Continu grip op uw klantenwerk met 4PS Construct verbetert ketensamenwerking

Transcriptie

1 Continu grip op uw klantenwerk met 4PS Construct verbetert ketensamenwerking 4PS 4PS Construct - de - de marktstandaard in de in bouw, de bouw, GWW GWW en en installatietechniek

2 Integrale oplossing voor de beheersing van het klantenwerk de integratie tussen diverse oplossingen van 4PS en de voordelen van het gebruik hiervan. Toegevoegde waarde leveren aan onze klanten in de bouwnijverheid met moderne ICToplossingen, gericht op prestatieverbetering en het optimaliseren en integreren van bedrijfsprocessen, zo luidt de missie van 4PS. Met behulp van onze producten en diensten realiseren wij prestatieverbeteringen en procesoptimalisaties bij onze klanten. Specifieker gezegd: wij ontwikkelen, ondersteunen en onderhouden ICToplossingen voor projectmatig werkende bedrijven binnen de bouwnijverheid. Klantenwerk Klusprojecten, serviceorders, onderhoudswerkzaamheden ; in de markt zwerven veel termen voor het onderhoudswerk wat door het technisch beheerbedrijf wordt gedaan. Wij vatten deze terminologie samen onder de noemer klantenwerk. De één omvat hieronder het verhelpen van een lekkage, een ander het repareren van inbraakschade aan kozijnen en deuren en voor een derde is dit het onderhouden van Wij ontzorgen onze klanten als het gaat om ICToplossingen. In deze documentatie lichten we het 4PS Samenwerkingsmodel toe. Wellicht kent u 4PS als leverancier van 4PS Construct (onze ERPoplossing), maar wij bieden meer. U leest hier over een bermkant. Procesmatig toont het klantenwerk van deze verschillende bedrijven binnen de bouw, GWW en installatietechniek dermate veel overeenkomsten dat een universele ICT-oplossing volstaat - de karakteristieke uitzonderingen van iedere nichemarkt daargelaten.

3 Ketensamenwerking in uw markt In het verleden volstond een applicatie voor het beheersen van de interne processen en werd de informatie hoofdzakelijk intern bewaard. In toenemende mate ontstaat er vraag naar het digitaal ontsluiten van informatie naar klanten en overige externe partijen in de keten. Liefst op geïntegreerde wijze met de backoffice. Voor het Klantenwerk heeft 4PS een geïntegreerde werkwijze van front- en backoffice ontwikkeld voor zowel inals externe partijen: het 4PS Samenwerkingsmodel. 4PS biedt al jaren een volwassen branche-oplossing voor geselecteerde branches op het basisplatform Microsoft Dynamics NAV. Dit is uitgegroeid tot de marktstandaard binnen de Bouw, GWW en Installatiesector 4PS Construct. Echter zijn binnen een ERP-omgeving niet alle primaire en secundaire processen van het projectmatig werkende en onderhoud verlenende bedrijf te beheersen. Grafische Planning, Mobiliteit en de ontsluiting naar derden via webportalen (opdrachtgevers, onderaannemers) zijn hier voorbeelden van. De behoefte hieraan heeft 4PS vanuit de markt vertaald naar concrete functionaliteit die waarde toevoegt voor de klanten die actief zijn binnen het klantenwerk. Deze vertaalslag heeft geleid tot het 4PS Samenwerkingsmodel, wat bestaat uit de volgende componenten: - 4PS Construct - 4PS Mobile - 4PS Grafische Serviceplanning - 4PS Serviceportaal - 4PS Onderaannemersportaal Het 4PS Samenwerkingsmodel bestaat uit een optimale samenwerking tussen de onderlinge 4PS producten.

4 Het 4PS Samenwerkingsmodel biedt brede en diepgaande functionele ondersteuning voor de beheersing van de bedrijfsprocessen van het bedrijf dat Service & Onderhoud verleent. Hoewel de kracht in de samenwerking van de afzonderlijke delen zit, kunnen deze facultatief ingezet worden. Onderstaand een omschrijving per component:

5 4PS Construct 4PS Construct dient als ondersteuning voor de complete backoffice van uw bedrijf. Samen met onze klanten hebben wij deze oplossing uitgebouwd tot dé geïntegreerde totaaloplossing die alle processen binnen het bedrijf ondersteunt. De bouwnijverheid kenmerkt zich als een branche welke sterk aan veranderingen onderhevig is. Dit vergt ook van 4PS dat zij continue innoveert en haar klanten de meest complete ondersteuning biedt voor haar bedrijfsprocessen. 4PS Construct is gebaseerd op geavanceerde techniek: Microsoft Dynamics NAV. Jaarlijks investeert Microsoft miljarden in ontwikkeling en innovatie. 4PS en onze klanten plukken daar de vruchten van. Microsoft de technologie, 4PS de functionaliteit. Door onze jarenlange ervaring in de bouwnijverheid en het grote aantal specialisten dat bij 4PS werkt, zijn wij in staat om de vertaalslag te maken van klantwensen naar pragmatische functionaliteit. zij met dit systeem. Vanaf ontwerp, calculatie, artikelbeheer, projecten, materieel, planning, financieel tot en met oplevering en onderhoud. Alles met eenzelfde doel: het verbeteren van de efficiency en het verhogen van de productiviteit. 4PS Mobile 4PS Mobile is de mobiele buitendienst applicatie van 4PS. Beschikbaar als applicatie op de tablet of laptop en gebaseerd op het Microsoft.NET Framework, zorgt deze frontoffice-applicatie voor een naadloze integratie met de backoffice. Steeds meer klanten vragen om een digitale werkbon, onder andere om de beschikbaarheid en voortgang van de servicemonteurs te monitoren. Met 4PS Mobile heeft u een buitendienstapplicatie die u in staat stelt om: Elektronisch serviceorders te ontvangen vanuit de binnendienst, met alle voor u relevante algemene informatie; Deze te accepteren of te weigeren; De opvolging van de serviceorder aan te geven; De overige betrokken werknemers te zien; Ruim 230 klanten werken inmiddels met 4PS Construct. Hun dagelijkse activiteiten beheersen Te zien welke werkzaamheden aan welke objecten gedaan moeten worden, welke materialen nodig zijn en wat de objectspecificaties zijn; De order af te handelen, uren en gebruikte materialen in te geven inclusief diverse mogelijkheden om informatie vanuit het veld terug te koppelen; De klant zijn elektronische handtekening op uw tablet te laten zetten; Elektronisch uw eigen urenverantwoording vast te leggen en naar de binnendienst te zenden; Documenten te up- en downloaden. Alle bovengenoemde acties worden automatisch draadloos over en weer gezonden naar 4PS Construct. Het is geen probleem als er op een bepaald moment geen netwerk is. Het apparaat slaat de gegevens lokaal op en zal zelf automatisch gegevens verzenden en ophalen op het moment

6 Ketensamenwerking binnen de Bouwnijverheid 4PS Construct (Beheer en Onderhoud) Opdrachtgever 4PS Serviceportaal Melding Beheerder Status Onderaannemer 4PS Onderaannemersportaal Planning Uitvoering 4PS Grafische Serviceplanning 4PS Mobile dat het netwerk weer bereikbaar is. De ingevoerde behoort tot het primaire proces. Naast de algemene snel inzicht heeft in de activiteit van de monteur (on)mogelijkheden en de markt zorgt voor de informatie is direct beschikbaar in 4PS Construct. planning kunt u deze applicatie ook gebruiken voor op een bepaald moment. U hebt ook de mogelijk- optimale functionele invulling. Hierdoor kunt u sneller factureren en is er minder monitoring. Deze wens uit de markt hebben we in heid om de buitendienst rechtstreeks aan te sturen kans op fouten. combinatie met 4PS Mobile vervuld. vanuit de planning, hiermee kunt u perfect antici- Voormanfunctie peren op ad-hocsituaties. Praktische hulpmiddelen Een order wordt vaak aan een persoon gekoppeld, 4PS Grafische Serviceplanning In de planning kunt u continue de medewerker in (tijdlijn, kleuren, vervallen orders, etc.) maken onze maar ook kan er een ploeg naar een klus worden De grafische serviceplanning, dat integraal onder- het veld volgen, mits hij uitgerust is met de mobiele serviceplanning tot een oplossing waar mensen gestuurd. Ook hier is de integratie van onze appli- deel uitmaakt van 4PS Construct speelt een belang- applicatie en zijn logmomenten netjes actief heeft. graag mee werken. De applicatie is ontwikkeld met caties weer essentieel. We hebben een speciale rijke rol in het 4PS Samenwerkingsmodel. Planning Ieder logmoment heeft een vaste kleur waardoor u en voor onze klanten. Wij kennen de technische voormanfunctionaliteit ontwikkeld wat inhoudt

7 dat een order naar meerdere mensen gestuurd kan worden, terwijl er maar één voorman is. Meerdere mensen krijgen de melding op hun device waarna iedereen aan kan geven wat zijn aandeel op de order is. De klant wil echter één bon. De gegevens worden teruggekoppeld naar de backoffice waar de informatie verzameld wordt. De verzamelstaat wordt verzonden naar de voorman. Vertrekt de voorman voortijdig bij een klus? Geen nood, dan stelt hij een ander aan als voorman. Tracking en Tracing De integratie tussen 4PS Mobile en 4PS Grafische Serviceplanning maakt het mogelijk dat, naast het aansturen en monitoren van de medewerker in het veld, er ook een controlemogelijkheid bestaat van de locatie van deze medewerker. Wij projecteren de coördinaten, afkomstig van het device van de medeweker in het veld, op de kaart. Dat stelt u in staat om op ieder moment inzicht te hebben in de locatie van uw medewerker. U kunt zelfs vanuit de grafische kaart uw mensen aansturen en inplannen.

8 4PS Serviceportaal Het 4PS Serviceportaal is een webapplicatie die u in staat stelt om meldingen te registreren en om uw klanten inzicht te geven in de geplande en lopende serviceorders. Het kan gaan om contractueel werk (het geplande periodieke onderhoud), maar ook om alle andere servicewerkzaamheden. Uw klant heeft inzicht op welk tijdstip, welke werkzaamheden, waar en door wie worden uitgevoerd. In combinatie met 4PS Mobile kan dit zelfs zeer precies worden aangegeven. Dit gebeurt door middel van logmomenten (die voor het grootste deel afkomstig zijn vanuit 4PS Mobile). Met het Serviceportaal kunt u de klant inzicht geven in de volgende zaken: contractueel werk, geregistreerde meldingen, meldingenopvolging, aanvullende opdrachten, meldingenanalyse en prestatietijden. Uiteraard kunt u zelf bepalen wat u wel of niet aan uw klanten toont. Bij het registreren van een melding kan de klant één of meer documenten en/of foto s uploaden. Ook kunt u deze vanuit de backoffice beschikbaar stellen op het Serviceportaal. Het 4PS Serviceportaal praat rechtstreeks met de database van 4PS Construct. Daarom hebt u altijd inzicht in de meest recente gegevens. Het portaal is aan te passen aan de huisstijl van uw eigen website. 4PS Onderaannemersportaal Net als het 4PS Serviceportaal is ook het 4PS Onderaannemersportaal een.net webapplicatie wat u de mogelijkheid geeft om digitaal te communiceren met de backoffice van uw onderaannemers. Het is dus een link tussen uw eigen backoffice (4PS Construct) en de backoffice van uw onderaannemer(s). U kunt uw onderaannemers via het web voorzien van orders en zij zijn in staat om u op de hoogte te houden van de voortgang en rapportage te melden. Evenals het serviceportaal biedt het onderaannemersportaal de mogelijkheid voor het up- en downloaden van documenten.

9 De werking van het 4PS Samenwerkingsmodel Beheer en Onderhoud Bedrijf: UwBedrijf Locatie: Ede Servicemonteur: Reinier Klant: Woningbouwcorporatie Melding: Storing aan technische installatie 10:03 uur Woningbouwcorporatie krijgt per een akkoord van UwBedrijf. De gegevens zijn ontvangen door UwBedrijf, deze waren compleet en UwBedrijf heeft akkoord gegeven aan Woningbouwcorporatie. Dit akkoord kan kenbaar gemaakt worden als mededeling op de site en als bericht. 10:00 uur Woningbouwcorporatie meldt de 10:05 uur UwBedrijf neemt de melding in behandeling. De storingscoördinator van UwBedrijf heeft de melding gecontroleerd en akkoord gegeven aan Woningbouwcorporatie. Wanneer een storing op het Serviceportaal gemeld wordt, betreft dit doorgaans een planbare melding (urgente meldingen worden in de regel per telefoon gedaan). storing op het serviceportaal van UwBedrijf. Wanneer Woningbouwcorporatie de melding compleet ingevuld heeft, stuurt het serviceportaal de melding door naar de backoffice van UwBedrijf (4PS Construct). In 4PS Construct wordt de melding geregistreerd en wordt gecontroleerd of de gegevens compleet zijn. De eventueel meegestuurde documenten worden in 4PS Construct aan de melding gekoppeld.

10 De storingscoördinator zet de melding door als order en kent deze toe aan een werknemer of onderaannemer. Dit kan via de planning of vanuit 4PS Construct. Tijdens het plannen kan de coördinator gebruikmaken van de mogelijkheid tot tracen om te zien waar de mensen in het veld zich precies bevinden. Dit gebeurt heel visueel door het projecteren op een topografische kaart. 10:09 uur Reinier ontvangt de order op zijn mobiele device. De gegevens worden automatisch draadloos over en weer gezonden via het HSDPA, UMTS of GPRS netwerk. Het kan zijn dat er op bepaalde momenten geen netwerk is. Dit is geen probleem, het apparaat slaat de gegevens lokaal op en zal automatisch synchroniseren wanneer er weer een netwerk is. Zo kan de coördinator de order toekennen aan de medewerker die zich op dat moment het dichtst bij de servicelocatie bevindt, Reinier in dit geval. 10:09 uur Reinier accepteert de order Reinier hoort de order binnenkomen, bekijkt de details op zijn tablet en geeft aan dat hij de order 10:08 uur De order is nu gepland en toegekend aan Reinier, servicemonteur bij UwBedrijf. accepteert. Deze actie genereert een zogenoemd logmoment dat door de backoffice wordt gelezen. Dit kan zowel via 4PS Construct als via de Grafische Serviceplanning. De geplande order wordt nu toegekend aan Reinier de servicemonteur. Hij ontvangt de order inclusief 10:09 uur Woningbouwcorporatie ziet op het Serviceportaal dat de melding door UwBedrijf in behandeling is genomen. meegestuurde informatie op zijn mobiele device. 10:15 uur Reinier stapt in de auto en geeft aan dat hij onderweg is. Ook wanneer Reinier aangeeft te gaan reizen wordt dit middels een logmoment kenbaar gemaakt aan de binnendienst. Daarmee worden zowel Woningbouwcorporatie als UwBedrijf op de hoogte gesteld van het feit dat Reinier onderweg is. Ondertussen kan de backoffice door middel van de tracé-functionaliteit van UwBedrijf waarnemen waar Reinier zich op dat moment bevindt en of hij inmiddels onderweg is. 10:30 uur Reinier meldt dat hij op locatie is en dat hij start met het verhelpen van de storing. Reinier geeft op zijn mobiele device aan dat hij aangekomen is bij het object en dat hij start met het verhelpen van de storing. Bij het verhelpen van de storing kan hij alle gebruikte materialen aangeven in 4PS Mobile en desgewenst kan hij zelfs via de websites van Wasco of de Technische Unie inkoopadviezen genereren voor de backoffice die deze kan doorzetten naar inkooporders.

11 11:00 uur Reinier meldt de storing gereed en Woningbouwcorporatie tekent voor akkoord. De order is op dit moment voltooid. Woningbouwcorporatie heeft getekend voor akkoord en heeft hier (indien ingesteld) per mail bericht van gekregen. Deze integratie wordt gerealiseerd doordat de onderliggende techniek gefundeerd is op Microsofttechnologie. Al de logmomenten worden via het 4PS Serviceportaal en de planning teruggekoppeld naar respectievelijk de klant en de backoffice. De backoffice van UwBedrijf kan per direct het factureringsproces in werking zetten. De factuur wordt geboekt in 4PS Construct. Naast de factuurregels komen de gewerkte uren, het bijkomende materiaal en de overige kosten in beeld. Alles is direct inzichtelijk op het serviceportaal, inclusief oorzaak, oplossingen en prestatietijden (uiteraard indien gewenst). Woningbouwcorporatie kan documenten opvragen via het 4PS Serviceportaal zoals de factuur. Uiteraard had in deze case ook een onderaannemer aan bod kunnen komen. Dan was de melding van Woningbouwcorporatie in de backoffice van UwBedrijf doorgestuurd naar het 4PS Onderaannemersportaal waarna een onderaannemer het werk op zich genomen had en had hij de gevraagde terugkoppeling via het onderaannemersportaal gedaan. (Middels een rechtstreekse link naar de database van Uw Bedrijf). Achter deze functionaliteit zitten veel gebruikersprofielen. UwBedrijf beslist (mogelijk in overleg Dankzij de naadloze integratie van de producten van 4PS is de storing bij Woningbouwcorporatie in bovenstaande case binnen een uur opgelost. met de klant) wat de klant mag zien op het 4PS Serviceportaal. Binnen hetgeen de klant mag zien, gaat de beheerder aan de klantkant beslissen wat zijn mensen mogen zien. 4PS Keplerlaan BS EDE T (0318) F (0318) E info@4ps.nl I