Initieel Beschrijvend document Concurrentiedialoog. Project Gallaitsite

Transcriptie

1 Pagina 1 van 16 Vlaamse Gemeenschapscommissie Emile Jacqmainlaan Brussel Initieel Beschrijvend document Concurrentiedialoog Project Gallaitsite

2 Pagina 2 van INHOUDSOPGAVE 0. INHOUDSOPGAVE 2 1. ALGEMENE BEPALINGEN LEESWIJZER DEFINITIES DE AANBESTEDENDE OVERHEID EN RELEVANTE ACTOREN DE OPDRACHT AARD BESCHIKBAARHEIDSDATUM GUNNINGSWIJZE TOEPASSELIJKE WETGEVING HET INITIEEL BESCHRIJVEND DOCUMENT VRAGEN BETREFFENDE HET INITIEEL BESCHRIJVEND DOCUMENT OF EEN INSTRUCTIE AANVULLINGEN, WIJZIGINGEN EN VERFIJNINGEN VERHOUDING TOT DE SELECTIELEIDRAAD AFWIJZING VAN AANSPRAKELIJKHEID DIVERSE INSTEMMING MET DE PROCEDURE COMMUNICATIE VERTROUWELIJKHEID ONTWERPVERGOEDING 9 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT INHOUD PRODUCTEN OP TE LEVEREN IN DE DIALOOGFASE VOORLOPIG ONTWERP VOORSTEL VAN FINANCIËLE EN JURIDISCHE OPLOSSINGEN PROCESCHRONOLOGIE ALGEMEEN VERLOOP VAN HET VOLLEDIGE GUNNINGSPROCES VERFIJNING DIALOOGFASE ALGEMEEN CHRONOLOGIE OFFERTES GUNNING BIJLAGE 16

3 Pagina 3 van ALGEMENE BEPALINGEN 1.1. Leeswijzer Het Initieel Beschrijvend Document fungeert als leidraad voor de Deelnemers tijdens de dialoogfase in het raam van de gekozen gunningsprocedure, namelijk een concurrentiedialoog. Uiteindelijk zal dit in beginsel leiden tot de gunning van de Opdracht. Het Initieel Beschrijvend Document is enkel uitgegeven om de Deelnemers de kans te bieden deel te nemen aan de Dialoog. Elk ander gebruik van het Initieel Beschrijvend Document is strikt verboden, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toelating van de Aanbestedende Overheid Definities Begrippen die in onderhavig Initieel Beschrijvend Document met een hoofdletter worden aangeduid, zijn hieronder gedefinieerd. Aanbestedende Overheid: De Vlaamse Gemeenschapscommissie. De partij die de selectie- en gunningsprocedure organiseert en, voor wat de uitvoering van de Opdracht betreft, als Opdrachtgever zal optreden. Deelnemer: Elke geselecteerde Kandidaat die aansluitend op zijn selectie deelneemt aan de Dialoog. Definitief Beschrijvend Document: Het door de Aanbestedende Overheid vastgestelde document op grond waarvan de Offertes (met daarin het definitief ontwerp) worden opgemaakt. Dialoog: De besprekingen die plaatsvinden met de Deelnemers in de fase voorafgaand aan de fase van het indienen van de Offertes. Initieel Beschrijvend Document: Onderhavig document, met inbegrip van de Projectdefinitie in bijlage. Het bevat de administratieve procedure (in het bijzonder de gunningscriteria) met het oog op de toewijzing van de Opdracht. Offerte Het door iedere Deelnemer van wie een of meer oplossingen zijn gekozen aangeleverde aanbod (met daarin het definitief ontwerp), omvattende alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van de Opdracht, rekening houdend met het Definitief Beschrijvend Document. Opdracht: Het realiseren van maatschappelijk vastgoed, omvattende onderwijsinfrastructuur, jeugdinfrastructuur en kinderopvang, overeenkomstig de Projectdefinitie in bijlage. Op eigen risico en voor eigen rekening kunnen zo mogelijk private ontwikkelingen worden voorzien die aansluiten bij het maatschappelijk vastgoed.

4 Pagina 4 van 16 Opdrachtnemer: De Deelnemer die na de gunning van de Opdracht de contractant zal zijn van de Aanbestedende Overheid, die belast wordt met de integrale uitvoering van de Opdracht. Projectdefinitie Het document, gevoegd als bijlage, waarin de algemene visie nopens de Opdracht is opgenomen De Aanbestedende Overheid en relevante actoren Deze Opdracht wordt uitgeschreven en gegund door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De gunning wordt begeleid door een door de Aanbestedende Overheid aangestelde jury. De jury of leden daarvan kunnen de gemeente vertegenwoordigen bij de onderhandelingen met de Deelnemers, zonder dat zij een beslissing kunnen nemen die de Aanbestedende Overheid verbindt. De Aanbestedende Overheid kan een klankbordgroep instellen waarin onder meer geïnteresseerde eindgebruikers van het maatschappelijk vastgoed zijn opgenomen De Opdracht Aard Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten wordt de Opdracht als een overheidsopdracht voor aanneming van werken in de zin van artikel 3, 2, van de Overheidsopdrachtenwet 2006 beschouwd. De Opdracht wordt gerealiseerd via een Design-and-Build-opdracht. Het staat de Deelnemers vrij om in plaats van een aankoop door de Aanbestedende Overheid alternatieve financiële modellen voor te stellen, desgevallend met een onderhoudscomponent ( Maintain ). De Opdrachtnemer zal naast het maatschappelijk vastgoed ook private realisaties kunnen ontwikkelen (indien daartoe na aftrek van de publieke delen ruimte voor resteert), voor eigen rekening en risico. Private delen dienen wel te kaderen binnen één masterplan met de publieke delen Beschikbaarheidsdatum De geplande beschikbaarheidsdatum voor het maatschappelijk vastgoed zal worden meegedeeld tijdens de Dialoog, onverminderd mogelijke verschuivingen van de geplande beschikbaarheidsdatum op grond van de relevante bepalingen van de te sluiten Design & Buildovereenkomst. Op deze geplande beschikbaarheidsdatum moet de Opdrachtnemer de bouwwerkzaamheden hebben beëindigd zodat hij uiterlijk op deze datum het beschikbaarheidscertificaat zal kunnen verkrijgen. De verbintenis voor de Opdrachtnemer om

5 Pagina 5 van 16 tegen de geplande beschikbaarheidsdatum het beschikbaarheidscertificaat te verkrijgen, maakt een resultaatsverbintenis uit Gunningswijze De Opdracht wordt gegund door de organisatie van een concurrentiedialoog in de zin van artikel 27 van de Overheidsopdrachtenwet De concurrentiedialoog wordt als volgt omschreven in artikel 3, 9 van de Overheidsopdrachtenwet 2006: de gunningsprocedure waaraan elke belangstellende aannemer, leverancier of dienstverlener mag vragen deel te nemen en waarbij de Aanbestedende Overheid een dialoog voert met de voor deze procedure geselecteerde Kandidaten, teneinde één of meer oplossingen uit te werken die aan de behoeften van de Aanbestedende Overheid beantwoorden en op grond waarvan de gekozen Kandidaten zullen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen Toepasselijke wetgeving De Opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. De toepasselijke regelgeving behelst onder meer: a) De Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten b) De Wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten c) Het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren ( KB Plaatsing ) d) Het KB van 14 januari 2013 bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken ( AUR ). Onderhavige Opdracht vertoont kenmerken van een promotieopdracht van werken, zodat conform artikel 96 van de AUR, de artikelen 25, 66, 76, 2, 86, 87 en 91, niet van toepassing zijn. Duidelijkheidshalve wordt wat betreft de eventuele private ontwikkelingen op het terrein onderstreept dat deze exclusief op het eigen financierings- en realisatierisico van de aannemer/promotor gescheiden; artikel 98, 99, 100, 101, 102 en 103 van de AUR gelden te dezen niet.

6 Pagina 6 van 16 De Opdrachtnemer zal zich bij de uitvoering van het werk onder zijn verantwoordelijkheid moeten schikken naar alle toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen, met inbegrip van deze uitgevaardigd door de gewestelijke en plaatselijke overheden, in het bijzonder op het gebied van: a) de naleving van zijn sociale verplichtingen jegens zijn werknemers, de arbeidsbescherming en de veiligheid, hygiëne en gezondheid en het welzijn van zijn werknemers en de veiligheid op de werf b) het bijhouden van de sociale documenten en de maatregelen ter bestrijding van de activiteiten van koppelbazen c) het oprichten of gebruiken van hinderlijke installaties op de werf d) de regelgeving inzake bodembeheer en milieuhygiëne. De Opdrachtnemer zal in het bezit moeten zijn van alle vereiste toelatingen, vergunningen en goedkeuringen, nodig voor de uitvoering van de Opdracht en het gebruik van de middelen die hij daartoe zal inzetten. De Opdrachtnemer is tevens verantwoordelijk voor de naleving van deze bepalingen door zijn onderaannemers. Elke Deelnemer wordt geacht de toepasselijke regelgevende bepalingen te kennen, te aanvaarden en na te leven Het Initieel Beschrijvend Document Vragen betreffende het Initieel Beschrijvend Document of een instructie Na ontvangst van het Initieel Beschrijvend Document controleert elke Deelnemer de aan hem overhandigde stukken op hun volledigheid en regelmatigheid, inclusief de bijlagen. Indien het Initieel Beschrijvend Document of een instructie die gedurende de Dialoogfase wordt overhandigd aan de Deelnemers volgens een Deelnemer onduidelijkheden of onjuistheden zou bevatten, dient de Deelnemer dit middels een aangetekend schrijven kenbaar te maken aan de Aanbestedende Overheid in een verzoek tot toelichting. Het verzoek tot toelichting dient gericht te worden aan de contactpersoon van de Aanbestedende Overheid. De Aanbestedende Overheid zal het verzoek tot toelichting nauwkeurig onderzoeken en het antwoord samen met de vragen of opmerkingen (die letterlijk worden hernomen, zij het op geanonimiseerde wijze) op schrift stellen in een nota van toelichting die vervolgens gelijktijdig aan alle Deelnemers wordt overgemaakt. De nota van toelichting maakt integraal deel uit van het Initieel Beschrijvend Document of de instructie al naargelang het geval.

7 Pagina 7 van 16 Het niet ontvangen van een verzoek tot toelichting wordt aanzien als de uitdrukkelijke bevestiging vanwege de Deelnemer dat het Initieel Beschrijvend Document en de instructies geen enkele onduidelijkheid of onjuistheid bevatten Aanvullingen, wijzigingen en verfijningen De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om huidig Initieel Beschrijvend Document aan te vullen, te wijzigen of te verfijnen indien op grond van objectieve elementen zou blijken dat dit noodzakelijk of opportuun zal zijn in functie van de optimalisatie of vlotte realisatie van de Opdracht. Na het afsluiten van de Dialoog zullen de Deelnemers een Definitief Beschrijvend Document ontvangen dat als grondslag dient voor de opmaak en beoordeling van de Offertes. De Aanbestedende Overheid zal er hierbij steeds over waken dat dergelijke aanvullingen, wijzigingen of verfijningen van het Initieel Beschrijvend Document op geen enkele wijze de gelijke behandeling van de Deelnemers in het gedrang zouden kunnen brengen. De Deelnemers zullen bijgevolg ook steeds gelijktijdig per aangetekend schrijven of per mail (met ontvangstbevestiging) op de hoogte gesteld worden van dergelijke aanvullingen, wijzigingen of verfijningen. De aanvullingen, wijzigingen of verfijningen kunnen nooit aanleiding geven tot een recht op (schade)vergoeding of enige andere aanspraak in hoofde van de Deelnemers/inschrijvers Verhouding tot de Selectieleidraad Met het oog op de selectie van de Deelnemers werd de Opdracht aangekondigd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad. Tevens werd aan de geïnteresseerden een Selectieleidraad overgemaakt. In zoverre deze Selectieleidraad afwijkt van huidig Initieel Beschrijvend Document, primeert het Initieel Beschrijvend Document. De Aanbestedende Overheid kan nopens de uitsluitingsgronden en de selectievoorwaarden vermeld in de Selectieleidraad blijven onderzoeken of de Deelnemers nog steeds voldoen aan deze eisen. Indien zou blijken dat een Deelnemer zou terechtkomen in een situatie waarbij niet langer voldaan kan worden aan deze eisen, kan de Aanbestedende Overheid in dergelijke omstandigheden vooralsnog op gemotiveerde wijze besluiten dat de Deelnemer moet worden uitgesloten Afwijzing van aansprakelijkheid Het Initieel Beschrijvend Document (inclusief mogelijke aanvullingen, wijzigingen en verfijningen) kan nooit worden aanzien als een advies of een aanmoediging ten aanzien van de Deelnemers om een Offerte in te dienen.

8 Pagina 8 van 16 Alle informatie wordt slechts ter beschikking gesteld van de Deelnemers die geacht worden over de nodige bekwaamheid en ervaring te beschikken om alle consequenties en risico s, die inherent zijn verbonden aan de realisatie van een vastgoedproject, correct in te schatten en de in de documenten ter beschikking gestelde informatie integraal te begrijpen. Het staat de Deelnemers hierbij vrij al dan niet beroep te doen op externe gespecialiseerde adviseurs. De Deelnemers worden bijgevolg steeds geacht op autonome wijze een onafhankelijke analyse en inschatting te maken van alle ter beschikking gestelde informatie en waar nodig of opportuun de juistheid, volledigheid en actuele accuraatheid van de informatie zelf te controleren Diverse Instemming met de procedure Door deel te nemen aan de Dialoog: a) erkennen de Deelnemers dat zij alle nuttige en nodige informatie hebben ontvangen over de Opdracht b) stemmen de Deelnemers in met de invulling van de concurrentiedialoog zoals deze in het Initieel Beschrijvend Document beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn als ware het een voorcontract c) bevestigen de Deelnemers dat zij geen afspraken hebben gemaakt of zich niet door afspraken op grond van vooraanbesteding hebben verbonden en dat zij geen deel hebben gehad in enig akkoord, vergadering of samenspanning met schending van artikel 9 van de Overheidsopdrachtenwet Communicatie Van de Deelnemers wordt geëist dat zij zich professioneel en integer gedragen en zich onthouden van alle lobbyactiviteiten bij de Aanbestedende Overheid of andere mogelijk betrokken instanties of personen. Alle communicatie met betrekking tot deze Opdracht dient de verwijzing Concurrentiedialoog Project Gallaitsite te vermelden. Alle correspondentie en vragen dienen te worden gericht aan: Lin Moonens Emile Jacqmainlaan Brussel aanbestedingen@vgc.be De Deelnemers laten hun communicatie via één contactpersoon verlopen. De contactpersoon moet gemachtigd zijn om namens de Deelnemer op te treden. De Deelnemers gebruiken in hun mondelinge en schriftelijke relatie met de Aanbestedende Overheid uitsluitend het Nederlands.

9 Pagina 9 van 16 Bij ontwerpen en voorstellen mogen wat technische of aanvullende aspecten betreft bijlagen in de Engelse of Franse taal worden toegevoegd. De Aanbestedende Overheid kan steeds een vertaling vragen van deze informatie. De kosten van dergelijke vertaling vallen steeds ten laste van de Deelnemer Vertrouwelijkheid De informatie die huidig Initieel Beschrijvend Document bevat, is eigendom van de Aanbestedende Overheid en moet daarom als strikt vertrouwelijk worden behandeld. Alle documenten, ongeacht in welke vorm, die ter beschikking worden gesteld door de Aanbestedende Overheid aan de Deelnemers, blijven op elk ogenblik vertrouwelijk en mogen niet worden verspreid zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toelating van de Aanbestedende Overheid. De Deelnemer mag de gegevens die de Aanbestedende Overheid hem ten gevolge van deze gunningsprocedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deelnemers mogen de hierboven bedoelde informatie wel verstrekken aan werknemers, onderaannemers of adviseurs die bij de gunningsprocedure zijn betrokken, onder oplegging van een vertrouwelijkheidsbeding. De verplichtingen onder deze bepaling gelden niet indien de informatie reeds ter beschikking is van het brede publiek (op een andere wijze dan door inbreuk op deze bepaling) Ontwerpvergoeding Er wordt een vergoeding van EUR, exclusief btw, toegekend aan elke Deelnemer die in de Dialoog een voorlopig ontwerp indient dat voldoet aan de omschrijving van rubriek In hoofde van degene aan wie de Opdracht gegund wordt, wordt dit bedrag afgetrokken van de eerste factuur na de gunning van de Opdracht. De ontwerpvergoeding wordt betaald binnen een termijn van 3 kalendermaanden vanaf de indiening van het voorlopig ontwerp. De voorlopige ontwerpen van de Deelnemers waaraan de opdracht niet wordt gegund, blijven volledig eigendom van diegenen die ze hebben gemaakt.

10 Pagina 10 van OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 2.1. Inhoud Voor de context van de Opdracht wordt verwezen naar de omschrijving in de Selectieleidraad. Op het vlak van algemene visie, stedenbouwkundige randvoorwaarden, programma van eisen, technische eisen en/of kwalitatieve aandachtspunten zijn voorschriften uitgewerkt in de Projectdefinitie, die toegevoegd is als bijlage en integraal deel uitmaakt van huidig Initieel Beschrijvend Document Producten op te leveren in de Dialoogfase Voorlopig ontwerp Gedurende de Dialoog wordt gewerkt aan een voorlopig ontwerp van het maatschappelijk vastgoed. Het voorlopig ontwerp van iedere Deelnemer bestaat tenminste uit: a) een situatieschets (schaal 1:500) b) plattegronden van alle niveaus, gevel- en dakaanzichten, essentiële doorsneden (schaal 1:100) c) beschrijving van de technische uitvoering en de voorgestelde materialisatie d) productie van een 3D model, inclusief de nodige visualisaties in kleur e) een inrichtingsplan / technisch ontwerp van de publieke ruimte(n) f) overzichtsdocument waarin aangegeven wordt hoe het voorlopig ontwerp afgestemd is op de programma s van eisen die zijn opgenomen in de Projectdefinitie g) een kostprijssimulatie. Het voorlopig ontwerp is een ruimtelijke vertaling van een nader te overleggen vraagspecificatie. Het voorlopig ontwerp wordt opgeleverd in de vorm van een PDF document én in fysieke vorm Voorstel van financiële en juridische oplossingen Gelijktijdig met het voorlopig ontwerp wordt een haalbaar financieel voorstel aangeleverd inzake de financiering en het beheer van de parkeervoorzieningen. Eveneens wordt een juridische oplossing voor de samenwerking (inclusief de daartoe benodigde documenten) opgeleverd. 1 De Producten die worden opgeleverd in het kader van de Offerte worden op een later tijdstip nader omschreven in het Definitief Beschrijvend Document.

11 Pagina 11 van 16 De Deelnemer doet tevens opgave van de verzekeringen die door de Deelnemer zullen worden aangegaan in functie van de uitvoering van de Opdracht. Deze omvatten ten minste een ABRpolis (polis algemene bouwplaatsrisico s) nu deze enerzijds in de meest omvangrijke waarborgen voorziet en nu anderzijds een incident vlot kan worden afgehandeld zonder langdurige stillegging van de werken. 3. PROCESCHRONOLOGIE 3.1. Algemeen verloop van het volledige gunningsproces De gunning van de Opdracht geschiedt bij wijze van het voeren van een concurrentiedialoog zoals bedoeld in artikel 27 van de Overheidsopdrachtenwet 2006, en de artikelen 111 tot en met 114 van het KB Plaatsing. De artikelen 111 tot 114 van het KB Plaatsing doen de procedure als volgt verlopen (waarbij de procesonderdelen waarop huidig Initieel Beschrijvend Document betrekking heeft in vetjes worden aangegeven): a) Bekendmaking (oproep tot de kandidaten) met vermelding van de selectiecriteria en vervolgens indiening van de kandidaatstellingen b) Gemotiveerde beslissing tot (door)selectie van de kandidaten die aan de Dialoog mogen deelnemen en onmiddellijke informatie ten aanzien van de niet-geselecteerde kandidaten c) Gelijktijdige en schriftelijke uitnodiging van de geselecteerde kandidaten tot de Dialoog en kennisgeving van het Initieel Beschrijvend Document De Dialoog betreft alle aspecten van de Opdracht en alle factoren die daarop relevante impacts kunnen uitoefenen, en beoogt finaal de bepaling van welke middelen het best geschikt zijn om de behoefte in te vullen Net zoals de Aanbestedende Overheid geen discriminerende informatie mag geven die sommige Deelnemers kan bevoordelen, mag ze evenmin behoudens instemming van de betrokkene de voorgestelde oplossingen of andere vertrouwelijke inlichtingen aan de andere Deelnemers meedelen d) Afsluiten van de Dialoog nadat de Aanbestedende Overheid, na vergelijking en op grond van de gunningscriteria, met een gemotiveerde beslissing bepaald heeft welke oplossingen de behoefte kunnen invullen e) Onmiddellijke informatie ten aanzien van de Deelnemers met een niet-gekozen oplossing, onder toevoeging van deze gemotiveerde beslissing f) Gelijktijdige en schriftelijke uitnodiging van iedere Deelnemer van wie een of meer oplossingen zijn gekozen, om een Offerte in te dienen voor een of meer van zijn gekozen oplossingen

12 Pagina 12 van 16 De uitnodiging zit vervat in het Definitief Beschrijvend Document De ingediende Offertes dienen alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van de Opdracht (tevens gerelateerd aan de flankerende programma s) te bevatten De Aanbestedende Overheid kan de inschrijvers vragen om hun Offertes toe te lichten of te verduidelijken Deze toelichtende, verduidelijkende of aanvullende gegevens mogen de essentiële elementen van de Offerte en het Definitief Beschrijvend Document niet wijzigen g) Beoordeling van de Offertes op basis van de gunningscriteria De Aanbestedende Overheid kiest de Offerte die vanuit haar oogpunt de economisch voordeligste is en geeft daarvan weerslag in de gemotiveerde gunningsbeslissing (bij een economisch meest voordelige aanbesteding wordt geoordeeld aan de hand van het geheel van de gunningscriteria) Voor de informatie over de gunningsbeslissing geldt de wettelijke wachttermijn h) Ondertekening van een of meerdere overeenkomsten tussen de Aanbestedende Overheid (of een door haar aangewezen publieke rechtspersoon) en de gekozen inschrijver Het volgen van de voorliggende gunningsprocedure houdt geen verplichting in tot het gunnen van de Opdracht. De Aanbestedende Overheid kan zowel afzien van het gunnen van de Opdracht, als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. De Aanbestedende Overheid behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor desgevallend bepaalde wijzigingen aan de Opdracht aan te brengen wanneer de wenselijkheid daartoe zou blijken Verfijning Dialoogfase Algemeen De Dialoog vindt plaats met iedere Deelnemer afzonderlijk, op basis van de door hem voorgestelde oplossingen en ideeën. De Dialoog betreft alle aspecten van de Opdracht en alle factoren die daarop een relevante impact kunnen uitoefenen. Zowel financiële, technische als juridische aspecten kunnen aan bod komen. De Aanbestedende Overheid waakt erover dat alle Deelnemers op gelijke wijze worden behandeld. Om die reden onthoudt de Aanbestedende Overheid zich van het verstrekken van discriminerende informatie die bepaalde Deelnemers kan bevoordelen. De vertrouwelijkheid van de ingediende voorstellen wordt door de Aanbestedende Overheid gegarandeerd.

13 Pagina 13 van 16 De Aanbestedende Overheid onthoudt zich ervan om voorgestelde oplossingen of andere vertrouwelijke informatie bekend te maken aan andere Deelnemers. De Aanbestedende Overheid kan slechts vertrouwelijke informatie verspreiden onder andere Deelnemers, voor zover zij hiervoor de toestemming heeft van de betrokken Deelnemer die deze informatie meedeelde. De vertrouwelijkheid van de informatie blijft ook gelden na afloop van de procedure. Deelnemers aan de Dialoog kunnen een of meerdere oplossingen voorstellen. Wanneer een Deelnemer slechts één oplossing voorstelt en deze niet beantwoordt aan de voorschriften van het Initieel Beschrijvend Document (en zijn bijlagen), dan wel niet als economisch voordelige inschrijving in het licht van de vooropgestelde gunningscriteria kan worden aangemerkt, valt deze oplossing af. Bijgevolg vervalt ook de deelname van de Deelnemer. Wanneer een Deelnemer daarentegen meerdere oplossingen voorstelt, is het mogelijk dat een van zijn oplossingen niet gekozen wordt, maar dat hij nog steeds verder kan deelnemen aan de procedure op basis van de andere voorgestelde oplossingen Chronologie Hierna wordt omschreven op welke wijze de verdere Dialoog precies zal verlopen. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor de hierna vermelde werkwijze aan te vullen of te wijzigen op grond van het voortschrijdend inzicht. Ook zal rekening gehouden kunnen worden met eventuele suggesties of kritische bedenkingen vanwege de Deelnemers aan de Dialoog ten aanzien van de voorgestelde Dialoogprocedure en de tijdsblokken waarbinnen de Dialoogproducten worden voorbereid. Tegen 15 februari 2017 worden volgende Dialoogproducten als work in progress aangeleverd: a) het voorlopig ontwerp (in de vorm van een PDF document én in fysieke vorm) b) een kostprijssimulatie c) een haalbaar financieel voorstel d) een voorstel van juridische structuur. Voor elk van de Deelnemers worden twee gespreksrondes georganiseerd (periode februari maart 2017). Er kunnen tijdens de gespreksrondes specifieke overlegmomenten worden ingeplant omtrent specifieke deelproblemen. Uiteraard zal daarbij telkens de gelijkheid tussen de gegadigden worden gerespecteerd. Tussen de eerste en tweede gespreksronde krijgt de Deelnemer de mogelijkheid om de Dialoogproducten schriftelijk aan te vullen, te verfijnen en/of bij te sturen zodat zij in hun volledigheid kunnen worden gepresenteerd op de tweede gespreksronde. Na de afronding van de gespreksrondes zal de Aanbestedende Overheid een dialoogverslag opstellen houdende het resultaat van de gehele Dialoog (eind maart-begin april 2017).

14 Pagina 14 van 16 In het dialoogverslag motiveert de Aanbestedende Overheid de keuze voor de door haar gekozen oplossing(en) die door de Deelnemers werden aangebracht. De Aanbestedende Overheid deelt na afloop van de Dialoog de gemotiveerde beslissing mee aan alle Deelnemers, ook aan die van wie de oplossingen niet zijn gekozen Offertes De Aanbestedende Overheid zal op basis van de tijdens de Dialoog voorgestelde weerhouden oplossingen een Definitief Beschrijvend Document opstellen (april 2017). Dit document formuleert bestekmatige eisen die als grondslag gelden voor het indienen van de Offerte door de gegadigden die op dat ogenblik deelnemen aan de procedure (d.w.z. de gegadigden van wie minstens één oplossing weerhouden werd). De gegadigden waarvan een of meer oplossingen werden weerhouden worden uitgenodigd tot het indienen van een Offerte (juni 2017), nadat de Deelnemers waarvan de oplossing(en) niet werd(en) gekozen, op de hoogte zijn gebracht van de gemotiveerde beslissing waarbij hun oplossing(en) niet zijn gekozen. Bij akkoord tussen de gegadigden om de tijdens de Dialoog weerhouden oplossingen bekend te maken, kan de Aanbestedende Overheid één Definitief Beschrijvend Document opmaken dat de weerhouden oplossingen bundelt tot één gemeenschappelijke oplossing die voldoet aan de behoeften en eisen van de Aanbestedende Overheid. Bij afwezigheid van een akkoord, dient iedere gegadigde een eindofferte in te dienen op basis van zijn eigen voorgestelde oplossingen tijdens de Dialoog. Op grond van de aan- of afwezigheid van een akkoord tussen de gegadigden om de weerhouden oplossingen bekend te maken zal door de Aanbestedende Overheid worden beslist of er een Definitief Beschrijvend Document zal worden opgemaakt met een gemeenschappelijke oplossing (aanwezigheid van een akkoord) dan wel met afzonderlijke bijlagen per gegadigde die op dat ogenblik deelneemt aan de procedure. In het kader van de beoordeling van Offertes zullen de volgende gunningcriteria gelden:

15 Pagina 15 van 16 Criterium Inhoud Toelichting Kwaliteitscriterium (40) Prijscriterium (40) Projectaanpak (20) Architecturale kwaliteit van het maatschappelijk vastgoed (15) Gebruiksvriendelijkheid van het maatschappelijk vastgoed (10) Stedenbouwkundige inpasbaarheid van het maatschappelijk vastgoed en inpasbaarheid in het bestaande stedelijke weefsel (15) Prijs maatschappelijk vastgoed (40) Degelijkheid van de voorgestelde financiële en juridische modellen, incl. (garanties inzake) tijdige realisatie (20) Er wordt rekening gehouden met de mate waarin het nieuwe project in dialoog treedt met de omgeving door vorm en verhoudingen, variatie, harmonie, beeldkwaliteit, functionaliteit, materiaalkeuze, enz., de belevingswaarde, de uitstraling en de kwaliteit van de binnen- en buitenruimtes. Er wordt ook rekening gehouden met de toekomstwaarde: beoordeling naar duurzaamheid, flexibiliteit, ecologie, innovatieve aanpak, enzovoort. Er wordt nagegaan in welke mate het project een efficiënt functioneel gebruik toelaat en vlot toegankelijk is voor elke gebruiker. Hier worden volgende zaken nagegaan: - Omgevingswaarde: de mate waarin het globale project integreert in zijn omgeving, evenals de kwaliteit van de open ruimte en de uitstraling ten opzichte van het groter geheel. - Stedenbouwkundige inplanting van het project: de mate waarin het project symbool staat voor de hedendaagse en duurzame ruimtelijke ontwikkeling en beantwoordt aan het specifieke karakter van de buurt. De globale kostprijs van het maatschappelijk vastgoed (rekening houdend met de evt. integratie van maintenance-aspecten en mogelijke alternatieve financieringsmodellen). De Aanbestedende Overheid zal de robuustheid van de onderliggende financieringsvoorzieningen of -afspraken beoordelen om het risicogehalte van de verschillende Offertes in te schatten. Hiervoor zal de Opdrachtgever een beoordeling maken van de assumpties en de risico's zoals deze redelijkerwijs kunnen worden afgeleid uit verschillende documenten die de inschrijver met zijn Offerte zal voorleggen ter ondersteuning van zijn financieringsverplichting. Hierbij zal ook aandacht worden geschonken aan de transparantie van de financiële inschattingen met betrekking tot elk deelaspect van de ontwikkeling. Het onderdeel juridische modellen betreft de nauwkeurigheid en de robuustheid waarmee het voorstel van juridische oplossing is geformuleerd. Bij het onderdeel tijdige realisatie wordt zowel rekening gehouden met de vooropgestelde uitvoeringstermijnen voor alle onderdelen van de ontwikkeling als met de garanties die ter zake worden geboden.

16 Pagina 16 van Gunning De Aanbestedende Overheid beoordeelt de eindoffertes aan de hand van de gunningscriteria en kiest de economisch meest voordelige inschrijver (oktober-november 2017). Vervolgens deelt zij deze gemotiveerde beslissing mee aan iedere inschrijver die een Offerte heeft ingediend. De Aanbestedende Overheid kan na het nemen van de gunningsbeslissing verzoeken om bepaalde aspecten van de weerhouden Offerte te verduidelijken of om bepaalde in de Offerte vervatte verbintenissen te bevestigen. De inhoudelijke aspecten van de Offerte en van de oproep tot mededinging dienen daarbij wel ongewijzigd te blijven. De Opdracht wordt gesloten door de ondertekening van een overeenkomst tussen de Aanbestedende Overheid en de aangeduide economisch meest voordelige inschrijver. De overeenkomst mag niet gesloten worden voor het verstrijken van een termijn van 15 dagen nadat de gemotiveerde gunningsbeslissing is verzonden naar de niet-gekozen inschrijvers. Wanneer binnen deze termijn van 15 dagen een vordering tot schorsing van de uitvoering van de gunningsbeslissing wordt ingesteld, mag de opdracht niet worden gesloten voordat de verhaalinstantie uitspraak heeft gedaan over de vordering tot schorsing. 4. BIJLAGE - Projectdefinitie - Collegebesluit nr van 29 september 2016 houdende de goedkeuring van de samenstelling van de expertenjury in kader van het voeren van een concurrentiedialoog voor het multifunctionele bouwproject op de Gallaitsite in Schaarbeek Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het initieel beschrijvend document in het kader van de concurrentiedialoog voor de ontwikkeling van het multifunctioneel bouwproject op de Gallaitsite in Schaarbeek nr van De collegeleden, Bianca DEBAETS Pascal SMET Guy VANHENGEL