Vooraf: Erick van Zuijlen, commissaris commissie PR zet namens de Vereeniging vrijwilligers Joke Brussee en Nico Massaar in het zonnetje.

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de 3 October Vereeniging Leiden d.d. 12 mei 2017 Locatie: Academiegebouw van de Universiteit Leiden, Rapenburg 73 te Leiden. Aanwezig: leden van het Algemeen Bestuur van de 3 October Vereeniging, te weten: de dames Van Aerden, Van Klaveren en Netiv; de heren Filemon, Kamps, Koops, Van der Poel (penningmeester), Schulpen, Van der Velden (secretaris), de Witt Wijnen en Zonnevylle (voorzitter). Afwezig: de heer Du Prie. Leden en ereleden. De namen zijn zoals gebruikelijk vastgelegd in het presentieboek dat is rond gegaan. Afwezig: Bericht van verhindering ontvangen van: Ulrich-van de Vijver, Van Beukering, Beij, Van Woerden, Simons, Meijer, Onderwater, Koppe, Oldenburger, Wolters, Trippenzee, Wisse, Kortlang, De Jong en De Ceuninck. Vooraf: Erick van Zuijlen, commissaris commissie PR zet namens de Vereeniging vrijwilligers Joke Brussee en Nico Massaar in het zonnetje. 1. Opening: uur: traditiegetrouw worden het eerste en vierde couplet van het Leids Volkslied gezongen. Na het zingen van het Leids Volkslied, geeft mevrouw Netiv (voorzitter commissie PR) het woord aan de voorzitter Michiel Zonnevylle: nog 143 dagen tot Leidens Ontzet. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst naar het Academiegebouw en dankt de Universiteit voor de gastvrijheid. Het is voor de Vereeniging belangrijk dat wij de herdenking en viering met velen kunnen organiseren en elk jaar weer tot een succes kunnen maken. Dank aan de gemeente Leiden, politie, brandweer en geneeskundige dienst, maar ook dank aan andere verenigingen en instellingen. Dank ook aan de commissarissen, die in de verschillende commissies maandenlang hard werken om hun programmaonderdelen voor te bereiden. In een tijdsgewricht dat steeds ingewikkelder wordt om evenementen te organiseren, een intensieve taak. En met nadruk dank aan de vrijwilligers, die bij vele activiteiten belangrijke ondersteuning bieden. Drie begrippen: terugkijken, om ons heen kijken en vooruit kijken. Terugkijken op weer een mooi Leidens Ontzet. K&G, zonder anderen tekort te doen, een van de parels van Leiden. De laatste maanden is veel overleg geweest in steeds grotere harmonie. Jong K&G en K&G3 zullen hun bijdrage weer leveren tijdens de komende viering. Verder hebben wij met bestuur van K&G afgesproken niet inhoudelijk in te gaan op de voorgeschiedenis. Omkijken, om ons heen kijken: de wereld om ons heen, ook de Leidse wereld, verandert. In deze stad wordt veel gebouwd, verbouwd en/of infrastructuur aangepast. Dit jaar is hopelijk de Lammermarkt weer beschikbaar voor de kermis. En wij zijn naarstig op zoek naar een andere plek voor onze activiteiten die plaatsvonden op de Garenmarkt. Vooruitkijken: zoals gezegd nog 143 dagen! Zo dadelijk wordt de uitslag van de Praalwagenontwerpwedstrijd bekend gemaakt. Ook nemen wij vanavond afscheid van commissarissen en bestuursleden. Daar komen wij later op terug. Tot slot wens ik u allen een goede vergadering! 1

2 2. Ingekomen stukken en mededelingen. Geen ingekomen stukken of mededelingen die besproken moeten worden. De secretaris J. van der Velden noemt de namen van leden die niet aanwezig zijn, met berichtgeving. 3. Notulen van de vergadering d.d. 6 mei 2016 C. Griffioen: afwezig Wisse, was wel aanwezig (N.B. betrof mevrouw Wisse; zij was afwezig). Hiermee is het verslag vastgesteld. 4. Jaarverslag 2016 van de secretaris. Leiden ontspanje : de secretaris de heer J. van der Velden blikt terug op de (jubileum)viering van Het thema van de herdenking en viering in 2016 was: Leiden ontspanje! In tegenstelling tot eerdere jaren, werd het thema niet onthuld tijdens de Algemene Ledenvergadering, maar al op 10 maart (10-3 / 3-10 /130) tijdens een persconferentie in de foyer van de Stadsgehoorzaal, de plek waar de Vereeniging in 1886 is opgericht. Ook werd er voor het eerst een praalwagenontwerpwedstrijd uitgeschreven. (Enigszins) georganiseerde groepen Leidenaren konden hun ontwerp indienen en het mooiste ontwerp zou worden gebouwd. Mede dankzij de actieve inzet van de vele vrijwilligers, de gemeente Leiden, de verschillende hulpdiensten, de steun van onze bijna leden kunnen wij dit unieke volksfeest in stand te houden. Algemene zaken: Op 6 mei 2016 werd de Algemene ledenvergadering voor de tweede maal gehouden in het Academiegebouw van de Universiteit. Daar werd ondermeer duidelijk dat het bestuur meer zichtbaar wil zijn in de stad ook de rest van het jaar o.a. door deelname aan de Peurbakkentocht en tijdens de Leiden Marathon hebben bestuur en commissieleden als gastheer opgetreden en de deelnemers en bezoekers wegwijs gemaakt op de Garenmarkt. In het kader van zichtbaarheid werd ook zoals eerder gezegd een oproep geplaatst zelf een praalwagen te ontwerpen. Wethouder Robert Strijk maakte tijdens de Algemene Ledenvergadering de prijswinnaar bekend: Gymsport Leiden won de ontwerpwedstrijd met hun ontwerp van de Burcht met daarin tal van gymnasten. De praalwagen zagen we terug in de Optocht op 3 oktober. Hiermee bereiken wij een steeds betere participatie van de stad bij het feest. Enkele bestuur en commissie zaken: De dames Van Klaveren en Netiv zijn herbenoemd als bestuurslid, evenals de heren De Witt Wijnen en Van der Velden. Gerard Wisse werkt in verschillende functies al 40 jaar mee bij de Vereeniging. De jubilaris werd dan ook in het zonnetje gezet tijdens de Algemene Ledenvergadering. Helaas hadden wij ook weer overledenen te betreuren: wij betreurden het verlies van Wilma Ladan, de vrouw van onze commissaris Hans Ladan en ook mevrouw Van Aelst, de moeder van Emile van Aelst (De Leidse Glibber; Leidenaar van het jaar) is helaas overleden. Uiteraard een woord van dank voor onze sponsoren: het 3 October Gilde en de Geuzen van Boisot. Zij immers, helpen mede, ons het vieren en herdenken van Leidens Ontzet mogelijk te maken. Het bestuur is afgelopen jaar wederom druk bezig geweest met de stakeholders discussie, om zo goed in kaart te brengen wie voor ons de belangrijke groepen zijn zowel binnen als buiten de stad en te bedenken hoe deze groepen het beste benaderd kunnen worden om zo het herdenken en vieren van Leidens Ontzet nog beter vorm te kunnen geven. Vorig jaar heeft het bestuur de gesprekken met de Universiteit geïntensiveerd. Daar is de lezingenreeks 3 October University uit voortgekomen. Een daverend succes, dat ook dit jaar in het Van der Werfpark is herhaald! 2

3 Naast de lokale en regionale benadering in de stakeholders discussie hebben we ook naar internationale partijen gekeken die onze vereniging een warm hart toedragen. Zo was bij de vorige viering een grote delegatie van de Holland Society of New York. Dit jaar was er een kleine afvaardiging van The Society of Daughters of Holland Dames eveneens uit New York. Afgelopen november werd door een delegatie van het bestuur een tegenbezoek afgelegd. De Vereeniging heeft samen met de gemeente Leiden dit jaar de het 26 e Haring & Corenwyn gala in de Pieterskerk georganiseerd. Ook hier herdenken we het Ontzet van Leiden! Op 3 oktober is er evenals voorgaande jaren haring gebracht bij diverse buitenlandse ambassades en in 2016 voor het eerst bij de militaire missie in Mali. Dit werd bijzonder op prijs werd gesteld. Het zijn roerige tijden. Het mogen genieten van feesten in vrijheid voor iedereen van welke komaf dan ook, is een groot goed! We moeten dit met elkaar koesteren. We kunnen terug kijken op een mooi feest, waar nauwelijks een wanklank te bespeuren was. Dat was het beeld na drie dagen Leids Ontzet. Het geeft aan dat we op de goede weg zijn. Mede dankzij de enorme inzet van de commissarissen, de vrijwilligers, medewerkers van de gemeente Leiden, politie en brandweer kunnen we spreken over een geslaagde, rustige viering. Het bestendigen van het herdenken en vieren van Leidens Ontzet is wederom gelukt. Dit is en blijft het belangrijkste waar de 3 October Vereeniging voor staat! Zie voor de volledige tekst de website. 5. Financieel jaarverslag 2016 van de penningmeester over de financiële gang van zaken binnen de Vereeniging en het gevoerde beleid in het laatste verenigingsjaar. Het woord is aan de penningmeester, de heer A.G.M. van der Poel: aan de hand van zijn presentatie licht de penningmeester de cijfers toe op zijn inmiddels bekende geheel eigen wijze. Stichting 3 Oktoberviering: De Stichting heeft het jaar afgesloten met een winst van De kermisbaten waren en daarmee licht hoger dan begroot. De mooie opbrengst heeft met name te maken met de viering in het weekend. Per balansdatum stonden de kermisgasten nog voor een bedrag van in het rood. De deurwaarder doet zijn uiterste best deze gelden alsnog te innen. De kosten van de activiteiten bedroegen wat licht lager is dan de begroting. De kosten van evenementen bedroegen ca ten opzichte van begroot ; de optocht kostte wat meer dan verwacht en de kosten van de kermis waren met fors hoger dan begroot. Direct of indirect had dit te maken met de bouwwerkzaamheden op en rondom het kermisterrein haringen kostten Verder is onder de kosten van evenementen inbegrepen de aanschaf van een duplicaat vaandel ( 9.000) en de nieuwe kleding van de dames is gereserveerd voor de restauratie van de gouden koets. Dank aan het Gilde voor het sponsoren van de hutspotmaaltijd. Dank ook aan sponsoren van overige evenementen. Bestuurs- en secretariaatskosten waren conform vorig jaar. De Feestwijzer werd geproduceerd conform begroting; de advertentiebaten bleven stabiel. De activa op de balans van de Stichting bestaan met name uit omzetbelasting, liquide middelen en te ontvangen kermispacht. Het eigen vermogen bedraagt ruim ,-. De verantwoorde schulden hebben betrekking op nog te betalen kosten en de eerder gemelde reservering voor de koets. 3

4 3 October Vereeniging: De Vereeniging heeft 2016 met een bescheiden winst van 700 afgesloten. De contributies bedroegen ruim Daarmee lager dan in Het ledenaantal is stabiel. De afname is vooral terug te voeren op 2015 toen flink wat contributie uit oude jaren is geïnd. De kosten van de activiteiten bedroegen evenals in Specificatie: kosten ledenadministratie De kosten van PR daalden en bedroegen Daarnaast reserveren wij, zoals bekend, voor toekomstige vieringen en lustra. Concreet 450 jaar Ontzet in 2024 en het 150-jarig bestaan in De toevoeging aan deze lustra bedroeg ca De financiële baten bestaan uit inkomsten uit rente en beleggingen. De baten zijn gedaald, omdat de bank geen rente meer betaald. De voorzieningen en fondsen bedragen ruim Naast voorzieningen voor lustrumkosten zijn voorzieningen gevormd voor risico s ten aanzien van de kermis en de belastingen. Onder de lang lopende schulden zijn de contributies voor de lidmaatschappen voor het leven geadministreerd. De kortlopende schulden hebben met name betrekking op af te rekenen kosten. De grootste post is hier de rekening courant van de Stichting 3 Oktoberviering. Voorts uit voorgaande jaren een bedrag van voor de verdere automatisering van het ledenbestand en voor de ontwikkeling van nieuwe activiteiten (o.a. Magdalena Moons Leerstoel). Het eigen vermogen ultimo 2016 bedraagt De jaarrekening inclusief de financiële administratie van zowel de Vereeniging als de Stichting zijn onderzocht door registeraccountant de heer J. Delissen. De penningmeester leest de accountantscontroleverklaring voor. De kascommissie heeft ook de boeken onderzocht. De heren Mattheus en Van Teijlingen zullen rapporteren. Vragen: Mevrouw Koolen: de gouden koets, is dat onze gouden koets? Dat klopt inderdaad. Het duurt helaas wat langer dan verwacht. De heer Kans: de stukken zijn summier. Kunt u de cijfers niet in het stuk zelf verwerken, zodat het beter vooraf bestudeerd kan worden? De penningmeester: dit is een bewuste keuze. O.a. vanwege internet, waarop iedereen de cijfers kan zien. De toelichting is voor hier, voor de ALV. De heer Koster: is het niet beter het boekjaar te wijzigen? Er staan nu nog posten te vorderen in. De penningmeester: het is de meest eenvoudige weg. Echter een goed suggestie, die wordt meegnomen voor de volgende keer. 6. Het voorstel tot goedkeuring van de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting en daarbij de verklaring en het verslag van de accountant en de kascommissie. Het woord is aan de heer Mattheus. De heer Mattheus excuseert de heer Van Teylingen, die wegens omstandigheden niet aanwezig kan zijn. De boeken zijn gecontroleerd en er zijn geen onvolkomenheden gevonden. Als aftredend commissielid dankt de heer Mattheus de vergadering voor het in hem gestelde vertrouwen. De officiële verklaring wordt voorgelezen en de heer Mattheus stelt voor te déchargeren. 7. Het verlenen van décharge aan het bestuur voor het door het bestuur in het laatste boekjaar van de Vereeniging gevoerde beleid. De vergadering verleent décharge aan de penningmeester en het bestuur. Dank aan de heer Mattheus. 8. De benoeming van de kascommissie voor het komende verenigingsjaar. De kascommissie voor het komende verenigingsjaar zal bestaan uit de heren Van Teijlingen en mevrouw De Vetten. 4

5 9. Het voorstel tot verlenging met 1 jaar van de licentie aan Stichting 3 Oktoberviering. De vergadering verleent toestemming voor het geven van licentie aan de Stichting 3 Oktoberviering. 10. (Her)benoeming bestuursleden. Bestuurswisseling: mevrouw A. Los en de heer G. Marchena verlaten de zaal onder begeleiding van de commissie in- en uitgeleide de heren Griffioen en Kallenberg. De voorzitter geeft een korte toelichting bij beide personen. Het bestuur heeft voldoende vertrouwen in beiden om hen voor te dragen als bestuurslid. De vergadering stemt in met benoeming van mevrouw Los en de heer Marchena. De heer Griffioen bijna oud-commissaris met 30 jaar ervaring biedt de voorzitter een cadeau aan Een herautstaf is een mooie benaming. Rood/wit met een hutspot erop. Dank! De heer M. du Prie moet worden herbenoemd, maar is afwezig. De heer Heruer vraagt zich af of er evaluatie gesprekken met de her te benoemen bestuursleden hebben plaats gevonden, zoals was overeengekomen. Deze hebben inderdaad plaats gevonden. De voorzitter dankt de heer Heruer voor de toevoeging. De heer Kamps verlaat de zaal. Het bestuur draagt de heer Kamps voor voor herbenoeming. De vergadering stemt middels applaus in met de herbenoeming van de heren Du Prie en Kamps. De voorzitter dankt de commissie van in- en uitgeleide. Woorden van dank aan mevrouw Netiv, die stopt als bestuurslid. Zij blijft betrokken bij de Vereeniging, o.a. betreffende de restauratie van de gouden koets, de historische lezing en het archief. Ook dank voor haar echtgenoot Adrian, commissaris bij de commissie Haring & Wittebrood. Ook een woord van afscheid voor de heer Filemon. Dank voor de bijdrage aan onze Vereeniging. Het Lustrum in 2011 is groots gevierd, maar bovenal is de Minikoraal! Geen Minikoraal zonder burgemeester Van der Werf. Woorden van dank ook voor echtgenote Alewien. Voor de heer Filemon heeft de Vereeniging een bijzonder afscheidscadeau bedacht: een Pieter van der Werf prijs. Deze prijs, waaraan ook een geldbedrag verbonden is, gaat jaarlijks uitgereikt worden aan een school, klas of onderwijsinstelling die op bijzondere wijze en in de geest van Eric Filemon een culturele bijdrage heeft geleverd aan het bevorderen van de Herdenking en viering van het Leidens Ontzet bij scholieren in het voortgezet onderwijs. Een mooie prijs om ook deze doelgroep te bereiken. Eric Filemon spreekt uit heel blij te zijn met deze prijs. Hiermee kan het gat van jarigen wellicht worden gevuld. Dank aan alle commissarissen die hem gesteund hebben in de afgelopen jaren. Een staande ovatie volgt. 11. Benoeming, herbenoeming en afscheid commissarissen. Benoeming van vijf nieuwe commissarissen: de dames Boehlee (helaas afwezig door omstandigheden) Klein en Heijnen. De heren Bunnig en Ten Hove. Herbenoemd worden: de dames Verschoor, Filemon, Simons, Hettinga en Zwartjes. De heren die worden herbenoemd zijn: de heren De Vries, Van Nimwegen, Van Woerden, Hoogwout, Klap, Van Zuijlen, Van Arkel, Faassen, Bijlsma en Elderhorst. Afscheid wordt genomen van de heren Griffioen en De Jong (de heer De Jong is niet aanwezig). Aandacht voor de heren Veldhuyzen van Zanten en Ladan, beiden respectievelijk 35 en 30 jaar commissaris bij de Vereeniging. 5

6 12. Bekendmaking van de winnaar van de praalwagenontwerpwedstrijd door de voorzitter van de jury de heer R. Strijk, Wethouder gemeente Leiden (Bereikbaarheid, Economie, Binnenstad en Cultuur). De heer De Witt Wijnen geeft het woord aan de voorzitter van de jury de heer Robert Strijk. Iets minder deelnemers dan vorig jaar, maar kwalitatief een zeer hoog niveau. De jury, bestaande uit: Robert Strijk, wethouder Cultuur gemeente Leiden (voorzitter), Paul Bouter, beeldend kunstenaar, Bernadette Drenth, theaterontwerper en commissaris, Peter Ulrich, decorbouwer AJETO (adviseur), Philip de Witt Wijnen, voorzitter Commissie Optocht & Taptoe, heeft de volgende criteria in acht genomen: kwaliteit, het idee achter het ontwerp, originaliteit, samenhang met het thema, is er interactie mogelijk tussen figuranten op de praalwagen het publiek en is het maakbaar? In willekeurige volgorde worden de 3 ontwerpen getoond: Ars Aemula Naturae, Rembrandt en I love Leiden. De winnaar is Ars Aemula Naturea. Het feit dat zij een ontwerp instuurden met als thema Parade in 1917, die brak met alle conventies van de kunsten in die tijd, nu precies 100 jaar geleden in het jaar van de Stijl en bedacht door een kunstenaarscollectief, bracht hen de eerste prijs. 13. Rondvraag. De voorzitter geeft de gelegenheid tot het stellen van vragen. De heer Massaar: het thema van de viering wordt tegenwoordig bekend gemaakt tijdens een persconferentie. De leden lezen het dan in de krant. Kan dat niet anders, per bijvoorbeeld? Mevrouw Los: volgend jaar komt er een digitale nieuwsbrief. De heer Van Vliet: moet de kascontrolecommissie niet worden aangesteld door de ALV? Formeel heeft de heer Van Vliet gelijk. Volgend jaar doen we het anders. De heer Heruer: een sluimerend onderwerp, maar hoe staat het met het plaatsen van de viering op de immaterieel erfgoed lijst? Leiden sukkelt maar door. De voorzitter: er wordt hard aan gewerkt. Bij de komende viering moet het bekend zijn. Mevrouw Keizer wil graag toestemming voor het ophalen van meer dan 2 kaarten voor de seniorenvoorstelling. Dit verzoek wordt apart besproken buiten deze vergadering om. De heer Van der Pluijm: een andere afbeelding op het vaandel? Het is een replica van het originele vaandel, met dezelfde afbeelding. Het vaandel in het logo is anders en is in gebruik sinds De heer Warmerdam: Kan de kermis nu weer uitbreiden? De heer Van der Poel: dat is nog niet exact bekend. De oppervlakte blijft in elk geval wel hetzelfde als voorheen. 17. Sluiting. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om uur. 6