Handleiding gebruik Track

Transcriptie

1 Handleiding gebruik Track 1

2 Inhoud pagina Algemene info 1 Training leidinggevenden 3 3. Hoe vind ik de weg in Track? 3 4. Welke acties worden van mij verwacht en hoe weet ik wat ik moet doen? 5 3. Wat kan ik nog meer met Track? 6 4. invoeren ziek- en hersteldmelding 7 Aanvullende informatie M&O-er 8 beheer brief bedrijfsarts/arbeidsdeskundige beheer agenda bedrijfsarts/arbeidsdeskundige voorbeeld casus leidinggevenden 2

3 Onderwerp : Training Track Datum : 17 februari 2011 Internetsite: Inloggen met je persoonlijke code. Algemeen Track is een programma dat ziekteverzuimdossiers kan beheren. Voor M&O-ers kan het dienen als controlemiddel om ervoor te zorgen dat de ziektverzuimacties tijdig worden ondernomen en het ziekteverzuimdossier goed wordt bijgehouden. De M&O-er kan o.a. - checken of er tijdig acties worden ondernomen door leidinggevenden, arbeidsdeskundigen e/o arboarts - de agenda van de arbeidsdeskundige e/o bedrijfsarts beheren en de uitnodigingen aan medewerkers verzorgen - de frequentie van reminders e/o berichten aan leidinggevenden beheren Bij de Raphaelstichting wordt ook met Bo4 gewerkt. De personeelsgegevens in Track blijven recent doordat (nieuwe) gegevens uit Bo4 regelmatig worden overgezet. Een medewerker meldt zich ziek bij de leidinggevende en bij de administratie of M&O. De M&O-er registreert een ziekteverzuimmelding in Bo4. De leidinggevende registreert een ziekteverzuimmelding in Track. Hij/zij kan alleen bij de gegevens van de medewerkers van de eigen afdeling. De M&O-er kan bij de gegevens van alle medewerkers. Vanaf het moment dat een ziekmelding in Track is ingevoerd, genereert het programma automatisch acties die door de leidinggevende, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige e/o M&O-er dienen te worden uitgevoerd. Deze acties komen voort uit wetgeving en het ziekteverzuimprotocol van de Raphaelstichting. Ook kunnen gebruikers zelf acties aanmaken. Track stuurt op het moment dat een actie moet worden ondernomen tevens een naar de persoon die de actie moet ondernemen, zodat men het zelf niet hoeft te bedenken of onthouden.. Het sturen van de kan worden beperkt tot bepaalde acties en/of uitgezet. Als ervoor wordt gekozen om geen s naar de betreffende personen te sturen die actie moeten ondernemen dan zullen deze personen de acties moeten uitlezen in Track. Hiervoor dienen zij (iedere werkdag) in te loggen op Track en de acties op te vragen. In Track kan iedere gebruiker registreren welke acties er zijn uitgevoerd. Ook kunnen er notities worden ingevoerd en digitale bestanden worden opgeslagen. Zo kan de arbeidsdeskundige bijvoorbeeld altijd relevante informatie die hij nodig heeft voor het spreekuur opvragen en ook checken of er voldoende en tijdig actie wordt ondernomen bij een door ziekte verzuimende medewerker. Het is dus belangrijk om de acties tijdig uit te voeren om ervoor te zorgen dat het systeem up tot date is. 3

4 Ook kan er een overzicht worden uitgeprint met openstaande ziektemeldingen** en kunnen er vanaf mei 2011 statistieken worden uitgeprint via Track. ** ten tijde van de cursus in februari was er nog geen printknop, maar deze wordt toegevoegd. 4

5 Training leidinggevenden Met ingang van 7 maart 2011 is het programma operationeel. Tot en met 3 maart 2011 kan er worden geoefend zonder dat dit gevolgen heeft voor de gegevens van de medewerker in Track. Leidraad 1. Hoe vind ik de weg in Track? 2. Welke acties worden van mij verwacht en hoe weet ik wat ik moet doen? 3. Wat kan ik er nog meer mee? 1. Hoe vind ik de weg in Track? Beginscherm Links op het scherm kan de gebruiker kiezen voor verschillende functies: Werknemers Ziekmeldingen Acties What s new Beheer * De functie beheer is alleen voor M&O-ers. Werknemers Hier worden de werknemersgegevens getoond. Er kan geselecteerd worden op werknemers - in dienst - uit dienst - verzuimend De lijst medewerkers kan breder worden gemaakt door de randen uit te trekken en door op de button linksboven de namenlijst te klikken worden alle gegevens op 1 regel geplaatst. Door te klikken op de knop wordt er een zoekfunctie geopend. Zonder gebruik van deze knop kun je ook beginnen met het intypen van bijv. de eerste letter van een naam dan wordt de zoekfunctie automatisch geopend. Track registreert en toont werknemers a.d.h. van de gehuwde naam. Als men gebruik wil maken van de meisjesnaam dan dient dit via Bo4 te worden gewijzigd. Je kunt zoeken op naam, personeelsnummer, plaats, geboortedatum, bsnnr en organisatie door de betreffende button hiervoor aan te klikken. Deze buttons staan boven de lijst met medewerkers. Als je klikt op de betreffende medewerker dan is deze geselecteerd en worden zijn/haar gegevens in de rechterkolom getoond inclusief de verzuimhistorie. 5

6 Als je dubbelklikt op de rechter kolom of op de naam dan wordt de betreffende werknemerskaart geopend. Hier zijn verschillende tabbladen met gegevens over de werknemer. Als iemand meer dan 1 dienstverband heeft dan staat er onderin het scherm nog een (of meerdere dienstverbanden). Als je hierop dubbelklikt dan worden de gegevens hiervan getoond. Het dienstverband waar de medewerker de meeste uren draait wordt als hoofddienstverband gezien en als eerste weergegeven. Het verlaten van een scherm kan via het kruisje op de esc toets. Via de button Leiding en organisatie Worden gegevens getoond van de leidinggevende, de M&O-er, de bedrijfsarts en de arbeidsdeskundige. Hierbij staat ook het adres waarmee je direct een bericht kan aanmaken en versturen. Er kunnen ook verzuimstatistieken per medewerker worden opgevraagd: Gemiddeld verzuimpercentage (VP ) Gemiddeld verzuimpercentage zwangerschap Meldingsfrequentie Gemiddelde verzuimduur (VP) = verzuimtijd (VT) gedeeld door de beschikbare tijd per periode(bt) Als iemand parttime werkt wordt de beschikbare tijd gecorrigeerd met het parttime% Als iemand minder dan 100% ziek is dan wordt de verzuimtijd gecorrigeerd met het ziekte%. Het systeem rekent in kalenderdagen, niet in werkdagen. Op verschillende niveaus kun je de optie dossier aanklikken. Verzuimmelding Hier kun je een verzuimmelding plaatsen. Als je deze optie niet kunt aanklikken dan is de medewerker al/nog ziekgemeld. Dit zie je ook aan het rode plusteken dat bij deze melding in de verzuimhistorie staat. Als daar een groen vinkje te zien is dan is de medewerker betergemeld. Hier kunnen alle relevante dienstverbanden van een medewerker worden getoond en kan per dienstverband worden ingevoerd dat men ziek is en voor hoeveel procent. Als je Hersteldmelding aanklikt kun je een betermelding invoeren. Ziekmeldingen Button Via deze button krijg je een overzicht van alle openstaande ziekmeldingen. Dit overzicht kan ook worden geprint via de printknop. 6

7 2. Welke acties worden van mij verwacht en hoe weet ik wat ik moet doen? De leidinggevende dient de volgende acties in Track uit te voeren: - invoeren van ziek- hersteldmelding van medewerkers van je eigen afdeling; - controleren welke acties er van je worden verwacht; - bijhouden van het ziekteverzuimdossier door het registreren van uitgevoerde acties en invoeren van benodigde informatie. Acties Met deze button kun je overzicht opvragen van de acties die dienen te worden uitgevoerd onder vermelding van de datum waarop ze moeten zijn uitgevoerd. - De acties die een rood randje hebben zijn acties uit de wet poortwachters. - De acties met een rood plusje zijn nog niet gedaan/afgesloten. - De acties met een groene v tje zijn uitgevoerd/afgesloten. Dus met de roodgetinte acties moet iets worden gedaan!!! De acties zijn volgens wetgeving en beleid RS ingesteld. Achter de acties staat wie er actie moet ondernemen. Bijv. LG = leidinggevende. Alleen deze persoon kan ook deze actie bewerken en/of afsluiten als deze is uitgevoerd. Als je dubbelklikt op de actie dan opent zich een scherm waarmee alleen degene die hiertoe bevoegd is aan de slag kan. Je kunt bijvoorbeeld via bewerken een notitie (via optie overige) toevoegen of een digitaal document (bijv. plan van aanpak o.i.d.). En als de actie is uitgevoerd kun je deze afsluiten. Na de bewerking moet je nog wel op opslaan en sluiten klikken. Rechts achter de actie wordt een pennetje getoond als er een iets in het commentaarveld is ingevuld. Er wordt een paperclip getoond als er een bijlage is toegevoegd. Er staat een rood uitroepteken als de gegevens als vertrouwelijk zijn aangemerkt door de gebruiker. Alleen deze gebruiker kan deze gegevens dan inzien/bewerken. 7

8 5. Wat kan ik nog meer met Track? Hersorteren Je kunt ook de actielijst hersorteren. Bijvoorbeeld op werknemer zodat bijvoorbeeld alle acties van een werknemer bij elkaar komen te staan. Gegevens opzoeken via ander manier Na het openklikken van de optie acties zie je bovenin het scherm vet gedrukte gegegevens. Deze gegevens zijn klikbaar en hiermee kun je snel gegevens opzoeken van de Organisatie Werknemers Verzuimdossiers Verschillende vensters Door steeds iets aan te klikken stapelen vensters zich op. Met esc of het kruisje kun je de vensters sluiten. Menu overige Je kunt via het menu overige een notitie plaatsen bij een dossier. Bij het aanmaken van een notitie kun je ook een bericht aanmaken en de inhoud direct doorsturen naar belanghebbenden. Je kunt zo ook een nieuwe actie aanmaken. Link Via de knop link kun je een aanmaken, maar je kunt ook info uit het systeem plakken in het kladblok. Dit kun je dan weer opslaan in je eigen documenten. Als je iets via een Link verstuurt dan kan de ontvangen dit alleen openen als hij/zij ook in Track kan inloggen en als hij/zij bevoegd is om de gegevens van de betreffende medewerker te bekijken. Het op deze manier doorsturen van gegevens kan bijv. handig zijn als een leidinggevende een ziekmelding heeft ingevoerd en dit wil doorgeven aan de M&O-er. Plan van aanpak Gegevens voor een plan van aanpak kunnen hier worden ingevoerd. Via de button overige worden deze gegevens in het UWV formulier gezet. Dit formulier kan dan worden geprint voor ondertekening. Daarna kan het ook weer worden ingescand om aan het verzuimdossier toe te voegen. What s new? Met deze button kun je alle informatie zie die door mensen is toegevoegd en/of verwerkt in de afgelopen 3 weken. Dus al een leidinggevende bijv. een actie heeft verwerkt of als er een notitie is toegevoegd aan een dossier dan komt dat op deze plek naar voren. Via deze button kunnen acties worden weggegooid met de deleteknop. (bijvoorbeeld uitnodiging voor BA die niet meer door hoeft te gaan) 8

9 Beheer Deze button heeft alleen de M&O-er. Hiermee kan de M&O de gegevensweergave en signaleringsfrequenties voor leidinggevende beheren. 4. Invoeren ziek- en hersteldmeldingen Keuze Werknemers Ziekmelding - klik op ziekmelding en voer de volgende gegevens in: - datum ingang ziekmelding - klacht - classificatie - % arbeidsoneschikt Zodra de melding is gedaan is deze te vinden in het dossier van de medewerker. Corrigeren melding Dit kan door de melding weer te openen (via dossier) en dan te kiezen voor bewerken. Ook als je bijv. per abuis een verkeerde persoon hebt ziekgemeld dan kun je door het aanpassen van het arbeidsongeschiktheids% naar 0% per datum ziekmelding de melding eruit halen. Dit kan natuurlijk ook door de medewerker per de ziekmelddatum hersteld te melden. Hersteldmelding Selecteer de betreffende medewerker en klik hersteldmelding aan of open de ziekmelding en voer dan de herstelddatum in. 9

10 Aanvullende info voor M&O-ers Via de keuze ingeplande acties kan ook een overzicht worden opgevraagd voor acties van de BA en de AD. (alleen M&O-er) Beheer Deze button heeft alleen de M&O-er. Hiermee kan de M&O de gegevensweergave en signaleringsfrequenties voor leidinggevende beheren. Bij notificatie van actiepunten kan worden aangegeven wanneer een gebruiker wel dan niet een reminder per dient te ontvangen. Dit gaat via het toekennen van een cijfer uit de tabel die de zwaarte/belangrijkheid van de acties aangeeft. (deze lijst wordt nog beschikbaar gesteld) Als een leidinggevende bijv. alleen een wil ontvangen van poortwachtersacties dan kan dit zo worden ingesteld. Dit kan ook bij acties die de uitvoeringstermijn reeds hebben overschreden. Brief bedrijfsarts/arbeidsdeskundige (alleen voor de M&O-er) Via het verzuimdossier van een medewerker kan voor deze medewerker een uitnodiging gemaakt worden voor de AD e/o de BA. Hiervoor moet een actie worden aangemaakt waarbij deze optie wordt gekozen. De datum en tijd van de afspraak wordt ingevuld bij gepland voor. Het adres van de medewerker en van de afspraak kan worden gecontroleerd en/of aangepast. Kies voor printen en de brief komt als pdf bestand op het scherm. Dit bestand kan worden bewerkt. Vergeet niet deze actie op te slaan! De afspraak komt zo ook automatisch in de agenda van de BA of AD te staan. Beheer agenda bedrijfsarts (alleen voor de M&O-er) Via het beginscherm kun je deze opties kiezen en dan kun je afspraken plannen. Als je eerst een uitnodigingsbrief maakt wordt de agenda automatisch bijgewerkt. Voorbeeld Casus leidinggevende Ziekmelding aan laten maken met terugwerkende kracht van +/- 2 weken terug. Dan worden er een paar acties automatisch gegeneerd. Als je het van langer geleden doet dan komen er heel veel acties naar voren die eerste moeten worden gesloten om de leidinggevende een beetje een goed beeld van het programma te geven. Dit is niet motiverend voor iemand die het programma voor het eerst ziet. Je kunt ook zelf vooraf een aantal acties aanmaken die voor de betreffende leidinggevende naar voren komen om te oefenen. 10