III II III lllll IIIIIIIIIII

Transcriptie

1 Gemeente ê Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom t.a.v. de auditcommissie III II III lllll IIIIIIIIIII Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Monitor Grote Projecten Ons kenmerk U Beh. door A. Vons Afdeling Middelen Datum Doorkiesnr. Bijlage(n) 1 0 SE? Geachte leden van de auditcommissie, Twee maal per jaar bieden wij u de monitor grote projecten aan conform het Besluit van de Bestuurlijke Werkgroep Doorlichting Plan Bergse Haven op 13 maart Daarbij worden twee standlijnen gehanteerd, zijnde 1 januari en 1 juli. De projectcontroller informeert ons met de monitor over de voortgang van de beheersing van de grote projecten. Van het instrument gaat een signalerende werking uit. Het signaal dat de monitor afgeeft is de mate waarin het systeem, dat wij hanteren om sturing te geven aan (grote) projecten, werkt. Op basis van deze monitor kunnen dan ook geen inhoudelijke uitspraken gedaan worden over individuele projecten of hun onderlinge samenhang. De projectleiders rapporteren zelf aan ons, en wij desgevraagd aan uw Raad, over de voortgang van het project De monitor grote projecten die wij u hiermee aanbieden heeft betrekking op het eerste halfjaar van Nadrukkelijk wordt aandacht gevraagd voor de planning en financiering van de verschillende projecten alsmede de beschikbare capaciteit binnen de projecten. Specifiek wordt tijdige besluitvorming gevraagd ten aanzien van de Waterschans vanwege het feit dat de -eigen- middelen die de gemeente bij dit deelproject inzet noodzakelijk zijn voor het veilig stellen van de te ontvangen subsidie. Mocht u over deze brief nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de concerncontroller, de heer drs. J.E. Dik. Hij is bereikbaar onder telefoonnummer Jacob Obrechtlaan 4 Postbus 35 T B nv BNG rek. nr AR Bergen op Zoom 4600 AA Bergen op Zoom F (0164) B IBAN: NL41BNGH Estadskantoor@bergenopzoom.nl I KvK B BIC: BNGHNL2G

2 Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester,.c. Spindler

3 Gemeente ļj Bergen op Zoom I Datum 1 juli 2015 Toestel 7134 Van Arthur Vons Aan DB, Concerncontroller Afdeling Middelen Cc Projectleiders en ambtelijk opdrachtgevers grote projecten Onderwerp Monitor grote projecten eerste helft Inleiding De monitor grote projecten is ontwikkeld naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen van de bestuurlijke werkgroep doorlichting plan Bergse Haven. Aan de hand van de monitor informeert de controller het College over de beheersing van projecten. De controller opereert in opdracht van de Directie en de Concerncontroller. De focus ligt bij de grote projecten. Van het instrument "monitor grote projecten" gaat vooral een signalerende werking uit. Het signaal dat de monitor afgeeft is de mate waarin het systeem, dat de gemeente Bergen op Zoom hanteert om sturing te geven aan projecten, werkt. Deze monitor heeft betrekking op de eerste helft van Dit memo is geschreven voor het College. Deze rapportage wordt ook aangeboden aan de Auditcommissie. De peildatum van deze monitor is 1 juli 2015; in de tijd tot aan behandeling van de monitor door het College is door het college een aantal nadere besluiten genomen die consequenties kunnen hebben op het risicoprofiel van de verschillende grote projecten. Met deze nadere besluitvorming is zo veel als mogelijk rekening gehouden bij het opstellen van deze monitor. Een verschil met de eerdere monitoren grote projecten is dat er waar het gaat om de 3 Decentralisaties er een onderscheid wordt gemaakt naar WMO, Jeugd en Participatie. De reden voor dit onderscheid is dat het Rijk, waar het gaat om de toedeling van middelen, dit onderscheid ook maakt. Voor Landschappen van Allure geldt iets soortgelijks, hier wordt een onderscheid gemaakt naar de projecten De Zoom en West-Brabantse Waterlinie. 2. Stand van zaken grote projecten De stand van zaken grote projecten wordt weergegeven aan de hand van een stoplichtmodel. Deze zijn: Randvoorwaarden projectbeheersing zijn in het project in voldoende mate ingericht. Het project heeft extra aandacht nodig om de randvoorwaarden voor projectbeheersing voldoende in te richten. Bijsturing is mogelijk en reeds voorgenomen. Er is directe actie vereist om de randvoorwaarden voor projectbeheersing te borgen. In lijn met het advies dat destijds door de bestuurlijke werkgroep doorlichting plan Bergse Haven is gegeven gaat het in de monitor om de stand van zaken omtrent de beheersing van projecten in algemene zin. Daarom wordt volstaan met een inzicht in de stand van zaken in de beheersing van grote projecten en worden specifieke aandachtspunten uitgelicht. Hiermee wordt de opzet gevolgd van de vorige monitor. In de afzonderlijke reviews wordt meer in detail ingegaan op de beheersing in het specifieke project. De projecten zijn opgenomen in figuur 1. Onder de tabel worden per project specifieke aandachtspunten genoemd in de projectbeheersing.

4 Figuur 1: Stand van zaken projectbeheersing Project Resultaat Inzet S inspanning Geld Risico Kwaliteit Tijd Organisatie Informatie Geld Risico ScheldeVesting Markiezaten Herstructurering Gageldonk Dienstverlening Sociaal domein WMO Sociaal domein Jeugd Sociaal domein Participatie Landschappen van Allure De Zoom Landschappen van Allure West Brabantse Waterlinie Theodorushaven - reconstructie oevers en kaden Randweg Zuidwest Tracédeel 1 1 Bij de monitor over de tweede helft van 2013 besloot het College om de projecten Transformatie Jeugdzorg, Decentralisatie AWBZ en Partipatiebedrijf, uit het oogpunt van control, samen te voegen onder het thema Sociaal Domein. Daarnaast besloot het College om Landschappen van Allure toe te voegen als groot project. Dit betreffen beide onderdelen, zijnde de Westbrabantse Waterlinie en De Zoom. Zoals uit figuur 1 blijkt is de stand van zaken van de beheersing van grote projecten op dit moment redelijk positief. Ook in de projecten en beheersingsfactoren die groen scoren streeft men naar continue verbetering waar het gaat om de beheersing van de projecten. De kwaliteit van de informatievoorziening over de voortgang rond de grote projecten aan met name de Gemeenteraad is verder verbeterd; in de nieuwe programmabegroting is een paragraaf grote projecten toegevoegd. Dat betekent dat de Gemeenteraad via de reguliere planning S controlcyclus geïnformeerd wordt over de ontwikkelingen in de grote projecten. Daarnaast is een nieuwe opzet voor de bestuurlijke voortgangsrapportage (BVR) in de projecten ScheldeVesting, Markiezaten en Herstructurering Gageldonk-West ingericht. De monitor grote projecten zal blijven bestaan naast de paragraaf grote projecten en de BVR's omdat daarmee het zichtbaar signalerend instrument vanuit control in stand blijft. In tabel 1 wordt een toelichting gegeven op de "scores" uit figuur 1. Tabel 1: Project ScheldeVesting Markiezaten Aandachtspunten per project Aandachtspunten en toelichting Met de herziening van de grondexploitatie en het vaststellen van de projectbegroting liggen de taakstellingen vast. Dit project kent een forse opgave aan te realiseren opbrengsten, mede ook als gevolg van "overloop" uit voorgaande jaren. De projectorganisatie is verder in omvang verminderd; het risico bestaat wel dat de projectorganisatie minder flexibel wordt waardoor eventuele pieken -als gevolg van verzoeken vanuit de markt- minder eenvoudig opgevangen kunnen worden. De ontwikkeling van de saneringskosten van de huidige en toekomstige opgaven vragen, mede vanwege de onvoorspelbaarheid hiervan, blijvende aandacht van de projectorganisatie. Uitdaging voor de korte termijn is hoe om te gaan met de ontwikkeling van de Waterschans; voor het herstel hiervan is in het kader van Landschap van Allure subsidie ontvangen. De middelen die de gemeente hier zelf in investeert dienen als vliegwiel voor de te ontvangen subsidie; als deze investering wegvalt komt realisatie van het project West-Brabantse Waterlinie onder druk te staan. Met de herziening van de grondexploitatie en het vaststellen van de projectbegroting liggen de taakstellingen vast. Deze taakstellingen zijn fors. Wat betreft de te realiseren opbrengsten is het de vraag waar de gemeente zich op dient te richten; eengezinswoningen (hogere opbrengst) tegenover opbrengsten uit de bouw van vrije-sector huurappartementen (uit onderzoek blijkt dat de markt hier meer behoefte aan heeft). Het voorgaande vraagt om continue monitoring van de markt zodat tijdig kan worden geanticipeerd en een zorgvuldige -bestuurlijke- afweging kan worden gemaakt. De projectorganisatie is afgestemd op de taakstelling voor dit project. Punt van aandacht is wel de afstemming tussen dit project en ScheldeVesting waar het gaat om het benaderen van de mankt. Het voorgaande vraagt ook hier om het maken van duidelijke keuzes. 2 van 6

5 Herstructurering Gageldonk- West Dienstverlening Theodorushaven - reconstructie oevers en kaden Met vaststelling van het Ontwikkelplan Centrumgebied Gageldonk-West eind mei is een belangrijke stap gezet voor de verdere uitvoering van dit project. De projectadministratie wordt ingericht waardoor de projectleider in staat gesteld wordt te sturen op de financiële voortgang van het project. Daarnaast is aandachtspunt het vastleggen van de ontvangsten van middelen van Stadlander. De eerder gemaakte afspraken uit het Afsprakenkader worden nu vertaald naar concrete financiële verplichtingen voor Stadlander. Waar het gaat om het realiseren van een multi-functionele accommodatie is de verwachting dat hierover eind 2015 meer over kan worden gemeld. Naar verwachting zal in september de herbestemmingscan voor de kerk gereed zijn. Vervolgens worden het toekomstig gebruik en de haalbaarheid met elkaar geconfronteerd. De organisatie heeft oog voorde planning van dit project; in het kader van de projectbeheersing blijft de planning vanwege beperkte(-re) capaciteit vanuit de vakafdelingen -als gevolg van andere prioriteitenstelling in "de lijn"- een aandachtspunt. Per 1 juli 2015 is het project dienstverlening waar het gaat om het optimaliseren van de processen (klantgerichte producten en diensten, klantcontacten naar de voorkant, maximaal digitaliseren, inzet van het goedkoopste kanaal, zaakgericht werken en standaardisatie processen) afgerond. Van de 25 geselecteerde processen zijn er 18 volledig herzien. Momenteel is een eind evaluatie in voorbereiding waarna het project ook formeel kan worden beëindigd. Daarnaast is een voorstel in procedure gebracht om permanent onderhoud S innovatie op processen in te richten binnen de organisatie. Het projectvoorstel KCC Bergen op Zoom is in het eerste half jaar vastgesteld waarmee de kaders voor Bergen op Zoom zijn vastgelegd. Eind 2015 is dit deelproject afgerond en zijn het digitale en telefonische kanaal ingericht. In het voorjaar van 2014 is gestart met de realisatie van fase 2 en 3. De financiële ruimte bleek bij de gunning toereikend om beide fasen in één keer uit te voeren. Recent is gebleken dat één eigenaar in de haven geen medewerking wil verlenen aan een door de gemeente aangedragen oplossing met betrekking tot te plaatsen damwanden. Consequentie hiervan is dat er nu een duurdere oplossing wordt uitgevoerd; de kosten hiervan kunnen worden opgevangen binnen de post onvoorzien. De uitvoering verloopt volgens planning; de verwachting is dat het werk in het voorjaar van 2016 wordt opgeleverd. Randweg Zuidwest Tracédeel 1 Bij de EU is subsidie aangevraagd voor een vervolgfase (fasen 4 en 5) van het project. Recent is de aankondiging ontvangen dat de subsidieaanvraag is afgewezen. De definitieve motivering volgt nog Inhoudelijk voldeed de aanvraag aan alle voorwaarden, maar aangezien het budget drie keer was overvraagd gaan projecten met een grotere bijdrage aan Europese doelen voor. Consequentie van het voorgaande is wel dat voor de reconstructiefasen 4 en 5 op dit moment nog geen middelen beschikbaar zijn. Aan het eind van het 2 e kwartaal is duidelijkheid gekomen over de kosten van het aanleggen van een 2*2 rijbaan. Binnen het krediet kan -rekening houdend met een lagere post onvoorzien dan gebruikelijk- ook 2*2 worden gerealiseerd, wat de verkeerskundigheid ten goede komt en de toekomstige groei van een aantal verkeersvoertuigen aan kan. Het budget, voorde resterende nog uitte voeren werkzaamheden, blijft taakstellend. Het risico bestaat dat indien er zich onverhoopt tegenvallers voordoen bij de aanleg van de weg deze niet uit de post onvoorzien kunnen worden voldaan. Tijdige informatieverstrekking hierover naar de gemeenteraad en het college is dan noodzakelijk. Gelet op het feit dat binnen het krediet nog een aantal uitgaven gedaan moet worden is het voor de sturing van dit project van belang dat de uitgaven strak worden gemonitord en vanuit het project tijdig gerapporteerd wordt over de voortgang hiervan. 3 van 6

6 Sociaal domein WMO Sociaal domein Jeugd Sociaal domein Participatie Landschappen van Allure: De Zoom Met het oog op de uitvoering die per is gestart met het opstellen van een -financiële- monitor voorde uitvoering van de WMO zodat de organisatie betere sturingsmogelijkheden heeft waar het gaat om de nieuwe beleidsterreinen. Ook wordt hiermee voldaan aan de wens van de raadswerkgroep Sociaal Domein hen ook te informeren over de voortgang van dit onderdeel binnen het Sociaal Domein. Hoewel de focus de afgelopen periode met name op de invoering van de nieuwe taken binnen de WMO heeft gelegen is het nu zaak dat ook de andere onderdelen verder opgepakt gaan worden. Voor het onderdeel Beschermd Wonen heeft het Rijk recent besloten de centrumgemeenten, waaronder Bergen op Zoom, voor 2015 aanvullende middelen toe te kennen. Handhaving van het beginsel "irfuiť betekent wel dat de zorgaanbieders met een beperkte korting geconfronteerd zijn. Voor 2016 e.v. is in de Meicirculaire het budget voor het Sociaal Domein bekend geworden. Het monitoren van de uitvoering blijft noodzakelijk aangezien op de andere onderdelen van het Sociaal Domein de budgetten afnemen. Het streven is om op termijn 1 monitor Sociaal Domein op te stellen waarmee de raad geïnformeerd wordt over de WMO, Jeugd en Participatie. Het afgelopen halfjaar zijn de eerste ervaringen met de nieuwe jeugdwet opgedaan. De fase van pionieren is voorbij; het is nu van belang dat de uitvoering wordt gemonitord. Dit vraagt tijdige en volledige uitwisseling van informatie door alle partners naar het ZI 2 T zodat zij in staat worden gesteld de analyses te maken waardoor gemeenten beter kunnen sturen op de uitvoering. Met het oog op 2016 wordt momenteel de inkoopstrategie opgesteld. Het is de bedoeling om na de zomervakantie de inkoop voor 2016 te starten. In de meicirculaire zijn de budgetten voor 2016 e.v. bekend gemaakt. In het kader van de Jeugdwet wordt Bergen op Zoom met verdere kortingen (-/- W/o) geconfronteerd. Mede vanwege deze laatste ontwikkeling -in relatie tot hantering "in^iť- is een tijdige en juiste informatievoorziening van belang aangezien de uitgaven een indicatie kunnen bieden voor volgende jaren en financiële consequenties tijdig inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Het Plan van Aanpak was in het eerste kwartaal vastgesteld waarna een tweetal werkgroepen aan de slag is gegaan die zich richten op de werkgeversdienstverlening en de screening van uitkeringsgerechtigden. Besluitvorming hierover -naast de vraag hoe de toekomst van het WVS er uit moet zien- is voorzien voor begin juli waarna de uitwerking kan worden opgepakt. Tegelijkertijd zullen de 9 afzonderlijke gemeenten het besluitvormingstraject (na de zomer 2015) moeten doorlopen. De planning voorziet er in om met ingang van 1 januari 2016 de transformatie te starten. Het voorgaande vraagt dan ook om tijdige bestuurlijke besluitvorming, planning in dit project blijft daarmee ook een continu aandachtspunt. De noodzaak van herstructurering blijft hoog en wordt nog versterkt door de informatie uit de meicirculaire en het daarin gepresenteerde financiële perspectief voor dit onderdeel van het sociaal domein. De aandachtspunten uit de eerste monitor van dit jaar blijven voor wat betreft De Zoom onverkort van toepassing. Wat betreft de planning gaat het om het tijdig indienen bij de provincie van de door te voeren planologische wijzigingen van het bestemmingsplan landgoed Wouwse Plantage. Een ander aspect dat betrekking heeft op de planning: Het lijkt er op dat de provincie vast houdt aan de eerder vastgelegde einddatum van dit project. Tijdige realisatie van het deelproject Wouwse Plantage blijft een aandachtspunt, de risico's zoals in de vorige monitor vermeld blijven van toepassing. Duidelijkheid hierover zal er pas zijn wanneer de gemeente Roosendaal zelf formeel aangeeft dat zij onderdelen niet zal uitvoeren. De organisatie heeft dit onderkend en is hier mee aan de slag. Er is door de penvoerder verkend welke onderdelen ter compensatie in het project gebracht kunnen worden om de subsidie van Landschappen van Allure binnen de regio te houden. Voor het deelproject Visdonk bestaat het risico dat dit vertraging oploopt aangezien op sleutelposities personeel is vertrokken. Dooreen van de partners -Natuurmonumenten- is aangegeven dat de prestaties voor deelproject Visdonk 4 van 6

7 Landschappen van Allure: West-Brabantse Waterlinie in het kader van Landschap van Allure zijn uitgevoerd. De financiële afwikkeling moet echter wel nog gebeuren. Hier is de penvoerder met gemeente Roosendaal in gesprek. Een van de partners in het gebied Bergse Heide heeft inmiddels besloten om zijn planning aan te passen zodat uitvoering van activiteiten waarvoor subsidie kan worden ontvangen, in de tijd naar voren worden gehaald. Hoewel het Poortgebied geen deel uitmaakt van het project Landschappen van Allure is het van belang op te merken dat de komende besluitvorming over de planologische ruimte gevolgen heeft voor de verdere landschapsontwikkelingen en daarmee ook voor de co-financiering ten behoeve van de subsidie voor het project De Zoom. Tot slot, wat betreft de sturing van het deelproject Route van de Turf binnen het project de Zoom, is aandacht voor heldere opdrachtformuleringen ten behoeve van de inzet van personeel van andere afdelingen van belang. In april jļ. heeft de gemeenteraad de financiële randvoorwaarden voor dit project vastgesteld door in te stemmen met het raadsvoorstel De West-Brabantse Waterlinie; een waardenvol landschap. In aansluiting hierop is de projectadministratie ingericht. Ook worden met Steenbergen (als penvoerder) afspraken gemaakt over de betaling van de subsidie aan Bergen op Zoom. Inmiddels is gestart met een aantal voorbereidende werkzaamheden. Waar het gaat om de voortgang van het project is met name tijdige besluitvorming rond Waterschans/Havenkanaal van belang. De middelen die de gemeente hier zelf in investeert dienen als vliegwiel voor de te ontvangen subsidie; als deze investering wegvalt komt realisatie van dit project niet alleen onder druk te staan maar is er zelfs de kans dat subsidie wordt ingetrokken. Verder is gebleken dat de uitkijktoren duurder wordt dan verwacht, in overleg met de aannemers wordt gezocht of het mogelijk is de overige werkzaamheden goedkoper uit te voeren. Daarnaast wordt gekeken om de investering vanuit de gemeente te herschikken waardoor de te ontvangen subsidie veilig kan worden gesteld. Het is gebleken dat de gemeentelijke middelen onder striktere voorwaarden mogen worden ingezet dan in eerste instantie werd aangenomen. 3. Toelichting op grote projecten in 2015 In deze paragraaf is een korte beschrijving per project opgenomen zodat inzichtelijk is over welke projecten het gaat. - ScheldeVesting ScheldeVesting is een gebiedsontwikkeling tussen de binnenstad en de Binnenschelde. Tot 2026 worden hier zo'n woningen gerealiseerd en bedrijventerreinen herontwikkeld. Voorzieningen zoals leisure, Facilitair Bedrijf en Brandweerkazerne worden wel in het gebied gerealiseerd maar maken geen onderdeel uit van het project ScheldeVesting, zijnde de grondexploitatie. - Markiezaten De Markiezaten is een gebiedsontwikkeling aan de zuidrand van de stad. Tot 2032 worden hier zo'n woningen gerealiseerd. Ongeveer een derde van het gebied is gereserveerd voor natuur. - Herstructurering Gageldonk-West Het project is onderdeel van het Programma Investering Stedelijke Vernieuwing (ISV). Het project heeft een integraal karakter. Vanuit de sociaal-maatschappelijke, economische en fysieke pijler worden activiteiten ondernomen om de kwaliteit van de leefomgeving in de wijk te verbeteren. De nadruk ligt op dit moment bij de fysieke pijler. - Dienstverlening De gemeente Bergen op Zoom staat, na stopzetten van de activiteiten om samen met Etten-Leur, Roosendaal en Moerdijk een gezamenlijk Klant Contact Centrum (KCC) tot stand te brengen, voor de opdracht om lokaal een KCC in te richten. De ambitie is om de dienstverlening aan burger dusdanig te stroomlijnen dat wij kunnen optreden als een betrouwbare overheid. In het project dienstverlening worden geselecteerde dienstverlenende processen geoptimaliseerd om tot grotere efficiëntie te komen. - Theodorushaven: reconstructie oevers en kaden Vanuit de Strategische Visie Theodorushaven zijn diverse activiteiten en projecten voorgesteld waaronder de reconstructie van oevers en kaden. Deze reconstructie is een totaalproject dat in vijf fasen is onderverdeeld. De urgentie van de problematiek, de staat van de oevers, bepaalt de fasering. Fasen 2 en 3 worden op dit moment 5 van 6

8 uitgevoerd. Het project Theodorushaven: reconstructie oevers en kaden heeft betrekking op de reconstructie van de oevers en kaden in de Theodorushaven in de fasen 2 tot en met 5. Randweg Zuidwest Tracédeel 1 Voor de optimale ontsluiting van het plangebied ScheldeVesting en ontwikkelingen als De Zeeland is een aanpassing van de Randweg Zuidwest voorgesteld. De Randweg Zuidwest bestaat uit diverse tracés. Dit project heeft betrekking op tracédeel 1. Landschappen van Allure Landschappen van Allure is een provinciale subsidieregeling (co-financiering). De samenwerkende partners op de Brabantse Wal ontvangen voor een tweetal projecten zo'n 50 o Zo co-financiering van de provincie Noord- Brabant. Deze projecten zijn de Westbrabantse Waterlinie en De Zoom. Sociaal domein Onder de noemer sociaal domein werken de gemeenten Woensdrecht, Steenbergen en Bergen op Zoom samen om tot onder andere een tijdige implementatie te komen van de Jeugdwet (Transformatie Jeugdzorg, samenwerkingsverband van 9 gemeenten), WMO (Decentralisatie AWBZ; wat betreft Beschermd Wonen -als onderdeel van de WMO- wordt samengewerkt met 6 gemeenten) en Participatiewet per 1 januari In de kademota sociaal domein is een visie neergelegd gericht op het vergroten van economische participatie van burgers aan de samenleving; kortom participatie in bedrijf. 6 van 6