Inhoud 1. Evenementencommunicatie:deel van de communica tiemix 2. Het bedrijfsevenement versus publieksevenement 3. Het evenementenbureau

Transcriptie

1 5 Inhoud 1. Evenementencommunicatie:deel van de communica tiemix Communicatiemix van de onderneming Plaats van evenementencommunicatie in de communicatiemix Het bedrijfsevenement versus publieksevenement Het evenement Het bedrijfsevenement Het publieksevenement Indeling van bedrijfsevenementen Het evenementenmodel Evolutie van bedrijfsevenementen Het succes van evenementiële communicatie Trends Het evenementenbureau Ontstaan en groei van evenementenbureaus Beroepsfederaties en eventorganisaties ACC Belgium BEA EMA Andere beroepsverenigingen De organisatie van een evenement FASE 1: Het vastleggen van het concept De briefing Het formuleren van een voorstel Brainstormen in groep en in je eentje Van idee naar strategisch concept of scenario De locatie Van scenario naar synopsis of het nodige materiaal Budgettaire raming Haalbaarheidsanalyse FASE 2: Preproductiefase Het nut van een planning De ruwe retroplanning De voorbereidingstijd Netwerkplanning De gedetailleerde planning 47

2 6 Inhoud Controletechnieken Evaluatievergaderingen Planning opmaken met softwareprogramma Overeenkomsten, contracten Budgetberekening en -controle FASE 3: Productiefase of D=Day Laatste voorbereidingen De daadwerkelijke montage-opbouw Uitvoering productie D-Day FASE 4: De Postproductiefase Demontage-afbouw De afrekening Verdere afwerking FASE 5: De evaluatie of debriefing Belichting bij evenementen Het lichtplan De lichttechnicus Trussen Voetlicht Parblazer Plano convex schijnwerper Volgspot/profielschijnwerpers Vari-lites en telescans Specials De promotie van het evenement De planning van de promotie Mogelijke promotiemiddelen Het maken van de keuze De nodige tijd voor promotie De uitnodiging De functie van een uitnodiging Een antwoordkaart Creativiteit mag, maar moet correct blijven Aandachtspunten Catering Gebruik van catering vast aan de locatie Catering los van de locatie Mogelijke vormen van catering Koffiepauzes, of ontvangst met koffie Standaardreceptie Combinatiereceptie 84

3 Broodjeslunch Buffet Zittend diner Culinair diner Bepalen van hoeveelheden Dranken Eten Inzet van derden logistieke taken Beveiliging/bewaking Cameracrew of fotograaf Personenvervoer Hostesses en hosts Technici Vertalers/tolken Signalisatie Sanitair Entertainment De rol van entertainment bij bedrijfsevenementen Mogelijke vormen van entertainment Het boeken van podiumartiesten Auteursrechten (SABAM) Billijke vergoeding Het belang van de begeleiding van entertainment Het artiesten- of theaterbureau Het organisatiebureau Etiquette en protocol Onthaal en ontvangst Groeten Handgeven Kennismaken en voorstellen Voorgaan en begeleiden Begeleiden naar tafel Converseren Telefoneren Faxen Placering en tafelschikking Vergaderen Algemene aandachtspunten voor vergaderingen De rol van de deelnemers 111

4 8 Inhoud De taak van de voorzitter Soorten vergaderingen Kick-off kick-down Definitie kick-off Organisatie van een kick-off Definitie kick-down Incentive Definitie incentive De organisatie van incentives Doelstelling(en) van incentives Incentivereizen Congresachtige evenementen Bijeenkomst of vergadering Congres en conferentie Colloquium en symposium Seminarie en workshop Soorten congressen De internationale congresmarkt Omvang van de internationale congresmarkt Tijdspreiding van de internationale congressen Duur en frequentie van congressen Congresbemiddeling en -promotie Het organiseren van congressen Beurzen als communicatie-instrument Ontstaan van beurzen Het E.M.E.C.A. en enkele cijfers Soorten beurzen en tentoonstellingen De organisatie van een beurs: het vijfstappenplan Fase 1: Conceptontwikkeling en strategisch plan Fase 2: Productiefase Fase 3: De beurs Fase 4: De demontage en opvolging Fase 5: De evaluatie Sponsoring Definitie Sponsoring, instrument binnen de communicatie-mix De voordelen van eventsponsoring Doelstellingen van eventsponsoring Het te doorlopen proces voor de sponsor 159

5 Selectiecriteria voor eventsponsoring De mogelijkheden van return Technische uitvoering voor de gesponsorde De coördinatie Het uitvoeringsplan voor sponsoring Systematische sponsorwerving De overeenkomst 163 Literatuur 165