Debiteurenbeheer Facturen sneller omzetten in geld OMDAT NEDERLAND HET SUCCES VAN ECHTE ONDERNEMERS NODIG HEEFT

Transcriptie

1 Debiteurenbeheer Facturen sneller omzetten in geld OMDAT NEDERLAND HET SUCCES VAN ECHTE ONDERNEMERS NODIG HEEFT

2 INHOUD 3 VOORWOORD 4 WAT IS DEBITEURENBEHEER? 6 CIJFERS UIT DE PRAKTIJK 8 KREDIETWAARDIGHEID CONTROLEREN // Zelf onderzoeken // Onderzoek uitbesteden 11 INCASSERINGSTRAJECT NA VERVALDATUM FACTUUR // stap 1 - herinnering // Stap 2 - Herinnering nabellen // Stap 3 - Aanmaning // Stap 4 Aanmaning nabellen // Stap 5 - Pre-incasso (sommatie) // Stap 6 - Incasso 20 5 VOORDELEN VAN SOFTWAREGEBRUIK // Tip 1: Volledig overzicht over je openstaande facturen // Tip 2: Eenvoudig herinne ring en en aanmaningen versturen // Tip 3: Snelle betalingen via ideal realiseren // Tip 4: Facturen en betalingen koppelen met bankbestanden // Tip 5: Met 1 klik facturen doorsturen naar het incasso-bureau 27 TOT SLOT // Informer SnellerBetaald // Gratis InformerOnline proberen // Contact opnemen 2

3 VOORWOORD EEN GOED DEBITEURENBEHEER IS ESSENTIEEL VOOR HET SUCCES VAN JOUW BEDRIJF. Je staat er misschien niet bij stil, maar wist je dat ruim de helft van de faillissementen wordt veroorzaakt door een slecht beheer van de vorderingen? Het niet tijdig innen van de openstaande facturen gaat ten koste van de liquiditeit van jouw bedrijf. Met andere woorden, wanneer je niet tijdig het geld ontvangt, is de kans groter dat je zelf ook niet altijd facturen op tijd kunt betalen. Wanneer 1 of meerdere schuldeisers aan de bel trekken, kan dit resulteren in een (onnodig) faillissement. Zonde natuurlijk! Zeker als jouw bedrijf verder gezond is. Voor wat meer bewustwording m.b.t. dit onderwerp, hebben wij daarom dit e-book geschreven. Wat is een goed debiteurenbeheer en hoe kun je facturen sneller omzetten in geld? Dat zijn vragen waar wij graag samen met jou wat dieper op ingaan. Veel leesplezier! 3

4 WAT IS DEBITEURENBEHEER? Voordat je een goed debiteurenbeheer kunt voeren, is het allereerst belangrijk om te weten wat er onder debiteurenbeheer wordt verstaan. Het woord debiteur wordt in de boekhouding gebruikt voor een klant die bij jou een schuld heeft openstaan. Hij moet jouw factuur nog betalen. Debiteurenbeheer betekent dus niets anders dan het beheren van schuldenaren. Het omvat alle activiteiten die ervoor zorgen dat deze debiteuren tot betaling overgaan en de verzonden facturen zo snel mogelijk worden omgezet in geld. 4

5 Voor een goed debiteurenbeheer is het daarom essentieel dat je de controle behoudt over de openstaande facturen. Weet jij bijvoorbeeld: binnen één oogopslag te vertellen van welke openstaande facturen de betalingstermijn is gepasseerd? welke acties reeds zijn ondernomen om het geld te incasseren? welk traject je moet doorlopen om het vorderen te bespoedigen? welke voordelen software oplevert om de incasseringsprocessen te vereenvoudigen? Heb je één van deze vragen met nee beantwoord, dan valt er nog veel winst te behalen. 5

6 CIJFERS UIT DE PRAKTIJK Je hebt een aardige klantenkring opgebouwd die regelmatig een beroep op je doet en bovendien zijn de klanten ook nog eens tevreden over de door jou geleverde producten (diensten en/of goederen). Dat zijn mooie ingrediënten voor een succesvol ondernemerschap. Jij levert, je verstuurt een factuur en zij betalen. Het klinkt eenvoudig, maar helaas is dat in de praktijk toch heel anders. Je kan nog zo n goede klantenkring hebben, het betalen van de facturen verloopt alles behalve vlekkeloos. Daarom is een goed debiteurenbeheer zo belangrijk. 6

7 Een aantal duidelijke cijfers van de Atradius betalingsbarometer NL 2014 onderbouwen dit: 32,7% 36,6% 7% 55% van de totale verkoopwaarde wordt te laat betaald. van de facturen staat langer dan 31 dagen open. van de facturen staat langer uit dan 60 dagen. van facturen ouder dan 90 dagen wordt zelfs nooit meer betaald! Deze cijfers geven genoeg redenen om jouw openstaande facturen goed in de gaten te houden. Wees bewust van het betaalgedrag van jouw klanten en ga tijdig over tot actie! 7

8 KREDIETWAARDIGHEID CONTROLEREN In je enthousiasme bij het binnenhalen van een nieuwe opdracht, sta je niet altijd stil bij de financiële gezondheid van de opdrachtgever. Het klinkt misschien achterdochtig, maar bij nieuwe klanten vooral bij grote opdrachten- is het geen overbodige luxe om de kredietwaardigheid te controleren. Het is immers beter om een wanbetaling of zelfs een niet-betaling te voorkomen, dan te genezen. Dit kun je controleren door zelf op onderzoek uit te gaan of door de controle uit te besteden. Back-up Veiligheid Toekomst 8

9 ZELF ONDERZOEKEN Zelf heb je niet altijd toegang tot alle data, maar er zijn wel een aantal zaken die je kunt controleren. Raadpleeg allereerst het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daar kun je bijvoorbeeld al zien of een bedrijf is uitgeschreven of failliet is verklaard en of de contactpersoon mag tekenen voor de opdracht. Google ook op de bedrijfsnaam en de contactpersoon en kijk wat voor informatie je kunt achterhalen via recensies, forums en social media. Negatieve publiciteit is hier snel op terug te vinden. Vergeet ook niet op je gevoel te vertrouwen. Als het niet goed aanvoelt, ga dan zeker niet in zee met het bedrijf. 9

10 ONDERZOEK UITBESTEDEN Heb je geen tijd voor uitzoekwerk of besteed je de kredietwaardigheidscheck liever uit aan een gespecialiseerd bedrijf? Dat kan ook! In Nederland zijn er meerdere bedrijven die zowel nationale als internationale bedrijven onder de loep nemen en over de kredietwaardigheid een rapport opstellen. De kosten hiervan variëren, afhankelijk van een snelle check of een uitgebreid rapport. In de meeste gevallen zal het ongeveer vanaf een paar euro tot 25 euro kosten per te controleren onderneming. Een aantal voorbeelden van bedrijven die je hiervoor kunt inschakelen: CreditChecker Graydon Bedrijfstoetsing DAS 10

11 INCASSERINGSTRAJECT NA VERVALDATUM FACTUUR Van tevoren weet je helaas nooit of een nieuwe klant een snelle betaler is of dat je er achteraan moet gaan. Ook bij bestaande klanten kan het betaalgedrag opeens veranderen. Of het nu een nieuwe klant of een bestaande is, wanneer de vervaltermijn van een factuur is gepasseerd, is het raadzaam om (vrijwel) direct tot actie over te gaan. De debiteur komt dan in het incasseringstraject terecht. 11

12 Voor het incasseringstraject hanteer je een vast (en strak) schema. Zo creëer je niet alleen voor jezelf de benodigde structuur om snel het gewenste resultaat te behalen, ook naar je klanten toe hanteer je dezelfde maatstaven. Hoe je hier invulling aan geeft, mag je zelf bepalen. Als voorbeeld hanteren wij 6 stappen om de betaling te bespoedigen. 12

13 STAP 1 - HERINNERING STAP 2 - HERINNERING NABELLEN STAP 3 - AANMANING STAP 4 AANMANING NABELLEN STAP 5 - PRE-INCASSO (SOMMATIE) STAP 6 - INCASSO Door het tijdig versturen van een herinnering (5 dagen na de vervaldatum), laat je jouw klanten weten dat je een serieus debiteurenbeleid voert. Zeker bij nieuwe klanten blijkt uit de praktijk dat het ook een stukje opvoeden is. Wanneer je snel handelt, is men sneller geneigd om de volgende keer eerder tot een betaling over te gaan. De toon van een eerste herinnering is vriendelijk. Er zit ook niet altijd kwaad in het spel. De debiteur kan het simpelweg vergeten zijn. Vermeld in de herinnering wel duidelijk wanneer je alsnog de betaling verwacht, bijvoorbeeld binnen 14 dagen. Vergeet bij de herinnering niet nogmaals de factuur toe te voegen. 13

14 STAP 1 - HERINNERING STAP 2 - HERINNERING NABELLEN STAP 3 - AANMANING STAP 4 AANMANING NABELLEN STAP 5 - PRE-INCASSO (SOMMATIE) STAP 6 - INCASSO Wanneer je 7 dagen na de herinnering nog geen betaling hebt ontvangen, bel je de klant op. Zie dit gesprek niet alleen als het nabellen van de herinnering, maar maak van de gelegenheid ook gebruik om te vragen of alles naar wens was. Het is ook een stukje klantenbinding waar je mee bezig bent. Houd de toon van dit gesprek vriendelijk. Je wilt immers niet de verstandhouding met jouw klant onnodig schaden. Probeer te achterhalen of de klant de factuur en de herinnering heeft ontvangen en wanneer je de betaling kunt verwachten. Indien er een gegronde reden is waarom de betaling uitblijft, probeer dan samen een oplossing te bedenken. Bijvoorbeeld door het treffen van een betalingsregeling. 14

15 STAP 1 - HERINNERING STAP 2 - HERINNERING NABELLEN STAP 3 - AANMANING STAP 4 AANMANING NABELLEN STAP 5 - PRE-INCASSO (SOMMATIE) STAP 6 - INCASSO Heeft de klant de betaling toegezegd en heb je 2 dagen na de vervaldatum van de herinnering nog geen geld ontvangen, dan verstuur je een aanmaning. De toon van de aanmaning is nog steeds vriendelijk, maar iets dringender. Om een snellere betaling te stimuleren, verkort je de betalingstermijn. Vermeld bijvoorbeeld dat het verschuldigde bedrag binnen 8 dagen overgemaakt moet zijn. 15

16 STAP 1 - HERINNERING STAP 2 - HERINNERING NABELLEN STAP 3 - AANMANING STAP 4 AANMANING NABELLEN STAP 5 - PRE-INCASSO (SOMMATIE) STAP 6 - INCASSO Wanneer 4 dagen na de aanmaning het verschuldigde bedrag nog niet op je rekening is bijgeschreven, kun je ervoor kiezen om de klant alsnog te bellen om te achterhalen waarom de betaling uitblijft. Probeer de toon van dit gesprek vriendelijk te houden, maar maak wel duidelijk dat een spoedige betaling nodig is om een incassotraject te voorkomen. Geef aan dat de betalingstermijn van de aanmaning binnen 4 dagen verloopt. 16

17 STAP 1 - HERINNERING STAP 2 - HERINNERING NABELLEN STAP 3 - AANMANING STAP 4 AANMANING NABELLEN STAP 5 - PRE-INCASSO (SOMMATIE) STAP 6 - INCASSO 2 dagen na de vervaldatum van de aanmaning kun je het pre-incassotraject in gang brengen. Dit betreft een sommatie voordat de factuur wordt overgedragen aan het incassobureau. In tegenstelling tot de eerdergenoemde aanmaning en herinnering, kan de sommatie niet alleen per verzonden worden! Het versturen moet (ook) via de reguliere post plaatsvinden. Het per post versturen is namelijk een wettelijk vastgestelde verplichting voordat je incassokosten in rekening mag brengen. De toon van de sommatie is dringend. Je hebt immers meerdere keren de kans gegeven om zonder extra kosten tot betaling over te gaan. Dit is de laatste kans, dus dat moet duidelijk zijn. Vermeld in de sommatie wat de incassokosten zullen zijn wanneer de klant in gebreke blijft. Hiervoor hanteer je de wettelijk vastgestelde incassokosten. 17

18 De betaaltermijn is binnen 14 dagen na de dagtekening van de brief. Ook de termijn van deze laatste aanmaning is in de wet vastgesteld. Vanwege de zeer dringende toon van een sommatie en de vermelding van de incassokosten bij ingebrekestelling, betaalt ongeveer tweederde van de debiteuren hierna alsnog de factuur. Het loont dus om een goede sommatie te schrijven. 18

19 STAP 1 - HERINNERING STAP 2 - HERINNERING NABELLEN STAP 3 - AANMANING STAP 4 AANMANING NABELLEN STAP 5 - PRE-INCASSO (SOMMATIE) STAP 6 - INCASSO 14 dagen na dagtekening van de brief is de betaaltermijn komen te vervallen. Heb je op dat moment nog steeds geen geld ontvangen, dan kun je de factuur direct doorsturen naar het incassobureau. Zij zullen het incassotraject verder voor jou afhandelen en proberen alsnog de openstaande factuur, inclusief incassokosten, te innen. Aangezien je na elke herinnering of aanmaning de debiteur een termijn moet geven om tot betaling over te gaan, kan er al snel een maand extra overheen gaan voordat de factuur uiteindelijk wordt betaald. Des te belangrijker is het om zo snel mogelijk het incasseringstraject in gang te zetten wanneer een betalingstermijn is verstreken. Vind je dat er te veel tijd overheen gaat, dan kun je desgewenst stappen 3 en 4 van jouw schema overslaan om het proces te versnellen. 19

20 5 VOORDELEN VAN SOFTWAREGEBRUIK Maximaal resultaat behalen met je debiteurenbeheer is alleen mogelijk met de juiste software. Vanuit een database boordevol gegevens kun je daarmee zonder moeite de benodigde informatie naar voren halen. Bovendien kunnen meerdere processen worden geautomatiseerd, waardoor je meer werk in minder tijd verricht. Kortom, het kost je minder moeite én tijd om bovenop de betalingen te zitten. Hieronder worden 5 concrete voordelen van softwaregebruik behandeld: 20

21 1 VOLLEDIG OVERZICHT OVER JE OPENSTAANDE FACTUREN Overzicht hebben over de openstaande facturen vormt de basis van een goed debiteurenbeheer. Zonder overzicht kun je immers niet adequaat handelen. Het doel van jouw debiteurenbeleid is om facturen zo snel mogelijk om te zetten in geld. Wanneer je het overzicht hebt, kun je snel schakelen. Met de juiste software wordt de gewenste informatie op een gebruiksvriendelijke wijze inzichtelijk gemaakt. Je ziet meteen in welke fase van het incasseringstraject de debiteur zich bevindt en met een simpele handeling kun je de volgende stap nemen om de debiteur aan te zetten tot betaling. 21

22 2 EENVOUDIG HERINNE- RING EN EN AANMANINGEN VERSTUREN Het versturen van herinneringen en aanmaningen kan een tijdrovende klus zijn. Ook wanneer je deze niet per post maar per verstuurt, moet je eerst de juiste informatie bij elkaar zoeken om vervolgens tot actie over te kunnen gaan. Met de juiste software wordt al dit uitzoekwerk al voor jou verricht en worden de herinneringen en aanmaningen klaargezet. Het enige wat je hoeft te doen is kiezen voor verzenden en ze gaan de deur uit. Bij een groot klantenbestand kun je zelfs de optie gebruiken om deze documenten geautomatiseerd te versturen. Dat levert aanzienlijke tijdwinst op. Ook voor het versturen per post bestaat de mogelijkheid om het document met een digitale koppeling door te zetten naar bijvoorbeeld PostNL. Printer en enveloppen zijn dan ook overbodig om dit klusje te klaren. 22

23 3 SNELLE BETALINGEN VIA IDEAL REALISEREN Bij webwinkels is het gebruik van ideal als betaalmiddel al heel normaal. Bijna iedereen heeft weleens gebruikgemaakt van deze betaalmethode en ervaren hoe snel en eenvoudig het werkt. Dát is de kracht van ideal en daarmee kun je het betalen van jouw facturen bijna moeiteloos laten verlopen. Met de juiste software is het mogelijk om ook voor reguliere facturen een ideal-betaling in te zetten. Door de betaling zo laagdrempelig mogelijk te maken, zijn klanten eerder geneigd om de betalingen snel tussendoor te doen in plaats van uit te stellen. Het neemt immers niet veel tijd in beslag. Alle gegevens zijn al ingevuld, het is alleen een code invullen en bevestigen. Tegenwoordig is het mogelijk om tegen zeer geringe kosten per transactie dit te realiseren, zonder vast te zitten aan een abonnement. 23

24 4 FACTUREN EN BETALINGEN KOPPELEN MET BANK- BESTANDEN Het werkt altijd sneller wanneer je vanuit 1 pakket werkt in plaats van te schakelen tussen meerdere programma s. Met de juiste software kun je dan ook bankbestanden inlezen om de status van de openstaande facturen te controleren en bij te werken. Je wilt immers voorkomen dat je een herinnering of aanmaning verstuurt, terwijl de betaling al binnen is. Met bankbestanden worden de bij- en afschrijvingen van je bankrekening ingelezen en in jouw software verwerkt. De status van de facturen worden aangepast waarna sommige debiteuren uit het incassotraject zullen verdwijnen. Zo houd je een up-to-date overzicht en kun je onnodige extra werkzaamheden en blunders voorkomen. 24

25 5 MET 1 KLIK FACTUREN DOORSTUREN NAAR HET INCASSO- BUREAU Hebben alle inspanningen helaas niet mogen baten en ben je aangekomen bij de laatste stap van jouw incassotraject? Dan is het wel zo gewenst dat de overdracht naar een incassobureau vlekkeloos verloopt. Alle data met betrekking tot het incasseringstraject (de gegevens van de debiteur, de waarde van de openstaande post en welke acties wanneer zijn ondernomen) zijn netjes bijgehouden in je software. Hoe kun je dit eenvoudig overdragen aan een incassobureau zonder eerst alle gegevens te moeten uitprinten of de reeds verstuurde correspondentie te verzamelen en door te mailen? 25

26 Bij de juiste software kun je een digitale koppeling tot stand brengen met het incassobureau. Net zo eenvoudig als bij het versturen van herinneringen en aanmaningen, kan het volledige dossier met één simpele klik worden overgedragen. Desgewenst is het zelfs mogelijk om, na het verstrijken van de betalingstermijn van de sommatie, het dossier automatisch te laten doorsturen. Dat is nou een overdracht zonder omkijken! 26

27 TOT SLOT WIJ HOPEN DAT DIT E-BOOK JE HEEFT GEHOLPEN OF GAAT HELPEN OM JOUW DEBITEURENBEHEER NAAR EEN HOGER NIVEAU TE TILLEN. Hieronder vind je aanvullende informatie m.b.t. Informer Software. Informer SnellerBetaald Sneller online boekhouden, dat is waar wij met onze boekhoudsoftware voor staan. Ook het debiteurenbeheer is daarbij niet aan de aandacht ontglipt. Voor het snel en effectief omzetten van facturen in geld, hebben wij Informer SnellerBetaald ontwikkeld. Deze functie maakt onderdeel uit van het InformerOnline boekhoudprogramma, waarbij je vanuit een schematisch overzicht volledig de controle behoudt over de openstaande posten. Een uitstaande factuur ontsnapt nooit meer aan jouw aandacht en actie ondernemen was niet eerder zo eenvoudig! 27

28 Gratis InformerOnline proberen Wil je het InformerOnline online boek houdprogramma eens proberen? Meld je dan nu aan en probeer het 30 dagen gratis! Binnen 2 minuten kun je al aan de slag. Contact opnemen Heb je vragen naar aanleiding van dit e-book of hulp nodig bij de keuze van een voor jou geschikt boekhoudprogramma? Stuur een naar info@informer.nl. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op. 28