EVENTMANAGEMENT. Memori trainingen Veerle Van Goethem 2014

Transcriptie

1 EVENTMANAGEMENT Memori trainingen

2 1. INLEIDING Hoe eventmanagement definiëren? Als activiteit op zich. Als onderdeel van de marketing of p.r. Beroept zich op een gebeurtenis, idee om boodschap over te brengen. Communicatie - instrument = geen doel -> wel middel 2

3 Corporate identity Corporate image Mission statement Huisstijl 3

4 DUS Streven naar geïntegreerde communicatie. Boodschappen en tools op elkaar en bedrijf afstemmen. Vullen elkaar aan en versterken elkaar. Bevorderen herkenbaarheid. Handelen ten behoeve van het algemeen welzijn van het bedrijf. Rekening houden met gekende omstandigheden. 4

5 Wat is een evenement? Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar vooraf een bepaalde inhoud op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek, dat daarmee deelnemer aan deze gebeurtenis is geworden Gabriëlle Kuiper 5

6 Wat hebben alle evenementen gemeenschappelijk? Een doelgroep Live ontmoeting met die doelgroep Één of meerdere doelstellingen Een vooraf bedachte inhoud die kadert binnen een concept Randvoorwaarden/ omstandigheden, waar je rekening mee moet houden (g)een budget 6

7 Waarom communicatie via een event? Breed register communicatie Non-verbale communicatie = extra dimensie Publiek nooit ver weg Megafoonfunctie Hoge memorisatiegraad Live Communication 7

8 Een event de beste keuze? Hangt af van doelgroep, doelstelling, timing en boodschap. Veeleisend, arbeidsintensief -> vaak duurder Beslag op tijd doelgroep Memorisatiegraad bij slecht event Live -> groter risico op falen 1 van de mogelijke communicatietools Beslissing na gemotiveerd onderzoek 8

9 Hoe je doelgroep bepalen? Wat is het doel van de boodschap? Voor wie bestemd? Waar bevindt deze groep zich? Hoe kan mijn boodschap hen bereiken? In welke stijl communiceren? Welke reactie verwachten? Met deze info profiel doelgroep uitwerken 9

10 Welke soorten doelgroepen? Interne doelgroep Externe doelgroep Intermediaire doelgroep Subdoelgroep 10

11 Doelstellingen? Effect dat je wil bereiken Zender bepaalt hoe bereikt boodschap doelgroep? Welke doelstelling = concreet! 11

12 Hoe concept bepalen? Alle betrokkenen zitten op zelfde golflengte : Kennen doelgroep Boodschap is duidelijk Willen zelfde bereiken doelstellingen Randvoorwaarden kennen Dan pas CONCEPT 12

13 2. EEN EVENT ORGANISEREN VIA PROJECTORGANISATIE Een project (event) vereist de samenwerking en inbreng van verschillende deskundigen. Einddoelstelling prioritair 13

14 Aandacht voor kwaliteit Flexibel doel bereiken Algemene bedrijfsvoering Waarom? 14

15 Eigenschappen project/event = eindig = doelgericht -> resultaat = 1 projectleider = budget vooraf bepaald = multidisciplinair team 15

16 Gevolgen Tijdelijk projectteam: leden uit verschillende afdelingen toegevoegd Sommige leden ad hoc toegevoegd Taken verbonden aan project vallen onder de directe verantwoordelijkheid van de projectleider Bevoegdheidsdiscussies Gevaar om werk binnen afdelingen te schaden 16

17 3. DE VERSCHILLENDE FASES VAN EEN EVENEMENT Periode voor event: conceptfase voorbereidingsfase Event zelf: uitvoeringsfase Periode na event: Evaluatiefase nazorgfase 17

18 Doel faseren? Bijsturen indien nodig -> verder gaan op ingeslagen weg -> doorgaan mits bijsturing -> stoppen met project Integratiemoment -> rapporteren 18

19 PROJECTFICHE Naam event: opdrachtgever: datum : projectverantwoordelijke : tel.+ projectteam : 19

20 Doelstelling : Doelgroep : Budget : Locatie : Korte omschrijving concept: Randbemerkingen: 20

21 Reacties periode vóór event: Is gekozen oplossing niet te duur? Hebben we dit al niet eerder geprobeerd? Het is te laat om te veranderen Bestaande oplossingen zijn ok Wil er nog eens over nadenken Zal dit wel werken? Willen we het er later nog eens over hebben? 21

22 4. CONCRETISEREN VAN JE EVENT Akkoord over de basisprincipes Datum bepalen Locatie vastleggen Budget: min <->max per persoon <-> totaliteit Personeel: intern <->extern hiermee voorbereidingsfase starten 22

23 Voorbereidingsfase: Prijs kwaliteit resultaat Keep it smart and simple = nut? noodzaak? Planning + taakverdeling Wat zou er gebeuren als? Interne en externe p.r.-campagnes 23

24 Hou rekening met personeel dat commentaar zal geven: Dat duurt te lang, dat kost teveel, dat moet anders, dat kan beter, dat doe ik niet... 24

25 Event zelf: Uitvoeringsfase = resultaat voorbereidingsfase Eindresultaat centraal-> indien niet bereikt, iedere voorbereiding nutteloos! Tijd vrijmaken voor doelgroep en pers 25

26 Periode volgend op event: Wanneer = event geslaagd? Einddoel bereikt Verwachtingen doelgroep voldaan 26

27 Dus -> Evaluatiefase: Doelgroep bereikt? Tevredenheidsmonitor Nut? ROI! Voor herhaling vatbaar? Einddoel? Productkwaliteit? Werkwijze? Proceskwaliteit? SWOT? 27

28 Nazorg: Medewerkers : bevragen motiveren valoriseren Follow-up: persoverzicht - bedankingbrieven 28

29 5. VOORBEREIDINGSFASE Planning opstellen en uitwerken Leveranciersselectie maken Medewerkers briefen Event tot in detail voorbereiden Interne en externe pr 29

30 Wanneer? In functie van doelgroep Opgelet voor : Schoolvakanties en weekends Sportmanifestaties en belangrijke events? Seizoensinvloeden? Voorbereidingstijd Tijd om materiaal aan te voeren 30

31 Waar? Doelstelling doelgroep Sfeer Corporate identity image Huisstijl Budget 31

32 Hospitality: Ontvangst vóór en tijdens event Materiële middelen = Eerste indruk visitekaartje 32

33 Uitnodigingen: Functie: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Hoe? Afhankelijk van event doelgroep Zonder fouten in aangepaste stijl! 33

34 Drukwerk en ondersteunend materiaal: Uitnodigingen/ antwoordkaarten/plannetje Parkeerkaart Inschrijvingsformulieren Programma/brochure/folder/affiche Persmap = Dragers van éénzelfde boodschap! 34

35 Inrichting ruimte: Outdoor of indoor? Zittend? Staand? Schikking? U E T carré klas theater Wat is aanwezig? Wat moet men huren? Vloerbekleding? 35

36 Muzikale omlijsting/ randanimatie/sprekers: Wie vangt mensen op? Geluidsinstallatie voorzien? Verlichting? Oefen- en/of kleedruimte? Podium? Tafels? Stoelen? Spreekgestoelte? 36

37 Technische infrastructuur: Professionaliteit Technische fiches Moet meerwaarde betekenen Steeds ten dienste van einddoel 37

38 Licht en geluid: Al dan niet aanwezig Niet steeds geschikt voor event Relatief duur Aard event bepaalt 38

39 Catering: Verschillende mogelijkheden: traiteur/ school/ cateringbedrijf/ restaurant Steeds 3 offertes Opgelet met huurmateriaal Opgelet voor onderaanneming Rekening houden met dieetwensen 39

40 Hoe maak je een zorgvuldige leveranciersselectie? Klantgerichtheid? Relatie prijs kwaliteit service Referenties Beurzen, vakbladen, vakorganisaties Product bekijken Stelt leverancier juiste vragen Kostenstructuur? Leverings- en betalingsmodaliteiten? 40

41 Conclusie: Checklist te plaatsen bestellingen. Huren of kopen? Rekening houden leveringstermijn. Leveranciers betrekken bij event. Steeds 3 vergelijkbare offertes. Aard event bepaalt specificiteit bestellingen. Grondige leveranciersselectie van belang voor slagen event. 41

42 6. TIJDSCHEMA - DRAAIBOEK Hoe lang op voorhand starten? Complexiteit event Beschikbaarheid locatie Populariteit artiest Nodige productie repetitietijd Ervaring organisatoren Grootte en beslissingsbevoegdheid team 42

43 Algemeen tijdsschema Stap 1: beslissingsfase + briefing krijtlijnen ruwe raming budget vorming projectteam 43

44 Stap 2: eisen restricties brainstorming uitwerken doelstellingen publieks- doelgroep is duidelijk bepalen budget datum en locatie 44

45 Stap 3: brainstorming welk soort event? externe adviseurs aanduiden en opdrachten omschrijven 45

46 Stap 4: uitwerken concept tot in detail goedkeuring definitief plan + begroting afspraken leveranciers interne en externe communicatie 46

47 Stap 5: lijst leveranciers concept drukwerk lijst taken en verantwoordelijkheden Stap 6: details uitwerken brainstorming rond persacties wie zal meewerken? raadplegen budget 47

48 stap 7: voorbereiding mailing en documenten eerste (eventuele) mailing (3 maand vooraf) contacten met pers afsluiten verzekeringen stap 8 (ongeveer 2 maand voor D-day): Training en/of briefing medewerkers Berichtgeving algemene pers Opstellen draaiboeken Afsluiten tijdelijke contracten 48

49 Stap 9 (ongeveer 1 maand voor event): drukwerk in orde directe voorbereiding event doorgeven aantallen laatste controle draaiboek briefings eventuele persconferentie controleren veiligheidsmaatregelen 49

50 Draaiboek Alle aspecten vanaf opbouw tot afbraak van het event in detail beschreven. Chronologisch met verantwoordelijke en plaats. Bestemd voor iedere rechtstreeks betrokkene. Aangevuld met individuele jobcards. Met relevante telefoonnummers. 50

51 Nakijken of aan elke taak een verantwoordelijke is toegewezen Projectmanager heeft all-over-draaiboek bepaalt wie over welke info beschikt. Betrokkenen aparte opbouwsheet, uitvoeringssheet, afbouwsheet. Technisch draaiboek met cues. Overlopen 1 à 2 weken vooraf tijdens operationele coördinatievergadering met leveranciers en projectteam. 51

52 Tijdstip Wat Waar Wie Remarks 52

53 CONCLUSIONS: WHAT TO DO? projectfiche Event: ja? Neen? Takenlijst + lijst leveranciers draaiboek Planning in fases met rapportering 53

54 1.Takenlijst : opsomming taken hele voorbereidingsfase (zonder toewijzing verantwoordelijke) 2. Leverancierslijst: individueel en zo uitgebreid mogelijk (niet wie, wel wat...) 1+ 2 = voorbereiding planning 54

55 Datum realisatie : Retroplanning aan te vullen vanaf eerste coördinatievergadering 55

56 Draaiboek: Opbouwsheet Overview (voor projectleider) Afbouwsheet Jobcards voortdurend updaten! 56