Samenvatting - conclusies & management reflectie

Transcriptie

1 Samenvatting - conclusies & management reflectie Samenvatting en conclusies Stichting Lijn5 (in dit rapport verder Lijn5 genoemd) is specialist in de behandeling van kinderen, jongeren en jongvolwassenen met complex probleemgedrag dat verband houdt met LVB-problematiek. Deze behandeling wordt geboden binnen verschillende wettelijke kaders en financieringsvormen (Jeugdwet en WLZ). Daardoor is Lijn5 gehouden aan een aantal landelijke kwaliteitskaders, i.e. Kwaliteitskaders Jeugd en Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. Lijn5 heeft in 2017 bewust gekozen om met het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg (verder in dit rapport afgekort als: KKGZ) als instrument te gebruiken om de kwaliteit van zorg voor haar gehele cliëntengroep in beeld te brengen en te monitoren. Hoewel het KKGZ alleen van toepassing is op WLZ cliënten, heeft Lijn5 geen onderscheid willen maken op basis van financieringsvorm. Om te komen tot een kwaliteitsrapport dat een goed beeld geeft van de gehele organisatie, zijn medewerkers met verschillende functies betrokken geweest. Er is een projectgroep samengesteld waarin onder andere een gedragsdeskundige, medewerker opleidingen, teamregisseur, MDFT-therapeut, manager zorg, jeugdzorgwerker en beleidsmedewerkers zitting hebben genomen. Deze medewerkers hebben andere collega s betrokken om input te leveren, zodat een echt organisatie breed kwaliteitsrapport kon worden opgesteld. De projectgroep werd aangestuurd door de manager zorg. Het rapport is, naar aanleiding van feedback van in- en externe partijen, uitgewerkt aan de hand van de zeven thema s van het kwaliteitskader gehandicaptenzorg: 1. De kwaliteit van het zorgproces rond de individuele cliënt; 2. De ruimte die cliënten hebben op het gebied van eigen regie; 3. De ervaringen van cliënten; 4. Samenspel in zorg en ondersteuning; 5. Borging van veiligheid in zorg en ondersteuning; 6. Betrokken en vakbekwame medewerkers; 7. Geprioriteerde verbeteringen De worsteling van de gemeenten om de transformatie jeugdzorg vorm te geven, heeft voor Lijn5 een blijvend dynamische verhouding met haar omgeving gecreëerd. Tot 2018 heeft dat onder andere geresulteerd in een ingrijpende reorganisatie. In 2018 is weer gestart met de opbouw van de organisatie in het nieuwe jeugdzorglandschap. Complicerende factor hierbij is dat tijdens de opbouw van de nieuwe organisatie, het inhoudelijk reorganiseren van het behandelaanbod dient te geschieden, terwijl de winkel open blijft. In 2018 heeft Lijn5 weer beter geleerd om zich daartoe te verhouden. Lijn5 streeft er naar zich zo te ontwikkelen, dat zij in 2030 geen residentiële zorg meer aan jongeren hoeft te bieden en eerder in beeld is om intensieve behandeling thuis en overdag te bieden, om residentiële opname te voorkomen. Deze omslag vraagt investering in eigen expertise en in samenwerking met netwerkpartners. Voor 2018 waren de pijlers dan ook:

2 1. Basis op orde 2. Inhoudelijke ontwikkeling 3. Deskundigheidsbevordering 4. Kwaliteitsbevordering 1. Basis op orde Tijdens de jaren van reorganisatie was er een groot verloop in de managementfuncties. Een aantal projecten is daardoor meermalen overgedragen en aan sommige onderwerpen is onvoldoende aandacht besteed. Alvorens je kan opbouwen, dient eerst het fundament weer sterk gemaakt te worden stond in het teken van basis op orde. Naast de inhoudelijke ontwikkeling en de aandacht voor deskundigheidsbevordering was het ook nodig om de systemen weer op orde te krijgen. Het ECD (elektronisch cliëntendossier) moest opgebouwd worden volgens de vereisten van de wet- en regelgeving en t.b.v. de verantwoording aan de financiers. Daarna kon pas ingezet worden op de ondersteunende mogelijkheden t.a.v. de inhoudelijke ontwikkelingen. Ten behoeve van het weer opbouwen van het sturend vermogen van de organisatie is veel aandacht gestoken in de ontwikkeling van de BI-tool van Lijn5, zodat het betrouwbare gegevens oplevert. 2. Inhoudelijke ontwikkeling Lijn5 draagt bij aan het verbeteren van kwaliteit van leven van de gezinnen die behandeling ontvangen. Alle in 2018 (verder) ontwikkelde interventies, gericht op de kwaliteit van het zorgproces, hebben als doel, een bijdrage te leveren aan betere behandeling voor jongere en gezin. Dit leidt weer tot verhoging van de kwaliteit van bestaan. In 2018 werkte Lijn5 aan 3 grote projecten t.a.v. die inhoudelijke ontwikkeling. In het proces aanmelding en intake is het gehele proces van aanmelding tot opname vast gelegd. Uitgangspunten voor dit proces zijn: voor elke cliënt wordt samen met die cliënt en zijn systeem de hulpvraag wordt vastgesteld, een behandelaanbod wordt geformuleerd en een regiebehandelaar wordt aangegeven, die het behandelplan samen met cliënt en systeem opstelt. De regie van de cliënt is hierbij een belangrijke insteek. In het proces methodische behandelcyclus vinden de behandelingen plaats aan de hand van dit behandelplan, dat elke 3 maanden wordt geëvalueerd met cliënt en systeem. Hierbij wordt zowel de voortgang van de behandeling besproken, als het evalueren van risico s (waaronder gezondheidsrisico s en veiligheidsrisico s), als ook de tevredenheid over de geboden behandeling. In de regio s Alkmaar, Utrecht en Driehuis Kennemerland zijn inmiddels, de binnen de methodische behandelcyclus afgesproken multidisciplinaire overleggen (MDO s) ingericht, waarbij de hulpverleners voorafgaand aan een evaluatie, gezamenlijk overleggen over de voortgang van de behandeling. Bij een MDO zijn alle bij de cliënt betrokken hulpverleners aanwezig. Dankzij de doorontwikkeling van Pluriform, het ECD, wordt het proces met dit systeem ondersteund. De stappen en items zijn in het ECD goed terug te vinden. Tijdens de uitvoering van de pilots in verschillende regio s, is een aantal aanpassingen in het ECD doorgevoerd. Via de BI-tool wordt informatie uit het ECD als managementinformatie gepresenteerd. Door evalueren van de gegevens en het zoeken naar de oorzaken voor die verschillen, wordt de betrouwbaarheid van de gegevens uit de BI-tool steeds groter.

3 In 2017 is gestart met het Expertisecentrum, dat in 2018 verder is vormgegeven en gepositioneerd. Het Expertisecentrum bestaat uit 5 gedragswetenschappers en 3 beleidsmedewerkers. Het heeft een belangrijke taak t.b.v. het doorontwikkelen, implementeren en borgen van de kwaliteit van de verschillende behandelvormen en de methodische behandelcyclus. In 2018 hebben experts van het expertisecentrum vanuit alle verschillende methodieken en behandelingen de huidige 10 behandelvormen samengesteld, die aansluiten op de ambities van Lijn5. De implementatie hiervan is in 2018 gestart en loopt door in Lijn5 streeft ernaar, om de 10 behandelvormen zo flexibel mogelijk in te zetten voor elke cliënt. Deze aanpak vereist naast een efficiënte manier van samenwerken, een overkoepelend denken, goede communicatie binnen- en tussen de teams van hulpverleners, en een brede kennis van de medewerkers over de verschillende behandelvormen. Vanuit de behoefte om de steeds vorm en inhoud te geven aan de missie wordt er door het expertisecentrum steeds kritisch gekeken naar behandelmethoden. Zo is het Waaiermodel ingevoerd en wordt er gewerkt met het competentiemodel en De Dialoog. Op een aantal behandelafdelingen wordt daarnaast gewerkt volgens het gedachtengoed van Non Violence Resistance en zijn medewerkers opgeleid in het toepassen van veilige fysieke technieken bij hevige agressie. Met dit laatste wordt tevens ingezet op het voorkomen of in ieder geval sterk verminderen van vrijheidsbeperkende maatregelen. 3. Deskundigheidsbevordering Vanaf 2017 is teamreflectie toegevoegd aan het reflectierepertoire voor de professionals van Lijn5. Deze vorm van reflectie kreeg in 2018 haar vervolg met reflectievragen rond met name de professionele beroepshouding. De medewerkers gaven aan dat de volgende zeven begrippen essentieel zijn voor professioneel handelen; Verdieping in en aansluiten bij de belevingswereld van de jongere; Integer handelen; Duidelijk zijn; Systeemgericht werken; Zelfreflectie; Blijven(d) leren; Transparant zijn in woord en handelen. De ervaringen rond de kwaliteit van het werk zijn in 2018 in kaart gebracht. Ook is er een cyclisch model ontwikkeld voor het begeleiden van de ontwikkeling van medewerkers - de zogenoemde ontwikkelcyclus. Medewerkers die werkzaam zijn binnen het primaire proces van Lijn5 beschikken veelal over een relevante HBO of WO-diploma. De organisatie heeft zicht op de stand van zaken rond registraties en EVC-trajecten. Meer dan 75% van de medewerkers is SKJ-geregistreerd. Binnen Lijn5 is veel aandacht voor scholing en ontwikkeling. Algemene en specifieke verdiepings-opleidingseisen zijn gekoppeld aan diensten en functies en leiden tot een individueel opleidingsplan, dat wordt ondersteund door een digitale leeromgeving. 4. Kwaliteitsbevordering Handboek op orde Door de jaren heen zijn in het kwaliteitshandboek zoveel documenten terecht gekomen dat de gebruiker door de bomen het bos niet meer zag. In 2017 en 2018 is het schonen van het handboek ter had genomen. Na deze grote schoonmaak die resulteerde in het verwijderen van meer honderden documenten die verouderd waren, niet meer toegepast werden, of totaal niet in een kwaliteitshandboek thuishoorden. Vervolgens is een beleidsvoorstel geformuleerd over de vormgeving en beheer van het kwaliteitshandboek, die beter passen bij de missie en visie

4 van Lijn5, bij de eisen van de HKZ zorg en welzijn en bij het laagdrempelig toegankelijk maken van het kwaliteitshandboek. Het handboek zal in 2019 volgens deze wijze opgebouwd en onderhouden worden. Tevens zal in 2019 het lerend vermogen weer stevig verankerd gaan worden in de organisatie. Veiligheid Lijn5 streeft een positieve veiligheidscultuur na, waarin medewerkers zich bewust zijn van de risico s van hun eigen handelen en zich vrij voelen om elkaar aan te spreken. In 2018 is onder andere als ondersteuning hiervan, een nieuwe gedragscode voor medewerkers vastgesteld. Lijn5 kent diverse commissies en functionarissen die bijdragen aan de veiligheid voor cliënt en medewerker te weten: de commissie incidenten, meldcommissie seksueel misbruik, BOPZ-commissie, commissie veilig en gezond werken, team collegiale opvang, adviesgroep datalekken, cliëntenvertrouwenspersoon/ klachtenfunctionaris cliënten, medewerkersvertrouwenspersoon/ klachtenfunctionaris medewerkers, preventiemedewerker. Ieder monitort en bewaakt een of meerdere aspecten van veiligheid. De BHV/ontruimings-trainingen zijn in 2018 en 2019 gepland en worden gehouden op de zorglocaties. Tevens zijn in 2018 de ontruimingsplannen geactualiseerd. De trainingen worden periodiek herhaald. Oefeningen worden digitaal vastgelegd, zodat er overzicht is over de uitgevoerde oefeningen en bevindingen. Op cliëntniveau hanteert Lijn5 naast de meldcode de volgende veiligheidsinstrumenten: Verschillende veiligheidslijsten, de RIS (risico-inventarisatie seksueel misbruik) en Risicofactoren behandeling. Met betrekking tot het gebruik van medicatie hebben de medewerkers de opleiding basis medicatie en kinder- en jeugdmedicatie van het IVM aangeboden gekregen.

5 Managementreflectie Bevindingen en Verbetermaatregelen Stand van zaken verbeteracties kwaliteitskader 2017 De verbetermaatregelen vanuit het kwaliteitskader 2017 hebben geleid tot een 5-tal grote projecten in Dit waren: Proces aanmelding en intake Proces methodische behandelcyclus Vormgeving ECD zodat het ondersteunend is aan de beide processen Verder vormgeven van de BI-tool voor het optimaliseren van de managementinformatie Vormgeven en inrichten van het Expertisecentrum t.b.v. het doorontwikkelen, implementeren en borgen van de kwaliteit van de verschillende behandelvormen en de methodische behandelcyclus. Bevinding: De verbetermaatregelen vanuit het kwaliteitskader 2017 bleken zodanig van omvang dat ze doorlopen tot in In 2018 hebben de inspanningen t.a.v. deze 5 projecten voornamelijk gelegen in de vormgeving, en de uitwerking van de projecten en zijn pilots gestart. In 2019 wordt de focus gelegd op implementatie, borging en bijstelling van deze 5 projecten. Maatregel: Aandachtspunt voor dit kwaliteitskader 2018 is om maatregelen te formuleren die: In lijn zijn met de verbeteracties die vanuit 2017 zijn opgesteld en van 2018 doorlopen in In lijn zijn met de organisatiedoelen vanuit het jaarplan 2019, en die doelen zelfs versterken of aanscherpen. Of die dusdanig kritisch zijn dat ze so wie so opgepakt moeten worden. De kwaliteit van het zorgproces rond de individuele cliënt. Bevinding: De drie projecten proces aanmelding en intake, proces methodische behandelcyclus en ECD hebben in 2018 de volle aandacht gekregen. Waarbij door de ontwikkelingen in de beide processen, in het ECD dusdanige aanpassingen werden opgenomen, dat het ondersteunend is aan deze processen. Dit bleek meer werk te zijn dan in eerste instantie was ingeschat. In 2018 zijn pilots ingericht om de processen te optimaliseren. In 2019 wordt de Lijn5-brede implementatie opgepakt. Maatregel: Doorpakken op verbetermaatregelen 2017, door met behulp van de deskundigen van het expertisecentrum implementeren van de uitgewerkte processen Aanmelding en intake en de methodische behandelcyclus in heel Lijn5. De ruimte die cliënten hebben op het gebied van eigen regie. Bevinding: De vrijheid beperkende maatregelen die ingezet worden lopen steeds verder terug. Lijn5 wil die trend voortzetten.

6 Maatregel: In 2019 worden de oorzaken van de grote afname van vrijheid beperkende maatregelen onderzocht. Tevens wordt onderzocht of het mogelijk is om bijna incidenten meetbaar te maken. Het doel hiervan is om te ontdekken welke interventies effect hebben op het voorkomen van vrijheidsbeperking. Dit wordt tevens gebruikt voor de voorbereiding op de wet Zorg en Dwang. (WZD) Zeggenschap jongeren op locatieniveau Bevinding: Het blijft moeilijk om meer ouders te betrekken bij de cliëntenraad. Ook is het niet eenvoudig gebleken om daadwerkelijk in gesprek te komen met jongeren. Meer dan de helft van de jongeren en hun ouders wordt ambulant behandeld/begeleid. Voor hen lijkt inspraak en medezeggenschap over de Lijn5-organisatie geen toegevoegde waarde te hebben. Maatregel: Daar Lijn5 in de toekomst steeds meer ambulant zal werken is het van belang om samen met de cliëntenraad na te denken over een andere wijze van cliëntenparticipatie. De ervaringen van cliënten Bevinding: Cliënttevredenheid onderzoek en de exitvragenlijst hebben een zeer lage respons Maatregel: Meten van cliënttevredenheid is onderdeel van het implementeren van de methodische behandelcyclus, namelijk door: de 3 maandelijkse cliënttevredenheid (smiley s), de C-toets van stichting Alexander na 6 maanden en de exitvragenlijst CEM+ (Cliënt Ervarings Monitor). Maatregel: Effectmeting door middel van doelrealisatie: Goal Attainment scoring (GAS) is onderdeel van de driemaandelijkse evaluatie van de behandeldoelen van een cliënt. Dit is onderdeel van het implementatietraject van de methodische behandelcyclus. Samenspel in zorg en ondersteuning: Bevinding: De samenwerking binnen teams wordt dus als sterk punt ervaren, maar er is nog winst te behalen op de intercollegiale samenwerking over de verschillende zorgdisciplines heen. Maatregel: Met het verder uitrollen van Integrale teams waarbij alle behandeldisciplines betrokken zijn, zal deze samenwerking versterkt worden. Ontschotting van de zorg is in 2019 derhalve een belangrijk aandachtspunt binnen Lijn5. Borging van veiligheid in zorg en ondersteuning: Bevinding: Lijn5 kent diverse commissies en functionarissen die bijdragen aan de veiligheid voor cliënt en medewerker. Bij de totstandkoming van dit beleid is er ook nagedacht over de risico s van deze gedifferentieerde aanpak, namelijk: Het risico is dat informatie uit de organisatie gefragmenteerd blijft, belangrijke (on)veiligheidstrends niet worden gesignaleerd, de samenhang in verbetervoorstellen ontbreekt en/of de effectiviteit van

7 (beleids)interventies negatief wordt beïnvloed. Dit risico is gemitigeerd door alle betrokkenen twee maal per jaar in het Platform Veiligheid samen te brengen. Doel van het platform is te komen tot een analyse van Lijn5-brede trends op het gebied van (on)veiligheid, de samenhang hierin en mogelijke oorzaken. Aan het einde van 2018 is geconstateerd dat dit doel onvoldoende bereikt is en is de vraag gesteld hoe de stap te maken van het samen delen van inzichten in veiligheidsaspecten naar verbetermaatregelen voor de organisatie. Maatregel: De invulling en samenhang tussen commissies, functionarissen en platform Veiligheid worden verder uitgewerkt en vormgegeven. Hierbij is er enerzijds de noodzaak om de commissies stevig te positioneren als dé deskundigen op hun terrein. Anderzijds moet commissies input leveren aan het platform veiligheid om organisatiebreed te kunnen leren. Voor het platform geldt dat duidelijk moet worden gemaakt van het resultaat dient te zijn, waarop vervolgens de werkwijze wordt aangepast. Reflectie met raad van bestuur en raad van toezicht Bevinding: De raad van toezicht ziet een veelheid aan methodes in het rapport langskomen. Hoewel dit kenmerkend is voor de jeugdzorg vraagt de raad van toezicht zich af waarom er zoveel methodes naast elkaar worden gebruikt. Maatregel: Aan het expertisecentrum wordt gevraagd de verschillende methodes/ methodieken die Lijn5 gebruikt in kaart te brengen, aan te geven of die nog steeds gebruikt worden en zo ja, wanneer die gebruikt worden. Bevinding: Lijn5 heeft de missie om in 2030 geen residentiële zorg meer te bieden. Een uitleg voor deze missie ontbreekt. De raad van toezicht adviseert de visie op te nemen dat LVB-kinderen niet in een tehuis horen te wonen. De raad van toezicht zou de orthopedagogische zorg en de nadruk daarop prominenter naar voren gebracht willen zien. Maatregel: Dit wordt opgenomen in de missie en visie wordt opgenomen in de missie en visie. Bevinding: Door de korte doorlooptijd van de cliënten bij Lijn5 zijn er veel meer data beschikbaar voor kwaliteitsmetingen. Cliënten en verwanten worden ook minder een onderdeel van het systeem waardoor ze nuttige feedback kunnen leveren. De raad van toezicht vraagt of Lijn5 hier ook gebruik van maakt. Maatregel: Aan het expertisecentrum adviseert het MT op basis van de data afkomstig uit de effectmeting en tevredenheidsmeting die zijn opgenomen in de methodische behandelcyclus. Bevinding: Lijn5 worstelt met de participatie van cliënten. Er wordt nagedacht over andere vormen van cliënttevredenheidsmetingen. Er zijn nauwelijks goede mensen beschikbaar voor de cliëntenraad. Lijn5 gaat daarmee aan de slag, maar het heeft nog niet de hoogste prioriteit op dit moment. Door de raad van toezicht wordt als suggestie meegegeven om ook de mogelijkheden voor een professionele cliëntenraad te onderzoeken, waarbij leden geworven worden.

8 Maatregel: Een beleidsmedewerker wordt gevraagd om samen met de cliëntenraad te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om cliëntenparticipatie te versterken, waarbij de mogelijkheid van een professionele cliëntenraad uitdrukkelijk wordt meegenomen. Bevinding: De instanties om de jeugdzorg heen, zoals gemeentes, Centra voor Jeugd en Gezin etc. hebben nog onvoldoende kennis over jeugdzorg en LVB. De raad van toezicht vindt het belangrijk dat de gemeentes meer op inhoud betrokken worden. Maatregel: De afdeling zorginkoop en communicatie maken een plan van aanpak, samen met Expertisecentrum om de kennis bij gemeenten te verhogen. Deze wordt in het najaar 2019 uitgevoerd. Betrokken en vakbekwame medewerkers. Bevinding: De door de teamleden aangegeven verbeterpunten zijn: meer nadruk op scholing en op intercollegiale samenwerking, methodisch handelen, mogelijkheden voor zorg op maat en kritisch bevragen van collega s. Maatregel: In 2019 worden een aantal maatregelen ingezet/gestart als maatregel op deze bevindingen, zoals de opleidingsmatrix, de ontwikkelcyclus, de app FRANK, implementatie methodische behandelcyclus en het weer opnieuw verankeren van het lerend vermogen van de organisatie. Aanvullende onderwerpen voor reflectie: Interne audits. Bevinding: Uit de opbrengst van de interne audits bleek dat zij ook een ( te) belangrijke bron voor sturingsinformatie vormden. Maatregel: Met de komst van het ECD en de betere vormgeving van de BI-tool krijgt de organisatie meer sturingsinstrumenten om de doelen te realiseren. De interne audit kan dan vooral ingezet worden om te bezien of deze sturingsinformatie adequaat is en de lijnorganisatie in staat is daar mee te werken. Evaluatie waargenomen risico s en kansen op organisatieniveau. Bevinding: De risico s en kansen voor de organisatie zijn met een SWOT-analyse in kaart gebracht en hebben geleid tot acties. In 2019 wordt er verder vormgegeven aan maatregelen hetgeen duidelijk zichtbaar is in het jaarplan Maatregel: Monitoren voortgang jaarplan Ruud Piera Directeur Stichting Lijn5