Functiebeschrijving: Administratief Medewerker ITP

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Administratief Medewerker ITP Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Agentschap Jongerenwelzijn Afdeling: Intersectorale Toegangspoort Graad: Medewerker C1 of Assistent D1

2 1. Organisatiecontext Het agentschap Jongerenwelzijn waakt over de ontplooiingskansen van jongeren in een moeilijke situatie door te zorgen voor deskundige hulpverlening. De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd en hun ouders, opvoedingsverantwoordelijken en betrokken anderen. Jongerenwelzijn bestaat momenteel uit de diensten van de administrateur-generaal en 4 afdelingen. De diensten van de administrateur-generaal en de afdeling Algemene Diensten staan in voor de organisatie en voor de coördinatie van de activiteiten van het agentschap, inzonderheid de beleidsinformatie en de beleidsvoorbereiding, het beheren van het Fonds Jongerenwelzijn, een IVA met rechtspersoonlijkheid, en de interne dienstverlening. De afdeling Gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van de instellingen De Zande te Ruiselede/Beernem, De Kempen in Mol, het Gesloten Federaal Centrum (GFC) De Grubbe in Everberg en het GFC te Tongeren De afdeling Preventie- en Verwijzersbeleid staat momenteel enerzijds in voor het preventiebeleid, inzonderheid wat de uitvoering van het decreet opvoedingsondersteuning betreft, en anderzijds voor de werking van de Comités voor Bijzondere Jeugdzorg, de Sociale Diensten Gerechtelijke Jeugdhulp en de Bemiddelingscommissies. De werking, structuur en finaliteit van deze afdeling zal weldra grondig veranderen. Zo stopt de preventiewerking in kader van het decreet opvoedingsondersteuning en wordt het Comité Bijzondere Jeugdzorg net als de Bemiddelingscommissies opgeheven. Het Ondersteuningscentrum Jeugdzorg wordt opgericht en zal integraal deel uitmaken van de afdeling. Vanaf dit moment is er louter nog sprake van de afdeling Verwijzersbeleid. De afdeling Voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals die hierboven is omschreven, te vrijwaren 2. Afdelingscontext Om ervoor te zorgen dat het jeugdhulpaanbod in Vlaanderen overzichtelijk, toegankelijk, vraaggestuurd, subsidiair en op maat van de cliënt kan worden ingezet, werd de beslissing genomen om tegen 2014 de verschillende toegangspoorten (één voor de bijzondere jeugdbijstand en één voor personen met een handicap), die naar dit jeugdhulpaanbod leiden, te integreren tot één intersectorale toegangspoort (ITP). Deze beslissing grijpt in op de structuur van het agentschap Jongerenwelzijn daar de ITP ingebed zal worden in het agentschap. De ITP regelt de toegang naar de niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp (NRJH - in hoofdzaak hulpverlening aangeboden door de sector Bijzondere Jeugdzorg en de sector Personen met een Handicap). De ITP wordt regionaal georganiseerd, aangestuurd door de regioverantwoordelijke ITP en bestaat per regio uit 3 teams: het team indicatiestelling, het team jeugdhulpregie en het team administratie. Deze teams hebben elk gescheiden opdrachten en aparte mandaten. Het team indicatiestelling staat in voor het garanderen van een kwalitatieve indicatiestelling. Hierbij geeft 2/9

3 men aan welke jeugdhulp wenselijk is en welke jeugdhulp, indien de wenselijke hulp niet beschikbaar is, wel en welke zeker niet kan worden ingezet. Het team jeugdhulpregie staat in voor de omzetting en toewijzing van de indicatiestelling NRJH naar de concrete hulpverlening. Het team administratie verzorgt de administratieve ondersteuning van het team indicatiestelling en het team jeugdhulpregie. De administratief medewerker is werkzaam binnen het team administratie van de regionale ITP. 3. Functiedoel Als lid van het administratief team ITP verleen je zowel casegebonden als niet-casegebonden administratief ondersteunende diensten aan het team Indicatiestelling en Jeugdhulpregie teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de regionale ITP. 4. Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Regiocoördinator ITP Nvt. 5. Resultaatgebieden 1. Je verzamelt (dossier)gegevens met betrekking Indicatiestelling en Jeugdhulpregie, voert deze in, verwerkt ze en houdt ze actueel teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Je verzamelt periodiek vaste, operationele gegevens en cijfers en voert deze in. - Je gaat na of de gegevens correct en volledig zijn. - Je detecteert en leest relevante documenten en vat deze samen. - Je houdt een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bij. - Je verzamelt info met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten. - Je kijkt documenten na op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Je doet opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Je maakt statistieken op en verwerkt deze. - Je wint zelf inlichtingen in (telefonisch, schriftelijk of via ) 3/9

4 2. Je verzorgt en ontsluit een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Je legt een inventaris aan van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Je klasseert dossiers, facturen, brieven, rapporten, - Je staat in voor het archiefbeheer - Je verzamelt artikels rond één bepaald onderwerp in een documentatiemap - Je archiveert verslagen van vergaderingen - Je bewaart documenten en informatie op de PC in een geordend systeem. - Je informeert collega s over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn. 3. Je helpt casegebonden dossiers op te maken, deze administratief te verwerken en aan de verantwoordelijke dossierbehandelaar van het team Indicatiestelling of Jeugdhulpregie te bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - Je voert deze gegevens in in het ICT-systeem. - Je volgt administratief op : bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Je gaat na welke formulieren ontbreken in een dossier, geeft dit aan en vervolledigt het dossier eventueel. - Je beantwoordt vragen met betrekking tot een bepaald dossier. - Je schrijft dossiers in in een opvolgingssysteem. 4. Je bent verantwoordelijk voor allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van het team Indicatiestelling en Jeugdhulpregie. - Je verzorgt allerlei typwerk en lay-out van documenten. - Je neemt fotokopies en verspreidt ze. - Je staat in voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel. - Je helpt bij het versturen van zendingen. - Je zoekt informatie op en bezorgt deze tijdig aan collega s, diensten,. - Je beheert de stock (stock organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, stockruimte net en ordelijk houden). - Je springt in bij afwezigheid van collega s. - Je biedt materiële en logistieke ondersteuning aan bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes - Je neemt deel aan werkvergaderingen en maakt eventueel verslag op. 5. Je verwerkt (sorteren, filteren, ) en verdeelt de inkomende en uitgaande post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. - Je registreert de post. - Je kijkt na of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn. - Je verstuurt de uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren). - Je opent de briefwisseling en bezorgt ze aan de betrokkenen. - Je neemt briefwisseling door en signaleert relevante zaken. - Je beheert het klassement van inkomende en uitgaande post. - Je zorgt voor een tijdig bezorgen van documenten, nota s, berichten, 4/9

5 6. Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de Intersectorale Toegangspoort - Je ontvangt en begeleidt bezoekers/cliënten. - Je verschaft algemene inlichtingen en standaardinformatie. - Je beantwoordt telefonische oproepen en geeft gericht door. - Je neemt mee de permanentie van de dienst waar. 7. Je beheert je eigen agenda en dit van de leidinggevende en/of het team teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Je maakt een weekplanning voor jezelf op. - Je maakt afspraken en/of signaleert/herinnert eraan. - Je reserveert lokalen. - Bij agendawijzigingen informeer je de betrokkenen en zet je de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 8. Je schoolt jezelf bij en wisselt kennis en ervaring uit met betrekking tot jouw vakgebied en expertise teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en teamniveau te optimaliseren - Je houdt informatie en documentatie bij en geeft deze door - Je neemt deel aan vormingen, participeert aan studiedagen en vervolmakingscursussen - Je neemt deel aan werkgroepen, interne overlegmomenten, - Je levert input tot aanpassing en optimalisering van de geldende processen en richtlijnen - Je participeert aan diverse projecten 6. s 6.1. Waardegebonden s Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in 5/9

6 de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen 6/9

7 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 5.2. Functiegebonden s Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Flexibel gedrag De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist 7/9

8 - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden voelen met de organisatie, taak en beroep: de belangen ervan verdedigen bij anderen. I. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie - Staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen - Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig) - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie - Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures 8/9

9 7. Vaktechnische competenties Inzicht hebben in de werking en geldende regelgeving van de ITP of in staat deze op korte termijn te vergaren Goed overweg kunnen met het MS Office pakket (Word, Excel; Access, Outlook, PowerPoint) Kunnen faxen, mailen en goed overweg kunnen met het bijhouden van een elektronische agenda Overweg kunnen met het voor de ITP geldende elektronisch dossier- en cliëntopvolgingssysteem of in staat dit op korte termijn te vergaren. Vlot kunnen omgaan met de input van gegevens in het elektronisch dossier 8. Diplomavoorwaarden Voor administratief medewerkers op C1-niveau: Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs of een hieraan volgens het VPS gelijkgesteld diploma. Voor administratief medewerkers op D1-niveau: Geen diplomavereisten Of 9/9