Onderwerp : Verbouw van het gemeentekantoor

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad Raad : 27 maart 2008 Onderwerp : Verbouw van het gemeentekantoor Status : Besluitvormend Punt no. : 5 Korte toelichting In zijn vergadering van 7 februari 2008 heeft de gemeenteraad voor de tweede keer opiniërend gesproken over het voorstel voor een verbeterde functionaliteit van het gemeentekantoor. Het college heeft in eerste termijn op de gestelde vragen gereageerd. De raad heeft besloten aanvullend daarop een besloten bijeenkomst te organiseren waar in het bijzijn van de architect de resterende technische vragen aan de orde kunnen komen. Deze bijeenkomst vindt plaats op maandag 17 maart, vanaf uur, in het gemeentekantoor. De overige vragen die tijdens de eerdergenoemde raadsvergadering naar voren zijn gebracht, worden in dit document zoveel mogelijk beantwoord. Naar aanleiding van de laatste bespreking in de raadsvergadering over de verbouw van het gemeentekantoor, zijn de beslispunten voor de raad aangescherpt en opnieuw geformuleerd. Voorstel: 1. De gemeenteraad geeft het college opdracht scenario x voor verbouw van het gemeentekantoor geheel uit te werken, inclusief bestektekeningen en bouwbegroting; 2. De gemeenteraad gaat ermee akkoord dat het restant van het voorbereidingskrediet van , dat de raad eerder beschikbaar stelde, aan de uitwerking van die plannen wordt besteed; 3. De raad wordt bij de uiterlijke vormgeving van het gemeentekantoor betrokken. Voor het ontwerp- en bouwproces wordt een begeleidingscommissie gevormd waarin namens de raad drie leden worden opgenomen; 4. Alvorens de verbouw van het gemeentekantoor kan worden aanbesteed, neemt de raad een finaal besluit op grond van een uitgewerkt voorstel van het college en stelt ze een nauwkeurig onderbouwd krediet vast. Nadere toelichting In zijn vergadering van 7 februari 2008 heeft de gemeenteraad voor de tweede keer opiniërend gesproken over het voorstel voor een verbeterde functionaliteit van het gemeentekantoor. Het college heeft in eerste termijn op de gestelde vragen gereageerd. De raad heeft besloten aanvullend daarop een besloten bijeenkomst te organiseren waar in het bijzijn van de architect de resterende technische vragen aan de orde kunnen komen. Deze bijeenkomst vindt plaats op maandag 17 maart, vanaf uur, in het gemeentekantoor. De overige vragen die tijdens de eerdergenoemde raadsvergadering naar voren zijn gebracht, worden zoveel mogelijk in dit document beantwoord. Voor een juiste en volledige informatieverstrekking zijn alle stukken die verband houden met de verbouw van het gemeentekantoor in de vorm van een syllabus als bijlage bij dit document gevoegd. F:\programs\W4Y\RIS\ABOUI-RVS1794 Verbouw van het gemeentekantoor.doc

2 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 2 Daarmee wordt tegemoet gekomen aan de wens van de raad om in de vergadering van 27 maart een besluit te kunnen nemen op grond van alle relevante informatie, feiten en omstandigheden. Het betreft het voorlaatste stadium van besluitvorming, omdat de raad zich in deze fase slechts uitspreekt over de vraag welk scenario ze verder door het college uitgewerkt wil zien, alvorens een finaal besluit te kunnen nemen en het daarvoor noodzakelijke investeringskrediet beschikbaar te stellen. Korte terugblik De discussie over de vormgeving van een publieksbalie (tegenwoordig klant contact centrum genoemd, kortweg KCC) startte vier jaar geleden. Toen al werd de behoefte gevoeld een beter op de burger toegesneden dienstverlening vorm te geven en de daarvoor noodzakelijke fysieke aanpassingen in het gemeentekantoor door te voeren. In die fase kwam het echter door verschillende omstandigheden niet tot uitgewerkte plannen. Er was per saldo sprake van een te smalle inhoudelijke onderbouwing voor een dergelijke ingreep. Eind 2006 is de gemeente gestart met een brede analyse van de omstandigheden waarbinnen de functionaliteit, duurzaamheid en kwaliteit van de fysieke inrichting van het gemeentekantoor zouden moeten worden beoordeeld. De nota Betaalbaar bouwen aan BETER geeft een overzicht van die omstandigheden (zie bijlage). Deze nota is in februari 2007 door de raad besproken en leidde tot de vraag van de raad aan het college om enkele scenario s verder uit te werken. De raad heeft vervolgens op donderdag 3 september 2007 opiniërend gesproken over een viertal door het college gepresenteerde scenario s die in meer of mindere mate tegemoet komen aan de noodzakelijk, respectievelijk wenselijk, geachte aanpassingen van het gemeentekantoor. Op vragen vanuit de raad heeft het college begin 2008 de raad bericht over de mogelijkheden te komen tot een gefaseerde uitvoering van de verbouwing. Die scenario s zijn ook thans nog het onderwerp waarop de beraadslaging in de raad zich richt. De eerste overheid Zijn de effecten van verdergaande deregulering voldoende verdisconteerd in de thans gepresenteerde scenario s. Deze vraag kan niet zondermeer met ja of nee beantwoord worden. Het ligt zeker in de lijn van de verwachtingen dat de gemeenten in Nederland de komende jaren meer taken uit te voeren krijgen. Anderzijds zal op onderdelen van het gemeentelijk takenpakket sprake kunnen zijn van personele krimp door het uitbesteden van taken, het digitaliseren van de dienstverlening en ruimtewinst door het aangaan van samenwerkingsvormen met andere gemeenten. Ook de politiek-bestuurlijke ambities spelen een rol omdat een meer ontwikkelingsgerichte koers ook een grotere personele inzet vraagt om die ambities te verwezenlijken. Het staat vast dat binnen het huidige gemeentekantoor de ruimte voor een eigentijdse ontvangst van en professionele dienstverlening aan burgers niet kan worden gevonden. Dit geldt zowel voor de baliefuncties, als voor de spreekkamers en ontvangstruimtes waarin we belangengroepen en burgers op dit moment ontvangen. Een voldoende ruim opgezette ontvangsthal en een toereikend aantal balies en spreekkamers in het openbaar toegankelijke deel van het gemeentekantoor, zijn voorwaardelijk om in de toekomst ook nieuwe dienstverlenende taken te kunnen uitvoeren. Dit stelt ook eisen aan de wijze waarop die centrale ontvangstruimte met een KCC en spreekkamers en overlegruimtes wordt ingericht. Naar de huidige inzichten zijn de scenario s 2 en 3 de komende tien jaar in ieder geval toereikend om een verdergaande deregulering van taken aan onze gemeente op te vangen. Vierkante meters vergader- en overlegruimtes Hoeveel beschikbare vergaderruimtes zijn er en wat is de bruikbaarheid en de bezettingsgraad ervan? De afgelopen drie jaar is gaandeweg de zogenaamde ruime Achtkarspelennorm voor het aantal vierkante meters per werkplek verlaten en ingeruild voor de kale Arbonorm, die het minimum aantal wettelijk voorgeschreven vierkante meters per type werkplek aangeeft.

3 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 3 In de tweede helft van 2007 heeft binnen de organisatie een verdere herschikking van werkplekken plaatsgevonden. Hierdoor zijn nu vrijwel alle medewerkers gehuisvest binnen de minimumnormen van de Arbowet. In bijlage 3 van de stukken die op 3 september door de raad zijn besproken (zie bijlage) was nog sprake van een gering overschot in vierkante meters die beschikbaar was voor werkplekken. Daarin waren een aantal ontwikkelingen nog niet meegenomen. Zo was het Wmoteam nog in opbouw. Dat team telt inmiddels meer medewerkers en dus werkplekken dan voorheen. Verder is de schuldhulpverlening weer in eigen beheer genomen. Hierdoor is sprake van vijf extra werkplekken. De organisatie in haar huidige bezetting past dus net in haar jasje. Er is echter een tekort aan vergaderruimten en ruimtes die geschikt zijn voor een klantvriendelijk contact met burgers. Er is inmiddels rekening gehouden met de voorschriften van de Arbowet uit 2007 waarin gewerkt wordt met een flexibele meer modulaire opbouw van het aantal vierkante meters per type werkplek. Daarmee is een verdere efficiencyverbetering in het ruimtegebruik doorgevoerd en is zoveel mogelijk vorm gegeven aan moderne (flex)werkplekken, waarbij alle parttimers gezamenlijk gebruik maken van één werkplek. Voorbeeld: voor een standaardbureaublad is 2m² noodzakelijk; indien er een PC/Terminal op het bureau wordt geplaatst komt daar 1m² extra bij wanneer er kaarten uitgelegd moeten kunnen worden of een CAD-station wordt geplaatst komt er 2m² extra bij; indien overleg op de eigen kamer noodzakelijk is wordt per persoon 2m² extra ruimte aangehouden (vooral voor managers en teamleiders); wanneer er sprake is van ongunstige omstandigheden (licht, tocht, kou/warmte, etc.) wordt met extra vierkante meters rekening gehouden; enzovoorts. De afgelopen jaren is de archiefruimte uitgebreid ten koste van opslag- en facilitaire ruimtes. Er moest ruimte komen voor de opslag van extra klantdossiers vanwege de samenvoeging van de sociale diensten van Achtkarspelen en Kollumerland. De bewaartermijn voor dergelijke dossiers is gemakshalve door de wetgever verhoogd van zeven naar twintig jaar. Naar verwachting is de huidige archiefruimte voldoende voor de komende jaren in combinatie met de in gang gezette digitalisering van het archief. Het restant aan vierkante meters waar in september 2007 nog over gesproken werd, is dus aangewend voor het creëren van nieuwe werkplekken en het herschikken van werkplekken om te kunnen garanderen dat zoveel mogelijk werkplekken aan de wettelijke minimumnorm van de Arbowet voldoen. Verder kan nog gewezen worden op de actieve werving van trainees en stagiairs door de gemeente om haar aantrekkelijkheid als ontwikkelingsgerichte werkgever te versterken en gegarandeerd te zijn van toestroom van nieuw talent voor de toekomst. Momenteel zijn ongeveer tien stagiairs actief binnen de organisatie waaraan een (gedeelde) werkplek moet worden geboden. Tenslotte is een deel aangewend om de ruimtenood in vergaderruimtes enigszins te leningen. Arbopijn en veiligheidseisen Zijn er problemen met de arbeidsomstandigheden en de veiligheidseisen die aan een eigentijds gemeentekantoor moeten worden gesteld? Kortheidshalve volgt hieronder een niet-limitatief overzicht van bestaande problemen: Burgers moeten soms, zonder begeleiding, het gehele gemeentekantoor door en komen langs dossiers (en afvalcontainers) die zeer privacygevoelige informatie kunnen bevatten; De facilitaire opslagruimte is de afgelopen jaren drastisch afgenomen, waardoor er zeer regelmatig spullen in gangpaden staan die een vrije doorgang in geval van brand belemmeren; De afgelopen periode zijn er laptops en andere gemeentelijke eigendommen gestolen;

4 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 4 Bij burgerzaken is ingebroken door het simpelweg ingooien van een ruit waarbij de kluis (zonder waardevolle papieren) is buitgemaakt; Regelmatig komen te grote aantallen werknemers en/of bezoekers bijeen in vergaderruimtes die te krap bemeten zijn. Dit is bij wet verboden en ingeval van een calamiteit zijn de gevolgen niet te overzien; De vergaderkamers op de bovenste verdieping van het Jeltingahuis worden regelmatig noodgedwongen gebruikt terwijl dit vanuit brandveiligheidsoogpunt streng verboden is omdat vluchtwegen ontbreken (om over de voorbeeldfunctie van de gemeente maar te zwijgen); Het alarm- en toegangspasjessysteem is hopeloos verouderd en zit aan het maximum van de capaciteit. Meerdere malen per jaar is er sprake van vals alarm; Zowel de beveiliging van de werkplekken tegen ongewenst bezoek, als de fysieke veiligheid van het gemeentekantoor voor bezoekers, is een urgent punt van aandacht. Er bestaat al een aantal jaren een gedoogsituatie, waarvan niet de verwachting is dat de inspectiediensten die nog een aantal jaren zullen toestaan. Zo heeft de Arbeidsinspectie in 2006 reeds uitgesproken dat de zes spreekkamer van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg niet afdoende beveiligd zijn en dat die situatie enkel om reden van een spoedige inrichting van een nieuw KCC wordt gedoogd. Een situatie die inmiddels dus twee jaar duurt. Multifunctionele ruimte/raadszaal Hoeveel bijeenkomsten kunnen in een eventueel te creëren multifunctionele ruimte gehouden worden op grond van de ervaringen in 2007? Welke gewenste bijeenkomsten kunnen die in deze ruimte worden belegd? Het college hecht eraan te benadrukken dat de raadszaal niet de aanleiding is om de gemeenteraad voorstellen tot fysieke aanpassing van het gemeentekantoor voor te leggen. Het is slechts de uitkomst van een zoekproces, waarbij de verschillende ruimteclaims die moeten worden geaccommodeerd, het vloeroppervlak van de raadszaal en leeszaal in beeld hebben gebracht als meest (kosten)effectieve manier om zoveel mogelijk binnen de bestaande bouw oplossingen te vinden. Ook bij nadere gedachtebepaling heeft het college de overtuiging dat langs die denklijn de beste en goedkoopste variant gevonden kan worden. De huidige raadzaal wordt het afgelopen jaar in toenemende mate vrijwel dagelijks gebruikt voor bijeenkomsten met een ruim aantal deelnemers. Het betreft hier niet alleen intern overleg maar ook overleg met derden, ontvangsten, seminars, conferenties en dergelijke. Binnen het gemeentekantoor bestaat er geen vergelijkbare grote, representatieve en brandveilige ruimte, waar zeker behoefte aan bestaat. Vanuit de gedachte dat juist de ruimte die voor raadsvergaderingen wordt gebruikt, ook een levend podium zou kunnen zijn voor de rest van de bevolking van Achtkarspelen, zijn de mogelijkheden tot multifunctioneel gebruik bijna eindeloos. Naast de ontvangsten van het gemeentebestuur die door het jaar heen plaatsvinden tot maximaal 400 bezoekers kan de ruimte ook gebruikt worden voor vergaderingen, overleg, symposia, seminars, uitreikingen van Koninklijke onderscheidingen, cultuurvoorstellingen, huldigingen, zang- en muziekuitvoeringen, zaalverhuur vanwege ligging aan het spoor, open dagen, kennismakingsbijeenkomsten met nieuwe bewoners, informatiemarkten, arbeids- en onderwijsmarkten, exposities, enzovoorts. Relatie met de stationsontwikkeling Hoe kan de planvorming rondom de verbouw van het gemeentekantoor profijtelijk zijn voor de ontwikkeling van het stationsgebied? Het gemeentebestuur heeft van verschillende ontwikkelaars en bouwbedrijven concrete signalen gekregen dat ze geïnteresseerd zijn in de stationsontwikkeling in Buitenpost. In die contacten wordt de latente investeringsbereidheid van de gemeente in het gebied (P+R voorziening, gemeentekantoor, fysieke herinrichting) positief gewaardeerd. Momenteel wordt een stedenbouwkundige visie voor het gebied uitgewerkt.

5 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 5 Hierin wordt een relatie gelegd met de mogelijke uitbreiding van het gemeentekantoor en de stedenbouwkundige samenhang daarvan met een nieuw te realiseren en zeer gunstig gesitueerde kantoorlocatie ten zuiden van het spoor. Een kwalitatieve investering in het gemeentekantoor wordt dus opgevat als een signaal dat het gemeentebestuur ernst is om het gebied snel verder tot ontwikkeling te brengen. Esthetiek van de verschillende scenario s Kunnen een aantal houtskoolschetsen van de scenario s 2 en 3 worden uitgewerkt? Naar verwachting zullen die op 17 maart in de technische bijeenkomst door de architect kunnen worden gepresenteerd. Daar zal de architect ook ingaan op de verschillende plussen en minnen van de scenario s 2 en 3. Aanvullend daarop is van collegezijde de suggestie gedaan uit het midden van de raad een commissie van drie leden te benoemen die namens de raad nadrukkelijk betrokken wordt bij de esthetiek van de uitbreiding van het gemeentekantoor op een nader te bepalen wijze. Functionaliteit Wat is de functionaliteit van de entreehal en de toegankelijkheid van de multifunctionele ruimte/raadszaal in de verschillende scenario s? In scenario 0 treden geen verbeteringen in de functionaliteit van de ontvangstruimte op omdat die dan niet wordt vergroot. Bij de (gefaseerde) uitvoering van scenario 2 en 3 is een goede functionaliteit uitstekend te waarborgen en kunnen ook andere publieksfuncties dan de balies een plaats krijgen (informatiepanelen, raadpleging van het gemeentelijk archief, etc.). De situering van het steunpunt BVG is voorzien in die ruimte. Dit biedt de kans eventuele toekomstige gemeentelijke dienstverlening rondom werk, zorg (AWBZ) en inkomen te kunnen aanbieden. De toegankelijkheid per rolstoel is ook in beide scenario s gegarandeerd. Bij scenario 2 spreekt dat voor zichzelf omdat alle ruimtes zich op de begane grond bevinden. Maar ook in scenario 3 is die toegankelijkheid te garanderen met de lift in de huidige centrale hal die zich ook in de nieuwe situatie voor de beveiligde zone van werkplekken bevindt. Financiële positie Kan op grond van de financiële positie van de gemeente Achtkarspelen op langere termijn worden beoordeeld of de verbouw van het gemeentekantoor geen onaanvaardbaar groot beslag legt op middelen die mogelijk ook voor andere maatschappelijke doeleinden nodig zijn? De raad heeft aan het begin van deze raadsperiode het Financieel Beleidskader vastgesteld. Daarin zijn negen financiële beleidsmaatregelen genoemd om de financiële positie van de gemeente veel beter in beeld te brengen en de transparantie van de gemeentelijke begroting te versterken. Op deze wijze wordt de raad in staat gesteld zich een actueel oordeel te vormen over het financiële lange termijnperspectief van de gemeente, alvorens het definitieve krediet voor de verbouw wordt aangevraagd. Het college ligt op koers met de uitwerking van die maatregel en verwacht in de Kadernota voor 2009: een volledig overzicht te kunnen geven van alle risico s waarvoor de gemeente een eigen reservepositie moet aanhouden; met voorstellen te kunnen komen voor een scherpere omschrijving van de bestemmingsreserves en voorzieningen, de termijn en de maximale voeding die ervoor wordt aangehouden; structurele ruimte vrij te kunnen maken uit een productvergelijking die momenteel wordt uitgevoerd naar aanleiding van de jaarrekening 2007 om daarmee bestaande en nieuwe structurele verplichtingen te kunnen financieren; helderheid te scheppen over de noodzakelijke weerstandsreserve die de gemeente dient aan te houden; de gewenste middelen te kunnen vrijspelen voor de voeding van het Ontwikkelingsfonds Achtkarspelen;

6 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 6 middelen beschikbaar te hebben voor versnelde afschrijving op investeringen met een maatschappelijk nut (wegen) waarmee een forse daling van kapitaallasten en daarmee structurele begrotingsruimte kan worden gecreëerd; Inzicht te hebben in de lasten die nog in de exploitatie moeten worden verwerkt (o.a. Cao-akkoord, vervangingsinvesteringen, etc.) Voor een deel zijn die ontwikkelingen nu nog niet bekend, bijvoorbeeld omdat de meicirculaire daarop van invloed kan zijn; In de jaarrekening zichtbaar te kunnen maken dat verschillende open einde regelingen (WWB, WMO, etc.) binnen of ruim binnen de financiële kaders zijn uitgevoerd; met voorstellen te kunnen komen tot een nog meer gematigde ontwikkeling van de tarieven voor de riool- en afvalstoffenheffing dan eerder mogelijk werd geacht. De raad kan zijn budgetrecht dus ten volle uitoefenen en kan een investeringskrediet met gebruikmaking van de laatste inzichten in de financiële positie van de gemeente voor de korte en langere termijn in het najaar van 2008 beschikbaar stellen. Nu al is duidelijk dat er sprake is van een buitengewoon gunstige verhouding tussen de risico s van de gemeente en de omvang van het eigen vermogen. Waar een factor van 1,4 gebruikelijk is in gemeenteland lijkt die voor Achtkarspelen op ruim 4 uit te komen. Verder is de begrotingsdiscipline de afgelopen twee jaren aanzienlijk aangescherpt waardoor er minder lucht in de begroting zit. Ook de inventarisatie van alle bestemmingsreserves en voorzieningen geeft voorlopig het beeld dat de gemeente iets minder conservatief zou kunnen opereren bij het creëren van reserves en voorzieningen, nu de raad heeft uitgesproken de verplichtingen van de gemeente zoveel mogelijk binnen de exploitatie zichtbaar te maken. Tenslotte kan nog gewezen worden op de reservering in de meerjarenraming die is opgenomen in Gewogen Ambitie 2 voor de verbouw van het gemeentekantoor en waarvoor vorig jaar gemakshalve het benodigde budget voor scenario 3 is aangehouden van ruim 2,3 miljoen. Dit bedrag is al op basis van de daarmee gemoeide kapitaalslast in de meerjarenbegroting opgenomen vanaf Omdat de besluitvorming over de verbouw meer tijd neemt dan zich aanvankelijk liet aanzien zal waarschijnlijk in 2010 sprake zijn van een eenmalige vrijval van kapitaalslasten. Daar staat tegenover dat met de huidige ontwikkeling van bouwkosten sprake is van een prijsopdrijvend effect. Samenvattend verwacht het college dat de komende jaren voldoende ruimte is om bestaande en eventuele nieuwe wensen van de raad te kunnen financieren met behoud van een solide financiële positie voor de gemeente Achtkarspelen en een zeer gematigde ontwikkeling van de lokale lasten voor haar inwoners. Het college stelt zich alles overwegend op het standpunt dat omwille van de verbouw het gemeentebestuur er geen ambities voor hoeft te laten. Sterker nog: de verbetering van de dienstverlening aan onze burgers met een daarvoor goed toegeruste organisatie en gemeentekantoor maakt onderdeel uit van die ambities. Toekomstperspectief Achtkarspelen Is er een relatie tussen de verbouw van het gemeentekantoor en de oriëntatie op het toekomstperspectief van de gemeente Achtkarspelen? Verschillende fracties hebben gevraagd naar de relatie van de verbouw van het gemeentekantoor met de toekomst van de gemeente Achtkarspelen. Aanvankelijk leek het er eind 2007 op dat in de gehele provincie het debat over gemeentelijke herindeling een serieuze aanvang had genomen. Inmiddels kan worden vastgesteld dat, afgezien van de gemeenten in Zuidwest Friesland, nergens in de provincie uitgekristalliseerde gedachten zijn over de samenvoeging van gemeenten. Het lijkt niet meer reëel te veronderstellen dat het gedurende deze raadsperiode tot een zodanig afgeronde besluitvorming komt dat per 1 januari 2011 sprake zou kunnen zijn van volledige gemeentelijke herindeling in de provincie. De door de raad ingestelde stuurgroep Toekomstperspectief Achtkarspelen heeft uitgesproken dat een onderzoeksbureau aangezocht wordt die in opdracht van de gemeente een SWOTonderzoek gaat uitvoeren.

7 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 7 De resultaten worden in september of oktober 2008 verwacht, mogelijk gevolgd door een tweede onderzoek waarin verschillende vormen van gemeentelijke samenwerking of samenvoeging op hun merites beoordeeld kunnen worden. Die aanpak betekent dat ingeval al sprake zal zijn van enigerlei vorm van gemeentelijke schaalvergroting waar de gemeente Achtkarspelen bij betrokken zou zijn, het nog een aantal jaren duurt voordat dat zijn beslag zou kunnen krijgen. Het college heeft al op een eerder moment de stelling betrokken dat het verbinden van de verbouw van het gemeentekantoor met deze discussie voor haar onaanvaardbaar is, gelet op de noodzakelijke aanpassingen van het gemeentekantoor waarop nu een viertal jaren wordt gestudeerd. Verder uitstel betekent in de ogen van het college dat de vernieuwing van de dienstverlening aan burgers stokt, de gemeente aan steeds meer (wettelijke) verplichtingen niet zal kunnen voldoen en dat haar goed werkgeverschap danig onder druk komt te staan. Gelet op de ontwikkelingsambitie die het gemeentebestuur koestert, ontstaat daarmee een disbalans tussen die ambities en de mate waarin het gemeentebestuur de condities schept die ook daadwerkelijk vorm te geven vanuit de gemeentelijke organisatie. Om die reden acht het college het niet langer verantwoord een nadrukkelijke relatie te leggen tussen de besluitvorming over de noodzakelijke vernieuwing van het gemeentekantoor en een eventuele schaalsprong van de gemeente in de verdere toekomst. Verdere procedure Nadat de raad zich heeft uitgesproken over haar voorkeursscenario gaat het college aan de slag om die plannen zodanig uit te werken dat ze geschikt zijn voor finale besluitvorming en het toekennen van een investeringskrediet. Er wordt een begeleidingscommissie gevormd waarin namens de raad drie leden worden benoemd. Afhankelijk van de uitkomst van die besluitvorming zijn dan alle voorbereidingen getroffen om direct tot aanbesteding over te gaan. Indien dit goed verloopt wordt afronding van de werkzaamheden in de loop van 2010 verwacht. Verder is het volgende voor het verdere proces van belang: Voor de verbouwing van het gemeentekantoor moet een bouwvergunning worden aangevraagd. Aangezien de bouwplannen niet binnen de kaders van het geldende bestemmingsplan passen, zal er een artikel 19 WRO procedure moeten worden gevolgd. Voor de verbouw zal een artikel 19 lid 2 WRO procedure gevolgd kunnen worden. Deze procedure duurt gemiddeld 3 à 4 maanden; Voor (gefaseerde) scenario 2 speelt nog een extra aspect een rol. De geplande extra vleugel voor multifunctionele vergaderruimte dan wel kantoorruimte komt op grond die in eigendom is van NS Vastgoed. Dat hoeft geen onoverkomelijk probleem te zijn omdat dit ook bij eerder verbouwingen een rol speelde. Met NS Vastgoed kon ook toen tot goede afspraken gemaakt worden. Het is wel een aspect waaraan in dit scenario aandacht en tijd besteed moet worden; Voor wat betreft de welstandseisen is al in een heel vroeg stadium (maart 2007) contact opgenomen met de welstandscommissie en zijn de mogelijke scenario s voor verbouw met hen besproken. De welstandscommissie gaf bij die gelegenheid duidelijk aan dat zij op basis van de huidige criteria van de geldende bestemming tot een welstandsadvies kan komen. Ook is afgesproken dat er op voorhand overleg zal plaatsvinden tussen de welstandscommissie, de gemeente en de architect zodra een voorlopig ontwerp bekend is. Dit om te voorkomen dat de gemeente verder gaat met een ontwerp dat niet de instemming van de welstandscommissie kan krijgen. Zodra de welstandscommissie goedkeuring heeft gegeven aan het voorlopig ontwerp gaat de architect verder met het definitieve ontwerp; De architect heeft aangegeven dat hij 2 maanden nodig heeft voor het maken van een voorlopig ontwerp. Daarna zal dit ontwerp beoordeeld moeten worden door de welstandscommissie, maar ook door de begeleidingscommissie. Zodra hiermee ingestemd wordt kan de architect aan de slag met een definitief ontwerp; hiervoor heeft hij ook 2 maanden nodig. Dan kan er een definitieve begroting worden opgesteld waar 1 ½ maand voor staat. Zodra er definitieve besluitvorming door de gemeenteraad heeft plaatsgevonden kan de bouwaanvraag worden ingediend waardoor de artikel 19 lid 2 WRO procedure gaat lopen. In dezelfde tijd dat de procedure loopt kan het bestek voor de bouwplannen worden opgesteld.

8 Raad : 27 maart 2008 Punt no.: 5 Blad: 8 Als er geen vertragende factoren op gaan spelen (bezwaarschrift procedures, niet snel tot vaststelling kunnen komen van een ontwerp) dan zouden de werkzaamheden in het voorjaar van 2009 kunnen worden aanbesteed en de uitvoering na de zomer van 2009 kunnen starten. Afhankelijk van het gekozen scenario zullen de werkzaamheden in de loop van 2010 afgerond kunnen worden; Ervan uitgaande dat de kosten van een extern (architecten)bureau een bedrag te boven gaan, zou er volgens het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid sprake moeten zijn van meervoudig onderhandse aanbesteding. Gezien het feit dat architectenbureau Van Manen en Zwart de vorige verbouwing van het gemeentekantoor ook voorbereid en begeleid heeft en het feit dat er aan het vorige ontwerp van de architect beeldrechten zijn verbonden lijkt het in dit geval gerechtvaardigd om gemotiveerd af te wijken van het gemeentelijk beleid en architectenbureau Van Manen en Zwart opdracht te geven voor het verder uitwerken van de plannen. Voor deze motivering kan aansluiting worden gezocht bij artikel 31, eerste lid, sub b van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Hierin is namelijk bepaald dat een aanbestedende dienst voor het gunnen van zijn overheidsopdrachten gebruik kan maken van een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht wanneer de overheidsopdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd. In dit geval kan (alleen al op basis van de intellectuele eigendomsrechten van de architect) gesteld worden dat de opdracht aan de architect onder de werking van dit artikel valt. In artikel 1, sub x, BAO is verder bepaald dat onder de procedure van gunning door onderhandelingen moet worden verstaan: een procedure waarbij de aanbestedende dienst met door hem gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de overheidsopdracht vaststelt. De gesprekken die met de betrokken architect zijn gevoerd, vallen binnen deze definitie van gunning door onderhandelingen. Voorstel 1. De gemeenteraad geeft het college opdracht scenario x voor verbouw van het gemeentekantoor geheel uit te werken, inclusief bestektekeningen en bouwbegroting; 2. De gemeenteraad gaat ermee akkoord dat het restant van het voorbereidingskrediet van , dat de raad eerder beschikbaar stelde, aan de uitwerking van die plannen wordt besteed. 3. De raad wordt bij de uiterlijke vormgeving van het gemeentekantoor betrokken. Voor het ontwerp- en bouwproces wordt een begeleidingscommissie gevormd waarin namens de raad drie leden worden opgenomen; 4. Alvorens de verbouw van het gemeentekantoor kan worden aanbesteed, neemt de raad een finaal besluit op grond van een uitgewerkt voorstel van het college en stelt ze een nauwkeurig onderbouwd krediet vast. Buitenpost, 13 maart 2008 het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, secretaris, burgemeester, mr. E. van der Sluis T.J. van der Zwan Bijlagen : conceptraadsbesluit syllabus (alleen raadsleden) Ter inzage : - Ambtenaar : E. van der Sluis Portefeuillehouder : W. Van der Wal

9 Raadsbesluit De raad van de gemeente Achtkarspelen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders dd. 13 maart 2008, punt nr.: 5; b e s l u i t : 1. De gemeenteraad geeft het college opdracht scenario x voor verbouw van het gemeentekantoor geheel uit te werken, inclusief bestektekeningen en bouwbegroting; 2. De gemeenteraad gaat ermee akkoord dat het restant van het voorbereidingskrediet van , dat de raad eerder beschikbaar stelde, aan de uitwerking van die plannen wordt besteed. 3. De raad wordt bij de uiterlijke vormgeving van het gemeentekantoor betrokken. Voor het ontwerp- en bouwproces wordt een begeleidingscommissie gevormd waarin namens de raad drie leden worden opgenomen; 4. Alvorens de verbouw van het gemeentekantoor kan worden aanbesteed, neemt de raad een finaal besluit op grond van een uitgewerkt voorstel van het college en stelt ze een nauwkeurig onderbouwd krediet vast. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Achtkarspelen van 27 maart De griffier, De voorzitter, mw. mr. R van der Tempel T.J. van der Zwan F:\programs\W4Y\RIS\ABOUI-RVS1794 Verbouw van het gemeentekantoor.doc