HANDLEIDING CJP PORTAL PARTNERS

Transcriptie

1 HANDLEIDING CJP PORTAL PARTNERS Versie 1 1

2 INLEIDING CJP innoveert en het Cultuurkaartsysteem is onder constructie. Voor de gebruikers betekent dit dat we in een nieuwe omgeving gaan werken en dat sommige handelingen een andere volgorde hebben. In deze handleiding zullen we de nieuwe onderdelen stap voor stap uitleggen. De handleiding zal ook steeds aangepast worden. Dit is VERSIE 1 We hopen natuurlijk dat je snel je weg vindt in het portal en we horen het graag als je hier goede ideeën of opmerkingen over hebt. In deze handleiding, VERSIE 1 leggen we de volgende processen stap voor stap uit: INLEIDING AANMELDEN NIEUWE ACCEPTANT ACCOUNT AANMAKEN AANGEMELDE ACCEPTANTEN PROFIEL AANVULLEN WEBORDERS ENZO

3 1. AANMELDEN NIEUWE ACCEPTANT 1.1 Quick 1. Ga naar 2. Klik op Aanmelden (rechts) 3. Maak de vier stappen Je ontvangt 2 mails: Een bevestiging van de aanvraag. De beoordeling (Na een week) Ga naar Stap voor stap 1. Klik op aanmelden 2. Vul de checklist in. Deze checklist is de eerste controle of jouw instelling in aanmerking komt om Cultuurkaartacceptant te worden. Als je op alle vragen Ja kunt antwoorden kun je op verder klikken. Als je niet voldoet aan de eisen om Cultuurkaartacceptant te worden kun je nog wel CJP kortinggever worden. 3

4 3. Vul het formulier gegevens instellling in. Als de gegevens van de contactpersonen bij ons bekend zijn, staan ze al ingevuld in het formulier. 4. Vul het formulier contactpersonen in. De Contactpersoon Cultuurkaart is de persoon die zowel met de scholen als met CJP het contact onderhoud. 5. In het bevestigingsscherm lees je dat je je mail kunt checken. Je ontvangt meteen een die de aanmelding bevestigd. Binnen een week na de aanmelding ontvang je de Mail met de beoordeling. GOEDGEKEURD: de organisatie is geschikt om Cultuurkaart-acceptant te worden. Je aanbod wordt zichtbaar voor scholen en je kan weborders aanmaken, goed en afkeuren. AFGEKEURD: de organisatie voldoet op dit moment niet aan de voorwaarden om Cultuurkaart-acceptant te worden. 4

5 2. ACCOUNT AANMAKEN AANGEMELDE ACCEPTANTEN 1. Klik op de link in de mail die je van CJP ontvangen hebt. Of ga naar Quick 2. Maak een wachtwoord aan. 3. Log in met een wachtwoord 4. Vul het profiel aan 2.2 Stap voor stap 1. Open de mail van CJP met de oranje link en klik op de link. 2. Maak een nieuw wachtwoord aan (vul dit 2x in) 3. Klik op verder 1. Log met je -adres en nieuwe wachtwoord in. 2. Wachtwoord kwijt? Klik op wachtwoord vergeten om een nieuwe wachtwoord aan te maken Je bent in het Partner Portal van CJP In het partner Portal kun je al je Cultuurkaartzaken regelen. Om alles voor jezelf makkelijker te laten verlopen raden we aan om allereerst het profiel van de instelling zo volledig mogelijk in te vullen. De scholen, die ook een eigen portal hebben, weten je dan goed te vinden. Zij kunnen dan zelfs het initiatief voor een weborder nemen. Dit scheelt je voor werk Vul je profiel aan! 5

6 3. PROFIEL AANVULLEN Stap voor stap Je vindt het CJP Partner Portal op: Menu: instellingen In het menu instellingen kun je het profiel aanvullen van: - De contactpersoon - De organisatie - De financiën Vul de gegevens in/aan van de contactpersoon Cultuurkaart bij de instelling Vul het organisatieprofiel aan Doe dit zo uitgebreid mogelijk. Voeg beeld toe en eventueel informatie of lesmateriaal in een PDF. Waarom is het zo belangrijk dat de informatie volledig en ook actueel is? Niet alleen de budgethouders, maar alle docenten van de school kunnen toegang krijgen tot het aanbod in het CJP School Portal. De informatie van de Culturele instellingen wordt in wisselende random volgorde in het School Portal getoond. Vanuit de informatie die je geeft in het portal kunnen de docenten een keuze maken en direct een aanvraag doen voor een activiteit. Die aanvraag kun je meteen omzetten in een weborder. Dit scheelt dus tijd. 6

7 4. WEBORDERS ENZO De nieuwe werkwijze voor het aanmaken is als volgt: 1. De docent doet een voorstel voor een weborder. 2. De instelling reageert op het voorstel en maakt de weborder aan. 3. De docent keurt de weborder goed. 4. De instelling wordt uitbetaald. Het is belangrijk dat de nieuwe werkwijze in het nieuwe Portal snel opgepakt zal worden. Maar ook de docenten zullen aan de nieuwe volgorde moeten wennen. IN DE EERSTE WEEK KUNNEN DE WEBORDER ALLEEN DOOR DE DOCENTEN GEINITEERD WORDEN. Wil je het gewoon op de oude manier doen? Dat kan natuurlijk. Vanaf 7 november. Je hebt een nieuw bericht Als een docent een weborder geïnitieerd heeft krijg je een en er staat een notificatie in je Portal. 1. Open je notificatie 2. Klik op Bekijk details 1. Lees het verzoek 2. Neem zo nodig per mail of telefonisch contact op 3. Klik op weborder voorstellen 7

8 1. Vul de gegevens aan 2. Vul de prijs in 3. Beantwoord de vraag van de docent in het opmerkingenveld Je vind de weborder terug in het menu financiën Je hebt een nieuw bericht Zodra de weborder door de school is goedgekeurd krijg je een weer een notificatie De status van de weborder veranderd ook in het menu financiën Klik op de status om per weborder de details te zien We hopen natuurlijk dat snel uit de voeten kan in dit nieuwe portal. Het is nieuw, dus het zal misschien voor jou nog niet optimaal werken. Heb je ideeen waarop het nog makkelijker kan of suggesties waarmee je je werk nog beter kan doen? Mail naar 8

9 9