SNELGIDS GEBRUIK XPERT SUITE DE ARBODIENST

Transcriptie

1 SNELGIDS GEBRUIK XPERT SUITE DE ARBODIENST

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inloggen Ziek- of (deel)herstel melding invoeren en taken uitvoeren Medewerker dienstverbanden Help Mij functie... 12

3 1. INLOGGEN 1.1 Ga naar om in te loggen op Xpert Suite van De Arbodienst. 1.2 U heb in twee separate mails een inlognaam en wachtwoord ontvangen. Voer uw inlognaam en wachtwoord in zoals u deze heeft ontvangen. Let op de juiste invoer van hoofdletters, kleine letters en leestekens. 1.3 Wanneer u voor het eerst inlogt zult u uw mobiele telefoonnummer eenmalig moeten invoeren, waarna u op Bevestigings-SMS versturen klikt. Tip: u kunt uw mobiele nummer invoeren zonder streepje. 1.4 U ontvangt een SMS met een bevestigingscode op uw mobiele telefoon. Voer deze in en klik op Doorvoeren. 1.5 U kunt nu aangeven of u een eenmalige code wenst te ontvangen ten behoeve van inloggen. Deze is te gebruiken wanneer u onverhoopt geen bereik zou hebben en toch wenst in te loggen. Klik anders op Doorgaan. 1.6 Wanneer u voor het eerst inlogt, dient u eenmalig uw wachtwoord aan te passen. Voer deze wijziging door en klik op Wachtwoord wijzigen opslaan. Pagina 3

4 1.7 Wanneer u voor het eerst inlogt, wordt tevens gevraagd een beveiligingsvraag te selecteren en het antwoord daarop in te voeren. Deze gegevens zijn benodigd als u uw wachtwoord kwijt bent. 1.8 Wanneer u voor het eerst inlogt dient u de Gebruikersvoorwaarden te lezen en te accepteren. Daarna komt u in Xpert Suite en zijn alle instellingen opgeslagen. Pagina 4

5 2. ZIEK- OF (DEEL)HERSTEL MELDING INVOEREN EN TAKEN UITVOEREN Medewerker zoeken 2.1 Selecteer in de linker kolom de betreffende medewerker. U kunt ook op het klikken op het verrekijker icoontje voor uitgebreidere zoekmogelijkheden. Na het selecteren worden de medewerker gegevens geladen in het tabje Overzicht. Ziek melden 2.2 Klik op de knop Ziek links bovenaan en vul vervolgens de verschillende velden in. Bevestig de ziekmelding door op de knop Ziek melden te klikken. Pagina 5

6 Taken uitvoeren 2.3 De ziekmelding wordt aangemaakt en u krijgt in het tabje Taken automatisch de acties te zien die nu moeten worden uitgevoerd. Tevens worden er 2 filtermogelijkheden geboden waarmee u zelf kunt bepalen welke taken u nu wenst te zien. U heeft de mogelijkheid om te filteren op urgente of alle taken die u uit moet voeren. U kunt tevens kunt filteren op het traject dat voor de medewerker is gestart, zowel lopende als afgesloten trajecten. 2.4 Indien gewenst kunt u (indien dat bij die taak hoort) een scherm invullen of een gespreksnotitie vastleggen en door plannen. U klikt hiervoor op de icoontjes achter de taak, waarna het scherm of gespreksnotitiescherm zal openen en ingevuld kan worden. Pagina 6

7 Status wijzigen van een taak 2.5 U kunt taken gereed melden, uitstellen of laten vervallen door de status te wijzigen. Bij uitstellen of vervallen dient u een reden in te voeren. Documenten bij dossier 2.6 In het tabje Trajectendossier vindt u alle ingevulde of gegenereerde documenten die vanuit Xpert Suite worden gemaakt. Dit kunnen de UWV documenten zijn maar ook andere, zoals de nietmedische terugkoppelingen van de bedrijfsarts. Ook kunt u zelf documenten uploaden. Wederom heeft u de mogelijkheid om middels een filter in te stellen van welke trajecten de documenten getoond dienen te worden. Invoeren deel)herstelmelding 2.7 Indien u een (deel)herstelmelding wilt invoeren, selecteert u de betreffende medewerker, waarna u op de knop Beter klikt en de verdere informatie invoert. Pagina 7

8 2.8 U bevestigt de (deel)herstelmelding door op Traject beëindigen te klikken. Pagina 8

9 Openstaande trajecten en taken 2.9 U krijgt totaaloverzicht op de openstaande trajecten en taken indien u in de linker kolom een organisatieonderdeel selecteert (bijvoorbeeld een afdeling of een hogere organisatie-eenheid) en vervolgens op de Home of Dossier knop klikt. U ziet dan de openstaande taken van alle medewerkers in het betreffend organisatieonderdeel, dan wel alle lopende trajecten per type. Ook heeft u hier de mogelijkheid een verzuimhistorie af te drukken over de verzuimtrajecten voor het geselecteerde organisatieonderdeel. Pagina 9

10 3. MEDEWERKER DIENSTVERBANDEN Medewerker toevoegen 3.1 Indien u een medewerker aan uw organisatie wilt toevoegen klikt u op de knop Voeg toe. 3.2 Er verschijnt een pop-up venster waarin u de gegevens van de nieuwe medewerker kunt invoeren. Let hierbij op de verplichte velden die zijn aangegeven met het blauwe sterretje. 3.3 Indien u de dienstverband gegevens wilt wijzigen selecteert u in de linker kolom de betreffende medewerker. In het dossier overzicht kunt u bij Lopend dienstverband met het knopje Wijzigen dienstverband een pop-up venster openen waarin u de gegevens van het dienst verband kunt wijzigen. Medewerker uit dienst melden en zichtbaar maken 3.4 Indien u de dienstverbandgegevens wilt beëindigen selecteert u in de linker kolom de betreffende medewerker. In het dossier overzicht kunt u bij Lopend dienstverband met het knopje Uit dienst melden een pop-up venster openen waarin u de laatste dag van de arbeidsovereenkomst kunt invoeren. 3.5 Met het knopje Historie Weergeven kunt u de dienstverband historie van een medewerker opvragen. Pagina 10

11 3.6 Wanneer het dienstverband van een medewerker is beëindigd, zal na de laatste dag van de arbeidsovereenkomst de medewerker in de linker kolom niet meer onder de huidige organisatiestructuur zichtbaar zijn. Met het knopje Uit Dienst kunt u in de linker kolom het overzicht van de uit dienst getreden medewerkers opvragen. Pagina 11

12 4 HELP MIJ FUNCTIE 4.1 Met behulp van de Help mij knop kunt u extra assistentie verkrijgen bij het gebruik van Xpert Suite. 4.2 Selecteer een onderwerp waarbij u assistentie wilt ontvangen. Er zal een Walkthrough gestart worden die u begeleid bij het uitvoeren van de gewenste opdracht in Xpert Suite. Pagina 12