Informatie voor duurzaam inkopen van. Studie en Opleiding. Datum: 20 mei 2010

Transcriptie

1 Informatie voor duurzaam inkopen van Studie en Opleiding Datum: 20 mei 2010

2 Colofon Dit document voor duurzaam inkopen is ontwikkeld door NL Milieu en Leefomgeving in opdracht van het Ministerie van VROM. Meer informatie tel , en

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Afbakening van de productgroep Beleid en markt Duurzaamheid en inkoop Duurzaamheidsaspecten Duurzaamheid in het inkoopproces Bronnen en relevante informatie

4 1 Inleiding Let op!: Dit document wordt niet geactualiseerd. Het document is gebaseerd op onderzoek uitgevoerd in de periode en kan verouderde informatie bevatten. Dit document bevat achtergrondinformatie voor het verduurzamen van een inkoop die valt binnen de productgroep Studie en opleiding. Benutting van deze informatie is niet vereist voor het streven naar een bepaald percentage duurzaam inkopen, die de (semi-) overheden zichzelf hebben opgelegd. Het ministerie van VROM heeft voor deze productgroep geen milieucriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. De reden hiervoor is dat de duurzaamheidsimpact van deze productgroep gering is. Sociale criteria zijn wel van toepassing op deze productgroep. Informatie hierover is niet opgenomen in dit document. Daarvoor kunt u terecht op de website van VROM, Afbakening van de productgroep De productgroep Studie en Opleiding omvat deelname aan studie, trainingen, opleidingen en cursussen. Onder de productgroep vallen: Studie- en lesmateriaal; Accommodatie en bijbehorende voorzieningen; Docent- en coachingskosten; Loopbaanbegeleiding; Ontwikkeling van opleidingen; Kosten van examens. Binnen de productgroep Studie en opleiding valt niet de inkoop van (de organisatie van) seminars en congressen. De inkoop hiervan verschilt sterk ten opzichte van de inkoop van studie en opleiding. Bij de inkoop van studie en opleiding staan bijvoorbeeld de inhoud van de opleiding en de locatie centraal, terwijl bij seminars en congressen vaak ook een belangrijke rol is weggelegd voor marketing, communicatie en organisatie. Dit vereist een ander inkoopproces met andere eisen en criteria. Bovendien zijn op de markt van studie en opleiding andere spelers actief dan op die van de organisatie van seminars en congressen. Inkopen of zelf ontwikkelen De inkoop van studie en opleiding is grofweg onder te verdelen in opleiding enerzijds en persoonlijke ontwikkeling anderzijds. Opleidingen die overheden inkopen zijn bijvoorbeeld cursussen zoals Word, Excel, presentatie- of managementtrainingen, maar ook bedrijfshulpverleningstrainingen. Persoonlijke ontwikkeling betreft bijvoorbeeld coaching op de werkvloer of loopbaanbegeleiding. Overheden kopen niet alleen opleidingen in, maar ontwikkelen deze soms ook zelf. Dit laatste is vooral aan de orde bij de grotere organisaties. Niet bij alle opleidingen is daarom sprake van inkoop. Wanneer overheden zelf opleidingen ontwikkelen, is het mogelijk de duurzaamheidscriteria als richtlijn te gebruiken. Standaard of maatwerk Het aanbieden van opleidingen kan op verschillende manieren plaatsvinden. Deels gebeurt dit via open rooster -inschrijving. Hiervoor kunnen individuele overheidsmedewerkers zich inschrijven. Maatwerk komt echter ook veel voor. Veel bedrijven kunnen een opleiding uit hun pakket aanbieden en deze aanpassen aan de persoonlijke wensen van een opdrachtgever. De opleiding 2

5 kan naar wens bij de opdrachtgever op locatie (in company) plaatsvinden of op een externe locatie die de opdrachtgever of opdrachtnemer boekt. Scope van de overeenkomst Ook wat betreft de scope van een overeenkomst zijn verschillende mogelijkheden. De ene overeenkomst heeft bijvoorbeeld alleen betrekking op de inhuur van een trainer en het voor de opleiding in kwestie benodigde materiaal. Bij andere overeenkomsten regelt het opleidingsinstituut ook de accommodatie met bijbehorende voorzieningen zoals catering en/of de logistiek rond de opleiding. Opleidingen kunnen op verschillende locaties plaatsvinden: - Bij de opdrachtgever in huis; - Bij een accommodatie die de opdrachtgever kiest en boekt; - Bij een accommodatie die de opdrachtnemer boekt; - Bij een accommodatie die van de opdrachtnemer is. CPV-codes Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. De volgende CPV-codes zijn op deze productgroep van toepassing: CPV-code Omschrijving Personeelsopleidingsdiensten Diensten voor voortgezette opleiding van personeel Diensten voor onderwijs en opleiding Volwasseneneducatie en andere vormen van onderwijs Opleidingsdiensten Gerelateerde onderwerpen De productgroep Studie en Opleiding is onder andere gerelateerd aan de volgende onderwerpen en/of productgroepen: - Externe vergader- en verblijffaciliteiten; - Catering; - Drukwerk; - Kantoorartikelen; - Papier; - Externe adviesdiensten. Kijk voor meer informatie over productgroep(en) op Dit document wordt niet geactualiseerd en kan dus andere namen bevatten dan de op de website genoemde productgroepen. 1.2 Beleid en markt De opleidings- en trainingsbranche is divers, in de zin dat er enkele zeer grote, soms ook internationaal opererende spelers zijn, terwijl daarnaast ook veel zelfstandigen zonder personeel in de branche werken. De totale uitgaven aan cursussen of opleidingen in Nederland bedroegen in 2005 ongeveer 3,1 miljard euro. 1,3 miljoen mensen volgen via hun werkgever korte, beroepsgerichte opleidingen, 3

6 trainingen, cursussen, workshops en seminars 1. Het is niet duidelijk welk deel de overheid hiervan inkoopt, wel is het gerechtvaardigd ervan uit te gaan dat dit een aanzienlijk deel is. Grote posten vormen onder meer de ICT-gerelateerde opleidingen (ongeveer 150 miljoen euro per jaar) en loopbaanbegeleiding en outplacement (circa 200 miljoen euro per jaar). Voor outplacement is het overheidsaandeel bekend: in 2007 werd voor 18 miljoen euro (circa 15% van het totaal) aan loopbaanbegeleiding en outplacement aan de overheid verkocht 2. Een aantal jaar geleden zijn binnen de rijksoverheid initiatieven ontstaan om een aantal opleidingen overkoepelend aan alle medewerkers van de overheden aan te bieden via het OCEC/leerportaal. Dit portaal biedt een groot aantal generieke opleidingen waar overheidsorganisaties gebruik van kunnen maken (en ook geacht worden dit te doen). Certificering gericht op kwaliteit van opleidingsinstituten is gemeengoed in de branche; milieumanagement speelt hier echter nog geen rol in. Op het gebied van de inzet van ICT ten behoeve van studies en opleidingen zijn ontwikkelingen gaande. Zowel (overheids)afnemers als aanbieders van opleidingen maken in toenemende mate gebruik van de mogelijkheden van E-learning, online trainingen, en elektronisch lesmateriaal, al dan niet te lezen op een e-book. Aandacht voor duurzaamheid in de branche Diverse spelers binnen de opleidings- en trainingsbranche starten met het opstellen van eigen duurzaamheidsbeleid (ook wel Corporate Social Responsibility beleid; CSR). Soms zijn hiervoor vooral binnen grote organisaties intern verantwoordelijken aangesteld. Inspanningen om de milieubelasting te verminderen, zoals aandacht voor duurzaamheidsaspecten van materialen zoals papier, zijn niet helemaal nieuw voor de branche, maar zijn ook niet overal gemeengoed. Duurzaamheidsinitiatieven van opleidingsinstituten komen voort uit de eigen overtuiging van de ondernemer, maar partijen geven aan dat ook klanten in toenemende mate vragen om aandacht voor duurzaamheid. 1 CBS, via 2 De cijfers van het overheidsaandeel voor de loopbaanbegeleiding en outplacement betreffen omzet van trainingen door leden van de NOBOL. 4

7 2 Duurzaamheid en inkoop In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen voor duurzaamheid bij de productgroep Studie en Opleiding en algemene informatie om duurzaamheid in het inkoopproces mee te nemen. 2.1 Duurzaamheidsaspecten Aandacht voor duurzaamheid op kantoor Opleidingsinstituten en trainingsbureaus kunnen aandacht besteden aan de eigen interne milieuzorg. Te denken valt bijvoorbeeld aan afvalmanagement en de manier waarop met het gebruik van papier, water en energie wordt omgegaan. Het werken met een milieumanagementsysteem kan bijdragen aan de interne milieuzorg en kan resulteren in een grote mate van duurzaamheidswinst binnen de gehele organisatie. Aandacht voor duurzaamheid bij de accommodatie Een deel van de relevante milieu- en duurzaamheidsaspecten is gerelateerd aan de accommodatie. Hierbij gaat het om de vergader- en verblijffaciliteiten die worden gebruikt om opleidingen te verzorgen met daarbij de (inkoop van) additionele faciliteiten zoals lunches en audiovisuele apparatuur. Dit is van toepassing op die contracten waarbij de accommodatie - al dan niet met dranken en voedsel - onderdeel is van het contract dat de inkoper aangaat met de aanbieder van de opleiding in kwestie. Inkoop van levensmiddelen Duurzaamheidsaspecten die van belang zijn bij de inkoop van dranken en voedselproducten zijn: - Natuur, milieu en biodiversiteit: is het product aantoonbaar geproduceerd met respect voor het behoud en duurzaam gebruik van de natuurlijke hulpbronnen? - Milieu en klimaat: welke afstand moet het product afleggen voordat het de consument bereikt en via welk vervoermiddel? Hoeveel energie en water is per producteenheid nodig om het gewenste product te leveren of te koelen tijdens transport? - Dierenwelzijn: is dierenwelzijn een punt van aandacht bij de productie van de levensmiddelen? - Gezondheid. De bovengenoemde duurzaamheidsaspecten zijn nog niet allemaal vertaald naar algemeen toepasbare en controleerbare richtlijnen of normen. Ook is geen eenduidig antwoord te geven op de vraag welke van de vele initiatieven voor het verduurzamen van de voedselproductie de meest duurzame is. Meer informatie over de inkoop van levensmiddelen is te vinden in de productgroep Catering. Mobiliteit/ OV bereikbaarheid Het grootste deel van de milieubelasting als gevolg van activiteiten in het kader van studies en opleidingen is toe te schrijven aan het reizen van cursisten en - in mindere mate - trainers. Mobiliteit op basis van fossiele brandstoffen heeft twee belangrijke milieueffecten: lokale luchtverontreiniging en klimaatverandering. Voor beide aspecten geldt dat het verkleinen van de vervoersafstand, het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen (zoals zuinige voertuigen of OV) én zuiniger rijgedrag ( resulteren in een lagere milieubelasting. Het niet gebruiken van motorvoertuigen is vanzelfsprekend de schoonste mobiliteitsoplossing. Vanuit duurzaamheidsoogpunt geniet het de voorkeur om, daar waar mogelijk, gebruik te maken van het OV, of niet-gemotoriseerd vervoer. Dit geldt zowel voor het reizen van de trainer/opleider als voor de cursisten. 5

8 Het is mogelijk milieubelasting te beperken door gebruik te maken van locaties die met het OV bereikbaar zijn. Vervolgens moeten de cursisten hier ook gebruik van maken. De werkgever kan dit stimuleren door hiervoor richtlijnen vast te leggen in het vervoerbeleid. Dit kan bijvoorbeeld gestalte krijgen in het wel vergoeden van OV-reiskosten en het niet vergoeden van autoreiskosten en parkeerkosten wanneer een locatie goed met het OV te bereiken is. Ook is het mogelijk de trainer te stimuleren om gebruik te maken van het openbaar vervoer. Het OV is echter niet altijd een acceptabele optie voor de trainer. In het geval van een grote hoeveelheid te vervoeren bagage of bij slechte bereikbaarheid van de locatie met het OV, is het niet wenselijk dit te eisen. Daarom is ervoor gekozen om een aandachtspunt op te nemen dat de inkoper stimuleert de voorkeur voor het openbaar vervoer kenbaar te maken aan de opdrachtnemer. Aandacht voor duurzaamheid bij het materiaal Het materiaal dat bij een opleiding wordt gebruikt kan op hoofdlijnen worden onderverdeeld in: - Papier (schrijfblokken, inhoud van mappen); - Drukwerk (brochures, boeken); - Kantoorartikelen (opbergmiddelen, schrijfgerei). Ook vindt incidenteel gebruik van andere materialen plaats. Het gaat hierbij echter om kleine hoeveelheden en incidenteel gebruik. Er zijn bedrijven die initiatieven ontplooien op materiaalgebied. Sommige opleidingsinstituten besluiten bijvoorbeeld alleen nog duurzaam papier gebruiken. Daarnaast vinden milieuverbeteringen soms plaats uit kosten- of praktische overwegingen. Het verkleinen van mappen en papier van A4- naar A5-formaat is hier een voorbeeld van. Het uitgangspunt is om zo min mogelijk materiaal te gebruiken. Dit kan door efficiënt en effectief met het materiaal om te gaan en het niet aan te bieden als het niet nodig is. Voorbeelden zijn het dubbelzijdig papieren cursusmateriaal en digitale informatie voor de organisatie van de opleiding (uitnodigingen, deelnemerslijsten et cetera). Opleiding of (deel van het) materiaal elektronisch aanbieden Het elektronisch aanbieden van een volledige opleiding en het elektronisch aanbieden van studiemateriaal lijkt veel duurzaamheidswinst op te kunnen leveren. Voor een aantal cursussen is een (bijna) volledig e-learning -traject een goed alternatief. In de praktijk zijn hier al positieve ervaringen mee opgedaan. Het gebruik van e-learning, maar ook van mogelijkheden van zelfstudie, thuisstudie, videoconference, conference call, et cetera als onderdeel van een cursus resulteert in minder milieubelasting: het leidt tot minder reizen, minder catering en minder papiergebruik. Of genoemde mogelijkheden perspectief bieden, hangt echter sterk af van het type opleiding. In overleg bepalen opdrachtgever en opdrachtnemer samen hoe hiermee wordt omgegaan. Het elektronisch aanbieden van materiaal is in ontwikkeling. Web-based -materiaal en e-books nemen het op tegen de traditionele mappen met papier en boeken. Hoewel de ontwikkelingen interessant zijn vanuit duurzaamheidsperspectief, is de vraag wat duurzamer is, niet eenvoudig te beantwoorden. In theorie is het mogelijk met het elektronisch aanbieden van materiaal veel papier, printen en fysieke distributie te voorkomen. Het gebruik van computers kost echter energie, zowel tijdens het lezen als voor de opslag en distributie van documentatie. Daarnaast lezen veel mensen toch nog graag van papier en dit leidt tot het alsnog uitprinten van veel digitaal geleverd materiaal. Het aanbieden van niet-printbare digitale materialen zou dit kunnen tegengaan. Tevens bestaat er een duurzaamheidsverschil tussen het gebruik van computers en e-readers, waarbij de laatste vooralsnog volgens onderzoeken de minste milieubelasting lijkt te hebben. Dit vraagt deels om een technische oplossing, deels om een gedragsverandering. Het elektronisch aanbieden van studiemateriaal is nog beperkt. De inkoper kan zich in de voorbereiding oriënteren op de actuele mogelijkheden bij aanbieders. 6

9 Aandacht voor duurzaamheid in de inhoud van de trainingen Een relevant aspect, hoewel niet van toepassing op alle trainingen, is de vraag of er in de training zelf aandacht is voor duurzaamheid. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk bij een inkooptraining aandacht te besteden aan duurzaam inkopen. Als aandachtspunt in de voorbereidingsfase is daarom opgenomen dat overheden bij het inkopen van studie en opleiding kunnen bekijken of duurzaamheid ook aandacht kan krijgen in de opleiding zelf (hoofdstuk 3). 2.2 Duurzaamheid in het inkoopproces Duurzaamheid begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Vervolgens speelt duurzaamheid in elke inkoopfase een rol van meer of mindere betekenis. Meer informatie over hoe duurzaamheid in het inkoopproces kan worden meegenomen is te vinden in de handleiding duurzaam inkopen Duurzame aspecten die in het inkoopproces bij de productgroep Studie en Opleiding kunnen worden meegenomen zijn: - Coördinatie door opdrachtgever, bijvoorbeeld in clusteren van opleidingsverzoeken: de inkopende organisatie kan er voor zorg dragen dat zoveel mogelijk clustering plaatsvindt van opleidingsverzoeken, waardoor de medewerkers niet individueel gebruik maken van verschillende opleidingen maar samen (dicht bij het werk) een opleiding kunnen volgen. Vaak schrijft een ieder apart in op open rooster -opleidingen, terwijl bij een groter aantal inschrijvingen maatwerk efficiënter zou zijn. Het omslagpunt ligt bij ongeveer 4 tot 6 mensen. Per deelnemer hoeft dit niet duurder te zijn. - Vervoer trainer: de inkoper kan de opdrachtnemer kenbaar maken dat hij er de voorkeur aan geeft dat voor de aan de opdracht gerelateerde verplaatsingen gebruik gemaakt wordt van het openbaar vervoer. Hiertoe kan het wenselijk zijn afspraken te maken over het vooruit sturen van werkmateriaal per post. - De opdrachtgever kan in gesprek te gaan met de opdrachtnemer over de wijze waarop met materiaal wordt omgegaan. De milieuwinst is per opleiding zal niet zo groot zijn, maar bij elkaar kan het milieueffect interessant worden, zeker als de opdrachtnemer hier structureel in zijn bedrijfsvoering wijzigingen aanbrengt. De aandacht voor materialen kan ook iets over zeggen over de uitstraling en attitude van de opdrachtgever en opdrachtnemer. Let wel op dat te veel aandacht voor deze details misschien weer negatief werkt op de uitstraling. Het moet wel in verhouding staan tot de opdracht en andere duurzaamheidsaspecten. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn bijvoorbeeld: het gebruiken van whiteboards in plaats van flip-over vellen, het niet onnodig verstrekken van pennen en schrijfblokken, papieren in plaats van plastic ordners, het niet opnieuw uitdelen van een nieuw opbergsysteem bij herhalings- of terugkomdagen. Dit geldt ook voor elektronisch aanbieden: de inkoper kan, samen met de aanbieder, bekijken of er mogelijkheden zijn om studiemateriaal elektronisch aan te bieden. Voor het materiaal dat wordt aangeboden aan medewerkers van de aanbestedende kan gedacht worden aan papieren cursusmateriaal dubbelzijdig bedrukt aan te bieden en materialen gerelateerd aan de logistiek van de training (onder andere uitnodigingen, routebeschrijvingen en bevestigingen) digitaal aan te bieden. (via of website). - Duurzaamheid als inhoudelijk onderwerp binnen de training: bij het inkopen van een training (op maat) kan de inkoper de vraag stellen wat de mogelijkheden zijn om binnen de training zelf aandacht te besteden aan duurzaamheid. Dit is afhankelijk van de inhoud van de training en vergt afstemming met de interne klant van de inkoper. De opdrachtgever kan met de opdrachtnemer in gesprek gaan over de vraag hoe de inhoud van de opleiding bijdraagt aan duurzame ontwikkeling. Dit stimuleert de betrokkenen na te denken over dit aspect. - Duurzaamheid vraagt om een proces van bewustwording en om het hebben van oog voor de mogelijkheden op dit vlak. Een langdurig partnership tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarin duurzaamheid een regelmatig terugkerend item van gesprek is, kan hieraan bijdragen. 7

10 - De bereikbaarheid van de locatie speelt een belangrijke rol bij het beperken van de milieubelasting. Indien de locatie goed bereikbaar is met openbaar veroer zal het milieu minder belast worden. (zie voor meer informatie de productgroep Externe Vergader- en Verblijffaciliteiten) - De catering kan een relevant aspect zijn bij een langdurige partnership. Voor losse inkoop van één of enkele opleidingen is dit in het algemeen niet proportioneel. Voor meer informatie zie de productgroep Catering. - Vervoer cursisten/vervoersbeleid opdrachtgever: de opdrachtgever kan het gebruik van het openbaar vervoer door cursisten aanmoedigen door communicatie hierover en door hierop te sturen via het declaratiebeleid (bijvoorbeeld OV kilometers wel vergoeden, autokilometers slechts onder voorwaarden). 2.3 Bronnen en relevante informatie Moberg, A., M. Johansson, G. Finnveden and A. Jonsson: screening environmental life cycle assessment of printed, webbased an tablet e-paper newspaper, VETRON brochure duurzaam inkopen 8