HANDLEIDING CJP SCHOOL PORTAL

Transcriptie

1 HANDLEIDING CJP SCHOOL PORTAL Mei 2019

2 2

3 INHOUDSOPGAVE 1. KORT KENNISMAKEN MET DE MENU S HOME - HET AANBOD VAN DE CULTUURKAART ACCEPTANTEN MENU FINANCIËN MENU FINANCIËN OVERZICHT MENU FINANCIËN WEBORDERS MENU FINANCIËN CJP BESTELLINGEN MENU FINANCIËN SCHOOLTOUR MENU FINANCIEN EXPORTS MENU CJP PRODUCTEN MENU CJP PRODUCTEN - KAARTEN MENU CJP PRODUCTEN SCHOOLTOUR MENU BEHEER GEBRUIKERS MENU INSTELLINGEN MENU INSTELLINGEN ALGEMEEN MENU INSTELLINGEN CONTACT MENU INSTELLINGEN - SCHOOL WEBORDERS WEBORDER INITIËREN WEBORDER GOEDKEUREN OF AFKEUREN In het CJP School Portal worden alle Cultuurkaartzaken geregeld. SNEL NAAR EEN ONDERWERP? Je kunt de handleiding helemaal doornemen om het portal helemaal te leren kennen, maar je kunt ook meteen naar het onderdeel waar je nu meer over wilt weten: Hoe kan ik meer informatie vinden over cultureel aanbod en activiteiten pagina 6 Cultuurkaartbudgetten inzien pagina 6 Weborders goedkeuren pagina 19 Alle weborders inzien pagina 10 Docenten toevoegen die weborders mogen initiëren pagina 15 Budgethouder kan weborder te initiëren pagina 19 Schooltoer bestellen pagina 12 Extra Cultuurkaarten bestellen pagina 8 & 11 Weborder initiëren pagina 19 Wachtwoord wijzigen pagina 17 Gegevens wijzigen pagina 17 3

4 1. Kort kennismaken met de menu s SUBMENU S HOOFDMENU HET HOOFDMENU: a) HOME De 1 e pagina van het School Portal: het aanbod van alle culturele instellingen waar met Cultuurkaarttegoed betaald kan worden. Klik op het plaatje van de instelling om meer informatie te vinden of om een weborder te initiëren (zie pagina 4). b) Financiën Een algemeen overzicht van inkomsten en uitgaven, de weborders, de CJP bestellingen, de Schooltoer en hier kan de weborder-export gedownload worden. c) CJP Producten Het overzicht van alle producten die voor Cultuurkaart besteld kunnen worden, zoals extra kaarten voor instromers en nieuwe docenten en de Schooltoer. d) Beheer gebruikers Het overzicht van collega s die een Cultuurkaart hebben en/of weborders mogen initiëren. e) Instellingen Beheer van alle gegevens van school en contactpersonen. 4

5 2. HOME - Het aanbod van de Cultuurkaart acceptanten FILTERS OM GESCHIKT AANBOD TE ZOEKEN ZOEKEN OP NAAM AANBOD VAN ALLE CULTURELE INSTELLINGEN HET HOOFDMENU Klik op een foto voor meer informatie over de instelling In het pop-up-venster: - Meer informatie over de instelling. - Extra info en/of lesmateriaal in downloadbaar PDF. - Mogelijkheid om een verzoek aan de instelling te sturen (zie pagina 18). 5

6 3. Menu FINANCIËN SUBMENU MENU FINANCIËN In het menu Financiën staan alle financiële transacties die de school gedaan heeft: - Inzien van stortingen Cultuurkaart-tegoed. - Betalingen aan CJP voor Cultuurkaartenbestellingen en de bijdrage school. - Extra bestellingen doen als Schooltour en extra kaarten voor instromers en nieuwe docenten. - Een algemeen overzicht van alle weborders. 3.1 Menu Financiën Overzicht Klik om op datum te sorteren overzicht alle stortingen en betalingen overzicht totale Cultuurkaartbudget TOELICHTING ALGEMEEN OVERZICHT Rechtsboven in het venster wordt een totaaloverzicht getoond: Totaal budget = totaal Cultuurkaartbudget beschikbaar. Budget uitgaven = totaal bedrag van alle weborders betaald. Balans = totaal resterend bedrag. In het midden van de pagina wordt een overzicht van inkomsten (credit) en uitgaven (debet) getoond: Tijdstip = tijdstip van het aanmaken van de weborder. Het nummer in de regel = het ID# (identificatienummer) van de weborder. Het tijdstip in de regel = tijdstip van de activiteit. 6

7 3.2 Menu Financiën Weborders Klik om op status te sorteren overzicht alle weborders Klik! op de regel voor details per weborder Klik! op de 3 puntjes voor keuzemenu weborder (zie pagina 20) TOELICHTING OVERZICHT WEBORDERS In elke regel staat een aangemaakte weborder. Per regel kun je: - klikken op de regel om beperkte details van de weborder te zien. - klikken op de 3 puntjes rechts om alle details van de weborder in te zien en deze goed- of af te keuren. De weborder kan de volgende status hebben: In afwachting = de weborder is door de culturele instelling aangemaakt. Afgewezen = de weborder is afgekeurd (door de school, CJP of door de instelling zelf). Budgethouder goedgekeurd = de weborder is door de school goedgekeurd. CJP goedgekeurd = de weborder voldoet aan de voorwaarden en is door CJP goedgekeurd. Betaald = het bedrag van de weborder is uitbetaald aan de instelling. 7

8 3.3 Menu Financiën CJP bestellingen Als er een bestelling extra kaarten is gedaan door de school (zie pagina 11). Klik op: Download tokens Klik op: Download de factuur In het overzicht financiën CJP bestellingen bevinden zich ook de twee downloads: - Download factuur - Download tokens (= Cultuurkaartcodes) De factuur wordt na klikken gedownload als PDF. De tokens (activatiecodes) worden in een excelsheet gedownload. Deze kunnen door de budgethouder onder de betreffende docenten en/of leerlingen verspreid worden door bijvoorbeeld de code te kopiëren in een . 8

9 3.4 Menu Financiën Schooltoer Als er een bestelling is gedaan door de school (zie pagina 13). Download de factuur Klik op Download factuur. De factuur wordt gedownload als een PDF: 9

10 3.5 Menu Financiën Exports Alle weborders die aangemaakt zijn in 1 Exceloverzicht: Klik op de regel Weborders om de download te starten. Open het Excel-bestand: 10

11 4. Menu CJP PRODUCTEN SUBMENU MENU CJP producten Kaarten bestellen? Klik op nieuwe bestelling Er kunnen het gehele jaar door extra producten worden besteld. Extra Cultuurkaarten of Schooltoerkaartjes. 4.1 Menu CJP producten kaarten Er kunnen extra Cultuurkaarten worden besteld voor instromers en voor nieuwe of vergeten docenten. Voor docenten kunnen ook extra docentenpassen worden aangevraagd van 5 euro per stuk. Voor leerlingen zijn er twee soorten Cultuurkaarten: 1. Cultuurkaart minimaal: een CJP Cultuurkaart zonder bijdrage school. Op de kaart staat een tegoed van 5 euro beschikbaar gesteld door het ministerie van OCW. Dit bedrag is alleen te besteden door de individuele leerling. De Cultuurkaart minimaal kost 2, Cultuurkaart Compleet: een CJP Cultuurkaart met bijdrage school. De school stelt een bijdrage van 10 euro beschikbaaar. Deze komt samen met de 5 euro van het ministerie van OCW beschikbaar voor klassikale besteding. De Cultuurkaart compleet is gratis. Nieuwe bestelling extra kaarten maken a) Vul de aantallen in de juiste regel in: Vul je juiste aantallen in Vul zo nodig een referentienummer in. Deze staat op de factuur. 11

12 b) Controleer de bestelling en bevestig: Klik op verzenden c) De factuur voor de extra kaarten wordt per mail aan de budgethouder verstuurd. De factuur staat ook klaar in het portal (zie pagina 6: Menu financiën CJP bestellingen). d) LET OP: De extra kaarten worden niet per post naar de school verstuurd, maar de codes voor deze kaarten staan klaar in het CJP School Portal (zie pagina 6: Menu financiën CJP bestellingen). 4.2 Menu CJP producten Schooltoer Een handig product van NS, GVB en CJP: Schooltoer. Hiermee reizen docenten en leerlingen uit het voortgezet onderwijs die zijn aangesloten bij de CJP Cultuurkaart, duurzaam en met een fikse korting in de daluren met NS. Of in het hele netwerk van GVB Amsterdam. Schooltoer biedt speciaal voor Cultuurkaartdeelnemers twee soorten tickets aan. - Met NS Schooltoer kan in de daluren voor 8,- per leerling worden gereisd in treinen van de NS, NS International, Arriva, Breng, Veolia, Connexxion en Syntus. - GVB Schooltoer geeft 24 uur lang toegang tot bus, tram en metro in Amsterdam voor 3,75. Belangrijk om te weten voordat je bestelt: Voor Schooltoer-tickets geldt een verzendingstermijn van 10 werkdagen. Alleen voor scholen die meedoen aan de CJP Cultuurkaart. Minimale afname van 10 ticket per soort. Voor de NS Schooltoer geldt dat inchecken niet mogelijk is tussen 06:30 en 09:00 en tussen en uur. Reizen die voor uur zijn gestart kunnen wel binnen deze uren plaatsvinden. Het ticket is één dag geldig. In- en uitstappen kan op elk station in Nederland. De NS Schooltoer is geldig op het Nederlandse traject, in de tweede klasse, voor treinen van de NS, NS international, Arriva, Breng, Veolia, Connexxion, Syntus. Voor de ICE en Intercity Direct (Schiphol- Rotterdam-Breda) is een toeslag vereist. De Schooltoer is niet geldig in de Thalys. Scholen ontvangen bij bestelling een factuur; er hoeft dus niet met creditcard of ideal betaald te worden. De Schooltoer kan niet met het Cultuurkaart-budget betaald worden. Geldig op vertoon van geldige CJP Cultuurkaart in groepsverband van tenminste 10 personen. 12

13 De Schooltoer is met name bedoeld voor kleinere groepen (bijvoorbeeld een klas) die gezamenlijk op stap gaat. Bij grotere groepen is het huren van een bus een beter alternatief. Nieuwe bestelling Schooltoer maken a) Klik op Nieuwe bestelling : Schooltoer bestellen? Klik op nieuwe bestelling 13

14 Geef de aantallen op. Let op: minimale afname schooltoer is 10 stuks per kaartje. Vul je juiste aantallen in. Vul het afleveradres volledig in. b) Controleer de bestelling en klik op Verzenden c) De factuur voor de Schooltoerbestelling wordt aan de budgethouder g d. De factuur staat ook klaar in het School Portal (zie pagina 6: menu financiën CJP bestellingen). 14

15 5. Menu BEHEER GEBRUIKERS Geef docenten toegang tot het school portal In het menu gebruikers staat het overzicht van de docenten. Het systeem maakt onderscheid in twee soorten docenten: - Docenten met een persoonlijke docentenkaart. Deze docenten gebruiken het portal om de digitale docentenpas te beheren. - Docenten die culturele activiteiten organiseren voor de leerlingen. Deze docenten gebruiken het portal om informatie over het culturele aanbod in te zien en om weborders te initiëren. Het kan dus voorkomen dat een docent 2 keer in de lijst staat. De budgethouder bepaalt welke docenten toegang tot het School Portal mogen krijgen. Deze docenten krijgen beperkt toegang en kunnen het aanbod inzien en weborders initiëren. Zij kunnen GEEN weborders goedkeuren. Het menu voor deze docenten bestaat alleen uit: - Home - Profiel 15

16 Docenten toegang geven tot het school portal a) Klik op Toevoegen nieuwe docent Klik op toevoegen nieuwe docent Klik op de puntjes voor meer informatie b) Vul het formulier in LET OP: een adres kan in het systeem maar 1 keer gebruikt worden. Als de toe te voegen docent al een docentenpas heeft, dan zal er voor de toegang tot het school portal een alternatief adres gebruikt moeten worden. c) Ook de budgethouder kan vanuit het aanbod op HOME een weborder initieren. (zie menu Instellingen Contact op pagina 17). 16

17 6. Menu INSTELLINGEN SUBMENU MENU INSTELLINGEN In het menu Instellingen worden alle gegevens van de school en contactpersonen beheerd. Het is van groot belang dat deze gegevens altijd up-to-date zijn. 6.1 Menu instellingen algemeen Klik om te wijzigen In het menu Instellingen algemeen worden de inloggegevens beheerd. Deze bestaan uit het adres van de budgethouder en het wachtwoord. Dit is altijd een door de gebruiker aangemaakt wachtwoord. 6.2 Menu instellingen contact In het menu instellingen contact worden de persoonsgegevens van de budgethouder beheerd. In dit formulier geef je als budgethouder ook aan: 17

18 - Of je als budgethouder ook weborders wilt initiëren. Zet hiervoor een vink bij Activeer als bestelaccount. - Of je de notificaties wilt ontvangen als reminder dat er een bericht, factuur of weborder klaar staat in het portal. Zet hiervoor een vink bij ontvangen. 6.3 Menu Instellingen - School In het Menu Instellingen School worden de gegevens van de school beheerd. Het CJP-schoolnummer en het Brinnummer kunnen niet door de school zelf aangepast worden. Wil je het Brinnummer aanpassen? Stuur dan een aan cultuurkaart@cjp.nl 18

19 7. Weborders Met de weborders worden alle klassikale Cultuurkaarttransacties afgehandeld. De weborder wordt aangemaakt voor de instelling en goedgekeurd door de budgethouder. Na controle door CJP wordt de weborder aan de culturele instelling uitbetaald. De weborders zijn op verschillende plekken in het Portal aanwezig. Voor een geheel overzicht van de werkwijze verdienen ze een eigen hoofdstuk. 7.1 Weborder initiëren Sinds dit schooljaar kunnen docenten vanuit het aanbod een verzoek doen voor een weborder. Klik op verzoek maken In het menu HOME wordt een selectie gemaakt uit het aanbod. a) Klik op het plaatje van de instelling b) Klik in het pop-upvenster met informatie op de knop Verzoek maken c) Vul het formulier zo volledig mogelijk in en klik op Verzenden. Het verzoek wordt naar de instelling gestuurd. De instelling maakt met dit verzoek de weborder aan en deze wordt vervolgens in het School Portal zichtbaar voor de budgethouder die de weborder kan goedkeuren. 19

20 7.2 Weborder goedkeuren of afkeuren Er staat een bericht in het portal Als er een weborder is aangemaakt, ontvangt de budgethouder een waarin wordt aangegeven dat er een bericht klaar staat in het School Portal. Ook zonder de mail is zichtbaar dat er een nieuw bericht is. Er verschijnt een rood rondje rechtsboven in het venster. a) Ga naar het menu Financiën Weborders. Alle weborders staan onder elkaar in het scherm. b) Klik op de regel om meer details in te zien. c) Klik op de drie puntjes rechts in de regel voor een keuzemenu. 20