Duurzaamheidscriteria van inkoopbeleid Ordina

Transcriptie

1 Duurzaamheidscriteria van inkoopbeleid Ordina Datum Auteur(s) Versie Classificatie Status 9 augustus 2013 Hke08033/Apo Definitief Ordina Nederland B.V. ING Bank KvK BTW nr. NL B.01 Aangesloten bij ICT~Office

2 Inhoudsopgave 1 Duurzaamheid bij Ordina Visie Ordina Inkoopbeleid en duurzaamheid 1 2 Inkoopproces en duurzaamheid Inkoopproces en inkoopcategorieën Duurzaamheidscriteria CO2 Prestatieladder 4 Bijlage 1. 5

3 1 Duurzaamheid bij Ordina 1.1 Visie Ordina De visie van Ordina is Samen Duurzaam Innoveren. Met Samen geven we aan dat we samen met de klant tot dienstverlening willen komen. Klant en leverancier zijn beiden net zo gebaat bij een succesvol resultaat. Door samen in de opdrachten te staan kunnen wij de klantvraag nog beter begrijpen en adresseren. Samen staat ook voor met alle kennis en alle collega s van Ordina. We zijn 1 team, spelen in hetzelfde shirt en kunnen elkaar echt versterken door samen te werken bij onze klanten en leveranciers en onze gezamenlijke kennis ter beschikking van onze klanten en leveranciers de klant te stellen. Duurzaam geeft aan dat we werken aan duurzame relaties met onze klanten. Daarbij is het waardevol als we oplossingen realiseren die letterlijk duurzaam zijn, die efficiënt gerealiseerd worden, redelijke geprijsd zijn, waar de klant lang plezier van heeft. Duurzaam raakt ook onze MVO doelstellingen aan, natuurlijk willen we voorop lopen als het gaat om de CO2-ladder van de onderneming. Maar gerelateerd aan onze dienstverlening met mensen past het ook dat samenwerken met mensen met en beperking en hen een kans geven een plaats te verwerven in de maatschappij. Zo zijn wij binnen onze line of business Testing heel trots op onze samenwerking met een team autisten. Tot slot leidt duurzaam ertoe dat we nog bewuster kiezen voor de Zorgmarkt. In deze markt kunnen we letterlijk ontzorgen en innovaties introduceren. Dat heeft bijvoorbeeld geleid tot samenwerking met een 4-tal stichtingen en de realisatie van QuLi een zorgplatform voor individuele zorg. Bekijk QuLi maar eens op onze site! Ordina wil echt Innoveren door structureel de belangrijke innovaties te omarmen, daar een visie bij te ontwikkelen, om deze innovaties vervolgens met echte dienstverlening tot toegevoegde waarde te brengen. Wij voeren op dit moment 7 innovatie thema s: Mobile, Big Data, Cloud, Smart Sourcing, Social Media, Security en Unified Communication. Met innovatie maken we het verschil en kunnen we echte impact maken op de business van onze klanten. Maar innovatie is ook gedrag, innovatief gedrag houdt in dat je met nieuwe ideeën komt met voorstellen hoe het anders en beter kan. Dat kunnen grote onderwerpen of aanpakken zijn maar dat kunnen ook kleinere voorstellen zijn. Innovatie zit in iedereen, innovatief gedrag begint bij onze medewerkers, zij maken het verschil! 1.2 Inkoopbeleid en duurzaamheid De afdeling Vastgoed & Inkoop levert een bijdrage aan het bedrijfsresultaat en de identiteit van Ordina. Wij zorgen voor een inspirerende, duurzame en veilige werkomgeving. De afdeling inkoop heeft als doel het door middel van een onafhankelijke en objectief inkooptraject op strategische of tactisch niveau zorgen voor de juiste leveranciers die de gewenste kwaliteit van de producten en diensten leveren tegen zo laag mogelijke directe en indirecte kosten, waarbij de bedrijfsrisico s voor Ordina zo veel mogelijk worden beperkt Ordina is overtuigd van het belang en de noodzaak van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Om invulling te geven aan duurzaam ondernemen zijn er drie aandachtsgebieden geformuleerd voor en door Ordina: Maatschappelijke projecten, duurzame dienstverlening en duurzame bedrijfsvoering. Op alle gebieden heeft Ordina al stappen gezet. Pagina 1

4 Op het gebied van duurzame bedrijfsvoering zijn onder andere de volgende stappen gezet: de Meer Jaren Afspraak (MJA) voor CO2 reductie, CO2 prestatieladder 3 en ISO Dit jaar zal Ordina zich zelfs laten certificeren op CO2 prestatieladder 5. Het inkoopbeleid heeft met name betrekking op duurzame bedrijfsvoering. Pagina 2

5 2 Inkoopproces en duurzaamheid 2.1 Inkoopproces en inkoopcategorieën De afdeling Inkoop hanteert het onderstaande procesmodel voor het inkooptraject. De invulling aan het beleid van Duurzaam inkopen zit vooral in de processen: 1. Opstellen product/ dienst definitie Hierin definiëren we eisen. Samen met onze interne klanten definiëren we de specificaties van de in te kopen goederen en diensten. In deze fase wroden ook specificaties op het gebied van duurzaamheid opgesteld. 2. Selecteren leverancier In deze fase doen we een marktonderzoek en maken we een selectie van potentiële leveranciers (longlist). Aan de hand van (duurzame) selectiecritiria en/of een Request for Information komen we tot een shortlist. De leveranciers op de shortlist ontvangen een offerte aanvraag (Request for Proposal). De offertes worden aan de hand van de gunningscriteria beoordeeld. Onderdeel hiervan is het wegen van de duurzaamheidscriteria. 3. Contracteren leverancier Hierin maken we afspraken over de samenwerking, waarin ook de informatievoorziening (inclusief duurzaamheidsaspecten) en ook de evaluatie. Binnen de afdeling Vastgoed & inkoop onderscheiden wij de volgende inkoopcategorieën: 1. Personeelsgerelateerde zaken 2. Kantoorinrichting en -benodigdheden 3. Automatisering en telecommunicatie 4. Adviseurs en flexibele arbeid 5. Vervoer en post 6. FM aanschaf en huur gebouwen 7. FM Exploitatie/beheer gebouwen en installaties Pagina 3

6 2.2 Duurzaamheidscriteria Duurzaam inkopen is een ketenverantwoordelijkheid, waar gelet wordt op prijs, kwaliteit, levertijd, milieu en sociale aspecten. De afdeling Inkoop speelt een sleutelrol bij het realiseren van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) en duurzaamheid binnen Ordina. De taak van de afdeling Inkoop is immers de beste partijen te vinden waarmee Ordina haar duurzame doelstellingen bereikt. Om invulling te geven aan onze duurzame doelstellingen bij inkooptrajecten hanteren wij per inkoopcategorie duurzaamheidscriteria en waar mogelijk per productgroep of dienst. Om zo actueel mogelijk te blijven maken we gebruik van de kennis van de markt. Per aanbesteding en/of contractering hanteren wij de duurzaamheidscriteria zoals gedefinieerd door PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden (zie Duurzaam inkopen leidt tot optimaal resultaat als duurzaamheid in alle fasen van het inkoopproces wordt toegepast. Voor de meeste productgroepen is per fase van het inkoopproces gedefinieerd welke mogelijkheden de productgroep biedt om duurzaam in te kopen. Aan de hand van de duurzaamheidscriteria van PIANOo benutten we de verschillende mogelijkheden om al in de voorbereidingsfase beslissingen te nemen die een grote impact hebben op de uiteindelijke duurzaamheid van de inkoop. Op die manier hebben we centraal vastgestelde criteria en de criteriadocumenten en benutten we de mogelijkheden om in de uitvoeringsfase verdere duurzaamheidswinst te behalen. Er zijn criteria die betrekking hebben op de fase opstellen product/dienst definitie, er zijn criteria die specifiek voor de fase selecteren leverancier zijn en tenslotte zijn er criteria voor de fase contracteren leverancier. In bijlage 1 treft u een voorbeeld aan van duurzaamheidscriteria voor cateringdiensten. 2.3 CO2 Prestatieladder Om specifiek invulling te geven aan onze doelstellingen op het gebied van CO2 reductie is het verzoek voor het aanleveren van een CO2-Emissie inventaris voor scope 1 en 2 emissies en gedetailleerde energieverbruikgegevens van uitgevraagde producten of diensten standaard in alle fasen van het inkoopproces opgenomen. In alle fasen van het inkoopproces is het beschikbaar stellen van de data over CO2 emissie een belangrijk beoordelingsaspect. In de fase opstellen product/dienst is het opgenomen in het programma van eisen, in de fase selecteren leverancier is het opgenomen in de Request for Proposal en/of de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) en in de fase contracteren leverancier is het onderdeel van de overeenkomst. Een van de grootste inkoopcategorieën is Adviseurs en flexibele arbeid. Ordina maakt voor haar klanten regelmatig gebruik van externe inhuur om invulling te geven aan specifieke behoeften van klanten. Tijdens de beheerfase van het contract verzoeken wij leveranciers jaarlijks om hun CO2-Emissie gegevens aan te leveren. Gezien de bedrijfsprocessen van Ordina hebben we echter beperkt invloed op ketenemissies van externe inhuur. Pagina 4

7 Bijlage 1. Duurzaam inkopen van catering Welke thema s spelen bij de inkoop van catering? Arbeidsomstandigheden Gebruik van milieubelastende bestrijdingsmiddelen bij grondstoffen Energie- en waterverbruik bij productie en transport van grondstoffen en eindproduct Dierenwelzijn Hygiëne en voedselveiligheid Verpakkingsafval Lokale betrokkenheid en streekproducten Gezondheid / obesitas Vragen voor leveranciers Aan welke keurmerken voldoen de aangeboden producten? Biedt de cateraar vegetarische catering aan? Kiest de cateraar voor streek- en/of seizoensgebonden producten? En hoe zijn de producten getransporteerd? Worden maaltijden of maaltijdonderdelen aangeleverd in een warmteketen of worden zij op de plek van consumptie bereid? Hoe zijn de producten verpakt? Hoe gezond zijn de producten die de cateraar aanbiedt? Is er materiaal beschikbaar waarmee het verhaal achter specifieke producten verteld kan worden? Meer informatie over duurzame catering Veneca Veneca (Vereniging Nederlandse Cateringorganisaties) is de brancheorganisatie van vijftien landelijk opererende contract-cateringorganisaties. Koninklijke Horeca Nederland (KHN) - Brancheorganisatie van ondernemers in de horeca, die probeert een zo gunstig mogelijk klimaat voor de horecaondernemer in Nederland te creëren. Voedingscentrum Stichting die gefinancierd wordt door de Nederlandse overheid om wetenschappelijk verantwoorde, eerlijke informatie te geven over voeding en voedsel in relatie tot gezondheid en veiligheid. Milieu Centraal Landelijke organisatie die consumenten praktische en betrouwbare milieu-informatie biedt. Pagina 5