Ontwerp functiebeschrijving: Celhoofd Beheer

Transcriptie

1 Ontwerp functiebeschrijving: Celhoofd Beheer Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + handtekening Celhoofd Beheer APS_maart

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert Situering van de functie De functie situeert zich binnen de cel Beheer van de afdeling Planning & Sturing De afdeling Planning & Sturing staat in voor de coördinatie en de afstemming van de operationele werking tussen de afdelingen AAS, ATD, AAK, AZZ en ABS. Ze staat in voor de doorvertaling van het operationeel beleid naar deze afdelingen. Ze behartigt de overkoepelende procedures en materies. Zij bewaakt de uniformiteit in de kernprocessen investeren, beheer en exploitatie en de afstemming van optreden van de territoriale afdelingen. Zij is verantwoordelijk voor het uitwerken en opvolgen van de operationele planning en sturing en levert gecoördineerde input hierover aan de operationele directeur en de cel Staf & Beleidscoördinatie. Voor het werkingsgebied van het Albertkanaal staat zij in voor de bediening van de kunstwerken en draagt zij de verantwoordelijkheid voor het toezicht en de inspectie op het terrein en vormt zij het contactpunt voor de lokale stakeholders binnen het werkingsgebied. De cel Beheer staat in voor de inspectie van het vast patrimonium, de advisering inzake MER s, RUP s, omgevingsvergunningen en watertoets en de bekkenspecifieke invulling van het Integraal Waterbeleid binnen het werkingsgebied van de afdeling Albertkanaal. Ze levert toelatingen en vergunningen voor watergebonden materies. Aan welke functie rapporteert Afdelingshoofd Planning & Sturing de functiehouder? Aantal medewerkers waaraan Minder dan 20 wordt leiding gegeven (met vermelding van type Team Patrimoniuminspecties, team Vergunningen en Team Omgeving medewerker): Bijkomende gegevens: / 1.3 Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach. 2. Doel van de functie Het doel van de functie is het leiden van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dientsverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling. 3. Resultaatgebieden Resultaat Voorbeelden van activiteiten Opmaak van operationele doelstellingen Het beleid van de afdeling vertalen naar doelstellingen voor de eigen cel Celhoofd Beheer APS 2

3 Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers Formuleren van specifieke jaar -projecten Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de cel en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst/teams Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de cel Indien nodig organiseren van werkoverleg met medewerkers van andere cellen Uitwerken, opvolgen en optimaliseren van werkprocedure en -instructies Controleren en bijsturen van diverse adviezen Rapporteren aan collega s en leidinggevenden Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de cel Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers (top down en bottom up doorstroming) Controleren en bijsturen van de diverse adviezen (vergunningen, schadedossiers) Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, kwaliteitsnormen en veiligheidsregels. Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controle- en evaluatiesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Gericht opvolgen van concrete doelstellingen van projecten Actief bijdragen aan de planning op korte en middellange termijn van De Vlaamse Waterweg nv, (vb.: (meerjaren)begroting) Opvolgen van de technische evolutie in het vakgebied en deze input meenemen in beleidsontwikkeling van DVW Deelnemen aan de beleidsvoorbereiding binnen de afdeling, en binnen stuur- en werkgroepen Bijdragen aan de afstemming van de processen binnen De Vlaamse Waterweg Beheer van middelen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Celhoofd Beheer APS 3

4 Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Inhoudelijke bijdragen Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Beheren van de beschikbare budgetten Voorstellen formuleren voor benodigde budgetten en mensen Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Overleggen met collega s van eigen en andere afdelingen (en eventuele externen) Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten 4. Competentieprofiel 4.1 Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen 2 Richting geven 1 Coachen 1 Innoveren - 1 Visie 1 Klantgerichtheid 2 Verantwoordelijkheid nemen handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Coachen Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt Niveau 1 Ondersteunt bij het behalen van resultaten Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 1 Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in Celhoofd Beheer APS 4

5 Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Niveau 1 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 4.2 Vaktechnische competenties Functies waarvoor een grondige, theoretische kennis vereist is van verschillende processen, regelgeving, normen en systemen en deze kunnen toepassen, interpreteren en integreren. Dieptekennis van minstens één expertisegebied of goede kennis van verschillende expertisegebieden. Expertisegebieden kunnen technisch, gespecialiseerd of wetenschappelijk zijn. Celhoofd Beheer APS 5

6 Let wel: deze omschrijving is nog functie- en entiteitspecifiek te maken. 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Er wordt ook verwacht dat je alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie naleeft. Celhoofd Beheer APS 6