Functiebeschrijving: Beleidsmedewerker beleidscoördinatie

Transcriptie

1 WATERWEGEN EN ZEEKANAAL NV BELEIDSDOMEIN MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN Functiebeschrijving: Beleidsmedewerker beleidscoördinatie Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Beleidsdomein: mobiliteit Entiteit: Waterwegen en Zeekanaal NV Naam functiehouder Handtekening

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De cel beleid staat in voor: Beleidsplanning o Input leveren voor aantredende Vlaamse regering (regeerprogramma) o Input voor beleidsnota s en beleidsbrieven van de minister o Opmaken van de beheersovereenkomst o Opmaken van het ondernemingsplan o Opmaken van de beleidsnota s voor specifieke W&Z materies. Beleidsrapportering o Algemeen: Beleidsopvolging (engagementen) o Rapportering aan Algemene Vergadering en opmaken van de documenten voor deze vergadering o Rapportering aan de Raad van Bestuur Opvolgen van het ondernemingsplan Opvolgen en rapporteren over indicatoren W&Z Behandelen van kabinetsnota s (KN) en behandelen van parlementaire vragen (PV) Overleg en externe relatie o Overleg binnen het MOW (VOW) o Overleg met nv De Scheepvaart o Intergewestelijk Overleg Waterwegen o Externe betrekkingen met federale overheid / EU / andere landen o Extern overleg met sectoren binnenvaart en recreatie Projectcoördinatie o Coördinatie RIS/GWS o Commissie kaaimuren o VNE (Voies Navigables d Europe) 1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden Het correct en volledig aanleveren van de benodigde input door de aangeduide verantwoordelijken. Overdracht van de nodige kennis 1.3. Organogrammen Het organogram kan men terugvinden op intranet. 2. Doel Adviserend, coördinerend en conceptueel ondersteunen van de administratieve en/of politieke overheid teneinde de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie te optimaliseren 3. Resultaatgebieden 3.1. KENNISPRODUCTIE Pro-actief verzamelen, genereren en verwerken van informatie en gegevens betreffende studies en beslissingen van en door anderen teneinde het beleid en de beleidsplannen met kennis en data te ondersteunen en te onderbouwen. Pagina 2 van 8

3 Gegevens, informatie en adviezen uit verschillende bronnen inwinnen en er kennis van nemen Volgen van internationale trends Contacten onderhouden met kennisleveranciers en studiecentra Identificeren en in kaart brengen van de kennis die nodig is Kennismanagement Zelf uitvoeren van beperkt, kort, gefocust onderzoek Meerdere teksten, gegevens en/of standpunten vergelijken en/of integreren Algemene en/of selectieve bevragingen organiseren Gegevens verzamelen om ze te verwerken Interpreteren van monitoring gegevens Leveren van gegevens voor studie/beslissingen van en door anderen BELEIDSPLANNEN Voorbereiden, toelichten en bespreken van beleidsplannen teneinde een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium voor te leggen Deelnemen aan of leiden van projecten Deelnemen en bijdragen aan strategische planning van de werkzaamheden van de vennootschap/afdeling Nota s opmaken voor de Vlaamse regering, de minister, de Raad van Bestuur of het management Opmaken van de bijdragen van W&Z voor het nieuwe regeerprogramma, voor de beleidsnota s van de minister en voor de jaarlijkse ministeriële beleidsbrief De prioriteiten in uiteenlopende materies bewaken zonder de globale kijk te verliezen, rekening houdend met de algemene strategie zoals ze uit de beheersovereenkomst en de beleidsnota naar voren komen Eigen inzichten en ervaringen aanwenden in het opmaken van rapporten, adviezen en nota s Tussen verschillende scenario s het meest geschikte selecteren en voorstellen Bespreken met relevante actoren Plannen van de stappen in de implementatie Organiseren of deelnemen aan beleidsvergaderingen Vergaderingen inhoudelijk voorbereiden, verslaan en/of opvolgen om de eigen werkzaamheden of die van de vennootschap te funderen, en/of om standpunten van de vennootschap uit te dragen Voorbereiden van antwoorden op parlementaire vragen en kabinetsnota s 3.3. BELEIDSINDICATOREN Organiseren van beleidsmonitoring en evaluatie teneinde er zorg voor te dragen dat de juiste indicatoren op een kwaliteitsvolle wijze worden opgevolgd. Benoemen en ontwikkelen van de beleidsrelevante indicatoren Richtlijnen bepalen volgens welke monitoring dient te gebeuren Coördineren van beleidsmonitoring en bewaken van overzicht en consolidatie 3.4. BETROKKENHEID EN DRAAGVLAK CREEREN Relevante actoren betrekken bij de beleidsontwikkeling en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen teneinde pro-actief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten. Juiste actoren identificeren Overleggen met de verschillende betrokken partijen en daarover rapporteren Detecteren en afwegen van belangen Pagina 3 van 8

4 Aftoetsen van beleidsvoorstellen met het werkveld Een netwerk onderhouden van betrokken actoren 3.5. INTERACTIE MET DE UITVOERING Opzetten en onderhouden van goede formele en informele contacten met beleidsuitvoering teneinde (neven)effecten, opportuniteiten of structurele knelpunten in de uitvoering te identificeren en te vertalen in bijsturing. Netwerken uitbouwen en onderhouden Praktijkliteratuur opvolgen Input vanuit werkveld capteren Vinger aan de pols houden en pijnpunten identificeren Informatiestromen en processen bewaken Erover waken dat beleid goed uitvoerbaar is 3.6 COMMUNICATIE OVER BELEIDSBESLISSINGEN Ondersteunen van de communicatie over beleidsbeslissingen en het beleid teneinde duidelijkheid te creëren bij alle betrokkenen Ondersteunen van voorstellen die verdedigd moeten worden, bvb. via opmaak van de nodige teksten Ondersteunen van de directe leidinggevenden en het management Begeleidende teksten schrijven Communicatie en vergaderingen voorbereiden Afspraken maken over de communicatie met de beleidsuitvoering Beantwoorden van vragen van collega s en/of anderen (internen of externen) Bijdragen aan het ontwikkelen van een managementinformatiesysteem 3.7 EVALUATIE EN BIJSTURING De monitoring resultaten vergelijken met de beleidsintenties teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid om de beleidsintenties te realiseren. Volgen van monitoringdata en detecteren van trends of van indicatoraanpassingen Evaluatierapporten schrijven Evalueren van het beleid Adviseren over bijsturing van het beleid Voorstellen doen voor beleidswijziging 3.8 KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED/BELEIDSDOMEIN Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied/ beleidsdomein teneinde via integratie van de nieuwste evoluties de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding continu te verbeteren. Voorbeelden van activiteiten : Contacten onderhouden met netwerken Trends en ontwikkelingen opvolgen binnen het beleidsdomein, overheidsmanagement en andere relevante kennisgebieden Multi- en interdisciplinaire kennis opbouwen Pagina 4 van 8

5 3.9 ONDERNEMINGSPLAN EN BEHEERSOVEREENKOMST OPSTELLEN EN OPVOLGEN Opstellen en opvolgen van het ondernemingsplan en de beheersovereenkomsten teneinde sturing en opvolging van de beleidsuitvoering te faciliteren Ondersteunen bij het voorbereiden van de beheersovereenkomsten Opstellen van het ondernemingsplan Implementatiestrategie bepalen in nauwe samenwerking met de uitvoering Contouren uitzetten en bepalen door wie en waar het beleid wordt uitgevoerd Doelstellingen en prestatie-indicatoren bepalen (en uitwerken) Opvolgen van afgesproken resultaten Informatiekanalen opzetten die de opvolging mogelijk maken Opstellen van de rapporteringen over het ondernemingsplan en de beheersovereenkomst aan de Raad van Bestuur en de minister Evalueren van het ondernemingsplan en de beheersovereenkomsten 3.10 VOORBEREIDEN ALGEMENE VERGADERING Voorbereiden van de Algemene Vergadering teneinde de vergadering vlot te laten verlopen zodat ze haar statutaire verplichtingen kan uitvoeren en nakomen. Uitschrijven en coördineren van het jaarverslag Voorbereiden en inhoudelijke invulling verzorgen van de jaarlijkse algemene vergadering Rapportering aan de Algemene Vergadering verzorgen 3.11 JURIDISCHE TEKSTEN SCHRIJVEN Vertalen van beleidsadviezen in juridisch correcte regelgeving teneinde en helder, eenduidig en realistisch wettelijk kader te leveren voor de implementatie van het beleid Coördineren van het schrijven van wetteksten Input leveren voor wetteksten Knelpunten en tegenstrijdigheden signaleren Methodieken rond regelgeving aanreiken Kwaliteitscontrole (laten) uitvoeren Zorgen voor de wettelijk verplichte adviezen (Raad van State, SERV, inspectie van financiën, ) Erop toezien dat aan de wettelijke en procedurele eisen bij het opstellen van regelgeving is voldaan Pagina 5 van 8

6 DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 4 Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. Pagina 6 van 8

7 zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.6. Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Betrekt bredere (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 4.7. Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en deze aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn Pagina 7 van 8

8 - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor - Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen voor informatie, expertise - Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ) - Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) 4.8. Overtuigingskracht Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Overtuigt door inhoud én aanpak - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - Kunnen gebruiken van informaticatoepassingen (tekstverwerkings- en rekenprogramma s, datacommunicatie, ) - Talenkennis: Nederlands, Frans en Engels (passieve kennis) - Kennis van de werking van de overheid, zowel Europees, federaal als gewestelijk - Kennis van wetenschappelijke methodieken Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): - Kennis van de werking van de vennootschap - Kennis van de werking van de verschillende organisatie-eenheden van het beleidsdomein mobiliteit - Inzicht in de opbouw van dossiers voor de domeinen waarin het beleidsdomein werkzaam is - Kennis van de reglementering, de procedures en overheidsmanagement - Kennis van de sector: kennis van en inzicht in de markt van de havens en de binnenwateren 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. Pagina 8 van 8