Verkoop- en goederenadministratie

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel kerntaak 3 Theorieboek voor een deel van het theorie-examen Verkoop- en goederenadministratie Ondernemer Manager

2 Theorieboek KT3, hoofdstuk Verkoop- en goederenadministratie. Wat ga je doen? Verkoop- en goederenadministratie Heb je de opleiding Eerste Verkoper al afgerond, dan heb je diverse onderdelen van deze lesstof al afgehandeld. Gebruik dit boek voor het opfrissen van je kennis voor het theorie-examen KT3 Resultaat Met de opgedane kennis weet je hoe je in de winkel administreert. Aan bod komen achtereenvolgens: Verkoop- en goederenadministratie Betaalmiddelen Administratie Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Opleiding Ondernemer detailhandel Manager Handel Werkproces - Verkoop- en goederenadministratie wordt voor de BPV aangevuld in kerntaak 4. Beroepscompetentie Verkoop- en goederenadministratie strekt over de volgende competenties: A Beslissen en activiteiten initiëren(od) K Vakdeskundigheid toepassen B Aansturen (MAN) M Analyseren C Begeleiden R Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten H Overtuigen en beïnvloeden S Kwaliteit leveren I Presenteren (MAN) X Ondernemend en commercieel handelen Y Bedrijfsmatig handelen Theorie-examen Communicatie, Motiveren, Leidinggeven, Beslissen, Calamiteiten en criminaliteit, Klachtenbehandeling en serviceverlening, Offertes en Verkoop- en goederenadministratie Dit onderwerp Verkoop- en goederenadministratie behoort eigenlijk bij kerntaak 4. Hieronder vind je alleen de theorie welke geëxamineerd wordt bij Kerntaak 3

3 Trefwoorden Betaalmiddelen aannemen Afromen Belasting terugvorderen Belasting toegevoegde waarde Betaalautomaat Betaalpas Bijzondere tarief Branchebon Brutoverkoopprijs Btw Buizenpostsysteem Cadeaubon Cadeaucard Cashbox Chartaal geld Contant geld Creditkaart Detectie Echtheidskenmerken Fabrikantenbon Trefwoorden Controle kasregistratie Administratie Controle Trefwoorden geldbeheer buiten de kassa Afromen Buizenstelsel Kluisoverdrachtformulier Geldbeheer Fouilleren Hologram Infrarooddetector Infraroodlamp Koers Kassaprocedure Netto verkoopprijs Normale tarief Persoonlijk Identificatie Nummer PIN Preventief Protocol winkeldiefstal Speciale tarief Uv-lamp Ultravioletlamp Vals geld Verbruikersbelasting Vreemde valuta Wisselgeld Waardebon Waardepapieren Wet op de Omzetbelasting Kassaregistratie Wettelijke bepalingen administratie Veiligheid Regels Kluisprocedures Sleutelprocedure Overnameprocedure Codeprocedure

4 Betaalmiddelen en wisselgeld Een klant kan op verschillende manieren betalen: met contant geld, met betaalpassen en met waardebonnen. In de gebieden met veel toeristen kan zelfs met vreemde valuta worden betaald. Contant geld Aan de kassa wordt het meest betaald met contante betaalmiddelen, namelijk met muntstukken en bankbiljetten. Contant geld noemen we ook wel chartaal geld. Kenmerken contant geld Wanneer je papiergeld aanneemt, moet je erop letten dat het geld niet is vervalst. Papiergeld moet je daarom altijd controleren op de volgende echtheidskenmerken: De verschillende afbeeldingen op het biljet zijn duidelijk voelbaar. De katoenvezels in het papier zijn voelbaar. Het watermerk is tegen het licht in te zien is als een afbeelding en cijfers. Er is een folie met hologram aan de voorkant. Er is een veiligheidsdraad die tegen het licht in te zien is als een donkere lijn. De echtheid van de biljetten is ook met de ultraviolette lamp te controleren. Dit doe je bijvoorbeeld met de biljetten van 100 of van 50. Zorg dat je weet hoeveel geld je hebt gekregen. Tel het geld wat je teruggeeft uit. Aannemen van contant geld Het aannemen van contant geld doe je nauwkeurig. Je controleert of het geld echt is. Ook let je erop hoeveel geld de klant je geeft. Om fouten te voorkomen moet je het papiergeld dat je van de klant krijgt, eerst in de klem bewaren. Op de meeste kassa-lades zit een klem waar je het papiergeld tussen kunt klemmen. Pas als je de klant het wisselgeld hebt gegeven, stop je het geld in de lade. Zo kun je altijd zien hoeveel de klant heeft betaald en kun je geen vergissing maken bij het teruggeven van wisselgeld. Teruggeven van wisselgeld In sommige winkels moet je zelf uitrekenen wat je de klant moet teruggeven. In andere winkels berekent de kassa hoeveel wisselgeld je moet geven. Toch is het ook bij dit soort kassa's handig als je in staat bent de hoeveelheid wisselgeld te berekenen. Je kunt dit op een handige manier doen: door terug te tellen. In Nederland is het ook gebruikelijk af te ronden op vijf cent. Daardoor kan je met minder soorten muntstukken in je kassa volstaan. Afronden doe je tot en met twee of zeven cent naar beneden en vanaf drie of acht cent naar boven. In andere Europese landen is dit niet gebruikelijk. Daarom zul je buitenlanders dit wel eens moeten uitleggen.

5 Geef altijd zo min mogelijk munten en biljetten weg. Anders loop je het risico dat je halverwege de dag geen wisselgeld meer in de la hebt. Krijgt de klant bijvoorbeeld 35 cent terug, dan geef je een munt van 20, een munt van 10 en een munt van 5 cent. Wanneer je drie munten van 10 cent en vijf van 1 cent teruggeeft, geef je meer munten uit en je geeft onnodig veel munten van 10 cent en 1 cent uit. Je hebt dan na korte tijd geen van deze munten meer in je lade. Vraag zo veel mogelijk kleingeld bij de betaling. Je hoeft dan minder muntgeld terug te geven. Ook verzamel je zo extra muntgeld in de kassa. Hierdoor hoeft de winkelier minder rolletjes muntgeld bij de bank te halen, zodat hij kosten bespaart. Voorbeeld Een klant moet 31,10 betalen. Als hij met een briefje van 50 wil betalen, is het handig als je er 1,10 bij vraagt. Dan kun je de klant een briefje van 20 teruggeven. Betaalpassen Als een klant aan de kassa elektronisch betaalt, hoef je weinig te doen. Als een klant aangeeft dat hij wil pinnen dan toets je op de kassa in dat de klant op die manier betaalt. De rest doet de klant eigenlijk zelf. Er bestaan verschillende betaalpassen: pinpas creditkaart (creditcard). Pinpas Veel klanten betalen hun aankopen via hun bankpas met pincode. PIN staat voor Persoonlijk Identificatie Nummer. Het is een geheime code van vier cijfers die bij een bepaalde bankpas hoort. Als het niet lukt om met de pincode te betalen, staat in het afleesvenster altijd de reden waarom. Soms staat er dat de pincode onjuist is. Andere defecten worden met codes aangegeven. Code 012 betekent bijvoorbeeld dat de klant niet genoeg geld op zijn rekening heeft. Een klant kan zich hiervoor schamen. Het is dus belangrijk dat je daar voorzichtig mee omgaat. Creditkaart Een creditkaart is een pasje waarmee je tot een bepaald bedrag op krediet kunt kopen. Een klant kan zijn aankopen in sommige winkels met een creditkaart betalen. De winkel stuurt een rekening naar de organisatie die de creditkaart uitgeeft. Deze organisatie stuurt aan het einde van de maand de rekening met alle aankopen naar de klant. Creditkaarten worden uitgegeven door banken en speciale creditkaartorganisaties. Mensen kunnen een creditkaart krijgen wanneer ze een bepaald bedrag aan inkomsten hebben. Hierdoor weet de organisatie zeker, dat de rekening die ze stuurt ook betaald kan worden. Creditcards worden niet in alle winkels geaccepteerd. In veel supermarkten bijvoorbeeld niet. Winkeliers zijn huiverig voor de fraude die met creditcards wordt gepleegd en het extra werk en kosten dat het hen oplevert. De organisatie stuurt aan het einde van de maand de rekening met alle aankopen naar de klant. De bank verrekent een percentage van het aankoopbedrag met de winkelier. Dat laatste maakt betaling met de creditcard minder aantrekkelijk voor de winkelier. Voor de klant is de creditcard wel aantrekkelijk: hij kan betalen zonder dat het bedrag meteen van zijn rekening wordt afgeschreven. Waardebonnen en cards Er bestaan in Nederland veel verschillende soorten waardebonnen en cadeaucards. De bonnen zijn van papier; de cards zijn in vorm en materiaal gelijk aan een bankpas. Hierop staat een tegoed, dat je meestal kunt opladen. Je kunt de bonnen en cards besteden in de winkel of branche waarin deze worden uitgegeven. Er zijn vier soorten:

6 Algemene waardebonnen Te besteden in verschillende deelnemende winkels, uit verschillende branches. Voorbeelden zijn de VVV irischeque, YourGift Cards en bonnen die je in een bepaald winkelcentrum kunt besteden Branchebonnen Te besteden in één bepaalde branche. Voorbeelden zijn de Nationale EntertainmentCard, de Boekenbon, Hotelbon en kortingsbonnen die door de warme bakker worden uitgegeven. Bedrijfsbonnen Te besteden binnen het bedrijf dat ze uitgeeft. Voorbeelden zijn Hunkemöller LingerieCard, de V&D Cadeaukaart en de waardebon die door een plaatselijke supermarkt wordt uitgegeven. Fabrikantenbonnen Een waardebon die je alleen kunt besteden bij aankoop van artikelen van een bepaalde fabrikant. Een voorbeeld is een waardebon voor boeken van een bepaalde uitgever. Kortingsbonnen Er is nog een soort waardebon: de kortingsbon, of kortingscoupon. De winkel zet deze in een folder of een advertentie, of deelt ze in de winkel uit. De klant krijgt bij inlevering van zo'n bon of coupon korting of een gratis product. Ook deze bonnen hebben als bedoeling de klant aan zich te binden. Tegoedbonnen Sommige winkels schrijven een tegoedbon uit als een klant een artikel retourneert. Het tegoed op deze bon is binnen een bepaalde periode te besteden in de winkel. Ook dit is een soort waardebon. De klant kan er immers artikelen mee betalen. Het aannemen van bonnen en cards Wanneer je een waardebon aanneemt, moet je erop letten: of de waardebon geldig is in het bedrijf waar je werkt; of de waardebon geldig is op de datum waarop je hem aanneemt; of het bedrag dat de klant wil betalen, overeenkomt met de waarde van de waardebon. Nadat je de waardebon hebt aangenomen, moet je hem ongeldig maken. Dit kun je doen door er een stempel of je handtekening op te zetten. De waardebon kan dan niet na diefstal nogmaals worden gebruikt. Bij cards trek je via de elektronische kassa het bedrag dat de klant wil besteden van het tegoed op de card af. Voor de geldigheidsduur van bonnen bestaan regels. Wanneer de geldigheidsdatum is overschreden overleg dan met je leidinggevende hoe te handelen.

7 Administratieve afhandeling en geldstroom van de verkoop Controle kassaregistratie In een winkelorganisatie krijgen veel medewerkers te maken met geld. Iedereen heeft daarbij de plicht om te controleren en het recht om gecontroleerd te worden. Dat is wettelijk geregeld. Als leidinggevende voer je de controle uit. Deze controles vormen onderdeel van je werkplanning. De controle is niet gericht op de medewerkers, maar op de uitvoering van kassawerkzaamheden. Het controleren van kassawerkzaamheden is een van de belangrijkste taken in het kader van kassabeheer. Je moet op verschillende tijdstippen verschillende zaken controleren. Aan het begin van de dag controleer je of de kassabezetting aanwezig is. Tevens controleer je of het afrekenpunt is klaargemaakt. Je controleert daarbij de datum, de inhoud van de geldlade en de omvang van de kassa- en controlebonrol. Gedurende de dag controleer je vooral of de medewerker nauwkeurig werkt. Dat doe je door: tussentijds de geldlade te controleren; proefaankopen te doen; de kassabon te controleren. Een belangrijke controle aan het eind van de dag is de controle van het aantal retour- en nulbonnen per kassa. Wettelijke bepalingen Bij het runnen van een (eigen) bedrijf is het belangrijk dat je goed op een rijtje hebt wat er zich allemaal in en om het bedrijf afspeelt. Wie zijn je klanten? Wat willen ze? Hoeveel voorraad moet je inkopen? Welke bestellingen lopen er? Hoeveel geld krijg je binnen? Hoeveel geld gaat eruit? Om daar overzicht van te hebben zet je een administratie op. Dat doe je niet alleen voor jezelf, maar ook voor bijvoorbeeld de Belastingdienst. Een administratie opzetten en bijhouden is wettelijk verplicht. Administratie wil zeggen: alle gegevens van de onderneming die op papier of elektronisch zijn vastgelegd. Bepaalde onderdelen van de administratie worden basisgegevens genoemd. Voor basisgegevens geldt een bewaarperiode van zeven jaar. Onder basisgegevens vallen bijvoorbeeld: het grootboek; de debiteuren- en crediteurenadministratie; voorraadadministratie; in- en verkoopadministratie; loonadministratie. Houd vanaf het begin je administratie nauwkeurig en overzichtelijk bij. Dat werkt voor iedereen plezierig.

8 De kasadministratie en kassabonnen vallen onder de in- en verkoopadministratie. Bij een eventuele controle van de administratie kan de Belastingdienst vragen om kassarollen. Veel kleine detaillisten hebben nog kassa s met kassarollen. Zij moeten deze rollen zeven jaar bewaren. Echter: een winkel gebruikt nogal wat kassarollen per jaar. Het bewaren van al die rollen is een taak op zich. Daarom kan, in overleg met de Belastingdienst, een andere bewaartermijn worden afgesproken. Veel grote detaillisten, zoals supermarkten, gebruiken geautomatiseerde systemen. Zo n systeem gebruikt geen kassarollen. De verwerking van de informatie vindt plaats in de computer. De kassagegevens zijn af te lezen op het computerscherm. De Belastingdienst zal dan de computergegevens controleren. Bij een belastingcontrole moeten de gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. Je moet de gegevens in de originele vorm bewaren. Zo moet je van een ontvangen nota die je in de computer hebt ingevoerd, ook het origineel bewaren. Gegevens die je in een bepaald computersysteem invoert, moeten in principe ook in dat computersysteem worden bewaard. Veilig geldbeheer In een bank of postkantoor zijn vaak bouwkundige voorzieningen getroffen die het een overvaller erg moeilijk maken om ongehinderd naar binnen of buiten te lopen. In sommige banken moet je na de eerste deur nog een tweede deur door voordat je echt binnen bent. Verder bewaren banken hun geld meestal in een afgesloten ruimte in het gebouw. Aan de balie, waar de klanten komen, is dan geen geld aanwezig. Het benodigde geld ontvangen de bankmedewerkers aan de balie via buizenpost. Winkels kunnen deze goede bouwkundige voorzieningen vaak niet treffen. Zij moeten daarom andere maatregelen nemen om de kans op een overval te verkleinen. Goede maatregelen in het kader van geldbeheer verkleinen niet alleen de kans op een overval, maar vergroten ook de veiligheid van de verkoopmedewerkers. Voldoende redenen dus om zorgvuldig de maatregelen voor veilig geldbeheer op te volgen. Maatregelen voor veilig geldbeheer Voor een veilig geldbeheer kun je de volgende maatregelen nemen: Room het geld in de kassa regelmatig af. Stel duidelijke kluisprocedures op. Stort het geld dagelijks op wisselende tijden op de bankrekening. Maak hiervoor eventueel gebruik van een geldtransportbedrijf. Niet alleen het nemen van veiligheidsmaatregelen is belangrijk voor een veilig geldbeheer. Je kunt ook duidelijk zichtbaar maken dat er veiligheidsmaatregelen zijn getroffen in de winkel, bijvoorbeeld door spiegels en camera s in de winkel.