RESULTATEN RPA ONDERWIJS BAROMETER 2019

Transcriptie

1 RESULTATEN RPA ONDERWIJS BAROMETER 2019 Onderzoek naar de huidige toepassing en mogelijkheden van software robots voor het automatiseren van processen bij onderwijsinstellingen in Nederland.

2 ACHTERGROND & DOEL VAN DIT ONDERZOEK De toepassing van Robotic Process Automation (RPA) neemt momenteel een enorme vlucht. Ondanks de enorme potentie van RPA lijkt het alsof veel onderwijsinstellingen hier nog niet actief en op grote schaal mee bezig zijn. Dit terwijl er zowel in de back-office als in het ondersteunen van docenten o.a. door toenemende werkdruk en administratieve lasten veel mogelijkheden lijken te liggen. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door Tacstone; een adviesorganisatie op het gebied van digitale transformatie, met als focus RPA in het onderwijs. Doel van dit jaarlijkse onderzoek: Bijdrage leveren aan digitalisering en verbetering van het onderwijs Meer bewustzijn creëren over de mogelijkheden van RPA in de onderwijssector Kennisdeling faciliteren over specifieke back-office software robots voor onderwijsinstellingen Toepassingsmogelijkheden verkennen en praktijkvoorbeelden delen Onderwijsinstellingen ondersteunen met het opnemen van RPA in het curriculum om studenten voor te bereiden op de Future of Work middels het Academic Alliance Programma van UiPath Over Tacstone Onze ambitie is sinds de start geweest om het betere alternatief te zijn naast de grote consulting bedrijven. Wij combineren diepgaande kennis van strategie, procesoptimalisatie en ICT met tientallen jaren advieservaring en een onafhankelijke no-nonsense aanpak. Dit alles doen wij onder de paraplu van "Digitale Transformatie". Meer informatie.

3 DEELNEMERS RPA IN HET ONDERWIJS BAROMETER deelnemers, werkzaam bij verschillende onderwijsinstellingen Meest voorkomende rollen/functies onder deelnemers aan het onderzoek Directeur Bedrijfsvoering Directeur Finance Hoofd Informatievoorziening IT Manager Teamleider Administratie Teammanager Financiën Informatie Manager Onderwijs

4 SAMENVATTING RESULTATEN (1/2) 59.4% van de deelnemers geeft aan (enigszins) bekend te zijn met RPA. 40.6% geeft aan helemaal niet bekend te zijn met RPA. Van de deelnemers die aangeven bekend te zijn met RPA, geeft 36.8% aan nog geen processen/taken met RPA software geautomatiseerd te hebben. Onderwijsinstellingen die al wél enkele processen/taken hebben gerobotiseerd lijken voornamelijk nog in de pilot/proof of Concept fase te zitten. RPA wordt voor het grootste deel toegepast om (administratieve) processen gerelateerd aan het onderwijs te automatiseren, gevolgd door processen op de afdeling/dienst Financiën, HR en IT. Onderwijsinstellingen schakelen externe ondersteuning in voor zowel de analyse & design, ontwikkeling, en beheer & onderhoud fase. Voor de analyse & design en ontwikkeling fase worden de werkzaamheden grotendeels uitbesteed aan een externe partij. De beheer & onderhoud fase wordt grotendeels zelf gedaan met (externe) ondersteuning. Onderwijsinstellingen zien maar een beperkt aantal uitdagingen met RPA, maar lijken tegelijkertijd te beseffen dat RPA geen plug & play is. Changemanagement van medewerkers, het ontwikkelen van een visie & strategie rondom RPA en RPA programmeerkennis en capaciteit zijn de belangrijkste aandachtspunten.

5 SAMENVATTING RESULTATEN (2/2) Er lijken meerdere voornaamste redenen te zijn voor onderwijsinstellingen om RPA in te zetten. Het verminderen van fouten binnen processen en besparing van tijd en kosten worden het vaakst genoemd. Deze worden gevolgd door het verbeteren van de studenten- en docent ervaring, verbeteren van compliance, en creëren van meer werkplezier. RPA staat bij 84.6% van de deelnemers die niet bekend zijn met RPA nog niet op de (digitaliserings)agenda. Dit betekent dat er een belangrijke taak ligt voor het creëren van meer bewustzijn over de mogelijkheden en toepassingen van RPA in de onderwijssector. 15.6% van de deelnemers geeft aan dat RPA is opgenomen in het curriculum van één van de studies op hun onderwijsinstelling. Het is onbekend welke vorm dit precies heeft. Er is aantoonbare interesse (~50%) in zowel het opnemen van RPA in het curriculum (incl. gratis software) als ook een gastcollege over RPA.

6 RESULTATEN RPA IN HET ONDERWIJS BAROMETER 2019

7 KLEINE MEERDERHEID (ENIGSZINS) BEKEND MET RPA

8 TOEPASSING VAN RPA NOG IN DE PILOT FASE

9 OP WELKE AFDELINGEN OF DIENSTEN WORDT RPA INGEZET? Afdeling Voorbeelden van geautomatiseerde processen/taken Financiën Factuurverwerking IT 10% Overige 5% Onderwijs HR Onderwijs IT Verwerken van (digitale) aanmeldingen nieuwe studenten Controleren van VOG, Paspoort en/of ID nieuwe medewerkers Up-to-date houden van dagelijks terugkomende gegevens van leerlingen/studenten Controle en afhandeling autorisatie aanvraag voor gebruikersaccounts HR 20% Onderwijs 40% HR Onderwijs Onderwijs Financiën Onboarding en indiensttreding van nieuwe medewerkers Communiceren van examen en tentamen resultaten Inrichten van onderwijscurriculum Salarisverwerking Financiën Controle van bankopdracht batches Financiën Samenstellen overige verkoopfacturen Financiën 25% Financiën HR HR Crediteurenadministratie Werkgeversverklaring opstellen en versturen Verlening gasten en externen Onderwijs Scannen van onderwijsdocumenten (studentendossier) Onderwijs Invoeren van examen en tentamen resultaten door docenten Overige Project administratie

10 ONDERWIJSINSTELLINGEN SCHAKELEN EXTERNE SUPPORT IN (met ondersteuning) (extern) (geen van beide) 1 2 3

11 BEPERKT AANTAL UITDAGINGEN, MAAR GEEN PLUG & PLAY (1/2)

12 BEPERKT AANTAL UITDAGINGEN, MAAR GEEN PLUG & PLAY (2/2)

13 Totale score MEERDERE VOORNAAMSTE REDENEN VOOR RPA Wat is voor uw organisatie de voornaamste reden of zou de voornaamste reden zijn om software robots in te zetten? Zet in volgorde van 1 (geen/beperkte reden) tot 5 (voornaamste reden) Verminderen van fouten binnen processen Besparing van tijd en kosten Verbeteren van de studenten- en docentervaring Verbeteren van compliance Meer werkplezier

14 RPA NOG NIET OP DE AGENDA BIJ DE NIET-BEKENDEN Nvt (al bekend met RPA) Ja binnen nu en een half jaar Ja binnen nu en een jaar Ja binnen nu en en 2 jaar Nee (nog niet)

15 MEERDERHEID ZIET MOGELIJKHEDEN VOOR RPA TER ONDERSTEUNING VAN DOCENT Geen/weinig mogelijkheden Veel mogelijkheden

16 RPA ALS ONDERDEEL VAN CURRICULUM

17 AANTOONBARE INTERESSE IN RPA

18 BENIEUWD NAAR DE MOGELIJKHEDEN VAN RPA? Heeft u vragen over dit onderzoek of wilt u meer informatie over onze dienstverlening op het gebied van RPA in het onderwijs? Neem dan contact met ons op. Onze dienstverlening op het gebied van RPA in het onderwijs: 1. Ondersteunen met digitale transformatie 2. Automatiseren van back-office processen en taken met RPA software UiPath 3. Geven van gastcolleges over RPA 4. Trainen en certificeren van studenten voor de rol RPA Developer 5. Ondersteunen van docenten voor het opnemen van RPA in het curriculum Ebert Knol Tel: +31 (0) ebert.knol@tacstone.nl Tacstone Consulting BV Kraanspoor SE Amsterdam