Alles over administratieve processen & RPA software

Transcriptie

1 Alles over administratieve processen & RPA software

2 Over deze white paper Robotic Process Automation (RPA) is een goede manier is om bepaalde processen en taken binnen uw bedrijf te optimaliseren. De steeds terugkerende werkzaamheden worden eenvoudig door software robots uitgevoerd. Maar aan welke voorwaarden of eisen moeten deze processen en taken voldoen om in aanmerking te komen voor robotisering? Het kiezen van een geschikt proces voor RPA kan een grote uitdaging zijn voor organisaties. Een bedrijf kent ontelbaar veel processen en zonder de juiste kennis kan het misschien voelen alsof je een speld in een hooiberg aan het zoeken bent. Geen zorgen, wij schieten te hulp! In deze white paper geven wij enkele tips voor het kiezen van een geschikt proces voor RPA. We trappen eerst af met een verkorte quick scan waarop je gelijk al kunt zien of een proces geschikt is of niet. 2

3 Quick Scan Is mijn proces of administratieve taak geschikt voor RPA? Hoeveel medewerkers (aantal FTE's) voeren momenteel het proces uit? Is er menselijke besluitvorming is vereist bij het afhandelen van het proces? Heeft het proces een hoog foutenpercentage dat leidt tot complexere herverwerking en / of ontevredenheid van klanten of medewerkers? Speelt het proces een rol in wet- en regelgeving of dient het te voldoen aan een compliancestandaard? Hoe stabiel is het proces - verandert deze vaak? Hoe gestructureerd zijn de gegevens gebruikt worden om het proces af te handelen? Hoe vaak komt dit proces voor? Is dit een aantal keer per dag of per week? Hoe lang duurt een manueel procescyclus voor een medewerker? Heeft het proces betrekking op directe interactie met klant en hun tevredenheid over de service? Hoeveel applicaties, systemen of databronnen zijn betrokken bij de verwerking van de gegevens? Kunnen proceseigenaren helpen bij het automatiseren van dit proces? Is er een uitgebreide procesdocumentatie beschikbaar die het proces in detail beschrijft? Is het proces ooit beoordeeld op efficiëntie? Is het al geoptimaliseerd? 3

4 Hoe begin je? De eerste stap binnen een RPA-traject is het selecteren en prioriteren van taken of processen die in aanmerking komen voor robotisering. Dit doe je aan de hand van een quickscan. Deze is gebaseerd op criteria zoals volume, frequentie en de foutgevoeligheid van een bepaald proces. De scan toont welke processen de meeste RPA-potentie hebben en wat de te verwachten voordelen van robotisering zijn. Natuurlijk kun je hier de hulp inroepen van Coforce RPAconsultant. Identificatie processen Veel bedrijven denken dat het pad naar robotisering al in enkele weken geplaveid kan worden. In de praktijk duurt het echter vaak enkele maanden om het proces goed voor te bereiden en te implementeren. RPA is namelijk geen kwestie van plug and play. Het is daarom ook belangrijk om veel aandacht te besteden aan de verkennende fase en duidelijk te identificeren welke processen wel of niet geschikt zijn voor RPA. Bij het analyseren van processen op RPA-geschiktheid hoort ook een onderzoek naar het te verwachten rendement op de investering (ROI). Hiermee weet je al in een vroeg stadium wat je op financieel vlak kunt verwachten van de transitie naar RPA. Denk ook aan een algemene procesanalyse en-optimalisatie met het oog op verbeterpunten. Door procesanalyses te combineren met een procesoptimalisatie en de uiteindelijke oplossing, worden de kosten van het onderzoek slimmer verdeeld. Specificeer de verwachtingen vooraf Om een succesvol resultaat te bereiken, moet het bedrijf eerst het juiste proces selecteren. Ze moeten ook specificeren wat wordt verwacht (en wat niet wordt verwacht) van de implementatie. Bijvoorbeeld: RPA verbetert de processnelheid met minstens 5X. Simpel gezegd, voor een RPA-implementatie moet een bedrijf de criteria definiëren op basis waarvan zij het juiste proces voor automatisering kunnen selecteren. 4

5 De selectie criteria voor een RPA proces Welke processen zijn nu bij uitstek geschikt voor Robotic Process Automation? Sommige processen lenen zich er beter voor dan anderen. Maar per definitie kan je alle administratieve processen automatiseren. Het is de oplossing voor terugkerende (herhalende) administratieve processen, waar medewerkers eigenlijk als robots werken. De processen zijn veelal tijdrovend, foutgevoelig en niet bepaald inspirerend. Dus waarom zet je hier geen robots voor in? Deze zijn 24/7 online, maken geen fouten en hebben altijd een 100% audit trail. Dus maak medewerkers vrij en bied ze de kans om een creatieve en uitdagende baan te hebben. Hierdoor krijgen innovatie én bedrijfsproductiviteit gelijktijdig een boost. 1. Saaie handmatige handelingen Het kiezen van een geschikt proces voor RPA is erg belangrijk. Een geschikt proces is een vastomlijnd proces wat op regels gebaseerd is.. Het moet hierbij om handmatige handelingen gaan die volgens specifieke regels lopen en waarvoor geen menselijke redenering nodig is. Processen die voornamelijk bestaan uit het kopiëren en plakken van gegevens (data) van het ene systeem naar het andere of gegevensvalidatie (het vergelijken van gegevens van de ene applicatie in een andere), profiteren van automatisering. 2. Terugkerende processen Daarnaast moet het een proces zijn wat repetitief is. Het is niet rendabel om een proces te vervangen wat optreedt als er een uitzondering plaatsvindt. Dus vindt een proces dat meerdere keren voorkomt. Dit hoeft niet te betekenen dat het 100 of 1000 keer per dag plaatsvindt, maar met name dat een medewerker er veel tijd aan kwijt is. Processen waarbij een grote hoeveelheid gegevens verwerkt dient te worden zijn uitermate geschikt om te robotiseren. Een robot kan deze gegevens vele malen sneller verwerken dan een medewerker en doet dit ook nog eens consistent. Als je deze eerst automatiseert, dan reduceert je hiermee snel kosten. De return on investment (ROI) ligt vooral in het volume van het aantal verwerkte administratieve handelingen. 5

6 3. Veel fouten Medewerkers nemen informatie verkeerd over, maken schrijffouten of maken andere fouten. Deze foutieve gegevens hebben gevolgen voor elk onderdeel van een bedrijf, waardoor de productiviteit wordt verminderd, de reactietijd richting klanten worden vertraagd of extra arbeidskosten. De robot daarentegen wordt zo geconfigureerd dat deze exact die taken uitvoert die anders een medewerker zou uitvoeren, maar dan zonder de kans op fouten. Met de robot zal dit probleem in één keer opgelost zijn en hoeft u nooit meer te twijfelen of de informatie die de robot aanlevert juist is. 4. Compliance, wet- en regelgeving Medewerkers volgen niet altijd precies de vastgelegde procesflow en stellen de organisatie hierdoor bloot aan foutieve gegevens of misschien zelfs boetes omdat er niet wordt voldaan aan de geldende wet- of regelgeving. De RPA-robots zullen altijd het proces uitvoeren zoals het was geprogrammeerd om te doen, fouten elimineren en de kans op niet-naleving. Neem bijvoorbeeld SOx-controls, de benodigde handelingen hiervoor zijn uitstekend te robotiseren. En eenmaal goed ingesteld met veel kleinere kans op fouten. Er gaat ook geen tijd meer verloren in het overdragen van werkzaamheden, want de robot vindt het geen probleem om dezelfde handeling ieder jaar opnieuw te doen. Daarnaast leidt RPA tot een traceerbare audit trail: alle gerobotiseerde handelingen zijn te volgen en terug te herleiden. 5. Piekbelasting Veel administratieve processen hebben de eigenschap dat ze gedurende het jaar wisselen in de hoeveelheid werk (en tijd) die ermee gemoeid is. Dit kan onder andere komen door seizoensdrukte of problemen met de systemen. Denk aan het jaarlijkse overstapmoment van de zorgverzekeraars bijvoorbeeld. Gevolg hiervan is dat medewerkers langer door moet werken of dat er extra fte s tijdelijk worden ingehuurd. De prestaties medewerkers gaan zichtbaar achteruit als ze langer moeten werken, doordat ze minder effectief en productief zijn. Daarnaast moeten tijdelijke krachten ook eerst ingewerkt (en soms opgeleid) worden. Robots zijn hier de juiste oplossing voor om deze pieken op te vangen. In de ideale situatie zijn alle criteria van toepassing en weet je ook bijna zeker dat het een geschikt proces voor robotisering is. Dit betekent niet dat wanneer een proces niet aan alle criteria voldoet niet geschikt is om te robotiseren. Heb jij al nagedacht over welke processen je wilt robotiseren? Coforce helpt graag met het identificeren 6 van deze processen om te kijken of ze voldoen aan deze criteria.

7 Wat zijn de voordelen voor organisaties? Snelheid: Doorlooptijden worden verkort doordat robots heel snel werken. Daarnaast zijn zij 24 uur per dag en alle dagen van de week beschikbaar. Kwaliteit: Doordat een robot consistent is wordt de kwaliteit voorspelbaar. De logica en business rules bepalen wat hij doet. Fouten worden daardoor niet gemaakt. Tenzij er in de praktijk iets verandert. Of in een van de systemen die de robot gebruikt. Daarom is het goed periodiek te bekijken of de robot aangepast moet worden. Flexibiliteit: Hoge volumes tijdens piekperiodes kunnen robots verwerken. Het meebewegen met de drukte in de markt wordt daardoor beter haalbaar. Schaalbaar: Robots kunnen worden hergebruikt. Hierdoor kunnen zij snel gecombineerd worden tot nieuwe robots. Veel organisaties bouwen een bibliotheek van robots en robot onderdelen. Zo hergebruik je componenten die je al hebt en win je tijd. Focus op de klant: Medewerkers krijgen door RPA tijd en ruimte voor die taken die echte waarde opleveren. Begrijpen van de behoefte en emotie van de klant. Ruimte hebben om daar flexibel op in te spelen. Interne medewerkers krijgen tijd voor betere analyses, inspelen op afwijkingen en ontwikkelen van betere manieren van werken. Wat kan de RPA software? Openen s en bijlagen Formulieren invullen Inloggen op web/enterprise applicaties Read/write in databases Verplaatsen van bestanden/folders Vergelijkingen van data Gegevens van het web halen Afwijkingen detecteren Connecteren met API s Master data management beheren Uitvoeren van als-dan procedures Het uploaden van gegevens Extraheren van gestructureerde data van Overbrengen van gegevens van de klant documenten tussen applicaties Extracten en formatteren van data in Gegevensvalidatie/verificatie rapporten en dashboards Datamigratie en verwerking Social media statistieken binnenhalen Opstellen van rapportages Data samenvoegen vanuit verschillende Geschikt voor inzet igv. een locaties/plaatsen piekbelasting 7

8 Tot slot Een business case bestaat uit kwalitatieve en kwantitatieve baten. Met de inzet van een digitale robot gaan de kosten voor de inzet van het menselijk medewerkers omlaag. De robot voert handelingen uit die normaal door mensen uitgevoerd worden en kan deze ook buiten werktijden uitvoeren. Daarnaast kunnen medewerkers zich nu focussen op taken waarvoor menselijke interpretatie en kennis benodigd zijn. Zo worden kostbare tijd en kosten bespaard. De kwalitatieve baten worden gerealiseerd doordat de robot in tegenstelling tot medewerkers geen fouten maakt en altijd accurate data oplevert. Voor elke RPA-implementatie, is het de samenwerking tussen jouw projectteam en de RPA leverancier dat het uiteindelijke succes of falen van het project bepaalt. Een succesvolle implementatie heeft geen magie nodig. Het is het resultaat van een zorgvuldige product selectie en de samenwerking met de juiste partner. Meer weten over RPA? Zijn jouw processen geschikt voor RPA? Hoe ziet een RPA traject eruit? En hoe zorg je dat het proces in essentie klopt voordat je het gaat automatiseren? Dat zijn allemaal vragen die wij dagelijks krijgen én beantwoorden. Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. 8

9 Waarom Coforce? Focus op Robotic Process Automation Certified platium partner van Kofax Expert in geautomatiseerde transactieverwerking Pragmatische aanpak Ervaring met implementatie binnen complexe organisaties Eigen Servicecentre met deskundige Nederlandstalige medewerkers