8 gouden tips om betalingsproblemen te voorkomen en meer

Transcriptie

1 DAS Wijzer Nummer 4 (VOOR ONDERNEMERS) Onbetaalde facturen en incasso Betalingen 8 gouden tips om betalingsproblemen te voorkomen en meer

2 Inhoud Intro 1. Betalingstermijn en incassoregels Als ondernemer wilt u dat uw klant op tijd en volledig zijn factuur betaalt. Helaas worden betalingstermijnen steeds vaker overschreden. Welke betalingstermijn mag u hanteren? Wanneer stuurt u een aanmaning en waar moet die aan voldoen? Hoe kan incasso van DAS u hierbij helpen? In dit hoofdstuk leest over de mogelijkheden en valkuilen gouden tips om betalingsproblemen te voorkomen Voorkomen is beter dan genezen. Dit gaat beslist op voor betalingsachterstand van uw klanten. In dit hoofdstuk leest u aan de hand van 8 gouden tips hoe u grip houdt op het betalingsgedrag van uw afnemers. Met heldere communicatie en afspraken op papier. Altijd met als uitgangspunt de klantrelatie in stand te houden. 3 7 Morgen gaat de betaling de deur uit. Die factuur is toch al betaald? U moet mijn collega hebben, die weet er meer van. Iedere ondernemer komt ze helaas tegen: klanten die lang wachten met betalen. Dit kan u veel kopzorgen geven en het kost u bovendien geld. Wie eerder zijn geld ontvangt, kan sneller investeren. U moet er toch niet aan denken dat u een mooie deal misloopt! Ook u kunt ervoor zorgen dat u uw geld voortaan sneller ontvangt. Verderop in deze DAS Wijzer geven wij acht gouden tips bij betalingsproblemen. Centraal staat de vraag: Hoe kan ik mijn geld op tijd incasseren en behoud ik toch een goede relatie met mijn klanten? En blijft uw rekening ondanks alles toch onbetaald, zelfs dan staat u niet met lege handen. 3. Kredietwaardigheid en toetsing Een nieuwe klant is altijd welkom, maar hoe weet u of deze goed van betalen is? Dit geldt ook voor uw bestaande klanten. U wilt graag zekerheid, zonder de teugels direct strak aan te halen. DAS kan de kredietwaardigheid van uw afnemers toetsen, zodat u geen bank wordt voor uw debiteuren. Hoe we dit doen, leest u op pagina 8 en 9. 8 Eerder uw geld ontvangen, betekent sneller investeren. 2 DAS Wijzer

3 1. Betalingstermijn en incassoregels Europees betalen met IBAN In het kader van één Europese betaalmarkt, kunnen uw klanten binnenkort voor betalingen gebruik maken van het International Bank Account Number (IBAN). Dit maakt het voor consumenten eenvoudiger om geld over te maken binnen Europa. Het IBAN bestaat uit uw (nationaal) rekeningnummer, dat wordt voorafgegaan door een landcode van twee letters en een controlegetal van twee cijfers. Vanaf 1 februari 2014 moet voor alle betalingen gebruik worden gemaakt van IBAN. Kijk voor meer informatie op Is uw klant een consument? Dan kunt u als ondernemer zelf de betalingstermijn bepalen, mits deze redelijk is. De betalingstermijn wordt meestal in de algemene voorwaarden opgenomen. In de wet staat dat uw klant in ieder geval binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur moet betalen. Nieuw: 30 dagen betalingstermijn voor uw zakelijke klanten Sinds 16 maart 2013 geldt de nieuwe Wet bestrijding betalingsachterstanden bij handelstransacties. Deze wetgeving stimuleert ondernemers en overheid om tijdig te betalen. Wat betekent dit voor u en uw zakelijke klanten? Voortaan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen voor overeenkomsten tussen bedrijven, of tussen bedrijven en overheden. Als ondernemer mag u hiervan afwijken en een maximum termijn van 60 dagen hanteren. Dit moet dan wel vooraf schriftelijk worden vastgelegd, bijvoorbeeld in een overeenkomst of in de algemene voorwaarden. Wanneer breng ik incassokosten in rekening? Bij overschrijding van de betalingstermijn kunt u incassokosten in rekening brengen, zónder vooraf een aanmaning te versturen. Deze kosten bedragen ten minste 40 euro, plus de wettelijke handelsrente. Blijf communiceren met uw klant! Wij adviseren u om vooral in contact te blijven met uw relaties. Direct een aanmaning versturen met een opslag van 40 euro draagt niet bepaald bij aan een prettige samenwerking. Een herinneringsbrief met het verzoek om een openstaande rekening te betalen of een telefoontje doet dat wel. Wat zijn de nieuwe regels voor een aanmaning? Is de door u gestelde betalingstermijn verlopen en hebben de herinneringsbrief en/of het telefonisch contact geen effect gehad? Dan kunt u één of meerdere aanmaningen sturen, waarin u de klant verzoekt alsnog tot betaling over te gaan. Sinds 1 juli 2012 gelden hiervoor specifieke regels, volgens de wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten, kortweg: Wet Incassokosten. De 5 belangrijkste nieuwe regels zijn: 1. Hoogte incassokosten De incassokosten worden berekend op basis van een percentage van het factuurbedrag. Het percentage wordt lager naarmate het factuurbedrag stijgt. De (nieuwe) wet hanteert hiervoor een staffel (zie de tabel verderop in het kader). Het minimumbedrag aan incassokosten bedraagt 40 euro en het maximum euro. 2. Recht op matigen Het recht op matigen is uitgesloten. Dit betekent dat de rechter de hoogte van de incassokosten voortaan niet meer kan verminderen. DAS Wijzer 3

4 3. Onderscheid consumenten en bedrijven De wet maakt onderscheid tussen consumenten en bedrijven als debiteur. De wet geldt vooral voor consumenten, want er kan niet in hun nadeel worden afgeweken van de nieuwe regels. Wél in hun voordeel. Is uw debiteur een bedrijf, dan bent u vrij om af te wijken van deze regels. Dit moet dan wel schriftelijk worden vastgelegd, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden. Is er geen afspraak? Dan gelden ook hier de regels van de wet. 4. Meerdere vorderingen Heeft uw aanmaning betrekking op meer dan één factuur of vordering? Dan moeten deze bedragen bij elkaar worden opgeteld en worden de incassokosten over dit totaalbedrag berekend. Dit kan per saldo ongunstiger voor u uitpakken dan wanneer u voor iedere vordering apart een aanmaning stuurt. Het toegestane incassopercentage op vorderingen boven euro wordt namelijk met 5% verlaagd en boven euro nog eens met 5% (zie verderop in het kader). 5. Nieuwe richtlijnen aanmaningen Nadat de debiteur heeft verzuimd te betalen, moet deze nog één schriftelijke aanmaning ontvangen, de '14-dagen-herinneringsbrief'. Als uw debiteur een consument is, bent u hiertoe verplicht. Een debiteur is in verzuim door bijvoorbeeld het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn, zonder dat hij heeft betaald. Dit geldt ook als hij nog altijd niet betaalt, nadat u hem schriftelijk in gebreke hebt gesteld. Waar moet de '14-dagenherinneringsbrief' aan voldoen? Bied een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen. Vermeld welke incassokosten in rekening worden gebracht als de debiteur niet betaalt. Dit bedrag komt overeen met de maximale incassovergoeding die volgens de wet is toegestaan. U dient altijd de wettelijk toegestane, maximale incassovergoeding te vermelden, ook wanneer u lagere incassokosten in rekening brengt. Als u een derde inschakelt om de vordering voor u te innen, moet u rekening houden met de btw. Als u de btw niet kunt verrekenen omdat u niet btw-plichtig bent, vermeld dan het bedrag waarmee u de incassokosten verhoogt, om de door u betaalde btw te compenseren. Is uw debiteur een consument? En de vordering is niet betaald? Pas na de geboden termijn van 14 dagen mag de vordering met de incassokosten worden verhoogd. Let op: een aanmaning is niet noodzakelijk voor bedrijven, wél voor consumenten. Op das.nl vindt u een voorbeeld van de 14-dagen-herinneringsbrief. Bekijk en download deze op Kan ik naast de aanmaning nog andere kosten verhalen? Nee, dat mag u niet. Administratiekosten, dossierkosten, of de kosten voor het opvragen van informatie (KvK of Kadaster), debiteurenbezoek of een betalingsregeling mogen niet apart in rekening worden gebracht. De nieuwe wet gaat namelijk uit van een vaste vergoeding voor incassokosten. Deze omvat alle incassohandelingen zoals administratie- of registratiekosten. Welk incassopercentage mag u in rekening brengen? Hoofdsom Incassokosten in % Over de 1e % (minimaal 40) Over de volgende % Over de volgende % Over de volgende % Over het meerdere 0,5% (maximaal 6.775) Rekenvoorbeeld Stel, u verhuurt een pand voor euro per maand en uw huurder betaalt voor januari en februari geen huur. Als u pas na de uiterste betalingstermijn van februari een vordering stuurt voor beide maanden, moet u die bedragen bij elkaar optellen en hierover de incassokosten berekenen. De incassokosten over de hoofdsom van euro zijn dan: 15% over de eerste euro is 375 euro 10% over de resterende euro is 150 euro Incassokosten totaal: 525 euro Als u per maand een aanmaning stuurt: 15% over euro voor januari is 300 euro 15% over euro voor februari is 300 euro Incassokosten totaal: 600 euro Per saldo bent u in dit geval dus 75 euro beter uit. 4 DAS Wijzer

5 Let op! Voor het bepalen van de incassokosten mag de hoofdsom niet meer worden verhoogd met een wettelijk verschuldigde rente. Uitzonderingen zijn vorderingen of facturen ouder dan 1 jaar. Vanaf het begin staat dus vast hoe hoog de maximale vergoeding voor alle verrichte incassohandelingen volgens de tabel zal zijn. Wat zijn onredelijke incassokosten? In sommige situaties is snel duidelijk dat de incassopoging niet redelijk is. Bijvoorbeeld wanneer uw debiteur direct aangeeft het bedrag niet in een keer te kunnen voldoen, maar wel een redelijke betalingsregeling aanbiedt. Of als uw debiteur aangeeft dat hij het niet eens is met uw vordering en daarom niet wil betalen. In dergelijke gevallen wordt het als onredelijk gezien om de vordering met incassokosten te verhogen. Wanneer mag ik btw verrekenen over incassokosten? Zodra u een derde inschakelt om de vordering voor u te innen, kan deze voor zijn diensten btw bij u in rekening brengen. De regels om btw te kunnen verrekenen zijn als volgt: Bent u btw-plichtig? Bent u zelf btw-plichtig ondernemer volgens artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968, dan kan u de btw verrekenen. In dat geval vormt de btw voor u geen extra kostenpost. De incassokosten mogen dan niet worden verhoogd met btw. Bent u niet btw-plichtig? Bent u geen btw-plichtig ondernemer volgens artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968? Of heeft de vordering betrekking op een vrijgestelde prestatie, als bedoeld in artikel 11 van die wet? Dan kunt u de btw niet verrekenen. In dat geval vormt de btw voor u dus wel een extra kostenpost. De incassokosten mogen dan wel verhoogd worden met btw. U kunt deze btw-kosten compenseren volgens artikel 2, lid 3 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (WIK). In dat geval wordt de vergoeding van de incassokosten verhoogd, gelijk aan het btw-percentage. Dit geldt ook voor het minimumbedrag van 40. U moet dan wel aan uw debiteur te kennen geven dat u de btw niet kunt verrekenen en dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd. Is de debiteur een consument, dan moet u deze verklaring opnemen in de verplichte aanmaning. Wat doet een incassobureau voor mij? Bij betalingsproblemen met de klant kunt u de vordering overdragen aan een incassobureau, dat het bedrag namens u probeert te incasseren tegen een bepaalde vergoeding. Zodra u voor deze werkwijze kiest, loopt vanaf dat moment alle correspondentie met uw klant via het incassobureau. Een andere mogelijkheid is een zogeheten akte van cessie. Dit betekent dat het incassobureau de vordering van u koopt voor een bepaald bedrag. Als de vordering uiteindelijk wordt geïnd, komt het gehele bedrag toe aan het incassobureau. Wat is het verschil met de deurwaarder? Veel mensen denken dat een gerechtsdeurwaarderskantoor en een incassobureau hetzelfde zijn. Er bestaan echter wel degelijk verschillen tussen de twee. Volgens de wet is een gerechtsdeurwaarder een openbaar ambtenaar. Dit biedt hem diverse bevoegdheden, die een medewerker van een incassobureau niet heeft. Voorbeelden zijn: het uitbrengen van een dagvaarding, het gelasten van een ontruiming, een beslag laten leggen of besluiten tot een gedwongen verkoping. Hiervoor heeft hij echter altijd eerst een vonnis van de rechter nodig. DAS Wijzer 5

6 Waarom zou ik kiezen voor DAS Incasso? Wordt u regelmatig geconfronteerd met betalingsachterstand van uw klanten? Vindt u het lastig om te gaan met ontwijkende antwoorden bij vragen naar betalingen? Bent u bang dat een kritische toon ten koste gaat van uw klantrelatie? In alle gevallen bent u bij de incassospecialisten van DAS aan het juiste adres. Wij kennen deze materie door en door en wij zijn getraind in de juiste benadering van uw klanten. Wij zorgen ervoor dat uw factuur snel en in goede harmonie wordt betaald. DAS Incasso werkt resultaatgericht, maar altijd met het behoud van uw klantrelatie voor ogen. DAS Incasso is aangesloten bij de Nederlandse vereniging van gecertificeerde incasso-onderneming NVI (zie DAS Incasso in de praktijk Beroepschauffeur Losser ontvangt de euro waar hij recht op heeft Han Losser* is zelfstandig beroepschauffeur met zijn eigen truck. Al zestien jaar rijdt hij tot volle tevredenheid voor hetzelfde versbedrijf en maakt hij ongeveer tachtig uur per week. Hij ontvangt altijd keurig op tijd z n geld, elke veertien dagen. Tot vijf jaar geleden, als het versbedrijf wordt overgenomen. De nieuwe eigenaar betaalt minder snel en de rekeningen lopen op. Losser geeft aan dat hij zo niet voor zijn klant wil werken. Dan stop je er toch lekker mee, is het antwoord. Uw factuur is een communicatiemiddel tussen u en uw klant. Pittige discussie Losser stuurt een eerste herinneringsbrief met de eis dat zijn klant binnen veertien dagen de helft van het openstaande bedrag betaalt. Dat vindt de eigenaar van het versbedrijf te veel gevraagd. De vordering bedraagt inmiddels al een slordige euro. Losser komt intussen zonder werk thuis te zitten en hij schakelt DAS Incasso in. Wij zetten direct hoog in met een zogeheten sommatie-exploot. Dit lijkt op een dagvaarding, maar is in feite de allerlaatste kans voor de debiteur om alsnog te betalen. Wat volgt, is een pittige schriftelijke discussie tussen DAS Incasso en het versbedrijf en deze mist haar uitwerking niet. De eigenaar begint met het voldoen van de eerste deelbetalingen. Zo ontvangt Losser in zes maanden tijd al het geld waar hij recht op heeft, euro. Voor de wind Intussen gaat het Han Losser weer voor de wind, de opdrachten stromen binnen. Het gaat zo goed zelfs, dat hij voor zijn bedrijf een tweede vrachtauto bestelt. *De naam is gefingeerd Feit! Uit onderzoek* blijkt dat bijna 1 op de 5 facturen die door MKBbedrijven worden verstuurd, niet op tijd worden betaald. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat bij bijna 4 van de 10 bedrijven het betalingsgedrag van de klanten slechter is geworden. * Onderzoek Ipsos Synovate d.d. 10 oktober 2012 in opdracht van DAS (zie das.nl/bedrijvenbarometer) 6 DAS Wijzer

7 2. 8 gouden tips om betalingsproblemen te voorkomen 4. Ga tijdig over op incasseren Indien uw factuur niet binnen de termijn betaald wordt, neem dan direct contact op met uw klant. Ons advies? Stuur vijf dagen na de vervaldatum van de factuur een eerste herinneringsbrief. 1. Ken het betaalgedrag en de kredietwaardigheid van uw klant en leverancier Zorg dat u informatie over het betaalgedrag en kredietwaardigheid heeft over uw klant en leverancier. Wilt u uw risico beperken, laat dan voordat u zaken doet een credit check uitvoeren. 2. Stel een duidelijke betalingstermijn Stel bij het aannemen van de opdracht een duidelijke betalingstermijn, bijvoorbeeld veertien dagen. Vermeld deze duidelijk op de overeenkomst en de factuur. Handhaaf deze termijn strikt, want als u er soepel mee omgaat, doen uw klanten dat ook. Wist u dat er nieuwe betalingstermijnen gelden voor zakelijke klanten? Elders in deze DAS Wijzer leest u meer hierover. 3. Factureer direct Factureer direct na levering van de dienst of goederen. Uw factuur is een belangrijk communicatiemiddel tussen u en uw klant. Zorg daarom voor een complete factuur die geen ruimte laat voor onduidelijkheid. Verschaf een overzicht van alle afspraken en details, zoals afgenomen producten of diensten, leveringsdatum en de betalingstermijn. Vermeld ook welke vervolgstappen u neemt, wanneer niet op tijd wordt betaald. Hiermee biedt u uw klant de gelegenheid tijdig te reageren bij misvattingen. 5. Bel de klant op Neem tien dagen na de eerste herinnering telefonisch contact op. Hiermee laat u zien dat u een strikt en professioneel debiteurenbeleid voert. Het biedt u tegelijk de mogelijkheid om de oorzaak van eventuele problemen te achterhalen en die samen op te lossen. Mogelijk vindt uw klant dat er sprake is van een gebrek aan het door u geleverde product of dienst en wil hij hierom de betaling opschorten. Er zal dan moeten worden beoordeeld of het opschorten van de betaling terecht is. Hiervoor zijn alle feiten en omstandigheden van belang. Komt u er samen niet uit? Schakel dan juridische hulp in. 6. Stuur een laatste aanmaning Als er tien dagen na het telefonisch contact nog niet is betaald, stuur dan de laatste aanmaning. Hiervoor gelden specifieke regels. Raadpleeg hiervoor de informatie op pagina 3 en Geef uw vordering uit handen aan derden Betaalt uw klant ook na het versturen van de aanmaningen niet? Meerdere acties van u hebben niets opgeleverd en uw factuur staat nog altijd open. Schakel dan een incassobureau in. 8. Leg alles vast in uw algemene voorwaarden Als u uw betalingstermijn en -voorwaarden vastlegt in uw algemene voorwaarden, staat u altijd sterk. Als de wetgeving verandert, zoals de wetswijziging van juli 2012, dient u natuurlijk ook uw algemene voorwaarden aan te passen. DAS Wijzer 7

8 3. Kredietwaardigheid en toetsing Als ondernemer doet u graag zaken, dus bent u blij met elke nieuwe klant die zich aandient. Toch gaat het regelmatig mis. Ondernemers zijn lang niet altijd bekend met het betaalgedrag en de kredietwaardigheid van hun nieuwe klanten en zelfs niet van hun bestaande klanten. Uiteraard doet u het liefst zaken met afnemers die goed en op tijd betalen. Weet met wie u zaken doet. Wie is er tekeningsbevoegd? Deze informatie kunt u eenvoudig verkrijgen via de Kamer van Koophandel. Leverancier als bank Sinds de kredietcrisis van 2007 en de daarop volgende economische crisis, is er veel aandacht voor de financiële positie van bedrijven. Vooral bij het verkrijgen van een lening of krediet. Consumenten, ondernemers, bedrijven en zelfs landen worden hiervoor getoetst door financiële instellingen. Ook als ondernemer kunt u de financiële positie van een klant of leverancier toetsen. Altijd aan te bevelen, maar vooral tijdens een economische crisis. Omdat het dan steeds moeilijker wordt om aan financiering te komen. De verleiding wordt dan groter dat de klant u ook als bank gaat beschouwen. Met alle risico s van dien. Toetsing Om het betaalgedrag of de kredietwaardigheid van een leverancier te toetsen, kunt u een bedrijfsrapport laten opstellen, met zogenaamde bedrijfsinformatie. EDR Credit Services, een onderdeel van DAS, kan dit voor u verzorgen. Er zijn verschillende vormen van bedrijfsinformatie mogelijk. Zo zijn er toetsingen puur op cijfers en feiten, zoals de financiële kengetallen en het tijdig deponeren van een jaarverslag. Maar wat als u zaken doet met een jonge of kleinere onderneming, waarvan geen kengetallen bekend zijn of die nog weinig betekenis hebben? Dan is het belangrijk om inzicht te krijgen in wie de bestuurder achter het bedrijf is. Er zijn nu eenmaal ook bestuurders die bedrijven opkopen en vervolgens failliet laten gaan. Kredietwaardigheid Kijk dus niet alleen naar het bedrijf zelf, maar ook naar bestuurders en deelnemingen. Zo komt u te weten of een bestuurder of ondernemer goed van betalen is. Met een toetsing ontvangt u direct de beoordeling van hun kredietwaardigheid en betaalgedrag. Het vooraf checken van nieuwe klanten, maar ook het in kaart brengen van het betalingsgedrag van uw bestaande klanten, is altijd aan te bevelen. Het stelt u in staat zaken te doen met goede betalers en dat geeft u rust als ondernemer. Ook de bestuurder achter het bedrijf bepaalt het betaalgedrag. 8 DAS Wijzer

9 Mijn debiteur is failliet. Wat nu? Heeft u goederen geleverd, maar zijn deze nog niet betaald? Als uw debiteur failliet wordt verklaard, kunt u uw vordering rechtstreeks indienen bij de curator van uw debiteur. In het Centraal Insolventieregister kunt u opzoeken welke curator het faillissement afhandelt. Vanzelfsprekend moet u uw vordering met documentatie onderbouwen. Welke schuldeiser heeft voorrang? De curator maakt een overzicht van het vermogen en de schulden van uw debiteur. Aan de hand hiervan beoordeelt de curator of er schulden kunnen worden ingelost en zo ja, welke. De curator verdeelt de openstaande vorderingen in preferente en concurrente vorderingen. Schuldeisers met een preferente vordering hebben een wettelijk recht van voorrang, zoals hypotheekverstrekkers en de Belastingdienst. Schuldeisers met een concurrente vordering komen pas aan bod nadat de vorderingen van de preferente schuldeisers zijn voldaan. In de praktijk komt het er vaak op neer dat er geen of vrijwel geen vermogen meer over is om de concurrente vorderingen te voldoen. Uw vordering wordt gezien als een concurrente vordering. De kans is daarom zeer klein dat deze zal worden voldaan. Heeft de failliete onderneming nog geld van u tegoed, verzoek de curator om verrekening. Via de website kunt u de faillissementsverslagen inzien en wordt u op de hoogte gehouden van de gebeurtenissen van een faillissement. Verklein uw risico door een eigendomsvoorbehoud vast te leggen. De DAS juristen kunnen u hier verder in adviseren. Deze DAS Wijzer wordt u aangeboden door uw adviseur. Wilt u meer weten over de financieel-juridische oplossingen van DAS? Uw eigen adviseur vertelt u er graag alles over en voorziet u van een advies op maat. Met deze DAS Wijzer voor ondernemers hebben wij in algemene zin rechten, regels en valkuilen benoemd rond onbetaalde facturen en incasso. De weergave beperkt zich tot hoofdzaken en per geval kunnen specifieke regels gelden. Bij twijfel doet u er verstandig aan een jurist te raadplegen. Disclaimer Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitgever worden vermenigvuldigd en/of verspreid. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Eindredactie: Linea Recta, Textpliciet Vormgeving: Van Santen Productions 1305