CULTUURKAARTHANDLEIDING

Transcriptie

1 CULTUURKAARTHANDLEIDING

2 1

3 inhoud De school aanmelden pagina 5 Aanleveren leerling- en docentgegevens voorbereiden pagina 13 De leerling- docentgegevens uploaden pagina 21 Budget verdelen pagina 31 Cultuurkaarttegoed beheren pagina 36 2

4 VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING? Deze handleiding is bedoeld voor de persoon of de personen die op de scholen voor voortgezet onderwijs de taken verrichten die met de Cultuurkaart te maken hebben. CJP heeft deze taken verdeeld over een aantal personen: het bevoegd gezag/directie de projectcoördinator (PC) de budgethouder (BH) de docent De school bepaalt zelf hoe en over hoeveel personen deze taken binnen school verdeeld worden, maar het systeem en ook deze handleiding gaat uit van vier verschillende personen, voor wie aparte inlogcodes worden verstuurd en die afzonderlijk worden aangeschreven. HOE WERKT DEZE HANDLEIDING? Deze handleiding is opgebouwd uit drie modules; A, B en C (zie volgende pagina). In elk van deze modules wordt stap voor stap beschreven welke voorbereiding nodig is. Lees dit vooraf goed door. De online handelingen worden aan de hand van screenshots uitgelegd. Onder het screenshot wordt links uitgelegd wat de bedoeling is en rechts staat precies welke actie nodig is. 3

5 A. AANMELDEN EN CULTUURKAARTEN BESTELLEN Website: stap 1: de school aanmelden stap 2: de gegevens van leerlingen en docenten aanleveren stap 3: gegevens controleren en budgetten verdelen B. CULTUURKAARTTEGOED BEHEREN Website: 1: klassenbudget 2: schoolbudget 3: weborder goedkeuren C. CULTUURKAART ACTIVEREN Website: 1: eigen pas activeren 2: leerlingpassen activeren 4

6 INHOUD De school aanmelden pagina 5 Aanleveren van gegevens voorbereiden pagina 13 De gegevens uploaden pagina 21 Budget verdelen pagina 31 Cultuurkaarttegoed beheren pagina 36

7 A

8 A. AANMELDEN EN CULTUURKAARTEN BESTELLEN Meedoen met de Cultuurkaart is niet moeilijk. Het aanmeldproces is in drie simpele stappen verdeeld. De inloggevens voor de website worden door CJP naar de betreffende contactpersonen gestuurd. mei - september: Stap 1 door de directie: het aanmelden van de school. augustus - december: Stap 2 door de PC: het aanleveren van de gegevens van leerlingen en docenten. augustus - december: Stap 3 door de BH: het controleren en verrijken van de gegevens van de leerlingen. LET OP! DE ORDER IS VOLLEDIG AFGESLOTEN NA STAP 3. In januari worden de stappen 2 en 3 nog eens herhaald om de instromers aan te melden. STAP 1: AANMELDEN Het aanmelden van de school voor Cultuurkaart wordt gedaan door de directie van de school, of door een bevoegd vervanger. Het aanmelden heeft 6 onderdelen: 1.1 Inloggen 1.2 Gegevens controleren 1.3 Gegevens school invoeren 1.4 Gegevens contactpersonen invoeren 1.5 Deelname Cultuurkaart specificeren 1.6 Opslaan en verzenden WELKOM OP GEEN INOGGEGEVENS ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl 5

9 1.1 INLOGGEN De verschillende stappen worden door resp. het bevoegd gezag, de PC en de BH genomen. CJP stuurt hiervoor de inlogcodes naar de betreffende personen. KLIK OP STAP 1 Vul bij login het CJP-schoolnummer in. Het wachtwoord is door CJP toegestuurd In de lichtblauwe balk staat welke persoon bij deze stap inlogt. WACHTWOORD KWIJT? klik op wachtwoord vergeten vul de gegevens in klik op INLOGGEN 6

10 1.2 GEGEVENS CONTROLEREN Klopt de orderstatus van uw school? Als u hier voor het eerst komt staan er nog geen gegevens. In de loop van het traject vult dit scherm zich: aangemeld = het aantal leerlingen dat bij de aanmelding is opgegeven (stap 1) aangeleverd = het aantal leerlingen op basis van de aangeleverde gegevens (stap 2) KLIK OP School aanmelden KLOPPEN DE GEGEVENS NIET? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl Boven in de balk staan andere belangrijke functionaliteiten. terug naar beginscherm: je kunt dan weer inloggen bij een andere stap contact: direct een vraag of een probleem bij CJP neerleggen mijn organisatie: alle schoolgegevens op een rij. Hier kun je ook WACHTWOORD WIJZIGEN 7

11 1.3 GEGEVENS SCHOOL INVOEREN De gegevens die CJP al heeft staan ingevuld. Er kan iets veranderd zijn en de gegevens zijn nog niet helemaal compleet. CONTROLEER EN VUL AAN BRINNR. OF NAAM WIJZIGEN? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar Factuur- en afleveradressen kunnen afwijken van het postadres van de school. factuuradres: nadat de leerlinggegevens zijn aangeleverd ontvangt de school een factuur. PLAATS WAAR NODIG EEN VINK EN VUL DE GEGEVENS AAN afleveradres: de CJP-Cultuurkaarten worden in dozen op de school afgeleverd tijdens schooluren. Er moet voor getekend worden. 8

12 1.4 GEGEVENS CONTACTPERSONEN INVOEREN LET OP Alle communicatie over de Cultuurkaart wordt naar het -adres van deze contactpersonen gestuurd. Vul de gegevens dus zorgvuldig in. Directie/bevoegd gezag: De aanvraag CJP Cultuurkaart dient door, of in opdracht van het bevoegd gezag van de school te worden gedaan. De gegevens van de rector, de conrector, de adjunct-directeur of de centrale directie kunnen hier worden ingevuld. VUL DE GEGEVENS VOLLEDIG EN ZORGVULDIG IN Projectcoördinator: De PC is verantwoordelijk voor de praktische taken rondom de Cultuurkaart zoals het aanleveren van de gegevens. Budgethouder: De BH is verantwoordelijk voor het beheer en de verdeling van het Cultuurkaarttegoed. De budgethouder ontvangt en beheert de Schoolpas. 9

13 1.5 DEELNAME CULTUURKAART SPECIFICEREN Hoe doet de school mee? Optie 1: De school vraagt voor alle leerlingen van de school een CJP cultuurkaart á 2,- aan. Op de kaart staat een tegoed van 5,-, beschikbaar gesteld door OCW, dat alleen door de individuele leerling te besteden is. Optie 2: De school vraagt voor alle leerlingen van de school een Cultuurkaart aan en stelt ook voor alle leerlingen 10,- per leerling beschikbaar voor cultuuronderwijs. Ook hier komt die 5,- van het ministerie van OCW beschikbaar, maar deze kan samen met de eigen bijdrage van 10,- door de school klassikaal worden uitgegeven. Daarnaast is de CJP Cultuurkaart voor de leerlingen gratis. Ook deelt de school mee in de herverdeling in januari, als het bedrag waar geen aanspraak op gemaakt is over de deelnemers verdeeld wordt. Met deze optie maakt de school optimaal gebruik van de voordelen van de Cultuurkaart. ZET EEN VINK BIJ DE JUISTE OPTIE EN VUL HET VENSTER DAT DAN VERSCHIJNT VOLLEDIG IN Optie 3: De school vraagt voor alle leerlingen van de school een Cultuurkaart aan en stelt voor een beperkt aantal klassen 10,- per leerling beschikbaar voor Cultuuronderwijs. Hiermee gelden de voordelen uit optie 2 alleen voor de klassen waar de school 10,- beschikbaar stelt. In de klassen waar dit niet gebeurt kost de Cultuurkaart 2,- en is het door OCW beschikbaar gestelde tegoed van 5,- altijd individueel tegoed. 10

14 1.6 OPSLAAN EN VERZENDEN CJP neemt de aanmelding in behandeling als de school akkoord gaat met de deelnamevoorwaarden. VINK ALLE VOORWAARDEN AAN klik op GEGEVENS OPSLAAN In dit scherm staan de ordergegevens in een overzicht bij elkaar. Er kunnen nu nog gegevens gewijzigd worden. CONTROLEER ALLE GEGEVENS. compleet en juist? niet compleet of onjuist? 11

15 Voor alle stappen op de orderwebsite van CJP geldt dat er na een geplaatste aanmelding of aanlevering, een bevestigings scherm te zien is. Daarnaast verzendt CJP aan het bevoegd gezag, de PC en de BH binnen 5 dagen na verwerking van de aanvraag een bevestiging per mail. GEEN BEVESTIGING ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl Stap 1 is nu afgerond. Stap 2, het aanleveren van de leerling- en docentgegevens, kan vanaf half augustus door de PC worden gemaakt. Hiervoor ontvangt de PC automatisch van CJP de inloggegevens. 12

16 STAP 2: DE GEGEVENS AANLEVEREN Het aanleveren van de gegevens van leerlingen en docenten voor Cultuurkaart wordt gedaan door de projectcoördinator van de school. Het aanleveren van de gegevens bestaat uit 6 onderdelen: 2.1 Voorbereiden 2.2 Inloggen 2.3 Gegevens controleren 2.4 Gegevens van docenten uploaden 2.5 Gegevens van leerlingen uploaden 2.6 Opslaan en verzenden WELKOM OP GEEN INOGGEGEVENS ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl Belangrijk: De gegevens die worden aangeleverd kunnen door de computers van CJP maar op 1 manier gelezen en verwerkt worden. Het is daarom van belang dat de bestanden die worden ge-upload zorgvuldig worden voorbereidt, zodat ze precies voldoen aan het format. Als dit niet het geval is zal het bestand, of delen ervan niet kunnen worden ge-upload. CJP heeft geprobeerd om in het systeem rekening te houden met de verschillende soorten administratiesoftware die op de scholen gebruikt wordt. In deze handleiding wordt het format uitgelegd. 13

17 1 Voorbereiden Het voorbereiden van de bestanden is het meest cruciale onderdeel. Als dit zorgvuldig en goed gebeurt is het uploaden geen probleem. Alle gegevens moeten via de ordersite aangeleverd worden. Dit is veilig en het gaat snel als de bestanden goed en zorgvuldig voorbereid zijn. CJP ondersteunt de meest gebruikte administratiesoftware in het CK-systeem. Dit betekent dat er vaak een directe upload vanuit de administratie mogelijk is. (zie volgende pagina) CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE GEGEVENS BESCHIKBAAR ZIJN (zie pag. 18) CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE GEGEVENS KLOPPEN VEILIGHEID Onderin uw scherm staat een gesloten slotje. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het certificaat. Als hier staat: uitgegeven aan weet u dat u een beveiligde verbinding heeft met de site van CJP. LEERLINGEN DIE IN HET BUITENLAND WONEN Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het leerlingenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. Bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D). PLAATS ZO NODIG EEN LANDENCODE ACHTER DE PLAATSNAAM VAN DE LEERLINGEN UIT HET BUITENLAND 14

18 BENODIGDE GEGEVENS De benodigde gegevens voor de leerlingen komen uit de leerlingenadministratie. Hiervoor zijn een aantal softwareprogramma s beschikbaar. Als de school geen gebruik maakt van een dergelijk programma, kunnen de gegevens ook in exel- of ASCII-formaat worden aangeleverd. Voor docenten kunt u een excelbestand aanmaken. BESTANDEN KLAAR ZETTTEN De leerlinggegevens of docentgegevens kunnen in één bestand worden aangeleverd. Het kan ook in meerdere bestanden en sessies. Elke keer als er een bestand succesvol geüpload is, wordt dit geregistreerd en kunt u dit terugvinden in het statusoverzicht op de orderwebsite. ADMINISTRATIESOFTWARE Van welk programma maakt de school gebruik? Schoolfact Schoolplus Geen programma OP DE VOLGENDE PAGINA STAAT DE PER PROGRAMMA VOOR HET OPSLAAN VAN DE GEGEVENS IN EXCEL, GA NAAR PAGINA 16 ZIT UW SOFWAREPAKKET ER NIET BIJ? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl 15

19 KLAARZETTEN LEERLINGGEGEVENS MET SOFTWAREPAKKET MAGISTER (vanaf versie ) 1. Ga naar leerlingen> leerlingen> export 2. Kies in de wizard voor de groep overige en selecteer CJP. 3. Doorloop de wizard en maak de keuzes die van toepassing zijn binnen uw database. 4. Klik aan het einde op voltooien. 5. Het bestand wordt opgeslagen op de plek die u in de wizard heeft opgegeven. In een nieuwere versie van Magister (aug. 2014) zal de output een excelbestand zijn. SOM 1. Kies voor leerlingen> leerling zoeken. 2. Zorg d.m.v. filtering dat de juiste leerlingen in het zoekscherm staan. 3. Kies links onderin voor rapportages. 4. Zoek in het veld naam op cjp. In de lijst met suggesties dient de rapportage met de naam Leer ling-export leerlingen CJP Cultuurkaart naar voren te komen, kies deze. 5. Klik vervolgens op het.xls-icoontje, geef een peildatum op en kies voor rapportage uitvoeren. 6. Als de genoemde rapportage niet verschijnt, dan beschikt u niet over voldoende rechten, vraag de applicatiebeheerder om deze rechten. SCHOOLFACT 1. U kunt de gegevens zoals door CJP gevraagd opmaken in het rapport met nummer U geeft het bestand een naam. Bijvoorbeeld Leerling naamschool en slaat het op. SCHOOLPLUS 1. Open de module leerlingenadministratie. 2. Klik op de verplaatsingsopties. 3. Klik op externe koppelingen. 4. Klik op export CJP/CKV. 5. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren. Ga naar de volgende pagina als u de gegevens als ASCII- of excelbestand wilt uploaden. 16

20 DE KOLOMKOPPEN Gebruik onderstaande kolomkoppen in dezelfde volgorde kolom A: voorletters kolom B: roepnaam kolom C: tussenvoegsels kolom D: achternaam kolom E: straat kolom F: huisnummer kolom G: huisnummer toevoegsels kolom H: postcode kolom I: plaatsnaam kolom J: geboortedatum kolom K: geslacht* kolom L: soort school* kolom M: klas kolom N: leerlingnummer kolom O: adres KLAARZETTEN LEERLINGGEGEVENS MET ASCII OF EXCEL Bij het voorbereiden van een leerlingenbestand zijn een paar zaken belangrijk: 1. Gebruik dezelfde kolomkoppen zoals hieronder beschreven, in dezelfde volgorde. 2. Vul de cellen op de juiste manier. (let op coderingen en maximaal aantal tekens 3. Zet een landencode achter de plaatsnaam als de leerling in Belgie of Duitsland woont. 4. Het invullen van de cellen met een adres is niet verplicht, de kolomkoppen zullen er wel moeten staan. kolom P: adres ouder1 kolom Q adres ouder2 OPEN EEN EXCEL- OF ASCIIBESTAND EN VUL RIJ 1 MET AL DE KOLOMKOPPEN ZOALS HIERNAAST VOORGESCHREVEN. GEBRUIK DEZELFDE VOLGORDE EN SPELLING. VUL DE CELLEN VAN HET WERKBLAD MET DE LEERLINGGEVEVENS. let op: het invullen van de adressen is niet verplicht. Laat de cellen dan leeg * GEBRUIK VAN CODERING In 2 kolommen is het gebruik van coderingen verplicht In de kolom van geslacht en van soort school. Als er andere tekens worden gebruikt wordt het hele bestand afgekeurd. In kolom K - Geslacht M = man V = vrouw In kolom L - Soort school M = vmbo H = havo V = vwo, atheneum & gymnasium K = pro 17

21 AANTAL TEKENS PER KOLOM Let op! het aantal tekens (letters of cijfers) per cel heeft een maximum. kolom A: voorletters 10 kolom B: roepnaam 10 kolom C: tussenvoegsels 7 kolom D: achternaam 30 kolom E: straat 25 kolom F: huisnummer 5 kolom G: huisnummer toev. 7 kolom H: postcode 6 kolom I: plaatsnaam 25 kolom J: geboortedatum 8 kolom K: geslacht 1 kolom L: soort school 1 kolom M: klas 10 kolom N: leerlingnummer 10 kolom O: adres 50 kolom P: adres ouder1 50 kolom Q adres ouder2 50 Let op bij plaatsnamen in het buitenland. Hier moet een (B) voor België of een (D) voor Duitsland achter de plaatsnaam gezet worden. ALLEEN IN DE KOLOMMEN A T/M Q MOGEN TEKENS STAAN. CONTROLEER OF ER IN ANDERE KOLOMMEN NIKS STAAT. VOOR DE ZEKERHEID: SELECTEER DE KOLOMMEN R TM AR EN KLIK OP DELETE CONTROLEER OF IN DE CELLEN MET PLAATSNAAM DE LANDENCODE STAAT (D) VOOR DUITSLAND (B) VOOR BELGIE ALS ALLE GEGEVENS OP DE JUISTE MANIER ZIJN INGEVULD, SLA HET DAN OP ALS LEERLINGEN. (GEBRUIK VOLGNUMMER (LEERING1, LEERLING2,...) ALS ER MEERDERE BE- STANDEN AANGEMAAKT WORDEN. 18

22 KLAARZETTEN DOCENTGEGEVENS MET EXCEL Bij het voorbereiden van een docentenbestand zijn een paar zaken belangrijk: 1. Gebruik dezelfde kolomkoppen zoals hieronder beschreven, in dezelfde volgorde. 2. Vul de cellen op de juiste manier. (let op maximaal aantal tekens) 3. alle gegevens zijn verplichte velden Gegevens van docenten en medewerkers kunnen in een excel-bestand ingevoerd worden. Ook hierbij dient het format exact gevolgd te worden. 2 DE KOLOMKOPPEN Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde volgorde Kolom A: voorletters Kolom B: voornaam Kolom C: tussenvoegsels Kolom D: achternaam Kolom E: geboortedatum Kolom F: geslacht Kolom G: functie Kolom H: adres OPEN EEN EXCELBESTAND EN VUL RIJ 1 MET AL DE KOLOMKOPPEN ZOALS HIERNAAST VOORGESCHREVEN. GEBRUIK DEZELFDE VOLGORDE EN SPELLING. VUL DE CELLEN VAN HET WERKBLAD MET DE DOCENTGEVEVENS. GEBRUIK VAN CODERING In kolom F is het gebruik van een code verplicht. Gebruik de juist codering GEBRUIK DE JUISTE CODERING: In kolom F - Geslacht M = man V = vrouw 19

23 AANTAL TEKENS PER KOLOM Let op het aantal tekens per kolom heeft een maximum Kolom A: voorletters 10 Kolom B: voornaam 10 Kolom C: tussenvoegsels 7 Kolom D: achternaam 30 Kolom E: geboortedatum 8 Kolom F: geslacht 1 Kolom G: functie 50 Kolom H: adres 50 ALLEEN IN DE KOLOMMEN A T/M Q MOGEN TEKENS STAAN. CONTROLEER OF ER IN ANDERE KOLOMMEN NIKS STAAT. VOOR DE ZEKERHEID: SELECTEER DE KO- LOMMEN R TM AR EN KLIK OP DELETE ALS ALLE GEGEVENS OP DE JUISTE MANIER ZIJN INGEVULD, SLA HET DAN OP ALS DOCENTEN. (GEBRUIK VOLGNUMMER (LEERING1, LEERLING2, ETC.) ALS ER MEERDERE BESTANDEN AANGEMAAKT WORDEN. ALS ALLES IS OPGESLAGEN KAN DE WEBISTE GEOPEND WORDEN GA NAAR 20

24 2 INLOGGEN De verschillende stappen worden door resp. het bevoegd gezag, de PC en de BH genomen. CJP stuurt hiervoor de inlogcodes naar de betreffende personen. Het aanleveren van de gegevens is stap 2. KLIK OP DE STAP 2 GA NAAR PAGINA 6 VOOR EEN BESCHRIJVING VAN HET INLOGGEN 3 GEGEVENS CONTROLEREN Dit scherm is een overzicht van de order van de school. Als u alle gegevens heeft aangeleverd kunt u ook vanuit dit scherm het aanleveren afsluiten. CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP SCHOOL AANLEVEREN 21

25 In dit scherm kan gecontroleerd worden of er voor de juiste vestiging wordt aangeleverd. CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP VOLGENDE STAP Het uploaden van bestanden kan in meerdere sessies gedaan worden. In dit scherm staat de huidige stand. U kunt alle eerdere uploads verwijderen door op reset aantallen te klikken. Onder start nieuwe aanlevering vult u in hoeveel personen er in deze sessie worden aangeleverd. Vul 0 in als er in deze sesie geen docent- of leerlinggegevens worden aangeleverd VUL HET AANTAL DOCENTEN EN HET AANTAL LEERLINGEN IN DAT IN DEZE SESSIE GE-UPLOAD WORDT. KLIK OP VOLGENDE STAP ALLE GEGEVENS VERWIJDEREN? KLIK OP: RESET AANTALLEN 22

26 4 GEGEVENS VAN DOCENTEN UPLOADEN LET OP: Als er bij start nieuwe aanlevering 0 is ingevuld bij docenten, kunt u verder gaan naar pagina 26 : gegevens leerlingen uploaden U heeft een bestand docenten.xls of docenten.xslx voorbereidt. In dit scherm kunt u dit bestand naar CJP uploaden. RODE BALK MET FOUTMELDING Als het bestand niet goed is opgemaakt komt er een foutmelding. Dit kan zijn: Heeft het bestand kolomkoppen? Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? Zijn alle kolomkoppen goed gespeld? Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden? KLIK OP BESTAND KIEZEN BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET JUISTE BESTAND TE KIEZEN KLIK OP VOLGENDE STAP BIJ EEN RODE FOUTMELDING: OPEN HET DOCENTENBESTAND OP- NIEUW IN EXCEL. CORRIGEER DOCENTENBESTAND. SLA HET BESTAND OPNIEUW OP In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er gemaakt is. KLIK OPNIEUW OP BESTAND KIEZEN blader door de computer om het verbeterde bestand te uploaden. Als het bestand goed is opgemaakt en ingelezen, zijn er nog een drietal mogelijkheden 23

27 1 2 3 In dit scherm staan de volgende mogelijkheden: 1 OVERZICHT JUISTE DOCENTEN Deze gegevens kloppen volgens het format. 1 Zijn alle gegevens juist? KLIK OP VOLGENDE STAP 2 OVERZICHT DOCENTEN MET EEN WARNING Deze gegevens zijn niet conform het format of onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens die niet verplicht aangepast hoeven te worden. Als de warning wordt goedgekeurd, betekent dit dat de gegevens niet worden aangepast en hierdoor wordt de gewenste informatie niet aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie. We raden altijd aan de gegevens zo volledig mogelijk aan te leveren. 2 Zijn er gegevens met een warning? Als u de gegevens WEL wilt wijzigen kunt u op vorige stap klikken. U verbetert het bestand en uploadt het opnieuw. Als u de gegevens NIET wilt wijzigen ZET EEN VINK IN WARNING GOEDKEUREN OF KLIK OP ALLE DOCENTEN MET EEN WARNING GOEDKEUREN 3 OVERZICHT DOCENTEN MET EEN FOUT Deze gegevens zijn niet conform het format en/ of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet door het systeem verwerkt. 3 Zijn er gegevens met een fout? Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren. (zie pagina 25) 24

28 Gegevens met een fout moeten aangepast of verbeterd worden. De meest voorkomende warnings en fouten bij een docentenbestand: ONTBREEKT Bij docenten is het het adres verplicht. ONBEKENDE INHOUD Gebruik de juiste codes in kolom geslacht Zie ook: alle warnings en fouten op pagina 29 3 Zijn er gegevens met een fout? Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren: 1. HET VOLLEDIGE BESTAND AANPASSEN EN OPNIEUW UPLOADEN: controleer op de website welke gegevens fout zijn. Kik op vorige stap open excel pas in excel het volledige bestand aan upload het verbeterde bestand opnieuw 2. FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVEREN Kik op lijst met fouten downloaden. Het systeem maakt dan een bestand aan waarin alle gegevens van de docenten met een fout staan. Sla dit bestand op de computer op. Maak op de website eerst de upload van de gegevens die wel kloppen af. Open excel Bewerk de gegevens zodat alles klopt upload dit bestand in een volgende sessie Zolang warnings niet goedgekeurd zijn, of als de foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de knop VOLGENDE STAP niet actief zijn. U kunt niet verder. PAS HET BESTAND AAN EN UPLOAD HET OPNIEUW ZODAT ALLE GEGEVENS JUIST ZIJN of KLIK OP WARNING GOEDKEUREN EN/OF LIJST MET FOUTEN DOWNLOADEN (zie hierboven) KLIK OP VOLGENDE STAP 25

29 5. GEGEVENS VAN LEERLINGEN UPLOADEN U heeft een of meerdere leerlingenbestanden gemaakt en op de computer opgeslagen (zie pagina 16-18) In dit scherm kunt u deze bestanden naar CJP uploaden. KLIK OP BESTAND KIEZEN BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET JUISTE BESTAND TE KIEZEN KLIK OP VOLGENDE STAP RODE BALK MET FOUTMELDING Tijdens het uploaden van het bestand kunnen er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is gemaakt. Heeft het bestand kolomkoppen? Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? Zijn alle kolomkoppen goed gespeld? Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden? BIJ EEN BESTANDS-FOUTMELDING: OPEN HET LEERLINGENBESTAND OP- NIEUW IN EXCEL. CORRIGEER BESTAND. SLA HET BESTAND OPNIEUW OP KLIK OPNIEUW OP BESTAND KIEZEN blader door de computer om het verbeterde bestand te uploaden. In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er gemaakt is. Bij een onbekende kolomkop gaat het om een lege of ontbrekende kop. FOUTMELDING: ONBEKENDE KOLOMKOP leeg de kolommen rechts van kolom Q (zie pag. 18) 26

30 Als het leerlingenbestand succesvol is verstuurd zijn er drie mogelijkheden: In dit scherm staan de volgende mogelijkheden: 1 OVERZICHT JUISTE LEERLINGEN Deze gegevens kloppen volgens het format. 1 Zijn alle gegevens juist? KLIK OP VOLGENDE STAP 2 OVERZICHT LEERLINGEN MET EEN WARNING Deze gegevens zijn niet conform het format of onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens die niet verplicht aangepast hoeven te worden. Als de warning wordt goedgekeurd, betekent dit dat de gegevens niet worden aangepast en hierdoor wordt de gewenste informatie niet aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie. We raden altijd aan de gegevens zo volledig mogelijk aan te leveren. 3 OVERZICHT LEERLINGEN MET EEN FOUT Deze gegevens zijn niet conform het format en/ of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet door het systeem verwerkt 2 Zijn er gegevens met een warning? Als u de gegevens WEL wilt wijzigen kunt u op vorige stap klikken. U verbetert het bestand en uploadt het opnieuw Als u de gegevens NIET wilt wijzigen ZET EEN VINK IN WARNING GOEDKEUREN OF KLIK OP ALLE LEERLINGEN MET EEN WARNING GOEDKEUREN 3 Zijn er gegevens met een fout? Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren. (zie pagina 28) 27

31 Gegevens met een fout moeten aangepast of verbeterd worden. Er kunnen fouten in de opmaak van het bestand zitten (zie pagina 29 voor een overzicht) Of er kunnen fouten in de gegevens zitten. Bijvoorbeeld dat een postcode niet matcht met het adres. 3 Zijn er gegevens met een fout? Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren: HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW (deze methode raden we aan) Pas in Excel het gehele bestand aan Klik in de website op vorige stap Upload het verbeterde bestand opnieuw FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVEREN Kik op lijst met fouten downloaden. Het systeem maakt dan een bestand aan waarin alle gegevens van de docenten met een fout staan. Sla dit bestand op de computer op. Maak op de website eerst de upload van de gegevens die wel kloppen af. Open excel Bewerk de gegevens zodat alles klopt upload dit bestand in een volgende sessie De meest voorkomende warnings en fouten BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN Het bestand is niet volgens het juiste format opgemaakt. (zie pagina 29 met een overzicht) ONTBREEKT Bij leerlingen is het het adres niet verplicht. POSTCODE IS ONJUIST Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. Hierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven adres gematcht. ADRES IS GEWIJZIGD DOOR POSTCODECHECK Het syteem matcht de postcode met het adres en past zo nodig aan. ADRES NIET BEKEND Het adres staat niet in de landelijke adressendatabase. LEEFTIJD IS ONJUIST Als de leeftijd niet binnen de marges valt die door CJP is opgegeven. 28

32 OVERZICHT FOUTEN IN HET BESTAND Zolang warnings niet goedgekeurd zijn, of als de foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de knop VOLGENDE STAP niet actief zijn. U kunt niet verder. PAS HET BESTAND AAN UPLOAD HET OPNIEUW ZODAT ALLE GEGEVENS JUIST ZIJN of KLIK OP WARNING GOEDKEUREN EN/OF LIJST MET FOUTEN DOWNLOA- DEN KLIK OP VOLGENDE STAP 29

33 6 OPSLAAN EN VERZENDEN In het overzicht aanlevering staan de gegevens van de huidige sessie en die van de vorige sessies. CONTROLEER DE AANTALLEN KLIK OP AANLEVERING VASTLEGGEN In dit scherm kunt u drie keuzes maken: 1. Meteen een volgend bestand aanleveren (knop nieuwe aanlevering ) 2. Voor nu stoppen en in een latere sessie nog meer bestanden uploaden (knop stoppen ) 3. Als alle bestanden (docenten en leerlingen) geupload zijn de aanlevering definitief afsluiten. (knop afsluiten aanlevering ) BEPAAL HOE VER U BENT HET HET UPLOADEN VAN DE BESTANDEN. als ALLE bestanden van docenten en leerlingen naar CJP verstuurd zijn: KLIK OP AFSLUITEN AANLEVERING LET OP! NA HET AFSLUITEN VER- SCHIJNT ER EEN BEVESTIGINGS- SCHERM WAARIN NOGMAALS OP AFSLUITEN GEKLIKT MOET WORDEN 30

34 STAP 3: DE GEGEVENS CONTROLEREN EN BUDGET VERDELEN Het controleren van de gegevens en het verdelen van de budgetten voor Cultuurkaart wordt gedaan door de budgethouder (BH) van de school. Het is stap 3 in het orderproces en bestaat uit 4 onderdelen: 3.1 Inloggen 3.2 Hoogte van budget bepalen 3.3 Klasgegevens aanvullen en budgetverdelen 3.4 Opslaan en verzenden WELKOM OP GEEN INOGGEGEVENS ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl 1 INLOGGEN De verschillende stappen worden door resp. het bevoegd gezag, de PC en de BH genomen. CJP stuurt hiervoor de inlogcodes naar de betreffende personen Het controleren en verrijken van de gegevens is stap 3 klik op de stap 3 GA NAAR PAGINA 6 VOOR EEN BESCHRIJVING VAN HET INLOGGEN 31

35 In dit scherm vindt u een overizicht van uw order. CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP BUDGETVERDELEN 2 BUDGET BEPALEN Als de school een eigen bijdrage aan enkele of alle klassen beschikbaar stelt kunt u hier het bedrag invullen dat de school beschikbaar stelt. DIt is 0 euro of 10 euro VUL HET BEDRAG IN KLIK OP VOLGENDE STAP 32

36 3 AANVULLEN KLASSEN EN BUDGET VERDELEN In dit scherm worden de gegevens van de klassen verrijkt : KOLOM LEERJAAR De gegevens in deze kolom hebben wij gehaald uit de klasnaam. DIt blijkt niet altijd goed te kloppen. Het leerjaar kan per klas aangepast worden KOLOM MET BIJDRAGE SCHOOL Als de school een bijdrage beschikbaar stelt moet per klas worden aangegeven of de betreffende klas ook voor deze bijdrage in aanmerking komt. Door een vink te plaatsen krijgt deze klas ook de bijdrage school toegewezen. Als de school geen bijdrage beschikbaar stelt is het niet mogelijk om een vink te plaatsen VUL DE DRIE KOLOMMEN OP DE JUISTE MANIER AAN KLIK OP VOLGENDE STAP KOLOM BONUS NAAR KLASBUDGET Als de school een bijdrage beschikbaar stelt, mag de school kiezen of de bonus van OCW in het klassenbudget of op de individuele kaart van leerling terecht komt. Als de kolommen goed zijn ingevuld kunst u direct per klas het klasbudget zien. 33

37 In dit scherm kunt u per klas controleren of de verdeling van de budgetten per klas klopt. Let vooral op of het klasbudget en het budget op de leerlingkaart klopt. CONTROLEER PER KLAS KLIK OP VOLGENDE STAP In dit scherm kunt u de budgetten controleren die op basis van deze order voor uw school beschikbaar komen AKTIE CONTROLEER DE BUDGETTEN KLIK OP BEVESTIGEN BUDGETVERDELING 34

38 4 OPSLAAN EN VERZENDEN Stap 3 is bijna afgerond. U kunt in dit scherm stap 3 afsluiten KLIK OP AFSLUITEN VRAGEN OVER DE CULTUURKAART? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar cultuurkaart@cjp.nl 35

39 B

40 B. CULTUURKAARTTEGOED BEHEREN Het Cultuurkaart-tegoed komt vrij zodra de school de factuur voldaan heeft. Op dat moment kan de budgethouder het tegoed beheren en uitgeven. De budgethouder heeft een schoolpas ontvangen met inloggegevens voor de budgethouderswebsite: Als er meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van het Cultuurkaart-tegoed kunnen de inlog-gegevens uitgewisseld worden. WELKOM OP GEEN INOGGEGEVENS ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het schoolnummer naar Op de budgethouderssite zijn een aantal functionaliteiten ingebouwd om de Cultuurkaartzaken te monitoren en te regelen: 1. Klasbudget beheren 2. Schoolbudget beheren 3. Weborder goedkeuren Op logt u in met de budgethoudersinlog. Deze heeft u ook al in stap 3 gebruikt. Het loginnummer is uw schoolnummer VUL DE GEGEVENS IN KLIK OP AANMELDEN 36

41 In dit scherm kunt u in het midden direct naar het klassebudget van een bepaalde klas. Andere menuopties: UITLOGGEN Om de budgethouderssite te verlaten. WACHTWOORD WIJZIGEN Het door CJP gegenereerde wachtwoord is lastig te onthouden. Hier kunt u het wachtwoord zelf veranderen. Onthoudt het nieuwe wachtwoord goed. KLASSENBUDGET Toegang tot een gedetaileerd overzicht van het budget per klas SCHOOLBUDGET Per vestiging overzicht van het totaal budget OVERBOEKEN NAAR LEERLINGKAART Als u leerling zelfstandig een activiteit wil ondernemen kan er Cultuurkaarttegoed op de individuele Cultuurkaart gestort worden. OVERZICHT WEBORDERS Een gedetaileerd overzicht van de weborders en de status van de orders WEBORDER GOEDKEUREN Weborders goed- en ook afkeuren BUDGETSYSTEEM Om gegevens van afgelopen jaren op te vragen 37

42 KLASSENBUDGET Als er een klas geselecteerd is wordt er een gedetaileerd overzicht gegeven van het budget in die klas GESTORT DOOR SCHOOL PER LEERLING Het bedrag van de bijdrage school per leerling. GESTORT KLASSIKAAL BUDGET Het totale budget dat klassikaal kan worden besteed. CROSSBOEKING Het bedrag dat uitgegeven is voor een weborder die niet direct voor deze klas bedoeld was. BESTEED VIA WEBORDERS Het bedrag dat voor deze klas via een weborder besteed is. De blauwe letters zijn klikbaar voor een gedetaileerder overzciht RESTANT BUDGET Het (nog) beschikbare budget LEERLINGKAARTEN In de onderste drie regels staat de status van de budgetten op de leerlingkaarten. DE KNOP BUDGETVERLOOP Via de knop budgetverloop klikt u naar een gedetailleerd overzicht van alle transacties (bij en af) in het klassenbudget van de betreffende klas. 38

43 SCHOOLBUDGET In het schoolbudget ziet u een totaaloverzicht van het Cultuurkaarttegoed op uw school. U kunt dit bestand in excel downloaden door rechtsonder op het disk-pictogram te klikken OVERBOEKEN NAAR LEERLINGKAART Overboeken naar een individuele leerlingkaart is een simpele handeling,. Het overboeken kan voor 1 leerling of voor de gehele klas gedaan worden. Geef aan op welke pas een individueel tegoed gestort moet worden en vul het bedrag en de reden in 39

44 WEBORDER GOEDKEUREN Een weborder wordt aangemaakt door de culturele instelling. (de Cultuurkaartacceptant) De budgethouder kan de weborder af- en goedkeuren. Door de weborder goed te keuren wordt de transactie definitief en wordt het Cultuurkaart-tegoed uit het klassenbudget gehaald. Na de klik op goedkeuren wordt u door een aantal invulvensters geleid, waarin u dient aan te geven welke doelgroep(en) aan de activiteit hebben deelgenomen. Hoe gedetailleerder u dit invult, hoe uitgebreider wij u kunnen informeren over hoe cultuureducatie bij u op school gefinancierd wordt. 40

45

46

47 43

48 44