DE REALISATIE VAN EEN VASTGOEDPROJECT BETREFFENDE GEBIEDSONTWIKKELING MIDDELS PUBLIEK PRIVATE SAMENWERKING - BIJZONDER BESTEK -

Transcriptie

1 DE REALISATIE VAN EEN VASTGOEDPROJECT BETREFFENDE GEBIEDSONTWIKKELING MIDDELS PUBLIEK PRIVATE SAMENWERKING - BIJZONDER BESTEK - - ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING -

2 Inhoudsopgave DEEL 1: ALGEMENE BEPALINGEN Leeswijzer Vragen betreffende de draagwijdte van het Bijzonder Bestek Definities Aanbestedende Overheid Voorwerp van de opdracht Gunningswijze Toepasselijke wetgeving Kandidaatstellingsdossiers Aanvullingen, wijzigingen en verfijningen van het Bijzonder Bestek Afwijzing van aansprakelijkheid... 9 DEEL 2: GEDETAILLEERDE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Programma van eisen (publiek vastgoed) Maatschappelijke randvoorwaarden publiek vastgoed Stedenbouwkundige randvoorwaarden publiek vastgoed Technische randvoorwaarden publiek vastgoed Juridische randvoorwaarden publiek vastgoed Programma van eisen (privaat vastgoed) Maatschappelijke randvoorwaarden privaat vastgoed Stedenbouwkundige randvoorwaarden privaat vastgoed Technische randvoorwaarden privaat vastgoed Juridische randvoorwaarden privaat vastgoed DEEL 3: VERLOOP VAN DE ONDERHANDELINGSPROCEDURE VANAF DE SELECTIE Uitnodiging tot het indienen van een offerte Mogelijkheid tot een Verzoek tot Toelichting Indienen van de offerte Fase 1 van de onderhandelingen: beoordeling van de offertes Fase 2 van de onderhandelingen: mondelinge toelichting van de offertes Fase 3 van de onderhandelingen: onderhandelingen over de inhoud van de offertes Fase 4 van de onderhandelingen: indienen van een BAFO Fase 5 van de onderhandelingen: contractbespreking en gunning Contractsluiting Timing Afbreken van de onderhandelingsprocedure DEEL 4: GUNNINGSCRITERIA EN GUNNINGSMETHODIEK Gunningcriteria Toelichting bij de gunningcriteria De prijs De prijs voor het ontwerp en de bouw van het publieke vastgoed De prijs voor de aankoop van de projectzone De stedenbouwkundige en architecturale kwaliteit Projectaanpak ( = ontwikkelingsvisie) Beoordelingscommissie Eindversie 2

3 DEEL 5: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN INZAKE DE INDIENING VAN OFFERTES De opmaak en indiening van de offertes Plaats, dag en uur van de indiening der offertes Gestanddoeningstermijn DEEL 6: WEDERZIJDSE VERBINTENISSEN TIJDENS DE ONDERHANDELINGS- PROCEDURE Instemming met de procedure Communicatie Taalgebruik Onderzoek regelmatigheid en volledigheid DEEL 7: BIJLAGEN DEEL 8: OFFERTEFORMULIER Eindversie 3

4 DEEEELL 11: : AALL GGEEMEENEE BB EEPP AALL IINGGEEN Leeswijzer Voorliggend Bijzonder Bestek geeft toelichting bij de gunningsprocedure om te komen tot een vorm van publiek-private samenwerking voor de (her-)ontwikkeling van het gebied [...] dat is gelegen te [...]. Dit Bijzonder Bestek bevat een beschrijving van de procedure en de regels die gelden voor de periode vanaf de uitnodiging van de Gegadigden (dit zijn de geselecteerde Kandidaten) tot en met de gunning van de Opdracht en de contractsluiting. Het Bijzonder Bestek bevat tevens informatie over de wijze waarop de offertes dienen opgemaakt en ingediend te worden. Het Bijzonder Bestek bestaat uit de volgende onderdelen: Deel 1: algemene bepalingen Deel 2: gedetailleerde omschrijving van de Opdracht Deel 3: verloop van de onderhandelingsprocedure Deel 4: gunningscriteria en de gunningsmethodiek Deel 5: administratieve bepalingen betreffende de indiening van de offertes Deel 6: wederzijdse verbintenissen tijdens de onderhandelingsprocedure Deel 7: bijlagen Deel 8: offerteformulier Het Bijzonder Bestek wordt uitsluitend verstrekt onder de in dit document genoemde voorwaarden. Het Bijzonder Bestek is enkel uitgegeven om de Gegadigden de kans te bieden een offerte in te dienen voor deze Opdracht. Elk ander gebruik van het Bijzonder Bestek is strikt verboden, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toelating van de Aanbestedende Overheid. Alle informatie die het Bijzonder Bestek bevat, is vertrouwelijk en mag op geen enkel ogenblik verspreid worden zonder uitdrukkelijke toelating van de Aanbestedende Overheid Vragen betreffende de draagwijdte van het Bijzonder Bestek Indien het Bijzonder Bestek volgens een Gegadigde onduidelijkheden of onjuistheden zou bevatten, dient deze partij dit middels een aangetekend schrijven kenbaar te maken aan de Aanbestedende Overheid in een Verzoek tot Toelichting. Het Verzoek tot Toelichting dient gericht te worden aan de contactpersoon van de Aanbestedende Overheid en daar toe te komen uiterlijk 20 kalenderdagen voorafgaand aan de uiterste datum voor de indiening van de offertes. Een Verzoek tot Toelichting dat ontvangen wordt na deze datum is steeds onontvankelijk en zal dus niet meer beantwoord worden. Enkel vragen of opmerkingen die een algemene draagwijdte hebben, en die tot een verdere verduidelijking van de bepalingen van het Bijzonder Bestek aanleiding kunnen geven, zullen door de Aanbestedende Overheid worden beantwoord. Eindversie 4

5 Vragen of opmerkingen die verder gaan dan een algemene inhoudelijke verduidelijking of een suggestie tot rechtzetting van een onjuistheid, of opmerkingen die al een zeker bilateraal overleg of onderhandeling zouden impliceren aangaande de voorwaarden van de Opdracht, worden niet beantwoord door de Aanbestedende Overheid. De Aanbestedende Overheid beschikt ter zake over een discretionaire beoordelingsbevoegdheid. De Aanbestedende Overheid zal het Verzoek tot Toelichting nauwkeurig onderzoeken en het antwoord samen met de vragen of opmerkingen (die letterlijk worden hernomen, zij het op geanonimiseerde wijze) op schrift stellen in een Nota van Toelichting die vervolgens gelijktijdig aan alle Gegadigden wordt overgemaakt en dit uiterlijk op de 10 de dag voorafgaand aan de uiterste datum voor de indiening van de offertes. De Nota van Toelichting maakt integraal deel uit van het Bijzonder Bestek. Het niet ontvangen van een Verzoek tot Toelichting binnen de vooropgestelde termijn wordt aanzien als de uitdrukkelijke bevestiging vanwege de Gegadigde dat het Bijzonder Bestek geen enkele onduidelijkheid of onjuistheid bevat. Onduidelijkheden of onjuistheden opgemerkt na de indiening van de offerte, en niet eerder kenbaar gemaakt in het bedoelde Verzoek tot Toelichting, blijven in ieder geval buiten beschouwing bij de beoordeling van de offertes Definities In het Bijzonder Bestek hebben de hierna opgesomde begrippen de volgende inhoud: Aanbestedende Overheid: [...] Selectieleidraad: De Selectieleidraad bevat de administratieve procedure en de selectiecriteria met het oog op de selectie van de Gegadigden. Bijzonder Bestek: Onderhavig document. Het Bijzonder Bestek bevat de administratieve procedure (in het bijzonder de gunningscriteria) met het oog op de toewijzing van de Opdracht alsook de voorwaarden die zullen gelden voor de uitvoering van de Opdracht. Het omvat eveneens een gedetailleerde omschrijving van het verplichte en/of optionele programma van eisen en een ontwerp van publiek-private samenwerkingsovereenkomst. Kandidaat: Het basisteam van natuurlijke en/of rechtspersonen dat op grond van de Selectieleidraad een kandidatuur indient. Dit basisteam bestaat uit minstens: (1) één Projectontwikkelaar en (2) één Ontwerper. Beide begrippen worden hierna omschreven. Eindversie 5

6 Projectontwikkelaar: De Projectontwikkelaar is een natuurlijke persoon of rechtspersoon. Zijn professionele hoofdactiviteit bestaat in het ontwikkelen van private vastgoedprojecten op eigen risico. Ontwerper: De Ontwerper is een architect die is ingeschreven op de lijst van architecten van de Belgische Orde van Architecten (of elke gelijkwaardige kwalificatie wat buitenlandse architecten betreft) en die al dan niet wordt bijgestaan door een studiebureau. Gegadigde: Elke geselecteerde Kandidaat die aansluitend op zijn selectie, de kans krijgt om een offerte in te dienen op grond van het aan hem overgemaakte Bijzonder Bestek. Inschrijver: Elke Gegadigde die effectief een offerte indient die voldoet aan de vereisten van het Bijzonder Bestek. Opdrachtnemer: De Inschrijver die na de gunning van de Opdracht de private partner zal zijn van de Aanbestedende Overheid en die belast wordt met de integrale uitvoering van de Opdracht. Projectvennootschap: De Opdrachtnemer die na de gunning overgaat tot de oprichting van een specifieke Projectvennootschap onder de vorm van een naamloze vennootschap. Het doel van deze Projectvennootschap betreft enkel de uitvoering van de Opdracht. Aangewezen Onderaannemer: De derde rechtspersoon of natuurlijke persoon die deel uitmaakt van de kandidatuur, doch die niet hoofdelijk aansprakelijkheid is, en die door de Opdrachtnemer met zekerheid zal worden ingeschakeld bij de uitvoering van de Opdracht. Zijn financiële, technische en/of economische geschiktheid kan mee in overweging worden genomen bij de toetsing van de in de Selectieleidraad opgenomen selectiecriteria. Wet Overheidsopdrachten: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S., 22 januari 1994), en latere wijzigingen en aanvullingen. Eindversie 6

7 1.4. Aanbestedende Overheid De gemeente [...] Contactgegevens: dienst: [...] contactpersoon & functie: [...] adres: [...] tel: [...] fax: [...] [...] Alle correspondentie over dit Bijzonder Bestek dient gericht te worden aan de hierboven genoemde contactpersoon Voorwerp van de opdracht De (her)ontwikkeling van het gebied [...]. [Indien het een project betreft met louter privaat vastgoed op de gemeentelijke gronden] Hieronder wordt verstaan het conceptueel ontwikkelen, het ontwerpen, het financieren, het bouwen, het commercialiseren en het te gelde maken (verkopen, verhuren,...) van het vastgoedproject dat wordt gerealiseerd in het gebied [...] dat heden eigendom is van de Aanbestedende Overheid. [Indien het een gemengd project betreft met publiek vastgoed en privaat vastgoed op de gemeentelijke gronden] Hieronder wordt verstaan: - [het conceptueel ontwikkelen], [het ontwerpen], [het financieren] en het bouwen van het publiek vastgoedproject - conform de algemene aannemingsvoorwaarden - dat wordt gerealiseerd in het gebied [...] dat heden eigendom is van de Aanbestedende Overheid; EN - het conceptueel ontwikkelen, het ontwerpen, het financieren, het bouwen, het commercialiseren en het te gelde maken (verkopen, verhuren,...) van het privaat vastgoedproject dat wordt gerealiseerd in het gebied [...] dat heden eigendom is van de Aanbestedende Overheid. Deze herontwikkeling wordt gerealiseerd in samenspraak met de Aanbestedende Overheid volgens de principes van een publiek-private samenwerking waarvan de modaliteiten worden toegelicht in onderhavig bestek. Eindversie 7

8 1.6. Gunningswijze De Opdracht wordt gegund door middel van een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, zoals bedoeld in artikel 17, 3, 2 van Wet Overheidsopdrachten, aangezien het gaat om werken en diensten waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen. Het gebruik van de onderhandelingsprocedure is in casu aangewezen om te komen tot een vorm van publiek-private samenwerking. De Aanbestedende Overheid wil aan de Gegadigden immers de kans bieden om een eigen creatieve invulling te geven aan de Opdracht, waarbij de eigen kennis en ervaring van de Opdrachtnemer maximaal aan bod kan komen. Precies deze gewenste creatieve en originele input vanwege de Gegadigden verhinderen de Aanbestedende Overheid om op voorhand een globale prijs of een precieze omschrijving van de modaliteiten van de samenwerking vast te stellen. [een bijkomende specifieke motivatie in functie van de concrete opdracht is aangewezen] 1.7. Toepasselijke wetgeving Voor zover er niet van afgeweken wordt door de onderhavige bestuurlijke voorwaarden of in het kader van de onderhandelingen of de contractvorming zijn op deze Opdracht van toepassing: 1. De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige Opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen en aanvullingen; 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; 3. [In zoverre de Opdracht betrekking heeft op de realisatie van publiek vastgoed]: Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage: algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. [Per opdracht zal moeten worden nagegaan of het al dan niet opportuun is om af te wijken van de algemene aannemingsvoorwaarden en worden gemotiveerd waarom precies wordt afgeweken van de wettelijke algemene aannemingsvoorwaarden]. 4. De Belgische wetgeving alsook de normen uitgegeven door het Belgisch Instituut voor Normalisatie Kandidaatstellingsdossiers Met het oog op de selectie van de Gegadigden werd onderhavige Opdracht aangekondigd in het Europees Publicatieblad van [...] en het Bulletin der Aanbestedingen van [...]. Tevens werd aan de geïnteresseerden een Selectieleidraad overgemaakt. Eindversie 8

9 Alle in het kader van de selectie verschafte informatie wordt definitief vervangen door onderhavig Bijzonder Bestek. De Gegadigden kunnen zich bijgevolg niet meer beroepen op de informatie uit het selectiedossier of de aankondiging, behoudens in zoverre deze informatie betrekking had op de uitsluitingsgronden en selectievoorwaarden, die onverkort blijven gelden gedurende de volledige duur van de onderhandelingsprocedure. De Aanbestedende Overheid kan bijgevolg wat de uitsluitingsgronden en de selectievoorwaarden betreft blijven onderzoeken of de Gegadigden nog steeds voldoen aan deze eisen. Indien zou blijken dat een Gegadigde zou terechtkomen in een situatie waarbij niet langer voldaan kan worden aan deze eisen, kan de Aanbestedende Overheid in dergelijke omstandigheden vooralsnog op gemotiveerde wijze besluiten dat de Gegadigde moet worden uitgesloten Aanvullingen, wijzigingen en verfijningen van het Bijzonder Bestek De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om onderhavig Bijzonder Bestek aan te vullen, te wijzigen of te verfijnen indien op grond van objectieve elementen zou blijken dat dit noodzakelijk of opportuun zal zijn in functie van de optimalisatie of vlotte realisatie van de Opdracht. De Aanbestedende Overheid zal er hierbij steeds over waken dat dergelijke aanvullingen, wijzigingen of verfijningen van het Bijzonder Bestek op geen enkele wijze de gelijke behandeling van de Gegadigden in het gedrang zullen brengen. De Gegadigden zullen bijgevolg ook steeds gelijktijdig per aangetekend schrijven of per mail (met ontvangstbevestiging) op de hoogte gesteld worden van dergelijke aanvullingen, wijzigingen of verfijningen. De aanvullingen, wijzigingen of verfijningen kunnen nooit aanleiding geven tot een recht op (schade)vergoeding of enige andere aanspraak in hoofde van de Gegadigden Afwijzing van aansprakelijkheid Het Bijzonder bestek (inclusief mogelijke aanvullingen, wijzigingen en verfijningen) kan nooit worden aanzien als een advies of een aanmoediging ten aanzien van de Gegadigden om een offerte in te dienen. Alle informatie wordt slechts ter beschikking gesteld van de Gegadigden die geacht worden over de nodige bekwaamheid en ervaring te beschikken om alle consequenties en risico s, die inherent zijn verbonden aan de realisatie van een vastgoedproject, correct in te schatten en de in de documenten ter beschikking gestelde informatie integraal te begrijpen. Het staat de Gegadigden hierbij vrij al dan niet beroep te doen op externe gespecialiseerde adviseurs. De Gegadigden worden bijgevolg steeds geacht op autonome wijze een onafhankelijke analyse en inschatting te maken van alle ter beschikking gestelde informatie en waar nodig of opportuun de juistheid, volledigheid en actuele accuraatheid van de informatie zelf te controleren. Eindversie 9

10 DEEEELL 22: : GGEEDEETTAAIILLLLEEEERRDEE OMSSCCHRRIIJJVVIINGG VVAAN DEE OPPDRRAACCHTT 2.1 Programma van eisen (publiek vastgoed) [Gedetailleerde omschrijving van de inhoud van dit programma van eisen Optie 1: de ontwerper is al aangeduid door de Aanbestedende Overheid: incorporatie van een klassieke opdracht voor werken in een pps onderhandelingsprocedure. In dit geval is het mogelijk om het uitgewerkt uitvoeringsdossier in te voegen, inclusief de meetstaat. Optie 1.1: bouw + financiering door private partner = promotieopdracht Optie 1.2: bouw door private partner = soort van aannemingsopdracht Optie 2: de ontwerper wordt aangeduid in het kader van de pps onderhandelingsprocedure: incorporatie van een uitgebreide promotieopdracht in de pps procedure Ontwerp + bouw door de private partner = design and built opdracht Ontwerp + bouw + financiering door private partner = promotieopdracht Ontwerp + bouw + financiering + onderhoud door de private partner = DBFM]. 2.2 Maatschappelijke randvoorwaarden publiek vastgoed [Omschrijving van de beoogde maatschappelijke meerwaarde van het pps project]. 2.3 Stedenbouwkundige randvoorwaarden publiek vastgoed [Bovenop het algemene bindende kader (RUP, bouwverordening,...), kunnen specifieke randvoorwaarden worden opgelegd in functie van de maatschappelijke stedenbouwkundige of architecturale kwaliteit of nog in functie van de specifieke bestemming van het overheidsgebouw (bakenfunctie, toegankelijkheid, prestige,...]. 2.4 Technische randvoorwaarden publiek vastgoed [Het is aangewezen om het ambitieniveau inzake architectuur en technieken zo precies mogelijk te omschrijven. Hoe gedetailleerder deze omschrijving is hoe beter de offertes onderling vergelijkbaar zijn en des te objectiever de beoordeling kan worden gemaakt. Het is tevens aangewezen hierbij een onderscheid te maken tussen dwingende eisen waarvan niet mag worden afgeweken en eisen waarvan wel mag worden afgeweken indien het voorgestelde alternatief beter (lees goedkoper of duurzamer al naargelang het geval) is voor de overheid]. Eindversie 10

11 2.5 Juridische randvoorwaarden publiek vastgoed [Opsomming van de bepalingen inzake promotieopdrachten ingeval van optie 1.1 en optie 2. Opsomming van de algemene aannemingsvoorwaarden en uitdrukkelijke omschrijving van de inhoud en de motivatie met betrekking tot de bepalingen die afwijken van de algemene aannemingsvoorwaarden. Het contract tussen de Aanbestedende Overheid en de private partner voor wat betreft het publiek vastgoed bestaat uit de samenlezing van de desbetreffende besteksbepalingen en de offerte of BAFO. Het model van pps overeenkomst als bijlage heeft uitsluitend betrekking op het privaat vastgoed]. 2.6 Programma van eisen (privaat vastgoed) [Omschrijving van de gewenste inhoud van dit programma van eisen]. 2.7 Maatschappelijke randvoorwaarden privaat vastgoed [De regelgeving betreffende promotieopdrachten en de algemene aannemingsvoorwaarden zouden op het privaat vastgoed enkel van toepassing zijn indien hier uitdrukkelijk voor geopteerd wordt door de Aanbestedende Overheid. Het verdient aanbeveling hier enkel gebruik van te maken in weloverwogen uitzonderlijke omstandigheden]. 2.8 Stedenbouwkundige randvoorwaarden privaat vastgoed [Bovenop het algemene bindende kader (RUP, bouwverordening,...), kunnen specifieke randvoorwaarden worden opgelegd in functie van de maatschappelijke stedenbouwkundige of architecturale kwaliteit of ook in functie van de private belevingswaarde (privacy) in hoofde van de gebruikers]. 2.9 Technische randvoorwaarden privaat vastgoed [Het is aangewezen om het ambitieniveau inzake architectuur en technieken in hoofdlijnen te omschrijven. Een te gedetailleerde omschrijving beantwoordt wellicht niet aan de situatie op de vastgoedmarkt. Het is opportuun om de private partner op dit punt zoveel mogelijk vrijheid te geven ] Juridische randvoorwaarden privaat vastgoed [De juridische randvoorwaarden zijn afhankelijk van het juridisch pps concept: verkoop onder voorwaarden, erfpacht, vruchtgebruik, domeinconcessie,...]. Eindversie 11

12 DEEEELL 33: : VVEERRLLOOPP VVAAN DEE ONDEERRHAANDEELLIINGGSSPPRROCCEEDUURREE VVAANAAFF DEE SSEELLEECCTTIIEE De onderhandelingsprocedure bestaat vanaf de selectiebeslissing uit de volgende fasen: 3.1. Uitnodiging tot het indienen van een offerte De Gegadigden worden gelijktijdig op schriftelijke wijze uitgenodigd om een offerte in te dienen. Deze uitnodiging bevat als bijlage het Bijzonder Bestek Mogelijkheid tot een Verzoek tot Toelichting Zie hoger onder Indienen van de offerte Elke Gegadigde kan slechts één maal een offerte indienen. Het is niet toegelaten dat meerdere Gegadigden samen één offerte indienen Fase 1 van de onderhandelingen: beoordeling van de offertes Onderzoek naar de volledigheid en de formele regelmatigheid De offertes van de Inschrijvers worden in eerste instantie beoordeeld op hun volledigheid. Tegelijkertijd wordt geverifieerd of de offertes voldoen aan de gestelde eisen betreffende de formele regelmatigheid. Onverminderd de mogelijkheid voor de Aanbestedende Overheid om aanvullende gegevens op te vragen, kan een onvolledige offerte of een offerte die niet aan de formele eisen voldoet, worden geweerd Onderzoek naar het voldoen aan de minimale eisen. Vervolgens wordt onderzocht of de offertes voldoen aan de minimale eisen van het Bijzonder Bestek. De Aanbestedende Overheid kan ter verduidelijking of toelichting hiervan vragen stellen aan één of meerdere Inschrijvers. De offertes die afwijken van de minimale eisen kunnen worden uitgesloten, voor zover de Aanbestedende Overheid van oordeel is dat de offerte ingevolge de afwijking niet vergelijkbaar is met de andere offertes Beoordeling op grond van de gunningscriteria. De regelmatig bevonden offertes worden beoordeeld aan de hand van gunningcriteria ten einde één of meerdere Inschrijver(s) uit te nodigen voor de onderhandelingen. Eindversie 12

13 3.5 Fase 2 van de onderhandelingen: mondelinge toelichting van de offertes De Inschrijvers, die een volledige en formeel regelmatige offerte blijken te hebben ingediend die daarenboven voldoet aan de vooropgestelde minimale eisen, zullen worden uitgenodigd om de offerte mondeling toe te lichten, in de vorm en op de wijze zoals hierna bepaald. De Aanbestedende Overheid wijst er thans op dat deze mondelinge toelichting helemaal niet tot doel heeft wijzigingen aan de ingediende offerte aan te brengen. Plaats en tijdstip zullen ten gepaste tijde aan de desbetreffende Inschrijvers worden meegedeeld. Elke Inschrijver krijgt 60 minuten om zijn offerte toe te lichten. Elke Inschrijver is minstens gehouden om de hoofdlijnen weer te geven hoe de uitvoering van de Opdracht dient ingevuld te worden. De mondelinge toelichting mag ondersteund worden door audiovisuele hulpmiddelen. De toelichting gebeurt individueel per Inschrijver. Dit betekent dat de Inschrijvers de toelichting van de andere Inschrijvers niet mogen bijwonen. 3.6 Fase 3 van de onderhandelingen: onderhandelingen over de inhoud van de offertes In beginsel zullen de drie Inschrijvers wiens offerte het hoogst is gerangschikt op grond van de gunningscriteria worden uitgenodigd voor de eigenlijke onderhandelingen over de inhoud van de offertes met het oog op een eventuele verfijning en/of optimalisatie ervan. De Aanbestedende Overheid behoudt zich echter het recht voor om in behoorlijke gemotiveerde omstandigheden zoals (doch zonder hiertoe beperkt te zijn) een ex aequo of het verzekeren van een gepaste en effectieve mededinging in een volgende fase van de procedure in het licht van de beoordeling op grond van de gunningcriteria meer of minder dan drie Inschrijvers uit te nodigen voor deelname aan de eigenlijke onderhandelingen. In uitzonderlijke gevallen behoudt de Aanbestedende Overheid zich tevens het recht voor om rechtstreeks over te gaan tot de aanwijzing van de Inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend. In voorkomend geval behoudt de Aanbestedende Overheid zich het recht voor om hetzij de Opdracht toe te wijzen op grond van de ingediende offerte hetzij onderhandelingen op te starten met het oog op de contractvorming. Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de Aanbestedende Overheid. Het Bijzonder Bestek en de ingediende offerte fungeren steeds als leidraad bij het voeren van de onderhandelingen. Tijdens de onderhandelingen kan de Aanbestedende Overheid de Inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de offerte nader uit te werken, te verfijnen of te optimaliseren. In principe zullen de onderhandelingen echter niet tot gevolg kunnen hebben dat afbreuk kan worden gedaan aan de engagementen van de Inschrijver zoals die blijken uit diens offerte. De Aanbestedende Overheid behoudt zich echter het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, bepaalde voorwaarden van het Bijzonder bestek of het model van pps samenwerkingsovereenkomst te verfijnen of te wijzigen. De Aanbestedende Overheid zal hierbij steeds handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel. De wijzigingen zullen dan ook niet van dien aard mogen zijn dat de initiële beoordeling van de offertes niet langer zou gelden. Eindversie 13

14 3.7 Fase 4 van de onderhandelingen: indienen van een BAFO Ter afsluiting van de onderhandelingen dienen de overgebleven Inschrijvers uiteindelijk hun Best and final offer (BAFO) in bij de Aanbestedende Overheid. Het indienen van de BAFO vormt het sluitstuk van de onderhandelingen met meerdere Inschrijvers. De BAFO s zullen worden beoordeeld op grond van de gunningscriteria. 3.8 Fase 5 van de onderhandelingen: contractbespreking en gunning De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om met de Inschrijver die de voordeligste BAFO heeft ingediend nog finale contractbesprekingen aan te gaan. Het voornaamste doel van deze finale onderhandelingen zal erin bestaan de toekomstige rechten en verplichtingen in gemeen overleg op schriftelijke wijze vast te leggen in een publiek-private samenwerkingsovereenkomst. Indien de eventuele besprekingen om welke reden ook niet tot overeenstemming leiden, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor de besprekingen stop te zetten en de eerstvolgende gerangschikte Inschrijver voor de finale contractbesprekingen uit te nodigen. De Inschrijvers van wie de offerte als onregelmatig werd verworpen of niet werd beoordeeld als meest voordelige offerte/bafo, worden per aangetekend schrijven van de motieven van verwerping of van de gemotiveerde gunningsbeslissing op de hoogte gebracht, met opgave van de standstill termijn (die minimaal 15 dagen bedraagt, binnen die de Aanbestedende Overheid zeker niet tot contractsluiting zal overgaan, conform artikel 21bis Wet Overheidsopdrachten. 3.9 Contractsluiting De publiek-private samenwerking wordt juridisch verbindend van zodra de definitieve contractdocumenten zijn ondertekend. Tot op dat ogenblik is de Aanbestedende Overheid op geen enkele wijze gebonden. De Aanbestedende Overheid zal in dat verband ook rekening kunnen houden met de termijnen die gelden om administratieve en/of gerechtelijke procedures in te stellen, en, in voorkomend geval, het verloop van die procedures en de risico s die eruit voortvloeien. De Aanbestedende Overheid aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid indien aan de onderhandelingsprocedure geen gevolg wordt gegeven, bijvoorbeeld ten gevolge van beslissingen van andere overheden of (gerechtelijke) instanties Timing Gelet op de onvoorspelbaarheid van de duur en omvang van de onderhandelingen evenals de periode nodig voor de gemotiveerde beoordeling van de ingediende offertes/bafo s, acht de Aanbestedende Overheid zich niet gebonden door de termijnen die hierna worden aangegeven. Deze termijnen dienen, wat de Aanbestedende Overheid betreft, dan ook te worden beschouwd als streeftermijnen. Zelfs bij belangrijke afwijkingen van deze perioden zal in hoofde van de Inschrijvers geen enkel recht op schadevergoeding ontstaan. Eindversie 14

15 De Inschrijvers dienen anderzijds wel rekening te houden met het feit dat de hierna omschreven timing door de Aanbestedende Overheid effectief kan worden opgelegd en dus bindend kan zijn ten aanzien van de Inschrijvers. De indicatieve planning in functie van de organisatie van de onderhandelingsprocedure en de uitvoering van de Opdracht is de volgende: Indienen offertes: [...] Beoordeling van de offertes: [...] Onderhandelingen en indienen best and final offer (= BAFO): [...] Contractbesprekingen en gunning (fase 3): [...] Ondertekening van de pps samenwerkingsovereenkomst: [...] Ingebruikname publiek gedeelte van het Project: [...] Realisatie van het privaat gedeelte van het Project: [...] [OPTIE 3.10 Kostenvergoeding] Op voorwaarde dat tot effectieve gunning wordt overgegaan, kent de Aanbestedende Overheid aan elk van de Inschrijvers aan wie de Opdracht uiteindelijk niet wordt gegund een vergoeding voor gemaakte kosten toe: - X ter compensatie voor het opstellen van een offerte. - X ter compensatie voor het opstellen van een BAFO. Teneinde aanspraak te kunnen maken op deze kostenvergoeding, dienen zowel de Offerte, als de BAFO, als volledig, regelmatig en in overeenstemming met de minimale eisen zoals bepaald in dit bestek te zijn beoordeeld. Deze bijdragen in de kosten zullen worden betaald binnen de 60 dagen na de contractsluiting. Indien er echter een gerechtelijke procedure houdende vordering tot schorsing van de gunningsbeslissing wordt ingesteld, wordt de betaling van voormeld bedrag slechts opeisbaar vanaf het ogenblik dat de uitvoerbaarheid van de gunningbeslissing wordt bevestigd door afwijzing van het schorsingsverzoek. De aanbestedende overheid beschikt vanaf dat ogenblik over een periode van 60 dagen om tot betaling over te gaan Afbreken van de onderhandelingsprocedure De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor de onderhandelingsprocedure te allen tijde te beëindigen, bijvoorbeeld doch zonder dit recht tot dit geval te beperken indien redelijkerwijze geen kans bestaat dat door onderhandelingen tot overeenstemming kan worden gekomen. Het op gemotiveerde wijze afbreken van de procedure doet in hoofde van de Inschrijvers geen enkel recht op vergoeding of enige andere aanspraak ontstaan. Eindversie 15

16 DEEEELL 44: : GGUUNNIINGGSSCCRRIITTEERRIIAA EEN GGUUNNIINGGSSMEETTHODIIEEKK [Het is sterk aanbevolen om binnen de schoot van de aanbestedende overheid (met een politieke vertegenwoordiging en een vertegenwoordiging van interne of externe deskundigen allerhande) goed na te denken over de inhoud en de beoordelingswijze inzake de gunningscriteria. Het succes van de PPS valt grotendeels samen met een goede weloverwogen samenstelling van de gunningscriteria alsook de uitwerking ervan. De hierna opgenomen lijst van criteria is dan ook louter illustratief] 4.1 Gunningcriteria De beoordeling van de ingediende offertes (en BAFO s) zal gebeuren aan de hand van de volgende gunningscriteria: 1. De prijs (50%) De prijs voor de bouw van het publieke vastgoed] [De prijs voor de aankoop of vestiging van zakelijke rechten van de projectzone met het oog op de ontwikkeling en realisatie van privaat vastgoed] 2. [De stedenbouwkundige en architecturale kwaliteit] (30%) 3. [De projectaanpak] (20%) 4.2 Toelichting bij de gunningcriteria [Ingeval van een gemengd project] De prijs De prijs voor het ontwerp en de bouw van het publieke vastgoed De inschrijver geeft vooreerst aan wat de maximale forfaitaire bouwkost zal zijn. De opgegeven bouwkost wordt gemotiveerd aan de hand van een zo nauwkeurig mogelijke gedetailleerde meetstaat die wordt opgemaakt door de ontwerper. Hierbij worden tevens zo veel mogelijk relevante technische fiches gevoegd. De Inschrijver geeft in tweede instantie een forfaitaire prijs op voor de omgevingsaanleg binnen de projectsite. Ook deze kost wordt gemotiveerd aan de hand van een zo nauwkeurig mogelijke gedetailleerde meetstaat. De ontwerper geeft een ereloonpercentage op en de aannemer dient een offerte in, waarop dan het ereloon wordt berekend. Eindversie 16

17 De prijs voor de aankoop van de projectzone. (rechtstreekse verkoop aan eindbestemmeling is ook mogelijk) De gemeente wenst op een transparante wijze een vergelijking te maken van de grondprijs van de projectgronden die door elke Inschrijver aangegeven wordt in zijn offerte. Dit bod wordt concreet gemotiveerd door een waarde van de grond per bestemmingsfunctie en per netto m² op te geven (wonen, commerciële ruimte, kantoren,...) op grond van een berekening via de formule van de residuele grondwaarde. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het feit dat de gemeente de grond tijdens de bouwfase ter beschikking stelt middels een recht van opstal. De door de Gegadigde opgegeven waarde zal verbonden moeten worden aan een indexeringsformule waarvoor de Gegadigde een voorstel zal doen. De gemeente behoudt zich het recht voor om met de Gegadigden daarenboven te onderhandelen over het benefit sharing principe. Dit principe gaat uit van een mogelijke regeling waarbij de gemeente naar rato kan profiteren van een toekomstige waardeontwikkeling van het vastgoed en dus ook van grondwaarden die, al of niet via de residuele waardeberekening, bij gunning bepaald worden. De Gegadigde is vrij om hiervoor eventueel een voorstel te formuleren. Wijze van puntentoekenning voor wat betreft het prijscriterium De globale grondvergoeding voor de aankoop van de projectzone wordt in mindering gebracht van de kostprijs voor het ontwerp en de bouw van het publiek vastgoed. De Inschrijver met de laagste uitvoeringsprijs verkrijgt het maximum van het aantal te verdienen punten. De overige Inschrijvers verkrijgen een score die als volgt wordt berekend: maximaal te behalen aantal punten vermenigvuldigd met de uitvoeringsprijs van de laagste regelmatige inschrijver gedeeld door de eigen uitvoeringsprijs De stedenbouwkundige en architecturale kwaliteit De voorstellen zullen worden beoordeeld voor wat betreft hun stedenbouwkundige en architecturale kwaliteit. De Gegadigde dient aan de hand van een uitgewerkte visie zijn ideeën betreffende de interpretatie van het publieke en private eisenprogramma en de omzetting ervan naar een ontwerp duidelijk te maken. Dit dossier moet de Aanbestedende Overheid toelaten zich een duidelijk beeld te vormen van de kwaliteit van het project. De kwaliteit houdt in: Stedenbouwkundig concept: Omgevingswaarde: de mate waarin het project inpast en integreert in zijn omgeving, evenals de kwaliteit van de open ruimte en de publieke doorgang en de uitstraling van het groene karakter ten opzichte van het groter geheel. Stedenbouwkundige inplanting van het project: de mate waarin het project symbool staat voor de hedendaagse en duurzame ruimtelijke ontwikkeling en beantwoordt aan het specifieke karakter van de buurt. Eindversie 17

18 Architecturaal concept: Architecturale kwaliteit: de mate waarin het nieuwe project in dialoog treedt met de omgeving door vorm en verhoudingen, variatie, harmonie, beeldkwaliteit, functionaliteit, materiaalkeuze, enz., de belevingswaarde, de uitstraling en de kwaliteit van de binnen- en buitenruimtes. Toekomstwaarde: beoordeling naar duurzaamheid, flexibiliteit, ecologie, innovatieve aanpak, enzovoort. Functioneel concept: Functionele kwaliteit: de mate waarin het gebouw een efficiënt functioneel gebruik toelaat en vlot toegankelijk is voor elke bewoner of bezoeker. Functionele integratie: de mate waarin het publieke en private eisenprogramma goed op elkaar zijn afgestemd De zes voorgaande subcriteria zijn evenwaardig. De Ontwerper dient zijn visie op deze punten te omschrijven in een bondige en heldere nota. Deze visie dient verder minstens te worden geïllustreerd aan de hand van een duidelijk inrichtingsplan, een volumeschets (met aanduiding van de diverse functies en bijhorende oppervlakten) en een zeer rudimentair architecturaal schetsontwerp (doel: sfeerbeelden ). Bijkomend zijn ook andere illustraties toegelaten. In het kader van fase 2 van de onderhandelingen kan gevraagd worden om deze visie verder uit te werken in een architecturaal voorontwerp Projectaanpak (= Ontwikkelingsvisie) De Gegadigde dient de verschillende onderdelen van zijn organisatie en aanpak van de voorliggende Opdracht op transparante en bondige wijze te verduidelijken. Op beschrijvende wijze toont de Gegadigde zijn coördinerend vermogen en zijn visie over de integrale projectaanpak en de afstemming van de verschillende disciplines gedurende de verschillende levensfasen van het hele project. Hij bespreekt de randvoorwaarden en bespreekt wat de positieve gevolgen zijn van zijn aanpak, bijvoorbeeld op financieel, operationeel en ruimtelijk vlak. De voorkeur gaat naar een projectaanpak: Met een verregaande graad van gedetailleerdheid die maximaal onderbouwd is door objectieve en controleerbare informatie; Dat een duidelijke coherentie vertoont en in overeenstemming is met de randvoorwaarden en de andere verplichtingen opgelegd door dit Bijzonder Bestek; Dat de beste garanties en engagementen biedt dat het Project tijdig en conform de afspraken van de publiek-private samenwerkingsovereenkomst gerealiseerd kan worden; Met de meest verregaande afdwingbare juridische verbintenissen. Eindversie 18

19 4.3 Beoordelingscommissie De offertes worden voor wat hun regelmatigheid en beantwoording aan de gestelde gunningcriteria betreft, onderworpen aan het oordeel van een beoordelingscommissie. De leden van de beoordelingscommissie maken deel uit van de politieke en administratieve organen van de gemeente. Aan deze beoordelingscommissie kunnen derden worden toegevoegd die steeds een louter adviserende taak hebben. De beoordelingscommissie begeleidt tevens de onderhandelingen en stelt uiteindelijk een definitief gunningverslag op, zij adviseert de Aanbestedende Overheid betreffende de meest voordelige regelmatige offerte. Voor wat betreft het gunningscriterium stedenbouwkundige en architecturale kwaliteit kan bijkomend beroep gedaan op een ('externe ) jury van deskundigen die op autonome wijze een oordeel zullen vellen over dit gunningscriterium. Eindversie 19

20 DEEEELL 55: : AADMIINIISSTTRRAATTIIEEVVEE BBEEPPAALLIINGGEEN IINZZAAKKEE DEE IINDIIEENIINGG VVAAN OFFFFEERRTTEESS 5.1 De opmaak en indiening van de offertes De offerte dient in het Nederlands te zijn opgesteld. De offerte dient in VIER EXEMPLAREN (1 origineel en 3 duplicaten) onder definitief gesloten omslag te worden toegezonden naar de Aanbestedende Overheid of ter plaatse te worden overhandigd aan de voorzitter van de aanbestedingszitting overeenkomstig artikel 104 van het KB 08/01/1996. Op de enveloppe wordt verwezen naar de titel van de Opdracht. Bij voorkeur zijn de documenten losbladig gepresenteerd in ringmappen en worden ze voorzien van een doorgaande paginanummering. Tevens worden de documenten en nota s bij voorkeur in een map gescheiden door een tabblad. Elke map dient dan tevens te worden voorzien van een inhoudsopgave. Het is aangewezen om de tabbladen in te delen in functie van de gunningscriteria en dus minstens per gunningscriterium een afzonderlijk tabblad (met uitdrukkelijke vermelding van het gunningscriterium) te gebruiken. De termijn en de wijze van indienen van de BAFO zal in voorkomend geval meegedeeld worden aan de Inschrijvers die hiertoe worden uitgenodigd. 5.2 Plaats, dag en uur van de indiening der offertes De offerte moet uiterlijk op [...] vóór [...] ingediend worden op het volgende adres: [...]. 5.3 Gestanddoeningstermijn In afwijking van artikel 116 van het K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, wordt de termijn van zestig kalenderdagen gedurende die de Inschrijvers gebonden blijven door hun inschrijving op honderdtachtig (180) gebracht. Eindversie 20

21 DEEEELL 66: : WEEDEERRZZIIJJDSSEE VVEERRBBIINTTEENIISSSSEEN TTIIJJDEENSS DEE ONDEERRHAANDEELLIINGGSSPPRROCCEEDUURREE 6.1 Instemming met de procedure Door het indienen van een offerte aanvaarden de Inschrijvers de invulling van de onderhandelingsprocedure zoals deze hierboven beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn als ware het een voorcontract. Indien een Gegadigde in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen één week na ontvangst van het Bijzonder Bestek bekend te maken aan de Opdrachtgever met omschrijving van de redenen. 6.2 Communicatie Van de Gegadigden/Inschrijvers wordt geëist dat zij zich professioneel en integer gedragen en zich onthouden van alle lobbyactiviteiten bij de Opdrachtgever, de overheid of andere mogelijk betrokken instanties of personen. De Gegadigden/Inschrijvers zullen alle mondeling en schriftelijk verkregen informatie rond het Project strikt vertrouwelijk behandelen en ook niet aan derden meedelen. Onder derden wordt niet verstaan onderaannemers en leveranciers welke door de Gegadigden/ Inschrijvers worden ingeschakeld bij het maken van de offerte. Buiten het formeel georganiseerde overleg, zullen de vertegenwoordigers van de Gegadigden/Inschrijvers enerzijds en de vertegenwoordigers van de Opdrachtgever anderzijds met elkaar geen contacten onderhouden en/of informatie uitwisselen. 6.3 Taalgebruik De Gegadigde/Inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de Opdrachtgever. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de Aanbestedende Overheid een vertaling eisen. 6.4 Onderzoek regelmatigheid en volledigheid Na ontvangst van het Bijzonder Bestek en eventuele aanvullende stukken controleert elke Gegadigde de aan hem overhandigde stukken op hun volledigheid en regelmatigheid, inclusief de bijlagen en nota s. In het geval dat de Gegadigde in het bestek of in de aanvullende documenten zodanige vergissingen, onduidelijkheden of leemten vaststelt zal hij hieromtrent een verduidelijking vragen in een Verzoek tot Toelichting (zie hoger onder 1.2. van het Bijzonder Bestek). De Aanbestedende Overheid stelt met het Bijzonder Bestek de Gegadigden in kennis van alle bij hem bekende en beschikbare informatie. De Gegadigden/Inschrijvers zijn van hun kant verantwoordelijk voor het vergaren van alle overige informatie. Eindversie 21

22 DEEEELL 77: : BBIIJJLLAAGGEEN Eindversie 22

23 DEEEELL 88: : OFFFFEERRTTEEFFORRMUULLIIEERR GEMEENTE Offerteformulier voor de Opdracht, [...] De ondergetekende inschrijver(s) A. Projectontwikkelaar (= verplicht teamlid 1) Naam, voornamen Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats of Handelsnaam van de vennootschap Rechtsvorm Nationaliteit Maatschappelijke zetel Vertegenwoordigd door of Tijdelijke vereniging (waarvan allen hoofdelijk verbonden) Namen & voornamen Nationaliteiten Woonplaatsen Vertegenwoordigd door Telefoonnummer(s) Faxnummer(s) Beroeps- of Handelsregisternummer (1) BTW-nummer RSZ-nummer(s) Rekeningnummer bij PCR of financiële instelling B. Architect (verplicht teamlid 2) Naam, voornamen Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats of Handelsnaam van de vennootschap Rechtsvorm Nationaliteit Maatschappelijke zetel Vertegenwoordigd door Verbindt / verbinden zich tot de uitvoering van de Opdracht, vermeld in het bijzonder bestek [...] Bij deze offerte voegt hij / voegen zij alle informatie zoals gevraagd door het Bijzonder Bestek. Opgemaakt te [...] op [...]. De Inschrijver of gevolmachtigde(n) (handtekeningen) Projectontwikkelaar(s) Eindversie 23