bekent wel een vermindering van het toezicht en het risico dat er meer ongewenste situaties voor komen. Verder komt de RUD verder van de praktijk af te staan. Om die reden lijkt een percentage van 50% de ondergrens Voor Bodem is er nu eigenlijk al een structurele overschrijding van de termijnen. Een verder versobering van deze taak leidt tot nog grotere termijnoverschrijdingen. Het verder versoberen van deze taak lijkt gezien de nu al aanwezige termijnoverschrijdingen niet wenselijk. Ook hiervoor geldt dat de taak al zeer minimaal wordt ingevuld een verdere versobering leidt tot nog verdere overschrijdingen van termijnen Taak wordt minimaal ingevuld, RUD komt vanwege de vele klachten tekort op deze taak 117

196 Luchtvaart In dit geval geldt mogelijk dat er aan knoppen gedraaid kan worden door duidelijker beleid. Zal echter om kleine getallen gaan. Hier staat tegenover dat er in de toekomst mogelijk nog terreinen moeten worden toegevoegd waardoor deze taak toch meer tijd zal vragen Milieuvlucht Gebiedscontrole Groenen wetten, regie, toezicht en handhaving Controle landschapsverordening Zwemlocaties in de open lucht Advisering Toezicht en handhaving zwembaden Wordt gebruikt als extra tool bij handhaving. Is geen wettelijke plicht, kan in principe worden geschrapt. Indien dat gebeurd dan kan ook het materiele budget hiervoor geschrapt worden. Toezicht en handhaving groenen wetten, gezien de uitbreiding van de provinciale taken op dit terrein moet deze taak mogelijk worden uitgebreid, schrappen lijkt daarom niet wenselijk. Daarnaast wordt deze taak op dit moment al zeer minimaal uitgevoerd. Controle landschapverordening, de LSV is provinciaal beleid. Het is een provinciale keuze om dit te doen, aan deze knop kan gedraaid worden. Heeft als gevolg dat er meer borden in het landschap zullen ontstaan en de provincie zijn eigen beleid niet meer handhaaft. Deze taak wordt al minimaal ingevuld. Wettelijk gezien zouden alle locaties minimaal 1 keer per jaar bezocht moeten worden en dan moet er tevens een fysiek veiligheidsonderzoek worden uitgevoerd. Dat doen wij momenteel, terwijl vrijwel alle andere provincies alle locaties meerdere keren per jaar bezoeken. Het is een keuze hoeveel advisering we als provincie bij de RUD afnemen. Aan deze knop kan gedraaid worden. Nadeel is wel dat als we nog weinig advisering bij de RUD afnemen er scherpe keuzes gemaakt moeten worden op de vragen die we aan de RUD stellen. Mogelijk zelfs dat we als provincie op bepaalde terreinen weer eigen expertise moeten ontwikkelen. Dat is strijdig met het doel van de provincie om de RUD een robuuste kwalitatief goede organisatie te laten zijn. Deze taak wordt al minimaal ingevuld. Binnen IPO-verband is op basis van een brief van het ministerie afgesproken dat alle zwembaden minimaal 1 keer per jaar bezocht worden. Momenteel worden vrijwel alle locaties jaarlijks bezocht. Op basis van een inschatting van de RUD op basis van eerdere overtredingen en risico's en hun kennis van de inrichtingen worden de meeste locaties jaarlijks bezocht. 118

197 Externe veiligheid RRGS Mochten niet alle locaties bezocht worden dan worden die aan het begin van het jaar erna meegenomen Bijlage IX: Notitie subwerkgroep handhaving opleveringscontroles Voorstel berekening aantallen opleveringscontroles In hoeveel % van de meldingen is een opleveringscontrole nodig? In het proces Behandeling melding Activiteitenbesluit maakt de vergunningverlener een keuze of voor de melding een opleveringscontrole nodig is. Dit gebeurt op basis van de criteria die beschreven zijn (geen opleveringscontrole als de melding het gevolg is van een inspectie en ook geen opleveringscontrole als de melding geen relevante veranderingen/uitbreidingen betreft). Onderzocht is of we op basis van de werkelijke gegevens uit SXO over 2014/2015 kunnen bepalen/inschatten op welk percentage dit uit zouden komen. Dit levert op dat voor ca. 58% van de meldingen een opleveringscontrole nodig is. In 2015 hebben binnen RUD Zeeland 318 melding zaken geleid tot het aanmaken van een oplevering controlezaak. Uitgaande van het aantal meldingen zoals dat nu in P*Q staat (924) betekent dit een jaarlijks aantal van 536 opleveringscontroles. De subwerkgroep vergunningverlening levert hiervoor een nieuw getal op. Daarna zal dit opnieuw moeten worden berekend. Het is de vraag hoe de opleveringscontroles verdeeld zijn over de risicocategorieën. In P*Q is gesteld dat het aantal meldingen 12% is van het aantal type B inrichtingen. In de praktijk zullen ook type C inrichtingen meldingen doen, maar er wordt vanuit gegaan dat dit verwaarloosbaar is op het totaal aantal. We kijken daarom naar de type B inrichtingen. In het inrichtingenbestand van RUD Zeeland zitten nu type B inrichtingen. Deze zijn als volgt ingedeeld. De categorie beperkt is nader bekeken. Hiervan is 50% akkerbouw, daarvan zijn meldingen te verwachten. We ronden het aantal inrichtingen in de categorie beperkt dat meldingen doet, daarom af op hoog medium beperkt verwaarloosbaar onbekend Totaal Meldingen te verwachten Geen meldingen te verwachten Voorstel: we doen geen opleveringscontroles bij inrichtingen met verwaarloosbaar risico. Op basis van: het 12% uitgangspunt binnen PxQ voor het aantal meldingen ten opzichte van het aantal type B inrichtingen; de aanname in bovenstaande tabel dat bedrijven zullen melden; de ervaring in 2015 dat circa 58% van de meldingen leidt tot een opleveringscontrole kan worden berekend dat 303 opleveringscontroles nodig zouden zijn. Opmerkelijk is dat dit getal nagenoeg gelijk is aan het aantal, in 2015 door RUD Zeeland aangemaakte, oplevering controlezaken (318). Opmerking: In PxQ zijn xxx type B inrichtingen meegenomen (xxx hier niet ingevuld/gecontroleerd, maar kan afwijken van de hierboven genoemde omdat het inrichtingenbestand zoals bekend dynamisch is). 119

198 Onderzocht is of we op basis van de werkelijke gegevens in SXO over 2014/2015 kunnen bepalen/inschatten waar we op uit zouden komen. Dat is niet gelukt omdat er momenteel geen directe relatie is tussen de informatie in SXO en de risicocategorieën. Aangezien we over de verdeling over de risicocategorieën geen informatie hebben, zijn 2 varianten bedacht. 1. We verdelen de 536 opleveringscontroles evenredig over de risicocategorieën. Dat levert de volgende verdeling op: 10 opleveringscontroles categorie hoog 157 opleveringscontroles categorie medium 369 opleveringscontroles categorie beperkt 2. We bepalen het aantal opleveringscontroles als % van het aantal inrichtingen waarvan we meldingen verwachten (4.363). Dat % gebruiken we om het aantal opleveringscontroles voor de categorie hoog te bepalen. De rest verdelen we gelijk over de categorieën medium en beperkt, met als argument dat de categorie medium waarschijnlijk meer meldingen doet, maar de categorie beperkt bevat bijna 2,5 keer zoveel inrichtingen. Dat levert de volgende verdeling op: 66 ( 12,3% ) opleveringscontroles categorie hoog 235 ( (536-66)/2 ) opleveringscontroles categorie medium 235 ( (536-66)/2 ) opleveringscontroles categorie beperkt Voorstel is om te kiezen voor de eerste, minst complexe, verdeling, aangezien de onderbouwing voor de verdeling niet al te scherp is. Hoeveel van deze opleveringscontroles moet nu extra ingepland worden en kunnen dus niet worden meegenomen in de geplande integrale controle? De categorie hoog wordt jaarlijks bezocht. Alle opleveringscontroles in deze categorie kunnen worden meegenomen in de geplande integrale controle. De categorie medium wordt 2-jaarlijks bezocht. De helft van de opleveringscontroles in deze categorie kunnen niet worden meegenomen in de geplande integrale controle. De categorie beperkt wordt 5-jaarlijks bezocht. Twintig procent daarvan wordt bezocht in een willekeurig jaar. Tachtig procent van de opleveringscontroles in deze categorie kan dus niet worden meegenomen in de geplande integrale controle. In combinatie met de aantallen betekent dit: Categorie hoog: 10 opleveringscontroles komen in plaats van integrale controle. Geen extra controles. Categorie medium: 79 (157/2) opleveringscontroles komen in plaats van integrale controle. 78 extra controles. Categorie beperkt: 74 (369/5) opleveringscontroles komen in plaats van integrale controle. 295 extra controles. Schuiven periodieke controles door n.a.v. een tussentijdse opleveringscontrole? Voorstel is om periodieke controles inderdaad door te schuiven als er tussentijds een opleveringscontrole is gedaan. Bijv. een inrichting die eens in de 5 jaar bezocht wordt, krijgt in het 3 e jaar een opleveringscontrole. De termijn van 5 jaar gaat dan opnieuw in. Voorstel is ook om de effecten daarvan vooralsnog niet in het rekenmodel op te nemen, omdat de cijfers op grove aannames gebaseerd zijn. Als we meer ervaringscijfers hebben, ook m.b.t. de verdeling van de opleveringscontroles over de risicocategorieën, kunnen we dat alsnog toevoegen. 120

199 Implementatieplan PxQ RUD Zeeland Versie 20 september 2016 Datum: 20 september 2016 Versie: 2

200 Inhoud SAMENVATTING...3 INLEIDING...5 OPDRACHT EN WERKWIJZE...6 RESULTATEN...7 RISICOPARAGRAAF DEELPROJECTEN PxQ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Deelproject 1: Opstellen DVO... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Deelproject 2: Administratieve organisatie en interne controle... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Deelproject 3: Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Deelproject 4: Inpassing formatie... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Deelproject 5: Cultuur... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2

201 SAMENVATTING In het rapport PxQ RUD ZEELAND 2016, Verrekensystematiek Zeeuws Kwaliteitsniveau (verder: PxQrapport) is onder andere vastgelegd wat op jaarbasis de geraamde (totale) kosten (per deelnemer) zijn, indien voor deze PxQ-systematiek wordt gekozen. Wat in voornoemd rapport niet inzichtelijk is gemaakt, is welke kosten het gevolg zijn van het implementeren van de PxQ-systematiek. In dit plan PxQ wordt dit inzichtelijk gemaakt. De implementatie van de PxQ-verrekensystematiek is samengebracht in 9 samenhangende deelprojecten, te weten: 1. Opstellen DVO (DienstVerleningsOvereenkomst); 2. AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle; 3. Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen; 4. Inpassing formatie; 5. Cultuur; 6. Communicatie; 7. Evaluatie PxQ-systematiek; 8. Voldoen aan kwaliteitscriteria; 9. Externe overall audit. Voor alle 9 bovengenoemde deelprojecten is steeds eerst benoemd welke mijlpalen gerealiseerd zullen worden tijdens de implementatie van PxQ. De RUD heeft bij iedere mijlpaal aangegeven hoeveel kosten gemaakt moeten worden, en hoeveel tijdsinzet benodigd is om die mijlpaal te kunnen realiseren. Die kosten zijn uitgedrukt in materiële kosten en extra benodigde uren voor het invoeren van de PxQ-systematiek. Volledigheidshalve zijn daarnaast ook per mijlpaal de uren vermeld die door de RUD besteed worden aan de betreffende mijlpaal, maar die niet tot extra benodigde uren (en dus extra kosten) leiden, omdat deze onderdeel zijn van het reguliere werk, hetgeen reeds in het PxQ-rapport is verwerkt. De kosten voor het invoeren van de PxQ-systematiek worden geraamd op: Incidenteel / Structureel deelproject Inzet door de RUD* Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Communicatie Cultuur Administratieve organisatie en interne controle Opstellen DVO Inpassing formatie Evaluatie PxQ-verrekensystematiek Voldoen aan kwaliteitscriteria Informatiemanagement inclusief uniform werken Externe overall audit Totaal Incidentele kosten Structurele kosten Administratieve organisatie en interne controle Opstellen DVO Inpassing formatie Evaluatie PxQ-verrekensystematiek Informatiemanagement inclusief uniform werken Totaal Structurele kosten *Inzet door de RUD vanuit capaciteit PxQ op overhead / generieke taken of via PIOFACH. Impact PxQ-verrekensystematiek op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Structurele kosten Totaal

202 De structurele kosten nemen af door doordat de bestaande formatie geleidelijk aan steeds beter aansluit op de formatie voor PxQ waardoor de personele lasten dalen. Dit wordt nader toegelicht in het deelplan Inpassing formatie. 4

203 INLEIDING In het rapport PxQ RUD ZEELAND 2016, Verrekensystematiek Zeeuws Kwaliteitsniveau (verder: PxQrapport) is onder andere vastgelegd wat op jaarbasis de geraamde (totale) kosten (per deelnemer) zijn, indien voor deze PxQ-verrekensystematiek wordt gekozen. Momenteel werkt de RUD niet volgens de PxQ-verrekensystematiek. Dat betekent dat, als er voor gekozen wordt om volgens de PxQ-verrekensystematiek te werken, deze in de organisatie geimplementeerd moet worden. Zo dienen onder andere het informatiemanagement, de werkprocessen, de administratieve organisatie en de interne controle aangepast te worden. Het werken volgens de PxQ-verrekensystematiek brengt ook verandering met zich mee bij het tot stand komen van de DVO s (DienstVerleningsOvereenkomsten). Om boven vernoemde veranderingen succesvol door te kunnen voeren zal een intern communicatietraject noodzakelijk zijn. Bovendien is daarvoor een cultuurverandering noodzakelijk. In dit implementatieplan PxQ worden de kosten en het tijdpad voor de implementatie van de PxQsystematiek in beeld gebracht. Het betreft (nog) een implementatie op hoofdlijnen. Daar waar nodig wordt dit nog verder verfijnd. Op 31 oktober aanstaande zal een voorgenomen besluit worden genomen over het invoeren van de PxQ-systematiek. In maart 2017 zal het AB hierover een definitief besluit nemen. In de jaren 2017 en 2018 kan de PxQ-systematiek vervolgens ingevoerd worden. Er is dus feitelijk sprake van 2 proefjaren. Dit plan voorziet niet in extra verandercapaciteit om de organisatieontwikkeling te versnellen. Dat betekent dat de organisatieontwikkeling zeer geleidelijk, en dus over een lange(re) periode, zal plaatsvinden. Dit zal vermoedelijk meerdere jaren in beslag nemen. Indien ervoor gekozen zou worden om de organisatieontwikkeling op korte(re) termijn te realiseren dienen hiervoor middelen beschikbaar te worden gesteld. 5

204 OPDRACHT EN WERKWIJZE De RUD heeft in beeld gebracht welke mijlpalen bereikt moeten worden om het werken volgens de PxQsystematiek mogelijk te maken. Bij iedere mijlpaal is aangegeven hoeveel kosten gemaakt moeten worden, en hoeveel tijdsinzet benodigd is om die mijlpaal te kunnen realiseren. Daarnaast is in beeld gebracht wanneer een mijlpaal gerealiseerd kan worden. Het in beeld brengen van de mijlpalen is gedaan door meerdere werkgroepen. De door deze werkgroepen aangeleverde resultaten zijn te vinden in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. Dit document bevat de resultaten van de deelprojecten. Onder RESULTATEN zijn deze mijlpalen overzichtelijk(er) samengevat. Het tijdpad is als bijlage toegevoegd. 6

205 RESULTATEN Onderstaand zijn de geraamde kosten voor het invoeren van de PxQ-systematiek weergegeven. De kosten zijn samengebracht in 9 samenhangende deelprojecten, te weten: 1. Opstellen DVO (DienstVerleningsOvereenkomst). Het invoeren van de PxQ-systematiek vraagt inhoudelijke/getalsmatige aanpassingen van de jaarlijks op te stellen DVO s per deelnemer. Uitgaande van het inrichtingenbestand geeft het PxQ-rapport een systematiek om het merendeel van de op jaarbasis af te nemen producten te ramen. Deze wijkt af van de tot nu toe gehanteerde systematiek. Daarnaast dient de strippenkaart (per deelnemer) ingevuld te worden. Ook is het noodzakelijk om de PxQ-systematiek juridisch te toetsen. 2. AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle). Het invoeren van de PxQ-systematiek vraagt aanpassingen van de administratieve organisatie en interne controle. 3. Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen. Het invoeren van de PxQ-systematiek vraagt aanpassingen aan/van de in gebruik zijnde ICT-systemen (ICT = informatie- en communicatietechnologie). Het eenduidig vullen/bijhouden van de ICT-systemen ten bate van het verkrijgen van betrouwbare informatie vereist het gebruik, en voorafgaand daaraan opstellen van, uniforme werkprocessen. Uniforme werkprocessen zijn ook belangrijk om een eenduidige Zeeuwse kwaliteit te (kunnen) garanderen. 4. Inpassing formatie. In het PxQ-rapport is een systematiek opgenomen om het merendeel van de op jaarbasis af te nemen producten te ramen. Indien deze afname vertaald wordt naar een benodigde personele bezetting van de RUD, en deze wordt vergeleken met de huidige personele bezetting van de RUD, blijkt dat de personele bezetting als gevolg van het PxQ-rapport aangepast moet worden. Bij het inpassen van de formatie wordt ook rekening gehouden met de via de strippenkaart verplicht en niet verplicht af te nemen producten. 5. Cultuur. Het werken volgens de PxQ-systematiek vereist een andere werkwijze dan het werken volgens de huidige lump-sum-financiering. Voor het bereiken van deze werkwijze dient een traject te worden doorlopen, zodat iedere medewerker volgens PxQ kan werken. 6. Communicatie. Middels (interne) communicatie zal het werken volgens de PxQ-systematiek kenbaar moeten worden gemaakt. 7. Evaluatie PxQ-systematiek. Nadat de PxQ-systematiek is geïmplementeerd moet deze worden geëvalueerd, en zo nodig worden bijgesteld. Het up to date houden van de PxQ-systematiek is van belang omdat op deze manier de verrekening met de deelnemers eerlijk blijft, en er duidelijkheid blijft bestaan over de aard, de omvang en de kwaliteit van de door de RUD geleverde producten. 8. Voldoen aan kwaliteitscriteria. In het zogeheten verbeterplan is reeds bepaald wat noodzakelijk is om de RUD te laten voldoen aan de kwaliteitscriteria. In het PxQ-rapport is dit niet geheel meegenomen. Daarom wordt dit in het implementatieplan meegenomen. 9. Externe overall audit. In 2017 wordt op proef gewerkt met de PxQ-systematiek. Voordat besloten wordt definitief te gaan werken volgens de PxQ-systematiek wordt deze als geheel aan een externe audit 7

206 onderworpen. Daarmee wordt gegarandeerd dat (pas) overgestapt wordt op de PxQsystematiek als deze volledig (getoetst) is. Voor alle 9 bovengenoemde deelprojecten is steeds eerst benoemd welke mijlpalen gerealiseerd zullen worden tijdens de implementatie van PxQ. De RUD heeft bij iedere mijlpaal aangegeven hoeveel kosten gemaakt moeten worden, en hoeveel tijdsinzet benodigd is om die mijlpaal te kunnen realiseren. Die kosten zijn uitgedrukt in materiële kosten en extra benodigde uren voor het invoeren van de PxQ-systematiek. Bij de kosten is steeds een onderscheid gemaakt in incidentele kosten (dat zijn kosten die slechts eenmalig of maximaal gedurende een periode van 2 jaar voorkomen als gevolg van het invoeren van de PxQ-systematiek) en structurele kosten (dat zijn blijvende kosten: als gevolg van de invoering van de PxQ-systematiek zullen deze altijd blijven bestaan). Volledigheidshalve zijn daarnaast ook per mijlpaal de uren vermeld die door de RUD besteed worden aan de betreffende mijlpaal, maar die niet tot extra benodigde uren (en dus kosten) leiden, omdat deze onderdeel zijn van het reguliere werk, hetgeen reeds in het PxQ-rapport is verwerkt. 8

207 1. Opstellen DVO Het invoeren van de PxQ-systematiek vraagt inhoudelijke/getalsmatige aanpassingen van de jaarlijks op te stellen DVO s per deelnemer. Uitgaande van het inrichtingenbestand geeft het PxQ-rapport een systematiek om het merendeel van de op jaarbasis af te nemen producten te ramen. Deze wijkt af van de tot nu toe gehanteerde systematiek. Daarnaast dient de strippenkaart (per deelnemer) ingevuld te worden. Ook is het noodzakelijk om de PxQ-systematiek juridisch te toetsen. Door de werkgroep DVO zijn een aantal mijlpalen benoemd. Onderstaand wordt kort weergegeven wat deze mijlpalen inhouden: Audit/juridische toets DVO/jaarplan. De DVO dient aangepast te worden aan de PxQ-systematiek. Dit geldt voor de (cijfermatige) invulling van het jaarplan, en voor de juridische borging in het DVO-document. Het is wenselijk deze juridische borging door een externe partij te laten nagaan. DHV geschikt maken voor PxQ-systematiek. In het Dienstverleningshandvest zijn algemene voorwaarden gesteld, waaronder de RUD zijn dienstverlening aan zijn opdrachtgevers verricht. (Bezien dient te worden of) Deze dient aangepast te worden aan de PxQ-systematiek. Invullen strippenkaart. Een aantal producten wordt afgerekend op basis van een strippenkaart. Dit omdat uren en frequentie voor deze producten vooraf lastig(er) in te schatten zijn. De overige te leveren producten per jaar volgen gewoon uit de in het het PxQ-rapport opgenomen ramingen. Jaarplan aangepast aan ingroeimodel. Het AB heeft gevraagd om ingroeimodellen voor te leggen waarbij de deelnemers geleidelijk van hun huidige bijdrage toegroeien naar hun bijdrage op basis van PxQ. Als voor een ingroeimodel gekozen wordt moet ook de RUD ingroeien. Het PxQ-budget is in het ingroei-jaar niet volledig beschikbaar. De RUD kan daardoor in het ingroei-jaar niet de volledige productie leveren, zoals opgenomen in het PxQ-rapport. Daarom zal het jaarplan aangepast moeten worden aan het ingroeimodel. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. Een gedetailleerd(er) overzicht van de mijlpalen en de daarvoor benodigde tijdsinzet en materiële kosten is weergegeven in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. Voor het deelproject het opstellen DVO is een inzet geraamd van uur; waarvan 950 uur structureel. De RUD kan 784 uur opvangen binnen de beschikbare capaciteit voor overhead/generieke taken. Er is 400 uur structureel nodig voor het jaarlijks opstellen van het DVO/jaarplan. 9

208 Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD* Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Audit/juridische toets DVO/Jaarplan DHV geschikt maken aan PxQ systematiek Invullen strippenkaart Jaarplan aangepast aan ingroeimodel Totaal Incidentele kosten Structurele kosten Jaarlijks opstellen DVO s Mandaatbesluit(en) aangepast Totaal Structurele kosten *Inzet door de RUD vanuit capaciteit PxQ op overhead / generieke taken. Impact opstellen DVO op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Structurele kosten Totaal

209 2. AO/IC (Administratieve organisatie en interne controle) Het invoeren van de PxQ-systematiek vraagt aanpassingen van de administratieve organisatie en interne controle. Door de werkgroep AO/IC zijn een aantal mijlpalen benoemd. Onderstaand wordt kort weergegeven wat deze mijlpalen inhouden: Begrotingswijziging PxQ. Het doorrekenen van het PxQ-rapport leidt tot een afwijking van de vastgestelde begroting van De verschillen zullen in een begrotingswijziging worden vastgesteld. Deze begrotingswijziging wordt tegelijkertijd met het PxQ-rapport en dit implementatieplan aan het AB voorgelegd. Beschikbaarheid kentallen per geleverd product. Het is met name ict-technisch mogelijk gemaakt om de werkelijk gerealiseerde kentallen per product te rapporteren. Ingroeimodel PxQ. Het AB heeft gevraagd om ingroeimodellen voor te leggen waarbij de deelnemers geleidelijk van hun huidige bijdrage toegroeien naar hun bijdrage op basis van PxQ. Als voor een ingroeimodel gekozen wordt moet ook de RUD ingroeien. Het PxQ-budget is in het ingroei-jaar niet volledig beschikbaar. De RUD kan daardoor in het ingroei-jaar niet de volledige productie leveren, zoals opgenomen in het PxQ-rapport. Opstellen verrekensystematiek. Dit omvat het accountantproof maken van de verrekensystematiek, het inzichtelijk maken welke producten wel en niet in het PxQ-rapport geraamd zijn en hoe de verrekening zal plaatsvinden (inclusief tarievenlijst), het uitwerken van en vastleggen in het kwaliteitshandboek van de procedure voor opdrachtverstrekking en opdrachtneming van basis-, standaard-, en plustaken, het uitwerken en vastleggen in het kwaliteitshandboek van de procedure voor het accorderen van facturen, uren, en producten, het uitwerken en vastleggen in het kwaliteitshandboek van de procedure voor facturering, het opzetten van de administratieve organisatie en interne controle van de facturering (volledigheid, juistheid en tijdigheid), het vastleggen van de verrekensystematiek in de bijdrageverordening, het opstellen van een procedure om te komen tot een inrichtingenbestand dat volledig en juist is, het inpassen van het DVO-proces, het PDC-proces, het inrichtingenbestandproces en het rekenmodelproces in de Planning- en Control-cyclus en het beschrijven van het rekenmodel, zodat dit jaarlijks kan worden gebruikt voor het opstellen van de DVO s en de begroting. Opstellen periodieke rapportages aan de deelnemers, DB en AB waarbij inzicht wordt gegeven in de geleverde productie en de daarbij behorende bijdragen afgezet tegen de geraamde bijdragen. Specificatie functieniveau medewerker op basis van PxQ. Voor ieder product uit de PDC moet gespecificeerd zijn welk functieniveau de behandelende ambtenaar moet hebben. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. Een gedetailleerd(er) overzicht van de mijlpalen en de daarvoor benodigde tijdsinzet en materiële kosten is weergegeven in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. 11

210 In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. In 2016 is al een start gemaakt met de voorbereiding. Er resteert uur die nodig is voor de implementatie van de Administratieve organisatie en interne controle uur is structureel nodig om te kunnen voorzien in borging van alle procedures rondom opdrachtverstrekking, facturering en rapportages. De eigen inzet wordt vanuit control (overhead) geleverd. Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD* Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Begrotingswijziging PxQ Beschikbaarheid kentallen per geleverd product Ingroeimodel PxQ Opstellen verrekensystematiek Specificatie functieniveau medewerker op basis van PxQ Totaal Incidentele kosten Structurele kosten Verrekensystematiek structureel Totaal Structurele kosten *Inzet door de RUD vanuit capaciteit PxQ op overhead / generieke taken. Inzet voor mijlpalen begrotingswijzing PxQ en specifcatie functieniveau medewerker op basis van PxQ zijn/worden in 2016 uitgevoerd Impact AO/IC op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Structurele kosten Totaal De structurele inzet is voornamelijk noodzakelijk voor het juist, tijdig en volledig kunnen factureren van de bijdragen en de controle hierop. Daarnaast is de inzet bedoeld voor het verzorgen van de rapportages aan de deelnemers, het dagelijks bestuur en her algemeen bestuur. 12

211 3. Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen Het invoeren van de PxQ-systematiek vraagt aanpassingen van de in gebruik zijnde ict-systemen. Het eenduidig vullen/bijhouden van de ict-systemen ten bate van het verkrijgen van betrouwbare informatie vereist het gebruik, en voorafgaand daaraan opstellen van, uniforme werkprocessen. Uniforme werkprocessen zijn ook belangrijk om een eenduidige Zeeuwse kwaliteit te (kunnen) garanderen. Door de werkgroep Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen zijn een aantal mijlpalen benoemd. Onderstaand wordt kort weergegeven wat deze mijlpalen inhouden: Onderzoeken of accorderen op aantallen mogelijk is. Bestaande systemen aangepast aan PxQ De systemen inrichten zodat producten aan een inrichting te koppelen zijn, de systemen inrichten om mutaties op inrichtingen bij te kunnen houden, de systemen inrichten om facturering en rapportage op uren per product per deelnemer (en inrichting) mogelijk te maken, de systemen inrichten zodat gerapporteerd kan worden op raming en realisatie (van uren), de systemen inrichten zodat er geaccordeerd kan worden, de systemen zo inrichten dat kan worden bijgehouden voor welke producten een factuur is verstuurd en de systemen zo inrichten dat een accountantstoets kan worden doorstaan. Infrastructuur bestaande systemen aanpassen. Hiervoor zal zoveel als mogelijk gebruik gemaakt worden van nieuwe releases. Op voorhand is niet aan te geven of daarmee kan worden volstaan. Zonodig zullen daarnaast ook andere aanpassingen gedaan worden. Mogelijk maken rapportages/dashboard. Het ontwikkelen van een portfolio op inrichtingen, het ontwikkelen van een rapportage op uren en producten per inrichting en risicoprofiel, het ontwikkelen van een rapportage per team (en eventueel medewerker), en het aanpassen van de bestaande rapportages op de wensen voortkomend uit het invoeren van de PxQ-systematiek. Ontwikkelen handleidingen voor diverse systemen en opstellen en borgen procedures PxQ. Het ontwikkelen en implementeren van handleidingen voor diverse systemen en het opnemen van procedures ten bate van het inrichtingenbestand, de PDC en rapportages in het kwaliteitshandboek. Aanstellen informatiemanager. De wensen van de RUD en de deelnemers op ict-gebied zijn zo specifiek dat de vertaling van de vraag richting de systemen geprofessionaliseerd en sturing op inhoud van de systemen en automatisering geregisseerd moet worden. Het aanstellen van een informatiemanager is hiervoor een voorwaarde. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. Een gedetailleerd(er) overzicht van de mijlpalen en de daarvoor benodigde tijdsinzet en materiële kosten is weergegeven in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. 13

212 Op dit moment is er discussie tussen de RUD en de gemeente Terneuzen over een aantal taken die wel of niet onder de piofach-taken vallen (de zogeheten witte vlekken discussie). Indien na afloop van deze discussie blijkt dat de ondersteuning op ict-gebied minder is dan nu verwacht, dienen deze taken alsnog door de RUD te worden ingekocht. Om de gestelde mijlpalen te realiseren is extra inzet van informatiemanagement (IM) noodzakelijk; 0,5 fte inzet op strategisch niveau gedurende twee jaar en structureel 0,5 inzet op operationeel niveau. De overige inzet (1.760 uur) wordt geleverd vanuit bestaande capaciteit overhead / generieke taken. Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD* Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Bestaande systemen aanpassen aan PxQ Mogelijk maken rapportages/dashboard Ontwikkelen handleidingen + opstellen en borgen procedures PxQ Strategisch informatiemanager Totaal Incidentele kosten Structurele kosten Informatiemanager Totaal Structurele kosten *Inzet door de RUD vanuit capaciteit PxQ op overhead / generieke taken. Impact Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Structurele kosten Totaal

213 4. Inpassing formatie Het PxQ-rapport geeft een raming van de voor de RUD benodigde bezetting. Daarbij is voor iedere functie een inschatting gemaakt van het niveau van de functie (inschaling in het functiehuis). Deze inschaling is (nog) niet formeel gewogen of onderzocht. De huidige bezetting van de RUD is wel formeel onderzocht. De inschaling die volgen het PxQ-rapport benodigd is sluit niet aan op de huidige formele bezetting. Circa 10 functionarissen zijn hoger ingeschaald dan op basis van de raming uit het PxQ-rapport benodigd zou zijn. Dit leidt tot hogere kosten dan begroot in de PxQ-systematiek. Het resultaat van de werkgroep inpassing formatie geeft aan hoe de huidige bezetting kan worden gewijzigd in de benodigde personele bezetting. Deze aanpak vergt tijd. Deze aanpak gaat er ook van uit dat de inschatting van de schalen, zoals gedaan in het PxQ-rapport, ook leidt tot een overeenkomstige formele inschaling, en dat de benodigde personele bezetting de komende jaren niet wijzigt. Daarom moet de komende jaren rekening worden gehouden met hogere personeelslasten dan berekend zouden worden op basis van het PxQ-rapport. Concreet betekent dit dat 9,5 fte één schaal hoger betaald zal worden dan op basis van het PxQ-rapport wordt ingeschat. Dit brengt jaarlijks circa aan kosten met zich mee. Op basis van de hieronder opgenomen aanpak is de verwachting dat deze kosten in 2020 zijn afgenomen tot In de tabel Inpassing formatie op de begroting op de volgende pagina is deze afname verwerkt. Door de werkgroep inpassing formatie zijn een aantal mijlpalen benoemd. Onderstaand wordt kort weergegeven wat deze mijlpalen inhouden: Omscholing medewerkers. Het invoeren van de PxQ-verrekensystematiek zal er toe leiden dat een aantal medewerkers op andere functies ingezet gaat worden. Een aantal daarvan zal omgeschoold moeten worden voordat deze nieuwe functie vervuld kan worden. Opstellen formatieplan. Er dient een formatieplan opgesteld te worden, waarin wordt aangegeven hoe de verschillen tussen de huidige bezetting en de volgens de in het PxQ-rapport opgenomen bezetting overbrugd kunnen worden. Werving/selectie. Daar waar nodig zal personeel aangenomen moeten worden. Begeleiding spoor 2. Spoor 2 houdt in dat werkgever en werknemer op zoek gaan naar passend werk in een ander bedrijf dan dat van de werkgever. De intentie is om benodigde verschuivingen van personeel intern en op vrijwillige basis te doen plaatsvinden. De verwachting is dat dit goed mogelijk is. Indien door een werknemer de wens wordt geuit extern geplaatst te worden, dient deze mogelijkheid wel opengehouden te worden. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. Een gedetailleerd(er) overzicht van de mijlpalen en de daarvoor benodigde tijdsinzet en materiële kosten is weergegeven in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; 15

214 De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. Extra Inzet door personele Overige Totale Incidenteel / Structureel mijlpalen de RUD* Extra inzet kosten kosten kosten Incidentele kosten Begeleiding spoor Omscholing medewerkers Opstellen formatieplan Werving / selectie /begeleidingcommissie Totaal Incidentele kosten Structurele kosten Uitvoering taken onder schaal Totaal Structurele kosten *De inzet wordt verzorgd binnen de PIOFACH taken. Impact inpassing formatie op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Structurele kosten Totaal

215 5. Cultuur Het werken volgens de PxQ-systematiek vereist een andere werkwijze dan het werken volgens de huidige lump-sum-financiering. Voor het bereiken van deze werkwijze dient een traject te worden doorlopen, zodat iedere medewerker volgens PxQ kan werken. Door de werkgroep cultuur zijn een aantal mijlpalen benoemd. Onderstaand wordt kort weergegeven wat deze mijlpalen inhouden: Uitvoering actieplan cultuur. Door het opstellen en uitvoeren van het actieplan cultuur kunnen de medewerkers van de RUD zich de vereiste andere werkwijze eigen maken. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. Een gedetailleerd(er) overzicht van de mijlpalen en de daarvoor benodigde tijdsinzet en materiële kosten is weergegeven in het document Deelprojecten implementatieplan PxQ. (Het betreft een nog niet gerede versie van het actieplan cultuur. Dit wordt nog vervolledigd zodra is besloten dat de PxQsystematiek wordt ingevoerd.) In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. Er is voor het actieplan uur geraamd voor twee jaar. De inzet wordt gedaan vanuit de capaciteit binnen overhead/generieke taken voor PxQ. Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD* Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Uitvoering actieplan cultuur Totaal Incidentele kosten *Inzet door de RUD vanuit capaciteit PxQ op overhead / generieke taken, 568 uur per jaar voor 2017 en Impact cultuur op begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Totaal

216 6. Communicatie Middels (interne) communicatie zal het werken volgens de PxQ-systematiek kenbaar moeten worden gemaakt (aan het personeel van de RUD). Door de werkgroep communicatie zijn geen mijlpalen benoemd. De benodigde tijdsinzet wordt verzorgd door de gemeente Terneuzen, in het kader van de piofach-taken. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. *De inzet wordt verzorgd binnen de PIOFACH taken van de RUD. Impact communicatie op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Totaal

217 7. Evaluatie PxQ-systematiek. Nadat de PxQ-systematiek is geïmplementeerd moet deze worden geëvalueerd, en zo nodig worden bijgesteld. Het up to date houden van de PxQ-systematiek is van belang omdat op deze manier de verrekening met de deelnemers eerlijk blijft, en er duidelijkheid blijft bestaan over de aard, de omvang en de kwaliteit van de door de RUD geleverde producten. Door de werkgroep Evaluatie PxQ-systematiek zijn een aantal mijlpalen benoemd. Onderstaand wordt kort weergegeven wat deze mijlpalen inhouden: Evalueren inbreng AB, DB en deelnemers. Evalueren risico-analyse uitgevoerd door Nederlands Adviesburau Risicomanagement (NAR). Evalueren risico-analyse. Evalueren strippenkaart. Evalueren Zeeuwse kwaliteit. Geleverde producten en diensten toetsen aan de PDC. Kentallen toetsen aan ervaringscijfers. Evalueren verrekeningssystematiek. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. De benodigde uren worden volledig vanuit de capaciteit overhead / generieke taken van de RUD benut. De evaluatie zal na afloop van het proefjaar plaatsvinden waardoor de materiële kosten zullen overlopen naar Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD* Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Evalueren inbreng AB, DB en deelnemers Evalueren risico-analyse NAR Totaal Incidentele kosten Structurele kosten Evalueren risico-analyse Evalueren strippenkaart Evalueren Zeeuwse kwaliteit Geleverde producten en diensten toetsen aan PDC Kentallen toetsen aan ervaringscijfers Totaal Structurele kosten *Inzet door de RUD vanuit capaciteit PxQ op overhead / generieke taken 19

218 Impact Evaluatie PxQ-systematiek op de begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Structurele kosten Totaal

219 8. Voldoen aan kwaliteitscriteria In het zogeheten verbeterplan is reeds bepaald wat noodzakelijk is om de RUD te laten voldoen aan de kwaliteitscriteria. In het PxQ-rapport is dit niet geheel meegenomen. Daarom wordt dit in het implementatieplan meegenomen. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. Er zijn allen materiële kosten voorzien. Indien en voor zover er personele inzet benodigd is, zal dit worden gedaan vanuit de bestaande capaciteit voor overhead / generieke taken. Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Opleidingen Voldoen aan procescriteria Waakvlamovereenkomsten Totaal Incidentele kosten Bij RUD Zeeland zijn niet alle specialismen dubbel bezet. Dit is wel een vereiste op basis van de kwaliteitscriteria. Om aan dit vereiste te voldoen wordt deze capaciteit middels waakvlamovereenkomsten gereserveerd bij derden. Impact begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Totaal

220 9. Externe overall audit In 2017 en 2018 wordt op proef gewerkt met de PxQ-systematiek. Voordat besloten wordt definitief te gaan werken volgens de PxQ-systematiek wordt deze als geheel aan een externe audit onderworpen. Daardoor wordt gegarandeerd dat (pas) overgestapt wordt op de PxQ-systematiek als deze volledig (getoetst) is. De benodigde tijdsinzet en de materiële kosten per mijlpaal zijn geraamd. Van de benodigde tijdsinzet is steeds aangegeven of deze tot de reguliere taken van de RUD behoort, die reeds in het PxQ-rapport zijn opgenomen, of niet. Het betreft dan met name tijdsinzet die in de RUD valt onder de noemer(s) overhead en generieke taken. In onderstaande tabel is kort per mijlpaal aangegeven: De geraamde materiële kosten; De geraamde benodigde extra personele inzet; De geraamde personele inzet die behoort tot de reguliere taken van de RUD, en reeds in het PxQrapport is opgenomen. Incidenteel / Structureel mijlpalen Inzet door de RUD Extra inzet Extra personele kosten Overige kosten Totale kosten Incidentele kosten Externe overall audit Totaal Incidentele kosten Impact begroting: Begrotingswijziging Incidentele kosten Totaal

221 RISICOPARAGRAAF (Met name) de provincie Zeeland heeft gevraagd om een nadere uitwerking en financiële vertaling van de risico s die in het implementatieplan zijn opgenomen. Deze nadere uitwerking is neergelegd in het rapport Risicoanalyse RUD Zeeland van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement, daterend van juli In bovengenoemde rapportage zijn de risico s ingedeeld naar impact en beïnvloedbaarheid. Daaruit is naar voren gekomen dat de risico s met de grootste impact en de geringste beïnvloedbaarheid zijn (dit zijn de grootste risico s): 1) Deelnemers kunnen de niet-wettelijke taken terugtrekken. Hierdoor kan de financiële robuustheid onder de PxQ-systematiek wegvallen. 2) De mogelijkheid bestaat dat de piketregeling niet meer kan worden uitgevoerd als gevolg van formatieveranderingen. 3) Als gevolg van verkeerde inschattingen (van frequenties per product, productieve uren, indirecte uren, etc.) kan er een financieel tekort worden opgebouwd. Dit heeft als gevolg dat deelnemers bij moeten betalen (de RUD is een gemeenschappelijke regeling) en beoogde resultaten niet gehaald worden. Daardoor kan frictie ontstaan. In het rapport wordt een aantal aanbevelingen gedaan. Deze zijn onderstaand weergegeven. Bij iedere aanbeveling uit het rapport is vermeld hoe hiermee zal worden omgegaan: 1) Opstellen van een duidelijke strategiekaart, waarmee voor iedereen duidelijk is welke doelen men nastreeft. De RUD beschikt (nog) niet over een strategiekaart. Aan de strekking van deze aanbeveling wordt echter wel voldaan, doordat in het Bedrijfsplan 2.0 de missie, de visie en de aanpak van de RUD zijn geschetst. 2) Duidelijk en volledig implementatieplan. Het implementatieplan treft u bijgevoegd aan. 3) Begeleiding van implementatieplan als cultuurveranderingstraject. Hierin wordt voorzien. Dit is aangegeven onder deelproject 5. Cultuur in dit implementatieplan. 4) Monitoring van implementatieplan. In dit implementatieplan zijn meerdere mijlpalen benoemd. Deze zijn op hoofdlijnen ingevoerd in een tijdpad. Dat wordt, nadat bestuurlijk besloten is in te stemmen met het invoeren van de PxQsystematiek, indien nodig verfijnd en vervolgens gemonitord door de RUD. 5) Duidelijke definities van het toepassen van producttarifering en tarifering op basis van uurtarieven. De uitwerking van deze aanbeveling is opgenomen in het deelplan AO/IC. 6) Heldere definitie van zowel productieve uren als factureerbare uren. In het PxQ-rapport is aangegeven wat verstaan wordt onder productieve uren, en wanneer die factureerbaar zijn. 7) Opstellen van een helder ICT-plan. Hierin wordt voorzien. Dit is aangegeven onder deelproject 3. Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen in dit implementatieplan. Daarnaast zijn onderstaande risico s relevant: De kentallen die gebruikt zijn, zijn gebaseerd op de aanwezige informatie uit relevante bronnen aangevuld met ervaringskennis. Ondanks deze zorgvuldigheid blijven de gehanteerde kentallen aannames. De ervaring zal leren of deze aannames reëel zijn. Mogelijk zal blijken dat aanpassing nodig is. Bovendien is het niet mogelijk gebleken alle producten te voorzien van kentallen. Daarnaast gaan de kentallen uit van een taakvolwassen, goed draaiende RUD Zeeland. Aangezien de RUD Zeeland nog in een opbouwfase zit is hiervan nog geen sprake. Uitgaan van dit rapport maakt de RUD Zeeland dan ook kwetsbaar en monitoring en waar nodig bijstellen van kentallen is essentieel om de doorontwikkeling te kunnen borgen. 23

222 Onderhavig implementatieplan voorziet in de implementatie van de PxQ-verrekensystematiek. Dit plan voorziet niet in extra verandercapaciteit om de organisatieontwikkeling te versnellen. Dat betekent dat de organisatieontwikkeling zeer geleidelijk, en dus over een lange(re) periode, zal plaatsvinden. Dit zal vermoedelijk meerdere jaren in beslag nemen. Indien ervoor gekozen zou worden om de organisatieontwikkeling op korte(re) termijn te realiseren dienen hiervoor middelen beschikbaar te worden gesteld. In dit implementatieplan is getracht zo concreet mogelijk te ramen wat de benodigde kosten en het te doorlopen tijdpad zijn om de implementatie van de PxQ-systematiek mogelijk te maken. Omdat het een uniek project betreft is het onontkoombaar dat de ramingen in de praktijk niet exact zullen blijken te zijn. 24

223 Uitwerking van het ingroeimodel P*Q Terneuzen, 29 augustus

224 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Ingroei model Deelnemers met grote voor- of nadelen groeien in 2 stappen naar bijdrage P*Q

225 Inleiding Uit de het rapport P*Q van 7 juli 2016 blijkt dat de bijdragen van deelnemers ten opzichte van de begroting 2017 stijgen. Dat wil niet zeggen dat de bijdragen voor alle deelnemers stijgen. Er zijn deelnemers waarbij de bijdrage stijgt maar er zijn ook deelnemers waarbij de bijdrage daalt. Het algemeen bestuur heeft gevraagd om een aantal (in)groeimodellen P*Q uit te werken waarbij deelnemers geleidelijk van hun huidige bijdrage in de begroting toegroeien naar hun bijdrage op basis van P*Q. Op 9 mei 2016 zijn er 2 (in)groei modellen gepresenteerd aan het DB t.w.: 1) Alle Deelnemers en RUD groeien in 2 stappen naar bijdrage P*Q; 2) Deelnemers met grote voor- of nadelen groeien in 2 stappen naar bijdrage P*Q Het DB heeft de voorkeur uitgesproken voor ingroei model 2 Deelnemers met grote voor- of nadelen groeien in 2 stappen naar bijdrage P*Q In deze notitie wordt dat ingroei model toegelicht en de financiële gevolgen gepresenteerd. 3

226 Ingroei model Deelnemers met grote voor- of nadelen groeien in 2 stappen naar bijdrage P*Q In dit model groeien alleen de deelnemers met grote voor- of nadelen in 2 stappen naar een bijdrage P*Q De andere deelnemers gaan direct de bijdrage P*Q betalen. Op basis van de uitkomsten P*Q is er een groep deelnemers waarbij de bijdragen P*Q ten opzichte van de huidige bijdragen variëren tussen de 0% en 20% hoger of lager. Daarnaast is er een groep deelnemers waarbij de bijdragen P*Q ten opzichte van de huidige bijdragen 40% hoger of lager zijn. Deze laatste groep van deelnemers wordt gezien als deelnemers met grote voor- of nadelen en kunnen op basis van dit model ingroeien naar de bijdrage P*Q. Ook de RUD Zeeland groeit in dit model in 2 stappen naar het budget P*Q. In het ingroei jaar is het beschikbare budget voor de RUD lager dan het budget P*Q. Hierdoor kan de RUD in het ingroei jaar niet de productie leveren die hoort bij P*Q maar een productie die lager is. Het voorstel is om de deelnemers die in het een ingroei jaar niet de P*Q bijdrage betalen maar een lagere, ook een lagere dan de P*Q productie aan te bieden. Over de invulling van de lagere productie, zal na besluitvorming in het Algemeen Bestuur, overleg plaatsvinden met betrokken deelnemers. In dit model groeien de gemeente Borsele, de gemeente Goes, de gemeente Hulst, de gemeente Reimerswaal, de gemeente Schouwen-Duiveland, de gemeente Terneuzen, de gemeente Tholen, het waterschap Scheldestromen en de provincie Zeeland niet in naar de bijdrage P*Q. Zij gaan in één keer naar de bijdrage P*Q en ontvangen in principe de productie P*Q. De gemeente Middelburg en de gemeente Vlissingen dragen in het ingroei jaar een bijdrage bij die hoger is dan de bijdrage P*Q en zij ontvangen uiteraard ook de productie P*Q. De gemeente Kapelle, de gemeente Noord-Beveland, de gemeente Sluis en de gemeente Veere groeien toe naar de bijdrage P*Q en ontvangen in het ingroei jaar niet de productie P*Q. Consequenties van het ingroei model per deelnemer in kaart gebracht. Deelnemers A B C D E F G H I Bijdrage Ingroei Ingroei stap Bijdrage Bijdrage P*Q 2017 (j/n) 2017 (B-F) 2018 (B) Bijdrage begroting 2017 *1 Verschil in (-=lager tov begroting) Verschil in % (-=lager tov begroting) Lagere productie in ingroei jaar Borsele % Nee Goes % Nee Hulst % Nee Kapelle % Ja Middelburg % Ja Noord-Beveland % Ja Reimerswaal % Nee Schouwen-Duiveland % Nee Sluis % Ja Terneuzen % Nee Tholen % Nee Veere % Ja Vlissingen % Ja Waterschap % Nee Zeeland % Nee Lager budget RUD Zeeland Eindtotaal *1 exclusief budget materieel budget 4

227 Risicoanalyse RUD Zeeland Baarn, juli

228 Inhoudsopgave Achtergrond... 3 Werkwijze Uitgangspunten / Leeswijzer Risicoanalyse naar Geld Risicoanalyse naar Kwaliteit Risicoanalyse naar Tijd Impact versus Beinvloedbaarheid Aanbevelingen Verankering Risicomanagement volgens ISO model Risicocultuur Risicoalertheid Kader Verankering risicomanagement Waarborging kwaliteit risicoprofiel Risico-informatie rapporteren Formats Afsluiting

229 Achtergrond De gemeenschappelijke regeling RUD Zeeland bestaat sinds 1 januari In opdracht van de Zeeuwse gemeenten, waterschap Scheldestromen en de provincie Zeeland voert zij milieu- en veiligheidstaken uit. Bij de start zijn de financiële middelen die de deelnemers voorheen zelf benutten voor deze taken overgedragen naar de RUD. Nu de organisatie staat is de wens geuit door de deelnemers om niet langer een vaste bijdrage te betalen, maar alleen te gaan betalen voor daadwerkelijk afgenomen producten en diensten. Daarnaast heeft de RUD om te komen tot een efficiëntere taakuitvoering de noodzaak gesignaleerd te gaan werken volgens één kwaliteitsniveau en één werkwijze. Deze beide ontwikkelingen komen samen in het invoeren van de PxQ systematiek, waarin volgens een vooraf vastgesteld uniform kwaliteitsniveau en af te nemen aantallen producten een prijs per product en daarmee een bijdrage per gemeente tot stand komt. Voor de implementatie van deze methodiek is een implementatieplan opgesteld dat inmiddels vertaald is in een meer concreet werkplan. Voordat het algemeen bestuur hiermee in kan stemmen heeft in ieder geval de provincie Zeeland gevraagd om een nadere uitwerking en financiële vertaling van de risico s die in het implementatieplan zijn opgenomen. 3

230 Werkwijze Proces Om te komen tot een goed onderbouwde analyse van het weerstandsvermogen zijn de volgende stappen doorlopen: - Deskstudy. Aan de hand van de reeds bestaande documenten en de hierin summier opgenomen risico s is een eerste risicoprofiel opgesteld. Dit profiel is aangevuld door NAR op grond van de interpretatie van de bestaande documenten. - Analysegroep. In overleg met de deelnemende organisaties zijn vanuit alle stakeholders representanten geselecteerd om deel te nemen aan de risicoanalyse vanuit de verschillende perspectieven. - Self Assessment. In een eerste analyse zijn door middel van een vragenlijst alle deelnemers gevraagd vooraf risico s aan te dragen. Hier zijn circa 130 risico s benoemd. - Risicobeoordeling. NAR heeft de aangeleverde risico s beoordeeld en gegroepeerd. Hieruit zijn 34 risico s overgebleven die allen volgens de vaste methodiek van Oorzaak Gebeurtenis Gevolg zijn beschreven. - Risicoinventarisatie. Tijdens een sessie van 1 uur zijn alle 34 risico s in duo s beoordeeld. Hierbij was de opdracht; Aanvullen van nieuwe inzichten, Verbeteren van bestaande risico s, Schrappen van dubbele of overbodige risico s. Vervolgens zijn plenair alle risico s besproken en in dialoog vastgesteld wat de werkelijk belangrijke risico s zijn voor het project P*Q. Vervolgens zijn de risico s ingeschaald op de schaal van Impact versus Beinvloedbaarheid. De mate waarin een risico meer beïnvloedbaar is geeft direct aan dat deze risico door de organisatie zelf op korte termijn kunnen worden aangepakt. - Rapportage. In deze rapportage treft u de resultaten van de Risicoinventarisatie aan. U treft een overzicht aan van de risico s ingedeeld naar de impact op Tijd/Geld en Kwaliteit. Hierbij geldt: o Tijd; de mate waarin een risico voornamelijk impact heeft het realiseren van het project P*Q binnen het gehanteerde tijdskader; o Geld; de mate waarin een risico voornamelijk impact heeft op de financiele positie van de RUD Zeeland; o Kwaliteit; de mate waarin een risico voornamelijk impact heeft op de kwaliteit van de geleverde producten van de RUD Zeeland. 4

231 1. Uitgangspunten / Leeswijzer De volgende uitgangspunten zijn met de werkgroep afgesproken: Risico s die betrekking hebben op de normale gang van zaken worden buiten beschouwing gelaten; Dubbele risico s worden zoveel mogelijk voorkomen in het belang van de leesbaarheid. Indeling vindt plaats naar de zwaarst verwachte impact; Ontbrekende maatregelen zijn geen risico; Negatief geformuleerde doelstellingen zijn geen risico; Hierdoor komt het voor dat de nummering niet aansluitend is. De risico s die ingedeeld zijn op de Impact versus Beinvloedbaarheidsschaal worden als leidend gehanteerd bij de nummering. Hoofdstuk 2, 3 en 4 gaan inhoudelijk over de besproken risico s. Hoofdstuk 5 is het risico-overzicht ingeschaald naar impact versus beïnvloedbaarheid. Hoofdstuk 6 zijn onze aanbevelingen gebaseerd op wat wij in de workshop hebben gehoord en de maatregelen die reeds door de de elnemers zijn aangedragen. Vanaf hoofdstuk 7 is een algemene aanbeveling beschreven hoe Risicomanagement duurzaam als stuurinstrument voor de toekomstige organisatie kan worden ingezet. RUD zal zelf deze op maat moeten inrichten. 5

232 2. Risicoanalyse naar Geld Nr. Oorzaak Risicogebeurtenis Gevolg Toelichting Maatregel R2 R4 Als gevolg van verkeerde Kan er een financieel tekort worden opgebouwd Waardoor deelnemers moeten bijbetalen, Het is bijna een zekerheid dat de huidige kengetallen Monitoring kengetallen instellen inschattingen (frequenties per product, productieve beoogde resultaten niet gehaald worden en frictie ontstaat afwijken van de werkelijkheid. Risico is opgenomen om richting te Gebruik maken van personele flexibele schil om snel te kunnen schakelen uren, indirecte uren, geven aan beheersing Continue communicatie over etc) ontwikkelingen naar deelnemers Er moet duidelijkheid komen over wat productieve en declareerbare uren zijn R5 Als gevolg van het ontbreken van ontwikkelcapaciteit Kan er onvoldoende tijd en aandacht worden besteed aan het ontwikkelen van de organisatie Waardoor de beoogde kwaliteit later wordt gehaald. Het betreft hier de capaciteit, zowel in tijd als geld, om de organisatie te veranderen (Pagina 34 P*Q Rapport). Apart ontwikkelbudget opnemen in de begroting R6 Als gevolg van de beschreven uitgangspunten in het rapport P*Q Kunnen de kosten van P*Q voor de deelnemers afwijken van hun eigen begroting Waardoor verwachtingen van P*Q niet worden gerealiseerd Geldt voor alle deelnemers. Alle deelnemers moeten dit goed kunnen uitleggen Zorgdragen voor transparante overzichten P*Q voor de deelnemers Faciliteren van een ingroeimodel 6

233 NR Oorzaak Gebeurtenis Gevolg Toelichting Maatregel R10 Als gevolg van de verrekening per Kunnen financiële consequenties per jaar Waardoor onzekerheid toeneemt bij Zowel voor de RUD als de deelnemers van toepassing Gemeenteraden doen besluitvorming product per jaar verschillen deelnemers en er Duidelijke uitgangspunten jaarlijks besluitvorming noodzakelijk is R25 Als gevolg van het ontbreken van Kan er jaarlijks discussie ontstaan over het P*Q Waardoor de robuustheid van RUD Dit moet worden opgenomen in de bijdrage verordening afspraken over tekorten en overschotten model ondermijnt wordt Er kan jaarlijks over gestemd worden R13 R29 Als gevolg van onbegrip of onvrede over de aangeboden producten en/of diensten Als gevolg van onbekendheid over de kostenverdeling tussen de deelnemers Kunnen deelnemers de nietwettelijke taken terugtrekken Kan hierover onvrede ontstaan tussen de deelnemers onderling en met de RUD Waardoor de financiële robuustheid onder P*Q wegvalt Waardoor draagvlak verdwijnt en beslissingen vooruit geschoven worden Gaat om veel omzet Apart voorlichtingsdocument opstellen Separaat als beslispunt agenderen in het Dagelijks Bestuur Onderstaand treft u de meest genoemde oorzaken aan zoals expliciet genoemd tijdens de bijeenkomst. Hieruit zijn bovengenoemde risico s geformuleerd. Geen tijdschrijfcultuur binnen RUD; Onbekendheid met de financiële structuur onder P*Q Onbetrouwbaarheid van de huidige cijfers waarop P*Q wordt gefundeerd Onvoldoende rekening gehouden met een dip in productie het eerste jaar als gevolg van de verandering 7

234 3. Risicoanalyse naar Kwaliteit Nr. Oorzaak Risicogebeurtenis Gevolg Toelichting Maatregel R7 Als gevolg van het niet op orde hebben van het inrichtingenbestand Kan de kwaliteit en volledigheid van het dienstpakket van de RUD niet worden gegarandeerd Waardoor er gevaarlijke situaties kunnen ontstaan doordat onvoldoende controles kunnen worden Al langer bestaande situatie Als apart project benoemen en als succesfactor aangeven binnen het implementatieplan R9 R13 R15 R17 Als gevolg van Onduidelijkheid over het formatieplan en aansluiting van personeelscapaciteit op benodigde kwaliteit Als gevolg van onvoldoende aansluiting van de standaardkwaliteit op de gewenste kwaliteit Als gevolg van gebrekkige / onvoldoende ICT kennis Als gevolg van het onvoldoende meenemen van het personeel in de verandering Kan er een te hoge werkdruk ontstaan en / of onvrede bij het personeel Kunnen deelnemers de niet-wettelijke taken terugtrekken Kan de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en continuiteit van informatie onvoldoende zijn Kan er weerstand tegen P*Q onder de medewerkers ontstaat uitgevoerd Waardoor prestaties niet of later geleverd worden Waardoor capaciteit en kwaliteit niet meer aansluiten bij de werkelijkheid Waardoor op verkeerde gronden besluiten worden genomen Waardoor beoogde resultaten niet gehaald worden Dit heeft invloed op alle deelnemers. Kengetallen zijn niet te monitoren en daarmee P*Q niet bij te sturen Personeel meenemen in verandering; Budget eenmalig opnemen voor begeleiding Continue overleg tussen de deelnemers en de RUD over dit onderwerp Aanstellen ICT verantwoordelijke Vooraf benodigde bestuurs- / managementinformatie behoefte vastleggen Opstellen en communiceren van het implementatieplan 8

235 NR Oorzaak Gebeurtenis Gevolg Toelichting Maatregel R23 Als gevolg van het onvoldoende op orde hebben van de bedrijfsprocessen en onvoldoende budget hiervoor in het plan Kan het lang duren voordat RUD gaat voldoen aan de landelijke criteria Waardoor het wettelijk minimum niet wordt gerealiseerd en deelnemers ontevreden worden Dit is meegenomen in het implementatieplan R33 R31 Als gevolg van formatie veranderingen Als gevolg van het slechte overdracht van het inrichtingenbestand Kan de piketregeling niet meer worden uitgevoerd Kan RUD niet volledig zijn Waardoor bestaande dienstverlening niet op peil blijft Waardoor milieu schade en verkeerde prognose kunnen ontstaan Nog geen rekening mee gehouden Opnemen van voldoende budget voor frictiekosten Geld voor vrijmaken Onderstaand treft u de meest genoemde oorzaken aan zoals expliciet genoemd tijdens de bijeenkomst. Hieruit zijn bovengenoemde risico s geformuleerd. Inrichtingenbestand is niet up-to-date; Meer sturing op kostenbeheersing dan op kwaliteitsbeheersing; Bedrijfsprocessen zijn nog onvoldoende op orde en efficiënt; Gebrekkig informatiemanagement (ICT); Geen tijdschrijfcultuur binnen RUD; 9

236 4. Risicoanalyse naar Tijd Nr. Oorzaak Risicogebeurtenis Gevolg Toelichting Maatregel R11 Als gevolg van het ontbreken van een gevalideerde Business Case Kan er draagvlak verdwijnen of de beoogde resultaten gehaald worden Waardoor er vertraging wordt opgelopen en er politieke druk ontstaat over de Initiatief tot het opzetten van een Business Case is gezet R26 R28 Als gevolg van het ontbreken van een adequate voortgangsbewaking Als gevolg van het ontbreken van een bijdrage verordening Kan er onduidelijkheid ontstaan over de voortgang en de geboekte resultaten van P*Q Ontbreekt het juridische draagvlak inzake afspraken en verwachtingen implementatiekosten Waardoor vertrouwen en draagvlak afnemen Waardoor onnodig geschillen ontstaan en vertraging wordt opgelopen Er is een Gemeenschappelijke regeling, er is echter niet helder wat er ontbreekt Duidelijke beschrijving van beoogd resultaat en kritische succesfactoren Opnemen in het implementatieplan Opnemen in het implementatieplan Onderstaand treft u de meest genoemde oorzaken aan zoals expliciet genoemd tijdens de bijeenkomst. Hieruit zijn bovengenoemde risico s geformuleerd. Politieke druk om de invoeringsdatum te realiseren; Bedrijfsprocessen zijn nog onvoldoende op orde en efficiënt; 10

237 5. Impact versus Beinvloedbaarheid Risico-overzicht Impact 13 Terugtrekken niet-wettelijke taken 33 Invulling Piketregeling 23 Voldoen aan kwaliteits criteria 15 Kwaliteit ICT en Informatie 2 Verkeerde Inschattingen 31 Onvolledig inrichtingen bestand 29 Onvrede kostenverdeling 26 Onduidelijkheid voortgang P*Q 10 Jaarlijks wisselende gevolgen 7 Kwaliteit dienstverlening 17 Weerstand onder medewerkers 28 Ontbreken juridisch draagvlak 25 Jaarlijks discussie P8Q model 6 Begrotings afwijkingen bij deelnemers 5 Onvoldoende ruimte scholing Beinvloedbaar 11

238 Uit het risico overzicht blijkt dat veel van de risico s op dit moment beheersbaar worden geacht. Deze zelfde conclusie kan ook getrokken worden uit de reeds genoemde maatregelen. Hieruit blijkt dat veel nog in een Business Case en Implementatieplan moet worden opgenomen. Alle en de risico s 13, 33 en 4 worden als lastig beïnvloedbaar ingeschaald. Alle overige risico s zijn beheersbaar dan wel door goede communicatie bespreekbaar te houden. 6. Aanbevelingen De aanbevelingen, mede gebaseerd op onze project risicomanagement ervaring, zijn als volgt. Belangrijkste beheersmaatregelen Opstellen van een duidelijke strategiekaart waarmee voor iedereen duidelijk is welke doelen men nastreeft; Duidelijk en volledig implementatieplan; Begeleiding van implementatieplan als cultuurveranderingstraject; Monitoring van implementatieplan; Duidelijke definities van het toepassen van producttarifering en tarifering op basis van uurtarieven; Heldere definitie van zowel productieve uren als factureerbare uren; Opstellen van een helder ICT plan; Als ook in vergelijkbare projecten is duidelijkheid en veel communicatie noodzaak om projecten met veel impact op mensen te beheersen. Doet men dit onvoldoende dan heeft dit direct invloed op besluitvorming waardoor men vaak in een vicieuze neerwaartse spiraal terechtkomt. Het meest genoemde risico in dit soort projecten is de snelheid en standvastigheid van besluitvorming. Direct daaraan gekoppeld is het organiseren van verandercapaciteit met expliciet oog voor de personele organisatorische veranderingen. Een heldere strategiekaart waarmee in 1 oogopslag doelen, succesfactoren en risico s bespreekbaar kunnen worden gemaakt helpt in de communicatie en monitoring van projecten. Betrouwbare ICT is steeds meer een van de belangrijkste succesfactoren voor organisaties in het algemeen en voor RUD in het bijzonder. Veel is afhankelijk van inschattingen, urenregistratie en monitoring van kengetallen. Aparte sturing hierop is aan te bevelen. 12

239 Door gericht te sturen op de beheersmaatregelen wordt er invulling gegeven aan risicomanagement. De dynamiek van ieder risicoprofiel zit in de opvolging van deze beheersing. 7. Financiële consequenties Om de risico s financieel te vertalen is het van belang dat de kengetallen goed herleidbaar zijn en er voldoende experts aanw ezig zijn die een goede kans * impact beoordeling kunnen geven. Bovendien is het noodzakelijk dat er een direct verband bestaat tussen het beschreven risico en een van de geldstromen / balanspositie. Het huidige risicoprofiel en de samenstelling van de deelnemers voldoet niet aan bovenstaande voorwaarden. Derhalve is besloten om deze risico s niet financieel door te rekenen. 13

240 Afsluiting Dit rapport is opgesteld dd 17 Jul. 16 door drs. Erik van Marle, Directeur Nederlands Adviesbureau Risicomanagement in het kader van de risicoanalyse P*Q voor de RUD Zeeland. Alle informatie in dit rapport is afkomstig van de deelnemers aan de workshops en de beschikbare documenten die reeds in het kader van dit project zijn opgesteld. 14

241

242

243

244

245

246

247

248

249

250

251 Memo Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt DR Middelburg Postbus GB Middelburg Nederland Tel: Fax: Behandeld door: Datum: Marco Capelle 29 september 2016 Aan: Leo Riemens Onderwerp: Gevolgen interne beheersing facturatie op basis van werkelijke productie Ons kenmerk: Uw kenmerk: Geachte heer Riemens, U heeft ons verzocht in een memo inzichtelijk te maken wat de consequenties zijn voor de inrichting van de interne beheersing als besloten zou worden tot facturatie van de werkelijk geleverde productie. In dit memo werken wij dit verzoek uit. 1. Huidige systematiek Tot en met boekjaar 2016 verdeelt RUD Zeeland de kosten op basis van middels de begroting vastgestelde vaste verhoudingcijfers. Er is geen relatie tussen de voor deelnemers geleverde producten en de bijdrage van de deelnemers. Ten behoeve van het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de bijdrage van deelnemers dienen geen interne beheersingsmaatregelen te worden genomen met betrekking tot de registratie van geleverde productie. 2. Voorgestelde systematiek vanaf 2017 Voorgesteld wordt om op basis van het inrichtingenbestand de uitvoeringskosten te verdelen over de deelnemers. Logischerwijs geniet de voorkeur uit te gaan van het inrichtingenbestand op een bepaalde datum en de stand conform dit inrichtingenbestand te bevriezen, zodat voorkomen wordt dat de verdeling van de kosten over de deelnemers continu herberekend moet worden. Het inrichtingenbestand muteert immers zeer frequent. De interne beheersing gericht op het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de bijdrage van deelnemers kan in deze situatie beperkt blijven tot het éénmalig vaststellen van de juistheid en volledigheid van het inrichtingenbestand. Aan te bevelen is het gecontroleerde inrichtingenbestand, op basis waarvan de verdeling van de kosten over de deelnemers wordt vastgesteld, jaarlijks ter goedkeuring voor te leggen aan de deelnemers. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

252 2 29 september Facturatie werkelijke productie Het factureren van de werkelijke productie in plaats van vooraf vastgestelde bijdrage van deelnemers stelt hoge eisen aan de interne beheersing. Deze dient dan gericht te zijn op het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de geregistreerde productie. Uw accountant zal deze interne beheersing ook moeten (kunnen) toetsen om de juistheid en volledigheid van de aan deelnemers gefactureerde productie te kunnen toetsen. Dit vereist de volgende (interne) beheersingsmaatregelen: - Vastgesteld dient te worden dat geleverde productie juist en volledig wordt geregistreerd. Wijze van registratie is mede sterk afhankelijk van gemaakte afspraken over wijze van facturatie (vaste prijs per product, facturatie op basis van werkelijk geleverde uren etc); - Registratie van geleverde productie vindt geautomatiseerd plaats. Aangetoond en vastgesteld dient te worden dat sprake is van een betrouwbare automatiseringsomgeving betrouwbare door het systeem gegenereerde rapportages over geleverde productie. Indien sprake is van in systemen geprogrammeerde controles, bijvoorbeeld digitale autorisatie van door medewerkers geschreven uren, dient te worden aangetoond dat op deze controles kan worden gesteund. Indien sprake is van niet-geautomatiseerde controles, dienen deze zichtbaar en achteraf verifieerbaar te worden vastgesteld, bijvoorbeeld middels getekende urenbriefjes; - Vastgesteld dient te worden dat geleverde productie juist en volledig wordt geregistreerd. Wijze van registratie is mede sterk afhankelijk van gemaakte afspraken over wijze van facturatie (vaste prijs per product, facturatie op basis van werkelijk geleverde uren etc); - Vastgesteld dient te worden dat geregistreerde productie daadwerkelijk is geleverd (bijvoorbeeld middels sluitende urenadministratie, inspectierapporten, agenda s, bevestigingen gecontroleerde bedrijven etc); - Indien vooraf goedkeuring nodig is van de betreffende deelnemer dienen procedures gevolg te worden inzake opstellen offertes, overeenkomsten, etc; - Vastgesteld dient te worden dat alle geregistreerde productie wordt doorberekend aan de juiste deelnemer tegen de gemaakte afspraken; - De integriteit van het bedrijvenbestand wordt nog belangrijker. Continue dient de juistheid en volledigheid van het bedrijvenbestand bewaakt te worden, mede ter voorkoming van facturatie van geleverde productie aan de verkeerde deelnemer. Dit in tegenstelling van punt 2 waarbij je dit éénmaal per jaar vaststeld. Met vriendelijke groet, Wim de Leeuw

253

254

255

256

257

258

259

260

261

262

263

264

265

266

267

268

269

270

271

272

273

274

275

276

277

278

279

280

281

282

283