Praktische handleiding voor scholen

Transcriptie

1 Praktische handleiding voor scholen

2 Inhoud 1. DE SCHOOL AANMELDEN DOOR HET BEVOEGD GEZAG GEGEVENS AANLEVEREN DOOR DE PROJECTCOÖRDINATOR GEGEVENS GOEDKEUREN EN VERRIJKEN DOOR DE BUDGETHOUDER DE BEHEER- EN BETAALHANDELINGEN

3 Voor wie is deze handleiding bestemd? Deze handleiding is bedoeld voor de directies, projectcoördinatoren, budgethouders en docenten van de scholen voor voortgezet onderwijs die deelnemen aan de CJP Cultuurkaart. In de handleiding worden per onderdeel de stappen beschreven die genomen moeten worden om succesvol deel te nemen aan de Cultuurkaart. Een volledige order is compleet als de volgende drie stappen genomen zijn: a) Het aanmelden van de school via het online formulier door het bevoegd gezag (20 juni 31 juli 2013). b) Het aanleveren van de leerling- en docentgegevens via een upload door de projectcoördinator (26 augustus 21 december 2013). c) Het goedkeuren van de upload en het verrijken van de gegevens (het tegoed verdelen) door de budgethouder (26 augustus 21 december 2013). De voorwaarden voor deelname zijn vastgelegd in Algemene Voorwaarden CJP Cultuurkaart De handleiding bevat vier onderdelen: Hoe meldt de school zich aan? Hoe worden de gegevens van leerlingen en docenten aangeleverd? Hoe wordt de order compleet gemaakt en verstuurd? Hoe worden beheer- en betaalhandelingen verricht? Online toegang Gebruikers van de Cultuurkaart hebben toegang tot verschillende webpagina s. Dit is de orderwebsite van CJP. Op deze website worden de praktische handelingen verricht die te maken hebben met het aanmelden van de school en het aanleveren van de gegevens van leerlingen en docenten. De directie, projectcoördinator en de budgethouder ontvangen inlogcodes die toegang geven tot deze site. Dit is de website waarop de budgethouder de Cultuurkaartzaken kan regelen. Betalingen doen, overzichten inzien en budgetten beheren. De budgethouder ontvangt de inloggegevens voor deze website, samen met de schoolpas. De inloggegevens zijn dezelfde als voor LET OP! Elk jaar worden de Cultuurkaart-gegevens van de scholen gereset. Dit betekent onder meer dat er voor een nieuw Cultuurkaartjaar ook een nieuw wachtwoord wordt aangemaakt. Het kan dus zijn dat de budgethouder inlogt op om voor het huidige jaar een weborder goed te keuren en even later op inlogt om de gegevens voor het nieuwe jaar te verrijken en dat de inlogcodes voor beide sites van elkaar verschillen. Nieuwe wachtwoorden die door CJP verstrekt worden kunnen altijd door de gebruiker zelf worden aangepast. U kunt tijdens stap 3 van de ordersite uw nieuwe wachtwoord veranderen. Dit is de algemene site van CJP. Het grootste gedeelte van deze website is gevuld met culturele informatie, gerelateerd aan de CJP-kortingen. Voor scholen en docenten is er Cultuurkaart-informatie te vinden op 3

4 1. De school aanmelden door het bevoegd gezag Vanaf eind mei verstuurt CJP de oproep om de school aan te melden voor de CJP Cultuurkaart. De oproep wordt verstuurd naar de directie en de budgethouder van het lopende Cultuurkaartjaar. Hierbij worden logingegevens verstrekt waarmee kan worden ingelogd op Dit is de ordersite van de CJP Cultuurkaart. Alle handelingen die betrekking hebben op de aanvraag van de Cultuurkaart worden op deze site verricht. 1.1 Scherm Welkom Aanmelden voor de CJP Cultuurkaart wordt in stap 1 gedaan. om de site binnen te gaan 1.2 Scherm Inloggen Vul hier de inlog-gegevens in die u in de brief of mail heeft ontvangen. Als u uw wachtwoord vergeten bent kunt u altijd via de link wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen. 4

5 1.3 Scherm CJP Cultuurkaart orderstatus In dit scherm staat de orderstatus van uw school. Bovenste tabel: U ziet hoeveel leerlingen er bij de aanmelding zijn opgegeven (stap 1) en voor hoeveel leerlingen gegevens zijn aangeleverd (stap 2) en dus ook echt deelnemen. Onderste tabel: U ziet precies welke stappen al genomen zijn, door wie en wanneer. Dit overzicht kan ingezien worden door het bevoegd gezag, de projectcoördinator en de budgethouder. Als de school nog niet is aangemeld, zijn de meeste cellen leeg. om verder te gaan. 5

6 1.4 Scherm Aanvullen ordergegevens CJP Cultuurkaart A. Gegevens school: Controleer of alle gegevens zijn ingevuld, vul eventueel aan of wijzig de gegevens van de school. Let op: vanaf augustus kunnen de leerling- en docentgegevens worden aangeleverd. Daarna ontvangt de school een factuur. Geef hier aan of het factuuradres afwijkend is. De CJP Cultuurkaarten worden in dozen op de school afgeleverd. Op het afleveradres zal dus iemand aanwezig moeten zijn om de pakketten in ontvangst te nemen. Als dit een ander adres is dan erboven vermeld, geef dit dan aan bij afleveradres afwijkend. 6

7 B. Persoonlijke gegevens Gegevens directie/bevoegd gezag: De aanvraag voor de CJP Cultuurkaart dient door, of in opdracht van, het bevoegd gezag van de school te worden gedaan. Hieronder worden de gegevens van de rector, conrector, adjunct-directeur of de centrale directeur ingevuld. Controleer het juiste adres! Gegevens projectcoördinator : De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de praktische taken rondom de Cultuurkaart zoals het aanleveren van de leerling- en docentgegevens en de interne distributie van de pakketten binnen de school. Controleer het juiste adres! Gegevens budgethouder De budgethouder is verantwoordelijk voor het verdelen en het beheer van de Cultuurkaart-tegoeden. De budgethouder beheert de schoolpas. Controleer het juiste adres! 7

8 C. Hoe gaat u de CJP Cultuurkaart op uw school gebruiken? Hier geeft u aan hoe de school wil deelnemen aan de CJP Cultuurkaart. Als de school meedoet met de Cultuurkaart worden voor alle leerlingen van de school CJP Cultuurkaarten aangevraagd. Op de individuele kaart van de leerling staat 5,- bonustegoed (kosten 2,- per leerling). Daarnaast kan de school voor één van deze opties kiezen: De school zet via de CJP Cultuurkaart voor alle leerlingen van de school minimaal 10,- per leerling opzij voor culturele activiteiten. Dit heeft twee voordelen: - Aan de Cultuurkaart zijn dan geen kosten verbonden; hij is gratis. - De school kan er nu voor kiezen om het bonustegoed van 5,- klassikaal te gebruiken. Er is in dat geval een klassikaal tegoed van 15,- per leerling beschikbaar. De school kan het bonustegoed van 5,- ook op de kaart van de leerling laten staan (dit geeft de budgethouder later aan bij stap 3, na het aanleveren van de gegevens) De school zet via de CJP Cultuurkaart in een beperkt aantal klassen 10,- per leerling opzij voor culturele activiteiten. Voor de leerlingen waar 10,- opzij is gezet, gelden dezelfde voordelen als bij keuze 1 (de CJP Cultuurkaart is gratis en het bonustegoed van 5,- kan in de betreffende klassen klassikaal gebruikt worden). Vink één van de drie opties aan: Na het aanvinken van uw keuze vragen we u een inschatting te maken van het aantal deelnemers voor volgend jaar: Invulvenster na keuze 1 Door een realistische schatting op te geven van het aantal leerlingen, kunnen wij u goed inzicht bieden in de te verwachten kosten voor de CJP Cultuurkaart Invulvenster na keuze 2 Invulvenster na keuze 3 8

9 D. Gegevens opslaan Lees de Algemene Voorwaarden, vink het juiste vakje aan voor akkoord en klik op 1.5 Scherm Aanmelding bevestigen Er volgt een scherm waarin alle ordergegevens worden weergegeven: Controleer de gegevens en bevestig of ga terug als er nog zaken ontbreken. Let op: het formulier is pas verstuurd en de order wordt pas in behandeling genomen als de aanmelding bevestigd is door op te klikken. Het bevoegd gezag, de projectcoordinator en de budgethouder onvangen binnen 5 dagen na verwerking van de aanvraag een bevestiging. Stap 2 in het proces, het aanleveren van de gegevens, kan vanaf eind augustus worden gemaakt. Hiervoor ontvangt de projectcoördinator automatisch alle informatie. 9

10 2. Gegevens aanleveren door de projectcoördinator Nadat de school zich heeft aangemeld voor de CJP Cultuurkaart moeten er, anders dan vorig jaar, nog 2 stappen gemaakt worden om de order af te ronden: gegevens aanleveren en aangeven hoe de school gebruik gaat maken van de Cultuurkaart. Vorig jaar werden deze stappen in één keer door de projectcoördinator genomen. Dit jaar hebben we de stappen uit elkaar gehaald en is de budgethouder verantwoordelijk voor de laatste stap Voor stap 2 ontvangt de projectcoördinator een oproep om de leerling- en docentgegevens aan te leveren. Hiervoor worden login-gegevens via verstrekt. De website waarop de gegevens kunnen worden aangeleverd is net als bij het aanmelden: Aanleveren via internet gaat veilig en snel. Gegevens die per post of gestuurd worden kunnen niet in behandeling worden genomen. Belangrijk: 1. EERSTE WORDEN ALLE GEGEVENS AANGELEVERD 2. KLIK PAS OP AFSLUITEN AANLEVEREN ALS ALLE DOCENT- EN LEERLINGGEGEVENS ZIJN AANGELEVERD 3. NA HET AANLEVEREN CONTROLEERT EN VERRIJKT DE BUDGETHOUDER DE GEGEVENS 4. PAS DAN GAAT DE ORDER IN PRODUCTIE LET OP: het aanleveren moet zorgvuldig worden gedaan. De gegevens worden door een computer gegenereerd, dus zullen exact volgens het gestelde format aangeleverd moeten worden. Met deze handleiding wordt u stapsgewijs door de procedure geleid. De leerlinggegevens kunnen in meerder batches worden aangeleverd. De order gaat echter pas in productie nadat de budgethouder alle aangeleverde gegevens heeft verrijkt en goedgekeurd. Dus: eerst alle gegevens aanleveren en daarna verrijken en goedkeuren. Let op: van 13 t/m 24 januari kunnen de gegevens van de instromers worden aangeleverd. Wij versturen hiervoor geen oproep. Zet dit dus vast in de agenda. 2.1 Aanleveren voorbereiden In het aanlevergedeelte van de orderwebite kunnen verschillende handelingen worden verricht: Nieuwe docenten- en/of leerlingenbestand aanleveren. Gegevens wijzigen. Status van reeds aangeleverde bestanden bekijken. Fout ingevoerde gegevens downloaden. U kunt alle gegevens in één keer aanleveren, maar u kunt ook gefaseerd gegevens aanleveren. Elke keer als u gegevens of wijzigingen via de website opstuurt naar CJP, wordt dit geregistreerd. De datum geeft aan wanneer CJP de gegevens heeft ontvangen en de status geeft aan wat er mee is gebeurd. Let op: als u meer dan een half uur niets op de site heeft gedaan, wordt de verbinding om veiligheidsredenen automatisch verbroken. Als dit is gebeurd, kunt u zich eenvoudig opnieuw aanmelden. De reeds aangeleverde gegevens blijven bewaard. 2.2 Leerlingen die woonachtig zijn buiten Nederland Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het leerlingenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D) 2.3 Hoe veilig zijn mijn gegevens? Onderin uw scherm staat een gesloten slotje. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het certificaat. Als hier staat: 'uitgegeven aan weet u dat u een beveiligde verbinding heeft met de site van CJP. 10

11 2.5 Welke gegevens? De gegevens die aangeleverd moeten worden zijn Schoolgegevens Opleidingsniveaus Leerlinggegevens Docentgegevens Naam school Vmbo Naam Naam Naam locatie/nevenvestiging Havo adres adres Vestigingsadres Vwo ( = ook Adres Geslacht gymnasium en atheneum ) Postcode, Plaats Pro (= ook lwoo) Postcode, Plaats 1 Geboortedatum Brinnummer (evt. aangevuld met Geboortedatum Vak / functie tweecijferige locatiecode) Aantal leerlingen Geslacht Aantal docenten Leerjaar Opleidingsniveau Klasnaam Daarnaast moet er tijdens het aanlevertraject worden aangegeven voor welke klassen een extra budget beschikbaar is en hoe het bonustegoed van 5,- in deze klassen ingezet gaat worden (individueel of collectief). Deze handeling verricht de budgethouder nadat de gegevens zijn aangeleverd. 2.6 Hoe bereid ik een leerlingenbestand voor? De meeste Nederlandse scholen in het voortgezet onderwijs maken gebruik van één van onderstaande administratieprogramma s. Per systeem staat aangegeven hoe u de gevraagde gegevens aan kunt leveren. Als uw school geen gebruik maakt van genoemde programma s kunt u de leerlingengegevens aanleveren in Excel of ASCII-formaat (zie 2.7: overige bestanden aanleveren). Er kan maar één bestand per sessie aangeleverd worden. Om te voorkomen dat u meerdere keren moet inloggen kunt u alle leerlingen van de hele school in één bestand zetten. Als u ervoor kiest meerdere bestanden aan te maken (bijvoorbeeld per leerjaar), zult u net zo vaak moeten uploaden als het aantal bestanden dat u aanmaakt. Magister a. de Magisterbalk 'leerlingen'. b. Druk op de knop 'Export'. c. Kies vervolgens voor overige instanties en selecteer CJP. d. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren. e. Druk op ENTER, de export is voltooid. f. U kunt nu het bestand via onze internetsite a. Open het document Export CJP.REP. b. U kunt de gegevens zoals door CJP gevraagd opmaken in het rapport met nummer c. Bewaar het bestand als type TEKST (Opslaan als ). d. U geeft het bestand een naam. Bijvoorbeeld 'Leerlingnaamschool' en sla het op. e. U kunt nu het bestand via onze internetsite versturen. 1 Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het leerlingenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D) 11

12 Schoolfact Uw school maakt gebruik van Schoolfact (inclusief update 579): a. U kunt de gegevens zoals door CJP gevraagd opmaken in het rapport met nummer b. U geeft het bestand een naam. Bijvoorbeeld 'Leerlingnaamschool' en sla het op. c. U kunt nu het bestand via onze internetsite versturen. Schoolplus a. Open de module leerlingenadministratie. b. de verplaatsingsopties. c. externe koppelingen. d. export CJP/CKV. e. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren. f. U kunt nu het bestand via onze internetsite versturen. 2.7 Overige bestandstypen van aanlevering ASCII-bestand U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.ASC. Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar. LET OP: gebruik kolomkoppen De volgorde van de gegevens en vast aantal tekens per leerling Kolom kolomkoppen Aantal Toelichting tekens 1 Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. 2 Roepnaam 10 Bijvoorbeeld: Jan 3 Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't / den 4 Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen 5 Straat 25 Zonder huisnummer 6 Huisnummer 5 Alleen numeriek 7 Huisnummer 7 Bijvoorbeeld: A, B, 3 HOOG toevoegsels 8 Postcode 6 Bijvoorbeeld: 1234AB 9 Plaatsnaam 25 Bijvoorbeeld Amsterdam Let op bij buitenlandse adressen 2 10 Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag) 11 Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend 12 Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO en K = PRO 13 Klas 10 Bijvoorbeeld 4A, 4B 14 Leerlingnummer 10 Bijvoorbeeld adres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl 2 Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het leerlingenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D) 12

13 Excel-bestand U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.XLS Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar. LET OP: gebruik kolomkoppen De volgorde van de gegevens en juiste formulering kolomkop per leerling Kolom Kolomkoppen Aantal Toelichting tekens A Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. B Roepnaam 10 Bijvoorbeeld: Jan C Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't / den D Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen E Straat 25 Zonder huisnummer F Huisnummer 5 Alleen numeriek G Huisnummer 7 Bijvoorbeeld: A, B, 3 HOOG toevoegsels H Postcode 6 Bijvoorbeeld: 1234AB I Plaatsnaam 25 Bijvoorbeeld Amsterdam Let op bij buitenlandse adressen 3 J Geboortedatum 8 Kolom moet van Categorie datum zijn (ieder formaat is toegestaan) (categorie is aan te passen in celeigenschappen K Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend L Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO en K = PRO M Klas 10 Bijvoorbeeld 4A, 4B N Leerlingnummer 10 Bijvoorbeeld 2222 O adres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl 2.8 Verdere voorbereiding voor het aanleveren Noteer de afzonderlijke opleidingsniveaus (bijvoorbeeld vwo, havo, etc.) van de leerlingen die u gaat aanmelden. Verzamel de benodigde gegevens van alle docenten waarvoor u een docentenkaart wilt aanvragen. Een docentenpas wordt alleen aangemaakt als alle gegevens aangeleverd zijn. 2.9 Hoe bereid ik een docentenbestand voor? U kunt voor alle medewerkers van de school een CJP/BCA docentenpas aanvragen. Hiervoor maakt u in Excel een bestand aan volgens het volgend format. Let op: gebruik de kolomkoppen zoals ze hieronder gegeven worden. De volgorde van de gegevens en vast aantal tekens per docent Kolom Kolomkoppen Aantal Toelichting tekens A Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. B voornaam 10 Bijvoorbeeld: Jan C Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't / den D Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen E Geboortedatum 8 Kolom moet van Categorie datum zijn (ieder formaat is toegestaan) (categorie is aan te passen in celeigenschappen F Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend G Functie 50 Welk vak wordt gedoceerd of welke functie H adres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl U bent nu voorbereid om gegevens aan te leveren op 3 Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het leerlingenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D) 13

14 Let op: als gegevens niet volgens het gestelde format worden aangeleverd of als er onjuiste gegevens worden verstuurd, zal het systeem deze gegevens niet verwerken. Dit wordt gedetailleerd aangegeven tijdens het proces. U kunt fouten voorkomen door de bestanden goed voor te bereiden Scherm Welkom om de site binnen te gaan Scherm Inloggen De inlog-gegevens voor de aanleverwebsite van CJP Cultuurkaart worden vanaf eind augustus per mail naar de projectcoördinator gestuurd. 14

15 2.12 Scherm Aanleveren welkom In dit scherm staat onderin een statusoverzicht van de uploads die mogelijk al gedaan zijn. Komt u voor het eerst online om gegevens te uploaden, dan staat hier uiteraard niets ingevuld. Controleer of de gegevens kloppen en klik op om de aanlevering te starten Scherm Schoolgegevens om verder te gaan. 15

16 2.14 Scherm Overzicht aanlevering Omdat er in meerdere inlogbeurten aangeleverd kan worden, geven we u in dit scherm een overzicht van de huidige status. Als er nog niets is aangeleverd, staat er niets in de kolommen. Als u vorige aanleveringen ongedaan wilt maken, klikt u op Als u een nieuwe aanlevering wilt doen, vult u de aantallen in die u in deze sessie wilt aanleveren en klikt u op 16

17 2.15 Scherm Upload docenten Als eerste worden de gegevens van de docenten gevraagd. U kunt voor alle medewerkers van uw school een CJP/BCA docentenpas aanvragen. LET OP: De bestanden dienen precies volgens het voorgeschreven format ingedeeld te zijn. Hoe u het bestand kunt voorbereiden vindt u in: 2.9 Hoe bereid ik een docentenbestand voor? om het voorbereide en opgeslagen bestand te selecteren. U zoekt op uw eigen computer naar het docenten-bestand. om verder te gaan. 17

18 2.16 Scherm Docentgegevens In dit scherm wordt weergegeven: Welke docentgegevens juist zijn aangeleverd. Welke docentgegevens nog niet helemaal compleet zijn of een andere warning hebben. Welke docentgegevens een fout bevatten. Als alle gegevens juist zijn aangeleverd klik u op Is de knop fouten grijs? Dan zijn er nog gegevens met een fout. Download dan eerst de lijst met Zijn er gegevens met een fout? Gegevens met een fout worden niet verwerkt. Er wordt dus geen pas aangemaakt voor de docenten waarvan de gegevens fout zijn aangeleverd. De gegevens met een fout moeten dus aangepast worden. (zie blz 19: wat te doen) Het aanpassen kan op twee manieren: 1. Het gehele bestand aanpassen en opnieuw uploaden. Klik hiervoor op 2. Met het huidige bestand doorgaan en de gegevens met een fout later aanleveren. om een Excel-bestand te downloaden met de docenten waarvan de gegevens fout zijn. Dit bestand kunt u aanpassen en in een volgende sessie opnieuw aan CJP aanbieden. Let op: de manier waarop het te downloaden bestand wordt opgeslagen op uw computer verschilt per browser. om verder te gaan. 18

19 Meest voorkomende warnings en fouten DOCENTEN (!De gegevens met een warning wordt na goedkeuring gewoon verwerkt, de gegevens met een fout worden NIET verwerk) Naam Soort Omschrijving Oplossing(en) bestand kan niet worden inlezen Fout Het bestand is niet volgens het gevraagde format opgemaakt Controleer het volgende: Heeft elke kolom een kolomkop? Is die kolompkop EXACT hetzelfde als in het format? (blz 12 / 13) ontbreekt Fout Bij docenten is het adres verplicht 1. verbeterde bestand opnieuw uploaden 2. Fouten downloaden, in exel aanpassen en in volgende sessie opnieuw uploaden Postcode is onjuist. Fout Het systeem herkent de postcode niet Dit kan een buitenlands adres zijn. zet voor Belgie of Duitsland resp. (B) of (D) achter de plaatsnaam Op blz 20 staan alle warnings en fouten op een rij Meest voorkomende warnings en fouten LEERLINGEN (!De gegevens met een warning wordt na goedkeuring gewoon verwerkt, de gegevens met een fout worden NIET verwerk) Naam Soort Omschrijving Oplossing(en) Bestand kan niet worden inlezen adres van de leerling is leeg Adres is gewijzigd door postcodecheck. Fout Het bestand is niet volgens het gevraagde format opgemaakt Controleer het volgende: Heeft elke kolom een kolomkop? Is die kolompkop EXACT hetzelfde als in het format? (blz 12 / 13) warning Bij leerlingen is het adres niet verplicht. 1. Alsnog aanvullen in het bestand en opnieuw uploaden 2. Warning goedkeuren het bestand wordt verstuurd zonder e- mailadressen Warning Als een straatnaam niet goed of volledig geschreven is past het systeem dit automatisch aan. (bijv: str. wordt straat) Adres is niet bekend Fout Het adres van de leerling staat niet in de landelijke adressendatabase Leeftijd leerling is onjuist Fout Als er gegevens aangeleverd worden die niet aan de leeftijdscriteria voldoen, worden deze van deelname uitgesloten Er hoeft geen aktie te worden ondernomen Controleer het volgende: Klopt het huisnummer? Staat er in de kolom huisnummer een toevoegsel? Haal deze weg en plaats deze in de kolom toevoegsels Klopt de postcode? Is het heel recente nieuwbouw? In dit geval kan het zijn dat het adres nog niet in de database staat. Vul hier dan het schooladres in. Als de fout gespot is: 1. verbeterde bestand opnieuw uploaden 2. of fouten downloaden, in exel aanpassen en in volgende sessie opnieuw uploaden Neem contact op met CJP Postcode is onjuist. Fout Het systeem herkent de postcode niet Dit kan een buitenlands adres zijn. zet voor Belgie of Duitsland resp. (B) of (D) achter de plaatsnaam Gemiddelde leeftijd klas klopt niet Warning Op blz 20 staan alle warnings en fouten op een rij als de gemiddelde leeftijd van de klas aanzienlijk hoger of lager ligt dan landelijk gemiddeld krijgt u een warning Controleer of de juiste gegevens van deze klas zijn aangeleverd. zo ja; keur de warning goed 19

20 In het bestand kunnen onderstaande onjuistheden of fouten zitten: Melding Toelichting Geboortedatum ligt in de toekomst. Geslacht onjuist (M/V). Geslacht is verplicht. Achternaam is verplicht. Huisnummer is verplicht. Telefoonnummer is onjuist. Alleen nederlandse nummers toegestaan. Adres is niet bekend. Onbekende postcode (obv postcode+ huisnr) Mobielnummer is onjuist. Alleen Nederlandse nummers toegestaan. adres is niet correct. Postcode is onjuist. LandCode is onjuist. Alleen (D) en (B)(naast NL) toegestaan Leeftijd van leerling is onjuist (10-19). Leeftijd van docent is onjuist (20-90). Geboortedatum is verplicht. Optin is onjuist (Ja/Nee). SoortSchool is onjuist (M/H/V/S/P/K). Klas is verplicht. Leerlingnummer is onjuist (numerieke waarde). Leerling komt vaker voor in dit bestand. Dubbele regels binnen bestand Leerling al eerder geïmporteerd. Dubbele personen binnen de school Docent komt vaker voor in dit bestand. Dubbele regels binnen bestand Docent al eerder geïmporteerd. Dubbele personen binnen de school Adres is gewijzigd door postcodecheck. Warning Leerling heeft zelfde klas als vorig jaar. Warning adres van leerling is niet ingevuld. Warning Zijn er gegevens met een Warning? Een warning wordt gegeven als er gegevens, die niet verplicht zijn, ontbreken (bijvoorbeeld een adres). Of als er volgens het CJP-protocol iets anders misgaat dat niet direct een uitsluitsel van de gegevens tot gevolg heeft. Als u de warning goedkeurt, betekent dit dat u de ontbrekende info niet meer wenst toe te voegen, of akkoord gaat met een andere afwijking. Het wordt dus NIET aangepast en de gegevens worden wel door CJP verwerkt. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de communicatie. We raden dus aan om de gegevens zo compleet mogelijk en dus juist aan te leveren. Wilt u de warning toch goedkeuren (ondanks dat er dan gegevens ontbreken)? Vink dit dan aan in de betreffende box in de laatste kolom. Of klik op Wilt u de gegevens wel correct en volledig verzenden, dan kunt u twee dingen doen: 1. -Pas het volledige bestand aan en sla dit op op uw computer. -Klik op en selecteer het bestand opnieuw 2. Keur de warning niet goed, ga naar de volgende stap en maak later voor de docenten met een warning een nieuw en correct bestand aan. Upload dit in een volgende sessie. 20

21 Mogelijk verschijnt deze pop-up Dit betekent dat er nog gegevens zijn die een warning hebben gekregen die niet zijn goedgekeurd. De gegevens van deze docenten worden niet verwerkt. als u van plan bent deze docenten in een volgende sessie te uploaden. U komt in het volgende scherm terecht: Upload leerlingen. als u de warning alsnog wilt goedkeuren. U komt dan weer in het scherm docentgegevens 21

22 2.17 Scherm Upload leerlingen In dit scherm kunt u de leerlinggegevens uploaden. Hoe het bestand wordt voorbereidt staat op pagina11. om het voorbereide en opgeslagen bestand te selecteren. om verder te gaan. 22

23 2.18 Scherm Leerlinggegevens In dit scherm wordt weergegeven: Welke leerlinggegevens juist zijn aangeleverd. Welke leerlinggegevens nog niet helemaal compleet zijn of een andere warning hebben. Welke leerlinggegevens een fout bevatten. Als alle gegevens juist zijn aangeleverd klik u op Is de knop grijs? Dan zijn er nog gegevens met een fout. Download dan eerst de lijst met fouten Zijn er gegevens met een fout? Gegevens met een fout worden niet verwerkt. Er wordt dus geen pas aangemaakt voor de leerlingen waarvan de gegevens fout zijn aangeleverd. De gegevens met een fout moeten dus aangepast worden. Het aanpassen kan op twee manieren: 1. Het gehele bestand aanpassen en opnieuw uploaden. Klik hiervoor op 2. Met het huidige bestand doorgaan en de gegevens met een fout later aanleveren. om een Excel-bestand te downloaden met de leerlingen waarvan de gegevens nog fout zijn. Dit bestand kunt u aanpassen, op uw computer opslaan en in een volgende sessie opnieuw aan CJP aanbieden. 23

24 Zijn er gegevens met een warning? Een warning wordt gegeven als er gegevens, die niet verplicht zijn, ontbreken (bijvoorbeeld een adres). Of als er volgens het CJP-protocol iets anders misgaat dat niet direct een uitsluitsel van de gegevens tot gevolg heeft. Als u de warning goedkeurt, betekent dit dat u de ontbrekende info niet meer wenst toe te voegen, of akkoord gaat met een andere afwijking. Het wordt dus NIET aangepast en de gegevens worden wel door CJP verwerkt. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de communicatie. We raden dus aan om de gegevens zo compleet mogelijk en dus juist aan te leveren. Wilt u de warning toch goedkeuren (ondanks dat er dan gegevens ontbreken)? Vink dit dan aan in de betreffende box in de laatste kolom. Of klik op Wilt u de gegevens wel correct en volledig verzenden, dan kunt u twee dingen doen: 1. -Pas het volledige bestand aan en sla dit op op uw computer. - en selecteer het bestand opnieuw. 2. Of keur de warning niet goed, ga naar de volgende stap en maak later voor de leerlingen met een warning een nieuw en correct bestand aan. Upload dit in een volgende sessie. Klik in het scherm Leerlinggevens op om verder te gaan. Mogelijk verschijnt deze pop-up Dit betekent dat er nog gegevens zijn die een warning hebben gekregen die niet zijn goedgekeurd. De gegevens van deze leerlingen worden niet verwerkt. als u van plan bent deze leerlingen in een volgende sessie te uploaden. U komt in het volgende scherm terecht: Upload leerlingen. als u de warning alsnog wilt goedkeuren. U komt dan weer in het scherm Leerlinggegevens. 24

25 2.19 Scherm Overzicht aanmeldingen In dit scherm kunt u precies zien hoeveel leerling- en docentgegevens er tot nu toe zijn aangeleverd. als de aantallen kloppen en u deze sessie wilt vastleggen Scherm Inzenden definitieve gegevens Nadat er een sessie is vastgelegd kunt u drie dingen doen: LET OP: KIES DE JUISTE KNOP! Na klikken op afsluiten aanleveren is aanleveren NIET meer mogelijk 1) Een nieuwe aanlevering doen. Bijvoorbeeld een andere klas of vestiging, of het aangepaste bestand met foute gegevens dat eerder gedownload is. om een nieuwe sessie te starten. 2) Stoppen. Als u op een later tijdstip nieuwe aanleveringen wilt doen, of nog niet zeker bent van de aangeleverde aantallen. om uit te loggen. Let op: bij deze beide keuzes blijven de reeds geüploade gegevens in het bestand van CJP staan, maar wordt de order nog niet verwerkt. als u zeker weet dat ALLE gegevens zijn aangeleverd. 25

26 Er verschijnt nog een waarschuwings-pop-up. Het bestand van de school wordt hierna bevroren en u kunt hierna geen aanleveringen meer doen. Behalve nog één maal in januari om de instromers op te geven Scherm Afgesloten U heeft succesvol de aanlevering afgesloten. Wat gaat er nu nog gebeuren: 1) De budgethouder ontvangt per mail een oproep om de aangeleverde gegevens goed te keuren en om de budgetverdeling per klas te maken. Dit is stap 3 van de orderwebsite (zie 3. Goedkeuren en verrijken door de Budgethouder ) 2) De budgethouder plaatst de Cultuurkaartorder en deze wordt door CJP in productie genomen. 3) De directie, de projectcoördinator en de budgethouder ontvangen bevestigingen van de geplaatste order. 4) De school ontvangt een factuur. 5) De budgethouder ontvangt de schoolpas. 6) De school ontvangt conform de gestelde levervoorwaarden de CJP Cultuurkaarten en de CJP/BCA Docentenpassen. 7) Zodra de factuur betaald is, komt het tegoed van de school na 1 november vrij en kunnen er betalingen gedaan worden. 26

27 3. Gegevens goedkeuren en verrijken door de budgethouder Dit is een nieuwe stap in het proces die uitgevoerd wordt door de budgethouder. Ook als bij u op school de projectcoördinator dezelfde persoon is als de budgethouder, is het toch van belang gebleken om deze (inhoudelijke) handeling in het proces los te koppelen van de praktische handeling van het gegevens aanleveren. De hele procedure neemt niet veel tijd in beslag en wordt in stap 3 uitgevoerd op Scherm Welkom klik op om de site binnen te gaan. 3.2 Scherm Inloggen Vul hier de inlog-gegevens in die u per mail zijn toegestuurd. Als u uw wachtwoord vergeten bent kunt u altijd via de link wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen. 27

28 3.3 Scherm Overzicht In dit scherm voert u het bedrag in dat de school beschikbaar stelt voor één of meerdere klassen. Dit is minimaal 10,-. Stelt de school geen bedrag beschikbaar, zet dan een 0 in het invulvenster. om verder te gaan. 3.4 Scherm Aanvullen klassen In dit scherm staat een overzicht van de aangemelde klassen. In drie kolommen moeten de gegevens aangevuld, gecontroleerd of aangepast worden (in blauw in tabel hieronder). Met name kolom 6 (met bijdrage school) en 8 (bonus naar klasbudget) zullen zorgvuldig bekeken moeten worden. Klasnaam geen aktie Aantal leerlingen geen aktie Niveau Leerjaar Gemiddelde leeftijd geen aktie Uit de codering die bij het aanleveren wordt opgegeven halen wij het leerjaar. Dit klopt niet altijd. Controleer dus de leerjaren. geen aktie Met bijdrage school Vink aan als u voor deze klas de bijdrage school beschikbaar wilt stellen. Hoogte bijdrage school geen aktie Bonus naar klasbudget Vink aan als u voor deze klas het bonustegoed klassikaal wilt gebruiken (dit kan alleen bij klassen met een bijdrage school ). Klasbudget Budget op leerlingkaart warning geen aktie geen aktie lezen 28

29 3.5 Scherm Klasindeling In dit scherm staat het overzicht van de order tot nu toe. U kunt controleren of de hoogte van de bijdrage school klopt, of de juiste klassen deze ontvangen en of de beschikbare tegoeden goed verdeeld zijn over de leerlingen en/of het klasbudget. 3.6 Scherm Bevestigen budgetverdeling In dit scherm staat het overzicht van de gehele school. Controleer alle kolommen. als alles klopt. Er volgt nog een waarschuwings-pop-up. 29

30 3.7 Scherm Afgesloten U heeft succesvol de Cultuurkaart-order geplaatst. Er worden bevestigingsmails gestuurd aan de projectcoördinator, de budgethouder en de directie. U kunt altijd uw order inzien op 30

31 4. De beheer- en betaalhandelingen Het Cultuurkaart-tegoed komt vrij zodra de school de factuur voldaan heeft. Op dat moment kan de budgethouder het tegoed beheren en uitgeven. De budgethouder heeft een schoolpas ontvangen met inloggegevens voor de budgethouderswebsite: Als er meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van het Cultuurkaart-tegoed kunnen de inloggegevens uitgewisseld worden. 4.1 Scherm Inloggen Vul de inlog-gegevens in 4.2 Scherm Klassenbudget In dit scherm kunt u de klas selecteren waarvan u de status wilt inzien. Ook kunt u: Uitloggen Wachtwoord wijzigen Klassenbudget Schoolbudget Overzicht weborders Weborder goedkeuren Uitloggen uit de vestiging Wijzig het wachtwoord Overzicht van de verdeling van budgetten en de transacties per klas Overzicht van budgetten en transacties van de hele vestiging Overzicht en status van door instellingen aangemaakte weborders Door culturele instelling aangemaakte weborders goedkeuren 31

32 4.3 Scherm klassenbudget In het klassenbudget is terug te vinden hoe het beschikbare Cultuurkaart-tegoed is opgebouwd en welke bedragen besteed zijn. Let op: tegoed komt pas vrij na betaling van de factuur. Per klas kan de status van het Cultuurkaart-tegoed bekeken worden. Ondanks dat activeren niet meer verplicht is, kan de budgethouder wel bijhouden hoeveel leerlingen de CJP Cultuurkaart geactiveerd hebben. Gestort klassikaal budget is wat er initieel aan totaal klassikaal tegoed beschikbaar is. Gestort leerlingkaarten is het bedrag dat beschikbaar is op de individuele kaart van de leerlingen. Bij Restant budget wordt aangegeven wat nog uitgegeven kan worden. klik op om een een gedetailleerd overzicht van af- en bijschrijvingen van het Cultuurkaart-tegoed in te zien. 32

33 Als er Cultuurkaart-tegoed besteed is, kan er via besteed via weborders of bestedingen door leerlingen direct naar het detailoverzicht van de bestedingen geklikt worden. 33

34 4.4 Schoolbudget In het overzicht van het schoolbudget staan alle klassen van de vestiging. Door op de klasnaam te klikken, komt u in het overzicht van het klassenbudget terecht. 34

35 4.5 Overzicht weborders Een weborder wordt door een culturele instelling aangemaakt. De instelling heeft hiervoor uw schoolpasnummer (vier cijfers) en uw adres nodig. Alle weborders die worden aangemaakt komen in dit overzicht terug. Onder status order wordt aangegeven waar de weborder zich bevindt. Als er staat Order bevestiging verzonden door acceptant, betekent dit dat de budgethouder nog niets met de weborder gedaan heeft. Deze moet worden goedgekeurd (of afgekeurd als de order niet correct is). Klikken op het export -symbool weborders. rechtsonder, genereert een Excel-bestand met een overzicht van alle Door op de naam van de instelling in de eerste kolom te klikken, verschijnt een gedetailleerd overzicht van de betreffende order. 35

36 4.6 Weborder goedkeuren Als er door de culturele instelling een weborder is aangemaakt, dient deze door de budgethouder te worden afof goedgekeurd. Graag afkeuren als de weborder niet correct of ten onrechte is aangemaakt. Door de weborder goed te keuren wordt de transactie definitief en wordt uw Cultuurkaart-saldo belast met het opgegeven bedrag. Na de klik op goedkeuren wordt u door een aantal invulvensters geleid, waarin u dient aan te geven welke doelgroep(en) aan de activiteit hebben deelgenomen. Hoe gedetailleerder u dit invult, hoe uitgebreider wij u kunnen informeren over hoe cultuureducatie bij u op school gefinancierd wordt. Stap 1: opgeven van de doelgroep. Stap 2: in welke leerjaren bevindt de doelgroep zich? 36

37 Stap 3: Welke klassen hebben meegedaan? Doorloop alle stappen. Na controle van de gegevens klikt u op Opslaan. 37