NOTULEN TYPE VERGADERING DATUM VOORZITTER DAGELIJKS BESTUUR RAAD VAN BESTUUR ALGEMENE VERGADERING STATUUT WAARNEMERS. 1. Verslaggeving BESLISSING 1

Transcriptie

1 NOTULEN TYPE VERGADERING DATUM VOORZITTER DAGELIJKS BESTUUR RAAD VAN BESTUUR ALGEMENE VERGADERING STATUUT WAARNEMERS Sportraad algemene vergadering 14 december u - CC Den Blank Johny Rons Kris Neven (secretaris) en Roland Vanobbergen (penningmeester) William Charlier (ondervoorzitter) is verontschuldigd. Monique Bauwens, Marc Gyselinck, José Vannieuwenhoven en Eddy Vlasselaer Sandra Vandenplas is verontschuldigd. Willy Van Roy is afwezig. 39 aanwezige leden (van de 49 leden), waarvan 1 met een volmacht (zie bijlage 1). De vergadering voldoet aan artikel 4 van het huishoudelijk reglement (minstens de helft aanwezig) en kan rechtsgeldig vergaderen. Peter Van den Berge (schepen van sport), Kim Van Caudenberg (diensthoofd IVA Sporeo) 1. Verslaggeving BESLISSING 1 Het verslag van de AV van 15/12/2014 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. De verslaggeving van de vergaderingen is te raadplegen op ww.sporeo.be: 2. Interne werking sportraad BESPREKING Lidmaatschap sportraad nieuwe leden De aansluitingsvoorwaarden om zich aan te sluiten in de sportraad (statuten en informatienota) worden toegelicht: 1) De vereniging die aansluit bij de sportraad onderschrijft de doelstellingen van de sportraad om de sport te bevorderen bij alle inwoners van de gemeente door advies te geven aan de gemeentelijke overheid, overleg en samenwerking te stimuleren, voorstellen van initiatieven voor sportbeoefening en opleiding en advies te geven omtrent het beheer van sportaccommodaties 2) De vereniging verklaart dat de administratie, publiciteit en de begeleiding Nederlandstalig zijn. 3) Indien aangesloten bij een officieel erkende gesplitste sportbond, is de vereniging aangesloten bij de Nederlandstalige vleugel. 4) De vereniging wijst volledig vrij één vertegenwoordiger aan als lid van de sportraad. Deze voldoet aan volgende voorwaarden: lid zijn van de vereniging, niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen, meerderjarig zijn, geen politiek mandaat uitoefenen, woonachtig zijn in Overijse. 2 nieuwe leden stellen zich kandidaat: 1) ThoRevents vzw Structuur: vzw Zetel: Brusselsesteenweg 133, Tervuren Aangeboden sporten: multisporten, voetbalacademie (ThoRevents is een onderneming gespecialiseerd in voetbaljeugdacademie, events en teambuilding incentives) Voorzitter: Peter Simkens Secretaris: Sven Vercarre Penningmeester: Senne De Brouwer Vertegenwoordiger sportraad: Kristof Danhieux (Overijse) 1 SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015

2 Website: 2) Volleybalclub Set-up Structuur: feitelijke vereniging Adres: Steenbergstraat 15A, Hoeilaart Aangeboden sporten: volleybal Voorzitter: Lynn Denayer Secretaris: David De Vits Penningmeester: David De Vits Vertegenwoordiger sportraad: Jolien De Vlieger (Overijse) Website: geen BESLISSING 2 BESLISSING 3 BESPREKING Beide sportclubs voldoen aan de aansluitingsvoorwaarden van de sportraad. De raad van bestuur geeft een positief advies voor aansluiting van beide leden. Voor ThoRevents heeft de raad van bestuur een bijvoegsel laten ondertekenen waarbij ThoRevents vzw verklaart dat hun aanvraag tot lidmaatschap (en de hieraan verbonden voordelen) enkel betrekking kan hebben op hun sportieve activiteiten gericht aan een breed publiek. De zakelijke activiteiten (events en incentives) worden uitgesloten. Er komen enkele opmerkingen en vragen gesteld omtrent de aanvraag van ThoRevents: - Er wordt in vraag gesteld of het wel wenselijk is dat een sportclub met zetel buiten Overijse lid kan worden van sportraad Overijse (hoewel de statuten dit toelaten). - Er wordt in vraag gesteld of ThoRevents wel een traditionele sportclub is of eerder een commercieel gericht privaat initiatief die sportieve events organiseert. - Er wordt de opmerking gemaakt dat ook meerdere huidige leden van de sportraad randactiviteiten organiseren met als doel inkomsten te genereren (cafetaria, sportkampen) en dat de statuten van de sportraad dit niet verbieden. Er komen geen opmerkingen omtrent de aanvraag van Volleybalclub Set-up. Lidmaatschap sportraad nieuwe leden Er wordt op vraag van meer dan 2/5 van de leden een geheime stemming georganiseerd: - Het lidmaatschap van ThoRevents vzw wordt niet aanvaard door de AV: 12 stemmen voor, 26 stemmen tegen, 1 onthouding. - Het lidmaatschap van Volleybalclub Set-up wordt aanvaard door de AV: 26 stemmen voor, 6 stemmen tegen, 7 onthoudingen. Gezien de niet-aanvaarding van ThoRevents wordt de vraag gesteld om de statuten te herbekijken tegen de volgende AV. Lidmaatschap sportraad: verlenging lidmaatschappen De AV aanvaardt de aanvraag tot verlenging van 49 sportclubs als lid van sportraad Overijse. Voor het overzicht van de aangesloten sportclubs verwijzen we naar de aanwezigheidslijst (zie bijlage 1). Projectgroep communicatie: toelichting werking 2015 De verschillende ideeën van de werkgroep communicatie worden hieronder aangevuld met de ideeën van Sporeo. 1) Voorstelproject Overijse sport (Sporeo) - overkoepelende naam voor kortstondige initiatiereeksen voor organisatie door Sporeo of door sportclub i.s.m. Sporeo - voorbeelden: Overijse jogt, Overijse duikt, Overijse badmintont, Overijse zwemt, Overijse tennist, Overijse doet aan petanque, - gezamenlijke communicatie: affiche flyer website Facebook - jaarkalender (Sporeo) uit in Vlaanderen - aanmaak basis-lay-out voor extra promotie clubs - meewerkende clubs beloond via extra promotie, t-shirt voor deelnemers 2) Banner n.a.v. kampioenenviering (projectgroep communicatie) - 3m op 4m met foto s van sportkampioenen in Overijse - budget: kosten lay-out + fotograaf + productiekosten ( ) 3) Opmaak sportgids (projectgroep communicatie) - 8 pagina s met oplijsting van sportclubs met contactgegevens - verspreiding: via post, toevoegen aan Overijsenaar, meegeven in scholen, meegeven met nieuwe inwoners 2 SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015

3 BESLISSING 4 BESPREKING BESLISSING 5 BESLISSING 6 BESLISSING 7 BESLISSING 8 - eventueel aangevuld met grote affiches met de oplijsting van alle sportclubs - budget: afhankelijk van verspreiding en oplage Projectgroep communicatie: toelichting werking 2015 De AV keurt een budget van 5000 goed om voorstel 2 en voorstel 3 te laten realiseren door de projectgroep communicatie. Uitleenreglement sportraad: kennisname De algemene vergadering neemt kennis van het nieuwe uitleenreglement voor het projectiemateriaal en de geluidsinstallatie van de sportraad. Aangesloten sportclubs kunnen m its betaling van een waarborg (projectiemateriaal: 50, geluidsinstallatie: 150) dit materiaal ontlenen. Het volledige reglement staat op de website van Sporeo: Aanpassing huishoudelijk reglement artikel 14 De AV keurt de aanpassing van artikel 14 van het huishoudelijk reglement goed. Oorspronkelijke versie: Bij een niet verwittigde afwezigheid op 3 opeenvolgende vergaderingen is een lid automatisch ontslagnemend. Dit sportinitiatief of deze organisatie is geen lid meer vanaf de volgende algemene vergadering. Aangepaste versie: Bij een afwezigheid op 3 opeenvolgende vergaderingen is een lid automatisch ontslagnemend. Dit sportinitiatief of deze organisatie is geen lid meer vanaf de volgende algemene vergadering. Deze regelwijziging treedt in werking vanaf de eerstvolgende AV. Jaarrekening sportraad : goedkeuring & kwijting rekeningnazichters De jaarrekening (zie bijlage 2) wordt goedgekeurd door de AV. De AV geeft kwijting aan rekeningnazichters Guido De Keyzer en Xavier Heyrbaut. Begroting sportraad : goedkeuring De begroting (zie bijlage 2) wordt goedgekeurd door de AV. Aanstelling rekeningnazichters voor jaarrekening De AV stelt Marja Lipman en Xavier Heyrbaut aan als rekeningnazichters. Zij brengen verslag uit op de AV van Informatie en bestuurlijke mededelingen MEDEDELING 1 MEDEDELING 2 MEDEDELING 3 MEDEDELING 4 Vergaderdata 2016 Volgende vergaderdata voor 2016 worden medegedeeld: 1) AV: 19/12/2016 2) RVB: 15/02/ /04/ /06/ /09/ /11/2016 3) DB: 18/01/ /03/ /10/2016 Masterplan sportinfrastructuur: stand van zake Het masterplan sportinfrastructuur werd voor een eerste keer toegelicht op de AV van 2010, er werden middelen voor de realisatie voorzien tijdens de legislatuur ( ). - De onderhandelingen voor de verwerving van de terreinen aan site Hagaard evolueren gunstig. Wanneer de eigenaars akkoord gaan met de laatste details, kan de procedure voor de aanleg van de nieuwe atletiekpiste officieel in gang worden gezet in het voorjaar van In tussentijd anticiperen de gemeentelijke diensten al door de nodige voorbereidingen in gang te zetten. - De bouw van een nieuwe sporthal staat ook in het masterplan, maar zal niet meer in gang worden gezet in de legislatuur omdat er nog geen middelen voorzien zijn. - De mobiliteitsvoorzieningen zullen samen met de nieuwe sportinfrastructuur aangepast worden. Jaarrekening van de gemeente Overijse m.b.t. het beleidsveld sport: bespreking De rekening wordt overlopen: zie bijlage 3 Evaluatie week van de sportclub 6 sportclubs uit Overijse namen deel aan de Week van de sportclub. In totaal hadden zij bijna 100 extra deelnemers, waarvan geschat wordt dat er een 25-tal als nieuw lid zijn aangesloten. Er werd de opmerking gemaakt dat meer communicatie rond dit event via banner en website en Facebook wenselijk zou zijn. 3 SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015

4 MEDEDELING 5 MEDEDELING 6 MEDEDELING 7 MEDEDELING 8 4. Varia Evaluatie verenigingenmarkt tijdens Druivenfeesten Van de 26 aanwezige verenigingen waren er 8 sportclubs. Er werd door de aanwezige sportclubs de opmerking gemaakt dat de locatie (Begijnhofplein) minder gunstig was dan vorig jaar, daardoor was er minder passage. Er waren ook veel gelijkaardige stands. Deze opmerkingen werden overgemaakt aan de coördinatoren. Kampioenenhuldiging 2016 Deze heeft plaats op 22 januari vanaf 20u in De Bosuil. Er wordt opnieuw gekozen voor de receptie - formule. Sportkaderopleidingen 2016 Elk aanwezig lid ontving een boekje met de sportkaderopleidingen van Meerdere exemplaren kunnen aangevraagd worden via sportdienst@sporeo.be. Sportwoordenboekje Mijn kind wil sporten! Elk aanwezig lid ontving een sportwoordenboekje als hulpmiddel om anderstalige kinderen in de sportclub te integreren. Meerdere exemplaren kunnen aangevraagd worden via sportdienst@sporeo.be. GEEN BIJLAGEN Bijlage 1: aanwezigheidslijst Bijlage 2: jaarrekening en begroting Bijlage 3: gemeentelijke jaarrekening m.b.t. beleidsveld sport VOLGENDE VERGADERING AV sportraad van 19/12/ SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015

5 Bijlage 1: Aanwezigheidslijst algemene vergadering ZATeam Ghyselinck Marc X De Treffers Heyrbaut Xavier X BCTO Leskens Eric afwezig BC Overijse Langsberg Marc X COREO Van de Voorde Tania volmacht: Tine Schrouwen The Grapevine Country Dancers Bauwens Monique X Sport en opleiding vzw Villers Jean-François X Deadline Dance Dewaet Yoni X Duikclub Ijseduikers Van Opstal Bert afwezig Martial Arts Verhoeven Catherine X Shotokan Karate Bossens Patrick X Joggingclub Overijse Denies Etienne X Sportclub Druivenstreek Lipman Marja X Minivoetbal Druivenstreek Gregoir Eddy X Autoclub Zavelenborre De Becker Guy X MTB Overijse Vanton Luc X Petanque KAVVV Vannieuwenhoven José X t Hoekske De Sterck Christiane X Jolly Jumpers Vanderkelen Johan X Stalspeleo De Keyzer Guido verontschuldigd TTC Smash Vlasselaer Eddy X Tennisclub Panorama Dumon Els X UTO Latine Rudy X De Kelle Decoster Huguette X ZSVO Van den Wijngaert Ruben verontschuldigd BOBO Hermo Mikel afwezig Tempo Overijse Vanobbergen Roland X VOK Rons Johny X VK Eizer Stallaert Johan X Voetbalschool Van Belle Eric X TOF Hanssens Arsène X De Snelle Duif Van Parijs Erwin X Vissersclub 't Kasteeltje Goossens Jordy X Hondenschool Hagaardbos Sterckx Rene X De Ijsevogelvrienden Guiot Eddy afwezig Tombeekse Hondenvrienden Kumps Fabienne X Wandelclub De Ijsetrippers Charlier William verontschuldigd Sportvrienden Overijse Van Roy Willy afwezig WSC Maleizen De Vroe Kim afwezig WSC Wielerclub Tombeek Bergiers Victor X WSC De Ver. Sportvrienden Eizer Peeters Filip X WSC Wielerclub Terlanen Vandeuren Jos X WSC Molenhoek Paternoster Geert X TWC Hoekske Maleizen Borghans Guy X Yoga Druivenstreek Eyckmans Simonne X Klim Op Broos Noël X Hobbyclub Neven Kris X Den Bonten Os Craps Dirk afwezig Zoro Zwemteam Vandenplas Sandra volmacht: plaatsvervanger 5 SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015

6 Bijlage 2: Rekening en saldo begroting SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015

7 Bijlage 3: Jaarrekening gemeente Overijse 2014 m.b.t. beleidsveld sport 7 SPORTRAAD OVERIJSE algemene vergadering van 14/12/2015