VOORSTEL. Portefeuille: R. Siepel. No. B Dronten, 14 mei Participatie verbouwing gemeentehuis. Wij stellen u voor:

Transcriptie

1 Portefeuille: R. Siepel Dronten, 14 mei 2019 Participatie verbouwing gemeentehuis VOORSTEL Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met de voorgestelde aanpak aangaande participatie voor het betrekken van de vele gebruikers van het gemeentehuis bij het ontwikkelen van het huis van de gemeente. De aanpak gaat uit van drie sporen: a. Het betrekken van gebruikers van het gemeentehuis bij het ontwerpen van de functionele inrichting en vormgeving van de publieke ruimten in het gemeentehuis; b. Het betrekken van gebruikers van de raadzaal/ trouwzaal bij het ontwerpen van de functionele inrichting én bij de vormgeving; c. Het betrekken van de Drontense samenleving bij de ontwikkeling van het huis van de gemeente (publieke ruimten). 2. In te stemmen met het participatieniveau voor het participatietraject en de daarmee samenhangende kaders, waarbij voor de drie verschillende sporen ook verschillende niveaus gelden, te weten: a. Voor het eerste spoor, de functionele inrichting van de publieksruimten vragen we gebruikers en ook de leden van de raad de projectorganisatie te adviseren; b. Voor het tweede spoor, de inrichting en vormgeving van de raadzaal/ trouwzaal zal de raad een werkroep instellen. De samenstelling van de werkgroep bestaat uit raadsleden en enkele andere gebruikers van de raadzaal/ trouwzaal. Het college faciliteert, de werkgroep adviseert de gemeenteraad, de raad beslist; c. Ten aanzien van het derde spoor geldt, dat het college in coproductie zal werken met de samenleving en deelnemers over het thema identiteit laat beslissen. 3. De kosten die samenhangen met de participatie te dekken uit de projectbegroting van de renovatie, zoals vastgesteld bij amendement (behorende bij voorstel B ) door de gemeenteraad van Dronten op 28 februari 2019, groot

2 INLEIDING / AANLEIDING In februari heeft uw raad ingestemd met de renovatie van het gemeentehuis. Rondom participatie is door uw raad gevraagd om met een separaat voorstel te komen inzake participatie en de daarmee samenhangende dekking van de kosten van het participatietraject. In bijgaand voorstel treft u het voorstel voor participatie aan. Bij de totstandkoming van dit voorstel is gebruik gemaakt van een externe adviseur. Zij heeft met diverse partijen uit de samenleving, de interne gemeentelijke organisatie, het presidium e.d. gesprekken gevoerd. Doelstellingen participatie publieke ruimte gemeentehuis Het college heeft voor dit traject drie doelstellingen vastgesteld: Geven van een kwaliteitsimpuls aan het functionele ontwerp van de publieke ruimten. Samen met gebruikers en met ondersteuning van de architect bepalen hoe de raadzaal/trouwzaal eruit komt te zien, zowel functioneel als qua vormgeving. Invulling geven aan het begrip: Het huis van de gemeente. Het betreft: de inventarisatie van mogelijkheden om ruimte te geven aan extra activiteiten/ functionaliteiten in de publieksruimten; het verzamelen van verhalen uit de samenleving over de identiteit van Dronten en dit als input gebruiken voor de vormgeving en uitstraling in de nieuwe situatie. Gewenst resultaat Het participatietraject rond de publieke ruimte resulteert in een eindontwerp: Waarin participanten hun bijdrage herkennen; Waar de gemeenteraad zich aan conformeert. Op procesniveau is het participatietraject succesvol wanneer: De gemeente actief heeft opgeroepen tot deelname, zodat een zo breed mogelijke groep mensen uit de samenleving in de gelegenheid is gesteld om deel te nemen; Participanten, gemeenteraad, het college én betrokken ambtenaren hun rol hebben kunnen spelen conform de afspraken die hierover zijn vastgelegd bij de start van het traject; Er in goede harmonie en op transparante wijze is samengewerkt. Analyse Ter voorbereiding van dit voorstel zijn gesprekken gevoerd met een flink aantal spelers: een vertegenwoordiging van diverse maatschappelijke organisaties, ondernemers, bestuurders en ambtenaren. Enkele thema s kwamen daarbij herhaaldelijk naar voren: de identiteit van Dronten, waarbij nadrukkelijk aandacht is gevraagd voor de verbinding tussen pioniers van het eerste uur en de nieuwe pioniers die Dronten nodig heeft. Er zijn nieuwe verhalen nodig, die lading kunnen geven aan het begrip zoals verwoord in het marketingplan: Dronten geeft je de ruimte. Een ander veel besproken onderwerp is de invulling van het begrip: Huis van de gemeente. Helder is welke aanvullende activiteiten niet in aanmerking komen (café, bibliotheek, etc.). Over wat het wel zou kunnen zijn bestaan wel enkele ideeën, maar het lijkt zinnig om de samenleving hierover breed te consulteren. Concept Het uitgangspunt voor dit traject is het betrekken van de samenleving bij Dronten, Swifterbant en Biddinghuizen. Het traject wordt opgebouwd vanuit de rol van de gemeente in de samenleving. De kickoff is i.h.k.v. de Dag van de Democratie op 14 september.. Die dag geldt als activatie-evenement. Vervolgens wordt het participatietraject opgestart dat zowel inhoudelijke als creatieve onderdelen bevat. De doorlooptijd is ongeveer een half jaar, eind 2019 worden de opbrengsten verwerkt in het definitieve ontwerp voor de publieke ruimten in het vernieuwde gemeentehuis. Kaders Het succes van samenwerkingen staat of valt bij het maken van goede afspraken vooraf. Er zijn heldere doelstellingen nodig en kaders waarbinnen het participatieproces kan worden uitgevoerd (inhoudelijk, financieel, etc). Daarnaast is het van belang om afspraken te maken over rollen en verantwoordelijkheden, het werkproces en communicatie. Dit raadsvoorstel is bedoeld om deze afspraken vast te leggen, zodat voor zowel de raad als voor alle andere spelers gedurende het hele proces de verwachtingen helder zijn en vanuit daar op een open en transparante manier kan worden samengewerkt. Ruimtelijke kaders - 2 -

3 Het participatietraject betreft de publieksruimten in het gemeentehuis. Concreet betekent dit het publiekscentrum (ca. 550 BVO) en de bestuurlijke ruimten (ca BVO). Huis van de Gemeente Onder Huis van de Gemeente wordt de publieksomgeving verstaan van de gemeente Dronten. De publieksomgeving is het gezicht van de gemeentelijke organisatie en is toegankelijk en gastvrij voor iedereen. Het huis van de gemeente bestaat uit een centrale hal met ontvangst, wachtruimten, balies, multifunctionele (spreek-)kamers, multifunctionele raad- en trouwzaal en een multifunctioneel vergadercentrum. De functionele eisen voor het Huis van de Gemeente zijn beschreven in het PvE en dienen als kaders voor het participatieproces. Uitstraling en sfeer Medewerkers hebben in de vorm van een workshop uitgelegd wat belangrijk voor hen is voor de uitstraling en sfeer van het vernieuwde gemeentehuis. Daarbij is een lichte werkplek met warme accenten als uitgangspunt gekozen. Voor de warme accenten wordt vooral gedacht aan houtelementen. Verder zien ze graag veel groen in het gebouw. Ook waardeert men in het interieur een link naar de geschiedenis en de omgeving van Dronten. Dit zou op een moderne manier vertaald kunnen worden in het interieurontwerp. De gewenste uitstraling en sfeer voor de inrichting voor de publieksruimten moet aansluiten bij de rest van het gebouw. In het getekend programman van eisen van architect INBO is dit opgenomen. Uw raad heeft hiermee ingestemd. Identiteit van de gemeente Dronten De afdeling economische zaken van de gemeente Dronten werkt aan een sterke identiteit en positionering van de gemeente. De marketingslogan van Dronten is: `Dronten geeft je de ruimte`. Daarmee wordt de fysieke ruimte bedoeld en óók de ruimte om dingen mogelijk te maken, te ondernemen. Het participatietraject wordt benut om dit begrip mét de samenleving te laden, waarbij we nadrukkelijk aandacht besteden aan de verbinding tussen de pioniers van het eerste uur en de nieuwe generatie pioniers: jongeren én nieuwkomers. Bouwkundige kaders De inrichting en vormgeving moeten passen binnen de gestelde bouwkundige randvoorwaarden zoals beschreven in het PvE. Duurzaamheid Duurzaamheid heeft in de ogen van betrokkenen met name ook betrekking op toekomstbestendigheid van het gebouw en zijn directe omgeving. Maximale energiezuinigheid is daarbij een vanzelfsprekende en absolute voorwaarde. Een ander belangrijk aandachtspunt is de gebruiksvriendelijkheid. Concrete uitgangspunten hiervoor zijn uitgewerkt in het Programma van Eisen ( PvE ). Financiële kader De kosten die samenhangen met participatie te dekken uit de begroting van de renovatie van het gemeentehuis. De aanpak De aanpak is meer uitvoerend beschreven, separaat bijgevoegd aan dit voorstel. Planning Het participatietraject moet zijn afgerond in december 2019 zodat de opbrengsten tijdig kunnen worden geïntegreerd in het definitieve ontwerp van de renovatie. ARGUMENTEN Aanpak participatie 1.1. De gemeente Dronten als mogelijkhedenmaker Het coalitieakkoord Naar nieuwe verbindingen legt de focus op meer samenwerking met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. De gemeente ziet zichzelf daarbij als partner en spreekt de ambitie uit om als mogelijkhedenmaker nieuwe verbindingen te gaan faciliteren. In dat kader wordt gewerkt aan het vormgeven van participatiebeleid, dat moet bijdragen aan een meer structurele aanpak voor participatie en aan een betere verbinding tussen bestuur en de Drontense samenleving

4 In lijn met die ambities betrekt het college de samenleving bij de vernieuwing van de inrichting van het publieke deel van het gemeentehuis. 1.2 Drie onderwerpen leidt tot drie sporen. Er zijn drie onderwerpen benoemd die geschikt zijn om in een participatief proces uit te werken. Omdat deze onderwerpen zowel qua thematiek als qua belanghebbenden van elkaar verschillen hebben we voor elk van de onderwerpen een apart proces (spoor) ingericht. 1.3 Laagdrempelig, aantrekkelijk en relevant Alhoewel het project gemeentelijke huisvesting de Drontense samenleving niet onberoerd heeft gelaten, zal niet de hele Drontense samenleving zich betrokken voelen. Om een zo breed mogelijke groep Drontenaren te betrekken, zal het participatietraject én de communicatie daaromheen sprankelend en in ieder geval laagdrempelig moeten zijn. Daarnaast hebben we geprobeerd slimme keuzes te maken: welke onderwerpen leggen we aan wie voor en hoe maken we het aantrekkelijk om mee te doen? 1.4 Inventarisatie betrokkenen intern en extern Inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers, ambtenaren en raadsleden hebben allen een belang bij een hoogwaardige en gebruiksvriendelijke publieke ruimte in het vernieuwde gemeentehuis. Een aantal Drontenaren voelt zich zeer betrokken bij het project, de achterliggende motivatie voor die betrokkenheid verschilt per persoon. Voorafgaand aan de start van het participatietraject is met een aantal key-stakeholders gesproken om te inventariseren hoe men betrokken wil worden en op welke onderwerpen. De uitkomsten van deze gesprekken zijn verwerkt in het plan van aanpak. 2.1 Heldere kaders geven ruimte om te bewegen Door voorafgaand aan een participatieproces heldere kaders te stellen ontstaat er ruimte voor een open samenwerking. Alle deelnemers weten vooraf waar ze invloed op kunnen uitoefenen en kunnen op basis daarvan besluiten of zij een bijdrage willen leveren. Een deel van de kaders zijn ingegeven door het vastgestelde Programma van Eisen en de projectplanning. 2.2 Verschillende participatieniveaus wenselijk De gemeenteraad schrijft in het coalitieakkoord de beweging te willen maken van een regiestructuur naar een netwerkstructuur. Vanuit die intentie zal de gemeente, als hoeder van het algemeen belang, voor elk participatieproces moeten bepalen wat de mogelijkheden zijn om regie los te laten en op welk niveau de samenleving kan worden betrokken. Bij het maken van afwegingen zijn de kaders van het proces van belang (beleidskaders, financiële kaders), maar ook de belangen, kennis en betrokkenheid van (potentiële) deelnemers aan het proces. Vertegenwoordigen zij zichzelf of een (representatieve) groep? Hebben zij de tijd, kennis en kunde om op het onderwerp een essentiële bijdrage te kunnen leveren? Hoe is de relatie met deze betrokkenen? Al deze elementen bepalen hoe ver de invloed van participanten kan reiken. Voor de eerste twee sporen is een hoog kennisniveau nodig en een hoge betrokkenheid. De ervaringskennis en wensen van gebruikers kan goed worden benut, maar de uitwerking moet voorbehouden blijven aan de professionals. Specifiek voor het tweede spoor wordt voorgesteld dat de raad een werkgroep instelt met daarin een aantal raadsleden én enkele andere gebruikers van de zaal. Voor uw raad is de raadzaal de vergaderlocatie voor het nemen van besluiten voor de samenleving. De vergaderopstelling is, naast de inrichtingskwaliteit, uitermate belangrijk, temeer u nadenkt over andere vormen van vergaderen. Het is daarom van belang een stevige vertegenwoordiging van de raad te laten meedenken in een werkgroep. Daarnaast is het van belang om inwoners te betrekken die regelmatig de publieke tribune bezoeken en zich dus betrokken voelen bij de gemeentelijke politiek en besluitvorming. Tot slot wordt de raadzaal gebruikt als trouwlocatie, informatieve bijeenkomsten, ambtelijke vergaderingen én voor de jaarlijkse lintjesregen rond koningsdag. Medewerkers die vanuit die functies betrokken zijn bij de ruimte moeten hun kennis kunnen delen t.b.v. de eisen van de raadzaal/ trouwzaal. Bij het derde spoor, waarbij we de samenleving in de volle breedte betrekken, kunnen we (en moeten we!) meer regie uit handen geven. De samenleving kan immers alleen zelf, en met elkaar bepalen wat de identiteit van Dronten is en: als we willen dat het huis van de gemeente daadwerkelijk van de gemeenschap wordt, dan moet er ruimte zijn voor de samenleving om hier (deels) zelf invulling aan te geven

5 3.1 Financiën dekken vanuit bestaande projectbegroting De kosten die samenhangen met de participatie te dekken uit de projectbegroting van de renovatie. KANTTEKENINGEN / RISICO S Onvoldoende interesse in de samenleving De ambitie met deze aanpak is, om mét de samenleving te werken aan het huis van de gemeente. Idealiter komen daar mooie, nieuwe ideeën uit voort die de kwaliteit en de beleving van het vernieuwde gemeentehuis zullen verrijken. De kans bestaat echter dat de animo voor participatie beperkt is, of dat de opbrengsten van het traject te mager zijn voor een vervolg. In dat geval zal de aanpak worden bijgesteld. Onvoldoende animo bij ontwerpers De resultaten van een uitvraag aan ontwerpers kan zeker in de huidige markt en gezien het strakke planningskader tegenvallen. Een heldere uitvraag, goede communicatie en net aanbod voor een vergoeding voor de pitches, moeten dit zoveel mogelijk voorkomen. Wanneer er desalniettemin te weinig inschrijvingen zijn, dan zal de aanpak worden bijgesteld. Meer tijd nemen is dan een optie, dat betekent dat de kaders dan strakker worden, omdat het bouwproces doorgaat. Het college Drs. T. van Lenthe secretaris I.A. Bakker burgemeester - 5 -