Credit Management Buckaroo en administratiekosten

Transcriptie

1 Credit Management Buckaroo en administratiekosten Versie: 1.2 Jaar: 2012 Auteur: Buckaroo Online Payment Services

2 Inleiding Binnen de Buckaroo Payment Plaza bestaat de mogelijkheid om Credit Management te gebruiken voor het innen van facturen. De bij Buckaroo ingediende facturen, welke meelopen in het Credit Management systeem, worden binnen de Buckaroo Payment Plaza met behulp van een volledig geautomatiseerd aanmaningensysteem opgevolgd. Afhankelijk van de instellingen kan er per aanmaning sprake zijn van ophogingen bovenop de factuur. Deze ophogingen worden administratiekosten genoemd. Uit de geïnde administratiekosten worden de inspanningen voor het incasseren betaald. Voor deze gelden zijn verschillende verdeelsleutels mogelijk: Credit Management light: De Merchant kiest ervoor zelf de incasso van de ingediende facturen uit te voeren. Daarbij is Buckaroo met haar Credit Management systeem ondersteunend. Hiervoor geldt: Administratiekosten worden door de Merchant zelf ingesteld in de Payment Plaza. De aanmaantermijnen zijn door de Merchant instelbaar. Wanneer de consument betaalt, zijn de administratiekosten voor de Merchant. Credit Management met een gekoppeld incassobureau: De Merchant kiest ervoor de incasso van de ingediende facturen op te volgen met een incassobureau. Daarbij is Buckaroo met haar Credit Management systeem ondersteunend en draagt Buckaroo de factuur, namens de Merchant, over aan het incassobureau wanneer er aan het einde van de factuurtermijnen, inclusief alle herinneringen, nog geen geld is ontvangen. Hiervoor geldt: Administratiekosten zijn door Buckaroo ingesteld op basis van de afspraken met het incassobureau. De aanmaantermijnen zijn niet instelbaar en worden door Buckaroo ingesteld. Deze zijn gebaseerd op de afspraak met het incassobureau. Wanneer de consument betaalt, zijn de administratiekosten voor het aangesloten incassobureau. Buckaroo BetaalGarant: De Merchant kiest ervoor om garantie te ontvangen op de ingediende facturen. Daarbij keert Buckaroo het factuurbedrag namens de Guarantor uit aan de Merchants wanneer de consument aan het einde van de factuurtermijnen, inclusief alle herinneringen niet betaald heeft. Hiervoor geldt: Administratiekosten zijn vastgesteld door de Guarantor. De aanmaantermijnen zijn gebaseerd op de afspraken met de Guarantor. Wanneer de consument betaalt, zijn de administratiekosten voor de Guarantor. Buckaroo Credit Management en administratiekosten 2 van 5

3 Verrekening van de administratiekosten De factuur kent een totaal bedrag (incl. BTW). Dit is het factuurbedrag dat Buckaroo wordt gevraagd te innen. De administratiekosten die aan dit innen zijn verbonden worden als een losse transactie bovenop de factuur geboekt. Consumenten die met ideal betalen krijgen de totaalsom van de facturen (indien van toepassing verrekend met een creditnota) en de administratiekosten in het ideal scherm gepresenteerd. De aanmaningen die voor overboekingen worden verstuurd vermelden ook het totaal van de factuur, verhoogd met de administratiekosten. Wanneer de consument het totaalbedrag heeft voldaan, wordt deze afgeboekt tegen de openstaande factuur. Op dat moment zijn er twee scenario s: 1. Merchant als eigenaar van de administratiekosten: De administratiekosten worden per factuur in een tweetal posten bijgeschreven1 op het account van de Merchant, onder vermelding van het factuurnummer. Deze posten hebben een ander transactietype dan het type dat behoort bij de gekozen betaalmethode. Het nummer van deze transactie is: Axxx. Alle posten, welke onder vermelding van dit transactietype worden geboekt, kunnen op de grootboekrekening administratiekosten worden geboekt als omzet. Deze administratiekosten zijn vrijgesteld van BTW en als zodanig geïncasseerd bij de consument. 2. Merchant die de incasso werkzaamheden door derden laat verrichten: De administratiekosten worden per factuur in een tweetal posten bijgeschreven op het account van de Merchant, onder vermelding van het factuurnummer. 1 Toelichting tweetal posten is te vinden op het laatste blad van dit document. Buckaroo Credit Management en administratiekosten 3 van 5

4 Deze posten hebben een ander transactietype dan het type dat behoort bij de gekozen betaalmethode. Het nummer van deze transactie is: Axxx. Alle posten, welke onder vermelding van dit transactietype worden geboekt, zullen als integraal onderdeel van de transactiekosten op dezelfde dag ook weer worden afgeschreven. Voor de Merchant mogen deze geïnde administratiekosten als kosten ter verwerving van de gelden van een factuur worden geboekt. De door de consument betaalde administratiekosten zijn vrijgesteld van BTW. Buckaroo zal de geïnde administratiekosten onttrekken van het account van de Merchant verhoogd met 19% BTW, daar de administratiekosten als een dienst aan de Merchant is verleend. Dit is conform de wetgeving rondom Credit Management. Het verschil tussen bijgeschreven en afgeschreven administratiekosten betreft de in rekening gebrachte BTW (19%). De BTW wordt ook vermeld op de factuur van Buckaroo en is volledig verrekenbaar. Resultaat op de factuur van Buckaroo Ook voor de Buckaroo factuur, welke maandelijks aan de Merchant wordt verstuurd, gelden er twee mogelijke situaties 1. Merchant als eigenaar van de administratiekosten: De factuur van Buckaroo zal geen vermelding hebben van de geïnde administratiekosten. Hierover zijn ten slotte ook geen kosten verschuldigd van de Merchant aan Buckaroo. 2. Merchant die de incassowerkzaamheden door derden laat verrichten: Op de factuur van Buckaroo zal een post worden vermeld van de (binnen de stichting derdengelden gehouden account) ingehouden administratiekosten, verhoogd met 19% BTW. Op basis van deze factuur kan de Merchant de kosten van zijn betaalverkeer in zijn boekhouding opvoeren en de BTW verrekenen. Het terugstorten van geïnde administratiekosten De administratiekosten worden in rekening gebracht als onderdeel van het Credit Management op een factuur. Hierdoor wordt de consument erop gewezen dat er sprake is van een vordering welke niet binnen de gestelde termijnen is voldaan. Indien de Merchant eigenaar is van de administratiekosten is het is aan hem om te beslissen de administratiekosten eventueel terug te storten. Zie hiervoor het onderstaande schema. Wanneer er sprake is van een incassobureau of een Guarantor, is de Merchant geen eigenaar van de administratiekosten. In dat geval zal het terugstorten ten laste gaan van het saldo van de Merchant. Wanneer blijkt dat het incassobureau of de Guarantor de administratiekosten ten onrechte hebben ontvangen, kunnen zij de gelden terugstorten naar de Merchant. Deze gelden worden op de Buckaroo factuur verrekend. Buckaroo Credit Management en administratiekosten 4 van 5

5 Wijzigingen voor Buckaroo klanten Voor de Buckaroo klanten die CM met administratiekosten al gebruiken geldt dat er iets verandert: Er komen transacties op de afschriften welke beginnen met een Axxx. Deze transacties zijn de administratiekosten en kunnen zowel als een positief bedrag (ontvangen gelden) als ook een negatief bedrag (teruggestorte administratiekosten) op de afschriften voorkomen. In het geval dat er sprake is van een incassobureau of Guarantor geldt: De dagelijks ingehouden transactiekosten bestaan uit een totaalsom van de transactie fee van Buckaroo opgeteld met de geïnde administratiekosten. In het geval dat de Merchant zelf eigenaar is van de administratiekosten worden de gelden gestort in het saldo en kunnen deze door de Merchant als extra omzet worden geboekt. De administratiekosten kennen twee staffels: De eerste staffel is als gevolg van een eerste ophoging en de tweede staffel is als gevolg van een extra ophoging. Een factuur waarbij de beide ophogingen in rekening zijn gebracht kennen dus twee transacties. Voorbeeld: Bij een totaal aan administratiekosten van 12,50 valt deze uiteen in administratiekosten van 5,00 en van 7,50. De omschrijving bij deze transacties is gelijk aan die van de factuur. Het transactietype geeft een ander nummer weer (Axxx). Op de factuur van Buckaroo komt een regel waarop de geïnde administratiekosten worden vermeld. Ook worden op de factuur de ingehouden administratiekosten vermeld. Deze worden belast met 19% BTW. Per saldo resteert op de factuur alleen de af te dragen BTW. Deze BTW is verrekenbaar. Buckaroo Credit Management en administratiekosten 5 van 5