Teamverantwoordelijke team administratie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Teamverantwoordelijke team administratie Graad: leidinggevend hoofdmedewerker Functiefamilie operationeel leidinggeven

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Regioverantwoordelijke OSDJ Alle medewerkers van het team administratie van de regio Het regionale team administratie van de afdeling OSDJ en de afdeling ITP is gepoold. Dit betekent dat de administratief medewerker van zowel het regionale team OSDJ en het team ITP rapporteren aan de teamverantwoordelijke administratie. Hij/zij staat maw in voor de aansturing en opvolging van beide diensten Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt Variabel afhankelijk vd regio leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het / type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Aansturen van het administratief team en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. 2

3 3. Resultaatgebieden Dagelijkse planning en organisatie Resultaat Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Voorbeelden van activiteiten - Je organiseert en verdeelt de verschillende casegebonden en nietcasegebonden administratieve taken tussen de teamleden - Je zet de administratieve medewerkers effectief in in de regio - Je stuurt het dagelijks personeelsbeheer, het administratief, financieel en logistiek beheer - Je waarborgt de continuïteit van de regionale OSDJ en de ITP door administratieve ondersteuning - Je plant en werkt volgens de beginselen van een degelijk tijdsbeheer - Je inspireert je medewerkers met een duidelijk visie - Je coacht, stimuleert, motiveert en evalueert van de teamleden teneinde hen te ondersteunen in hun dagelijkse werking. - Je zorgt er voor dat je medewerkers zich competent voelen in hun functie - Je organiseert en coördineert de samenwerking van de administratieve medewerkers binnen het team - Je coördineert, superviseert en evalueert de uitvoering van de opdrachten. Je bewaakt de kwaliteit van de geleverde prestaties om een tijdige en correcte uitvoering ervan te verzekeren. - Je neemt deel aan vergaderingen en werkgroepen en/of eventueel organiseert zelf vergaderingen in functie van de werking van het administratief team - Je adviseert de regioverantwoordelijke en de regiocoördinator om bij te dragen tot een goede administratieve besluitvorming - Je zorgt voor een goede communicatie tussen het administratief team en de regioverantwoordelijke/regiocoördinator. - Je volgt de werkingsmiddelen van je eigen regio op in supervisie van RV/RC en rapporteert hierover - Je garandeert een tijdelijke betaling van facturen, onkostennota s, etc. en werkt hiervoor een afdoend invoer- en controlesysteem uit gebruik makende van de hiervoor voorziene middelen (Orafin bv.) 3

4 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Richting geven Niveau 1: Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Coachen Niveau 1: Ondersteunt bij het behalen van resultaten Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen Innoveren Niveau 1: Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden 4

5 Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Oordeelsvorming Niveau 1: Trekt logische conclusies op basis van beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Klantgerichtheid Niveau 1: Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen Toont motivatie en inzet om het gewenste resultaat te behalen Geeft aan de hand van concrete en meetbare acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer) Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat leidt 4.2. Vaktechnische competenties Je bent op de hoogte van de werking van de overheid. Je bent in staat om je snel in te werken in of bent op de hoogte van de basisaspecten van de regelgeving betreffende de rechtspositie van het personeel van de Vlaamse overheid. Je beschikt tevens over een basiskennis van de regelgeving van de bijzondere jeugdzorg en meer specifiek de werking van de OSDJ en de ITP. Je hebt noties van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, het klachtendecreet, de openbaarheid van bestuur, de kinderbijslagen en de onderhoudsbijdragen of kan je hierin vlot inwerken. Je kan overweg met de gebruikelijke MS-Officetoepassingen, het gebruik van en internet, het elektronisch agendabeheer, andere kantoorautomatiseringssystemen en dossieropvolgingssystemen zoals DOMINO en INSISTO. Je beheerst de regels van de mondelinge en schriftelijke taal. 5. Andere functierelevante informatie Het agentschap Jongerenwelzijn waakt over de ontplooiingskansen van jongeren in een moeilijke situatie door te zorgen voor deskundige hulpverlening. 5

6 De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd en hun ouders, opvoedingsverantwoordelijken en betrokken anderen. Jongerenwelzijn bestaat momenteel uit de diensten van de administrateur-generaal en 4 afdelingen. De diensten van de administrateur-generaal en de afdeling Algemene Diensten staan in voor de organisatie en voor de coördinatie van de activiteiten van het agentschap, inzonderheid de beleidsinformatie en de beleidsvoorbereiding, het beheren van het Fonds Jongerenwelzijn, een IVA met rechtspersoonlijkheid, en de interne dienstverlening. De afdeling Gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van de instellingen De Zande te Ruiselede/Beernem, De Kempen in Mol, het Gesloten Federaal Centrum (GFC) De Grubbe in Everberg en het GFC te Tongeren. De afdeling OSDJ staat in voor de organisatie van de Sociale Diensten Gerechtelijke Jeugdhulp en het Ondersteuningscentrum Jeugdzorg wordt opgericht. Tenslotte regelt de afdeling ITP (Intersectorale Toegangspoort) de toegang naar de niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp (NRJH - in hoofdzaak hulpverlening aangeboden door de sector Bijzondere Jeugdzorg en de sector Personen met een Handicap). De afdeling Voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals die hierboven is omschreven, te vrijwaren Het Agentschap Jongerenwelzijn organiseert samen met zijn partners een kwaliteitsvolle preventie en hulpverlening voor kinderen en jongeren in een problematische leefsituatie om hun ontplooiingskansen te garanderen. Jongerenwelzijn neemt de coördinatie op van de samenwerkingsverbanden en netwerken opvoedingsondersteuning en draagt zo bij aan de ontwikkeling van een aanbod dat problematische leefsituaties vermijdt. De functie situeert zich in de afdeling OSDJ meer bepaald in het team administratie. Als teamverantwoordelijke leid je een administratief team. Het doel van dit team is de administratieve ondersteuning van de regioverantwoordelijke, het ondersteuningscentrum jeugdzorg en de Sociale Diensten Gerechtelijke Jeugdhulp. 6. Opmerkingen Bijkomende informatie omtrent de inhoud van de functie: Ingrid Van Eetvelt, Regioverantwoordelijke Antwerpen Tel Bruno Claessens, Regioverantwoordelijke Vlaams-Brabant/Brussel Tel Bijkomende informatie omtrent de arbeidsvoorwaarden en/of procedure: Liesbeth De Beyter, HR-verantwoordelijke rekrutering en selectie Tel