Aegon Nederland Robotisering Case Pensioen Echtscheidingen. Den Haag, 16 maart 2017

Transcriptie

1 Aegon Nederland Robotisering Case Pensioen Echtscheidingen Eric Heijneman Program Manager Kaan Bulakeri Project Manager Den Haag, 16 maart 2017

2 Wie zijn we Eric Heijneman Program Manager BIS - AEGON Passie voor samen coole dingen maken WFM en Robotics Favoriete quote: je gaat het pas zien als je het door hebt. Kaan Bulakeri Project Manager HCL Delivery Samenwerken met klant om innovatieve initiatieven te realiseren Gedreven om positieve verandering teweeg te brengen Favoriete quote: eerst zien dan geloven. Voorstellen 2 Vaardigheden Servant Leader Klantvriendelijk Toegangelijk Passie Vaardigheden Analytisch Klantvriendelijk Gedreven Have fun 75% 90% 75% 80% 0% 50% 100% 75% 85% 90% 75% 0% 50% 100%

3 Robotisering Case echtscheidingen / einde samenleving AEGON Pensioen 3 Een gezamenlijk project van

4 Waarom Echtscheidingen? Kan je niet beter een minder complexe mutatie kiezen? Waarom? 4 Complexe en bewerkelijke mutatie (inzoomen) Juist gekwalificeerde resources zijn schaars (en elders ook nodig ) Er is voldoende volume om voordeel te kunnen behalen Echtscheidingen verstoren andere processen (bijvoorbeeld overlijden, of pensioen ingang)

5 Complex en bewerkelijk Complex proces 5 Kennisgeving Echtscheiding Updaten statische data Analyse en Beoordeling Start Proces Pension Split Definiteve afhandeling 195 (!) schermen tijdens de standaard (handmatige) verwerking - 73 mainframe Web - 6 MS word 17 processtappen 4 applicaties 45+ business rules Handmatige werkstappen worden uitgevoerd met het 4 ogen principe Note: de genoemde aantallen worden echt inzichtelijk nadat we de robot gereed hebben

6 Aanpak AEGON case echtscheidingen Proof of Concept Dedicated Team van specialisten AEGON key users (inhoudelijke input) HCL 2 developers en 1 (Nederlandstalige) BIA Agile/scrum methode Uitgevoerd met de techniek van Blueprism Aanpak Proof of concept 6 Doel & Uitgangspunten: Toon aan dat robotisering ook toepasbaar is op complexe processen, gebruik daarvoor het proces echtscheidingen Geen aanpassingen in huidige systemen (Robot is gelijk aan een gebruiker) Geselecteerde werkvoorraad (gelijksoortig van aard) Realiseer dit binnen 8 weken

7 Demo Demo 7 Demo start

8 Resultaten zijn verbluffend Resultaten Proof of Concept 8 Handmatig Updaten statische data Analyse en Beoordeling Start Proces & Pension Split Final Settlement 141 min* RPA 5 min Analyse en Beoordeling 62 min 73 min 1 min 2 min 10min 8 min 1min 21 min* Heavy weight tasks effort drivers 85% reductie! Analyse & Beoordeling Start Proces & Pension Split 62 min < 10 min 4 73 min < 8 min

9 Extra benefits RPA Benefits 9 Een snelle en adequate afhandeling van de mutatie waardoor: - verstoringen in andere processen wordt gereduceerd - de kwaliteit gaat omhoog (geen menselijke fouten) - er bestaat minder afhankelijkheid van cruciale mensen - Verminderen van de handmatige manier van werken - Voorspelbare doorlooptijden Er is meer controle door vastlegging (loggen) van gegevens) tov handmatige verwerking Audit trail beschikbaar Uitval kan weer terug in het proces worden opgepakt door de robot Vrijgekomen capaciteit gebruiken om toegevoegde waarde richting klant te verhogen.

10 Onze conclusies Conclusies 10 Robotisering is voor AEGON een geschikte methode om gebruikershandelingen geautomatiseerd uit te voeren Tijdsbesparing en kosten besparing op administratieve verwerking echtscheidingen bedraagt 85% Vrijgekomen capaciteit gebruiken om toegevoegde waarde richting klant te verhogen. Pro actieve uitleg en begeleiding in plaats van reactief vragen beantwoorden Methode is ook toepasbaar bij andere mutatieprocessen De methode is relatief snel in productie Incrementele opleveringen naast productie processen mogelijk Robot kan in principe meerdere processen aan, maar kan er slechts 1 tegelijk uitvoeren

11 Lessons Learned Lessons Learned 11 Vooranalyse toepassen om onnodig werk te voorkomen Acceptatie criteria toepassen om een echtscheiding te accepteren in het proces (geen voorliggende mutaties etc) Clustering toepassen om Business rules obv clusterindicatoren toe te passen (beheersbaarheid) Inventariseer issues in huidige systemen Sta mogelijk aanpassingen in het proces toe specifiek voor de robot (onnodige fiatteer handelingen)

12 Wat vinden de gebruikers ervan? User Experience 12 De gebruikers zien de robot niet als een bedreiging, maar als een toegevoegde waarde. Ze zijn erg enthousiast over de mogelijkheden. Specialistische kennis beschikbaar voor optimaliseren en uitbreiden robot functionaliteit en behandelen complexe uitval

13 Vragen? 13 Dank je! Aegonplein 50, 2591 TV Den Haag Telefoon: Postbus CE Den Haag