DEEL I Een theoretische inleiding 23

Transcriptie

1 I nhoud 1 Inleiding Waarom projectmanagement? Wat is projectmanagement? Complementaire boeken over projectmanagement Indeling van dit boek Voor wie is dit boek bestemd? Hoe kun je dit boek gebruiken? 19 DEEL I Een theoretische inleiding 23 2 Een evenement Wat is een evenement? Elke doelstelling vraagt zijn eigen vorm Welke functie moet het project vervullen? Onderscheid tussen publieks- en bedrijfsevenementen Het consumentenevenement Keuze uit verschillende vormen van evenementen Enkele vormen van zakelijke evenementen Enkele vormen van publieksevenementen Een overzicht Betrokken partijen Primair betrokkenen Wie neemt het initiatief? De evenementenkaart Een evenement als project Wanneer moet je een evenement projectmatig aanpakken? Projectcategorie De voor- en nadelen van de projectmatige aanpak 54

2 10 Projectmanagement 3 Het creatieproces Het ontstaan van een project Ideeënwereld Spiraalvormig ontwikkelingsproces Design Thinking Elk vraagstuk zijn eigen aanpak Vraagstukken gekoppeld aan de levensloop De rationele stap-voor-stapmethode Denken vanuit de markt of vanuit het product? Experience design, service design en co-creatie Definiëren van de startvraag van een project 73 4 Het projectmanagementconcept Vier functionele trajecten Grondvorm van het projectmanagementconcept Het productgerichte traject in fasen Initiatieffase Voorbereidingsfase Uitwerkingsfase Uitvoeringsfase Afwikkelingsfase Het marketing- en communicatietraject Communiceren: waarom, met wie en waarover? Marketing- en communicatietraject bij een evenement Het beheersgerichte traject De beheerscyclus De zes beheersaspecten (KOFTIG) Het besluitvormingstraject Op elk beslismoment een beslisdocument Het uitgewerkte projectmanagementconcept 94 DEEL II Zelf aan de slag 97 5 Stappenplan voor een evenementenproject Stappenplan voor de initiatieffase (met projectvoorstel) Project-Start-Up Verkennen van de opdracht of het idee Formuleren van de vraagstelling Formuleren van de inhoudelijke uitgangspunten 113

3 Inhoud Ontwikkelen van een basisconcept Maken van een plan van aanpak Afstemming op de markt en omgeving Bezinning op de zakelijke randvoorwaarden Schrijven van het projectvoorstel Stappenplan voor de voorbereidingsfase (met projectplan) Ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp Ontwikkelen van plannen voor het marketing-/ communicatietraject Herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG) Opstellen van het projectplan Stappenplan voor de uitwerkingsfase (met productieprogramma) Vertalen van het plan naar productie-informatie Maken en uitvoeren van de actieplannen voor marketing-/ communicatietraject Bewaken van zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG) Opstellen van het productieprogramma Stappenplan voor de uitvoeringsfase en afwikkelingsfase Uitvoeringsfase Afwikkelingsfase Stappenplan voor een conferentieproject Stappenplan voor de initiatieffase (met projectvoorstel) Stappenplan voor de voorbereidingsfase (met projectplan) Organiseren van de conferentie-informatie Ontwikkelen van het conferentieontwerp Ontwikkelen van plannen voor het marketing-/ communicatietraject Herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG) Opstellen van het projectplan Stappenplan voor de uitwerkingsfase (met productieprogramma) Vertalen van het conferentieontwerp naar productie-informatie Maken en uitvoeren van de actieplannen voor het marketing-/communicatietraject Bewaken van zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG) Opstellen van het productieprogramma Stappenplan voor de uitvoeringsfase en afwikkelingsfase Uitvoeringsfase Afwikkelingsfase 214

4 12 Projectmanagement DEEL III Het instrumentarium van de projectleider Projectorganisatie Projectorganisatie en permanente organisatie Organisatiestructuur Inbedding van de projectorganisatie in de permanente organisatie Organisatiestructuur van het project zelf Organisatiestructuur bij meerdere projecten Drie hoofdrolspelers Opdrachtgever Opdrachtnemer Projectleider Organisatiecultuur Hoe projectvriendelijk is de permanente organisatie? Vier typen organisatieculturen Enkele tips om de acceptatie te vergroten Projectbegroting en budgettering Elke projectfase een eigen begroting Raming van de projectkosten Elementenbegroting Werkbegroting Standaardposten van een evenementenbegroting Budgetbewaking en -rapportage Opdrachtverlening, contracten en vergunningen Proces van offreren en opdracht verlenen Arbeidsovereenkomst of opdracht? Vergunningen Aansprakelijkheid, verzekering en fiscus Indekken tegen aansprakelijkheden Fiscale aspecten Projectfinanciering Financiering van bedrijfsevenementen Financiering van commerciële (publieks)evenementen Subsidiëring van ideële evenementen Hoe zit de aanvraag in elkaar? Hoe wordt de aanvraag behandeld? Verantwoording achteraf Projectsponsoring 277

5 Inhoud Sponsoring meten Sponsorcontract Projectplanning Balkenschema Draaiboek Projectstructurering met behulp van een breakdown Stappenplan voor een balkenplanning (GANTT-Chart) Projectmarketing en -communicatie Het marketing- en communicatietraject samengevat Uitwerking van het marketing- en communicatietraject Positionering kiezen SWOT-analyse uitvoeren Communicatiestrategie formuleren Marketingplan opstellen Fondsenwervingplan opstellen Communicatieplan opstellen Opstellen en uitvoeren van actieplannen Evaluatief publieksonderzoek uitvoeren Monitoren door middel van social media Opzetten van een multiprojectorganisatie Wat is multiprojectmanagement? Projectenportefeuille Programmaprojecten Opdrachtprojecten Serieprojecten Megaprojecten Editieprojecten Incidentele projecten Vier kerntaken van de multiprojectmanager Training van medewerkers Managen van de projectenportefeuille Inrichten van de projecteninfrastructuur Geven van centrale richtlijnen Maken van een projectenprotocol Stappenplan voor een projectenprotocol Waak voor verstarring 334

6 14 Projectmanagement Bijlagen A Het gereedschap 337 Bijlage A1 Tijdsplanningsformulier 338 Bijlage A2 Budgetbewakingsformulier 339 Bijlage A3 Taakverdelingsschema 340 Bijlage A4 Taakomschrijving 341 Bijlage A5 Test de organisatiecultuur 342 Bijlage A6 Arbeidscontractmodel 345 Bijlage A7 Artiestencontractmodel 348 Bijlage A8 Vrijwilligerscontractmodel 350 Bijlage A9 Checklist sponsorcontract 352 Bijlage A10 Persberichtmodel 354 Bijlage A11 Betrokkenen bij conferenties 357 Bijlage A12 Groepsdynamische en didactische werkvormen 359 Bijlage A13 Informatiedragers conferenties 360 Bijlage A14 Modelovereenkomst van opdracht 362 Bijlage A15 Begroting AV-project 364 Bijlage A16 Risicoanalyse voor projecten 366 Bijlage A17 Stappenplan publieksonderzoek en voorbeeld enquêteformulier 370 Bijlagen B Fasemodellen voor evenementen 381 Bijlage B1 Fasemodel conferenties 382 Bijlage B2 Fasemodel tentoonstellingen 383 Bijlage B3 Fasemodel festivals en manifestaties 384 Bijlage B4 Fasemodel podiumproducties 385 Bijlage B5 Fasemodel video-/filmproducties 386 Bijlage B6 Fasemodel beurzen 387 Bijlagen C Formats voor drie beslismomenten 389 Bijlage C1 Format voor projectvoorstel van een evenementenproject 390 Bijlage C2 Format voor projectplan voor een evenementenproject 394 Bijlage C3 Format voor productieprogramma voor een evenementenproject 396 Literatuur 399 Register 405 Over de auteurs 413